DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara Pengurusan JWKA program pengajian prasiswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi perancangan, penyediaan, pengemaskinian, penyebaran, pelaksanaan dan pemantauan penggunaan JWKA bagi semua program pengajian prasiswazah yang ditawarkan untuk setiap semester pengajian kecuali Program Doktor Perubatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Kalendar Akademik Sesi Pengajian Berkaitan - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Buku Panduan Pengajian Prasiswazah - Skema Program Pengajian Manual Pengguna SMP Modul JWKA - Petikan Minit Senat Berkaitan - Manual Pengguna SMP Modul Bank Kursus - Senarai Kursus Universiti/Kursus Sumbangan/Kursus Gunasama) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD Fakulti idec JT : Bahagian Akademik : Semua fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Juruteknik

2 Halaman: 2/10 JWKA JWP Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Ketua J KPPP P Program Prasiswazah J (P/O) (P/O) J J M SMP TDA TNC(A&A) 5.0 TANGGUNGJAWAB : Jadual Waktu Kuliah dan Amali : Jadual Waktu Peperiksaan : Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Penolong Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Semua program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Pegawai Tadbir J : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) J : Pusat : Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik : Sistem Maklumat Pelajar : Timbalan Dekan Akademik : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TNC (A&A), Ketua J dan KPPP bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Jadual Waktu Kuliah dan Amali ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR MULA 7.1 Sedia Jadual Kerja Adakan Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Sediakan Draf JWKA Terima Draf JWKA Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA /JWP Pengesahan JWKA dan JWP Muat Naik JWKA Adakan Taklimat Pemantauan Pelaksanaan JWKA Laksana Pemantauan JWKA 7.10 TAMAT 7.11

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Sedia Jadual Kerja Sediakan jadual kerja dua (2) minggu sebelum Semester bermula bagi merancang dan menyediakan JWKA semester berikutnya Edarkan Jadual Kerja kepada Fakulti. 7.3 Adakan Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Sediakan dan edar surat kepada Fakulti untuk Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Adakan Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP pada minggu ketiga (3) semester Sediakan perkara berikut untuk di bawa ke Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP: Cetak JWKA Semester lepas (sesi berkaitan) sebagai panduan penyediaan JWKA mengikut fakulti berkenaan (termasuk kursus Universiti/ kursus gunasama yang ditawarkan oleh fakulti lain). (Rujuk : Manual Pengguna SMP - Modul JWKA). J Cetak JWKA sesi berkaitan bagi semua fakulti. (Rujuk : Manual Pengguna SMP - Modul JWKA). 7.4 Sediakan Draf JWKA Semak contoh JWKA dan sediakan Draf untuk diedarkan ke Jabatan bagi tujuan pengesahan. J

5 Halaman: 5/ Sediakan dan edar draf JWKA ke Jabatan pada minggu keempat (4) bagi penyelarasan peringkat Jabatan. J Buat pengesahan bagi penawaran kursus pada minggu kelima (5) Adakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA peringkat fakulti pada minggu keenam (6) bagi pengesahan JWKA yang telah dilengkapkan Buat pemantauan status JWKA peringkat fakulti pada minggu keenam (6). Dapatkan status penyediaan JWKA di peringkat fakulti Masukkan data JWKA dalam SMP selewat-lewatnya pada akhir minggu ketujuh (7) (Rujuk Manual Pengguna SMP Modul JWKA) Cetak dan semak draf JWKA yang lengkap (kod/ kredit kursus, nama kursus, program/ klasifikasi/ kuota calon, kuliah/ amali (hari, masa, tempat dan kumpulan) dan penyelaras/pengajar. (Rujuk Manual Pengguna SMP Modul JWKA) Sahkan draf JWKA yang lengkap dan hantar ke AKD pada minggu kelapan (8). KJ/TDA TDA/ J J J TDA/ KJ 7.5 Terima Draf JWKA Sediakan surat kepada fakulti untuk menghantar draf JWKA pada minggu ketujuh (7) Terima draf JWKA dan lengkapkan Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD) Semak dan masukkan lokasi kuliah dan amali ke data JWKA pada minggu ke lapan (9) secara online. (P/O) / (P/O) J

6 Halaman: 6/ Laksanakan Mesyuarat Penyelarasan JWKA / JWP Edar surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA dan JWP kepada Ketua J selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8) semester semasa Cetak JWKA mengikut J dan bentangkan dalam mesyuarat Penyelarasan JWKA/JWP untuk pengesahan pada minggu kesepuluh (10) Maklumkan pindaan/ tambahan pada JWKA (jika ada) 7.7 Pengesahan JWKA dan JWP Buat semakan pada JWKA yang telah dibuat pindaan semasa Mesyuarat Penyelarasan Buat pengesahan pada JWKA yang telah lengkap. 7.8 Muat Naik JWKA Muat naik JWKA ke laman web AKD selewat-lewatnya minggu kesebelas (11) semester berkenaan untuk makluman kepada pensyarah dan pelajar Maklumkan kepada pihak fakulti untuk mencetak JWKA yang telah lengkap mulai minggu ke sebelas (11). / (P/O) J KPPP / J Jika terdapat perubahan JWKA, pindaan hendaklah mendapat kelulusan dengan alasan yang munasabah. TDA 7.9 Adakan Taklimat Pemantauan Pelaksanaan JWKA Keluarkan surat panggilan taklimat kepada semua Penolong Pendaftar J dan Juruteknik Bahagian Akademik selewat-lewatnya seminggu sebelum semester bermula.

7 Adakan taklimat pemantauan pelaksanaan JWKA seminggu sebelum semester bermula. Halaman: 7/ Laksana Pemantauan JWKA 7.11 Tamat Laksanakan pemantauan JWKA untuk tempoh dua (2) minggu pertama semester bermula Laksanakan pemantauan JWKA mengikut zon Dewan Kuliah seliaan AKD dan J Masukkan maklumat Pemantauan Jadual Waktu Kuliah dan Amali dalam SMP. (Rujuk : Manual Pengguna SMP : Modul JWP) Sahkan pemantauan JWKA secara rawak mengikut Zon Dewan Kuliah seliaan AKD dan dewan kuliah di fakulti Buat laporan analisis pemantauan dan bentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan, Bahagian Akademik Buat edaran analisis pemantauan kepada semua Fakulti. / J /(P/O)/ JT/ J /(P/O)/ JT/ J

8 Halaman: 8/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-6/1/2 JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER Jadual kerja Surat ke fakulti mengenai Jadual Kerja Surat Makluman Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Senarai Kehadiran Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Minit Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Surat Pemantauan Status JWKA dan Laporan Status penyediaan JWKA Surat hantar Draf JWKA Log Terima Draf Jadual Waktu Kuliah dan Amali / Jadual Waktu Peperiksaan (PU/PS/LG03/JAD) Surat terima Draf JWKA dari J Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA/ JWP kepada Ketua J Minit Mesyuarat Penyelarasan JWKA JWKA yang telah lengkap dan telah disahkan Surat / Memo dari J yang memerlukan Tempat Kuliah/ Amali Surat Makluman mencetak JWKA yang telah lengkap Surat/ Memo pembetulan/ perubahan JWKA (Jika ada) Borang Muatnaik JWKA ke dalam Laman Web Surat Panggilan Taklimat Pemantauan JWKA Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod (AKD) 5 Tahun Kuasa Melupus KPPP

9 Halaman: 9/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Senarai Kehadiran Taklimat Pemantauan JWKA Jadual Pemantauan JWKA Laporan Pemantauan Pelaksanaan JWKA Minit Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik yang Berkaitan Surat laporan analisis pemantauan JWKA kepada J Surat-surat berkaitan 2. UPM/(J)/600-6/1/2 JADUAL WAKTU KULIAH & AMALI SEMESTER Surat edaran dan Jadual kerja Salinan Surat Makluman Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Salinan Minit Mesyuarat Penyediaan JWKA/JWP Surat/memo edaran draf JWKA JWKA yang telah disahkan oleh Jabatan Surat / memo panggilan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti Minit/ Catatan Mesyurat Penyelarasan peringkat Fakulti Draf JWKA yang telah lengkap dan telah disahkan Salinan Surat hantar Draf JWKA Salinan Surat panggilan Mesyuarat Penyelarasan JWKA/ JWP kepada Ketua J Salinan Minit Mesyuarat Penyelarasan JWKA Surat Makluman dari Bahagian Akademik untuk mencetak JWKA yang telah lengkap Salinan Surat panggilan Taklimat Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) J Pusat Dokumen dan Rekod (J) 3 Tahun Kuasa Melupus Ketua J

10 Halaman: 10/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod pemantauan JWKA Surat ke Bahagian Akademik mengenai laporan pemantauan JWKA di Fakulti Salinan Surat laporan analisis pemantauan JWKA beserta laporan. Surat-surat berkaitan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD / / /2012 Mengumpul dan Memfail Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Akademik 5/2011 Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas) Menyelenggara Disedia dan Disemak Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas) Tempat dan Tempoh Simpanan Dilulus/ Diluluskan Semula Kuasa Melupus Tarikh Kuatkuasa TNCAA WP 03/01/2011 TNCAA WP 12/09/2011 TNCAA WP 09/05/2012 TNCAA WP 14/08/2012