BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang Penelitian

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Kantor menurut Sastradipoera (2007, hlm. 149) merupakan keseluruhan ruang tempat berlangsungnya kegiatan pengolahan data agar menjadi informasi untuk pembuatan keputusan dan perawatan aktiva. Pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor sangatlah beragam sehingga dalam prakteknya menurut Sastradipoera (2007, hlm. 149) kantor dapat dikatakan dalam arti statis yakni ruang tempat kegiatan berlangsung, sedangkan kantor dapat dikatakan dinamis yakni kegiatan yang berlangsung yang merupakan unsur kerja yang ada dalam suatu organisasi. Sebuah kantor yang bergerak baik dalam bidang pemerintahan, pendidikan maupun swasta mempunyai pekerjaan yang berbeda-beda sesuai dengan tugas pokok dan fungsi bidangnya. Namun, terdapat satu pekerjaan yang hampir setiap kantor melakukannya yaitu pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi. Administrasi merupakan pekerjaan dalam mengelola berkas-berkas atau dokumen mulai dari pembuatan sampai dengan pengarsipannya. Pengarsipan sangatlah beragam sehingga pengelolaan arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa: Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, dimana dalam arsip dinamis terbagi lagi menjadi menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi, sedangkan arsip inaktif merupakan arsip yang penggunaannya telah menurun sehingga kegunaannya sering dijadikan sebagai referensi pengetahuan dalam suatu kantor. Pengelolaan arsip dinamis perlu untuk diperhatikan, karena melalui pengelolaan arsip dinamis yang baik maka akan menjadi sumber informasi yang baik pula bagi yang membutuhkannya. Guna mencapai hasil yang baik dalam pengelolaan

2 arsip dinamis maka dibutuhkan suatu indikator penilaian yang dapat mengukur keberhasilan pengelolaan arsip dinamis tersebut. Indikator dalam penilaian tersebut biasanya menggunakan hasil yang efektif dan efisien. Menurut Bangun (2008, hlm. 4) menyebutkan bahwa efektif berarti melakukan sesuatu sesuai dengan yang diharapkan, sedangkan efisiensi berarti mencapai sesuatu dengan mengeluarkan biaya kecil. Berdasarkan pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa efektif dan efisien dapat tercapai apabila pekerjaan yang dilakukan oleh petugas pengelola arsip dinamis dapat mengerjakan pekerjaannya dengan benar dan memenuhi standar pekerjaan yang baik yakni dapat dipertanggungjawabkan serta dilakukan dalam waktu, tenaga dan biaya terkecil namun dapat memperoleh hasil yang optimal. Salah satu kantor yang dituntut untuk dapat bekerja secara efisien adalah Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Pendidikan Indonesia (SDM UPI). Direktorat Sumber Daya Manusia adalah unsur pembantu Pimpinan Universitas di bidang sumber daya manusia yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Rektor dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Rektor bidang Keuangan, Sumberdaya, Usaha dan Administrasi Umum. Direktorat Sumber Daya Manusia berperan untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan dan pengembangan SDM, pemberdayaan dan pemeliharaan SDM serta remunerasi dan kesejahteraan SDM. Berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, maka Direktorat SDM UPI mempunyai peranan penting dalam membantu Universitas, oleh karena itu pengelolaan arsipnya perlu untuk diperhatikan karena akan berkaitan dengan data sumber daya manusia baik pegawai dosen dan pegawai non dosen yang dibutuhkan oleh Universitas. Adapun jenis berkas yang dikelola oleh Direktorat SDM UPI adalah sebagai berikut:

3 No 1 Laporan 2 Surat Keputusan (SK) 3 Surat Izin 4 Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Tabel 1.1 Jenis Berkas Direktorat SDM UPI Jenis Berkas 5 Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) 6 Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMJ) 7 Presensi Pegawai Direktorat SDM UPI 8 Data Dosen 9 Data Tenaga Administrasi 10 Data Kenaikan Pangkat Sumber: Direktorat SDM UPI Berdasarkan jenis berkas tersebut yang beragam maka pengelolaannya pun dilakukan oleh masing-masing bagian sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Adapun dalam pembuatan berkas tersebut dilakukan secara berkala dan dari berkas tersebut dilakukan pengarsipannya sesuai dengan kebutuhan berdasarkan waktunya sehingga pencapaian kerja pengelolaan kegiatan arsipnya dapat dilihat seperti tabel dibawah ini: Tabel 1.2 Pencapaian Kerja Kegiatan Penyusunan dan Pengelolaan Data Pegawai Dosen dan Non Dosen Direktorat SDM UPI No 1 Uraian Kegiatan Menyusun berkas yang berkaitan dengan SDM. Tahun (%)

4 2 Mengelompokkan data pegawai berdasarkan pangkat, golongan dan pendidikan Mengoreksi pengelompokkan pegawai berdasarkan pangkat, golongan dan pendidikan Menempatkan data pegawai dalam daftar urut kepangkatan dari daftar susunan pegawai. 5 Menyusun berkas dalam kegiatan kantor Membukukan data pegawai dan menginput database pegawai Penyimpanan berkas atau arsip biasa, penting dan rahasia Menginventarisir data pegawai Menyimpan arsip Rentang ketercapaian pengambilan arsip Rata-rata 82,7 82,8 83,5 83,6 84,6 Sumber: Direktorat SDM UPI Tabel 1.2 di atas menjelaskan bahwa setiap tahunnya pencapaian kerja kegiatan penyusunan dan pengelolaan data pegawai dosen dan non dosen Direktorat SDM UPI mengalami kenaikan dan penurunan secara fluktuatif, hal ini terlihat dari setiap poin kegiatan yang jika dilihat secara satu persatu perolehan presentase kerjanya terkadang mengalami kenaikan dan penurunan secara fluktuatif. Berdasarkan tabel 1.2 di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI mengalami fluktuatif setiap tahunnya. Hal ini dapat ditunjukkan melalui angka rata-rata yang

5 dicapai setiap tahunnya mengalami perubahan yang terkadang naik dan turun sehingga dari angka tersebut bisa dilihat untuk penilaian rentang toleransi kinerja pegawai sebagai berikut: Tabel 1.3 Rentang Toleransi Kinerja Pegawai Direktorat SDM UPI Rentang (%) Keterangan <50 Sangat tidak tercapai Tidak tercapai Sedang Tercapai Sumber: Direktorat SDM UPI Tabel 1.3 di atas menjelaskan bahwa Direktorat SDM UPI dalam mengukur kerja pegawainya mempunyai angka rentang toleransi kinerja beserta kategori keterangannya. Berdasarkan tabel tersebut, maka jika dikaitkan dengan tabel 1.2 sebelumnya dapat disimpulkan bahwa rata-rata kinerja pegawai Direktorat SDM UPI mampu melaksanakan tugasnya dalam jumlah % dan angka tersebut menunjukkan pada keterangan sedang, yang mana dalam hal ini masih ada beberapa tugas yang terkadang belum selesai dikerjakan sesuai dengan targetnya sehingga belum mencapai pada hasil keterangan tercapai. Oleh karena itu, keadaan seperti ini perlu ditemukan pemecahan masalahnya sehingga efisiensi kerja pegawai dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan harapannya. Guna menunjang sebuah efisiensi kerja maka pengelolaan sebuah arsip sangatlah perlu untuk diperhatikan. Efektivitas dalam pengelolaan sebuah arsip salah satunya bisa dilihat dari adanya SOP (Standar Operasional Prosedur). Melalui sebuah SOP, maka segala kegiatan sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara sistematis dan terstruktur sehingga setiap arahan pekerjaan pun dapat jelas dikerjakan dan akan menunjang tertibnya administrasi sebuah instansi. Namun, kenyataan di lapangan pada saat pra-penelitian menyatakan bahwa di Direktorat SDM UPI belum terdapat

6 SOP yang baku untuk digunakan dalam mengelola sebuah arsip sehingga hal ini menjadi suatu permasalahan dalam hal pengelolaan sebuah arsip. Adapun pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI masih menggunakan manual belum sepenuhnya berbasis elektronik, penyimpanannya didukung dengan sistem kearsipan berdasarkan abjad. Penyimpanan secara manual mengakibatkan akan memakan ruangan atau tempat yang banyak dikarenakan arsip berupa hardfile. Sementara itu, alur pengelolaan arsip Direktorat SDM UPI secara manual adalah sebagai berikut: Gambar 1.1 Alur Pengelolaan Arsip Direktorat SDM UPI secara Manual Dokumen masuk dari berbagai pihak Pencatatan dokumen Klasifikasi dokumen Pembuatan dokumen Proses sesuai dengan kepentingannya Arsipkan (hardfile) Proses sesuai dengan kepentingannya Sumber: Direktorat SDM UPI Gambar 1.1 di atas merupakan alur pengelolaan arsip di Direktorat SDM UPI secara manual, pada gambar tersebut dijelaskan bahwa dokumen masuk dari berbagai pihak baik internal maupun eksternal Universitas. Setelah dokumen diterima, maka dokumen tersebut dicatat sebagai dokumen masuk kemudian diklasifikasi berdasarkan kepentingannya untuk diproses lebih lanjut dan apabila sudah selesai maka langsung diarsipkan secara hardfile. Sementara itu, untuk arsip keluar yang dibuat oleh Direktorat SDM UPI ketika dokumen itu dibuat langsung diproses sesuai dengan kepentingannya dan setelah dokumen tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan maka salinannya langsung diarsipkan. Guna meminimalisasi penggunaan tempat yang berlebihan

7 untuk penyimpanan arsip yang berupa hardfile maka Direktorat SDM UPI melakukan penyimpanan secara komputerisasi. Adapun alur pengelolaan arsip Direktorat SDM UPI secara komputerisasi adalah sebagai berikut: Gambar 1.2 Pengelolaan Arsip Direktorat SDM UPI secara Komputerisasi Dokumen masuk dari berbagai pihak Scan dan input dokumen masuk Klasifikasi dokumen Pembuatan dokumen Proses sesuai dengan kepentingannya Arsipkan (softfile) Proses sesuai dengan kepentingannya Sumber: Direktorat SDM UPI Gambar 1.2 di atas merupakan alur pengelolaan arsip di Direktorat SDM UPI secara komputerisasi, pada gambar tersebut dijelaskan bahwa dokumen masuk dari berbagai pihak baik internal maupun eksternal Universitas. Setelah dokumen diterima, kemudian dokumen tersebut di scan dan diklasifikasi untuk diproses sesuai dengan kepentingannya kemudian di arsipkan dalam bentuk softfile. Adapun untuk dokumen keluar yang dibuat oleh Direktorat SDM UPI ketika dokumen tersebut selesai dibuat maka diproses sesuai dengan kepentingannya kemudian diarsipkan dalam bentuk softfile. Pengarsipan yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI baik secara manual maupun komputerisasi dilakukan untuk meminimalisasi setiap kendala yang ada

8 meskipun pada prakteknya terkadang ada arsip yang hilang sehingga upaya yang dilakukan untuk menghadapi permasalahan tersebut biasanya Direktorat SDM UPI ketika sebuah arsip tersebut selesai diproses maka tembusannya disampaikan kepada yang bersangkutan sehingga masing-masing pihak yang bersangkutan mempunyai arsip. Guna menunjang hasil yang efisien, maka pengelolaan arsip dinamis perlu didukung oleh beberapa hal lain seperti dalam pengelolaannya membutuhkan tempat atau ruangan yang cukup dalam arti mampu menampung semua arsip dinamis dalam bentuk hardfile dan mengaplikasikan pula sistem komputerisasi secara keseluruhan, sistem pengelolaan arsip yang tepat dan SDM yang paham akan pengelolaan arsip dinamis tersebut. Namun, dukungan teknis tersebut tidak tersedia di Direktorat SDM UPI karena berdasarkan wawancara pra-penelitian di lapangan menunjukkan bahwa SDM yang mengelola arsip kurang memahami tentang ilmu kearsipan dan tempat atau ruangan Direktorat SDM UPI tidak terlalu luas sehingga tidak bisa menampung semua arsip dinamis tersebut. Selain itu, aplikasi sistem komputerisasi pun belum secara menyeluruh dilakukan sehingga arsip sering menumpuk dalam bentuk hardfile, sistem pengelolaan arsip yang berbeda-beda antar pegawai yang ada di Direktorat SDM UPI, terlebih ketika adanya pergantian pegawai yang menangani arsip tersebut sehingga dalam hal ini akan menyulitkan dalam pengelolaan arsip dinamis. Tidak hanya itu, SDM yang mengalami pergantian tidak selamanya paham akan pengelolaan arsip dinamis yang sesuai dengan prosedur dalam mencapai hasil yang efisien sehingga pengelolaan arsip tidak tersusun dengan baik dan menyulitkan ketika dicari untuk sebuah kebutuhan sehingga kearsipan yang ada di Direktorat SDM UPI belumlah mencapai hasil yang efektif. Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis bermaksud mengkaji dan menganalisis secara mendalam dalam sebuah penelitian yang berjudul Pengaruh Efektivitas Pengelolaan Arsip Dinamis Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Di

9 Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Pendidikan Indonesia (SDM UPI). 1.2 Rumusan Masalah Penelitian Masalah efisiensi kerja di Direktorat SDM UPI khususnya dalam pengelolaan arsip dinamis merupakan salah satu aspek penting yang perlu untuk diperhatikan guna menciptakan lingkungan kerja yang baik. Oleh karena itu, perlu adanya suatu pendekatan tertentu terhadap pengelolaan arsip dinamis dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang efisien. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, diantaranya dapat dilihat dari segi waktu, biaya dan tempat. Berdasarkan beberapa faktor tersebut, maka pada saat pelaksanaan kerjanya haruslah diperhatikan guna mencapai hasil yang baik. Sementara itu, sebuah efektivitas pun harus diperhatikan pula, karena melalui sebuah efektivitas maka sebuah efisiensi kerja akan mudah tercapai. Oleh karena itu, dalam peneliitian ini akan membatasi penelitian dengan permasalahan efektivitas pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai. Kondisi efektivitas pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai harus segera ditanggulangi mengingat apabila tidak, maka mempengaruhi kelancaran kinerja suatu organisasi. Oleh karena itu, dalam penelitian ini diambil beberapa rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana gambaran umum efektivitas pengelolaan arsip dinamis di Direktorat SDM UPI? 2. Bagaimana tingkat efisiensi kerja pegawai Direktorat SDM UPI dalam hal pengelolaan arsip dinamis? 3. Adakah pengaruh efektivitas pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai di di Direktorat SDM UPI?

10 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk memperoleh pengetahuan dan melakukan kajian secara ilmiah tentang pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai di Direktorat SDM UPI, sedangkan secara khusus tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui bagaimana efektivitas pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI. 2. Mengetahui bagaimana tingkat efisiensi kerja pegawai Direktorat SDM UPI dalam hal pengelolaan arsip dinamis. 3. Mengetahui adakah pengaruh efektivitas pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai di di Direktorat SDM UPI. 1.4 Manfaat/Signifikansi Penelitian Penelitian ini akan memberikan dua macam kegunaan yaitu: 1. Kegunaan teoritis dari hasil penelitian ini akan memberikan sumbangan pengetahuan tentang pengelolaan arsip dinamis. Temuan-temuan ini dapat dijadikan bahan pengembangan teoritis atau dijadikan bahan kajian untuk mengkaji berbagai teori pengelolaan arsip yang selama ini telah terakumulasi sehingga dapat melahirkan kembali temuan ilmiah yang lebih produktif untuk menghasilkan tujuan yang efektif dan efisien. 2. Kegunaan praktis diantaranya: a. sebagai bahan informasi bagi Direktur SDM UPI untuk dapat memahami tentang pengelolaan arsip sehingga dapat dikembangkan model pendekatan pengelolaan arsip dinamis untuk mengembangkan kinerja pegawai yang efisien.

11 b. sebagai sumbangan pemikiran bagi Direktur SDM UPI mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis terhadap tingkat efisiensi kerja pegawai. c. sebagai bahan bagi pembaca atau pihak lain yang membutuhkan informasi dan data relavan dari hasil penelitian khususnya mengenai pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai.