PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIRKULASI DIPERPUSTAKAAN AROMBAE DAERAH AMBON

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIRKULASI DIPERPUSTAKAAN AROMBAE DAERAH AMBON NASKAH PUBLIKASI Oleh: RAHMAD HIDAYAT JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 200

2

3 INFORMATION SYSTEM DESIGN IN THE LIBRARY AROMBAE CIRCULATION REGIONAL AMBON Rahmad Hidayat ABSTRACT With the development of the current era of technology demands intense competition between the libraries with other libraries. And how to improve the data processing system which still manual library into a computerized system that provides time efficiency and accuracy of data. This thesis will make a library information system. The method used in the searching, added, minus, circulation and saving at Arombae Library Ambon.. While the software such as SQL Server 2000 and Visual Basic One by creating a new system, computerized. Processing applications for designing computer based data which will help the process of data processing in large numbers with the use of a library system, especially consumers in the public library district Arombae Ambon. Keywords: circulating library of information system

4 . Pendahuluan Dalam setiap badan usaha atau organisasi, baik yang bersifat sosial atau yang mencari keuntungan diperlukan adanya pengelolaan atau manajemen yang baik, agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Suatu Perpustakaan didirikan sebagai suatu organisasi dimana berbagai sumber daya dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan konsumen, dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dalam mengelola suatu perpustakaan, selain memperhatikan fungsi pengelolaan, perpustakaan tidak dapat lepas dari kegiatan ketatausahaan yang meliputi aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, dan menyimpan informasi yang diperlukan dalam perpustakaan. Sistem Informasi persediaan yang berjalan saat ini tidak efektif atau berjalan lambat karena dilakukan secara manual, komputer digunakan sebagai alat ketik tidak sebagai media informasi penyimpanan data sehingga didalam proses penyediaan barang mengalami beberapa kendala yaitu informasi penyediaan barang sering tidak dapat disediakan pada waktu yang dibutuhkan. 2. Landasan teori 2. Dasar Teori Menurut Jerry Fitz.Gerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stalling, JR., yang menekankan system pada prosedur, maka system dapat didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemen system diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Berbagai pengertian sistem telah dibahas sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

5 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Sebuah informasi tidak lepas dari sebuah sistem informasi, karena sistem informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi yang disebut juga information processing system. Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis mendeffinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersirat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Geografis Definisi sistem informasi geografi selalu berkembang, bertambah, dan bervariasi. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya definisi yang telah ada. Selain itu SIG juga merupakan suatu bidang kajian ilmu dan teknologi yang relative baru, digunakan oleh banyak bidang disiplin ilmu, dan berkembang dengan melesat. Geografi adalah ilmu tentang lokasi dan variasi keruangan atas fenomena fisik dan manusia di atas permukaan bumi. Kata geografi berasal dari Bahasa Yunani yaitu ge Bumi dan graphein menulis, atau menjelaskan (Wikipedia). 3. Analis dan Design Sistem 3. Analisis Sistem Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum memiliki arti, sehingga perlu diolah agar memiliki arti. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burc disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklusini disebut juga dengan siklus pengolahan (date processing cycle). 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi yang diharapkan dalam suatu perpustakaan harus bersifat cepat, tepat dan akurat serta dapat dipertanggung jawabkan. Data dan informasi yang diperlukan pada setiap perpustakaan antara lain informasi mengenai data anggota, buku dan sirkulasi, dari hasil penelitian yang dilakukan ternyata ada beberapa kebutuhan informasi yang belum terpenuhi terdapat pada pihak intern (dalam) maupun pihak extern (luar). Dengan adanya kekurangan tersebut perlu adanya evaluasi ulang terhadap sistem lama untuk memenuhi permasalahan yang ada.

6 3.3 Analisis Kebutuhan Data Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Dalam rangka pengembangan sistem Perpustakaan Arombae Ambon ini diperlukan peralatan-peralatan yang memadai agar sistem dapat berjalan dengan baik serta dapat diperoleh informasi yang lebih optimal dan tepat serta kualitas kerja lebih meningkat. Perangkat-perangkat tersebut antara lain:. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras disini adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan alat pendukung lain. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Maksud dari perangkat lunak disini adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem ini adalah Windows XP sebagai sistem opeasi dan SQL server 2000 sebagai perangkat untuk mengelola basis data. 3.4 Perancangan Sistem Perancangan Proses merupakan proses melihat bagaimana model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem. DFD (Data Flow Diagram) merupakan gambaran sistem logika yang menunjukan arus pengolahan data secara keseluruhan. Aliran datanya sebagai berikut:

7 Gambar 3.4 DFD 3.5 Perancangan Basis Data Basis data adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut ditunjukkan dengan kunci dari file yang ada. Satu basis data menunjukkan data yang dipakai dalam satu lingkup perpustakaan, lembaga atau instansi.

8 alamat Nama_anggota Jenis_kelamin Tgl_lahir Tampat_lahir Tahun_terbit Judul_buku jumlah Kd_pengarang** Kd_penerbit** Kd_anggota* Isbn* Kd_jenis** anggota buku Detail_sirkulasi Kd_sirkulasi** Isbn** M jumlah Kd_pengarang* pengarang Nama_pengarang Kd_sirkulasi* Kd_anggota** M M sirkulasi Tgl_pinjam jenis Kd_jenis* jenis Batas_pinjam denda Tgl_kembali Kd_penerbit* Jumlah_pinjam status Nama_penerbit penerbit Almt_penerbit talp Gambar 3.5 ERD (Entity Relationship Diagram) 4. Implementasi dan Pembahasan Sistem 4. Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap dimana sistem siap dioperasikan. Pada tahap ini sistem sudah harus dianalisis dan dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi yang telah diseleksi. 4.2 Konversi Sistem Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan relatif kecil untuk melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan parallel yaitu dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode waktu alasannya adalah jika sistem yang baru gagal maka sistem lama masih tetap beroperasi. Adapun langkah-langkah konversi sistem yang ditempuh yaitu: a) Sistem baru yang diterapkan pada Perpustakaan Arombae dengan masa percobaan 2 bulan tetapi sistem yang lama juga masih berjalan.

9 b) Selama jangka waktu 2 bulan sistem baru beroperasi pada pengolahan data perpustakaan memperhatikan apakah sistem yang dibangun dapat mendukung dalam meningkatkan menejemen pada perpustakaan tersebut. c) Apabila jawabannya setuju berarti sistem baru ini diterapkan terus. d) Apabila jawabannya tidak setuju maka pihak perpustakaan dapat mengulang lagi dalam pengolahan data perpustakaan selama bulan dengan dokumen yang masih manual. 4.3 Manual Program Untuk menjalankan program yang telah dibuat, pemakai atau user perlu memahami manual program yang telah dibuat. Manual program merupakan penuntun bagi user tentang cara dan aturan mengoperasikan sistem sehingga data yang akan diolah sesuai dengan aturan yang telah dibuat.. Admin Kode program disini berhubungan dengan interface yang digunakan oleh pengguna admin. a. Form Menu Utama Bila program dijalankan, form pertama yang akan muncul adalah form Menu Utama. Form ini adalah jalan masuk menuju form-form lainnya. b. Form login form ini berfungsi untuk membatasi pengguna program, pengguna (user) yang akan menggunakan program harus ada di basis data dan mempunyai password. c. Laporan Perpustakaan Laporan Semua Data Buku digunakan untuk melakukan proses cetak semua data buku yang ada di perpustakaan. yang dibuat dalam format kertas A4 d. Penggunaan Staff Penjelasan manual program sebelumnya sudah dibahas pada tingkat penggunaan biasa, yang mana pada fasilitas tersebut staff juga bisa menggunakannya sama seperti admin, tetapi untuk fasilitas yang bias digunakan adalah sirkulasi dan pencetakan laporan. Sedangkan admin mempunyai wewnang untuk update data.

10 4.4 Pembahasan Antar muka disini adalah menu form baik menu form interaktif maupun menu form peringatan. Menu form yang telah dibuat merupakan hasil dari perancangan di bab sebelumnya, yang nama dari rancangan tersebut menjadikan acuan dalam pembuatan menu form yang sebenarnya. 5. Kesimpulan Berdasarkan dari bab-bab sebelumnya penulis dapat menyimpulkan dalam bagian terakhir ini adalah sebagai berikut :. Dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. 6. Saran Aplikasi yang dibuat ini tidak terlepas dari kesalahan, oleh karena itu untuk kedepannya aplikasi yang dibangun ini bisa menuju kesempurnaan, dengan mempertimbangkan beberapa saran yang mungkin diperlukan, antara lain : Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi sirkulasi buku pada Perpustakaan yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. b. Sistem informasi sirkulasi buku berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak perpustakaan dalam melakukan pengolahan data sirkulasi buku dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan. c. Seiring berkembangnya perpustakaan maka semakin kompleks juga kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan pada saatnya nanti akan dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan.

11 DAFTAR PUSTAKA Jogianto. HM, Analisis & Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Andi, 990. Parno, S.Kom, MMSI., Data Flow Diagram, URL, M. Suyanto, Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis Yogyakarta, Andi, M. Rudianto Arif, PBD Menggunakan Transact-SQL dengon microsorf SQL Server 2000, Yogyakarta, andi, Andi Sunyoto, Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta, Andi, Buletindo.com, Pemograman, September 2009.