BAB IV PENUTUP. memerlukan penyimpanan dan pemeliharaan secara terpusat seperti Records Center.

Transkripsi

1 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya bagi penyelenggaraan organisasi sudah menurun. Arsip tersebut sudah tidak lagi disimpan pada masing- masing unit pengolah. Kondisi arsip dinamis inaktif tersebut memerlukan penyimpanan dan pemeliharaan secara terpusat seperti Records Center. Didalam Records Center inilah segala aktifitas mulai dari pengelolaan arsip inaktif, pelayanan dan akses terhadap arsip inaktif, serta sarana dan prasarana yang digunakan. Records Center sebagai pusat arsip mempunyai peran penting dalam menjaga keamanan, dan terpeliharanya arsip dinamis inaktif. Tidak terkecuali dengan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Kementerian Kesehatan mempunyai beberapa Records Center di Unit Kearsipan Unit Utama (Unit Kearsipan II) dan Unit Kementerian (Unit Kearsipan I). Records Center Unit Kearsipan I menjadi fokus utama penulis. Berdasarkan pemaparan dan penjelasan pada bab 3, maka dapat dikatakan bahwa kondisi Records Center Unit Kearsipan I belum sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung dan Penyimpanan Arsip Inaktif. Kondisi tersebut dapat dilihat dari keamanan gedung, lokasi yang rawan kebakaran dan banjir, konstruksi lantai yang mudah terkelupas,

2 107 ruang penyimpanan belum didesain tahan api, belum dilakukan pengukuran suhu secara periodik, pondasi belum didesain untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke tembok, belum adanya perawatan secara rutin terhadap peralatan, belum memiliki fire alarm system, fire fight system, dan hydrant, tidak ada tanda khusus untuk memasuki area Records Center, dan belum adanya pelatihan bagi petugas dalam menaggulangi bencana terhadap arsip. Kondisi Records Center akan mempengaruhi kegiatan pengolahan arsip inaktif didalamnya. Kondisi arsip inaktif di Records Center Unit Kearsipan I dapat dikategorikan sebagai arsip teratur dan tidak teratur. Pengolahan arsipnya pun dilakukan berdasarkan kategori tersebut. Pengolahan arsip teratur dapat dilakukan melalui proses penerimaan arsip yang dipindahkan ke Records Center Unit Kearsipan I, melakukan pengecekan ulang antara boks arsip dengan daftar arsip yang dipindahkan, penggantian boks yang rusak dan penataan arsip didalam boks, pelabelan boks arsip, menata boks arsip di roll o-pact, dan membuat daftar arsip inaktif. Berbeda dengan arsip tidak teratur yang harus melalui proses pemilahan terlebih dahulu. Pengolahan arsip tidak teratur dilakukan melalui proses pemilahan antara arsip, non arsip dan duplikat, pengelompokan arsip, pendeskripsian arsip, pembungkusan arsip, penataan arsip didalam boks, pemberian label pada boks, penyimpanan boks arsip didalam roll o-pact, dan pembuatan daftar arsip inaktif. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan Records Center Unit Kearsipan I meliputi roll o-pact yang berjumlah 6 buah, 2 buah mesin pencacah, 2

3 108 buah brankas, trolli, mobil boks, daftar arsip inaktif, buku peminjaman, vertical plan, mesin fotocopy, extinguisher fire, alat pengatur suhu, dan dehumidifier. Sarana dan prasarana yang ada tersebut belum seluruhnya digunakan secara maksimal. Selain itu terdapat beberapa sarana dan prasarana yang belum memadahi seperti di ruang penyimpanan arsip vital. Pengadaan sarana dan prasarana di ruang penyimpanan arsip vital tersebut belum dilakukan karena belum adanya arsip vital yang disimpan. Penjelasan mengenai pengelolaan Records Center tersebut dapat disimpulkan bahwa kondisi Records Center Unit Kearsipan I belum sesuai dengan Standar Minimal Gedung dan Penyimpanan Arsip Inaktif, arsip inaktif yang dikelola terdiri dari arsip teratur dan tidak teratur serta masing- masing membutuhkan pengolahan yang berbeda, sarana dan prasarana masih belum lengkap, dan beberapa kendala yang harus dihadapi. Kendala tersebut meliputi temu kembali arsip, proses pemeliharaan, akses masuk Records Center, sarana dan prasarana, dan sumber daya manusia. B. Saran Dalam pelaksanaan pengelolaan Records Center Unit Kearsipan I di Kementerian di Kementerian Kesehatan RI, ada beberapa kendala yang dihadapi. Berikut beberapa saran yang diberikan oleh penulis sebagai masukan positif: 1. Pentingnya pemeliharaan arsip inaktif secara rutin dapat menyelamatkan fisik arsip maupun informasinya dari kerusakan yang ditimbulkan. Pemeliharaan yang seharusnya dilakukan adalah pemeliharaan sarana dan prasarana serta

4 109 arsipnya. Oleh karena itu, diperlukan pengontrolan dan pemeliharaan secara rutin untuk dapat mengetahui apakah sarana dan prasarana dalam keadaan bersih dan aman untuk menyimpan arsip. Sedangkan perlunya kegiatan fumigasi rutin untuk mencegah serangga atau bakteri yang merusak fisik arsip. 2. Perlu adanya batasan akses masuk untuk pengunjung atau pegawai di Records Center terutama ruang penyimpanan arsip inaktif. Batasan akses ini dilakukan untuk menjaga keamanan dan keselamatan arsip inaktif. 3. Perlu menambahkan sarana dan prasarana yang sesuai dengan tipe arsip yang disimpan seperti arsip vital dan arsip audiovisual. Sarana dan prasarana tersebut meliputi ruangan yang tahan api untuk tempat penyimpanan arsip vital, pembatasan akses masuk untuk setiap ruang penyimpanan, dan alat untuk mengolah arsip audiovisual. Sarana dan prasarana yang memadahi akan memudahkan dan memperlancar kegiatan kearsipan seperti pengelolaan arsip inaktif di suatu Records Center. 4. Perlu adanya pelaksanaan pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan khusus pimpinan atau pejabat struktural di lingkungan Kementerian Kesehatan RI. Pelatihan tersebut bertujuan agar tidak hanya yang memiliki jabatan fungsional dan staff lain yang peduli dengan arsip, tetapi juga pejabat- pejabat di Kementerian Kesehatan. Selain itu, perlunya dorongan bagi arsiparis yang diangkat melalui jalur penyesuaian dalam jabatan fungsional arsiparis untuk dapat mengikuti Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis dalam rangka penyesuaian kedalam Jabatan Fungsional Arsiparis (inpassing).

5 Pedoman Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip serta Tata Kearsipan Dinamis sangat berpengaruh terhadap kelangsungan proses layanan arsip. Penerapan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip yang benar akan menjaga keamanan fisik dan informasi arsip dari orang- orang yang tidak bertanggung jawab. Menurut Sistem Keamanan dan Akses Arsip tersebut hanya orang- orang tertentu saja yang berhak mengakses arsip inaktif milik Kementerian Kesehatan. Begitu pula dengan Pedoman Tata Kearsipan Dinamis yang memberikan panduan terkait layanan pinjam arsip. Oleh karena itu, pelunya penerapan yang sesuai dengan kedua pedoman tersebut agar keberadaan arsip selalu terkendali, dan fisik serta informasi arsip yang dilayankan dapat terjamin aman dan terjaga.