INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Transkripsi

1 NO. POB: 12/UA/2015 Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kasubbag Akuisisi dan Pengolahan Arsip Kasubbag Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor 1 Oktober Oktober Oktober 2015 Status Dokumen No. Distribusi Terkendali / Tidak Terkendali Hal 1 dari 9

2 FRM/UA/2015 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 9

3 1. Tujuan Mengatur proses pemindahan Arsip Inaktif di Central File di unit kerja ke Pusat Arsip atau Record Center untuk efisiensi penggunaan ruang. 2. Ruang Lingkup Pelaksanaan proses pemindahan Arsip Inaktif mulai dari pemeriksaan, pendaftaran, penataan arsip, pembuatan berita acara pemindahan arsip, pelaksanaan pemindahan. 3. Istilah / Definisi (1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. (3). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguran tinggi. (4). Central File adalah unit pengolah pencipta arsip. (5) Record Center adalah unit kearsipan yang berfungsi menyimpan arsip inaktif. 4. Referensi / Acuan (1). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (2). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia 28 Tahu 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Hal 3 dari 9

4 (3). Peraturan Kepala ANRI 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip (4). Surat Keputusan Rektor IPB 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor. (5). Surat Keputusan Rektor IPB 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor (6). Modul Penyusutan Arsip Tahun 2006, Pusdiklat ANRI 5. Ketentuan Umum (1). Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan untuk memindahkan arsip inaktif dari central file yang terdapat di unit kerja ke Pusat Arsip atau Record Center. (2). Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan tujuan efisiensi penggunaan ruang. (3). Pemindahan arsip inaktif dari central file ke record center memiliki makna penyusutan arsip secara tidak langsung, namun memberikan pemahaman yang lebih luas, misalnya penyusutan biaya (pemindahan penyimpanan arsip dari tempat mahal ke tempat yang murah). Hal 4 dari 9

5 6. Tahapan Pemindahan Arsip Inaktif 6.1. Flowchart Pemindahan Arsip Inaktif Kepala Unit Arsip IPB Kasubbag Akuisisi dan Pengolahan Arsip IPB Arsiparis/ Pengelola Arsip IPB 1. Menerima surat dari Unit Kerja di IPB tentang permohonan pemindahan arsip inaktif 2. Melakukan pemeriksaan 3. Pendaftaran 6. Penandatangan Berita Acara Pemindahan Arsip 5. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip 4. Penataan Arsip Inaktif 7. Pelaksanaan Pemindahan Hal 5 dari 9

6 6.2. Penjelasan 1). Kepala Unit Arsip IPB menerima surat tentang permohonan pemindahan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja di IPB yang akan memindahkan arsip inaktifnya. 2). Pemeriksaan. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip. Didalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi series arsip. Antara file yang satu dengan file yang lain yang memiliki keterkaitan dan merupakan satu kesatuan informasi harus digabung menjadi satu series arsip, tanpa merubah penataan semula. Misalnya file tentang kenaikan pangkat golongan I, kenaikan pangkat golongan II, dan kenaikan pangkat golongan III, dapat digabungkan menjadi satu series arsip kenaikan pangkat. 3). Pendaftaran Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif, maka arsip-arsip tersebut dibuat daftar secara lengkap, baik judul seriesnya/jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan ( sistem penyimpanan yang digunakan). 4). Penataan Arsip Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar penataan dilakukan sebagaimana penataan aslinya. Misalnya arsip yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filing numerik, maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan arsip tiap lembar arsip dalam setiap folder/map. Sedangkan penataan boks yang satu dengan lainnya dilaksanakan sesuai urutan nomor boks dan nomor yang terdapat di dalam daftar. Hal 6 dari 9

7 5).Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit ke unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari central file ke records center, maka pada umumnya orang membuat suatu bukti pemindahan arsip yang biasanya dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip. 6). Penandatangan Berita Acara Pemindahan Arsip Berita Acara Pemindahan Arsip ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja di IPB yang akan memindahkan arsipnya (pihak I) dengn Pimpinan Unit Arsip IPB (pihak II). 7). Pelaksanaan Pemindahan Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai dengan nomor dalam Daftar Arsip yang dipindahkan, dan disiapkan berita acaranya, maka dilaksanakan pemindahan arsip inaktif. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu organisasi memiliki gedung record center terpisah cukup jauh dari lokasi kantor, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sara trenasportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip yang dipindah. Waktu pemindahan dapat dilakukan secara periodik sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. 7. Daftar Dokumen Pendukung Daftar Arsip Yang Dipindahkan Berita Acara Pemindahan Arsip Hal 7 dari 9

8 8. Lampiran Formulir/Format (Contoh) DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN DIREKTORAT SDM IPB FRM/UA/ Oktober 2015 No Series/Jenis Arsip Tahun Volume Kondisi Penataan Ket 1. Kenaikan Pangkat (Golongan I,II,III,IV) 2. Personal File Pensiun (NIP...sd NIP...) boks Baik Subyek boks Baik Numerik Bogor,... Kepala Unit Kerja, ( ) Hal 8 dari 9

9 BERITA ACARA :... Pada hari ini...tanggal...bulan...tahun...yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : NIP : Unit Kerja : Dalam hal ini bertindak atas nama...(instansi yang menyerahkan arsip) untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak I. Nama : Jabatan : NIP : Unit Kerja : Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Arsip Iinstitut Pertanian Bogor untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak II. Pihak I menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Yang Akan Dipindahkan terlampir kepada Pihak II untuk disimpan di Unit Arsip Institut Pertanian Bogor. Yang menerima Yang menyerahkan Pihak II, Pihak I, (...) (...) Unit Arsip IPB Unit Kerja... Hal 9 dari 9