PPP- PK- 03 PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA PPP- PK- 03 PENGURUSAN PENDAFTARAN Disediakan Oleh: NORHAYATI CHE HUSIN PPPT Diluluskan Oleh: KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABD RASHID K.M.N Pengarah

2 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 2/11 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA SKOP PROSES PELANGGAN PROSES PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR RISIKO PROSES KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR DEFINISI SINGKATAN SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA SIPOC DIAGRAM PROSES KERJA... 9 Pengurusan Pendaftaran... 9 Pemilihan Pelajar (minggu 1) Pemantauan Status Pemilihan Pelajar (minggu 3) Tambah / Gugur (Minggu ke 3-6) REKOD LAMPIRAN PETUNJUK PRESTASI (PI)... 11

3 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 3/11 1. OBJEKTIF PROSES KERJA Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusan 2. SKOP PROSES Prosedur ini meliputi semua program di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 3. PELANGGAN PROSES Semua pelajar PSA 4. PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Ketua Program Ijazah Sarjana Kelayakan Minat dan Pernah Muda mengikut ikhtisas dalam fokus mengendalikan bidang bidang melaksanakan proses pendidikan proses dan daftar Penyelaras Taklimat Kelayakan Minat dan Pernah Pendaftaran Pendaftaran ikhtisas dalam fokus mengendalikan bidang melaksanakan pendidikan proses Penasihat Taklimat Audit Minat dan Sekurang- Akademik Penasihat Akademik Komunikasi berkesan fokus melaksanakan proses kurangnya pernah mengikuti SPAK

4 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 4/11 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk Komunikasi dengan pelanggan Harta hak milik pelanggan Identifikasi dan kemudahkesanan Pemuliharaan Peraturan dan perundangan (a) Perubahan dan kajian semula (e) KRITERIA 1. ISO 9001 : 2015 Slip Pendaftaran 1.Data pelajar (dikawal dalam sistem) a. PPP-PK-03(L1) b. PPP-PK-03(L2) Data dalam sistem Buku Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Edisi Terkini Pelajar boleh pinda/gugur pada minggu ke-6 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER Sumber manusia Peralatan Bahan Keperluan lain KEPERLUAN a. Ketua Jabatan b. Ketua Program c. Penyelaras Pendaftaran d. Pensyarah a. Alat tulis b. Struktur c. Jadual Waktu d. Komputer a. Struktur a. Seminar PPI untuk semua program 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN 2 nd party audit Profil, pengalaman

5 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 5/11 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Pengurusan Pendaftaran - Konflik semasa laksanakan proses - Taklimat/garis panduan tujuan TINDAK BALAS JIKA BERLAKU - Rujuk pada unit yang bertanggungjawab 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Pelajar tersilap daftar Pensyarah tidak pilih pelajar 10. DEFINISI TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Penasihat akademik perlu betulkan. PA maklumkan pada pensyarah berkenaan TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Menetapkan yang perlu didaftarkan sahaja. Penyelaras keluarkan senarai semak pensyarah tidak pilih pelajar pada minggu ke 3. Terminologi & Definisi 1. Jabatan Pendidikan Politeknik Satu jabatan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) yang bertanggungjawab terhadap Pengurusan Politeknik. 2. Ketua Jabatan Ketua Jabatan Akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP. 3. Ketua Program(KP) Adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP bagi mengetuai sesebuah program yang dijalankan di jabatan akademik politeknik. 4. Penyelaras Pendaftaran (PPK) Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan akademik di politeknik bagi tujuan menyelaras di jabatan masing-masing dan memaklumkan kepada penasihat akademik untuk tindakan seterusnya.

6 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 6/11 Terminologi & Definisi 5. Penasihat Akademik (PA) Pensyarah atau pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan akademik di politeknik bagi tujuan menasihatkan pelajar berhubung dengan prestasi atau kemajuan akademik pelajar. 6. Pensyarah Pensyarah yang mengajar dan menilai. 7. Unit Teknologi Maklumat (UTM) Jabatan yang mengurus dan menyelenggara sistem rangkaian kampus, peralatan ICT dan sistem aplikasi. 8. Pendaftaran Proses mendaftarkan pelajar ke atas yang diambil oleh pelajar pada semester berkenaan merujuk kepada Struktur Program yang berkaitan. 9. Penambahan 10. Pengguguran Proses menambah yang telah didaftarkan oleh pelajar merujuk kepada buku Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian. Proses mengeluarkan yang telah didaftarkan oleh pelajar merujuk kepada buku Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian. 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan JPP KJ KP PPK PA PK UTM Maksud Jabatan Pendidikan Politeknik Ketua Jabatan Ketua Program Penyelaras Pendaftaran Penasihat Akademik Pensyarah Unit Teknologi dan Maklumat

7 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 7/ SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PENSYARAH PELAJAR PENASIHAT AKADEMIK KETUA JABATAN PENYELARAS PENDAFTARAN ICT RUJUK STRUKTUR PROGRAM DAFTAR ONLINE (pelajar tiada masalah) ISI BORANG DAFTAR MANUAL (pelajar masalah) DAPATKAN TANDATANGAN PENSYARAH (JIKA TUMPANG KELAS SELAIN KELAS SEMASA) SEMAK/SAHKAN BORANG DAFTAR LULUS/TIDAK LULUS DAFTAR DAFTAR ONLINE. PILIH PELAJAR YANG DAFTAR DALAM SPMP CETAK DAFTAR ONLINE. RUJUK SISTEM DAN KENALPASTI STATUS YANG BELUM DIPILIH OLEH PENSYARAH

8 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 8/11 PENSYARAH PELAJAR PENASIHAT AKADEMIK KETUA JABATAN PENYELARAS PENDAFTARAN ICT CETAK SENARAI KEHADIRAN PELAJAR KENALPASTI KEPERLUAN TAMBAH/GUG UR PADA MINGGU KE 3 6 (sekiranya ada). BINCANG DENGAN PA MAKLUM PADA PENSYARAH UNTUK PILIH DAN PA UNTUK PEMANTAUAN RUJUK ARAHAN PEPERIKSAAN TERKINI. BINCANG DENGAN PELAJAR ISI BORANG TAMBAH/ GUGUR ISI BORANG TAMBAH/ GUGUR SEMAK DAN SAHKAN BORANG KJ LULUS/TIDAK DAFTAR TAMBAH/GUGUR DAFTAR TAMBAH/ GUGUR DALAM SPMP ISI BORANG TAMBAH/ GUGUR

9 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 9/ SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN JPP Kalendar Akademik Pendaftaran Struktur Program Ketua Program Ketua Program Struktur Program Memasukkan semua dalam sistem Senarai setiap semester mengikut program Penyelaras Pendaftaran Penyelaras Pendaftaran Cartalir proses Menyedia jadual Makluman jadual Penasihat akademik Pelajar Penasihat akademik Surat lantikan Struktur program Memantau proses pelajar Slip Pensyarah Pelajar Penasihat akademik SPMP i daftar Pilih dan pelajar dalam spmp Senarai kehadiran pelajar Pensyarah Pelajar Penyelaras SPMP I daftar Semakan pensyarah tidak pilih Makluman pada penasihat akademik Pensyarah Pelajar Unit Teknologi Maklumat Buku Arahan-Arahan Peperiksaan terkini Sekat tambah/ gugur dalam sistem Senarai semak terkini pelajar mendaftar Pensyarah Penasihat akademik 14. PROSES KERJA Pengurusan Pendaftaran 1. Daftar pelajar tiada masalah T.JAWAB BIL TINDAKAN PELAJAR 1 Rujuk Struktur Program dan rancang yang sesuai 2 Daftar online dalam SPMP. Cetak slip. PA 3 Semak slip dan simpan dalam Fail Penasihat Akademik

10 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 10/11 2. Daftar pelajar ada masalah T.JAWAB BIL TINDAKAN PA 4 Edar borang Pendaftaran (PPP-PK-03(L1)) kepada pelajar. 5 Rujuk struktur program/jadual waktu dan bincang dengan pelajar tentang yang ingin didaftar. PELAJAR 6 Dapatkan tandatangan pensyarah (jika tumpang kelas selain kelas semasa). PA 7 Semak dan sahkan borang. Salinan asal: pelajar simpan Salinan pendua: serah pada PA KJ 8 Jika PA tidak setuju: Lulus atau tidak luluskan pelajar PELAJAR 9 Daftar online dalam sistem seperti bil. 2 Pemilihan Pelajar (minggu 1) T.JAWAB BIL TINDAKAN PK 10 Rujuk sistem. Pilih pelajar yang daftar 11 Cetak Senarai Kehadiran pelajar Pemantauan Status Pemilihan Pelajar (minggu 3) T.JAWAB BIL TINDAKAN PPK 12 Rujuk sistem dan kenalpasti status pelajar yang tidak dipilih oleh pensyarah 13 Maklum kepada pensyarah untuk pilih pelajar dan PA untuk pemantauan sekiranya ada. Tambah / Gugur (Minggu ke 3-6) T.JAWAB BIL TINDAKAN PELAJAR 14 Kenalpasti keperluan untuk Tambah/Gugur. Jumpa PA PA 15 Rujuk Arahan Peperiksaan. Bincang dan beri cadangan kepada pelajar. PELAJAR 16 Isi borang Tambah/Gugur (PPP-PK-03(L1)). PA 17 Semak dan sahkan borang Tambah/Gugur.(jika setuju) KJ 18 Jika PA tidak setuju:

11 PENGURUSAN PENDAFTARAN Mukasurat 11/11 Lulus atau tidak tambah/gugur pelajar PELAJAR 19 Daftar tambah/gugur dalam sistem. Cetak slip : Salinan asal: pelajar simpan Salinan pendua: serah kepada PA PA 20 Selenggara salinan slip Tambah/Gugur dalam Fail Penasihat Akademik UTM 21 Sekat tambah/gugur dalam sistem pada minggu ke REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPOH SIMPANAN 1 Borang Pendaftaran 3 tahun Fail Penasihat Akademik 2 Borang Tambah/ Gugur. 3 tahun Fail Penasihat Akademik 16. LAMPIRAN BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Borang Pendaftaran. PPP-PK-03 (L1) 2. Borang Tambah/Gugur PPP-PK-03 (L2) 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Buku Arahan-Arahan Peperiksaan Dan Kaedah Penilaian terkini.

12 BOR / DK BORANG PENDAFTARAN SESI : Bahagian A : Maklumat Pelajar Nota : Ruangan bertanda * adalah wajib diisi *Nama : *No. KP : *No Pend : *Program/Semester : *Alamat surat Menyurat *No. Telefon bimbit * Bahagian B : Maklumat Pendaftaran yang Didaftarkan Nota : Kategori : C Compulsory; CC Common Core; DC Discipline Core; S Specialisation; E Elective; LI Latihan Industri Status : BA Belum pernah ambil; UK Ulang ; LI Latihan Industri Jumlah Jam Kredit : Tertakluk kepada Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Terkini BIL KOD NAMA KATEGORI STATUS JAM KREDIT CATATAN (SEKIRANYA UK, CATATKAN KELAS, NAMA DAN T.TGN PENSYARAH ) Saya dengan ini mendaftar - seperti di atas. Setuju / Tidak bersetuju (Tandatangan pelajar) Tarikh : / / (Tandatangan Penasihat Akademik) Cop : Tarikh : / / Sekiranya Penasihat Akademik Tidak Bersetuju Kelulusan Ketua Jabatan : Lulus/Tidak lulus Tandatangan : Cop : Tarikh : / / PPP-PK-03 (L1) P:

13 BOR / TG BORANG TAMBAH / GUGUR SESI : Bahagian A : Maklumat Pelajar Nota : Ruangan bertanda * adalah wajib diisi *Nama : *No. KP : *No Pend : *Program/Semester : *Alamat surat Menyurat *No.telefon bimbit * Bahagian B : Maklumat Yang Di Tambah / Gugur Nota : Kategori : C Compulsory; CC Common Core; DC Discipline Core; S Specialisation; E Elective; LI Latihan Industri Status : BA Belum pernah ambil; UK Ulang ; LI Latihan Industri Jumlah Jam Kredit : Tertakluk kepada Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Terkini BIL KOD NAMA TAMBAH ( ) GUGUR ( ) KATEGORI STATUS JAM KREDIT Jumlah Jam Kredit Yang di Tambah Jumlah Jam Kredit Yang di Gugur Saya dengan ini ingin menambah / menggugur seperti di atas. (Tandatangan pelajar) Tarikh : / / Ulasan Penasihat Akademik Sekiranya Penasihat Akademik Tidak Bersetuju Pengesahan PA : Setuju / Tidak setuju Kelulusan Ketua Jabatan : Lulus / Tidak lulus Ulasan : Tandatangan : Cop : Tandatangan : Cop : Tarikh : / / Tarikh : / / PPP-PK-03 (L2) P: