BAB IV PENUTUP. A. Kesimpulan. Seiring dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Badan Pusat

Transkripsi

1 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Seiring dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Badan Pusat Statistik Provinsi DIY menghasilkan berbagai jenis arsip. Jenis arsip yang dihasilkan diantaranya berupa arsip tekstual dan arsip elektronik. Arsip-arsip tersebut akan semakin bertambah sejalan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya. Apabila hal tersebut tidak diimbangi dengan pelaksanaan penyusutan arsip maka arsip akan menumpuk dan menyebabkan pemborosan di berbagai bidang. Oleh karena itu, perlu dilakukan penyusutan arsip secara periodik. Untuk dapat melaksanakan penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY banyak kegiatan yang perlu dilakukan selain penilaian arsip. Hal ini dikarenakan arsip di lembaga ini tergolong arsip tidak teratur sehingga perlu dilakukan rekonstruksi arsip terlebih dahulu. Rekonstruksi arsip dilakukan guna mengembalikan pengaturan arsip berdasarkan sistem yang digunakan dan melakukan pendataan arsip yang nantinya dapat membantu dalam proses penilaian arsip. Dalam kegiatan penilaian arsip ada beberapa pertimbangan guna menentukan nasib akhir arsip. Untuk arsip tertentu, seperti Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) penilaiannya menggunakan metode yang berbeda dari arsip lainnya. Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya duplikat pada arsip DP3

2 91 ini sehingga petugas mempunyai pertimbangan lain dalam menentukan metode yang digunakan untuk pelaksanaan penilaian arsip DP3. Prosedur penyusutan di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY berpedoman pada Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tentang Kearsipan. Dalam peraturan tersebut dijelaskan mengenai prosedur penyusutan yang terdiri dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Prosedur yang tercantum dalam peraturan tersebut tidak serta merta digunakan sebagai pedoman pelaksanaan penyusutan arsip. Ada hal-hal khusus yang menjadi dasar pertimbangan mengenai kebijakan yang diambil oleh lembaga ini guna pelaksanaan penyusutan arsip. Dalam pelaksanaan penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY, ada beberapa kendala yang dihadapi oleh petugas. Kendala utama yang dihadapi adalah berkaitan dengan SDM dan sarana yang kurang memadai. SDM yang mengerti mengenai bidang kearsipan hanya ada satu orang pegawai, beliau menjabat sebagai Sekretaris di lembaga ini. Oleh karena itu, kesibukan beliau menjadi seorang sekretaris tidak memungkinkan untuk sepenuhnya mengelola arsip. Selain itu, sarana juga menjadi faktor penting dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan. Ada beberapa sarana yang belum tersedia di lembaga ini, yakni boks arsip, rak arsip, dan Record Center yang sesuai standar guna menyimpan arsip inaktif.

3 92 Dari kegiatan penyusutan arsip akan memberikan manfaat terhadap lembaga yang bersangkutan. Manfaat yang didapat dengan adanya pelaksanaan penyusutan arsip dapat mempermudah dalam proses penemuan kembali arsip karena arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna tidak memenuhi tempat penyimpanan arsip dan sarana yang ada dapat digunakan untuk menyimpan arsip yang bernilai guna. Apabila arsip tertata secara sistematis maka kehilangan arsip dapat diminimalisasi karena arsip tidak menumpuk banyak yang mana adanya pemisahan antara arsip yang masih bernilai guna dengan arsip yang sudah tidak benilai guna. Dengan demikian, arsip yang benilai guna dapat terselamatkan. Apabila arsip mudah ditemukan kembali maka tertib administrasi tidak hanya sekedar menjadi wacana dan kegiatan administrasi menjadi lebih lancar karena arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali. Penyusutan arsip juga dapat menghindari terjadinya pemborosan terhadap biaya dan sarana guna pemeliharaan arsip yang sudah tidak benilai guna. B. SARAN Berdasarkan kondisi pengelolaan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY, untuk pengembangan lebih lanjut maka penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Dikarenakan belum adanya pola klasifikasi arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY, maka sebaiknya perlu dibuat skema penataan arsip sehingga penentuan pokok masalah dalam penyimpanan arsip bisa konsisten.

4 93 2. Sebaiknya sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip DP3 tidak berdasarkan struktur organisasi yang kemudian setiap stafnya diurutkan berdasarkan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan tidak diiringi dengan pemindahan fisik arsipnya apabila terdapat pegawai yang pindah antar bagian pada lingkup Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. Selain itu, petugas yang mencari arsip DP3 harus mengetahui arsip DP3 pegawai yang dicari menjabat sebagai apa dan apabila menjabat sebagai staf maka petugas juga harus mengetahu NIP dari pegawai yang bersangkutan. Apabila ada pergantian pegawai di Subbagian Kepegawaian dan Hukum, pegawai baru akan kesulitan mencari arsip tersebut. Oleh karena itu, sebaiknya arsip tersebut disimpan berdasarkan abjad nama pegawai. 3. Perlu dilakukan rekonstruksi arsip sehingga arsip dapat tertata secara sistematis dan mempermudah dalam proses penemuan kembali arsip 4. Sebaiknya Subbagian Urusan Dalam yang mempunyai tugas dalam kegiatan kearsipan lebih dioptimalkan lagi sebagai unit kearsipan. 5. Sebaiknya perlu dibuat Records Center beserta pengadaan sarana penyimpanannya, seperti boks arsip, kertas casing, dan rak arsip. Selain itu, perlu adanya manajemen Records Center guna mendukung pelaksanaan kegiatan penyimpanan di Records Center tersebut. Sebaiknya Records Center tersebut berada dibawah tanggung jawab Subbagian Urusan Dalam sebagai unit kearsipan di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. 6. Sebaiknya filing cabinet dan hanging map yang ada dioptimalkan fungsinya untuk menyimpan arsip.

5 94 7. Sebaiknya dilakukan penyusutan arsip secara periodik sehingga arsip tidak menumpuk di ruang penyimpanan dan arsip yang masih bernilai guna dapat terselamatkan. 8. Sebaiknya BPS Provinsi DIY mengusulkan kepada BPS RI untuk menyusun pedoman tertulis mengenai pelaksanaan penyusutan arsip sehingga prosedurnya menjadi lebih jelas. 9. Sebaiknya BPS Provinsi DIY mengusulkan kepada BPS RI untuk menyusun JRA secara keseluruhan. 10. Sebaiknya BPS Provinsi DIY mengusulkan kepada BPS RI untuk menyusun kode klasifikasi arsip sehingga penyimpanan arsip bisa lebih sistematis. 11. Perlu diadakan sosialisasi dan pelatihan mengenai pengelolaan arsip kepada pegawai di setiap bagian atau bidang di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY sehingga setiap pegawai di bagian atau bidang dapat mengimplementasikan pengelolaan arsip yang benar. 12. Perlu penambahan SDM yang berkompeten di bidang kearsipan untuk mengelola arsip di Badan Statistik Provinsi DIY.