BA B III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BA B III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1 Sejarah Umum Perusahaan Sekitar 20 tahun silam (1988) perjalanan Indocare Group dimulai dengan didirikanny a sebuah per usahaan pemasaran berjenjan g oleh professional-professional muda putra bangsa. Perusahaan ini berkembang pesat karena kepeloporannya dalam memasarkan produk sabun transparan. Untuk menjangkau pasar yang lebih luas, setahun kemudian (1989) didirikan perusahaan baru dengan metode pemasaran konvensional. Melalui perusahaan ini produk sabun transparan berhasil menjangkau pasar hingga mancanegara seperti: Malaysia, Singapur a, Jepan g dan Amerika. Pasar Multilevel Marketing (pemasaran berjenjang) yang prospektif dan peluang pasar sabun transparan yan g terbuka lebar k emudian mendoron g didir ikannya perusahaan pemasaran berjenjang kedua pada tahun Dua perusahaan pemasaran berjenjang yang ada tersebut pada akhirnya menjadi cikal bakal perusahaan pemasaran berjenjang yang ada sekarang, karena di tahun 1992 keduanya digabung menjadi satu dengan nama Multicare. Perjalanan Indocare Group terus bergulir dan ide penambahan kategori produk makanan kesehatan (health food) menjadi agenda yang mendesak untuk lebih memajukan bisnis. Pada tahun 1991 agenda itu direalisasi dengan didirikannya perusahaan baru yang beroperasi dengan metode pemasaran konvensional. Perusahaan yang pada tahun 2001 akhirnya berganti identitas menjadi Totalcare Nutraceutical ini awalnya mengandalkan aktivitas pemasarannya pada produk vitamin C generasi terbaru Ester-C yang diimpor langsung dari Amerika. Dengan strategi

2 pemasaran yang baik, antara lain dengan memanfaatkan iklan-iklan di media masa, perusahaan ini menuai sukses besar. Komitmen Indocare Group pada bidang bisnisnya yang tidak pernah melemah mendorongnya untuk terus meningkatkan konsistensi kualitas dan ketepatan waktu pengiriman produk-produk yang dipasarkan. Suplai produk oleh pihak luar yang selama ini terjadi akhirnya ditangani sendiri dengan cara mendirikan perusahaan manufaktur sabun transparan dan personal care Citrasemesta Asrisejati (CSAS) di tahun Tujuan awal untuk mensuplai kebutuhan produk internal Indocare Group akhirnya terlampaui, karena CSAS selanjutnya dipercaya oleh banyak perusahaan dalam dan luar negeri untuk menyuplai kebutuhan produk-produkny a. Untuk mendukung CSAS dan Indocare Group dalam menjalankan bisnis antar institusi ini maka pada tahun 2001 dibentuk divisi baru Institutional Marketing. Indocare Citrapasific atau Indocare Gro up sebagai nama holding company sebenarnya baru dikenal sejak tahun 1992 setelah satu perusahaan baru dibentuk untuk m en ggantikan holding company yang ada sebelumnya. Sampai sekarang Indocare Group sebagai holding com pany membawahi Multicare Mitra Sejahtera, Totalcare Nutraceutical, CSAS dan Divisi Institutional Marketing. Perjalanan Indocare Group dalam mengemban misinya masih sangat panjang. Segala bentuk upaya untuk meningkatkan kemampuan dalam mengemban misi tersebut terus dilakukan. Sebagai contoh, untuk membantu menerjem ahkan misi, visi dan strategi ke dalam aktivitas operasional, maka sejak tahun 2006 diaplikasikan Balanced Scorecard (BSC). Untuk m enin gkatkan kualitas manajemen organisasi dalam mencapai kepuasan pelanggan, maka sejak tahun 2003 diaplikasikan International Organization

3 for Standardization (ISO 9001:2000). Dan untuk membantu aktivitas produksi dalam menghasilk an produk-pro duk kosmetik yan g am an, berm utu dan bermanfaat, m aka sejak tahun 2008 diaplikasikan Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik (CPKB). III.1.1 Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi perusahaan PT Indocare Citra Pasific adalah sebagai berikut : 1. Visi perusahaan PT Indocare Citra Pasific yaitu menjadi perusahaan terpercaya dan ter dep an dalam penyediaan pro duk health supplement dan personal care inovatif yang berunjuk kerja tinggi, aman dan dibutuhkan masyarakat, dengan mengutamakan kealamian produk. 2. Misi perusahaan PT Indocare Citra Pasific yaitu Meningkatkan kualitas hidup masyarakat den gan menyediakan pro duk-pro duk yan g ber unjuk kerja tinggi dan aman yang bahan aktifnya didukung data ilmiah yang kredibel, yang dapat meningkatkan kesehatan dan penampilan fisik dengan mengutamakan kealamian produk. III.2 Kegiatan Usaha Perusahaan Ruang lingkup kegiatan perusahaan adalah bergerak dalam bidang contract manufacturing. Bidang usaha yang digeluti PT Indocare Citrapacific saat ini menunjukan pertum buh an yan g pesar p ada pilar bisnisnya, antara lain : 1. Transparent soap (Sabun Transparan) Transparent soap merupakan salah satu pro duk an dalan PT Indocare Citrapacific sejak pertama kali berdiri pada tahun Beberapa jenis transparent soap kami adalah: Transparent Bath Soap with fresh frangrance and variety of colour Antiseptic Tran sparent Bath Soap

4 Beauty Transparent Soap Creative Transparent Soaf with variety of colour 2. Personal Care (Perawatan Pribadi) Personal Care adalah kategori produk yang berkonsep dan ditujukan unt uk perawatan dar i kepala hin gga ujung kak i. Beberap a jenis pro duk person al care PT Indocare yaitu: a. Wajah Facial Cleanser ( Gel, Cream, Liquid/Foam, Milk Cleanser ) Day/Night ( Cream, Gel, Lotion ) Eye ( Cream, Gel ) Scrub ( Cream, Gel ) Masker Product Treatm ent ( Pencerah, Anti Aging, anti jerawat, anti UV/Sunscreen ) b. Badan Shower ( Gel, Cream ) Hand and Body ( Lotion/Butter + SPF ) Body Scr ub ( Cream, Gel ) Feminime Cleanser Hand Sanitizer ( Gel ) Deo dorant, Anti Seran gga c. Ram but Shampoo 2 in 1 Shampoo anti ketombe Shampoo pencegah rambut rontok/hair fall

5 Creambath/Conditioner Hair Tonik penguat dan penyubur Hair Ser um ( Vitam in Ram but ) 3. Health Supplement ( Suplemen Kesehatan ) PT Indocare Citrapacific juga menaruh perh atian dan m em iliki kepedulian terhadap pelanggannya dalam hal kesehatan. Oleh karena itu sesuai dengan komitmen awal PT Indocare Citrapacific m em formulasikan dan memproduksi pro duk-pro duk suplem en kesehatan yang berkualitas serta aman dikonsumsi diantaranya : Vitamin Herbal Supplement Mineral III.3 Struktur Perusahaan Struktur organisasi pada suatu perusahaan merupakan suat u kerangka kerja yang dibutuhkan untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Melalui struktur organisasi, dapat diketahui hubungan antara fungsi-fungsi yang ada di dalam perusah aan. Str uktur organisasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk m emperjelas tanggung jawab masing-masing fungsi yang ada di dalam perusahaan, sehingga organisasi perusahaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien Penjelasan Stukt ur Organisasi PT Indocare Citrapacific Presiden : Ridwan Salim

6 EVP Operation VP Human Resources & Legal : Aswan : Kiki Widjaya VP Finance, Accounting & System : Edianto Taman VP Marketing : Rudi Tandi III.4 UraianTugas dan Wewenang Presiden Tugas dan wewenang Presiden : 1. Mengawasi segala tin dakan dir eksi dan m enjaga agar tindakan direksi tidak merugikan perusahaan 2. Mengawasi agar direksi menjalankan segala petunjuk rapat umum pemegang saham dengan sebaik- baiknya 3. Berhak memberhentikan direksi jika tindakannya merugikan Direktur Keuangan (Vice Presiden Accounting and System) a. Menganalisa laporan keuangan b. Bertanggung jawab untuk meningkatkan kemakmuran pemegang saham c. Bekerjasama dengan eksekutif bidang lain agar perseroan beroperasi seefisien mungkin Direktur Teknik (EVP O perasional) a. Mengawasi tiap kepala bagian yang berkaitan dengan jalur produksi b. Memeriksa hasil produksi agar sesuai dengan standart mutu c. Mengontrol dan memonitoring persediaan barang Direktur Pemasaran (Vice Presiden Marketing)

7 a. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan, baik dalam maupun luar negeri b. Memberi laporan kepada direksi mengenai perkembangan produk c. Mencari dan membuka pasar potensial, baik dalam m aup un luar negeri d. Melakukan promosi dan pemasaran secara efektif Direktur Umum dan SDM (Vice Presiden Human Resource and Legal) a. Mengem bangkan SDM dengan cara mengirimkan beberapa stafnya untuk mengikuti pelatihan dan seminar, baik di dalam maupun di luar negeri b. Bertanggung jawab dalam penerimaan pegawai baru dan penempatan karyawan c. Mengawasi kinerja karyawan Manager Keuangan dan Akuntansi a. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh bagian akuntansi dan menandatan gan inya jika laporan tersebut dian ggap sudah ben ar b. Mengalokasikan kebut uhan dana, mengendalikan pemakaian dan mencari sumber dan a baik dari sistem intern m aupun ekstern perusah aan c. Mengotorisasi semua bukti transaksi yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan Manager Gudang a. Mengawasi dan bertan ggun g jawab terhadap barang y an g ada di gudan g b. Mengotorisasi keluar masuknya barang c. Mengawasi jumlah persediaan barang yang masih ada di gudang

8 Manager Pemasaran dan Penjualan a. Bertanggung jawab atas target penjualan yang telah ditentukan b. Mengadakan kebijakan penjualan c. Melakukan strategi pemasaran produk yang telag ditetapkan d. Menjaga hubungan baik dan kerjasama dengan para pelanggan Manager Pembelian Tugas dan Tanggung Jawab a. Menyeleksi dan mengadakan negosisasi dengan pemasok di luar bahan baku b. Mengotorisasi pem belian dan men gawasi pelaksanaan pembelian Manajer SDM a. Mencari calon karyawan baru yang dibutuhkan b. Mengev alua si k inerja karya wan a gar dap at dip eroleh efektivitas yan g m aksimal c. Dengan berkonsultasi dengan direktur dan owner, memberikan teguran, surat peringatan, surat pemberhentian, ataupun surat pengangkatan karyawan kepada perusahaan apabila dibutuhkan Staf Akuntansi a. Melakukan pencatatanatas transaksi transaksi yang telah terjadi setiap hari berdasarkan bukti-bukti yang ada sesuaidengan sistem, prosedur dan eraturan perusahaan b. Membuat laporan keuangan secara periodik Staf Keuangan

9 a. Membantu manager keuangan dan akuntansi dalam pengalokasian dan penggunaan sumber dana yang ada Staf Gudang a. Membantu manager gudang dalam pengelolaan persediaan barang yang ada b. Mengadakan koordinasi dengan bagian penjualan dan pembelian c. Mencatat dan penghitung persediaan barang di gudang Staf Pengiriman a. Bertanggung jawab atas keseluruhan proses pengiriman sampai dengan barang diterima oleh pelanggan b. Memastikan pelayanan pengantaran barang tersebut dijalankan dengan efisien dan efektif sampai tepat waktu c. Memberikan laporan pengiriman barang kepada manager gudang Supervisor Penjualan a. Mengawasi kegiatan operasional para staf penjualan b. Memberikan informasi dan laporan pemasaran dan penjualan kepada manager pemasaran dan penjualan Staf Penjualan a. Melakukan pencatatan atas transaksi penjualan yang terjadi setiap hari

10 b. Menyerahkan barang kepada pelanggan setelah diserahkan bagian gudang berdasarkan invoice c. Menerima dan menghitung jumlah pembayaran pelanggan sebelum diserahkan kepada cashier IV.1 Tahap survey pendahuluan Survey p en dah uluan yang dilak uk an bert ujuan untuk memperoleh p emaham an atas latar belakang perusahaan dan mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan dalam kegiatan audit. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki pengendalian intern yang baik maka perlu dilakukan pengawasan terhadap penyediaan data yang dapat diandalkan dan penjagaan kekayaan serta catatan akuntan si p er usahaan. Selain itu juga untuk men getahui secar a jelas mengenai gam baran aktivitas fungsi pengelolaan persediaan dan fungsi penjualan. Jika pengendalian intern baik maka bukti pemeriksaan (audit evidence) yang hat us dikump ulkan akan jauh lebih sedikit diban din gkan den gan keadaan stuktur pengendalian intern yang buruk atau kurang memadai. Proses survey pendahuluan dilakukan dengan cara berikut: a. Prosedur Penjualan 1. Pesanan diterima dari pelanggan baik melalui telepon atau pelanggan datang langsung ke perushaaan. 2. Kemudian bagian penjualan melakukan pengecekan untuk mengetahui apakah pesanan tersebut tersedia. 3. Apabila pesan an tersedia m aka bagian penjualan akan membuat daftar pesanan barang (Sales Order) dalam 2 rangk ap dan ditan datan gan i oleh manajer penjualan.

11 4. Ber dasarkan Sales Order (SO), bagian penjualan melakukan konfirmasi ke pelan ggan m en gen ai jumlah p esanan har ga. 5. Apabila Sa les Ord er sudah sesuai dengan pesanan pelan ggan maka bagian penjualan m em buat faktur penjualan (Invoice) bernomor urut tercetak dalam tiga rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : Lem bar ke 1 : bagian gudan g Lem bar ke 2 : bagian ak untansi Lembar ke 3 : pelanggan 6. Kemudian bagian gudang memeriksa Invoice lembar ke 1 yang diterima dari bagian penjualan. Apabila sesuai, gudang mengeluarkan barang dan Bukti Pengeluaran Barang (BPB) bernomor ut ut tercetak dalam 3 rangkap yang diset ujui dan ditandatanganii oleh manajer gudang serta didistribusikan sebagai ber ikut: Lembar ke 1 : bagian penjualan Lem bar ke 2 : bagian ak untansi Lem bar ke 3 : arsip 7. Apabila terjadi retur penjualan, makan bagian penjualan membuat Memo Kredit dalam tiga rangkap dan didistribusikan sebagai berikut: Lem bar ke 1 : bagian gudan g Lem bar ke 2 : bagian ak untansi Lem bar ke 3 : arsip 8. Berdasarkan Memo Kredit tersebut, bagian gudang menerima dan memeriksa bar an g yan g dikem balikan dan m em buat Bukti Penerim aan Baran g ( BPnB), serta mencatat dalam kartu catatan persediaan.

12 9. Setelah menerima Memo Kredit bagian akuntansi m elak uk an pen catatan dalam jurnal penjualan dan kartu persediaan. b. Prosedur Pengelolaan Persediaan 1. Pengeluaran Barang Setelah bagian gudang menerima Sales Order lem bar 1 dari bagian penjualan, m aka bagian gudan g m em buat Surat Jalan bernom or urut tercetak (prenumbered) yang ditandatangani oleh manager gudang dalam tiga r angkap dan didistribusikan sebagai berik ut a. Lembar ke 1 : Pelanggan b. Lembar ke 2 : Bagian Pengiriman c. Lembar ke 3 : Arsip Setelah men dapat Surat Jalan lem bar ke 2 dari bagian gudang, m aka bagian pengiriman melakukan pengecekan antara barang yang dikeluarkan dari gudang dan Surat Jalan tersebut. Kem udian bagian pen giriman m em buat Surat Keluar Baran g dua rangk ap sebagai berikut a. Lembar ke 1 : Bagian Gudang b. Lembar ke 2 : Arsip Setelah menerima Surat Keluar Barang lem bar ke 1, maka bagian gudan g mencocokan antara Surat Keluar Barang lem bar ke 1 tersebut dengan Sales Order lembar ke 2 yang diterima bagian pengiriman. Apabila sesuai, bagian gudang mengeluarkan barang dan membuat Bukti Pengeluaran Barang bernomor urut tercetak dalam tiga rangkap sebagai ber ik ut

13 a. Lembar ke 1 : Bagian Penjualan b. Lem bar k e 2 : Bagian Ak untansi c. Lembar ke 3 : Arsip Bagian gudang m encatat pengeluaran barang dalam kartu catatan persediaan. 2. Penerimaan Barang Supplier datang men gantar barang den gan membawa Faktur ran gkap 2 dan Surat Jalan rangkap 2. Bagian Gudang menerima dan mengecek kesesuaian dok umen dan baran g yang diterima Setelah p en gecekan selesai, Faktur dan Surat Jalan ditan datangani dan didistribusikan m asing-masing untuk supplier dan Bagian Ak untansi. Kem udian bagian gudan g mem buat Bukti Pener imaan Baran g ( BPnB) rangk ap 3 dan didistribusikan sebagai berik ut a. Lembar ke 1 : Bagian Akuntansi b. Lembar ke 2 : Bagian Pembelian c. Lembar ke 3 : Arsip Bar an g disimpan di gudang dan dicatat dalam catatan per sediaan gudan g Pencatatan persediaan barang pada perusahaan menggunakan metode Perpectual dan penilaian p ersediaan men ggunakan metode First in First Out (FIFO) dim ana bar ang yan g m asuk lebih dah ulu har us digun akan lebih dah ulu sehin gga dapat mengontrol kon disi fisik baran g. Analisis dan pemahaman atas internal control pada PT Indocare Citrapacific dilak ukan den gan beberap a metode yaitu metode naratif dan kuesioner. Metode kuesion er di susun dalam bentuk daftar pertanyaan yang dirancang untuk m emperoleh

14 jawaban apakah terdapat elemen-elemen internal control yang seharusnya ada dalam perusahaan. Berikut ini adalah keterangan mengenai penyusunan kuisioner internal control tersebut : a. Setiap pertanyaan memiliki tiga pilihan jawaban dan dijawab menggunakan check mark ( ) pada kolom jawaban yang telah disediakan b. Pertanyaan-pertanyaan dalam internal control questionaire (ICQ) diminta untuk dijawab Ya (Y), Tidak (T), atau Tidak Relevan (T R). Jika jawaban Ya akan menujukan ciri internal control yang baik, Tidak akan menunjukan ciri internal control yang lemah, dan Tidak Relevan bearti pertanyaan tersebut tidak relevan unt uk perusahaan tersebut.