PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P004

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara pendaftaran kursus pelajar program prasiswazah UPM. Prosedur ini merangkumi aktiviti penyediaan pendaftaran, pengecualian kursus, tambah kursus, gugur kursus, tukar program, tangguh pengajian, tarik diri dan gugur nama tidak termasuk program yang ditawarkan di Kampus UPMKB, Program Jarak Jauh dan Program Eksekutif. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems-Requirements - Manual Pengguna SMP Modul Pendaftaran - Jadual Waktu Kuliah Semester - Kalendar Akademik - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD Alasan Munasabah Fakulti idec JWKA Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) : Bahagian Akademik : Kewangan, keluarga, kesihatan, pertukaran universiti. : Semua Fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Jadual Waktu Kuliah/Amali : Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

2 Halaman: 2/15 Ketua PTJ KPPP PA Pendaftaran Sempurna PK PPTM PT PT (P/O) PT (P/O) PTJ PT PTJ PTM PTM PTJ SMP TDA TNC (A & A) TNC (A&A) TWP WP : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Penasihat Akademik : program Prasiswazah dan Asasi Sains Pertanian : Memenuhi syarat pendaftaran dan tidak membuat sebarang perubahan : Pengurus Kolej : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTJ : Pegawai Tadbir Fakulti : Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik : Pegawai Teknologi Maklumat PTJ : Sistem Maklumat : Timbalan Dekan (Akademik) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan prosedur Pendaftaran Kursus ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR MULA 7.1 Persediaan Pendaftaran Kursus 7.2 Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus 7.3 Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus 7.4 Kenalpasti Status? 7.5 Baharu 7.6 Lama 7.9 Daftar Kursus 7.7 Pilih Kursus 7.10 Pengecualian 7.8 Daftar Kursus Semak Pendaftaran Hantar Peringatan 7.19 Mohon Tukar Major &Minor? Tambah/ Gugur Kursus? Mohon Tukar Program? Pengecualian Proses Pengecualian Daftar Kursus Lewat 7.20 Tangguh/ Tarik Diri 7.21 Gugur Nama Terima Rayuan Proses Tambah/Gugur Kursus 7.18 Lulus Daftar Semester Depan TAMAT 7.26

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Persediaan Pendaftaran Kursus Sediakan Notis Pendaftaran Kursus untuk semester hadapan pada minggu kesepuluh (10) berpandukan Kalendar Akademik. Notis mengandungi maklumat berikut: PT/ Tarikh mula dan tamat pendaftaran Tempat dan masa Syarat pendaftaran Edar notis ke fakulti dan Kolej Kediaman pada minggu kesepuluh (10) untuk dipamerkan di Fakulti/Kolej Pamerkan notis pendaftaran kursus pada papan kenyataan di fakulti, di kolej dan di dewan kuliah bawah seliaan AKD selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh pendaftaran Muat naik notis pendaftaran kursus dalam laman web pada minggu kesebelas (11) Sediakan kemudahan komputer bagi proses pendaftaran kursus secara dalam talian Pastikan semua pelajar mempunyai Penasihat Akademik (Rujuk : Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik (PU/PS/GP003) PT/ PT/PT PTJ/PK PT/PTM PTMF Ketua PTJ

5 Halaman: 5/ Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus Minta idec laksanakan uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10) semester sebelum bagi memastikan sistem boleh mengesan perkara berikut: PT/PTM/PPTM/ Pertindihan jadual waktu Bilangan pelajar yang boleh mendaftar berdasarkan kuota Program pengajian pelajar Klasifikasi pelajar Major/minor Prasyarat kursus Pengesahan pendaftaran oleh Penasihat Akademik Dapatkan maklumat status uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian daripada idec selewat-lewatnya tiga hari bekerja daripada tarikh surat permohonan minggu kesebelas (11) semester sebelum. (Rujuk : Borang Pengesahan Uji Lari Modul Pendaftaran (PU/PS/BR07/DAF)) PT/PTM Jika ujian berjaya, ikut langkah Jika ujian tidak berjaya, buat tindakan pembetulan. Ikut langkah Minta idec buat tindakan pembetulan untuk memastikan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian dapat digunakan dengan sempurna pada hari pendaftaran. PT/PTM

6 Halaman: 6/ Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Modul Aktiviti pada hari pertama minggu kedua belas (12) hingga keempat belas (14) semester sebelum Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik sehari selepas Mesyuarat Senat Pertama pengesahan keputusan peperiksaan untuk tempoh dua (2) minggu Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik pada minggu pertama hingga minggu kedua (2) semester berkenaan bermula. 7.5 Kenalpasti Status? Sekiranya pelajar baharu, ikut langkah Sekiranya pelajar lama, ikut langkah 7.9 PT PT PT PT/PT(O) PT/PT(O) 7.6 Baharu baharu dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu suai kenal hingga hari terakhir minggu kedua (2) semester tanpa bayaran denda atau mengikut tarikh Surat Tawaran dan tempoh pendaftaran yang ditetapkan. /PA

7 Halaman: 7/ Daftar Kursus Semak pendaftaran kursus yang telah dipakejkan dalam SMP berbincang dengan PA untuk mendapat nasihat dan pengesahan mengenai kursus yang diambil Jika melebihi 18 jam kredit, dapatkan kelulusan Dekan Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar pada hari pertama semester bermula. (Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Perkara 17 (a)) Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau menyerahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewatlewatnya tiga (3) hari berkerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Perkara 17 (b)). / PTJ /PA /PA PTJ PTJ 7.8 Pengecualian? Jika ya, ikut langkah / PTJ Jika tidak, ikut langkah Lama lama dibenarkan membuat pendaftaran kursus mulai hari pertama minggu kedua belas (12) hingga hari terakhir minggu keempat belas (14) semester sebelum Pendaftaran kursus juga dibuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan Peperiksaan Akhir diumumkan Pendaftaran kursus lewat (pelajar yang tidak membuat

8 Halaman: 8/ Pilih Kursus pendaftaran dalam tempoh yang telah ditetapkan) boleh membuat pendaftaran kursus sepanjang dua (2) minggu pertama semester bermula Semak JWKA dalam laman web AKD sebagai panduan pendaftaran kursus Pantau dan bimbing pelajar buat pendaftaran jika perlu. PA 7.11 Daftar Kursus Beri kebenaran mendaftar secara dalam talian Daftar melalui e-smp pelajar Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada pelajar pada hari pertama (1) semester bermula Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau serahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewatlewatnya tiga (3) hari bekerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Cetak slip Pendaftaran yang terkini Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Seksyen 17 B) PA PTJ PTJ 7.12 Semak Pendaftaran Cetak senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus dari SMP (hari pertama (1) selepas minggu peperiksaan akhir semester) Semak senarai pelajar yang belum mendaftar kursus berdasarkan perkara berikut: PPT/ Status pelajar (pelajar aktif dan tangguh pengajian)

9 Halaman: 9/ Senarai pelajar gred kursus tidak lengkap (TLK), Latihan Industri dan Latihan Praktikum Status pelajar bergraduat Edar senarai nama pelajar yang tidak mendaftar kepada fakulti pada hari pertama (1) dan dua (2) minggu selepas peperiksaan akhir semester untuk fakulti mengesan dan menghubungi pelajar yang tidak mendaftar kursus Dapatkan maklum balas fakulti status setiap pelajar yang tidak mendaftar kursus dalam tempoh seminggu (1) daripada tarikh surat diedar. PT/ TDA/ Jika pelajar mendaftar, ikut langkah Jika pelajar tidak mendaftar, ikut langkah Mohon Tukar Major/ Minor Permohonan pertukaran major/ minor dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja Pertukaran Major & Minor (UPM/PU/PS/AK032)) Jika, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Mohon Tukar Program Permohonan Tukar Program dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja Bertukar Program (UPM/PU/PS/AK014)) Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah 7.17

10 Halaman: 10/ Pengecualian Jika perlu pengecualian, ikut langkah Jika tidak perlu pengecualian, ikut langkah Proses Pengecualian Untuk pengecualian kursus, (Rujuk : Arahan Kerja Pengecualian Kursus Pengajian(UPM/PU/PS/AK015)) / PTJ 7.17 Tambah/Gugur Kursus? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Proses Tambah Gugur Kursus Jika ada Tambah/ Gugur Kursus, daftar dalam SMP. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B Pendaftaran, akan dirujuk untuk proses pendaftaran atau perubahan pendaftaran (tambah dan gugur kursus) Hantar Peringatan Dapatkan senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus melalui SMP-AKD Modul Pendaftaran Kursus Hantar surat peringatan kepada pelajar yang dikesan tidak membuat pendaftaran kursus empat (4) minggu selepas peperiksaan akhir semester. KPPP 7.20 Daftar Kursus Lewat daftar kursus lewat pada minggu pertama (1) dan kedua (2) semester. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B Perenggan Jika ya, ikut langkah 7.18

11 Halaman: 11/ Jika tidak, ikut langkah Penangguhan Pengajian/Tarik Diri? Jika ya, (Rujuk : Arahan Kerja Penangguhan Pengajian (UPM/PU/PS/AK016)/ Arahan Kerja Menarik Diri (Berhenti) (UPM/PU/PS/AK017)), ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Gugur Nama Gugur nama pelajar yang tidak mendaftar kursus dari daftar pelajar aktif dalam SMP - Modul Pendaftaran Hantar Surat Gugur Nama kepada pelajar dan salinan kepada Dekan, Bendahari, Penaja, Pustakawan dan Timbalan Pendaftar Bahagian Hal Ehwal selewatlewatnya pada minggu keempat (4) semester berkenaan Terima Rayuan Terima surat dari pelajar yang digugurkan nama untuk rayuan meneruskan pengajian dari minggu keempat (4) hingga sehari (1) bekerja sebelum semester dibuka Lulus? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Buat keputusan permohonan rayuan pelajar meneruskan pengajian dan ikut langkah berikut: Jika lulus, pelajar perlu membayar denda dan mendaftar pada semester berikutnya. Ikut langkah KPPP

12 Halaman: 12/ Jika tidak diluluskan, pelajar kekal digugurkan dari daftar pelajar dan dimaklumkan kepada pelajar. Ikut langkah Daftar Semester Depan Keluarkan surat kepada pelajar untuk mendaftar pada hari pertama (1) semester berikutnya. KPPP 7.26 Tamat

13 Halaman: 13/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UPM/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER Surat Notis Pendaftaran Memo muat naik notis Pendaftaran Kursus ke laman web Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar Surat kepada PTM(IDEC) berkaitan uji lari Modul Pendaftaran Kursus Borang Pengesahan Status Ujilari Modul Pendaftaran Kursus Surat maklum balas daripada PTM(IDEC) berkaitan status uji lari Modul Pendaftaran Kursus Pengesahan skrin pengaktifan Pendaftaran Kursus masalah Pendaftaran Kursus oleh pelajar Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus Semakan oleh berkaitan pendaftaran kursus pelajar Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada) Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus Surat peringatan kepada pelajar tidak mendaftar kursus Catatan penyelesaian masalah semasa pendaftaran (Buku Log) Senarai pelajar yang belum buat pendaftaran kursus lewat Pengesahan senarai pelajar yang Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Bilik Fail AKD 5 Tahun Kuasa Melupus Pendaftar Rincih

14 Halaman: 14/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod akan di gugur nama Surat gugur nama kepada pelajar Surat rayuan pelajar yang ingin menyambung semula pengajian Surat jawapan rayuan sambung pengajian Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 2. UPM/(PTJ)/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER Surat Notis Pendaftaran Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada) Surat gugur nama kepada pelajar Surat jawapan rayuan sambung pengajian SMP-Modul Pendaftaran Kursus 3. UPM/(iDEC)/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER Surat kepada PTM(IDEC) berkaitan uji lari Modul Pendaftaran Kursus Borang Pengesahan Status Ujilari Modul Pendaftaran Kursus Surat maklum balas daripada PTM(IDEC) berkaitan status uji lari Modul Pendaftaran Kursus Pengesahan skrin pengaktifan Pendaftaran Kursus PT (P/O) PTJ PT (PTJ) Bilik Fail PTJ 5 Tahun PT (P/O) idec PT (PTJ) Bilik Fail idec 5 Tahun Pendaftar Rincih Pendaftar Rincih

15 Halaman: 15/15 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. UPM/PTJ/600-3/1/4 PANDUAN PENASIHAT AKADEMIK Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus SMP-Modul Penasihatan Akademik 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011