HEP-PK-04 PENGINAPAN PELAJAR DI KAMSIS

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA HEP-PK-04 PENGINAPAN PELAJAR DI KAMSIS Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: FAZILAH BINTI M YUSOF KOL. BERSEKUTU(PA) HJ. TAJUDDIN BIN ABD RASHID K.M.N Pengurus Asrama Pengarah

2 Mukasurat 2/13 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA SKOP PROSES PELANGGAN PROSES PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR RISIKO PROSES KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR DEFINISI SINGKATAN SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA pegawai Pengambilan & Data... 8 pengurus... 8 Penyelia Asrama Kanan / Penyelia Asrama... 8 KW/WDN/AJK Pemilihan... 8 Pegawai Pengambilan & Data... 9 pengurus... 9 penyelia Asrama Kanan / Penyelia Asrama... 9 KW/WDN/AJK Pemilihan SIPOC DIAGRAM PROSES KERJA Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis Keputusan Rayuan Menduduki Kamsis Pendaftaran Masuk Pelajar Pendaftaran Keluar Pelajar REKOD LAMPIRAN PETUNJUK PRESTASI (PI)... 13

3 Mukasurat 3/13 1. OBJEKTIF PROSES KERJA Prosedur ini memberi garis panduan bagi mewujudkan satu sistem yang didokumentasikan tentang penginapan pelajar di Kolej Kediaman Pelajar atau lebih dikenali sebagai Kamsis. 2. SKOP PROSES Prosedur ini digunapakai ke atas sistem kualiti merangkumi sistem, proses dalam mengendalikan hal-hal berkaitan dengan penginapan pelajar di kamsis PSA sahaja. 3. PELANGGAN PROSES Semua pelajar PSA yang menginap di kamsis PSA Ibubapa kepada pelajar yang menginap di kamsis Agensi luar Staf PSA 4. PEMILIK PROSES (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Pengurus Diploma Komunikasi Berminat dalam Pernah Asrama Pengurusan berkesan bidang bertugas Kursus Pengurusan pengurusan dalam bidang Pengurusan bangunan dan aset pengurusan Pentadbiran Penyelia Kursus Penyelia Pengurusan Berminat dalam Pernah Asrama Asrama bangunan dan aset bidang bertugas Kanan Kursus Pentadbiran pengurusan dalam bidang Penyeliaan pengurusan Berkesan bangunan Penyelia Kursus Penyelia Pengurusan Berminat dalam Pernah Asrama Asrama bangunan dan aset bidang bertugas pengurusan dalam bidang

4 Mukasurat 4/13 pengurusan bangunan Ketua Kursus Ilmu kaunseling Bersedia Pernah Warden Pengurusan Asrama Kursus Akta 174 Komunikasi berkesan menjaga kebajikan pelajar kamsis bertugas sebagai waden Warden Kursus Ilmu kaunseling Bersedia Pernah Pengurusan Asrama Kursus Akta 174 Komunikasi berkesan menjaga kebajikan pelajar kamsis bertugas sebagai waden 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk KRITERIA 1. ISO 9001 : 2015 Komunikasi dengan pelanggan Harta hak milik pelanggan Identifikasi dan kemudahkesanan Pemuliharaan Peraturan dan perundangan (a) Perubahan dan kajian semula (e) 1. Peraturan Kamsis 2. Jadual Bertugas Warden 3. Nama Dan Telefon warden Data-data dan maklumat peribadi pelajar a. Nombor bilik pelajar b. Nama pelajar c. Nombor kad matrik pelajar d. Nombor Kad Pengenalan 1. Buku Panduan & Peraturan Am Pelajar Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia 2. Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta 174) Pindaan-Pindaannya -

5 Mukasurat 5/13 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Pengurus Asrama b. Penyelia Asrama Kanan c. Penyelia Asrama d. Ketua Warden e. Warden f. Pelajar Peralatan a. Alat tulis b. Borang Permohonan Menduduki Kamsis c. Borang Pendaftaran Masuk / Keluar Kamsis d. Komputer e. Kunci bilik Bahan a. - Keperluan lain a KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Penginapan pelajar di kamsis - Borang pendaftaran masuk pelajar tidak lengkap - Pelajar tidak melakukan proses check out - Memberikan penerangan sebelum borang diserahkan kepada pelajar - Menerangkan kepada pelajar tentang kesan dan akibat daripada tindakan tersebut TINDAK BALAS JIKA BERLAKU - Memulangkan kembali borang kepada pelajar yang berkenaan - Menyekat keputusan peperiksaan akhir pelajar sehingga proses berkenaan selesai

6 Mukasurat 6/13 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Borang tidak lengkap Senarai nama penghuni kamsis tidak lengkap TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Memulangkan kembali borang kepada pelajar yang berkenaan Terus mencatat nama penghuni yang berkenaan pada borang tersebut TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Memberikan penerangan sebelum borang diserahkan kepada pelajar Menyemak dan memastikan nama ditulis semasa proses pendaftaran pelajar 10. DEFINISI Terminologi & Definisi 1. Pengurus Asrama Pegawai yang dilantik oleh Bahagian Sumber Manusia, Kementerian Pendidikan Malaysia untuk mengurus dan mentadbir hal-hal yang berkaitan dengan kamsis 2. Penyelia Asrama Kanan Merupakan Ketua Penyelia Asrama yang menguruskan hal ehwal penginapan di kamsis dan pengurusan kamsis 3. Penyelia Asrama 4. Ketua Warden 5. Warden 6. AJK Pemilihan Mengawalselia hal-hal yang berkaitan dengan penginapan dan pengurusan kamsis Pegawai yang dilantik oleh Pengarah PSA untuk menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan kebajikan dan disiplin penghuni kamsis Kakitangan PSA yang telah dilantik oleh Pengarah PSA untuk menjalankan tugas berkaitan dengan hal ehwal penghuni kamsis. Ajk yang telah dilantik untuk memproses rayuan dan memilih pelajar lama menduduki kamsis

7 Mukasurat 7/ SINGKATAN 4.4 Singkatan Pengurus PK PA KW WDN Maksud Pengurus Asrama Penyelia Asrama Kanan Penyelia Asrama Ketua Warden Warden

8 Mukasurat 8/ SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PEGAWAI PENGAMBILAN & DATA PENGURUS PENYELIA ASRAMA KANAN / PENYELIA ASRAMA KW/WDN/AJK PEMILIHAN Pelajar Junior TAWARAN BILIK KEPADA PELAJAR MENDAPATKAN JUMLAH BILIK YANG DAPAT DIHUNI Pelajar Senior TERIMA PERMOHONAN RAYUAN MENDUDUKI KAMSIS IKLANKAN (HEP-PK-04 (L1)) SEMAK DAN LULUSKAN KEPUTUSAN RAYUAN MENDUDUKI KAMSIS PAPAR KEPUTUSAN RAYUAN / NOTIS PROSES PENDAFTARAN MASUK PELAJAR SEMAK SLIP PENDAFTARAN & SLIP BAYARAN MASUK ASRAMA SERAHKAN KUNCI BILIK KEPADA PELAJAR DAN LENGKAPKAN BORANG PENERIMAAN & PEMULANGAN KUNCI BILIK (HEP-PK-04 (L2)) SERAH BORANG MASUK / KELUAR KAMSIS KEPADA PELAJAR UNTUK DILENGKAPKAN DAN DIKEMBALIKAN (HEP-PK-04 (L3)) ISI BORANG SENARAI NAMA PENGHUNI KAMSIS (HEP-PK-04 (L4)) MEMBUAT STATISTIK PENGHUNI KAMSIS MEMANTAU KEBAJIKAN & DISIPLIN PENGHUNI KAMSIS

9 Mukasurat 9/13 PEGAWAI PENGAMBILAN & DATA PENGURUS PENYELIA ASRAMA KANAN / PENYELIA ASRAMA KW/WDN/AJK PEMILIHAN PROSES PENDAFTARAN KELUAR PELAJAR SEMAK & TANDATANGAN BORANG MASUK / KELUAR KAMSIS (HEP-PK-04 (L3)) TERIMA KUNCI DARIPADA PELAJAR SIMPAN KUNCI

10 Mukasurat 10/ SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN Pelajar Borang Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis Terima permohonan rayuan menduduki kamsis Keputusan rayuan Pelajar AJK Pemilihan Keputusan permohonan rayuan Papar keputusan rayuan Surat hebahan keputusan rayuan Pelajar Pegawai Pendaftaran & Data Surat Tawaran Pendaftaran masuk pelajar Penempatan Pelajar di Kamsis Pelajar Pelajar Borang Masuk / Keluar Kamsis Semak borang masuk / keluar kamsis Rekod Masuk / Keluar Kamsis Pelajar Pengurus / PK/PA Borang Senarai Nama Penghuni Kamsis Isi borang senarai nama penghuni kamsis Rekod Masuk / Keluar Kamsis Pelajar KW/WDN Buku Saman Memantau kebajikan dan disiplin pelajar Denda mengikut kesalahan yang dilakukan Pelajar Pengurus / PK/PA Borang Senarai Nama Penghuni Kamsis Serah kunci bilik kepada pelajar Kunci bilik Pelajar Pengurus Borang Senarai Nama Penghuni Kamsis Membuat statistik penghuni kamsis Laporan statistic penghuni kamsis JPP KJHEP BPENT

11 Mukasurat 11/ PROSES KERJA Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis T.JAWAB BIL TINDAKAN PK/PA 1 Mengenalpasti status bilik yang dapat dihuni oleh pelajar Pengurus /PK/PA 2 Mengiklankan tawaran menduduki asrama kepada pelajar senior di i. Laman web PSA ii. Papan Kenyataan di Pejabat Warden HEP-PK-04 (L1) Pengurus 3 i. Menerima Borang Permohonan Rayuan Menduduki Asrama daripada pelajar senior ii. Menyerahkan Borang permohonan tersebut kepada AJK Pemilihan Keputusan Rayuan Menduduki Kamsis T.JAWAB BIL TINDAKAN KW/AJK Pemilihan 4 i. Kenalpasti pelajar yang layak ii. Menyerahkan senarai yang layak kepada Pengurus Asrama Pengurus 5 Memaparkan keputusan rayuan di i. Laman web PSA ii. Papan Kenyataan di Pejabat Warden Pendaftaran Masuk Pelajar T.JAWAB BIL TINDAKAN PK / PA / KW / WDN Pengurus / PK / PA / KW / WDN 6 i. Semak Slip Pendaftaran Pelajar ii. Semak Slip Bayaran Yuran Asrama iii. Serahkan kunci bilik kepada pelajar dan lengkapkan Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik (HEP-PK-04(L2)) iv. Serahkan borang Masuk/Keluar Kamsis kepada pelajar untuk dilengkapkan dan dikembalikan (HEP-PK-04 (L3)) 7 Semak Borang Masuk/Keluar Kamsis (HEP-PK-04 (L3)) di mukasurat dua dan menandatangani pengesahan yang diterima pada waktu pejabat atau di luar waktu pejabat PA 8 Isi borang Senarai nama Penghuni Kamsis (HEP-PK-04 (L4)) Pengurus 9 Menyediakan statistik penghuni kamsis mengikut semester

12 Mukasurat 12/13 Pendaftaran Keluar Pelajar T.JAWAB BIL TINDAKAN PK / PA / WDN 10 i. Semak Borang Masuk/Keluar Kamsis (HEP-PK-04 (L3)) di mukasurat dua dan menandatangani pengesahan pelajar keluar kamsis yang diterima pada waktu pejabat atau di luar waktu pejabat. ii. Terima semula kunci dan pelajar menandatangani Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik (HEP-PK-04 (L2)) yang dipulangkan pada waktu pejabat atau di luar waktu pejabat PA 11 Simpan kunci di tempat simpanan kunci mengikut blok 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1. Borang Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis 2. Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik 1 tahun Pejabat Warden 1 tahun Pejabat Warden 3. Borang Masuk/Keluar Kamsis 1 tahun Pejabat Warden 4. Senarai Nama Penghuni Kamsis 1 tahun Pejabat Warden

13 Mukasurat 13/ LAMPIRAN BIL NAMA LAMPIRIAN RUJUKAN 1 Borang Permohonan Rayuan Menduduki Kamsis HEP-PK-04 (L1) 2 Borang Penerimaan & Pemulangan Kunci Bilik HEP-PK-04 (L2) 3 Borang Masuk / Keluar Kamsis HEP-PK-04 (L3) 4 Senarai Nama Penghuni Kamsis HEP-PK-04 (L4) 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Menyediakan 85% bilik di kamsis boleh dihuni oleh pelajar.

14 POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PERMOHONAN RAYUAN MENDUDUKI KAMSIS SESI / TAHUN : / (Diisi oleh pelajar) SILA TANDAKAN ATAU ISI KOTAK DIBAWAH ** PELAJAR BARU PELAJAR SENIOR PELAJAR LI GAMBAR Berukuran Pasport (1 keping) PELAJAR SENIOR : SEM 2, SEM 3 SEM 4 SEM 5 SEM 6 SEM 7 TEMPAT TINGGAL PELAJAR SEMASA MEMOHON : DI LUAR DI ASRAMA A. MAKLUMAT PELAJAR 1. NAMA PENUH PELAJAR : NO. MATRIK : NO. KP :.. 4. STATUS :.. 5. ALAMAT RUMAH : NO. H/P : NO. TEL WARIS/PENJAGA: JARAK RUMAH DARI POLITEKNIK :... KM. (Sila dapatkan maklumat tepat dalam Internet). 9. PENAJA PINJAMAN : JUMLAH : RM... B. MAKLUMAT KELUARGA 11. PEKERJAAN BAPA/PENJAGA * :... PENDAPATAN : RM PEKERJAAN IBU/ISTERI PENJAGA* :... PENDAPATAN : RM BILANGAN ADIK BERADIK TERMASUK PELAJAR (ANDA) BIL NAMA UMUR SEKOLAH/INSTITUSI BELAJAR/BEKERJA SILA NYATAKAN JIKA PEMOHON MEMPUNYAI MASALAH KESIHATAN YANG AGAK SERIUS / OKU (SILA SERTAKAN SURAT DOKTOR / KAD OKU) :... HEP-PK-04 (L1) P:

15 (ITEM NO. 15 DAN 16 HANYA DIISI OLEH PELAJAR SENIOR SAHAJA) 15. JAWATAN DI PSA/KAMSIS * : JPP / JPKK / RAPI / PUSAT SUKAN / PRS / WAKIL ARAS / TIADA Sila nyatakan : HPNM SEMESTER LEPAS :... TANDATANGAN PELAJAR NAMA : TARIKH :. (Untuk kegunaan pejabat) ULASAN AJK PEMILIHAN ULASAN : DISOKONG / TIDAK DISOKONG * ULASAN (SEKIRANYA PERLU) : TANDATANGAN DAN COP TARIKH : KELULUSAN KETUA WARDEN ADALAH DENGAN INI PERMOHONAN INI DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN * ULASAN : (SEKIRANYA PERLU)..... TANDATANGAN DAN COP TARIKH :. * Potong mana yang tidak berkenaan. HEP-PK-04 (L1) P:

16 POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH BORANG PENERIMAAN & PEMULANGAN KUNCI BILIK KAMSIS : AMAN / DAMAI / SENTOSA BLOK : 1 / 2 / 3 / 4 ARAS : 0 / 1 / 2 / 3 BIL NO. BILIK NAMA NO. MATRIK NO. KP TERIMA PULANG TARIKH T/T TARIKH T/T CATATAN HEP-PK-04 (L2) P:

17 POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH BORANG MASUK/KELUAR KAMSIS (Diisi oleh penghuni) GAMBAR Berukuran Paspot SESI NO. BILIK TARIKH MASUK :... :... :... A. BUTIRAN PENGHUNI (3 keping) 1. NAMA PENUH : NO.KAD PENGENALAN : NO. MATRIK : KURSUS:. 5. SEMESTER : 6. JABATAN : JANTINA : BANGSA :.. 9. AGAMA : NO. TEL. BIMBIT PELAJAR :. 11. NO TEL. WARIS/PENJAGA : ALAMAT RUMAH : B. BUTIRAN KELUARGA. 13. NAMA WARIS /KELUARGA TERDEKAT : 14. HUBUNGAN : ALAMAT: NO.TEL. RUMAH :. 17. NO.TEL BIMBIT :. (NOMBOR TELEFON YANG DAPAT DIHUBUNGI SEMASA KECEMASAN) PERAKUAN PENGHUNI SAYA MENGAKU BAHAWA SEMUA KETERANGAN YANG DIBERIKAN ADALAH BENAR. SEKIAN, TERIMA KASIH... (TANDATANGAN PENGHUNI ) Tarikh :. HEP-PK-04 (L3) P:

18 SENARAI SEMAKAN PERALATAN BILIK KAMSIS (MASUK /KELUAR) BIL PERKARA MASUK KELUAR CATATAN ADA TIADA ADA TIADA 1. KUNCI BILIK 2. TILAM 3. KERUSI BELAJAR 4. KATIL KAYU 5. KATIL BESI 6. ALMARI 7. RAK BUKU 8. KIPAS DINDING 9. LANGSIR 10. KIPAS SILING 11. TOMBOL KUNCI 12. LAMPU BELAJAR 1. Sila (/) jika ada. 2. Sila (X) jika tiada. TANDATANGAN PENGHUNI KETIKA MASUK :. TARIKH :... TANDATANGAN PENGHUNI KETIKA KELUAR :. TARIKH :... PENGESAHAN MASUK KE KAMSIS..... Tarikh :. (T.TANGAN PENYELIA ASRAMA/WARDEN) Nama dan cop PENGESAHAN KELUAR KAMSIS Disahkan bahawa :... No.Matrik :... Bilik no.. telah keluar dari Kamsis ini, jam :. pada :. Kunci bilik di serah : Ya Tidak Ulasan tindakan jika perlu. Tarikh :. (T.TANGAN PENYELIA ASRAMA/ WARDEN) Nama dan cop HEP-PK-04 (L3) P:

19 POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH SENARAI NAMA PENGHUNI KAMSIS SESI : TAHUN : KAMSIS : AMAN / DAMAI / SENTOSA BLOK : 1 / 2 / 3 / 4 ARAS : 0 / 1 / 2 / 3 BIL NO. BILIK NAMA NO. MATRIK CATATAN HEP-PK-04(L4) P: