BAB II KAJIAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN PUSTAKA 1. Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga kata yang mempunyai arti tersendiri, apabila ketiga kata tersebut digabungkan akan membentuk suatu rumusan atau definisi yang baru. Berikut ini dijelaskan pengertian ketiga kata tersebut. Menurut Hall (2001:6), Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan menurut Kusrini & Koniyo ( 2007:5 ), Sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu. Dalam definisi ini sebuah sistem harus terdiri dari atas lebih dari satu bagian atau yang disebut sebagai komponen yang saling mempunyai tujuan bersama untuk menggabungkan semua bagian dalam suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem. Subsistem sematamata merupakan masalah perspektif. Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia dapat juga melayani beberapa tujuan. Sistem pada berbagai keadaan, kita akan dapat merancang sistem infromasi yang lebih baik, produk yang dihasilkan sistem informasi disebut informasi. Menurut Bodnar & Hopwood (2001:1), Informasi adalah data yang berguna diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Dengan kata lain informasi adalah suatu fakta, data, pengamatan, persepsi atau suatu yang lain yang siap dioalah untuk menambah pengetahuan, dan apabila dihubungkan dengan data 4

2 maka informasi informasi itu adalah merupakan output ( Keluaran ) dari suatu proses pengolahan data. Dengan mengamati lebih cermat mekanisme sistem informasi, maka akan melihat adanya lima tugas atau fungsi yaitu: a. Pengumpulan data b. Pemrosesan data c. Manajemen data d. Pengendalian dan pengamanan data e. Pengadaan informasi Selanjutnya fungsi-fungsi ini terdiri dari serangkaian langkah yang sering disebut siklus pemrosesan data yang mengubah bentuk data dari beberapa sumber menjadi informasi yang diperlukan oleh berbagai pemakai. Sistem informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Secara definisi, akuntansi adalah mencatat, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran dan pelaporan data keuangan yang sudah diolah yang digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi. Menurut Wibowo & Abubakar (2008:1), Akuntansi (accounting) merupakan proses identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi suatu entitas. Pada hakikatnya, akuntansi merupakan sistem informasi. Jelasnya akuntansi merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah operasi yang ekonomik dan efisien. Untuk menghasilkan informasi ekonomi, perusahaan perlu menciptkan suatu metode pencatatan, penggolongan, analisis, dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya. Akuntansi juga membentuk sebagian besar informasi umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Dalam konteks ini, akuntansi menjadi bagian dari sistem 5

3 informasi umum dari suatu kesatuan yang beroperasi, sekaligus menjadi bagian dari suatu bidang dasar yang dibatasi oleh konsep. Sedangkan menurut Warren (2005:10), akuntansi adalah Sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai aktifitas ekonomi dan kondisi perusahaan. Dengan demikian, apabila ketiga kata tersebut dihubungkam maka akan menghasilkan definisi yang baru. Menurut Widjajanto (2001:4), Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, Termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Dalam Statement of Financial Accounting Concept (SFAC) No.2 yang dikeluarkan oleh FASB pada bulan Mei 1980, ada dua karakteristik informasi akuntansi yang harus dipenuhi agar informasi itu berguna bagi para pemakaiannya, yaitu : a. Bahwa informasi itu harus relevan dengan pengambilan keputusan tertentu dan dapat dipercaya. b. Informasi yang bersifat historis adalah informasi yang timbul dari transaksi pertukaran yang benar benar terjadi. 6

4 2. Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi bisa diperoleh dari sistem atau disebut juga dengan processing system atau information generating system. Sistem merupakan sumber daya yang akan diperlukan untuk mengubah input menjadi output dan informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain, informasi adalah fakta yang mempunyai arti dan berguna untuk mencapai tujuan karena informasi merupakan hasil akhir atau suatu sistem informasi. Sistem informasi didefinisikan sebagai berikut : Menurut Hall (2001:9). Sistem informasi ( information system ) adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Mengamati lebih cermat mekanisme sistem informasi ada lima tugas yang perlu diketahui yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, penyimpanan data, dan pengadaan informasi. Selanjutnya tugas ini terdiri dari serangkaian langkah-langkah yang sering disebut siklus pemrosesan data mengubah bentuk data dari berbagai sumber menjadi informasi yang diperlukan oleh berbagai pemakai. Akuntansi yang merupakan alat penting bagi perusahaan melaksanakan beberapa tahapan tugas dari mekanisme sistem informasi. Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi karena akuntansi memenuhi semua persyaratan sistem informasi. Akan tetapi sistem tersebut terbatas dalam arti informasi yang disediakan pada umumnya hanya dinyatakan dalam nilai uang. 7

5 Akuntansi dan sistem informasi sangat berkaitan erat. Dimana, dalam siklus akuntansi, input data diperoleh dari adanya transaksi, sementara outputnya adalah laporan-laporan keuangan. Dalam mengubah bentuk data menjadi keluaran yang diinginkan, sistem pemrosesan data transaksi memerlukan berbagai elemen. Elemen-elemen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, buku besar dan arsip, laporan dan dokumen keluaran, bagan perkiraan dan sistem pengkodean lainnya, jejak audit, metode pemrosesan serta kondisi dan cara pengamanan. Elemen-elemen ini dirancang menjadi sistem pemrosesan transaksi. Dalam pemrosesan transaksi pertama sekali dilakukan pengumpulan data. Data meruapakan bahan yang akan diolah sistem. Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi memanipulasi data meliputi pengklasifikasian, penyortiran, penghitungan, dan pengikhtisaran. Penyortiran yaitu penyusunan catatan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode. Sedangkan pengikhtisaran memberikan kode pada data tertentu. Penghitungan berperan dalam mengoperasikan data dan pengiktisaran data yang telah disarikan, disintetis, menjadi bentuk total, sub total, rata-rata, dan seterusnya. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi. Output yang dihasilkan berupa informasi yang lebih bermanfaat daripada data yang belum dikelola. Informasi tersebut adalah berupa dokumen, laporan-laporan keuangan yaitu neraca, laporan laba rugi (income statement) dan laporan perubahan modal. 8

6 Output tersebut dihasilkan dalam dua cara, pertama dengan suatu tindakan, maksudnya output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi. Kedua, output dibuat berdasarkan jadwal waktu, yaitu output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan untuk setiap bulannya. Siklus akuntansi adalah merupakan sistem yang melakukan pengolahan data dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dijadikan alat untuk mendukung pelaksanaan pengambilan keputusan. Keadaan ini menunjukkan bahwa akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang sering disebut juga sistem informasi akuntansi. 3. Unsur-unsur Pengambilan Keputusan Pembahasan sebelumnya telah menekankan bahwa pemrosesan transaksi merupakan tujuan yang penting dari sistem informasi perusahaan. Namun sistem informasi masih mempunyai tujuan yang lebih penting lagi yaitu mendukung pengambilan keputusan manajerial. Untuk memenuhi tujuan ini diperlukan pengumpulan dan penyimpanan data yang relevan, pemrosesan data tersebut melalui model-model keputusan, dan menyajikan informasi yang dibutuhkan melalui keluaran seperti laporan manajerial. Untuk menyusun daftar rinci dari informasi yang dibutuhkan, kita dapatkan isi dan sifat informasi, (2) menyusun kebutuhan akan informasi khusus menurut beberapa dimensi pokok, dan (3) memberikan informasi yang dibutuhkan kepada setiap manajer berdasarkan kebutuhan individual. 9

7 Isi informasi dinilai dengan membandingkannya dengan kegunaannya dalam pengambilan keputusan tertentu. Agar pengambilan keputusan dapat lebih rendah, maka perlu diketahui unsurunsur/komponen-komponen dari pengambilan keputusan tersebut.unsur-unsur / komponenkomponen dari pengambilan keputusan menurut Iqbal (2002:11) adalah sebagai berikut: a. Tujuan dari pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah sebelumnya/di luar jangkauan manusia. b. Indentifikasi alternatife-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah. c. Perhitungan mengenai factor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya/di luar jangkauan manusia. d. Sarana atau alat untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan keputusan. Para manajer suatu perusahaan membutuhkan informasi untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan perencanaan dan pengendalian. Dalam menentukan kebutuhan informasi tertentu, seorang analis informasi berusaha memaksimalkan nilai informasi yang dikomunikasi kepada setiap manajer dalam perusahaan tersebut. Secara operasional, analis tersebut melakukan analisis kebutuhan informasi yang terinci bersama-sama dengan setiap manajer. Analis ini mengindentifikasi berbagai keputusan yang dibuat setiap manajer dan mengaitkan setiap keputusan dengan isi dan sifat informasi yang dibutuhkan. Analisis ini mempertimbangkan juga gaya keputusan dari setiap manajer Jenis jenis pengambilan keputusan berdasarkan programnya, menurut Iqbal, (2002:17) ada dua, yaitu: a. Pengambilan keputusan yang terprogram Pengambilan keputusan yang terprogram adalah pengambilan keputusan yang sifatnya rutinitas, berulang-berulang, dan cara menanganinya telah ditentukan. 10

8 b. Pengambilan keputusan tidak terprogram Pengambilan keputusan tidak terprogram adalah pengambilan keputusan yang tidak rutinitas dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan yang khusus. Pengambilan keputusan tidak terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. 4. Proses Pengambilan Keputusan Proses pengambilan keputusan merupakan tahap-tahap yang harus dilalui atau digunakan untuk membuat keputusan. Adapun proses pengambilan keputusan agar dapat menghasilkan keputusan yang dimiliki nilai dan kualitas dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Indentifikasi Masalah Jika masalah tidak diindentifikasi dengan tepat, apapun keputusan yang dibuat tidak akan menuju kearah pemecahan masalah. b. Membuat alternatif. Setelah masalah diindentifikasi,dibuat alternatif yang layak terhadap masalah dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadi atas setiap alternatif. Proses menyelidiki lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan iecnformasi yang bias digunakan dalam membuat alternatif yang mungkin. c. Penilaian alternatif Setiap alternatif pemecahan harus dibandingkan satu sama lain dengan melihat hasil mana yang paling menguntungkan. Ini menjelaskan pentingnya sasaran dan tujuan organisasi 11

9 d. Memilih alternatif yang terbaik Langkah klimaks adalah membuat keputusan, yaitu memilih alternatif yang terbaik bagi situasi atau keadaan bersangkutan. Kalau pertimbangan lain tidak ada lagi, pilihan harus jatuh pada alternatif yang paling memenuhi criteria yang ditetapkan dalam model keputusan. e. Melaksanakan keputusan yang dipilih Setelah alternatif tindakan dipilih, tidakan itu harus diimplementasikan. Sebuah keputusan diimplementasikan secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah merugikan suatu keputusan yang baik. f. Pengendalian dan penilaian. Setelah keputusan dilaksanakan, hasil-hasilnya harus dipantau dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan hasil yang diharapkan sehingga diketahui perbedaan hasil yang berguna untuk mengambil tindakan perbaiakn dan pengambilan keputusan yang akan datang. Secara teoritis peranan yang diberikan sistem informasi akuntansi dalam pengendalian manajemen adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Sistem informasi akuntansi menghasilkan informasi berupa informasi keuangan dan data akuntansi. Dalam perencanaan data informasi akuntansi telah terjadi di masa lampau tetapi penting sebagai titik awal merencanakan kegiatan masa depan koordinasi. 12

10 2. Koordinasi Merupakan suatu fungsi manajemen dalam organisasi perusahaan yang memerlukan kerjasama berupa informasi antar bagian untuk melaksanakan operasi perusahaan misalnya koordinasi dalam bagian pemasaran, maupun keuangan. 3. Penilaian dan Persiapan SIA menghasilkan informasi akuntansi yang berasal dari beberapa kegiatan atau fungsi dalam organisasi. Organisasi tersebur dipakai sebagai dasar untuk menilai prestasi ( Performance evaluation ). Data hasil prestasi dikumpulkan selama kegiatan operasi berjalan secara periodic. Informasi mengenai pengukuran tersebut dilaporkan kepada para manajer untuk penilaian dilakukan dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan rencana. 4. Pengambilan Keputusan Komputer dapat membuat keputusan pada umumnya didasarkan pada kenyataan bahwa beberapa keputusan bisadiprogramkan sedangkan yang lain tidak bisa diprogramkan. Dengan adanya job description maka masing-masing bagian mengetahui beberapa hal, yaitu : a. Tugas yang harus dilakukan b. Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan c. Bagaimana hubungan satu jabatan dengan jabatan yang lain Menurut ilmu manajemen, deskripsi jabatan sangat perlu agar masing-masing bagian mampu melihat visi dan tujuan perusahaan dan satu hal lagi yang terutama ialah dengan 13

11 adanya deskripsi jabatan maka jabatan atau bagian tersebut semakin jelas kedudukannya dan terorganisir. Ada tiga unsur penting dalam pembuatan keputusan, yaitu : a. Data b. Prosedur Keputusan c. Pembuatan keputusan Manajer mengambil keputusan berdasarkan informasi yang berbeda-beda jumlahnya. Karena itu sering bermanfaat bagi manajer untuk mendekati keputusan seolah-olah keputusan itu sedang diambil dalam kondisi kepastian, resiko atau ketidakpastian. Sistem pendukung keputusan semakin penting dalam menyajikan informasi dan analisis yang memadai bagi manajemen sebagai dasar keputusan tersebut. Pada perusahaan sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem informasi terpenting, namun bukan merupakan keseluruhan satu-satunya sistem informasi formal, karena masih ada sistem informasi akuntansi manajemen yang juga merupakan sistem informasi terpenting. Tujuannya adalah untuk menyajikan kepada manajer informasi yang berguna dalam mengambil keputusan atau mengarahkan perhatian, baik berupa informasi keuangan maupun tidak. 5. Pengertian Sistem Informasi Setiap perusahaan komersial mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk memperoleh laba, salah satunya adalah untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Dalam mencapai tujuan tersebut, manajemen harus dapat mengkoordinir secara ekonomis dan rasional, alat-alat produksi (alam, manusia dan modal ) yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan tersebut 14

12 melakukan aktivitas berdasarkan uraian tugas ( job description ) dibantu oleh formulirformulir dan catatan-catatan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi bagi perushaaan sebagai alat bantu untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk memperoleh gambaran yang cukup jelas mengenai pengertian sistem informasi akuntansi, peneliti akan mengemukakan beberapa pendapat mengenai definisi system informasi akuntansi. Definisi sistem informasi akuntansi yang dikemukakan oleh Cushing dan Romney (1997:2) dalam buku accounting information system: Accounting information system is processes data and transaction to provide to user with the information they need to plan, control and operate their businesses. To produce the information decision makers need. Menurut Bodnar dan Hapwood definisi system informasi akuntansi yang kemudian dialihbahasakan oleh Amir Abadi Jusuf (2000:6) sebagai berikut : Medefinisikan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai system berbasis computer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Berdasarkan definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab dalam penyiapan informasi akuntansi keuangan dan juga informasi yang lain yang diperoleh dari pengolahan data transaksi. Selain itu sistem informasi akuntansi merupakan suatu komponen organisasi yang menghimpun, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis dan mengkomunikasikan informasi akuntani kepada berbagai pihak yang membutuhkan. Informasi yang diperoleh ini kemudian akan dipergunakan oleh manajemen sebagai dasar 15

13 untuk pengambilan keputusan yang penting bagi perusahaan, terutama keputusan perusahaan dalam masalah perencanaan dan pengendalian. 6. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntasi suatu perusahaan cenderung berbeda dengan perusahaan yang lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, system informasi terus dikembangkan sejalan dengan kemungkinan perluasan usaha perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan dan sebagainya. Meskipun demikian pada umunya tujuan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan memiliki tujuan dan fungsi yang sama. Merupakan hal yang penting untuk menentukan tujuan dari sistem informasi akuntansi sehingga para peneliti dapat memfokuskan kepada elemen-elemen yang merupakan bagian vital untuk kesuksesan sistem informasi akuntansi. Tapi hal tersebut tidaklah mudah bagi sistem informasi yang ada untuk mencapai setiap tujuan tersebut. Tujuan utama sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson dalam buku Accounting Information System ( 2000:8) adalah sebagai berikut : To provide accounting information to a wide variety of users Berdasarkan definisi tersebut dapat dijelaskan bahwa pemakai sistem informasi akuntansi bias dari pemakai dalam perusahaan ( intern ) seperti manajer atau pemakai luar perusahaan (ekstern) seperti pelanggan. Dan menurut Wilkinson dalam buku Accounting Information System (2000:8) tujuan spesifik sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1. To support the day-to-day operation 2. To support decision making by internal decision makers 16

14 3. To Fulfill obligations relating to stewardship Dengan adanya tujuan-tujuan tersebut maka akan dapat membantu dalam perencanaan sistem informasi akuntansi, terutama dalam hal menganalisa dan merancang sistem tersebut agar dapat membentuk sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien. Tujuan-tujuan tersebut pada dasarnya merupakan proyeksi dari tujuan utama dan tujuan akhir sistem informasi akuntansi yaitu cepat, efisien dan aman serta dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian. Demikian pula apabila dilihat dari fungsinya, maka fungsi sistem informasi akuntansi merupakan pengembangan dari sistem akuntansi, sebagai contoh salah satu fungsi adalah memberikan informasi bagi pihak intern dan ekstren dan hal ini dapat dipenuhi oleh sistem informasi akuntansi secara terperinci, seksama dan akurat. Jadi tujuan sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Untuk memberikan informasi akuntansi yang cepat 2. Untuk menghasilkan informasi akuntansi yang efisien 3. Untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dapat dipercaya keandalannya 4. Untuk memberikan informasi akuntansi yang berguna untuk perencanaan,pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Dari uraian diatas dapat dijelaskan bahwa suatu sistem informasi akuntansi harus berguna, tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan dan harus mendatangkan manfaat bagi perusahaan, serta meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dalam memberikan informasi dari segi ekstern dan intern yang akan berguna bagi perusahaan dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan. 17

15 Secara umum fungsi sistem informasi akuntansi adalah untuk mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur yaitu tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya dan secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti yang berguna. 7. Karakteristik Mutu Sistem Informasi Akuntansi Untuk mendapatkan informasi akuntansi yang baik, informasi akuntansi ini harus memilili kualitas informasi yang baik dengan cara : a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas perusahaan. b. Memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pihak perusahaan c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga asset dari suatu perusahaan terjaga. 18