ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH PADA MTSN AL-HIJRAH BONGAS INDRAMAYU-JAWA BARAT. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH PADA MTSN AL-HIJRAH BONGAS INDRAMAYU-JAWA BARAT Naskah Publikasi diajukan oleh: Jamakhsari Anas Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 Analysis And Design Information System In Mtsn Al-Hijrah Bongas Indramayu- West Java Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Sekolah Pada Mtsn Al-Hijrah Bongas Indramayu-Jawa Barat Jamakhsari Anas Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Currently in the educational system more advanced, the need for information or service to students has increased. Today many educational institutions have been using computers to process data. However, in MTSN Al-Hijrah Bongas Indramayu-West Java in the Academic Data Management is still done manually. So that will be difficult if an-time students or the academic need. From the shelf is the object of research for the author with the title "Analysis and Design of Information Systems Academic MTSN Al-Hijrah Bongas Indramayu-West Java. With the computerized system for data processing is expected to be beneficial for Academic MTSN Al-Hijrah Bongas Indramayu-West Java, especially for students and the academic. Making it easier for decision-making process or the academic process. So with the existence of an Academic Data Management Information systems are computerized to provide ease of service to students at MTSN Al-Hijrah Bongas Indramayu-West Java. Keywords: Information, Security, Management System, Standardization, Risk Assessment, Policy.

4 1. Pendahuluan Tuntutan kebutuhan terhadap sistem informasi kian hari kian meningkat hampir di setiap aktivitas organisasi. Hal ini didukung oleh perkembangan dunia teknologi informasi, yang mau tidak mau membuat setiap organisasi harus melakukan otomatisasi perkerjaan dengan memanfaatkan teknologi informasi tersebut. Pada sebuah sistem pengolahan data diperlukan pengorganisasian yang dapat memberikan dukungan terhadap pengolahan fungsi-fungsi manajemen serta membantu dalam pengambilan keputusan sehingga lebih efektif dan efisien. Sistem pengolahan data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi dipergunakan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali dan untuk membuat kembali informasi itu sendiri. Komputer merupakan salah satu media yang dapat digunakan untuk membangun sebuah sistem informasi yang berawal dari data mentah menjadi informasi yang sangat dibutuhkan oleh user sehingga informasi tersebut akan mempunyai nilai lebih. Dalam rangka melaksanakan proses pengolahan data siswa, komputer memberikan tawaran dan peranan yang sangat penting dalam rangka ketepatan dan kecepatan proses pengolahan data. Oleh karena itu seorang administrator dan Tata Usaha diwajibkan untuk memiliki kemampuan yang cukup baik tentang sistem administrasi serta logika pengolahan data yang benar. Peninjauan masalah ini adalah penelitian sistem pengolahan data informasi sekolah pada MTSN Al-Hijrah Indramayu-Jawa Barat. Pada lembaga, ini sistem yang digunakan masih belum dilakukan secara optimal dengan penggunaan komputer yang ada. Sehingga menimbulkan masalah penyajian informasi dalam bentuk laopran yang kurang akurat, tepat waktu, dan relevan. Maka dari itu, penelitian ini merupakan pembuatan analisis rancangan sistem yang baru dengan tujuan agar organisasi mampu menyelesaikan segenap permasalahan yang ada. Kegiatan tersebut memerlukan komputer sebagai media pengolahan data dalam melakukan pengerjaan dan pemenuhan informasi sebagai pembantu tenaga fisik

5 manusia. Penggunaan komputer akan sangat dirasakan manfaatnya sebagai mesin pengolah data yang cepat serta memiliki bentuk nilai yang tinggi. 2. Landasan Teori Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menegerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.1 Karakteristik Sistem Informasi Suatu sistem informasi mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: 1) Komponen Sistem Informasi (Components) 2) Batas SistemInformasi (Boundary) 3) Lingkungan Luar SistemInformasi(Environment) 4) Penghubung SistemInformasi(Interface) 5) Masukan SistemInformasi(Input) 6) Pengolah SistemInformasi(Proses) 7) Keluaran SistemInformasi(Output) Karakteristik sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut: Sub Sistem Sub Sistem Input Process Sub Sistem Sub Sistem Output Gambar 1.1 Karaketristik Sistem Informasi

6 2.2 Konsep Arsitektur Sistem Informasi Istilah arsitektur mengacu pada desain sebuah aplikasi atau dimana komponen yang membentuk suatu system ditempatkan dan bagaimana mereka berkomunikasi. Client merupakan sembarang system atau proses yang melakukan suatu permintaan data atau layanan ke server. Sedangkan server ialah system atau proses yang menyediakan data atau layanan yang diminta oleh client. Client-Server adalah pembagian kerja antara server dan client yang mengakses server dalam suatu jaringan. Jadi arsitektur client-server adalah desain sebuah aplikasi terdiri dari client dan server yang saling berkomunikasi ketika mengakses server dalam suatu jaringan. 3. Analisis 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan dari analisis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi dalam suatu organisasi. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan dari sistem yang ada. Apabila kelemahan telah ditemukan, kemudian dilakukan perbaikan dengan sistem yang baru. Untuk menyelesaikan permasalahan sebagaimana disebutkan sebelumnya, maka disusun beberapa alternatif yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi sistem yaitu dengan menggunakan analisis PIECES dapat dikategorikan sebagai berikut: Analisis Kinerja (Performance) Kinerja dapat diukur dari troughput dan respon time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan respon time untuk menangani masalah tersebut.

7 3.1.2 Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan dan bahkan terjadi kesalahan, informasi yang dihasilkan terkadang tidak bisa langsung disajikan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dengan ini diharapkan peningkatan terhadap informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan Analisis Ekonomi (Economy) Merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang akan dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan atau organisasi. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan Analisis Kendali (Control) Pengendalian (Control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya untuk menghindaridan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan/kesalahan sistem serta menjamin keamanan data atau informasi dengan adanya kontrol Analisis Efisiensi (Effisiency) Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi manusia, informasi, waktu, biaya, dan perawatan Analisis Pelayanan (Service) Dalam sebuah perusahaan atau lembaga pelayanan dan kepuasan pegawai serta konsumen merupakan tujuan utama.

8 Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik sehingga sistem yang dikembangkan akan memberi akurasi dalam pengolahan data, handal terhadap konsistensi pengolahan input dan output, sistem mudah dipakai dan mampu mengkoordinasikan aktifitas untuk mencapai tujuan dan saran. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Setelah dilakukan penelitian dan software yang dibuat diujicobakan maka hasil tampilan awal yang didapat adalah sebagai berikut. 4.1 Pemilihan Personil Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Jika sistem informasi ingin sukses, personil-personil yang terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi, posisi dan tugas mereka. 4.2 Pelatihan Personil Pelatihan personil merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan karena keberhasilan dalam pelaksanaan bukan hanya ditentukan oleh baik tidaknya program yang ada akan tetapi kemampuan personil untuk memahami cara kerja program tersebut. Dengan adanya

9 sistem yang diusulkan ini, maka personil tersebut akan dilatih untuk mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat oleh programmer untuk memperlancar kinerja perpustakaan tersebut. 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data siswa MTSN A- Hijrah Bongas Indramayu-Jawa Barat dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan sistem informasi yang dibutuhkan dengan nenggunakan sistem manual sangat tidak efektif. Oleh Karena itu, sebaiknya sistem yang masih bersifat manual sebaiknya diganti dengan sistem yang terkomputerisasi. Penggunaan sistem pengolahan data siswa yang baru dengan basis komputer, dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dengan menggunakan sistem pengolahan data siswa yang telah terkomputerisasi, dapat diperoleh keuntungan antara lain: 1. Dapat menyajikan informasi data siswa secara cepat, tepat dan akurat 2. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan data 3. Hasil laporan data siswa yang dibutuhkan dapat diperolah dengan mudah dan tepat waktu 4. Diharapkan sistem yang diusulkan dapat membuat sistem yang telah berjalan menjadi lebih efektif.