ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DANA SIMPAN PINJAM PADA BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) KUNCUP MEKAR YOGYAKARTA.

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DANA SIMPAN PINJAM PADA BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) KUNCUP MEKAR YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Rian Afriyadi kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 ANALIZYNG AND DESIGNING CREDIT AND DEBIT FUND INFORMATION SYSTEM AT BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) KUNCUP MEKAR YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DANA SIMPAN PINJAM PADA BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) KUNCUP MEKAR YOGYAKARTA Rian Afriyadi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The old system that was operated at BKM Kuncup Mekar on handling the credit and debit fund processing had many problems that was caused by manual system. All of data had not been saved on one organized data source, so the wrongness often happened on reporting process. So the report that was resulted had not good accuracy and the report was not resulted timely. The system that was based on computer that was being built to process the credit and debit fund could solve some problems that often happened before. The system could save and organize data well in order to was able to process and was able to result a good quality report. It was accurate report and resulting report timely. So the quality on serving can be getting better. Keywords: system, information, report, quality, accurate, timely.

4 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan Teknologi Informasi saat ini berkembang dengan pesat. Hal tersebut dapat terlihat dari banyaknya aplikasi-aplikasi yang berguna untuk mempermudah manusia dalam melakukan kegiatan kegiatan sehari-harinya. Tak dapat dipungkiri lagi, Teknologi Informasi sudah menjadi bagian dari kehidupan manusia di zaman modern ini. Manusia tidak pernah lepas dari penggunaan Teknologi Informasi, karena hal tersebut sudah menjadi kebutuhan yang lumrah bagi manusia. Salah satu bentuk dari penerapan Teknologi Informasi pada kehidupan sehari-hari manusia adalah penggunaan aplikasi yang mengolah data-data menjadi informasi yang diperlukan manusia. Aplikasi-aplikasi ini sudah sangat banyak diterapkan dalam kehidupan manusia, seperti pada kegiatan bisnis, akademik, pemerintahan, dan lainnya. Setiap aplikasi tersebut memiliki peran untuk memberikan informasi kepada user yang memakainya dengan cara mengolah data-data yang diperoleh, yang kemudian data-data tersebut akan diolah oleh sistem sehingga menghasilkan output berupa informasi yang bermanfaat bagi usernya. Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Kuncup Mekar adalah suatu badan yang salah satu kegiatannya adalah menangani pengolahan data simpan pinjam yang dilakukan oleh anggotanya, yang sebagian besar anggotanya adalah penduduk sekitar. Pemanfaatan teknologi sudah dilakukan sejak lama di sini, namun pendataannya masih mengalami kendala, yaitu sistem yang digunakan saat ini masih belum bisa menangani penataan data secara teratur karena semua data tidak disimpan dalam suatu database, sehingga redudansi data masih bisa terjadi akibat kesalahan manusia dalam melakukan pencatatan. BKM Kuncup Mekar memerlukan sebuah database yang bisa digunakan untuk menyimpan data agar data dapat dengan mudah diolah. Maka dari kasus tersebut, perlu adanya sebuah sistem yang berfungsi untuk transaksi simpan pinjam agar data dapat disimpan dengan tertata dan mengurangi kesalahan manusia. Dan dilakukanlah penelitian guna melakukan analisis dan perancangan sistem informasi dana simpan pinjam pada Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Kuncup Mekar, Yogyakarta. 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka dapat diperoleh pokok permasalahan yang dihadapi yaitu: Bagaimana menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi dana simpan pinjam pada Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Kuncup Mekar, Yogyakarta yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat?

5 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah yang diambil dalam pembuatan skripsi ini antara lain: 1. Sistem yang dibangun hanya digunakan untuk melakukan pengolahan data simpan pinjam yang ada di BKM Kuncup Mekar. 2. Sistem dibangun dengan topologi Client Server dengan tujuan keamanan akses dan data. Untuk menjaga keamanan data, maka setiap user diberi hak akses yang ditentukan berdasarkan tingkat usernya. Dan untuk menjaga kemanan akses, maka sistem memberikan log yang berfungsi sebagai perekam pengaksesan data yang dilakukan oleh user. 3. Laporan yang dihasilkan oleh sistem antara lain : - Laporan rekap transaksi yang dilakukan setiap anggota (dalam hal ini bertindak sebagai nasabah), baik transaksi simpan maupun pinjam. - Laporan data-data anggota. - Laporan saldo transaksi simpanan. - Laporan saldo transaksi pinjaman. 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari pembuata sistem ini antara lain: 1. Bagi Penulis - Melakukan penelitian dalam rangka pengumpulan informasi untuk penulisan skripsi. - Mengimplementasikan ilmu yang telah didapat penulis selama studi di STMIK AMIKOM Yogyakarta. - Sebagai syarat jenjang Sarjana Komputer pada jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Bagi pihak BKM Kuncup Mekar - Menambah kualitas sistem yang ada dengan mendayagunakan teknologi informasi. Tujuan dari pembuatan sistem ini antara lain:

6 - Membangun sebuah sistem yang dapat mengolah data simpan pinjam pada BKM Kuncup Mekar, agar data-data dapat diolah secara terkomputerisasi sehingga menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, dan juga mengurangi angka kesalahan yang timbul dari sistem yang masih manual. 1.5 Metode Penelitian Metodologi yang akan digunakan dalam merealisasikan tujuan dan pemecahan masalah di atas adalah dengan menggunakan langkah-langkah berikut: 1. Metode Wawancara Penyusun mengadakan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan pada obyek penelitian. 2. Metode Observasi Suatu metode penelitian di mana penulis langsung mengunjungi atau mengamati terhadap objek penelitian agar di peroleh informasi yang akurat dan dapat di pertanggungjawabkan. 3. Metode Kepustakaan Penyusun mengambil data dari buku-buku, laporan-laporan maupun modul kuliah serta makalah-makalah yang berhubungan dengan perpustakaan program yang akan di buat untuk mendapatkan dasar-dasar teoritis dan software yang akan di buat penyusun. 4. Metode Dokumentasi Suatu metode yang mengacu pada data yang dia ambil dari dokumen obyek penelitian dalam hal ini adalah BKM Kuncup Mekar. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab, dengan masing-masing bab berisi : BAB I Pendahuluan, berisi: Latar Belakang Permasalahan, Rumusan Permasalahan, Batasan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Metode Penelitian, Sistematika Penulisan.

7 BAB II Landasan Teori, berisi: Dasar teori sistem informasi secara umum, konsep dasar informasi, komponen-komponen sistem informasi dan spesifikasi dari sistem perangkat lunak yang digunakan. BAB III Analisis dan Perancangan Sistem, berisi: Berisi uraian tinjauan umum tentang pengurain dari suatu sistem informasi yang utuh kebagian-bagian komponenya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalah, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di perbaiki dan berisi tentang perancangan sistem yang di usulkan. BAB IV Implementasi dan Pembahasan, berisi: Tahapan ini adalah tahapan yang sangat penting didalam pembangunan sebauah sistem, setelah dilakukannya perancangan sistem. Implementasi sistem merupakan tindak lanjut dalam pembuatan dan pemasangan sistem baru yang akan digunakan, sesuai dengan desain yang telah di rencanakan sebelumnya. BAB V Penutup, berisi: Kesimpulan sebagai pernyataan singkat dari hasil penelitian dan saran. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebig menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : Suatu sistem adalah suatau jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelelesaikan suatu sasaran yang tertentu Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan besama. Sementara menurut Mc.Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang berintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol.

8 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995) Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyatan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan srbagai suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Teori Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan - perbaikannya. Sedangkan Analis Sistem adalah seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menggunakan pengetahuan aplikasi komputernya didalam memecahkan masalahmasalah bisnis, dibawah petunjuk manajer sistem. Tugas dari analisis sistem adalah bertanggung jawab memenuhi kebutuhankebutuhan yang di perlukan pemakai sistem kedalam bentuk teknis yang diperlukan oleh seorang programmer dan control oleh manajemen. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikan dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sementara sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimlementasikan. Dengan demikian, analisis dan desain sistem informasi dapat

9 didefinisikan sebagai proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. 3.2 Mendefinisikan Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis, masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah ini yang menyebabkan suatu sasaran didalam sistem dapat tercapai, oleh karena itulah pada tahap analisis langkah pertama yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah mngidentifikasikan terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi didalam sistem. Permasalahan yang terjadi pada bagian sistem dana simpan pinjam pada BKM Kuncup Mekar adalah: 1. Ketidak akuratnya informasi yang dihasilkan 2. Data belum terorganisir dengan baik 3. Pelayanan yang masih manual 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Sistem yang baik adalah sistem yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan yang diperlukan. Sedangkan pada BKM Kuncup Mekar masih menggunakan sistem yang konvensional. Kelemahan dari sistem ini adalah: 1. Sering terjadi human error yang mengakibatkan informasi yang dihasilkan tidak relevan. 2. Laporan yang dihasilkan memerlukan waktu yang lama. Untuk melakukan analisa maka dapat diukur dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Effisiency, Service). 3.4 Anaisis Kebutuhan Sistem Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem tersebut, atau mememutuskan bahwa pengembangan suatu sistem baru sebenarnya tidak perlu dilakukan. Kebutuhan sistem terdiri dari dua jenis yaitu : 1. Kebutuhan Fungsional (Fungtional Requirement) Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan oleh sistem. 2. Kebutuhan Non Fungsional (Non Fungtional Requirement)

10 Kebutuhan non fungsional adalah jenis kebutuhan yang bersifat properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi teknologi, operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pemrograman Pemograman merupakan tahap implementasi dimana, dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini di lakukan dengan menggunakan bahasa pemograman Java dengan editornya NetBeans IDE 6.5, sedangkan untuk sistem database menggunakan MySQL yang telah terintegrasi dengan paket program XAMPP for Windows Pengujian Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus ditest terlebih dahulu untuk menentukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dibuat, kesalahan dari suatu program yang mungkin terjadi adalah : 1. Kesalahan Bahasa (Syntax Error) 2. Kesalahan Logika (Logical Error) 3. Kesalahan Sewaktu Proses (Run Time Error) 4.3 Instalasi Jaringan Sebelum aplikasi diinstal, sebelumnya perlu dilakukan instalasi jaringan komputer dengan topografi peer to peer karena sistem bekerja pada arsitektur client-server. Dan dikarenakan system yang diterapkan belum terlalu besar, maka hanya diperlukan 1 server dan 1 client, sehingga jaringan hanya menggunakan kabel cross over sebagai jalur komunikasi datanya. Kemudian melakukan pengaturan IP Address untuk tiap-tiap komputer agar komputer dapat saling terhubung. 4.4 Instalasi Program Instalasi perangkat keras meliputi penyediaan perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menduduki sistem ini. Sedangkan instalasi perangkat lunak meliputi penyediaan dan instalasi software-software pendukung aplikasi diantaranya, sistem operasi windows XP, MySQL sebagai databasenya, dan instalasi aplikasi simpan pinjam itu sendiri.

11 4.5 Pengujian Sistem Untuk melakukan uji coba sistem pada sistem penulis menggunakan metode black box testing dan white box testing. Pengetesan ini di lakukan untuk menentukan bahwa program tersebut sudah layak atau belum di gunakan serta telah memenuhi kebutuhan yang diharapkan atau belum. 4.6 Konversi Sistem Konsversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan, pada tahap konversi sistem akan menggunakan koversi parelel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama-sama pada suatu periode waktu tertentu, hal ini dilakukan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan SISTEM INFORMASI DANA SIMPAN PINJAM BKM KUNCUP MEKAR maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa : 1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual dan belum adanya program khusus untuk mengolah data yang mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data dana simpan pinjam masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi. 2. Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah : a. Dapat mempercepat pengolahan dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi yang cepat dan akurat.

12 c. Semua data tersimpan dan terorganisir dengan rapi dalam satu data source. d. Semua aktifitas sistem dapat termonitor dengan baik dan aman 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat, ada beberapa saran untuk pengembangan sistem selanjutnya : 1. Sistem bekerja dalam arsitektur client server yang memerlukan kinerja jaringan computer yang baik, maka perlu dilakukan perawatan jaringan computer yang insentif agar sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya. 2. Memungkinkan penggunaan sistem semakin berkembang dan besar, maka perlu dilakukan pengembangan perangkat keras yang memadai dan mampu bekerja sebagaimana mestinya. 3. Kemanan dalam jaringan perlu ditingkatkan agar aliran data dapat berjalan dengan aman. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pengolahan data serta pembuatan laporan yang berkualitas. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan BKM Kuncup Mekar.

13 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset. Arief, M Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server Yogyakarta; Andi Offset. Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta ; Andi Offset. Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta; Andi Offset. Wahana Komputer Pengembangan Aplikasi Database berbasis JavaDB dengan Netbeans, Yogyakarta; Andi Offset.