DATA COLLECTION. Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit

Transkripsi

1 DATA COLLECTION Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit No Hari / Tanggal Catatan Penting 1 Jumat / 29 Maret 2013 Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tentang kearsipan yang ada di PD BPR Bank Solo, dari wawancara tersebut peneliti melihat adanya beberapa kekurangan mengenai kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit, diantaranya adalah : a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan pengetahuan pengelolaan arsip. b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan seadanya, hanya 2,4 X 3Meter ada delapan filling cabinet untuk menyimpan seluruh arsip aktif, sedangkan arsip inaktif di luar ruangan atau berangkas yaitu satu ruangan dengan pegawai dan di taruh di bawah meja pegawai. c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan sikap ragu ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan, sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin banyak, hal ini mengakibatkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit. Berdasarkan hal hal tersebut peneliti tertarik untuk 93

2 2 Senin/ 1 April Rabu/ 3 April 2013 mengadakan penelitian tentang sistem pengelolaan kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo, Kemudian menemui Bapak Rizal Satria, SH yang merupakan pegawai administrasi kredit. Peneliti memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan tujuan dan maksud peneliti untuk mengadakan penelitian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Bapak Rizal menyambut baik dan Menceritakan sedikit tentang kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit, beliau mengungkap tentang kekurangan PD BPR Bank Solo yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang luas di PD BPR Bank Solo. Peneliti melakukan wawancara kepada pegawai administrasi kredit tentang struktur organisasi PD BPR Bank Solo. PD BPR Bank Solo memiliki 38 pegawai yang terdiri dari Dewan Pengawas; Direksi; Satuan Pengawas Intern; Bagian Kredit (Sub Bagian Pemasaan Kredit Pasar, Sub bagian Pemasaran Kredit UMKM/Umum, Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai, Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit, Sub Bagian Penyelesaian Kredit Bermasalah); Bagian Operasional dan Dana (Sub Bagian Kas dan Loket, Sub Bagian Penghimpunan Dana, Sub Bagian Pelayanan dan Humas); Bagian Umum, SDM dan Akuntansi (Sub Bagian Umum dan Kesekretariatan, Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan, Sub Bagian Pengembangan SDM). Peneliti menanyakan tentang sistim penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Pegawai administrasi kredit memberikan informasi bahwa PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit menggunakan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. 94

3 4 Senin / 8 April Rabu / 10 April Senin/ 15 April Rabu/ 17 April 2013 Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit masih banyak kekurangan. Peneliti meminta Visi dan Misi serta struktur organisasi pegawai PD BPR Bank Solo, namun peneliti tidak bisa mendapatkan dengan cepat, peneliti harus menunggu selama lebih dari 10 menit karena arsip tersebut harus dicari terlebih dahulu. Karena visi dan misi PD BPR Bank Solo tidak dapat ditemukan, peneliti diminta datang 2 hari lagi karena jika menunggu akan terlalu lama, dan pada saat itu seluruh pegawai sedang sibuk. Hal ini menambah penasaran dan keinginan peneliti untuk mengetahui bagaimana Sistem pengelolaan kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Peneliti menenemui Bapak Rizal, kemudian meminta visi dan misi PD BPR Bank Solo. Kali ini peneliti dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan data yang diminta karena sudah disiapkan sebelumnya. Peneliti kemudian meminta izin untuk mulai melakukan penelitian PD BPR Bank Solo. Setelah mendapatkan surat izin penelitian dari fakultas peneliti meminta rekomendasi ke PD BPR Bank Solo. Dengan adanya surat tersebut peneliti dipersilahkan melakukan penelitian di PD BPR Bank Solo. Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit untuk meminta SOP (standar operasional prosedur) kearsipan di PD BPR Bank Solo. Peneliti mengamati pegawai yang kesulitan menemukan data yang dicari, bahkan peneliti diminta untuk membantu mencari data tersebut. Dari pengamatan dan pengalaman peneliti terungkap bahwa sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang dimasukkan dalam map-map dan diikat hanya diletakkan di bawah meja pegawai dan sebagian di taruh di kantor lama PD BPR Bank Solo 95

4 di Sriwedari. Tanpa almari, koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan. 8 Selasa/ 23 April 2013 Peneliti melakukan wawancara kepada Bapak Rizal, SH merupakan pegawai sekaligus pengurus arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo. Dari wawancara ini peneliti menemui keterangan yang berbeda dari keterangan sebelumnya mengenai sistem kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Sistem yang digunakan adalah desentralisasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dan dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja. Sudah ada ruangan khusus yang di sebut brankas hanya untuk menyimpan arsip dinamis aktif namun kecil hanya berukuran 2,5 X 3Meter yang hanya menyimpan surat-surat jaminan seperti (BPKB, sertifikat, Deposito, Surat hak milik penempatan Kios) dan juga ruang bagian dana. Peneliti ditunjukkan filing cabinet dan lemari besi penyimpanan arsip aktif dan kemudian peneliti melihat penyimpanan inaktif yang terletak di ruang kerja yang sempit dan hanya di tempatkan dibawah meja kerja pegawai. 9 Rabu/ 1 Mei 2013 Peneliti melakukan pengamatan dalam hal tempat dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Peneliti mendapat informasi dari pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit bahwa arsip aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo disimpan dalam tempat yang berbeda. Arsip aktif disimpan dalam brankas karena mempunyai nilai yang penting/berharga sedangkan arsip inaktif hanya disimpan dalam satu ruangan dengan pegawai, penataanya hanya di taruh di bawah meja kerja pegawai karena tidak mempunyai tempat/ruangan 96

5 10 Senin/ 6 Mei Rabu/ 8 Mei 2013 penyimpanan arsip. Arsip-arsip aktif dan inaktif PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit ditangani oleh pegawai sendiri. Pegawai sekaligus menagani arsip aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif disimpan dalam brankas, sedangkan inaktif hanya ditumpuk dibawah meja kerja masing-masing unit pegawai administrasi kredit karena tidak ada peralatan dan tempat yang cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja. Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit adalah hanya 8 (delapan) filing cabinet dalam brankas, 5 filling cabinet dalam ruangan bagian dana, dan 1 almari besi untuk penyimpanan dana. Peralatan ini seluruhnya digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh pegawai administrasi kredit itu sendiri. Peneliti melakukan wawancara tentang pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit dengan pegawai administrasi kredit PD BPR Bank Solo. Pegawai mengakui bahwa dia ragu-ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk di bawah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif masih bercampur dengan arsip yang masih aktif. Penumpukan arsip dibawah meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di bawah meja kerja. PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tidak mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip inaktif. Arsip inaktif disimpan di bawah meja dengan tanpa pengkategorian yang 97

6 tidak jelas. Filling cabinet dan lemari besi hanya untuk menyimpan arsip dinamis aktif, sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi. 12 jumat/ 17 Mei 2013 Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit yang berhubungan dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip. 13 Senin/ 20 Mei 2013 Peneliti mendapat informasi tentang klasifikasi arsip dan kode yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit dari pengurus arsip yang sekaligus pegawai administrasi kredit. Klasifikasi dan kode arsip yang diterapkan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit Sebagai berikut: angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006 ke bawah angka satu digit pertama menandakan arsip tahun angka dua digit pertama menandakan arsip tahun angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun angka empat digit pertama menandakan arsip tahun angka lima digit pertama menandakan arsip tahun

7 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun A. Filling Cabinet Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 16 (enam belas) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif bagi satu seksi yaitu kredit pegawai yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa: persyaratan kredit yang berupa: Asli formulir, Foto Copy KTP suami/istri. Foto Copy Kartu Keluarga. SK terakhir. Surat rekomendasi pimpinan. Slip gaji terakhir (untuk pegawai PNS/ TNI/ POLRI/ BUMD/BUMN/Swasta). Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya : 1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan ( ) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai berikut: 99

8 a. Berisi lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan lembar. e. Arsip slip gaji terakhir berisi lembar. 2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan lembar. e. Arsip slip gaji terakhir berisi lembar. 3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) yang menandakan arsip tahun 2007, dan ( ) yang menandakan arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 857 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga lembar. d. SK terakhir 577 lembar. e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar. 100

9 4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan lembar. e. Arsip slip gaji terakhir berisi lembar. 5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dan ( ) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 119 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar. e. SK terakhir berisi 100 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 119 lembar. 6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 158 lembar asli formulir. 101

10 b. Arsip foto copy KTP berisi 316 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 316 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 158 lembar. e. SK terakhir berisi 79 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 158 lembar. 7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 229 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 458 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 458 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 229 lembar. e. SK terakhir 229 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 229 lembar. 8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka emapat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 466 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 932 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 932 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 466 lembar. e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar. 9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode 102

11 ( ) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 446 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 892 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 892 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 446 lembar. e. SK terakhir berisi 400 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 446 lembar. 10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 147 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 294 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 294 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 49 lembar. e. SK terakhir berisi 49 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 147 lembar. 11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 177 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 354 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 354 lembar. 103

12 d. Surat rekomendasi pimpinan 59 lembar. e. SK terakhir berisi 59 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 177 lembar. 12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 207 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 414 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 414 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 69 lembar. e. SK terakhir berisi 69 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 207 lembar. 13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 222 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar. d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar. e. SK terakhir berisi 74 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar. 14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan 104

13 arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 222 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar. d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar. e. SK terakhir berisi 74 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar. 15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 138 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 286 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 286 lembar. d. Surat rakomendasi pimpinan 64 lembar. e. SK terakhir berisi 64 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 138 lembar. 16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700596) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 42 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 84 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 84 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 42 lembar. 105

14 e. SK terakhir berisi 42 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 42 lembar. B. Filling Cabinet Kredit UKM PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9 (sembilan) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit UKM yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumendokumen persyaratan kredit yang berupa: Asli formulir, Foto Copy KTP suami/istri. Foto Copy Kartu Keluarga. Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian sewa, BPKB. Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya: 1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan ( ) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 260 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 520 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 520 lembar. 2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan ( ) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai 106

15 berikut: a. Berisi 278 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 556 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 556 lembar. d. Sertifikat tanah 278 lembar. 3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan ( ) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 219 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 438 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 438 lembar. d. Sertifikat tanah 57 lembar. e. BPKB 50 lembar. 4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 142 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 284 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 284 lembar. d. Sertifikat tanah 65 lembar. e. BPKB 77 lembar. 107

16 5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan ( ) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 173 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 346 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 346 lembar. d. Sertifikat tanah 70 lembar. e. BPKB 103 lembar. 6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 145 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 290 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 290 lembar. d. Sertifikat tanah 63 lembar. e. BPKB 82 lembar. 7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 140 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 280 lembar. 108

17 c. Arsip foto copy kartu keluarga 280 lembar. d. Sertifikat tanah 70 lembar. 8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 59 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 118 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 118 lembar. d. Sertifikat tanah 59 lembar. 9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 20 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 40 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 40 lembar. d. Sertifikat tanah 7 lembar. e. BPKB 13 lembar. C. Filling Cabinet Kredit Pasar PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 10 (sepuluh) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit pasar yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumendokumen persyaratan kredit yang berupa: Asli formulir, 109

18 Foto Copy KTP suami/istri. Foto Copy Kartu Keluarga. Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa, SHP toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB. Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya : 1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan ( ) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 326 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 652 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 652 lembar. 2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan ( ) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 273 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 546 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 546 lembar. d. SHP toko 173 lembar. 3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan ( ) angka tiga digit pertama 110

19 menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 438 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 876 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 876 lembar. d. SHP toko 173 lembar. e. SHP kios 205 lembar. f. SHP kios 35 lembar. g. SHP konter 22 lembar. 4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 288 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 576 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 576 lembar. d. SHP lapak 72 lembar. 5. Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, ( ) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan ( ) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 573 lembar asli formulir. 111

20 b. Arsip foto copy KTP berisi lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga lembar. d. BBKB 200 lembar. e. SHP toko 80 lembar. f. SHP kios 130 lembar. g. SHP lapak 110 lembar. h. SHP konter 53 lembar. 6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 126 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 252 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 252 lembar. d. BBKB 20 lembar. e. SHP kios 26 lembar. 7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 180 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 360 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 360 lembar. d. BBKB 20 lembar. e. SHP lapak 25 lembar. 112

21 8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 64 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 108 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 108 lembar. d. BBKB 14 lembar. e. SHP lapak 40 lembar. 9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode ( ) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 156 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 312 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 312 lembar. d. SHP toko 22 lembar. e. SHP kios 17 lembar. 10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400141) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 34 lembar asli formulir. b. Arsip foto copy KTP berisi 68 lembar. c. Arsip foto copy kartu keluarga 68 lembar. d. BBKB 34 lembar. 113

22 Almari Besi Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai. PD BPR Bank Solo mempunyai satu almari besi. Almari satu memiliki dua pintu: a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi ( ) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang 958 lembar formulir asli, lembar foto copy KTP suami/istri,!.916 foto copy kartu keluarga, 958 lembar surat rekomendasi pimpinan, 958 lembar SK, 958 lembar slip gaji terakhir. b. Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi ( ) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang lembar formulir asli, lembar foto copy KTP suami/istri, foto copy kartu keluarga, 617 lembar surat rekomendasi pimpinan, 617 lembar SK, lembar slip gaji terakhir. 114

23 Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali raffia. Buku Register PD BPR Bank Solo mencatat pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi/filling cabinet untuk dokumen-dokumen yang baru ataupun yang sudah lunas dari nasabah. 14 Senin/ 3 Juni Senin/ 14 Juni 2013 Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo untuk melakukan wawancara tentang penciptaan dan pemusnahan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Kemudian Bapak Rizal menyarankan untuk membaca SOP karena semua sudah sesuai prosedur tersebut. Namun belum pernah ada pemusnahan arsip selama dia bekerja sejak tahun Peneliti mengamati peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip lebih detail dari pengamatan sebelumnya. 1. PD BPR Bank Solo mempunyai 8 (delapan) Filling Cabinet. PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit mempunyai filling Cabinet dengan 32 laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif sedangkan, arsip inaktif tidak menggunakan Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di bawah meja kerjanya. Berikut laci filling cabinet dinamis aktif bagian administrasi kredit : angka nol pertama menandakan arsip tahun

24 ke bawah angka satu digit pertama menandakan arsip tahun angka dua digit pertama menandakan arsip tahun angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun angka empat digit pertama menandakan arsip tahun angka lima digit pertama menandakan arsip tahun angka enam digit pertama menandakan arsip tahun angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun PD BPR Bank Solo mempunyai buku register untuk pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi yang harus di catat. c. 2. satu almari besi memiliki dua pintu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu: kode (000001) angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006-kebawah berisikan kredit pagawai. 116

25 kode (100001) angka satu pertama menandakan arsip tahun 2007 berisikan kredit pagawai. kode (200001) angka dua pertama menandakan arsip tahun 2008 berisikan kredit pagawai. kode (300001) angka tiga pertama menandakan arsip tahun 2009 berisikan kredit pagawai. kode (400001) angka empat pertama menandakan arsip tahun 2010 berisikan kredit pagawai. kode (500001) angka lima pertama menandakan arsip tahun 2011 berisikan kredit pagawai. kode (600001) angka enam pertama menandakan arsip tahun 2012 berisikan kredit pagawai. kode (700001) angka tujuh pertama menandakan arsip tahun 2013 berisikan kredit pagawai. PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit mempunyai filling cabinet delapan dengan 32 laci untuk menyimpan dokumen kredit asli debitur serta pendukungnya yang berupa (asli formulir, asli persetujuan kredit, asli perjanjian kredit, asli pengikatan anggunan, asli kepemilikan anggunan. Dan satu almari besi yang berisi kredit pegawai. 117

26 DATA REDUCTION Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti No Hari / Tanggal Catatan Penting 1 Jumat / 29 Maret 2013 Peneliti mendapatkan gejala problematic yang didapatkan dari wawancara dengan salah satu Pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Peneliti merumuskan masalah penelitian berdasarkan gejala problematic tersebut Bagaimanakah sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo? 2 Senin/ 1 April 2013 PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang layak dan besar di PD BPR Bank Solo. 3 Jumat/ 5 April 2013 PD. BPR Bank Solo bagian administrasi kredit memiliki 3 pegawai yang terdiri dari satu orang analisis kredit UKM, satu orang administrasi kredit sekaligus (back office Credit), satu register jaminan kredit. Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga PD BPR Bank Solo masih banyak kekurangan. 4 Selasa / 9 April 2013 Penemuan Kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit lama dan sulit. 5 jumat / Peneliti mendapatkan Visi dan Misi PD BPR Bank Solo. 12 April Kamis/ Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang hanya di 118

27 18 April Rabu/ 24 April Rabu/ 1 Mei 2013 masukkan kedalam map-map dan diikat dengan rafia hanya diletakkan pada bawah meja pegawai dan sebagian di taruh pada kantor lama PD BPR Bank Solo di Sriwedari tanpa koding ataupun klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan. Sistem yang digunakan adalah sentralisasi. Dimana arsip aktif dan inaktif dikelola oleh petugas administrasi kredit itu sendiri. Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan kertas. Sudah ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip namun, hanya arsip dinamis aktif saja bisa disebut juga dengan brankas yang hanya berukuran 2,5 X 3 Meter dengan delapan filing cabinet dimana hanya untuk menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta hak penempatan Kios). Dan lima filling cabinet di ruangan bagian dana dan satu almari besi untuk penyimpanan kredit pegawai. Peneliti ditunjukkan penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai. Arsip aktif dan inaktif disimpan oleh masing-masing unit yaitu oleh pegawai sendiri. Arsip aktif disimpan oleh masing-masing unit kerja. Arsip dinamis aktif di simpan di Brankas yang hanya berukuran 2,5 X 3 Meter dengan delapan filing cabinet dimana hanya untuk menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta hak penempatan Kios), dan juga ada lima filling cabinet dan satu almari besi di ruangan bagian dana dan hanya uantuk menyimpan kredit pegawai. Penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai. Hal ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja. 119

28 Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo diantaranya adalah 8 (delapan) buah filing cabinet dalam brankas, lima filling cabinet di luar brankas yaitu ruangan bagian dana dan satu almari besi untuk menyimpan kredit pegawai. Peralatan ini seluruhnya digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh masing-masing pegawai bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo. 9 Senin / 6 Mei 2013 Pegawai masih ragu-ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis inaktif. Arsip yang tertumpuk di bawah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk. Penumpukan arsip disisi bawah meja kerja bukan sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip hanya ditumpuk di bawah meja kerja. 10 Jumat/ 10 Mei 2013 PD BPR Bank Solo tidak mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip dinamis aktif, namun tidak untuk arsip dinamis inaktif. Penyimpanan arsip dinamis inaktif yang kurang rapi karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai. Arsip inaktif disimpan dalam filing cabinet dan almari besi dengan pengkategorian sesuai dengan unit kerja masingmasing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang kurang memadahi. Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur barus di sela-sela arsip agar tidak dimakan rengat. Dan dalam ruangan ber AC membuat penjagaan kelembapan arsip. 11 Rabu/ 15 Mei 2013 Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan PD BPR Bank Solo yang berhubungan dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip. 12 Selasa / 4 Mengetahui klasifikasi dan kode arsip yang digunakan di PD 120

29 Juni Senin/ 10 juni 2013 BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Mengetahui secara detail peralatan penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo dan arsip yang ada didalamnya. 121

30 DATA DISPLAY Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo Sentralisasi Arsip dinamis inaktif Arsip dinamis aktif Sistem pengelolaan kearsipan yang baik sudah tercapai Kendala yang dihadapi Sarana dan prasarana yang kurang memadahi PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Pegawai kearsipan yang memiliki pekerjaan ganda Sistem pengelolaan kearsipan yang baik belum tercapai Gambar 6.1 Penyajian Data 122

31 KETERANGAN DATA DISPLAY 1. Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit adalah sentralisasi. Arsip aktif dan inaktif dikelola secara sentralisasi oleh petugas administrasi kredit. 2. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit adalah : a. Sarana dan prasarana yang kurang memadahi PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. - Belum ada tempat dan peralatan khusus untuk menyimpan arsip dinamis inaktif, arsip hanya di tumpuk di bawah meja kerja. - Filing cabinet kurang sehingga arsip terlalu penuh sehingga sulit diambil. b. Pegawai yang kurang menguasai sistem pengelolaan kearsipan dan memiliki pekerjaan ganda sehingga waktu untuk mengelola arsip tergangu. - Sikap ragu-ragu pegawai dalam penyusutan arsip. Arsip inaktif masih menumpuk sehingga mengakibatkan penumpukan terlalu banyak sehingga mengakibatkan banyaknya memakan tempat. - Perawatan arsip yang kurang baik sehingga arsip tidak rapi. - Penyimpanan arsip inaktif yang hanya di simpan dalam map-map dan diikat dengan rafia tidak ada kategorisasi, hanya ditata di bawah meja kerja pegawai dan sebagian besar di taruh di kantor lama di Sriwedari. 3. Kendala yang dihadapi menjadikan sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo tidak dapat menghasilkan kemudahan penemuan kembali arsip pada saat dibutukan. 123

32 CONCLUTION DWAWING / VERIFYING 1. Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif adalah seluruh proses efisiensi administrasi perkantoran dalam hal pengelolaan dan pemusnahan arsip aktif dan inaktif. 2. Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga arsip agar tidak hilang atau rusak dan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan. 3. Sistem penyimpanan arsip secara sentralisasi tidak dapat mewujudkan tujuan utama kearsipan jika tidak ditunjang dengan peralatan dan pengetahuan pegawai tentang kearsipan yang memadahi. 124

33 125

34 126

35 127

36 Filling cabinet kredit pegawai Filling cabinet kredit pasar Filling cabinet kredit UKM Almari besi untuk meyimpan kredit pegawai 128

37 Buku Register Keterangan Buku Register Brankas untuk menyimpan dokumen asli debitur Ruang brankas 129

38

39 Tabel 6.3 Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo No. NOMOR KODE NAMA DOKUMEN Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir TAHUN BANYAKNYA JUMLAH Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP

40 Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP JUMLAH Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK JUMLAH SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir SK Terakhir

41 JUMLAH Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan JUMLAH Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir

42 Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir JUMLAH

43 Tabel 6.4 Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo No. NOMOR KODE NAMA DOKUMEN Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir TAHUN BANYAKNYA JUMLAH Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP JUMLAH Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK

44 Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK JUMLAH BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB JUMLAH Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah Sertifikat Tanah JUMLAH

45 Tabel 6.5 Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo No. NOMOR KODE NAMA DOKUMEN Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir TAHUN BANYAKNYA JUMLAH Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP

46 Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP JUMLAH Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK JUMLAH SHP Konter SHP Kios SHP Toko SHP Toko SHP Toko SHP Toko SHP Lapak SHP Toko SHP Kios SHP Lapak SHP Konter SHP Kios SHP Lapak SHP Toko SHP Toko

47 JUMLAH BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB BPKB JUMLAH

48 Tabel 6.6 Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo No. NOMOR KODE NAMA DOKUMEN Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir Asli formulir TAHUN BANYAKNYA JUMLAH Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP Foto copy KTP JUMLAH Foto copy KK

49 Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK Foto copy KK JUMLAH Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir Slip gaji terakhir JUMLAH Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan Surat rekomendasi pimpinan JUMLAH