PPP-PK-01 PERANCANGAN KEPERLUAN PROGRAM / KURSUS

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA PPP-PK-01 PERANCANGAN PROGRAM / KURSUS Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: RABIATUL ADAWIYAH ABDULLAH ZAWAWI PPPT KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N Pengarah

2 Mukasurat 2/10 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA SKOP PROSES PELANGGAN PROSES PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN BERKAITAN PERKHIDMATAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR RISIKO PROSES KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR DEFINISI SINGKATAN SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA SIPOC DIAGRAM PROSES KERJA... 8 Merancang Keperluan Untuk... 8 Tindakan Bagi Memenuhi Keperluan... 9 Pemantauan Pelaksanaan Perkhidmatan Luar... 9 Penyediaan Laporan Petunjuk Prestasi REKOD LAMPIRAN PETUNJUK PRESTASI (PI)... 10

3 Mukasurat 3/10 1. OBJEKTIF PROSES KERJA Prosedur ini adalah bertujuan bagi menyediakan senarai keperluan peralatan/bahan/kolaborasi dan bagi perlaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran bagi setiap program/kursus. 2. SKOP PROSES Prosedur ini meliputi semua program/kursus di PSA. 3. PELANGGAN PROSES Semua staf akademik PSA 4. PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Pemilik Keperluan Menyediakan Laporan Bersedia - proses program dan membentang menjalankan tugas Laporan Petunjuk Prestasi Perancangan Keperluan peralatan/ bahan program/ kursus di MKSP Pensyarah Keperluan Merancang dan Proaktif, bersedia Mengendalikan kursus/ program menyediakan senarai menjalankan tugas penyelaras keperluan peralatan/ kursus bahan untuk untuk kursus mengikut program KP/KK Keperluan Membuat anggaran Proaktif, bersedia Menyelaras program bajet, membuat menjalankan tugas program dan pemantauan mengendalikan

4 Mukasurat 4/10 KJ Pengurusan Menyelaras keperluan Cekap dan Menyelaras jabatan dan program dengan bajet bersedia keperluan peruntukan menjalankan tugas program dengan bajet Pengurusan Pengurusan Cekap di dalam Cekap dan Mengendalikan Atasan peruntukan pengurusan bersedia peruntukan menjalankan tugas 5. BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 Maklumat yang perlu dirujuk Maklumat yang perlu dikekalkan (rekod) Komunikasi dengan pelanggan KRITERIA 1. Dokumen Kurikulum 2. Statistik Pelajar 3. Enrolmen/norma ambilan pelajar 4. Kalendar Akademik Tahunan JPP 5. ABM Perjawatan 1. Laporan Perkhidmatan Luar 2. Laporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Perancangan Keperluan Program/ Takwim J/B/U Harta hak milik pelanggan Identifikasi dan kemudahkesanan Pemuliharaan Peraturan dan perundangan (a) 1. Garis panduan PPI 2. Garis panduan pemantauan yang sedang berkuatkuasa Perubahan dan kajian semula (e) -

5 Mukasurat 5/10 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER Sumber manusia Peralatan Bahan Keperluan lain a. Pensyarah Pelawat Industri (pemberi ) a. Dewan kuliah b. Alatan AVA c. Alatan audio visual d. Komputer riba e. Alat tulis a. Bahan cetak b. Nota untuk peserta a. Peruntukan, masa 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR Pensyarah Pelawat Industri KAEDAH KAWALAN Terma / syarat & keperluan 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Perancangan keperluan Pemantauan pelaksanaan proses pemberi Agihan peruntukan Senarai keperluan dan anggaran bajet tidak disediakan Pemberi tidak mengikut terma / syarat & keperluan Senarai keperluan melebihi peruntukan yang ada Pemantauan dan peringatan dari masa ke semasa Memberikan terma / syarat & keperluan Merancang keperluan mengikut keutamaan dan dipadankan dengan peruntukan TINDAK BALAS JIKA BERLAKU Memberikan maklumbalas kepada pemberi dan memastikan tidak dijemput pada masa akan datang Isu dibincangkan di MKSP 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Perancangan program tidak efisyen dan teratur TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Memberikan ulasan tunjuk sebab secara bertulis TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Pemantauan dan peringatan dari masa ke semasa

6 Mukasurat 6/ DEFINISI Terminologi & Definisi 1. Pengurusan Atasan Pegawai yang mentadbir PSA yang terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah Akademik dan Timbalan Pengarah Sokongan Akademik. 2. Ketua Jabatan Ketua Jabatan Akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP. 3. Ketua Program (KP) Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP bagi mengetuai sesebuah program yang dijalankan di jabatan akademik politeknik. 4. Ketua (KK) Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP bagi mengetuai sesebuah kursus di jabatan akademik sokongan Politeknik. 5. Penyelaras Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Program / Ketua untuk menyelaraskan sesuatu kursus. 6. Pensyarah Pensyarah yang bertanggungjawab mengajar dan membuat penilaian bagi sesuatu kursus. 7. Perkhidmatan Luar Mengambil tenaga pakar/ pengajar sambilan atau jemputan dan jurulatih dari luar politeknik dengan tujuan untuk memenuhi sebahagian keperluan kurikulum dalam perlaksanaan bagi kursus-kursus yang ditawarkan. 11. SINGKATAN 4.4 Singkatan JPP MKSP KJ KP KK Maksud Jabatan Pendidikan Politeknik Pengajaran dan Pembelajaran Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Ketua Jabatan Ketua Program Ketua

7 Mukasurat 7/ SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PENSYARAH KURSUS/ PENYELARAS KURSUS KP/KK KJ PENGURUSAN ATASAN PEMILIK PROSES KALENDAR AKADEMIK TAKWIM AKADEMIK PSA NORMA AMBILAN PELAJAR BARU Kumpul maklumat keperluan peralatan / bahan dan Sedia cadangan senarai keperluan peralatan / bahan untuk CADANGAN SENARAI PERALATAN / BAHAN / KOLABORASI DAN PERKHIDMATAN LUAR SEMAK Sedia anggaran bajet bagi senarai keperluan peralatan / bahan dan mengikut program/kursus ANGGARAN BAJET BAGI SENARAI PERALATAN / BAHAN DAN PERKHIDMATAN LUAR MENGIKUT PROGRAM/ KURSUS SEMAK Selaras senarai keperluan peralatan/ bahan/ kolaborasi dan Perkhidmatan Luar beserta bajet mengikut jabatan Agihkan peruntukan untuk keperluan / bahan dan mengikut jabatan Hantar keputusan agihan peruntukan untuk keperluan/ bahan/ kolaborasi dan kepada KJ Semak dengan Peny. Makmal cadangan senarai keperluan dengan status peralatan sedia ada Hantar cadangan senarai keperluan peralatan / bahan / kolaborasi dan untuk mengikut program kepada KP/KK Sedia tuntutan bayaran pemberi perkhidmatan luar (jika perlu) Sedia laporan penggunaan menggunakan maklumbalas yang diperolehi Pantau pelaksanaan proses pemberi *rujuk garis panduan yang sedang berkuatkuasa Sedia Laporan Petunjuk Prestasi Pengurusan Keperluan Program/ mengikut program/ kursus Sedia Laporan penggunaan menggunakan maklumbalas yang diperolehi Hantar senarai penyelarasan keperluan peralatan/ bahan/ kolaborasi dan beserta bajet kepada pihak pengurusan atasan PERALATAN/ BAHAN/ KOLABORASI 1. Selaras semula perolehan mengikut peruntukan 2. Urus perolehan peralatan/ bahan/ kolaborasi prosedur PERKHIDMATAN LUAR Keluar surat tawaran/ jemputan atau lantikan kepada pemberi yang telah dikenalpasti beserta terma dan syarat Sedia Laporan Petunjuk Prestasi Perancangan Keperluan peralatan/ bahan program/ kursus peringkat PSA Bentang Laporan Petunjuk Prestasi Perancangan Keperluan peralatan / bahan program/kursus di MKSP

8 Mukasurat 8/ SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN HEP Norma ambilan pelajar baru HEP Penyelaras / Pensyarah Makmal / bengkel Statistik pelajar Kertas Amali Peralatan/ bahan/ kolaborasi sedia ada Perancangan Keperluan Program Senarai keperluan peralatan/ bahan/ kolaborasi untuk kursus/ program Ketua Jabatan Penyelaras / Pensyarah Keperluan Perkhidmatan KPI PPI Garis Panduan Pelaksanaan Pensyarah Pelawat Industri Perkhidmatan Tenaga Luar Laporan Perkhidmatan Luar Laporan Petunjuk Prestasi Pelajar Pemilik Proses AMP 14. PROSES KERJA MERANCANG UNTUK T.JAWAB BIL TINDAKAN Penyelaras kursus/ Pensyarah 1 i. Kumpul maklumat keperluan peralatan/bahan/kolaborasi dan untuk kursus daripada pensyarah kursus/penyelaras kursus. ii. Sedia senarai cadangan keperluan peralatan/bahan dan untuk untuk kursus mengikut program PPP- PK-01(L1). iii. Semak dengan Penyelaras Makmal senarai cadangan keperluan peralatan/bahan/kolaborasi untuk dengan membandingkan status peralatan/bahan sedia ada.(bagi keperluan peralatan/bahan sahaja) iv. Hantar senarai cadangan keperluan peralatan/bahan/kolaborasi dan untuk mengikut program kepada KP/KK. KP/KK i. Semak senarai keperluan peralatan/bahan/ kolaborasi dan mengikut kursus/program.

9 Mukasurat 9/10 ii. Sediakan anggaran bajet bagi senarai keperluan peralatan/ bahan/kolaborasi dan untuk di peringkat kursus/program. iii. Hantar anggaran bajet bagi senarai keperluan peralatan/bahan/kolaborasi dan untuk kepada KJ. Ketua Jabatan i. Selaras senarai keperluan peralatan/bahan/kolaborasi dan beserta bajet mengikut jabatan ii. Hantar senarai penyelarasan keperluan peralatan/bahan/kolaborasi dan beserta bajet kepada pihak pengurusan atasan Pengurusan Atasan i. Agihkan peruntukan keperluan/bahan/kolaborasi dan mengikut jabatan. ii. Hantar keputusan agihan peruntukan untuk keperluan/bahan/kolaborasi dan kepada Ketua Jabatan TINDAKAN BAGI MEMENUHI T.JAWAB BIL TINDAKAN Ketua Jabatan PERALATAN/BAHAN/KOLABORASI i. Selaraskan semula perolehan mengikut peruntukan ii. Urus perolehan peralatan/bahan/kolaborasi mengikut prosedur PERKHIDMATAN LUAR i. Keluar surat tawaran/jemputan atau lantikan kepada pemberi yang telah dikenalpasti beserta terma/ syarat dan keperluan PEMANTAUAN PELAKSANAAN PERKHIDMATAN LUAR T.JAWAB BIL TINDAKAN KP/KK i. Pantau pelaksanaan proses pemberi *Rujuk garis panduan pemantauan yang sedang berkuatkuasa Penyelaras i. Sediakan tuntutan bayaran pemberi (jika perlu) ii. Sediakan Laporan Perkhidmatan Luar Menggunakan format yang disediakan oleh pihak JPP seperti dalam garis panduan PPI PENYEDIAAN LAPORAN PETUNJUK PRESTASI T.JAWAB BIL TINDAKAN KP/KK i. Sediakan Laporan Petunjuk Prestasi Pengurusan Keperluan Program/ mengikut Program/. ii. Sediakan Laporan Petunjuk Prestasi Pengurusan Keperluan Program/ di peringkat Jabatan. Dapatkan pengesahan KJ dan hantar kepada pemilik proses.

10 Mukasurat 10/10 Pemilik Proses i. Sediakan Laporan Petunjuk Prestasi Pengurusan Keperluan Program/kursus peringkat PSA ii. Bentang Laporan Petunjuk Prestasi Pengurusan Keperluan Program/ di MKSP 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN 1 Senarai Cadangan keperluan Peralatan/Bahan/Kolaborasi untuk dan Perkhidmatan Luar bagi setiap Program / TEMPAT SIMPANAN 3 tahun Fail Ketua 2 Laporan Perkhidmatan Luar 3 tahun Fail Ketua 3 Laporan Pencapaian Petunjuk Prestasi Perancangan Keperluan Program/ 3 tahun Fail Ketua 16. LAMPIRAN BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Senarai Cadangan keperluan Peralatan/Bahan/Kolaborasi untuk Program / mengikut Garis panduan pelaksanaan KPI PPI PPP-PK-01(L1) 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) i. 100% agihan untuk keperluan peralatan/bahan/kolaborasi dibelanjakan. ii. Jumlah jam pertemuan bersama pensyarah pelawat industri bagi setiap program seperti yang dinyatakan mengikut keperluan PolyPMO.

11 SENARAI CADANGAN PERALATAN/BAHAN/KOLABORASI PROGRAM/KURSUS POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH JABATAN : PROGRAM: BIL KOD OBJEK KURSUS Lokasi/ Makmal PERKARA UNIT HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM) JUSTIFIKASI CATATAN JUMLAH ANGGARAN KESELURUHAN JUMLAH PERUNTUKAN PERATUS (%) = (JUMLAH ANGGARAN KESELURUHAN/JUMLAH PERUNTUKAN) X 100% Disediakan oleh: Disemak oleh: PPP-PK-01(L1) P: