FAKULTI PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

Transkripsi

1 Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Nombor Rujukan : PA(LP)/FPPSM 05 Edisi : 1 Tarikh Keluaran : 0 Disediakan Oleh : Timbalan Dekan : PROF. MADYA KHAIRI (Akademik) IZWAN ABDULLAH Tandatangan : Tarikh : Diluluskan Oleh : Dekan : PROF. MADYA DR. HJ. MOHD. TAIB BIN HJ. DORA Tandatangan : Tarikh :

2 Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Mukasurat : 2 daripada TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan urusan pengelolaan latihan praktik pelajar FPPSM. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi pengendalian latihan praktik pelajar tahun 3 yang dikehendaki menjalani latihan praktik sebagaimana yang ditetapkan dalam kurikulum kursus. Pelajar SHA dikehendaki menjalani latihan praktik selama 24 minggu, manakala pelajar SHP selama 10 minggu. 3.0 TERMINOLOGI Latihan Praktik Organisasi AJK LP i Latihan yang dijalani oleh pelajar di organisasi untuk mendapatkan pengalaman bekerja dalam tempoh tertentu bagi memenuhi syarat penganugerahan Ijazah Sarjana Muda. i Sektor awam dan swasta. i Ahli Jawatankuasa Latihan Praktik terdiri daripada pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan sebagai penyelaras dan penyelia latihan praktik. Borang B-LP1 i Borang pemilihan firma. Borang B-LP2 i Borang penilaian penyelia organisasi. Buku Log i Buku catatan aktiviti harian pelajar latihan praktik. LP i Pensyarah yang dilantik oleh Jabatan untuk menyelaras latihan praktik Penyelia LP i Pensyarah yang dilantik oleh Jabatan untuk menyelia latihan praktik pelajar. Lampiran L-LP2 i Lampiran L-LP4 i Format laporan latihan industri dalam organisasi. Sampel surat transmittal.

3 4.0 SINGKATAN Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Mukasurat : 3 daripada 7 LP i Latihan Praktik AJK LP i Ahli Jawatankuasa Latihan Praktik PTA i Pembantu Tadbir Akademik PTK i Pembantu Tadbir Kanan 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Buku Panduan Akademik FPPSM Buku Panduan Latihan Praktik Prosedur Kawalan Proses Pengajaran dan Pembelajaran Prosedur Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan Akhir Senarai Organisasi Contoh Resume 6.0 KETERANGAN PROSEDUR TINDAKAN 6.1 Sediakan senarai nama pelajar yang akan mengikuti latihan praktik yang terdiri daripada pelajar 3 SHA dan 3 SHP. 6.2 Kemukakan senarai nama pelajar yang akan mengikuti latihan praktik kepada penyelaras latihan praktik untuk tujuan semakan. 6.3 Tampal senarai organisasi yang boleh dihadiri oleh pelajar di papan kenyataan pelajar. TANGGUNGJAWAB PTA PTA

4 TINDAKAN Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Mukasurat : 4 daripada 7 TANGGUNGJAWAB 6.4 Beri taklimat pertama kepada pelajar. Pelajar SHA: pada minggu pertama semester satu. Pelajar SHP: pada minggu pertama semester dua. 6.5 Terima resume pelajar 3 hari selepas taklimat diberikan. Resume hendaklah mengandungi maklumat berikut : (a) (b) (c) butir peribadi pelajar latar belakang akademik kegiatan ko-kurikulum 6.6 Semak resume. Resume yang lengkap mesti disiapkan pada akhir minggu kedua semester satu (pelajar SHA) atau akhir minggu kedua semester dua (pelajar SHP). 6.7 Terima resume beserta borang B-LPl pada minggu ketiga. Bilangan resume bergantung kepada jumlah organisasi yang dipohon dan satu salinan diserahkan untuk simpanan. 6.8 Adakan mesyuarat AJK LP untuk membincangkan senarai organisasi mengikut pilihan pelajar berdasarkan borang B-LP1 dalam minggu keempat. 6.9 Hantar senarai organisasi kepada PTK bagi urusan menaip surat permohonan Semak surat permohonan bagi menentukan maklumat yang ditaip lengkap dan tepat. /PTK /PTK PTK/

5 TINDAKAN Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Mukasurat : 5 daripada 7 TANGGUNGJAWAB 6.11 Serahkan permohonan kepada PTK bagi urusan pengiriman Hantar surat pengesahan penerimaan kepada organisasi yang bersetuju menerima pelajar bagi tujuan latihan praktik. PTK Nota: Sekiranya pelajar gagal mendapat tempat untuk latihan praktik di sebarang organisasi yang dipohon, permohonan baru hendaklah dibuat semula mengikut para 6.9 hingga Adakan taklimat kedua bagi mengedarkan dokumen yang perlu ada semasa pelajar menjalani latihan praktik. Dokumen berkenaan terdiri daripada Penyelia/ (a) Borang penilaian penyelia organisasi (B- LP2) (b) Buku Log (c) Sampel surat transmittal (L-LP4) (d) Format laporan latihan industri dalam organisasi (L-LP2) (e) Buku Panduan Latihan Praktik 6.14 Adakan mesyuarat AJK LP bagi membincangkan persediaan lawatan dan penyeliaan latihan praktik. Mesyuarat juga akan mengagihkan pelajar mengikut penyelia dan kawasan penyeliaan Urus temu janji dengan organisasi bagi menetapkan tarikh dan masa lawatan. Penyelia

6 TINDAKAN Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Mukasurat : 6 daripada 7 TANGGUNGJAWAB 6.16 Buat lawatan penyeliaan di organisasi berkaitan. Penyelia Penyeliaan hendaklah dilakukan semasa pelajar menjalankan latihan praktik. Pelajar SHA: antara minggu ke 10 hingga minggu ke 15 selepas latihan praktik dimulakan. Pelajar SHP: antara minggu ke 7 hingga minggu ke 9 semester tiga Ambil tindakan pembetulan yang bersesuaian sekiranya Penyelia pelajar mempunyai masalah dengan organisasi semasa lawatan penyeliaan Terima Buku Log dan Laporan Latihan Praktik Penyelia serta borang B-LP2 selewat-lewatnya pada minggu pertama semester 2 (pelajar SHA) atau minggu ke 10 semester tiga (pelajar SHP) Semak item daripada pelajar dan organisasi untuk Penyelia menentukan maklumat berikut diterima dengan lengkap: (a) (b) (c) Buku Log Laporan Latihan Praktik Borang Penilaian Penyelia Organisasi Sekiranya item di atas tidak diterima dengan lengkap, hubungi organisasi atau pelajar untuk tindakan seterusnya Buat penilaian berdasarkan borang penilaian penyelia Penyelia organisasi (B-LP2), Buku Log, Laporan Latihan Praktik, dan penilaian penyelia pelajar untuk menentukan gred pelajar Serah gred pelajar kepada penyelaras LP. Penyelia

7 TINDAKAN Nama Dokumen : Prosedur Latihan Praktik Mukasurat : 7 daripada 7 TANGGUNGJAWAB 6.22 Kemukakan gred pelajar kepada PTA untuk urusan pemprosesan markah (Rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Markah Akhir) Lengkapkan borang P1, P2, P3 dan P4 bagi tujuan laporan gred latihan praktik pelajar Serah gred pelajar beserta borang P1, P2, P3 dan P4 kepada penyelaras markah. 7.0 CARTA ALIR Carta Alir Pengelolaan Latihan Praktik 8.0 DOKUMEN SOKONGAN Borang B-LP1 Borang B-LP2 Lampiran L-LP2 Lampiran L-LP4 9.0 REKOD KUALITI Rekod No. Rujukan Lokasi Buku Log Fail Penyelia Bilik Penyelia Laporan Latihan Praktik Fail Penyelia Bilik Penyelia Laporan Penilaian Penyelia Organisasi Fail Penyelia Bilik Penyelia Resume Fail Penyelia Bilik Penyelia Surat Permohonan UTM29/14.15/1/3 Bilik Fail

8 CARTA ALIRAN PROSEDUR PENGELOLAAN LATIHAN PRAKTIK MULA 6.1 Sediakan senarai nama pelajar yang akan mengikuti Latihan Praktik 6.2 Kemukakan senarai nama pelajar untuk semakan penyelaras LP 6.3 Tampal senarai organisasi yang boleh dipohon 6.4 Beri taklimat pertama kepada pelajar 6.5 Terima resume pelajar Tidak 6.6 Semak resume Tidak Ya 6.7 Terima resume pelajar beserta borang B-LP1 6.8 Adakan mesyuarat AJK LP bagi pemilihan organisasi 6.9 Hantar senarai organisasi bagi penaipan surat permohonan tempat LP Ya 6.10 Semak surat permohonan yang telah ditaip A

9 A 6.11 Serahkan surat permohonan pelajar bagi urusan pengiriman 6.12 Hantar surat pengesahan penerimaan kepada organisasi 6.13 Adakan taklimat kedua LP dan edarkan borang yang berkaitan 6.14 Adakan mesyuarat AJK LP bagi persediaan lawatan dan penyeliaan LP 6.15 Uruskan temu janji dengan organisasi 6.16 Buat lawatan penyeliaan ke organisasi berkaitan 6.17 Ambil tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah B

10 B 6.18 Terima Buku Log, Laporan LP dan Borang Penilaian Penyelia Hubungi organisasi/ pelajar Tidak 6.19 Semak sama ada bahan di para 6.18 diterima dengan lengkap Ya 6.20 Buat penilaian LP pelajar 6.21 Serah gred kepada penyelaras 6.22 Serah gred pelajar kepada PTA 6.23 Lengkapkan borang P1, P2, P3 dan P Serah gred pelajar beserta borang P1, P2, P3 dan P4 kepada penyelaras markah SELESAI

11