BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN. A. Deskripsi Objek Penelitian. cabang dari PT. Sarana Bandar Nasional. PT. Sarana Bandar Nasional sendiri

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Objek Penelitian 1. Sejarah PT Sarana Bandar Nasional PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok adalah perusahaan cabang dari PT. Sarana Bandar Nasional. PT. Sarana Bandar Nasional sendiri merupakan anak perusahaan PT. Pelayaran Nasional Indonesia (PELNI) yang bergerak dalam bidang usaha bongkar muat, yang didirikan pada tanggal 31 Mei 1986 sebagai tindak lanjut Instruksi Presiden Nomor 4 tahun 1985 dan jaringan usaha pada saat ini telah meliputi 58 cabang, tersebar di seluruh wilayah Nusantara dari Sabang sampai Merauke yang berkantor pusat di Jakarta. Kegiatan utama perusahaan menjadi tulang punggung dalam menangani kegiatan jasa penunjang transportasi angkatan laut nasional untuk memperlancar distribusi arus barang yang meliputi kegiatan stevedoring, cargodoring, receiving atau delivery. Pada tahun 1988 perusahaan melakukan pengembangan usaha jasa Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) atau Forwarding. Operasional dan jaringan usaha pada saat ini meliputi 58 cabang yang tersebar seluruh wilayah Nusantara dari Sabang sampai Merauke yang berkantor pusat di Jakarta. Awal tahun 2005 perusahaan melakukan kerjasama dengan PT. Pelabuhan Indonesia II cabang Tanjung Priok dalam pengoperasian Terminal K yang memiliki fasilitas dermaga sepanjang m 2, gudang seluas 16,965 m 2 dan lapangan seluas 11,546 m 2 untuk jangka waktu lima tahun.

2 Usaha jasa bongkar muat barang dari atau ke kapal serta jasa ekspedisi muatan kapal laut dilakukan untuk melayani kapal-kapal PT. Pelni, kapal-kapal keagenan dan kapal pihak ketiga, sedangkan jasa EMKL diprioritaskan untuk muatan general cargo dan container antar pulau yang diangkut kapal penumpang dan ro-ro PT. Pelni serta kapal-kapal milik perusahaan lain. Aktivitas kegiatan jasa bongkar muat dan jasa EMKL tersebut sejalan dengan visi perusahaan menjadi total logistic company yang unggul dan terkemuka di bidang angkutan laut interinsuler dan misi perusahaan dalam memberikan pelayanan yang kompetitif di bidang usaha bongkar muat dan EMKL untuk kapal-kapal perusahaan induk dan kapal-kapal lainnya serta mendukung kinerja pelabuhan dalam kelancaran arus muatan angkutan laut. Produktivitas bongkar muat dan EMKL yan terdiri dari barang-barang general cargo, container, barang berharga milik Bank Indonesia, kendaraan, motor dan curah mencapai 7.6 juta T/m 3. Dalam perjalanan operasional bisnisnya, PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok didukung oleh personil yang berkualifikasi, berpengalaman dan profesional dalam bidangnya. Selain itu, untuk mempercepat pelayanan jasa bongkar muat kapal yang efisien, aman dan lancar perusahaan dilengkapi pula dengan berbagai peralatan dan fasilitas bongkar muat yang baik. PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok juga menggunakan sistem yang berbasis pada pengelolaan mutu dengan tujuan untuk menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan perundangan serta peraturan teknis yang berlaku sehingga kepuasan pelanggan meningkat termasuk adanya

3 proses perbaikan berkelanjutan dari sistemnya. Untuk mengantisipasi persaingan pelayanan kepelabuhan dalam era perdagangan bebas serta menyadari akan tuntutan pelanggan yang terus meningkat, PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok merasa sangat berkepentingan untuk mengembangkan dan menerapkan sistem mutu ISO 9001:2008 agar jasa yang diberikan dapat memuaskan bahkan melebihi keinginan pelanggan serta memenuhi ketentuan atau persyaratan nasional maupun Internasional yang terbaru. 2. Visi Perusahaan Menjadi Total Logistic Company yang unggul dan terkemuka di bidang angkutan laut interinsuler. 3. Misi Perusahaan 1. Memberikan pelayanan yang kompetitif di bidang usaha logistik untuk kapalkapal perushaan induk serta kapal-kapal lainnya. 2. Mendukung kinerja pelabuhan untuk kelancaran arus barang. 3. Memberikan kontribusi yang optimal bagi pemegang saham, negara, karyawan dan lingkungan. 4. Meningkatkan nilai perusahaan yang dibangun melalui kreativitas, inovasi dan kompetensi sumber daya manusia. 4. Struktur Organisasi Uraian pekerjaan (job description) untuk seluruh personil yang mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu, dikembangkan dan diimplementasikan terutama yang berwenang untuk :

4 1. Memulai tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian yang berhubungan dengan barang, jasa, proses atau sistem mutu 2. Mengidentifikasi dan mencatat setiap masalah yang berhubungan dengan proses, barang, jasa atau sistem mutu yang berlaku 3. Memulai tindakan yang direkomendasikan atau memberikan solusi melalui saluran yang ditentukan 4. Memverifikasi pelaksanaan solusi tersebut 5. Mengendalikan pelaksanaan solusi selanjutnya, sampai kekurangan atau kondisi yang tidak memuaskan telah diperbaiki Struktur organisasi yang dibuat menjelaskan hubungan timbal balik seluruh personil yang mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu di PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok. Gambar Struktur Organisasi : Gambar 4.1 STRUKTUR ORGANISASI PT. SARANA BANDAR NASIONAL CABANG TANJUNG PRIOK General Manager PT. SBN Head Branch Secretary Manager Terminal Manager Forwarding Ass. Man. Keuangan Ass. Man. Administrasi Ass. Man. Bongkar Muat Ass. Man. Peralatan Ass. Man. Pemasaran Ass. Man. Transportasi

5 4.1.Uraian tanggung jawab dan wewenang Secara terinci uraian tugas dan wewenang masing-masing personil yang terlibat langsung dalam pelayanan jasa bongkar-muat di PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok adalah sebagai berikut : 1. General Manager Tugas dan Tanggung Jawab : a. Mewakili Direksi dalam mengambil keputusan untuk kemajuan cabang. b. Menyusun dan menetapkan strategi pengembangan usaha cabang, c. Menetapkan dan melaksanakan anggaran perusahaan secara disiplin. d. Pemberdayaan cabang secara optimal sehingga dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan. e. Melaksanakan program pelatihan atau yang sejenisnya dalam rangka meningkatkan kemampuan SDM. f. Melakukan pengawasan dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. g. Melapor kepada Direksi hasil usaha cabang dan lain-lain sesuai dengan yang telah ditentukan. h. Bertanggung jawab kepada Direksi. 2. Manager Terminal Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengkoordinir kegiatan usaha cabang dalam bidang bongkar muat.

6 b. Membuat perhitungan tarif pemuatan atau pembongkaran, sewa peralatan dan pergudangan. c. Menyusun rencana anggaran pendapatan dan biaya usaha bongkar muat serta melaksanakannya. d. Memonitor pelaksanaan kegiatan bongkar muat, penumpukan barang dalam gudang dan atau lapangan. e. Memonitor kebutuhan tenaga kerja bongkar muat, peralatan serta lainnya dalam pelaksanaan kegiatan bongkar muat. f. Melaporkan hasil usaha bongkar muat sesuai dengan yang telah ditentukan. g. Melaksanakan tugas-tugas insidentil dari General Manager. 3. Manager Forwarding Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengkoordinir kegiatan usaha cabang dalam bidang EMKL atau Freight Forwarding. b. Membuat perhitungan tarif jasa EMKL, sewa peralatan dan lainnya yang berhubungan dengan forwarding. c. Menyusun rencana anggaran pendapatan dan biaya usaha EMKL atau forwarding serta melaksanakannya. d. Memonitor pelaksanaan kegiatan forwarding atau EMKL. e. Memonitor kebutuhan tenaga kerja EMKL, peralatan serta lainnya dalam pelaksanaan kegiatan bongkar muat.

7 f. Melaporkan hasil usaha EMKL atau forwarding sesuai dengan yang telah ditentukan. g. Melaksanakan tugas-tugas insidentil dari General Manager. h. Bertanggung jawab kepada General Manager. 4. Head Branch Secretary Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengkoordinir kegiatan keuangan, menyangkut kegiatan penagihan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang serta pencacatan transaksi sampai dengan pelaporan. b. Mengkoordinir tugas-tugas administrasi yang menyangkut administrasi keuangan, administrasi kepegawaian serta administrasi perpajakan dan aset cabang. c. Menyusun anggaran overhead dan mengkoordinir penyusunan anggaran cabang serta realisasi dan pengawasan pelaksanaan anggaran. d. Melaksanakan verifikasi kewajaran biaya serta memeriksa kelengkapan dokumen pendukung administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. e. Melaporkan hasil kinerja administrasi atau keuangan sesuai dengan ketentuan. f. Melaksanakan tugas-tugas insidentil yang diberikan General Manager. g. Bertanggung jawab kepada General Manager.

8 5. Asisten Manager Bongkar Muat Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengatur dan mengawasi kegiatan bongkar muat serta kelancaran pemasukan atau pengeluaran atau penimbunan barang melalui gudang dan lapangan penumpukan. b. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pengukuran barang di lapangan dan gudang. c. Mengawasi pemakaian peralatan bongkar muat dalam kegiatan bongkar muat dan penumpukan barang. d. Mengkoordinir pemakaian buruh atau kerani dalam pelaksanaan bongkar muat. e. Mengawasi pelaksanaan kerja tally bongkar atau muat. f. Mengkoordinasi kerjasama dengan pihak kapal dalam rencana kegiatan bongkar muat mengenai jadwal pelaksanaan dan stowage plan. g. Meneliti hasil kegiatan bongkar atau muat, tally sheet, daily report, statement of fact dan lain-lain. h. Melapor kegiatan bongkar muat dan pergudangan kepada Manager Terminal. i. Melaksanakan tugas-tugas insidentil dari atasan. j. Bertanggung jawab kepada Manager Terminal.

9 6. Asisten Manager Peralatan Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengatur dan mengawasi kesiapan peralatan bongkar muat mekanik dan non mekanik. b. Menyusun rencana pengadaan peralatan bongkar muat non mekanik sesuai kebutuhan. c. Mengatur, mengawasi penggunaan dan penyimpanan peralatan bongkar muat. d. Mengatur dan mengawasi perawatan dan perbaikan alat bongkar muat mekanik dan non mekanik. e. Melaksanakan kegiatan sewa alat mekanik pihak ketiga. f. Membuat laporan inventarisasi dari persediaa alat bongkar muat. g. Mengatur pembelian dan pemakaian bahan bakar, oli dan sparepart forklift. h. Mengkoordinir pelaksanaan kalibrasi alat ukur. i. Melaksanakan tugas-tugas insidentil dari atasan. j. Bertanggung jawab kepada Manager Terminal 7. Asisten Manager Pemasaran Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengkoordinir pemasaran atau canvasing muatan kapal penumpang atau kapal barang. b. Mengkoordinir penerimaan order dan booking muatan.

10 c. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan freight forwarding (in kliring atau out kliring). d. Mengevaluasi dan menindaklanjuti keluhan pelanggan. e. Memeriksa pembayaran jasa EMKL kapal penumpang. f. Memberikan laporan penghasilan EMKL. g. Melaksanakan tugas-tugas insidentil yang diberikan atasan. h. Bertanggung jawab kepada Manager Forwarding. 8. Asisten Manager Transportasi Tugas dan Tanggung jawab : a. Memberdayakan operasional angkutan darat dan peralatan berupa truk dan container. b. Mengkoordinir kesiapan peralatan untuk menunjang usaha EMKL- Freight Forwarding. c. Mengawasi pemakaian, pemeliharaan dan penghasilan usaha peralatan truk dan container. d. Melakukan evaluasi penghasilan dan biaya operasional truk dan container. e. Melaksanakan tugas-tugas insidentil dari atasan. f. Bertanggung jawab kepada Manager Forwarding. 9. Asisten Manager Administrasi Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengkoordinir pembuatan faktur kegiatan bongkar muat dan EMKL serta administrasi penagihan lainnya.

11 b. Mengkordinir pembuatan B/60-B dan B/60-C serta Debet Nota ke PT Pelni dan pihak ketiga lainnya. c. Mengkordinir pembuatan voucher dan pertanggungjawaban uang muka, baik bongkar, muat, EMKL, secretariat. d. Melaksanakan administrasi kepegawaian, usulan rekruitmen dan pelatihan pegawai. e. Mengkoordinir pengadaan peralatan barang dan jasa. f. Melaksanakan tugas-tugas insidentil dari atasan. g. Bertanggung jawab kepada Branch Secretary. 10. Asisten Manager Financial Tugas dan Tanggung jawab : a. Mengkoordinir penyediaan dana kas atau bank untuk keperluan operasional perusahaan baik sumber dan penggunaannya. b. Membuat realisasi anggaran. c. Membuat laporan keuanga interen dan tahunan yang berupa Neraca, Laba Rugi dan buku pembantu lainnya serta lampiran-lampiran terkait. d. Melaksanakan tugas-tugas insidentil dari atasan. e. Bertanggung jawab kepada Head Branch Secretary 5. Kegiatan Usaha Kegiatan utama PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok menjadi tulang punggung dalam menangani kegiatan jasa penunjang transportasi angkatan laut nasional untuk memperlancar distribusi arus barang yang meliputi kegiatan:

12 1. Bongkar Muat, yang terdiri dari : a. Stevedoring Merupakan jasa pelayanan membongkar barang dari atau ke kapal, dermaga, tongkrang, truck, ke dalam palka kapal (ruangan yang ada di kapal untuk menyimpan barang) dengan menggunakan derek kapal. b. Cargodoring Merupakan jasa pekerjaan mengeluarkan barang dari siling (ex : tackle) dari lambung kapal diatas dermaga, mengangkut barang dari dermaga. c. Receiving atau Delivery. Merupakan jasa pekerjaan mengambil barang dari timbunan atau tempat penumpukan di gudang atau lapangan penumpukan dan menyerahkan sampai tersusun diatas kendaraan rapat di pintu darat lapangan penumpukan atau pekerjaan sebaliknya. Produk yang dilayani dalam kegiatan bongkar muat adalah : a. Container b. General Cargo c. Bag Cargo (beras, pupuk, terigu dan sejenis) d. Paletize Cargo (plywood, keramik dan sejenis) e. Semen in bag atau jumbo bag f. Pupuk Curah g. Curah kering (batu bara, nikel dan sejenis) h. Curah cair (CPO dan sejenis) i. Kendaraan, Alat berat dan sejenis

13 2. Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) atau forwarding Merupakan pengurusan dokumen-dokumen dan pekerjaan yang melaksanakan pengiriman barang melalui kapal laut dan angkutan darat dengan kondisi : a. Port to Port Pelanggan menyerahkan barangnya di gudang atau lapangan penimbunan dan mengambil barangnya di gudang atau lapangan pelabuhan tujuan. b. Door to Door Pelanggan menyerahkan barang di pelabuhan muat di alamat pelanggan atau alamat barang dan menerima barang di alamat pelanggan di pelabuhan tujuan. c. Door to Port Pelanggan menyerahkan barang di pelabuhan muat di alamat pelanggan atau alamat barang dan mengambil barang di gudang atau lapangan pelabuhan tujuan. d. Port to Door Pelanggan menyerahkan barang di gudang atau lapangan penimbunan pelanggan dan mengambil barang di pelabuhan tujuan 6. Proses Bisnis Proses-proses yang ada di PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok terdiri dari Proses Manajemen, Proses Inti dan Proses Pendukung.

14 1. Proses Manajemen Proses ini mempunyai karakteristik salah satu dari fungsi manajemen, yaitu : merencanakan, mengendalikan, meninjau dan menngkatkan sistem manajemen mutu. 2. Proses Inti Proses ini merupakan proses utama yang ada di dalam perusahaan dan merupakan proses realisasi produk. 3. Proses Pendukung Proses ini mempunyai salah satu karakteristik berikut yaitu menunjang proses realisasi produk atau proses untuk melakukan peraturan perusahaan. Interaksi antara proses-proses tersebut dapat digambarkan dalam skema bisnis proses berikut ini :

15 Gambar 4.2 Proses Bisnis ANALISIS SIKLUS PENDAPATAN PADA PT. SARANA BANDAR NASIONAL CABANG TANJUNG PRIOK

16 7. Sistem Informasi Akuntansi : Penjualan dan Penerimaan Kas 7.1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Berikut ini merupakan sistematika sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok : 1. Kegiatan Bongkar Muat a. Diawali dengan penerimaan order bongkar muat dari pelanggan ke pelaksana bongkar muat. Setiap order dicatat di buku booking Bongkar Muat dan dilaporkan kepada Manager Usaha Terminal dan disampaikan ke General Manager. Setelah itu General Manager berdasarkan order yang dicatat di buku booking menginformasikan kepada Manager Usaha Terminal Bongkar Muat untuk ditindaklanjuti order yang ada. Manager Usaha Terminal dan Asisten Manager Bongkar Muat, pelaksana Administrasi Bongkar Muat melaksanakan tinjauan kemampuan fasilitas PT. SBN untuk memenuhi order. Jika perusahaan mampu memenuhi order, maka Manager Usaha Terminal atau General Manager akan menerima informasi dari pelanggan mengenai setuju atau tidak tentang penawaran yang diajukan. Jika pelanggan setuju, kegiatan bongkar muat akan dilaksanakan. b. Setelah menerima order bongkar muat dari pelanggan, dilakukan proses pemesanan tempat untuk penyandaran kapal agar dapat melaksanakan kegiatan bongkar muat. Petugas plotting penambatan kapal menerima konfirmasi penerimaan order kegiatan bongkar muat dari Manager

17 Usaha Terminal atau Asman Bongkar Muat atau Manager Keuangan dan Marketing. Lalu, petugas plotting menghubungi Agen atau Pelayaran untuk meminta dokumen RKSP dan berita rencana kedatangan kapal (BEST ETS) di Tanjung Priok. Petugas plotting meminta data pendukung pada Agen atau Pelayaran berupa copy manifest atau Cargo List atau Loading List atau informasi berapa jumlah muatan dan atau bongkaran dalam TM3, yang diperlukan sebagai dasar untuk berkoordinasi dengan pihak Pelindo II dalam membuat Operation Planing untuk membuat estimasi lamanya waktu tambat kapal. Berdasarkan data pendukung RKSP dan Operation Planning, petugas plotting menghubungi Pusat Pelayanan Satu Atap di Pelabuhan atau PPSA (PT. Pelindo II) dengan fasilitas online komputer untuk meminta penetapan penambatan kapal. Setelah itu, petugas plotting memberitahukan kepada Asman Bongkar Muat, Stevedore mengenai waktu tambat kapal untuk persiapan pekerjaan bongkar muat. Kegiatan bongkar muat bukan merupakan satu kesatuan jasa. Namun, kegiatan ini merupakan kegiatan yang terpisah, ada kegiatan pembongkaran barang dari kapal dan pemuatan barang ke kapal yang kedua nya terdiri dari stevedoring, cargodoring, receiving atau delivery. a. Proses pemuatan barang dari gudang atau lapangan atau truk ke kapal atau dari kade ke kapal atau tongkong ke kapal, diawali dengan : 1) Persiapan Operasi Pemuatan Barang, Pelaksana Administrasi Bongkar Muat menerima Resi Muat dan Cargo List dari pelayaran dan

18 mencatatnya ke dalam Buku Catatan Resi. Selanjutnya, Resi Muat diberi stempel Fiat Masuk Gudang atau Lapangan dan diserahkan kepada Asisten Manager Bongkar atau Muat atau Manager Usaha Terminal untuk diperiksa dan ditandatangani. Setelah ada informasi rencana kedatangan kapal dari Pelayaran, pelaksana Administrasi Bongkar Muat menulis rencana kedatangan kapal di papan tulis. Asisten Manager Bongkar Muat menetapkan Stevedore (orang yang bekerja memimpin pelaksanaan pemuatan atau pembongkaran dari dan ke kapal serta bertanggung jawab kepada Asisten Manager Bongkar Muat) yang akan ditugaskan di kapal tersebut dan menghitung berapa jumlah tenaga kerja serta alat bongkar muat apa yang dibutuhkan. Manager Usaha Terminal atau Asman Bongkar Muat atau Stevedore juga mengkoordinasikan rencana kegiatan dengan pihak pelayaran, selanjutnya Stevedore mempelajari data-data barang yang akan dimuatkan ke kapal dari dokumen Cargo List, menghubungi pihak kapal untuk menyampaikan Cargo List dan mengkoordinasikan rencana teknik muatannya. Berdasarkan data-data barang yang tercantum dalam Cargo List, Stevedore bersama Mualim I menyusun dokumen yang menjelaskan letak barang di atas kapal (Pre Stowage Plan) yang langsung didistribusikan kepada Foreman (orang yang mengawasi pemuatan atau pembongkaran di kapal atau palka, kade dan bertanggung jawab kepada Stevedore), sebelum pelaksanaan pemuatan barang dilakukan, Stevedore harus memberikan salinan Cargo List

19 kepada Supervisor Gudang guna mempersiapkan barang-barang atau peti kemas yang akan dimuatkan ke kapal dari gudang atau lapangan. 2) Pelaksanaan Operasi, yang pertama adalah pemuatan barang (Stevedoring), setelah barang siap dimuat Tenaga Kerja Bongkar Muat (TKBM) yang bertugas naik kekapal untuk memasang jala-jala lambung dan melakukan pemuatan barang atau peti kemas sesuai dengan Pre Stowage Plan. Pada saat barang dikeluarkan dari gudang atau lapangan atau dibongkar dari truk untuk dimuatkan ke dalam kapal, Tally Man (orang yang bekerja mencatat hasil pemuatan atau pembongkaran tiap-tiap sling dan tiap merk dalam Tally Sheet termasuk mencatat kondisi barang perpacking) harus menghitung setiap barang berdasarkan sling, merk dan jenis barang. Hasil perhitungan harus dicatat ke dalam Tally Sheet. Foreman harus mengawasi dan mengatur penempatan TKBM yang optimal pada saat barang atau peti kemas dimasukkan ke dalam palka kapal. Setiap penggunaan alat berat, unit kerja terkait harus merujuk kepada prosedur pemakaian alat bongkar muat. Yang kedua adalah penerimaan barang dari truk atau tongkang yang akan melaksanakan pemuatan barang secara langsung ke dalam palka kapal (Cargodoring). Pada saat menerima barang atau peti kemas yang akan dimuatkan secara langsung ke dalam palka kapal, Stevedore bersama Supervisor Gudang memeriksa kelengkapan dokumen yang terdiri dari surat pengantar atau surat jalan dan resi muat, kemudian Stevedore, Foreman, Supervisor Gudang dan sopir truk

20 harus berkoordinasi dalam menentukan jenis barang yang terlebih dahulu akan dimuat ke kapal. 3) pengeluaran barang dari gudang lapangan ke sisi kapal. (Receiving) 4) melaporkan hasil proses pemuatan barang, setiap hari pemuatan Tally Man menandatangani Tally Sheet dan meminta tanda tangan kepada pihak kapal, Tally Sheet kemudian diserahkan kepada Stevedore oleh Tally Man. Berdasarkan Tally Sheet, Stevedore harus membuat berita acara pemuatan (menjelaskan merk, party, jenis barang, tonase, m 3 dan kondisi barang), Time Sheet berdasar Pre Stowage Plan, membuat Daily Report, mengajukan resi muat, menyerahkan seluruh dokumen tersebut kepada Asisten Manager Bongkar Muat untuk diteliti ulang kelengkapannya. Setelah memeriksa dan menandatangani seluruh dokumen, selanjutnya diserahkan kepada staf Adninistrasi Bongkar Muat untuk ditindaklanjuti atau disimpan. Berdasarkan dokumen tersebut, pelaksana Administrasi Bongkar Muat membuat Laporan Rekapitulasi kegiatan Bongkar atau Muat sebanyak tiga rangkap yang didistribusikan untuk Corporate Secretary PT. SBN Pusat, Manager Usaha Terminal, Sekretaris Cabang. Untuk kegiatan Bongkar atau Muat yang telah dilaksanakan dibuatkan Laporan Bulanan yang ditujukan kepada PT. Pelindo II Cabang Tanjung Priok. b. Proses pembongkaran barang atau peti kemas yang berasal dari dalam palka kapal sampai ke gudang atau lapangan, langsung ke truk ke kade atau ke tongkang, diawali dengan : 1) perencanaan operasi sebelum

21 kapal tiba, setelah menerima informasi rencana kedatangan kapal dari pelayaran, Pelaksana Administrasi Bongkar Muat menulis rencana kedatangan di papan tulis, lalu ditetapkan Stevedore yang akan bertugas di kapal tersebut. Selanjutnya Asman Bongkar Muat atau Stevedore menghitung kebutuhan tenaga kerja bongkar muat, mengajukan permintaan alat bongkar muat mekanik dan non mekanik. Manager Usaha Terminal, Asman Bongkar Muat atau Stevedore menginformasikan rencana kegiatan dengan pihak yang terkait misalnya Pelayaran. 2) persiapan operasi pembongkaran barang setelah kapal sandar, setelah kapal tiba, Stevedore mengambil daftar bongkar dari kapal, lalu Asman Bongkar Muat atau Stevedore mengadakan pengecekan di lapangan apakah tenaga kerja bongkar muat, Foreman atau Tally Man, Gudang atau Lapangan, alat bongkar muat mekanik atau non mekanik, truk, sudah siap dan pembongkaran siap dilaksanakan. 3) pelaksanaan kegiatan, yang pertama adalah apabila proses pembongkaran barang dari dalam palka kapal diletakkan di gudang atau lapangan. Tenaga kerja bongkar muat naik ke atas kapal untuk memasang jala-jala lambung dan melakukan pembongkaran. Sebelum barang dibongkar, Stevedore memeriksa kondisi fisik barang. Selama kegiatan pembongkaran berlangsung Tally Man harus menghitung atau mencatat setiap barang atau peti kemas yang dibongkar mengenai jumlah, merk dan jenis barang. Selanjutnya, Supervisor Gudang berkoordinasi dengan personil Pelindo yang

22 bertugas di gudang dalam rangka penerimaan barang. Yang kedua, apabila proses pembongkaran barang dari dalam palka kapal langsung ke truk atau ke tongkang. Stevedore atau foreman harus mengatur pergerakan truck disekitar kade sehingga tidak menghambat lalu lintas pergerakan barang, setelah barang dimuat ke dalam truk, Tally Man harus membuat Bon Bongkar atau Truck Lossing untuk diserahkan kepada Supervisor Gudang, Tally Man juga harus menghitung dan mencatat hasil barang yang dibongkar dari kapal ke dalam Tally Sheet. 4) pelaporan hasil pembongkaran barang, setiap pembongkaran barang telah selesai dilakukan, Tally Man harus menanatangani Tally Sheet dan menyerahkan kepada Stevedore untuk diperiksa kembali kelengkapan datanya dengan cara membandingkan dengan daftar bongkar atau informasi tertulis bongkar yang ada. Berdasarkan Tally Sheet tersebut, Stevedore harus membuat Time Sheet atau Statement of Fact (jika terjadi hambatan kegiatan misalnya derek rusak, hujan, dan sebagainya), membuat Daily Loading (menjelaskan rekapitulasi seluruh proses operasi pembongkaran barang yang telah dilaksanakan dalam satu hari kegiatan) lalu menyerahkan semua dokumen tersebut kepada Asisten Manager Bongkar Muat untuk selanjutnya dibuat Laporan Rekapitulasi kegiatan bongkar muat sebanyak tiga lembar yang didistribusikan ke Corporate Secretary PT. SBN Pusat, Manager Usaha Terminal dan Bagian Sekretaris Cabang. Untuk kegiatan Bongkar atau

23 Muat yang telah dilaksanakan dibuatkan Laporan bulanan yang ditujukan kepada PT. Pelindo II Cabang Tanjung Priok. 2. Kegiatan EMKL atau Forwarding a. Penerimaan barang dari pelanggan sampai ke gudang atau lapangan atau kade atau dermaga (tempat sandar kapal). Petugas pemasaran menerima order pengiriman barang dari pelanggan, setiap order dicatat di Buku Booking dan dilaporkan kepada Asman Pemasaran dan disampaikan kepada Manager Forwarding. Asman Pemasaran lalu menanyakan kesiapan dari pihak pelayaran dalam memenuhi keinginan pelanggan, jika keinginan pelanggan dapat dipenuhi, Asman Pemasaran menegosiasikan persyaratan dan biaya pengiriman barang dengan pelanggan, apabila pelanggan setuju, selanjutnya Asman Pemasaran memberikan tanda persetujuan atas S.I (Shipping Instruction), merupakan surat permohonan pelanggan agar barangnya dapat dikirim dengan kapal laut dan menyerahkan kepada petugas pelayaran untuk memesan ruangan. Asman Pemasaran menghubungi pelanggan untuk memasukkan barang ke gudang yang telah ditunjuk oleh perusahaan pelayaran dengan menyertakan pengisian form Daftar Isi Container yang telah diberikan oleh Asman Pemasaran. Lembar asli (putih) Daftar Isi Container untuk Asman SBN, Lembar merah untuk Perusahaan Pelayaran dan Lembar hijau untuk pelanggan setelah ditandatangani oleh masing-masing pihak. Apabila terjadi perubahan pada order maka Shipper (pengirim) memberitahukan kepada Manager Forwarding atau

24 Asman Pemasaran dan merubah pada Shipping Instruction serta memberitahukan kepada Pelayaran atas perubahan tersebut. Selanjutnya Manager Forwarding atau Asman Pemasaran memberitahukan kepada Shipper (pengirim) bahwa muatan tersebut dapat atau tidak dilakukan perubahan, hal ini dapat dilihat dari dua kondisi, yaitu : 1) Kondisi PORT (bagi penerima barang, berarti penerima barang harus membayar Ongkos Pelabuhan Tujuan (OPT) saat ingin mengambil barang di pelabuhan tujuan atau gudang. Pengirim hanya membayar OPP (Ongkos Pelabuhan Pemuatan) saat pemuatan di pelabuhan muat), Asman Pemasaran melihat status pemuatan apakah memerlukan container atau tidak, jika tidak maka Petugas Pemasaran membuat surat pengantar untuk ditandatangani oleh Asman Pemasaran, surat pengantar tersebut diserahkan ke pelanggan sebagai dokumen pengiriman barang ke gudang pelabuhan, setelah barang diterima di gudang atau lapangan penumpukan maka surat pengantar tersebut ditandatangani oleh petugas gudang sebagai tanda terima barang, surat pengantar tersebut kemudian diserahkan oleh supir atau pelanggan kepada Asman Pemasaran untuk disimpan sebagai arsip. Setelah itu, petugas pemasaran memonitor barang pelanggan untuk pemuatan ke kapal, apabila barang telah dimuat, Asman Pemasaran memberikan data kepada pelaksana Administrasi untuk dibuatkan BPU atau Faktur pembayaran biaya pemuatan lalu diserahkan ke Asman Pemasaran untuk diperiksa dan copynya di paraf

25 setelah itu diserahkan kepada Manager Forwarding untuk ditandatangan selanjutnya diserahkan kepada Branch Secretary. Terakhir, Asman Pemasaran menghubungi pelanggan untuk menyelesaikan pembayaran. 2) Kondisi DOOR (bagi penerima, berarti penerima hanya menerima barang di tempat penerima atau tempat yang telah ditentukan oleh pengirim. Pengirim telah membayar semua biayabiaya di pelabuhan muat, termasuk biaya OPP, OPT, biaya angkutan door, dokumen, dll), Asman Pemasaran memberikan copy S.I kepada Asman Transportasi untuk menyiapkan pengambilan barang di pelanggan, sebagai bukti bahwa barang telah diambil dari pelanggan maka sopir menyerahkan asli berita acara penerimaan barang ke pelanggan dan copy dibawa sopir, lalu sopir membawa barang ke gudang pelabuhan dan menyerahkan surat pengantar barang kepada petugas pos penjagaan pada saat masuk pelabuhan (satu lembar copy),satu lembar asli dan dua lembar copy diserahkan ke petugas gudang pada saat barang sampai di gudang beserta berita acara penerimaan barang dan ditandatangan petugas gudang sebagai bukti barang telah diterima. Sopir menyerahkan satu lembar copy surat pengantar yang telah ditandatangani petugas gudang kepada petugas Pemasaran beserta copy Berita Acara Penerimaan Barang dan diserahkan kepada Asman Pemasaran atau Asman Transportasi sebagai arsip. Setelah itu, petugas pemasaran memonitor barang pelanggan untuk pemuatan ke kapal, apabila barang telah dimuat ke kapal Asman

26 Pemasaran nenberikan data kepada pelaksana administrasi untuk dibuatkan BPU atau faktur pembayaran biaya pemuatan. BPU atau faktur yang telah dibuat oleh pelaksana administrasi diserahkan ke Asman Pemasaran untuk diperiksa dan copy nya di paraf lalu diserahkan kepada Manager Forwarding untuk ditandatangani selanjutnya diserahkan kepada Branch Secretary. b. Penyerahan barang dari gudang atau lapangan atau kade yang langsung dikirim ke alamat penerima atau sampai di pintu gudang atau lapangan atau diatas truck, ada dua kondisi dalam kegiatan ini, yaitu : 1) Kondisi PORT, Manager Forwarding menerima Delivery Order (surat untuk pengambilan barang di gudang) dari pelanggan atau pelayaran untuk pengurusan pengeluaran barang dari gudang atau lapangan atau kade pelabuhan dan diteruskan Asman Pemasaran. Berdasarkan Delivery Order pelanggan tersebut, Asman Pemasaran memeriksa barang pelanggan di gudang atau lapangan pelabuhan, apabila barang pelanggan belum ada di gudang, maka Asman Pemasaran memberitahukan ke pelanggan serta pelayaran mengenai belum adanya barang tersebut di gudang atau lapangan, apabila barang pelanggan sudah tersedia di gudang atau lapangan, maka Asman Pemasaran memberikan data kepada pelaksana administrasi untuk membuat BPU atau faktur pembayaran biaya bongkaran untuk pelanggan. BPU atau faktur yang telah dibuat oleh Pelaksana Administrasi diserahkan ke Asman Pemasaran untuk diperiksa dan copy nya di paraf lalu

27 diserahkan kepada Manager Forwarding untuk ditandatangani selanjutnya diserahkan ke Branch Secretary. 2) Kondisi DOOR, Manager Forwarding menerima surat atau faks atau telex dari cabang pemuatan mengenai barang yang dikirim dari cabang dan diteruskan kepada Asman Pemasaran untuk pemeriksaan jenis barang, jumlah, alamat penerima barang dan pelaksanaannya, setelah semua jelas maka Asman Pemasaran memberikan copy surat atau faks atau telex kepada petugas pemasaran untuk mengambil Delivery Order dari pelayaran, Asman Pemasaran berdasarkan Delivery Order tersebut memberitahukan kepada Manager Forwarding dan selanjutnya Manager Forwarding memerintahkan Asman Transportasi untuk mempersiapkan SPK (Surat Perintah Kerja) dan Kendaraan Angkutan, Manager Forwarding menyerahkan SPK dan berita acara penyerahan barang yang telah ditandatangani dan diserahkan kepada Asman Transportasi untuk selanjutnya diserahkan kepada sopir angkutan untuk mengambil barang di gudang atau lapangan atau kade pelabuhan dan diserahkan kepada pemilik barang. Barang yang telah diserahkan kepada pelanggan dan pelanggan menandatangani berita acara penyerahan barang. SPK dan berita acara penyerahan barang yang telah ditandatangani selanjutnya oleh sopir angkutan diserahkan kepada Asman transportasi dan Asman transportasi menyerahkan kepada Asman Pemasaran. Setelah itu Asman Pemasaran menyerahkan SPK dan berita acara penyerahan barang kepada pelaksana administrasi

28 untuk didistribusikan dan dibuatkan Perincian Penghasilan dan biaya pengeluaran barang tersebut dalam formulir Door sebagai lampiran dan copy Berita Acara Penyerahan Barang atau SPK disimpan sebagai arsip. 7.2.Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Berikut ini merupakan sistematika sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan oleh PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok : 1. Penagihan a. Branch Secretary menerima faktur atau BPU Model 109 A dari Manager Usaha Terminal dan Manager Forwarding untuk selanjutnya memeriksa kebenaran tentang : penjumlahan, perhitungan tarif, jumlah tonase, dll. 1) Jika terdapat kesalahan atau data kurang lengkap, maka Branch Secretary mengembalikannya kepada Manager Usaha Terminal atau Manager Forwarding untuk diperbaiki atau dilengkapi. 2) Jika sudah benar atau lengkap maka Branch Secretary menandatangani selanjutnya menyerahkannya kepada General Manager. b. General Manager menerima faktur atau BPU Model 109 A untuk diperiksa : 1) Jika terdapat kesalahan atau data kurang lengkap, maka General Manager menolak dan mengembalikan kepada Branch Secretary.

29 2) Jika sudah benar, maka General Manager menandatangani faktur atau BPU Model 109 A dan menyerahkan kepada Asman Finance. c. Asman Finance selanjutnya mendistribusikan faktur atau BPU Model 109 A sebagai berikut : 1) Lembar Asli untuk Asman Finance sebagai dasar penagihan 2) Lembar II (BPU) untuk Kantor Pusat 3) Lembar III (BPU) untuk Arsip Cabang 4) Lembar IV (Faktur) untuk Kantor Pusat 5) Lembar V (Faktur) untuk Arsip Cabang d. Berdasarkan faktur atau BPU asli, Asman Finance melakukan pemeriksaan terhadap status debitur : 1) Jika debitur adalah pihak III (tiga), maka faktur atau BPU asli diserahkan kepada pelaksana penagihan untuk ditagihkan kepada pemilik barang atau debitur. Apabila debitur yang ditagih belum membayar sedangkan faktur atau BPU asli sudah diserahkan, maka debitur membuat tanda terima. Apabila BPU asli tidak diserahkan maka dikembalikan kepada Asman Finance untuk disimpan. 2) Jika debitur adalah PT. Pelni, maka Asman Finance membuat Nota Debet dilampiri faktur atau BPU asli dan surat penagihan. e. Nota Debet dan surat pengantar diserahkan kepada Branch Secretary untuk diperiksa. 1) Jika tidak sesuai, maka Nota Debet dikembalikan kepada Asman Finance untuk diperbaiki.

30 2) Jika sesuai, maka Branch Secretary memberikan paraf pada Nota Debet dan surat pengantar diteruskan kepada General Manager. f. General Manager menandatangani Nota Debet dan surat pengantar selanjutnya diserahkan kepada Branch Secretary. g. Berdasarkan Nota Debet dam surat pengantar yang telah disetujui General Manager, Branch Secretary menyerahkannya kepada Asman Finance untuk penyelesaian dengan PT. Pelni. 2. Penerimaan Kas a. Pelaksana penagihan melakukan penagihan kepada debitur atau pemilik barang atau PT Pelni. 1) Jika tagihan dibayar berupa cash atau cek tunai, maka pelaksana penagihan memberikan BPU Asli kepada debitur dan selanjutnya hasil tagihan diserahkan kepada kasir. 2) Jika tagihan dibayar dengan giro, maka pelaksana penagihan menyerahkan hasil tagihan kepada Asman Finance untuk dicatat pada buku penerimaan giro. b. Asman Finance melaksanakan kliring atas giro yang sudah jatuh tempo. c. Berdasarkan bukti setoran Asman Finance mengkonfirmasikan kepada Bank apakah Giro tersebut cair atau tidak. 1) Jika Giro cair, maka Asman Finance menyerahkan bukti setoran beserta BPU kepada Kasir untuk di cap lunas 2) Jika Giro tidak cair, maka Asman Finance menghubungi debitur untuk segera melunasi

31 B. Analisis dan Pembahasan 1. Analisis Struktur Organisasi Struktur organisasi menunjukkan pada pembagian tugas antara organisasi satu dengan organisasi lainnya. Pengorganisasian kegiatan dilakukan untuk mengatur sedemikian rupa kegiatan yang ada dalam satu kesatuan yang terpadu, sedangkan tenaga pelaksanaannya diorganisasikan untuk menetapkan tugas dan wewenang masing-masing personil dalam organisasi, sehingga setiap kegiatan ada penanggung jawabnya. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis memperhatikan beberapa hal yang terdapat di dalam struktur organisasi PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok yaitu : 1. PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok dipimpin oleh seorang manager yang membawahi 28 orang pegawai dan dibantu oleh 3 orang yang memimpin masing-masing departemen. Dimana seorang manager memiliki tugas pokok memimpin, merumuskan dan mengkoordinasikan sasaran kegiatan operasional, melakukan pembinaan dan pengarahan kegiatan operasional serta menyelenggarakan, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan operasional agar terlaksana dengan baik, efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3 orang yang memimpin masing-masing departemen tersebut yang pertama yaitu Manager Terminal yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan bongkar muat, dibantu oleh Asisten Manager Bongkar Muat dan Asisten Manager Peralatan. Yang kedua adalah Manager Forwarding yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan EMKL atau

32 Forwarding, dibantu oleh Asisten Manager Marketing dan Asisten Manager Transportasi. Yang ketiga adalah Branch secretary yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan keuangan dan seluruh tugas-tugas administrasi, membawahi Asisten Manager Finance dan Asisten Manager Administration. 2. Struktur organisasi suatu perusahaan dapat dikatakan efektif apabila karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan peran dan kedudukannya masing-masing, selain itu tidak adanya penumpukan tugas di satu divisi juga merupakan ciri suatu struktur organisasi dikatakan baik dan efektif. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi yang ada pada PT. Sarana Bandar Nasional cabang Tanjung Priok sudah efektif, karena sudah mencakup ciri yang telah disebutkan, selain itu dapat dijadikan pedoman untuk melakukan kegiatan perusahaan, serta dapat menunjukkan kepada siapa masing-masing pegawai harus bertanggung jawab sehingga tidak ada kesalahan dalam penyampaian informasi dari General Manager sampai ke pegawai. Tugas dan kewajiban masing-masing bagian sudah dilaksanakan sesuai job descriptionnya. 2. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dilihat dari perilaku perusahaan terhadap dokumen kegiatan penjualan yang selalu dilaporkan dan didistribusikan kepada masing-masing bagian yang terkait secara lengkap dan terinci serta adanya penerapan fungsi dari sistem informasi akuntansi untuk perusahaan, yaitu telah mengumpulkan data tentang aktivitas yang dilaksanakan, mengumpulkan data para pelaku yang terlibat dalam

33 kegiatan tersebut, telah mengubah data menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat suatu keputusan dan telah menyediakan pengendalian yang cukup memadai untuk menjaga aset perusahaan dan barang dari pelanggan, maka penulis berpendapat bahwa prosedur dan kegiatan penjualan yang dilakukan PT. SBN cabang Tanjung Priok dapat dikatakan cukup baik. Kegiatan penjualan di perusahaan ini dimulai dari penerimaan order, pemesanan tempat untuk penyandaran kapal, pemuatan barang, pembongkaran kapal, penerimaan barang dari pelanggan dan penyerahan barang kepada pelanggan. Perusahaan menggunakan sistem komputerisasi dalam kegiatannya, tetapi hanya sebatas pembuatan faktur sampai pembukuan, untuk hal kapal sandar, menggunakan fasilitas internet masuk ke dalam aplikasi Pelindo II untuk memesan penambatan dan tempat sandar kapal. Semua kegiatan tersebut telah dijelaskan secara lengkap dan terinci di dalam prosedur. 2.1.Penerimaan Order Dimulai dari proses penerimaan order, dalam praktek di lapangan, kegiatan penerimaan order sesuai dengan prosedur yang dibuat. Manager Usaha Terminal dan Asisten Manager Bongkar Muat bertanggung jawab atas order bongkar muat ini. Penerimaan order dari pelanggan diterima melalui telepon, fax atau , dicatat di buku booking bongkar muat dan dilaporkan kepada Manager Usaha Terminal untuk selanjutnya disampaikan ke General Manager. Menurut penulis, pencatatan order langsung di buku booking sebenarnya sudah cukup, namun akan lebih baik lagi apabila didukung dengan pencatatan order melalui sistem komputer, agar data mengenai order

34 pelanggan tersimpan lebih akurat dan mempunyai bukti fisik dan non fisik sehingga pemeriksaan order lebih mudah dilakukan. Dokumen yang digunakan dalam kegiatan ini adalah surat order jasa bongkar muat dari pelanggan yang diserahkan kepada Manager Usaha Terminal atau General Manager yang selanjutnya akan ditinjau untuk mengetahui apakah perusahaan mampu memenuhi order yang diminta. Peninjauan ini dilakukan melalui sistem komputerisasi yang berisi data mengenai jumlah TKBM yang ada, alat berat yang tersedia serta ketersediaan tempat di gudang. Sebaiknya, peninjauan kemampuan order dilaksanakan secara manual, dengan cara melakukan konfirmasi ke bagian TKBM, bagian peralatan dan Pelindo II mengenai kebutuhan yang diperlukan sesuai order yang dilakukan oleh Manager Usaha Terminal atau Asman Bongkar Muat agar perusahaan dapat langsung mengetahui keadaan di lapangan untuk memenuhi order pelanggan, karena apabila menggunakan sistem komputerisasi, terkadang data yang disajikan belum diperbaharui, sehingga dapat menjadi hambatan pada awal proses penjualan. 2.2.Penyandaran Kapal Setelah perusahaan memberi keputusan mampu untuk memenuhi order dari pelanggan, petugas plotting harus melaksanakan komunikasi yang jelas dan baik terhadap agen atau pelayaran agar tidak terjadi kesalahpahaman mengenai informasi kedatangan kapal agar kegiatan bongkar muat dapat dilaksanakan dengan lancar. Data pendukung seperti Copy Manifest atau Cargo List atau informasi berapa jumlah muatan atau

35 bongkaran dalam kapal harus diminta oleh petugas plotting melalui kepada agen atau pelayaran yang selanjutnya data tersebut akan di print oleh petugas plotting sebagai bukti fisik yang akan digunakan sebagai dasar untuk membuat Operation Planning untuk membuat estimasi lamanya waktu tambat kapal. Pemesanan tempat penyandaran kapal yang ingin di bongkar atau muat, dilakukan oleh petugas plotting dengan melihat jadwal kedatangan kapal yang diberikan oleh agen atau pelayaran melalui sistem online komputer. Menurut penulis, proses penyandaran kapal yang dilakukan oleh perusahaan sudah baik karena sudah dilakukan pendistribusian dokumen dari agen atau pelayaran kepada petugas plotting secara rinci dan komunikasi jadwal kapal yang diinformasikan tepat waktu. 2.3.Pemuatan Barang Ke Kapal Pada tahap ini, Stevedore merupakan orang yang sangat bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan. Dimulai dari permintaan tenaga kerja, permintaan alat bongkar muat, sampai membuat Pre Stowage Plan yang digunakan sebagai pedoman bagi petugas untuk melaksanakan pemuatan barang ke kapal. Proses pemuatan ini dilakukan melalui tiga tahap, yaitu proses pengeluaran barang dari gudang lapangan ke sisi kapal, proses penerimaan barang dari truk atau tongkang yang akan melaksanakan pemuatan barang secara langsung ke dalam palka kapal dan proses pemuatan barang.

36 Dalam proses persiapan operasi pemuatan barang, dokumen yang pertama diterima adalah surat penunjukan bongkar muat atau Cargo List yang diberikan pihak pelayaran, Cargo List ini berguna bagi Stevedore untuk mempelajari data-data barang yang akan dimuat ke kapal. Dokumen Cargo List juga digunakan sebagai dasar untuk membuat Pre Stowage Plan yang menjelaskan letak barang di atas kapal. Saat pelaksanaan operasi, pada saat proses pemuatan barang, ada seorang Tally Man yang menghitung setiap barang berdasarkan sling, merk dan jenis barang, hasil perhitungan tersebut harus dicatat ke dalam Tally Sheet. Stevedore, Foreman, Supervisor Gudang dan Supir truk harus berkoordinasi dengan baik untuk menentukan barang yang terlebih dahulu dimuat agar kegiatan berjalan efektif dan efisien. Dalam penelitian yang dilakukan penulis, terkadang penempatan barang tidak sesuai dengan yang ditulis di Pre Stowage Plan, hal itu terjadi akibat kedatangan barang dari pelanggan yang terlambat sampai pelabuhan, sehingga perusahaan memuat barang yang telah siap terlebih dahulu, hal ini dilakukan karena waktu bersandar kapal hanya berkisar 2 sampai 4 jam saja. Setiap proses pemuatan barang dilaksanakan, Stevedore selalu mengawasi kegiatan dibantu dengan masing-masing penanggungjawab kegiatan. Hasil dari proses pemuatan barang tersebut, dilaporkan dalam empat laporan kegiatan yang dibuat berdasarkan Tally Sheet, yaitu berita acara yang menjelaskan merk, jenis barang, tonase dan kondisi barang sebanyak 2 lembar, untuk disimpan oleh PT. SBN dan untuk diserahkan kepada pihak

37 kapal, membuat Statement Of Fact atau Stowage Plan, membuat Daily Report sebagai dokumen yang menjelaskan rekapitulasi seluruh proses operasi pemuatan barang yang telah dilaksanakan dalam tiap hari kegiatan, mengajukan Resi Muat barang yang sudah dimuat. Seluruh dokumen tersebut diserahkan kepada Asisten Manager Bongkar Muat untuk diperiksa dan ditandatangani untuk selanjutnya diserahkan kepada staff Administrasi Bongkar Muat untuk ditindaklanjuti atau disimpan. Perusahaan juga memberikan Tally Sheet kepada pelanggan sebagai laporan kegiatan operasi bongkar muat setelah kegiatan tersebut selesai Pengendalian Internal Pemuatan Barang Pengendalian internal atas pemuatan barang dilakukan mulai dari pemeriksaan seluruh dokumen yang diperiksa dari bagian awal penerimaan order, yaitu pelaksana bongkar muat, mandor, Supervisi, Stevedore, Asisten Manager kemudian Manager. Pada saat di lapangan, pengendalian atas pemuatan hanya dilakukan oleh pengawasan yang dilakukan oleh penanggung jawab kegiatan dan Stevedore yang berpedoman kepada Stowage Plan yang dibantu oleh Foreman dan Tally Man untuk menghitung setiap barang yang dimuat. Resiko atas kerusakan atau kehilangan barang pelanggan juga dialami perusahaan ini. Jika terjadi kehilangan barang selama disimpan atau ditimbun di gudang atau lapangan, perusahaan akan

38 mengkoordinasikan dengan Pelindo II sebagai pengelola gudang. Jika terjadi kerusakan barang, ada tiga kondisi: 1. Kerusakan selama disimpan di gudang atau lapangan, akan dikoordinasikan dengan Pelindo II sebagai pengelola gudang. 2. Kerusakan pada saat di kade dan sebelum dimuat ke palka kapal, maka Stevedore dan Supervisor Gudang harus berkoordinasi untuk melakukan tindakan koreksi sebagai berikut : a. Kerusakan Ringan 1) Pisahkan barang yang rusak dari barang yang baik 2) Perbaiki kembali kemasan (Repacking) Setiap barang yang telah direpacking, maka Tally Man harus menghitung kembali. b. Kerusakan Berat 1) Hubungi pemilik barang dan jelaskan tentang kondisi barang miliknya 2) Buat Berita Acara kerusakan barang yang ditandatangani oleh Stevedore dan Asisten Manager Bongkar Muat serta harus diketahui oleh pemilik barang atau yang mewakilinya. 3) Hubungi Manager Usaha Terminal atau Asman Bongkar Muat. 3. Kerusakan pada saat di kapal, maka Stevedore, Foreman harus berkoordinasi untuk melakukan tindakan koreksi sebagai berikut :

39 a. Kerusakan Ringan 1) Pisahkan dan amankan barang yang rusak 2) Perbaiki kembali kemasan (Repacking) Setiap barang yang telah direpacking, maka Tally Man harus menghitungnya kembali. b. Kerusakan Berat 1) Hubungi pemilik barang dan jelaskan tentang kondisi barang miliknya 2) Buat Berita Acara kerusakan barang yang ditandatangani oleh Stevedore dan Mualim Jaga dan pemilik barang atau yang mewakilinya 3) Hubungi Manager Usaha Terminal atau Asman Bongkar Muat. Perusahaan belum memiliki standar tanggung jawab terhadap barang pelanggan yang cukup baik, karena pengawasan barang belum dilakukan secara maksimal, untuk barang hilang atau rusak, biasanya pelanggan akan mengajukan klaim kepada PT. SBN dan PT. SBN akan menelusuri kejadian tersebut, apabila kerusakan atau kehilangan dikarenakan kelalaian dari PT. SBN, maka PT. SBN akan mengganti kerugiannya. Apabila kerusakan atau kehilangan dikarenakan kelalaian pihak Pelindo II, maka PT. SBN akan melakukan koordinasi dengan Pelindo atas kerusakan tersebut. Di dalam prakteknya, perusahaan lebih sering mengalami kejadian kerusakan barang

40 pelanggan. Sebaiknya, perusahaan melakukan tindakan agar kerusakan dan kehilangan barang pelangan tidak terjadi, seperti memasang cctv di gudang, menempatkan petugas untuk menjaga barang di gudang dari PT. SBN dan Pelindo II, membatasi orang yang keluar masuk gudang dan hanya yang berkepentingan yang boleh masuk gudang, setiap petugas gudang harus memakai kartu identitas yang menunjukkan bahwa memang benar bertugas sebagai petugas gudang, lebih berhati-hati pada saat pemindahan barang dari kade kapal ke gudang. Jika perusahaan tidak mengubah dan memperbaiki standar tanggung jawab terhadap barang pelanggan, maka resiko kerugian dan kehilangan pelanggan akan terjadi. PT. SBN hanya bertanggung jawab terhadap barang pelanggan pada saat di gudang atau lapangan penimbunan karena perusahaan ini melakukan kegiatan usahanya ketika kapal ada di pelabuhan, sehingga jika terjadi kerusakan atau kehilangan di kapal, PT. SBN hanya membuat berita acara, karena pada saat barang pelanggan berada di kapal, merupakan tanggung jawab pihak pelayaran sebagai pembawa barang dari tempat asal ke tempat tujuan. Dengan adanya dokumen Bill of Lading, menegaskan bahwa kapal telah menerima barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut. 2.4.Pembongkaran Barang Dari Kapal Hampir sama dengan proses pemuatan barang ke kapal, pola kegiatan yang dilakukan di lapangan sudah sesuai dengan standar prosedur yang

41 dibuat dan petugas yang bekerja sudah dipilih sesuai dengan kriteria sehingga dapat melaksanakan kegiatan dengan cukup baik. Stevedore tetap menjadi penanggung jawab dalam kegiatan bongkar muat. Perencanaan operasi sebelum kapal tiba dilakukan untuk mengetahui informasi mengenai kedatangan kapal dari pelayaran, untuk menghitung berapa jumlah tenaga kerja yang digunakan, alat berat apa yang dibutuhkan dan mengkoordinasikan rencana kegiatan dengan pihak pelayaran atau EMKL atau pihak terkait. Setelah kapal tiba, Stevedore mengambil dokumen berupa daftar bongkar dari pihak pelayaran, selanjutnya diberikan kepada Foreman atau Supervisor Gudang atau pelaksana Administrasi Bongkar Muat, setelah kapal siap bongkar, tenaga kerja bongkar muat bergerak menuju tempat masingmasing yang sudah ditentukan. Pelaksanaan pembongkaran ini ada dua jenis, pembongkaran barang dari palka kapal ke gudang atau lapangan dan pembongkaran barang dari palka kapal langsung ke truk. Selama kegiatan pembongkaran berlangsung, Tally Man harus menghitung atau mencatat setiap barang atau peti kemas yang dibongkar mengenai jumlah, merk dan jenis barang ke dalam Tally Sheet. Berdasarkan penelitian penulis, pada saat proses penghitungan, hanya ada seorang Tally Man yang menghitung jumlah barang berdasarkan sling, seharusnya Tally Man dibantu dengan menggunakan sistem penghitung otomatis yang terhubung dengan sling, sehingga akan langsung terhitung berapa jumlah barang yang akan di bongkar atau muat yang akan memperkecil kesalahan penghitungan. Jika barang langsung diserahkan ke truck, maka Tally Man harus membuat bon bongkar