BAB IV PENUTUP. Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko yang telah diuraikan,

Transkripsi

1 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan yang telah dilaksanakan dan pembahasan tentang penerapan sistem otomasi persuratan di Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko yang telah diuraikan, penulis dapat menarik kesimpulan dari pembahasan dan permasalahan yang ada. Secara garis besar kesimpulan tersebut dapat diuraikan seperti dibawah ini. Kondisi kearsipan yang ada di Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko masih terbilang sangat berantakan dan belum teratur. Arsip yang berada di ruang arsip hanya dimasukkan ke dalam almari kaca dan dikelompokkan berdasarkan direktorat saja. Arsip-arsip inaktif tersebut belum ditata secara kearsipannya dan belum pernah juga dilakukan pemusnahan mulai dari berdirinya instansi dengan nama Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang sampai berganti nomenklatur menjadi DJPPR. Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko untuk melancarkan kegiatan administrasinya sudah menggunakan sistem tata naskah dinas elektronik dalam hal persuratan. Tata naskah dinas elektronik tersebut disebut dengan aplikasi NADINE. Penerapan aplikasi NADINE berbasis web-based yang digunakan sebagai software otomasi persuratan dalam pengelolaan surat di Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko. Implementasi dari penggunaan aplikasi NADINE ini terdiri dari beberapa proses, yaitu (1) Pengelolaan Surat Masuk yang menjelaskan tentang proses penginputan

2 63 surat masuk mulai dari perekaman surat masuk, penerimaan surat masuk, pengagendaan surat masuk, dan penyerahan surat masuk. (2) Pengelolaan Disposisi yang menjelaskan tentang proses perekaman disposisi, penyerahan disposisi, dan penerimaan pengembalian disposisi. (3) Pembuatan konsep surat yang menjelaskan tentang proses pembuatan konsep surat keluar, mengirimkan konsep surat keluar, serta penandatanganan konsep surat. (4) Penemuan kembali arsip yang menjelaskan tentang cara cepat menemukan kembali arsipnya. (5) Pengarsipan surat yang menjelaskan tentang cara mengarsipkan surat secara otomatis dengan sistem dan secara manual. (6) Pembuatan laporan yang menjelaskan tentang cara membuat laporan baik surat masuk, disposisi, maupun surat keluat dengan menggunakan aplikasi NADINE. Arsip persuratan yang dikelola menggunakan aplikasi NADINE akan tersimpan dalam server khusus, akan tetapi informasi dari surat tersebut masih bisa diakses bila sewaktu-waktu diperlukan dan selama perangkat komputer masih terhubung dengan jaringan internet. Perangkat komputer yang digunakan sebagai penunjang aplikasi NADINE baik hardware maupun software harus dalam kondisi yang baik. Kedua komponen tersebut menjadi sangat penting dalam melakukan pengoperasian aplikasi NADINE. Apabila salah satu komponen tidak berjalan maka aplikasi NADINE tidak bisa dijalankan. Sarana yang digunakan untuk menunjang aplikasi NADINE seperti komputer, scanner, CPU, mouse, keyboard, printer, serta bahasa pemograman PHP dan database Microsoft SQL Server 2005 yang digunakan sebagai software.

3 64 Sistem otomasi persuratan berupa aplikasi NADINE belum sepenuhnya mampu membantu instansi dalam menjamin keefisienan dan keefektifan kerja. Penginputan surat ke aplikasi NADINE baru dilaksanakan bila proses fisik surat sudah selesai. Hal inilah yang menjadi penerapan aplikasi NADINE di Sekretariat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko menjadi belum efisien. Selain itu, penggunaan aplikasi NADINE dapat dikatakan hanya sebatas penyimpanan arsip surat secara elektronik dan penemuan kembali surat secara elektronik. Dalam melakukan penerapan aplikasi NADINE ini terdapat beberapa kendala yang sering dialami oleh user diantaranya yaitu (1) penggunaan domain yang tidak seragam; (2) jaringan internet yang buruk; serta (3) sistem sering mengalami eror. B. Saran Permasalahan-permasalahan yang terjadi di Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko baik dari segi kearsipannya maupun segi tata naskah dinas elektroniknya masih banyak terjadi kendala. Dari permasalahan yang dialami tersebut, penulis dapat memberikan saran atau masukan kepada instansi agar dapat menjadi bahan evaluasi untuk kedepannya, terutama untuk penerapan aplikasi NADINE. Aplikasi NADINE yang masih dalam tahap pengembangan memang masih sering terjadi banyak permasalahan, sehingga harus diperbaiki dan lebih disempurnakan lagi agar kedepannya dapat memudahkan pekerjaan administrasi instansi dalam hal kegiatan persuratan. Berikut saran yang dapat diberikan penulis untuk permasalahan yang telah terjadi yaitu : Pertama, terkait penanganan arsip inaktif yang berada di ruang arsip. Arsip inaktif yang ada di ruang arsip DJPPR belum pernah dilakukan penataan arsip

4 65 dengan baik dan benar secara kearsipannya, sehingga perlu dilakukan pengelolaan arsip inaktif mulai dari pemindahan, penataan, sampai dengan penyusutan atau pemusnahan arsip. Untuk melakukan kegiatan tersebut dibutuhkan seorang arsiparis untuk menangani masalah kearsipan yang ada disana. Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko tidak memiliki seorang arsiparis sehingga perlu memiliki arsiparis yang berkompeten, profesional, dan menguasai teknologi dengan baik agar arsip-arsip yang tidak teratur tersebut dapat dikelola secara kearsipan. Kedua, terkait dengan penggunaan akun untuk dapat mengakses aplikasi NADINE. Sebaiknya, semua direktorat yang ada di lingkungan DJPPR dalam mengakses NADINE menggunakan satu domain saja yaitu nadine.djppr.kemenkeu.go.id. Agar tidak terjadi lagi terjadi miss komunikasi dengan eselon yang berada dibawahnya atau diatasnya. Selain itu, semua eselon yang berada di lingkungan Kementrian Keuangan Pusat terkoneksikan dengan aplikasi NADINE, agar mudah dalam proses kegiatan administrasinya. Ketiga, terkait sistem yang ada pada aplikasi NADINE. Seperti yang telah diketahui, bahwa sistem pada aplikasi NADINE ini masih dalam tahap pengembangan sehingga masih sering terjadi eror atau kerusakan sistem pada aplikasi tersebut. Hal tersebut juga membuat keamanan sistem pada aplikasi NADINE diragukan. Oleh karena itu, sistem pada aplikasi NADINE ini lebih disempurnakan kembali agar keamanan surat menjadi terjamin, dan para pegawai juga tidak khawatir akan kerahasiaan informasi pada surat tersebut terbaca oleh yang lain bila diinput kedalam aplikasi NADINE.

5 66 Keempat, terkait dengan penerapan aplikasi NADINE yang masih belum maksimal dalam penggunaannya. Para pegawai yang berada di Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko masih kurang paham akan penggunaan aplikasi NADINE. Pemahaman antara pegawai satu dengan yang lainnya masih berbeda-beda dan belum seragam sehingga membuat beberapa pegawai yang berada di Setdijen menjadi malas menggunakan aplikasi NADINE, karena dianggap rumit dan merepotkan. Oleh karena itu, aplikasi NADINE perlu disosialisasikan kembali agar pemahaman tentang penggunaan NADINE di setiap para pegawainya menjadi sama.