BAB 3 Sistem Berjalan

Transkripsi

1 BAB 3 Sistem Berjalan 3.1 Sejarah Perusahaan PT LINTAS BAHARI NUSANTARA PT. Lintas Bahari Nusantara berdiri pada tahun 2003 yang bertempat di Jl. Pinisi Raya 2, Sunda Kelapa Ancol (Jakarta Utara). Perusahaan ini adalah perusahan yang bergerak dibidang jasa trasportasi atau angkutan barang via laut dengan tujuan Regular (PONTIANAK, BATAM) Non- Regular (Pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi). Namun seiring dengan perjalanan bisnisnya perusahaan tersebut mengurangi tujuan Regularnya yaitu Batam dengan alasan kurangnya permintaan untuk tujuan Batam dan biaya ongkos kirim Batam yang relative mahal (pelabuhan). Perusahaan PT. Lintas Bahari mempunyai 2 service yaitu : 1. Service Regular Dimana service ini rutin dilakukan dengan tujuan bolak balik ( Jakarta (CGK) Pontianak (PNK) atau Pontianak (PNK) Jakarta (CGK) ). 2. Service Non-Regular Dimana service ini biasa disebut service liar karena service ini biasa melayani keberbagai pulau yang ada di Indonesia seperti : Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi. Perusahaan ekspedisi ini merupakan salah satu perusahaan yang berdiri masih belum lama namun telah mengalami kemajuan yang pesat, dimana perusahan tersebut telah menambah armada dan memperlebar bisnisnya dengan dibukanya cabang perusahaan yaitu di Pontianak yang bertempat di Jl. Kom Yos Sudarso depan GG Blitar, Pontianak, PT. Lintas Bahari Nusantara pada mulanya hanya memiliki 2 kapal dengan jumlah karyawan kantor 7 orang dan jumlah awak kapal (ABK) <15 orang yang kemudian berkembang sampai dengan tahun 2013 memiliki 18 kapal dengan kapasitas kapal yang berbeda yaitu ton. Setiap kapal yang berlayar dibutuhkan awak kapal serta memiliki karyawan kantor 11 orang, karyawan lapangan 11 orang dan awak kapal (ABK) ±200 orang. Dalam menjalankan usaha bisnis, perusahaan tidak hanya sematamata mengejar keuntungan financial, melainkan juga keselamatan Crew kapal dan armada serta keamanan paket kiriman menjadi prioritas utama. Untuk itu 39

2 40 dalam proses bongkar muat selalu didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas serta alat berat lainnya. PT. Lintas Bahari Nusantara selain melayani jasa pengiriman barang, juga melayani Time Charter dengan harga yang kompetitif. Seperti Motto yang selalu diusung perusahaan yakni Safety First & Customer's Satisfaction is Our Priority, maka perusahaan akan terus berbenah diri untuk menjadikan perusahaan pelayaran ini sebagai ikon di dunia bisnis pelayaran. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan 1) Penyedia jasa transportasi yang terintegrasi, terluas dan terbaik di Indonesia. 2) Menjadi perusahan ekspedisi terdepan di Indonesia. 3) Dapat menjadi perusahaan ekspedisi yang terpercaya dan dapat memberikan kualitas service yang memuaskan serta dapat diandalkan di setiap waktu Misi Perusahaan 1) Memperluas daerah tujuan dengan membuka cabang cabang baru. 2) Pelayanan yang profesional untuk menjamin kepuasan para pelanggan. 3) Menjalin hubungan baik dengan pelanggan.

3 Struktur Organisasi Komisaris Direktur Utama Direktur Operasional Manajer Operasional Kep.Administrasi Operasional Kep.Administrasi Kantor Kep.Administrasi Pelayaran Kep.Accounting Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Lintas Bahari Nusantara (sumber : Manajer Operasional) 3.4 Tugas dan Wewenang Komisaris Tugas Komisaris : 1. Melakukan pengawasan dan nasihat kepada Direktur dalam pengurusan perusahaan. 2. Melakukan pengawasan atas jalannya proses bisnis pada perusahaan. 3. Mendanai keuangan perusahaan bilamana dibutuhkan.

4 42 4. Memastikan bahwa karyawan perusahaan tersebut menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dengan baik. Wewenang komisaris : 1. Menghadiri rapat direksi dan memberikan pandangan pandangan terhadap hal hal baru. 2. Komisaris berhak untuk memeriksa dan mengetahui tindakan direksi. 3. Komisaris berhak untuk meminta penjelasan terkait dengan pelaksanaan operasional perusahaan. 4. Komisaris memiliki wewenang untuk memberhentikan direksi yang tindakannya bertentangan dengan peraturan perusahaan Direktur Utama Tugas Direktur Utama: 1. Direktur utama bertanggung jawab untuk memimpin kinerja dari seluruh devisi. 2. Membuat rencana jangka panjang perusahaan. 3. Membuat keputusan dalam kegiatan bisnis perusahaan. 4. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efisien. Wewenang Direktur Utama : 1. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. 2. Menempatkan karyawan sesuai dengan keahliannya masingmasing. 3. Menandatangani surat pengeluaran uang yang digunakan untuk keperluan perusahaan. 4. Memimpin rapat umum terkait dengan pelaksanaan operasional perusahaan Direktur Operasional Tugas Direktur Operasional: 1. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh direktur utama.

5 43 2. Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi seluruh kegiatan operasional dalam pengembangan perusahaan. 3. Mengontrol setiap karyawan dengan baik agar rencana yang telah di buat dapat tercapai. Wewenang Direktur Operasional: 1. Memilih dan menetapkan karyawan yang di terima di dalam perusahaan. 2. Membimbing dan mendelegasikan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan dengan jelas Kep.Manajer Operasional Tugas Manajer Operasional: 1. Menyediakan informasi tentang pengiriman yang tersedia di PT. Lintas Bahari Nusantara kepada pelanggan. 2. Melayani dan melakukan kesepakatan dengan pelanggan sesuai dengan harga yang masih dalam tahap wajar apabila pelanggan ingin harga dibawah standar yang telah ditentukan maka manajer operasional harus mendapat persetujuan dari direktur operasional. 3. Manajer operasional bertanggung jawab untuk menagih sisa pembayaran yang masih belum dilunasi oleh pelanggan atau yang telah jatuh tempo. 4. Manager operasional bertanggung jawab untuk mengawasi, mengontrol, menerima laporan dari kepala administrasi operasional, adminstrasi kantor, dan administrasi pelayaran Kep.Accounting Tugas Accounting: 1. Mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas keuangan perusahaan dan membuat laporan pertanggung jawaban keuangan perusahaan kepada direktur operasional sesuai dengan ketentuan yang telah berlaku.

6 44 2. Mengecek tanggal jatuh tempo piutang dan utang pelanggan sebagai laporan pertanggung jawaban kepada manajer operasional. 3. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan kwitansi dan surat jalan. Wewenang Accounting / Pajak : 1. Menetapkan metode-metode yang digunakan dalam pencatatan akuntansi. 2. Melakukan koordinasi dengan kasir dan bagian pelayanan terhadap validasi transaksi sebelum melakukan- pencatatan pada sistem terkomputerisasi. 3. Menyetujui pembiayaan yang dapat dikeluarkan dengan melakukan paraf dan memberikan laporan situasi kas kepada direktur Kep.Administrasi Operasional Tugas Administrasi Operasional: 1. Bagian Administrasi operasional membantu manajer operasional untk membuat invoice yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai surat penagihan sisa pembayaran ataupun pembayaran yang sudah jatuh tempo. 2. Membuat konosemen(bill of Lading). 3. Membuat surat berita acara penyerahan barang yang nantinya akan ditanda tangani oleh penerima barang Kep.Administrasi Kantor Tugas Administrasi kantor: 1. Mengontrol dan mencatat barang yang masuk ke dalam kapal 2. Bertanggung jawab untuk menyerahkan manifest of cargo kepada administrasi operasional. 3. Membuat Manifest of cargo. 4. Membuat kwitansi sebagai bukti bahwa pelanggan telah melunasi pembayaran.

7 Kep.Administrasi Pelayaran Tugas Administrasi Pelayaran: 1. Mengontrol dan mengetahui keberadaan kapal 2. Mengurusi Surat Pernyataan Berlayar (SPB). 3. Memberikan informasi kepada manajer operasional tentang keberadaan kapal agar manajer operasional dapat memberikan informasi kepada pelanggan. 4. Mengecek kondisi kapal dan segala keperluan kapal Staff Accounting/kasir Tugas Staff Accounting/kasir: 1. Menerima daftar penerimaan kas, bukti kas masuk, kasir membuat bukti setor bank dan menyetorkan kas tersebut ke bank 2. Kasir mengarsipkan daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk sesuai urutan tanggal. Wewenang Staff Accounting/Kasir: 1. Memberikan tanggal dan cap lunas pada tiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas. 2. Berwenang dan bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang kas perusahaan. 3.5 Proses Bisnis PT Lintas Bahari Nusantara Narasi PT. Lintas Bahari Nusantara adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa trasportasi atau angkutan barang via laut dengan tujuan Regular (Pontianak) Non-Regular (Pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, Irian Jaya dan pulau kecil kecil lainnya). Setiap orang yang hendak menggunakan jasa dari PT Lintas Bahari Nusantara akan dilayani oleh Manajer operasional, yang bertugas untuk menginformasikan service pengiriman yang tersedia. Proses berjalan yang berlangsung dalam PT Lintas Bahari Nusantara sebagai berikut:

8 Proses Bisnis Untuk Service Regular 1. Manajer operasional menanyakan jenis barang yang ingin dikirimkan oleh pelanggan dan kemudian menginformasikan harga kiriman. 2. Apabila harga yang diberikan oleh manajer operasional dianggap terlalu tinggi oleh pelanggan, maka pelanggan akan melakukan negosiasi harga dengan manajer operasional. 3. Setelah manajer operasional dan pelanggan telah menemukan kesepakatan harga, maka manajer operasional memberitahukan proses pembayaran kepada pelanggan dan kondisi yang ditawarkan oleh perusahaan hanya PTP + OPT (Port To Port + Ongkos Pembongkaran Tujuan) yang dimaksud dengan PTP + OPT adalah semua ongkos muat sudah ditanggung oleh PT. Lintas Bahari Nusantara. Untuk pelanggan tetap diberikan hak istimewa yang berupa dapat melakukan pembayaran setelah barang diambil oleh penerima dalam tempo 2 minggu, dan untuk pelanggan baru wajib membayar pada saat barang ingin diambil oleh penerima. 4. Pelanggan membawa barang yang ingin dikirim ke pelabuhan disertai dengan surat jalan dari pelanggan, kemudian petugas krani/hitung mengukur, menimbang, dan menghitung jumlah barang yang diturunkan oleh pelanggan dan membuat tally sheet/order kerja yang disesuaikan dengan surat jalan dari pelanggan. Tally sheet/order kerja yang dibuat oleh petugas krani/hitung harus ditandatangani oleh pelanggan yang datang mengirimkan barang sebagai bukti untuk petugas krani/hitung. 5. Administrasi kantor membuat manifest of cargo berdasarkan tally sheet/order kerja dan surat jalan yang diberikan oleh petugas krani/hitung.

9 47 6. Adminitrasi operasional membuat konsomen/bill of lading berdasarkan manifest of cargo yang diberikan oleh administrasi kantor. 7. Administrasi pelayaran mengurusi Surat Pernyataan Berlayar (SPB) berdasarkan manifest of cargo dan dokumen kapal. Kemudian administrasi pelayaran memberikan Surat Pernyataan Berlayar (SPB) dan manifest of cargo kepada Nahkoda kapal yang akan digunakan untuk berlayar. 8. Administrasi operasional membuat berita acara penyerahan barang berdasarkan konosemen (bill of lading) yang telah dibuat. 9. Administrasi kantor membuat kwitansi untuk penagihan pembayaran berdasarkan konosemen/bill of lading yang telah dibuat. 10. Setelah semua dokumen telah selesai dibuat, maka dokumen manifest of cargo, konosemen (bill of lading), berita acara penyerahan barang dan kwitansi dikirim ke cabang Pontinak oleh staff melalui jasa express. 11. Pada saat barang sampai di Pontianak, maka barang tersebut dibongkar oleh operator crane. 12. Dari barang yang dibongkar oleh operator crane maka barang tersebut dicocokan oleh petugas krani/hitung berdasarkan manifest of cargo yang dikirimkan dari Jakarta. 13. Kemudian barang tersebut dibawa ke gudang dan disusun berdasarkan nama pelanggan oleh operator forklift. 14. Bagi barang yang sudah sampai dapat diambil oleh pelanggan, setelah pelanggan melunasi pembayaran dan akan diberikan kwitansi pembayaran oleh staff gudang Pontianak. 15. Pelanggan mengambil barang dan menandatangi berita acara penyerahan barang berdasarkan kwitansi pembayaran.

10 Proses Bisnis untuk Service Non-Regular 1. Manajer operasional menanyakan daerah tujuan pengiriman dan jenis barang yang dikirim oleh pelanggan serta menginformasikan harga kiriman sesuai jenis barang dan tujuan pengirimannya. 2. Apabila harga yang diberikan oleh manajer operasional dianggap terlalu tinggi oleh pelanggan, maka pelanggan akan melakukan negosiasi harga dengan manajer operasional. 3. Setelah manajer operasional dan pelanggan telah menemukan kesepakatan harga, maka manajer operasional memberitahukan proses pembayaran kepada pelanggan dan kondisi yang ditawarkan oleh perusahaan hanya CY Port (Container Yard Port) yang dimaksud dengan CY Port adalah Biaya ongkos muat di Jakarta ditanggung oleh PT. Lintas Bahari Nusantara, tetapi ongkos bongkar ditujuan ditanggung oleh penerima/pelanggan. Manajer Operasional menawarkan dua tipe pembayaran untuk pelanggan tetap, yaitu : a) Pembayaran Tipe A: 25% = Sign contract. Pembayaran pada saat pembuatan kontrak. 50% = Pembayaran pada saat proses muat barang ke dalam kapal. 25% = Pembayaran pada saat barang tiba ditujuan sebelum barang dibongkar. b) Pembayaran Tipe B : 50% = Pembayaran pada saat proses selesai muat barang ke dalam kapal selesai muat. 50% = Pembayaran seteleah selesai bongkar barang. Sedangkan untuk pelanggan baru hanya ditawarkan pembayaran tipe A.

11 49 4. Pelanggan melakukan pembayaran DP sesuai dengan tipe pembayaran yang dipilih dan harga yang telah disepakati kemudian Administrasi kantor membuat kwitansi pembayaran DP yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran DP. 5. Pelanggan membawa barang yang ingin dikirim ke pelabuhan disertai dengan surat jalan dari pelanggan, kemudian petugas krani/hitung mengukur, menimbang dan menghitung jumlah barang yang diturunkan oleh pelanggan dan membuat tally sheet/order kerja yang disesuaikan dengan surat jalan dari pelanggan. Tally sheet/order kerja yang dibuat oleh petugas krani/hitung harus ditandatangani oleh pelanggan yang datang mengirimkan barang sebagai bukti untuk petugas krani/hitung. 6. Administrasi kantor membuat manifest of cargo berdasarkan tally sheet/order kerja dan surat jalan yang diberikan oleh petugas krani/hitung. 7. Adminitrasi operasional membuat konsomen/bill of lading berdasarkan manifest of cargo yang diberikan oleh administrasi kantor. 8. Administrasi pelayaran mengurusi Surat Pernyataan Berlayar (SPB) berdasarkan manifest of cargo dan dokumen kapal. Kemudian administrasi pelayaran memberikan Surat Pernyataan Berlayar (SPB), manifest of cargo, konosemen (bill of lading), dan berita acara penyerahan barang dan surat jalan dari pelanggan kepada Nahkoda. 9. Administrasi operasional membuat berita acara penyerahan barang berdasarkan konosemen (bill of lading) yang telah dibuat. 10. Administrasi kantor membuat kwitansi untuk penagihan sisa pembayaran berdasarkan konosemen/bill of lading dan kwitansi pembayaran DP yang telah dibuat.

12 Setelah barang sampai ditujuan, maka manajer operasional menginformasikan kepada pelanggan untuk melunasi sisa pembayaran yang belum dibayar berdasarkan kesepakatan diawal dan harus mengurusi surat-surat untuk bongkar barang sesuai dengan peraturan yang berlaku di daerah setempat dan memberikan kwitansi pembayaran kepada pelanggan. 12. Manajer Operasional menginformasikan mengenai status pembayaran kapada nahkoda. Nahkoda akan memberikan ijin bongkar barang dan berita acara penyerahan barang untuk ditanda tangani oleh pelanggan.

13 lar Gambar 3.2 Activity Diagram Regular

14

15 Pendapatan dan Biaya Operational yang diperoleh dari PT. Lintas Bahari Nusantara sebelum Investasi Teknologi Informasi Pendapatan Kotor Perusahaan Laba kotor perusahaan diperoleh dari pendapatan perusahaan yang belum dikurangi biaya-biaya operasional. Berikut laba kotor perusahaan dari tahun : Tabel 3.1 Laba Kotor Perusahaan Pada Tahun Tahun Pendapatan 2009 Rp 4,128,973, Rp 4,587,748, Rp 5,213,350, Rp 5,792,611, Rp 6,487,725, Biaya Berjalan Sebelum Investasi Teknologi Informasi Biaya yang dikeluarkan oleh perushaan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional di dalam perushaan sebelum adanya investasi teknologi informasi di dalam perushaan. Berikut biaya berjalan dari tahun :

16 54 Tabel 3.2 Biaya Berjalan Sebelum Adanya Investasi Teknologi Informasi Keterangan Tahun Biaya Solar Kapal Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Gaji dan Rp Rp Rp Rp Rp THR Biaya Telepon dan Rp Rp Rp Rp Rp Internet Biaya Listrik Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Legalisasi Rp Rp Rp Rp Rp dan Pengurusan Surat Biaya ATK dan Rp Rp Rp Rp Rp Keperluan Kantor Biaya Sewa Kantor Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Bensin, Solar, Parkir dan Rp Rp Rp Rp Rp

17 Tol Biaya Pos, Materai Rp Rp Rp Rp Rp dan Pengiriman Biaya Perlengkapan dan Rp Rp Rp Rp Rp Rumah Tangga Kantor Biaya Keamanan Rp Rp Rp Rp Rp dan Kebersihan Biaya PPH pasal - Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Pengobatan Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Service dan Rp Rp Rp Rp Rp Pemeliharaan Kendaraan Biaya Rp Rp Rp Rp Rp Entertainment Biaya Sumbangan Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Penyusutan Rp Rp Rp Rp Rp

18 56 Kapal Biaya Penyusutan Rp Rp Rp Rp Rp dan Amortisasi Biaya Agen Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Transportasi Rp Rp Rp Rp Rp Biaya Keperluan dan Perlengkapan Kantor Biaya Service dan perawatan kapal Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

19 Pendapatan Perusahaan Laba bersih perusahaan diperoleh dari pendapatan kotor dikurangi biaya-biaya operasional. Berikut laba bersih perusahaan dari tahun : Tabel 3.3 Laba Bersih Perusahaan Pada Tahun Tahun Pendapatan 2009 Rp 856,920, Rp1,048,562, Rp1,210,631, Rp1,293,272, Rp 1,897,433,390 57

20 Biaya Investasi Awal secara Inhouse Tabel 3.4 Biaya Investasi Awal Secara Inhouse

21 Biaya Investasi Awal secara Outsourcing Tabel 3.5 Biaya Investasi Awal Secara Outsourcing 59