BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN"

Teguh Hermawan
6 tahun lalu
Tontonan:

1 44 BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Arsip keberadaannya sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip adalahinformasi yang terekam,pusat ingatan bahkan bisa disebut juga dengan sumber informasi yang dipergunakan sebagai alat bukti otentik pelaksanaan aktivitas suatu organisasi atau perusahaan serta bukti laporan tentang kinerja dan aparatur organisasi yang membatu pimpinan dalam mengambil suatu keputusan. Di dalam aktivitas sebuah organisasi ataupun perusahaan pasti akan menciptakan arsip terlebih jika sebuah organisasi masih melakukan tugas dan fungsinya dengan benar, semakin besar lingkup organisasi maka juga akan semakin banyak lagi arsip yang tercipta. Maka dari itu untuk menjaga semua arsip yang tercipta tadi harus dilakukan pengelolaan arsip yang baik dan benar serta sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sehingga bisa mengantisipasi hilang atau rusaknya arsip di dalam organisasi. Pengelolaannya sebaiknya dimulai sejak arsip mulai tercipta sehingga dalam proses berikutnya lebih mudah karena sudah ditangani sejak awal baik dalam fase penggunaan dan pemeliharaan dan sampai fase yang terakhir yaitu penyusutan arsip, hal ini sangat berguna untuk menciptakan dan mengoptimalkan kegiatan pengelolaan arsip yang tepat serta efisisen supaya dapat mendukung dalam kelancaran aktivitas organisasi. Tujuan utama dalam kegiatan pengelolaan arsip adalah penataan yang baik dan sistematis sehingga dalam penemuan kembali arsipnya cepat dan tepat, karena memang arsip

2 45 akan digunakan pasti harus mencarinya di tempat penyimpanan maka dari itu penemuan kembali yang cepat dan tepat sangat penting. Dengan pengelolaan yang tepat arsip dinamis inaktif yang sebelumnya tidak tertata dan dalam kondisi yang tidak teratur menjadi tertangani dan terkelola sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Namun faktanya di lapangan menunjukan kenyataan yang berbeda, kekurang pahaman terhadap arti penting arsip menyebabkan kurangnya kesadaran penanganan arsip hal ini mengakibatkan buruknya kualitas penanganan arsip. Hal ini sangat disayangkan melihat peranan dan fungsi arsip itu sendiri, sebuah arsip yang masih mempunyai intensitas penggunaan yang cukup untuk sebuah aktivitas organisasi justru dipandang sebelah mata dan kurang diperhatikan secara khusus, ini adalah kesalahan yang sangat besar bahkan bisa berdampak buruk terhadap organisasi. Sebagaimana yang terjadi di PT. Waskita Karya tepatnya di departemen sumber daya manusia dan umum yaitu arsip dinamis inaktif memang sudah terkelola namun hanya dikelola dengan seadanya saja belum sesuai dengan prosedur yang ada, hal ini terjadi karena tidak adanya SDM yang kompeten untuk mengelola arsip, di perusahaan atau tepatnya di departemen ini hanya pegawai perusahaan biasa yang diberi tugas mengelola arsip, petugas tersebut juga tidak mempunyai basic kearsipan sehingga pengetahuannya tentang arsip agak kurang hal inilah yang membuat pengelolaan arsip di perusahaan tidak maksimal atau terkesan sangat seadanya, namun di sisi lain perusahaan sudah mempunyai record center yang sudah memaahi secara fasilitas, record center yang ada di departemen

3 46 SDM dan umum ini sudah memilik beberapa syarat yang sudah seharusnya terdapat di records center seperti misalnya ac, tabung gas pemadam, alat pendeteksi api dan roll o pact, walaupun menurut saya ukuran ruangannya tidak cukup besar dan sepertinya tidak akan bisa menampung semua arsip dinamis inaktif yang ada di Departemen Sumber Daya Manusia dan Umum dan juga untuk melakukan kegiatan pengarsipan yang lainnya bahkan di records center yang tidak cukup luas ini juga untuk menaruh beberapa perlatan kantor seperti misalnya kursi lipat, air mineral yang masih di dalam kemasan kardus, printer, dan kardus-kardus perlatan kantor yang lain sehingga semakin mempersempit ruang gerak. Hal-hal tersebut yang cukup memberi motivasi untuk membenahi pengelolaan arsip yang ada supaya menjadi tertata sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan, serta bisa digunakan dengan efektif sehingga bisa menunjang aktivitas perusahaan dan juga mewujudkan visi dan misi yang dimiliki perusahaan. B. SARAN Kegiatan pengelolaan arsip sangatlah diperlukan, terutama dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif hal ini tidak terlepas dari nilai guna arsip dan intensitas pemakaiannya, pengelolaan arsip yang baik dan benar ini juga bertujuan untuk menunjang aktivitas organisasi. Kegiatan rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan prosedur yang ditetapkan ataupun kepada sistem yang diinginkan agar lebih mudah dalam penemuan kembalinya

4 47 mudah. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip di dalam map, odner ataupun box. Adapun saran demi untuk memperbaiki, meningkatkan dan mengembangkan kegitan kearsipan dalam perusahaan agar sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan, namun juga tetap disesuaikan dengan kondisi di departemen sumber daya manusia PT. Waskita Karya : 1. Perusahaan atau tepatnya di departemen sumber daya manusia harus memiliki arsiparis yang berkompeten dan mampu menguasai bidang kearsipan, sehingga jelas pengelolaan dan pemeliharaan arsip di departemen ini ada yang mengelolanya sendiri dan penanggung jawabnya, dan bukan staff yang merangkap jabatan karena ini bisa tidak fokus serta kurang optimal dalam pengelolaan arsipnya. Jika sudah mempunyai arsiparis sendiri pengelolaan arsipnya akan lebih terjamin dan jika akan ada yang menggunakan arsip proses penemuan kembalinya bisa lebih cepat dan tepat. 2. Membersihkan record center dari barang-barang yang tidak penting, tidak penting disini maksudnya barang-barang yang tidak seharusnya berada di record center seperti kardus-kardus peralatan kantor dan lainnya, jadikanlah record center benar-benar record center bukan dijadikan satu dengan gudang karena ini sangat mengganggu kegiatan pengarsipan juga mempersempit ruang geraknya. 3. Menerapkan sistem kearsipan yang berbasis komputer agar mengurangi volume arsip yang menumpuk dan memudahkan

5 48 pencarian arsip secara praktis untuk menghemat waktu pencarian selain itu juga di zaman yang sudah maju ini juga hal kerasipan tidak ketinggalan zaman, masalah kearsipan juga bisa dikombinasikan dengan teknologi. Namun hal ini bisa dilakukan setelah semua tahap yang sebelumnya dilakukan dan terlaksana dengan baik.

dokumen-dokumen yang mirip

BAB IV PENUTUP. A. Kesimpulan. Seiring dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Badan Pusat

BAB IV PENUTUP. A. Kesimpulan. Seiring dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Badan Pusat BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Seiring dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Badan Pusat Statistik Provinsi DIY menghasilkan berbagai jenis arsip. Jenis arsip yang dihasilkan diantaranya berupa arsip