UNIT PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI

Transkripsi

1 POLITEKNIK MUADZAM SHAH JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI PMS-MPK-UPLI-04 UNIT PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA MUZAFAR BIN MAT YUSOF DR SHAMSURI BIN ABDULLAH JAWATAN KETUA UNIT PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI PENGARAH POLITEKNIK MUADZAM SHAH TARIKH 16 NOVEMBER NOVEMBER

2 1.0 LATAR BELAKANG Unit Perhubungan Dan Latihan (UPLI) merupakan unit yang bertanggungjawab terhadap perlaksanaan Program Latihan para pelajar Politeknik Muadzam Shah. Unit ini diketuai oleh seorang Ketua Unit Perhubungan Dan Latihan (KUPLI) dan dibantu oleh seorang Pegawai Perhubungan dan Latihan (PPLI) serta Penyelaras Latihan Jabatan (PLIJ) daripada setiap jabatan akademik. Tugas utama unit ini adalah merancang, melaksana, menilai dan memantau perjalanan Program Latihan. 2.0 OBJEKTIF JABATAN/UNIT Objektif Unit Perhubungan Dan Latihan ialah: 2.1 Berusaha untuk mencapai sekurang-kurangnya 98% kelulusan untuk semua pelajar yang menjalani Latihan pada satu-satu semester dengan sekurang-kurangnya 75% daripada lulusan tersebut mendapat kelulusan yang cemerlang. 2.2 Berusaha untuk melaksanakan 100% penyeliaan ke atas semua pelajar yang sedang menjalani Latihan pada satu-satu semester. 3.0 RUJUKAN 3.1 PMS-PK-PS-02 - Kawalan Dokumen 3.2 Kalendar Akademik & Takwim Aktiviti Latihan 3.3 Buku Garis Panduan Latihan yang sedang berkuatkuasa 3.4 Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPT yang sedang berkuatkuasa 3.5 Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) yang sedang berkuatkuasa 2

3 4.0 DEFINISI Istilah / Singkatan KUPLI PPLI PLIJ LI PT Takrifan Ketua Unit Perhubungan dan Latihan merupakan pegawai yang mengetuai Unit Perhubungan dan Latihan yang dilantik oleh Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT. Pegawai Perhubungan dan Latihan adalah pegawai yang dilantikoleh Jabatan Pendidikan Politeknik, KPT untuk menguruskan program Latihan pelajar. Pegawai Latihan Jabatan ialah pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan sebagai mewakili jabatan masing-masing di dalam urusan program Latihan pelajar. Latihan adalah latihan yang wajib diikuti oleh setiap pelajar dan merupakan sebahagian daripada kurikulum politeknik. Setiap pelajar wajib lulus Latihan sebelum di anugerahkan diploma politeknik. Pembantu Tadbir yang bertugas di Unit Perhubungan Dan Latihan. 5.0 CARTA ORGANISASI JABATAN/UNIT PENGARAH DH 54 TIMBALAN PENGARAH AKADE MIK (DH 52 ) KETUA UNIT PERHUBUNGAN & LATIHAN IN DUSTRI (DH44) PEGAWAI PE RHUBUNGAN & LATIHAN IN DUSTRI ( DH 41) PEMBANTU TADBIR (N 17) PENYELARAS LI JP PENYELARAS LI JTMK PENYELARAS LI JRKV PENYELARAS LI JPH PENYELARAS LI JKM 3

4 6.0 FUNGSI UTAMA JABATAN/UNIT Fungsi utama Unit Perhubungan Dan Latihan meliputi perkara berikut: 6.1 Proses Persediaan Latihan 6.2 Proses Pelaksanaan Latihan 6.3 Proses Penilaian Latihan 7.0 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI UTAMA AKTIVITI-AKTIVITI: 7.1 PROSES PERSEDIAAN LATIHAN INDUSTRI Proses penyediakan takwim latihan industri Proses penyediaan data pelajar Proses pendaftaran kursus latihan industri Proses pelaksanaan taklimat pengenalan dan persedian LI Proses memohon tempat latihan industri oleh pelajar Proses mengemaskini rekod penempatan pelajar Proses persediaan untuk pelajar melapor diri di organisasi. 7.2 PROSES PELAKSANAAN LATIHAN INDUSTRI Proses pengesahan lapor diri pelajar di organisasi Proses pengurusan lawatan latihan industri Proses pengurusan permohonan tukar tempat LI Proses pengendalian maklumbalas dari organisasi Proses pengendalian aduan dari pelajar Proses makluman tamat LI 7.3 PROSES PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI Proses pendaftaran pengesahan tamat LI Proses penilaian latihan industr 4

5 8.0 PROSES KERJA 8.1 PROSES PERSEDIAAN SEBELUM LATIHAN INDUSTRI TANGGUNGJAWAB TINDAKAN KUPLI / PPLI 1 Menerima maklumat mengenai tarikh mula dan tamat latihan industri. 2 Menyediakan takwim aktiviti latihan industri untuk tahun berkenaan. 3 Menyemak senarai pelajar yang layak menjalani LI melalui sistem yang digunapakai semasa. PLIJ / PA 4 Mengemaskini rekod maklumat pelajar yang akan menjalani latihan industri. KUPLI / PPLI 5 Mengurus pendaftaran kursus LI satu semester lebih awal. 6 Mengadakan Taklimat Pengenalan LI 7 Mengurus proses memohon tempat latihan industri pelajar PPLI / PLIJ 8 Menerima jawapan daripada organisasi dan merekod dalam sistem latihan industri yang digunapakai semasa KUPLI / PPLI 9 Mengadakan Taklimat Persediaan LI PT 10 Menghantar Surat Penempatan dan senarai nama pelajar yang akan menjalani latihan industri kepada organisasi yang berkenaan. 5

6 8.2 PROSES PERSEDIAAN SEMASA LATIHAN INDUSTRI Tanggungjawab Tindakan PT 11 Mengemaskini dan mengesahkan status lapor diri pelajar KUPLI / PPLI 12 Merancang dan mengurus aktiviti pemantauan latihan Pensyarah Pemantau industri. 13 Melaksanakan lawatan pemantauan latihan industri. i. Observation Form - Lampiran 2 KUPLI / PPLI 14 Mengambil tindakan terhadap proses pertukaran tempat / Pensyarah Pemantau/ KUPLI pelajar (jika ada) 15 Mengambil tindakan terhadap maklum balas daripada organisasi (jika ada) 16 Mengambil tindakan terhadap aduan pelajar (jika ada) 17 Memaklumkan kepada pelajar tarikh tamat latihan industri dan proses pengesahan tamat latihan industri 18 Melaksanakan penilaian latihan industri pelajar. i. Practical Task Form - Lampiran 1A ii. iii. ReflectiveJournal Form - Lampiran 1B Pengesahan Tamat LI 19 Melaksanakan pengesahan tamat LI pelajar. 20 Menguruskan data pelajar yang tidak mendaftar tamat LI 6

7 8.3 PROSES SELEPAS PELAJAR MENJALANI LATIHAN INDUSTRI TANGGUNGJAWAB Pensyarah Penilai TINDAKAN 21. Melaksanakan penilaian industri. i. al Training Final Report Form - Lampiran 3 ii. Presentation Form - Lampiran 4 PLIJ KUPLI / PPLI / KUPLI 22. Menerima dan merekod markah penilaian LI ke dalam sistem yang digunapakai semasa 23. Menyedia dan menyerahkan Markah Penilaian Latihan kepada Unit Peperiksaan 24. Menyediakan analisa pencapaian objektif latihan industry pelajar mengikut program 25. Menyediakan Analisa CLO dan PLO mengikut Program 26. Menyediakan laporan untuk Kajian Semula Pengurusan 7

8 PROSES KERJA: PROSES PERSEDIAAN SEBELUM MENJALANI LATIHAN KUPLI /PPLI PLIJ / PENASIHAT AKADEMIK PT Menerima Maklumat mengenai tarikh mula dan tamat latihan industri Menyediakan takwim Menyemak senarai pelajar yang layak LI Mengemaskini rekod pelajar Menguruskan pendaftaran kursus LI Taklimat pengenalan LI Proses permohonan tempat LI pelajar Mengemaskini penempatan pelajar Taklimat Persediaan LI Menghantar surat penempatan pelajar kepada organisasi yang berkenaan 8

9 PROSES KERJA: PROSES PERSEDIAAN SEMASA MENJALANI LATIHAN PT KUPLI /PPLI PENSYARAH PEMANTAU INDUSTRI Kemaskini dan mengesahkan status LI pelajar Merancang dan meguruskan aktiviti pemantauan Melaksanakan lawatan pemantauan Memaklumkan kepada pelajar tarikh tamat dan proses pengesahan tamat latihan industri Penilaian oleh pihak industri Melaksanakan pengesahan tamat LI pelajar 9

10 PROSES KERJA: PROSES PERSEDIAAN SELEPAS MENJALANI LATIHAN PENSYARAH PENILAI PLIJ KUPLI / PPLI Penilaian Latihan oleh Politeknik Menerima dan merekod markah penilaian Menerima dan meyerahkan Markah Penilaian Latihan kepada Unit Peperiksaan Menyediakan analisis pencapaian objektif Menyediakan CLO dan PLO Menyediakan laporan untuk Kajian Semula Pengurusan 10

11 9.0 SENARAI BORANG BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI PROSES- PROSES 9.1 PROSES PERSEDIAAN LATIHAN INDUSTRI MENYEDIAKAN TAKWIM AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI Takwim Aktiviti Latihan PENDAFTARAN KURSUS LATIHAN INDUSTRI Borang Pendaftaran Kursus MEMOHON TEMPAT LATIHAN INDUSTRI PELAJAR Borang Jawapan PERSEDIAAN UNTUK PELAJAR MELAPOR DIRI DI ORGANISASI Surat Penempatan LI ke Organisasi 9.2 PROSES PERLAKSANAAN LATIHAN INDUSTRI PENGESAHAN LAPOR DIRI PELAJAR DI ORGANISASI Kad Pengesahan Lapor Diri PENGURUSAN LAWATAN PENYELIAAN LATIHAN INDUSTRI Borang Penyeliaan 9.3 PROSES PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI PENDAFTARAN TAMAT LI Borang Practical Task Borang Jurnal Refleksi Surat Pengesahan Tamat Latihan PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI Borang Penilaian Laporan Akhir Latihan Borang Pembentangan 11

12 10.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Takwim Aktiviti LI 1 semester Pejabat LI 2. Rekod Pendaftaran LI 1 semester Pejabat LI 3. Surat Jawapan daripada tempat LI 1 semester Pejabat LI 4. Kad/Surat Pengesahan Lapor Diri 1 semester Pejabat LI 5. Surat Pengesahan Tamat LI 1 semester Pejabat LI 6. Lembaran Markah Penilaian LI 1 semester Pejabat LI 7. Borang Practical Task 1 semester PejabatLI LAMPIRAN 1A UPLI- 04(1A) ( ) 8. Borang Jurnal Refleksi 1 semester Pejabat LI LAMPIRAN 1B UPLI- 04(1B)( ) 12

13 Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 9. Borang Pemantauan 1 semester Pejabat LI LAMPIRAN 2 UPLI-04(2)( ) 10. Borang Penilaian Laporan Akhir Latihan 1 semester Pejabat LI LAMPIRAN 3 UPLI-04(3)( ) 11. Borang Pembentangan 1 semester Pejabat LI LAMPIRAN 4 UPLI-04(4)( ) 12. Jadual Analisis Pencapaian Objektif LI 1 semester Pejabat LI 13