MENGURUSKAN PERMOHONAN SPP DAN PEMBAHARUAN BAHAN DARIPADA UTeM KEPADA PERPUSTAKAAN LUAR

Transkripsi

1 MENGURUSKAN PERMOHONAN SPP DAN PEMBAHARUAN BAHAN DARIPADA UTeM KEPADA PERPUSTAKAAN LUAR Tugas Nama Tandatangan Tarikh Disedia Noraini binti Mohd Noor 21 JULAI 217 Dilulus Siti Saluwa binti Jamal 21 JULAI 217

2 UTeM(ISO)/SP/PP/PK8/F3 Semakan / 1/1 Nota: HELAIAN REKOD PINDAAN Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/217 2/217 Muka depan 1-14 Muka depan Perubahan keseluruhan dari versi MS ISO 91:28 bagi mematuhi keperluan MS ISO 91: /7/217 No. Salinan tidak digunapakai WP WP

3 1. OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN / / OBJEKTIF Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil semasa menguruskan permohonan pinjaman antara perpustakaan atau sistem pembekalan penerbitan untuk keperluan pengguna perpustakaan. 1.2 SKOP Prosedur kerja ini meliputi proses pinjaman dan pembaharuan pinjaman perpustakaan. antara 1.3 RUJUKAN Manual Prosedur Kerja (Seksyen Rujukan) Fail Sistem Pembekalan Penerbitan

4 / /14 2. Definisi 2.1 Sistem Pembekalan Penerbitan Sistem pembekalan penerbitan merupakan satu perkhidmatan yang berasaskan perkongsian maklumat bagi perpustakaan di Malaysia. Perkhidmatan ini membolehkan pelanggan meminjam bahan asal atau memperolehi bahan salinan yang tidak terdapat di Perpustakaan UTeM. Pelanggan yang layak mendapat perkhidmatan ini boleh memohon bahan yang diperlukan sama ada dari dalam atau luar negara. 2.2 Pinjaman Antara Perpustakaan Merupakan istilah yang sama dengan Sistem Pembekalan Penerbitan sebelum ianya diperkenalkan. Ianya merupakan satu proses di mana sesebuah perpustakaan memohon untuk meminjam bahan perpustakaan daripada atau membekalkan untuk dipinjamkan bahan perpustakaan kepada perpustakaan lain. 2.3 Bahan-bahan Penerbitan Ditafsirkan sebagai pengetahuan yang dirakamkan bagi kegunaan orang ramai. Ianya merangkumi apa jua bentuk bahan bercetak, grafik, audio, elektronik atau media lain, dikeluarkan bagi kegunaan awam, di mana maklumat ditulis, dirakam, disimpan, dipamerkan atau diterbitkan seperti buku, jurnal, surat khabar, laporan, risalah, filem, pita audio, video dan sebagainya. 2.4 Pemohon Terdiri daripada staf akademik, staf pengurusan/pentadbiran, pelajar, pembantu penyelidik dan pegawai penyelidik di UTeM. 2.5 Emel Merupakan alat komunikasi atas talian yang digunakan untuk proses permohonan dan penerimaan Sistem Pembekalan Penerbitan kepada atau daripada institusi/perpustakaan pembekal.

5 / /14 3. DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari PaP SPP PO UPP OPAC UTeM Pinjaman Antara Perpustakaan Sistem Pembekalan Penerbitan Pustakawan Unit Perkhidmatan Pelanggan Pembantu Pustakawan Kanan Unit Perkhidmatan Pelanggan Pembantu Pustakawan Unit Perkhidmatan Pelanggan Pembantu Operasi Unit Perkhidmatan Pelanggan Online Public Access Catalog Universiti Teknikal Malaysia Melaka 4. TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan permohonan SPP melalui borang atau emel dan pembaharuan bahan daripada UTeM kepada perpustakaan luar yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan.

6 5. CARTA ALIR PERPUSTAKAAN I. Proses Sistem Pembekalan Penerbitan Buku / / Mula 6.2 Terima Borang / Emel Permohonan SPP 6.4 Maklumkan kepada pemohon untuk lengkapkan semula borang/ emel Tidak lengkap 6.3 Semak 6.5 Semak Lengkap Bahan tidak boleh dipinjam 6.6 Maklumkan kepada pemohon dan permohonan tamat Bahan boleh dipinjam 6.7 Sediakan emel permohonan SPP 6.8 Emelkan permohonan SPP ke Institusi / Perpustakaan pembekal 6.1 Maklumkan status permohonan kepada pemohon Bahan tidak dapat dibekalkan 6.9 Tindakan susulan Memerlukan 6.11 Maklumbalas pemohon Bahan dapat dibekalkan Tidak memerlukan B A C

7 / /14 B A C 6.12 Terima bahan dan surat rasmi pinjaman 6.13 Failkan surat rasmi pinjaman 6.14 Maklumkan status bahan kepada pemohon 6.15 Hantar bahan dan Borang Kebenaran SPP ke Bahagian Sirkulasi 6.16 Pembaharuan bahan Ada 6.17 Buat permohonan Boleh 6.18 Maklumkan tarikh baru pemulangan bahan Tiada Tidak boleh 6.19 Maklumkan kepada pemohon 6.2 Terima bahan daripada pemohon 6.21 Sediakan surat pemulangan rasmi kepada Institusi/Perpustakaan pembekal 6.22 Bungkuskan bahan beserta surat rasmi pemulangan 6.23 Rekodkan bungkusan luar B A C

8 / /14 B A C Serahkan bungkusan ke Seksyen Pentadbiran Perpustakaan Rekodkan perangkaan SPP 6.26 Selesai

9 / /14 II. Proses Sistem Pembekalan Penerbitan Artikel 6.1 Mula 6.2 Terima Borang/ Permohonan Artikel Sistem Pembekalan Penerbitan 6.4 Maklumkan kepada pemohon untuk lengkapkan borang/emel Tidak lengkap 6.3 Semak Lengkap 6.5 Semak Artikel ada dalam langganan Maklumkan kepada pemohon dan permohonan tamat Artikel tiada dalam langganan 6.7 Semakan kewujudan Pangkalan Data/ Jurnal bercetak di Katalog Induk PERPUN 6.8 Kenalpasti Perpustakaan yang Pangkalan Data/ Jurnal bercetak 6.9 Emelkan permohonan ke perpustakaan pembekal 6.1 Terima artikel secara emel daripada perpustakaan pembekal 6.12 Maklumkan kepada perpustakaan pembekal Salah Semak Betul 6.13 Emelkan artikel kepada pemohon 6.14 Rekodkan perangkaan statistik 6.15 Selesai

10 / /14 6. PROSEDUR I. Proses Sistem Pembekalan Penerbitan Bagi Buku BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula 6.2 Terima borang atau emel permohonan Sistem Pembekalan Penerbitan daripada pemohon. 6.3 Semak maklumat dan kelayakan pemohon, maklumat bahan dan status bahan dalam koleksi perpustakaan berdasarkan: a) Nama b) No Matriks/Pekerja c) Emel d) No.Telefon e) Fakulti/Jabatan f) Alamat g) Tarikh bahan diperlukan h) Pengarang i) Judul (Buku/Artikel) j) Edisi k) Jilid l) m) Tempat terbit n) Tahun terbit o) Penerbit p) Kelayakan meminjam q) Status bahan dalam koleksi r) Sumber rujukan Jika maklumat pada borang yang diisi tidak lengkap, ikut langkah Jika maklumat pada borang yang diisi lengkap, ikut langkah 6.5

11 / / Maklumkan kepada pemohon untuk melengkapkan semula permohonan dan ikut langkah Semak ke dalam WebOPAC/pangkalan data perpustakaan/institusi yang mempunyai bahan yang diperlukan Jika bahan boleh dipinjam, ikut langkah Jika bahan berstatus rujukan atau tidak boleh dipinjam, ikut langkah Maklumkan kepada pemohon dan permohonan tamat 6.7 Sediakan emel permohonan Sistem Pembekalan Penerbitan beserta maklumat berikut: a) Pengarang b) Judul (Buku/Artikel) c) Edisi d) Tempat terbit e) Tahun terbit f) Penerbit 6.8 Emelkan permohonan Sistem Pembekalan Penerbitan kepada perpustakaan/institusi pembekal. 6.9 Ambil tindakan susulan dengan menghubungi perpustakaan/institusi pembekal untuk menyemak status permohonan melalui telefon atau e-mel Jika bahan tidak dapat dibekalkan oleh institusi/perpustakaan pembekal, ikut langkah 6.1. Bahan tidak dapat dibekalkan kerana: a) Telah Dipinjam. b) Tiada Dalam Koleksi. c) Telah ditempah oleh Pemohon Lain. d) Dalam proses baik pulih Jika bahan dapat dibekalkan oleh perpustakaan/institusi pembekal ikut langkah Maklumkan kepada pemohon mengenai status permohonan dan

12 / /14 ikut langkah Dapatkan maklum balas daripada pemohon Sekiranya pemohon masih memerlukan bahan, langkah Sekiranya pemohon sudah tidak memerlukan bahan maka permohonan diteruskan di langkah Terima bahan daripada perpustakaan/institusi pembekal berserta: a) Bahan pinjaman buku/artikel b) Surat rasmi pinjaman daripada perpustakaan pembekal (jika ada) c) Lain-lain dokumen yang dilampirkan (jika ada) 6.13 Failkan surat rasmi daripada institusi/perpustakaan pembekal 6.14 Maklumkan kepada pemohon mengenai bahan yang telah diterima melalui telefon atau e-mel Serahkan bahan dan borang kebenaran Sistem Pembekalan Penerbitan kepada Seksyen Sirkulasi untuk diambil pemohon.tempoh pinjaman adalah tertakluk kepada perpustakaan pembekal Permohonan pembaharuan tarikh pinjaman; Jika terdapat permohonan pembaharuan bahan pinjaman daripada Pemohon, ikut langkah Sekiranya tiada permohonan pembaharuan bahan pinjaman daripada pemohon, ikut langkah Maklumkan kepada perpustakaan/institusi pembekal mengenai pembaharuan tarikh pinjaman tersebut dengan menghubungi melalui telefon atau Jika bahan boleh diperbaharui, ikut langkah Jika bahan tidak boleh diperbaharui kerana telah ditempah oleh pemohon lain, ikut langkah 6.19.

13 / / Hubungi pemohon melalui telefon atau untuk memaklumkan tarikh baru pemulangan bahan Maklumkan kepada pemohon pembaharuan bahan tidak dapat dilakukan. 6.2 Terima bahan yang dipinjam daripada pemohon melalui Seksyen Sirkulasi selepas tamat tempoh pinjaman Sediakan surat rasmi pemulangan bahan kepada institusi/perpustakaan pembekal untuk pulangkan bahan Bungkus bahan, label dan tulis alamat perpustakaan/ institusi pembekal dan surat rasmi pemulangan Rekodkan bungkusan keluar. PO 6.24 Serahkan ke Seksyen Pentadbiran Perpustakaan untuk diserahkan kepada Pejabat Pendaftar Rekodkan ke dalam Statistik SPP. PO 6.26 Selesai.

14 / /14 6. PROSEDUR II. Proses Sistem Pembekalan Penerbitan Bagi Artikel BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Terima borang atau emel permohonan artikel Sistem Pembekalan Penerbitan daripada pemohon. 6.3 Semak maklumat pemohon dan artikel:- a) Nama b) No Matriks/Pekerja c) Emell d) No.Telefon e) Fakulti/Jabatan f) Judul (Artikel) g) Pengarang h) Jurnal i) Penerbit j) Tahun terbit k) Volume Jika maklumat permohonan tidak lengkap, ikut langkah Jika maklumat pada borang yang diisi lengkap, ikut langkah Maklumkan kepada pemohon untuk melengkapkan semula permohonan dan ikut langkah Semak judul artikel pada Pangkalan Data yang dilanggan Perpustakaan UTeM Jika ada dalam langganan, ikut langkah Jika tiada dalam langganan, ikut langkah Maklumkan kepada pemohon dan permohonan tamat.

15 / / Lakukan semakan kewujudan Pangkalan Data/ Jurnal bercetak di Katalog Induk PERPUN ( 6.8 Kenalpasti perpustakaan yang melanggan Pangkalan Data/ Jurnal bercetak tersebut. 6.9 Emelkan permohonan kepada perpustakaan pembekal beserta maklumat:- a) Judul (Artikel) b) Pengarang c) Jurnal d) Penerbit e) Tahun terbit f) Volume g) DOI (Digital Object Identifier) (jika ada). 6.1 Terima artikel secara emel daripada perpustakaan pembekal Lakukan semakan pada artikel yang diterima Jika salah, ikut langkah Jika betul, ikut langkah Maklumkan semula kepada perpustakaan pembekal dan ikut langkah Emelkan artikel kepada pemohon Rekodkan ke dalam Statistik SPP Selesai.

16 / /14 7. ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN Rujuk Lampiran I - Daftar Isu Luaran/ Dalaman 8. KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK -Lampiran II 9. RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran II - Daftar Analisa Risiko 1. DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Lokasi Borang Permohonan Sistem Pembekalan Penerbitan (SPP) Borang Kebenaran Sistem Pembekalan Penerbitan (SPP) P.UTeM(ISO)PK5 F1 5 UPP P.UTeM(ISO)PK5 F2 5 UPP Surat Pemulangan Buku Melalui Sistem Pembekalan Penerbitan UTeM.4.3/6-6/5.Jilid.4 5 UPP