TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA

Transkripsi

1 TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : NIKA DWI RISMAWATI NIM : D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2013 to user i

2 PERSETUJUAN TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA Disusun Oleh : NIKA DWI RISMAWATI NIM : D Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing, Dra. Sudaryanti, M.Si. NIP ii

3 PENGESAHAN TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA Disusun Oleh : NIKA DWI RISMAWATI NIM : D Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari Tanggal : : Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Drs. Agung Priyono, M.Si 2. Penguji 2 Drs. Sudaryanti, M.Si Mengetahui Dekan, Ketua Program, Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D Drs. Sudarto, M.Si NIP NIP iii

4 PERNYATAAN Nama N I M : Nika Dwi Rismawati : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA adalah betul betul karya sendiri, hal hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, 16 Mei 2013 Yang Membuat Pernyataan, Nika Dwi Rismawati iv

5 MOTTO Yang paling sulit adalah bukan mendapatkan sesuatu, tetapi yang paling sulit adalah mempertahankannya. (Hitam Putih) Tak ada rahasia untuk manggapai sukses Sukses itu dapat terjadi karena persiapan, kerja keras dan mau belajar dari kegagalan. ( Mario Teguh) Kita harus belajar menerima dan belajar bersyukur,agar apa yang ada di sekitar kita dan apa yang ada pada diri kita bisa kita nikmati. (Yusuf Mansur) Segala sesuatu tidak datang dengan sendirinya semua membutuhkan usaha dan doa. v

6 PERSEMBAHAN Laporan ini penulis persembahkan kepada : 1. Tuhan Yang Maha Esa. 2. Papah, Mamah dan Kakak tercinta yang telah memberikanku semangat dan doa sehingga dapat menyelesaikan kuliah ini. 3. Seseorang yang tak pernah berhenti mengingatkanku akan usaha dan doa. 4. Keluarga Manajemen Administrasi Almamaterku. vi

7 KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayah- Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan pengamatan yang berjudul TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN PERSERO APJ SURAKARTA. Laporan pengamatan ini disusun untuk tugas dan memenuhi syarat-syarat dalam memperoleh sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Terselesaikannya penyusunan Laporan pengamatan ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Dalam kesempatan ini perkenankanlah penulis dengan segala kerendahan hati mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku Ketua Program Studi DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Is Hadri Utomo, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telan memberikan arahan-arahan yang baik. 4. Drs. Agung Priyono, M.Si., selaku penguji yang telah memberikan arahan agar pengamatan ini menjadi lebih baik. 5. Dra. Sudaryanti, M.Si., selaku Pembimbing yang telah membimbing dengan baik dan memberikan masukan-masukan sebagai tambahan perbaikan. 6. Bapak dan Ibu Dosen DIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah membagi ilmunya sebagai bekal penulis. vii

8 7. Bapak Suyatno dan Ibu Martini, pada bagian Administrasi Umum PT. PLN Persero APJ Surakarta, yang telah memberikan ijin dan tempat untuk mengadakan pengamatan. 8. Papah dan mamah, kakak tercinta yang selalu memberikan doa, perhatian, menyayangi dan memberi semangat pada penulis untuk meraih cita-cita. 9. Danang Aji terimakasih untuk semuanya,terimakasih selalu memberikan perhatian, semangat, yang selalu bersedia menerima keluh kesah penulis setiap saat, baik masalah kampus atau tidak. 10. Teman teman seperjuangan yang selalu mensupport penulis hingga terselesainya Tugas Akhir ini 11. Yesy Selviana dan Retno Dewi yang selalu menemani dan memberi semangat penulis. 12. Para penghuni kost Bougenville, Pepy, Kakak Tyas, Mb Ovy, Litaa, Mb Ium, Adek kiki, Mb Esti, Mb Pingkan. Terimakasih atas perhatiaan dan semangatnya. 13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuan yang diberikan. Penulis menyadari bahwa laporan pengamatan ini masih jauh dari kata sempurna, dan masih banyak kekurangan baik dalam isi maupun penyusunannya. Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan penyusunan laporan selanjutnya. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan pengamatan ini dapat memberikan manfaat bagi diri penulis khususnya dan para pembaca pada umumnya. Surakarta,16 Mei 2013 Penulis Nika Dwi Rismawati viii

9 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR TABEL... xiii ABSTRAK... xiv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 5 D. Metode Pengamatan... 5 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA A. Konsep Administrasi... 6 B. Sekretariat dan Kesekretariatan Pengertian kesekretariatan Fungsi Kesekretariatan... 7 C. Surat Pengertian surat Fungsi Surat Syarat Surat Jenis-jenis Surat Bagian-bagian Surat D. Tatacara Pengelolaan Surat ix

10 BAB III. BAB IV. 1. Pengelolaan Surat Masuk Pengurusan Surat Keluar Pemusnahan Arsip METODE PENGAMATAN A. Lokasi Pengamatan B. Jenis Pengamatan C. Penentuan Sampel dan Sumber Data Penentuan sampel Sumber Data D. Teknik Pengumpulan Data Data Primer Data Sekunder E. Teknik Analisis Data Reduksi Data Penyajian Data Penarikan Simpulan dan Verifikasi DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN A. Deskripsi Lembaga B. Hasil Pengamatan Tatacara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat Umum PT. PLN Persero APJ Surakarta Kendala dalam tatacara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat Umum PT. PLN Persero APJ Surakarta Upaya yang dilakukan dalam mengatasi kendala yang muncul dalam tatacara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretariat Umum PT. PLN Persero APJ Surakarta x

11 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA xi

12 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1 Bagan Proses Analisa Data Interaktif xii

13 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1 Perbedaan Surat Informatif dengan Persuasif xiii

14 ABSTRAK Nika Dwi Rismawati, D , TATACARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SEKRETARIAT PT. PLN. Laporan Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan Administrasi Surat Menyurat Pada Bagian Sekretariat PT. PLN (Persero) APJ Surakarta. Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis penelitian diskriptif kualitatif dimana dilakukan untuk memecahkan suatu masalah yang dihadapi dengan menggambarkan keadaan objek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya. Sumber data diperoleh melalui wawancara dan dokumentasi. Kenyataannya dalam penyelenggaraan administrasi kantor atau tata usaha khususnya mengenai kegiatan surat-menyurat, masalah manajemen kearsipan belum mendapatkan perhatian yang serius. Akibatnya membawa dampak terhadap tingkat efektivitas dan efisien kerja yang tidak optimal. Fungsi arsip sebagai sumber data, informai dan sumber ingatan bagi penyelenggaraan surat menyurat sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam mencapai tujuan. Tetapi jika penyimpanan arsip baik surat masuk maupun keluar belum dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka dalam proses penemuan kembali arsip masih membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga akan berpengaruh terhadap efektifitas dan efisien kerja. Mengatasi berbagai kendala yang muncul terkait pengelolaan suratmenyurat tersebut di atas, upaya yang telah dilakukan oleh Bagian Sekretariat PT. PLN Persero APJ Surakarta, yaitu : pelaksanaan pembinaan dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan kemampuan pegawai khususnya terkait dengan pengetahuan tentang materi tentang seluk beluk kearsipan dan surat menyurat serta pemanfaatannya. Upaya peningkatan kemampuan pegawai difokuskan pada pengelolaan kearsipan surat menyurat berupa penataan, penyimpanan dan pemanfaatan arsip secara baik dan benar. Pentingnya dilakukan sosialisasi dan presentasi atau paparan materi tentang seluk beluk kearsipan surat menyurat dan pemanfaatannya, termasuk di dalamnya peran penting arsip serta diadakannya diskusi terbuka mengenai pengelolaan arsip secara baik dan benar sesuai dengan karakter dan fasilitas yang ada di PT. PLN Persero APJ Surakarta. Kata kunci : pengelolaan surat, kesekretariatan xiv

15 ABSTRACT Nika Dwi Rismawati, D , MANAGEMENT PROCEDURES INP UT MAIL AND OUTPUT MAIL IN THE SECRETARIAT SECTION OF PT. PLN. Final Project Report, Program Study Administration Management, Program Diploma III, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University. The purpose of writing this final project is to know the implementation administration the mail in secretariat section of PT. PLN (Persero) APJ Surakarta. In conducting observation the writer used the kind of observation was descriptive qualitative where was conducted to solve a problem that was faced with description the object observation in this time, based on the as they are. Sources of data were got through interview and documentation. In fact in applying administration of the office or the administration especially about the activity of mailing, the problem of management archival have not been gotten serious consideration. Consequently have an impact on the effectiveness and efficient work that is not optimal. Archive functions as a source of data, information and source memory for holding correspondence huge influence on the success in achieving its objectives. But if both the incoming mail archive storage and has not been carried out in accordance with applicable regulations, then in the process of rediscovery archive still takes a long time so it will affect the effectiveness and efficient work. To overcome the obstacles that arise related to the management of the correspondence mentioned above, the efforts made by the Secretariat Section PT. PLN Persero APJ Surakarta, namely: the implementation of the development is done in an effort to improve employee skills specifically related to the knowledge about the ins and outs of archival materials and correspondence as well as utilization. Efforts to increase the ability of employees focused on the management of archival correspondence in the form of structuring, storage and use of archives is good and right. The importance of socialization and presentations done or exposure archival material about the ins and outs of the correspondence and utilization, including the important role of archives as well as the holding of open discussion of records management is good and right in accordance with the character and existing facilities at PT. PLN Persero APJ Surakarta. Keywords: mail handling, secretarial xv