JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN

Transkripsi

1 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 1 daripada 10 PROSEDUR OPERASI Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR UNIT KETUA PENOLONG PENDAFTAR Diluluskan oleh : (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pendaftar Universiti Malaysia Perlis (SPK) MS ISO 90:25

2 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 2 daripada OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memberi garis panduan bagi membuat Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan serta proses pelantikan mereka yang terlibat untuk mengawasi perjalanan aktiviti peperiksaan. 2.0 SKOP Prosedur ini diterimapakai oleh Pengurusan UniMAP dan tenaga akademik di dalam membangunkan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan untuk peperiksaan akhir. (SPK) MS ISO 90:25

3 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 3 daripada SINGKATAN BPA : Bahagian Pengurusan Akademik PP UPP Penolong Pendaftar Unit Peperiksaan KP : Ketua Pengawas ICT : Pusat Komunikasi dan Teknologi Maklumat PP PPgn : Penolong Pendaftar Pusat Pengajian UniMAP : Universiti Malaysia Perlis PLV : Pegawai Latihan Vokasional DPA : Dekan Pengurusan Akademik 4.0 DEFINISI Ketua Pengawas : Ketua Kursus atau Pensyarah Kanan Kursus yang telah dilantik untuk menjadi Ketua Pengawas yang akan mengawasi sepanjang peperiksaan berjalan. Pengawas : Pensyarah atau Pegawai Akedemik yang telah dilantik untuk mengawasi sepanjang peperiksaan berjalan. TNC ( A& A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) (SPK) MS ISO 90:25

4 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 4 daripada DOKUMEN RUJUKAN Bil. Nama Dokumen Lokasi 5.1 ISO 90:25 eqdoc.unimap.edu.my 5.2 ISO 90:25 eqdoc.unimap.edu.my 5.3 Manual Sistem Pengurusan Kualiti eqdoc.unimap.edu.my MSPK-UniMAP-/ Buku Peraturan Akademik (Program Ijazah Sarjana Muda) Pejabat Pengurusan Akademik DS.PK.UniMAP.(O).27- (SPK) MS ISO 90:25

5 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 5 daripada INPUT PROSES 6.1 Pekeliling Peperiksaan Pekeliling Peperiksaan (UNIMAP/PEND/ 108/1/1) Pelaksanaan Peperiksaan Akhir Semester 6.2 Senarai penawaran kursus dan maklumat staf akademi yang terlibat bagi setiap kursus yang ditawarkan 6.3 Maklumat staf akademik yang bercuti semasa minggu peperiksaan 6.4 Jadual waktu muktamad peperiksaan akhir semester 6.5 Surat pelantikan Ketua Pengawas/Pengawas peperiksaan 6.6 Hebahan kepada staf akademik Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan (SPK) MS ISO 90:25

6 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 6 daripada TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan PP UPP BPA PTO UPP BPA 1. Mengeluarkan Pekeliling Peperiksaan (minggu ke-5) kepada Pusat Pengajian / Pusat /Institut untuk dapatkan senarai nama staf akademik yang terlibat dengan penawaran kursus dan bercuti semasa waktu peperiksaan sekiranya ada. 2. Menerima dan mengumpul maklumat daripada pusat pengajian. 3. Buat Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan berdasarkan jadual waktu muktamad peperiksaan akhir semester. PP UPP BPA 4. Menyemak Jadual Waktu Pengawas yang telah disediakan. PTO UPP BPA PP UPP BPA Pendaftar 5. Menyediakan surat pelantikan Ketua Pengawas/Pengawas peperiksaan yang ditandatangani oleh Pendaftar. 6. Minta pengesahan Pendaftar untuk membuat hebahan pelantikan Ketua Pengawas/Pengawas peperiksaan. 7. Menandatangani surat lantikan Ketua Pengawas/Pengawas dan memberi pengesahan untuk hebahan kepada Ketua Pengawas/Pengawas. PP BPA UPP 8. Meminta pihak ICT untuk membuat hebahan kepada Ketua Pengawas / Pengawas yang dilantik melalui post master atau Portal UniMAP. i. Surat lantikan ii. Tugas/ Tanggungjawab Ketua Pengawas iii. Jadual Waktu Pengawas PO UPP BPA 9. Merekod surat pelantikan Ketua Pengawas / Pengawas Peperiksaan di dalam fail. (SPK) MS ISO 90:25

7 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 7 daripada OUTPUT PROSES 8.1 Pengesahan Pendaftar untuk memberi pelantikan sebagai Ketua Pengawas/Pengawas 8.2 Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan 9.0 PENUNJUK PRESTASI Bil. Perkara Penunjuk Prestasi (Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos) 9.1 Pekeliling Peperiksaan (UNIMAP/PEND/ 108/1/1) Pelaksanaan Peperiksaan Akhir Semester dikeluarkan 2 bulan sebelum tarikh peperiksaan bermula. 9.2 Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaandikeluarkan 10 hari tempoh bekerja sebelum tarikh peperiksaan bermula (SPK) MS ISO 90:25

8 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 8 daripada RISIKO BERKAITAN 10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini: Risiko (Risk) Kelewatan maklumbalas daripada Pusat Pengajian maklumat staf akademik yang terlibat dengan penawaran kursus Kelewatan maklumbalas daripada Pusat Pengajian maklumat staf akademik yang bercuti semasa minggu peperiksaan Kesilapan maklumat daripada Pusat Pengajian berkenaan maklumat Ketua Kursus Tempoh masa untuk mendapatkan kelulusan pelantikan Ketua Pengawas/ Pengawas Kemungkinan (Likelihood) a Keterukan (Severity) b Penilaian Risiko a x b Aras Risiko Sederhana Sederhana Sederhana Sederhana Mitigasi (Mitigation) Mengeluarkan peringatan kepada Pusat Pengajian seminggu sebelum tarikh ajal seperti dalam Pekeliling Peperiksaan. Mengeluarkan peringatan kepada Pusat Pengajian seminggu sebelum tarikh ajal seperti dalam Pekeliling Peperiksaan. Pusat Pengajian perlu mengisi borang HEA- 15h Borang Pindaan Senarai Pemeriksa Kursus dan serahkan kepada Unit Peperiksaan Surat lantikan dan jadual waktu pengawas perlu disiapkan 2 minggu sebelum peperiksaan bermula. (SPK) MS ISO 90:25

9 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 9 daripada REKOD Bil. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 11.1 Surat Pekeliling Peperiksaan UNIMAP/PEND/108/1/1 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 tahun 11.2 Lampiran A - Senarai penawaran kursus UNIMAP/PEND/108/1/8 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 tahun 11.3 Surat Lantikan Ketua Pengawas/ Pengawas UNIMAP/PEND/108/1/7 1 Pejabat Am Unit Peperiksaan & Pengijazahan 5 tahun 12.0 LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 Carta Alir Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan. (SPK) MS ISO 90:25

10 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 10 daripada 10 CARTA ALIRAN PROSEDUR PENYEDIAAN LAMPIRAN 1 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PP UPP BPA 1. Keluarkan Pekeliling Peperiksaan UNIMAP/PEND/108/2/4 2. Menerima dan mengumpul maklumat daripada pusat pengajian UNIMAP/PEND/ 108/1/8 PTO UPP BPA PP UPP BPA Tidak Ya 3. Buat Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan 4. Menyemak Jadual Waktu Pengawas Jadual waktu pengawasan peperiksaan Jadual waktu pengawasan peperiksaan PTO UPP BPA 5. Menyediakan surat pelantikan Ketua Pengawas/Pengawas peperiksaan UNIMAP/PEND/ 108/1/7 1 PP UPP BPA 6. Minta pengesahan Pendaftar untuk membuat hebahan Pendaftar 7. Menandatangani surat lantikan Ketua Pengawas/ Pengawas Surat lantikan ICT 8. Buat hebahan kepada pelajar. Memo, PTO UPP BPA 9. Merekod surat pelantikan Ketua Pengawas / Pengawas Peperiksaan di dalam fail. UNIMAP/PEND/ 108/1/7 1 Tamat (SPK) MS ISO 90:25