Manual Prosedur Sistem Informasi Akademik

Transkripsi

1 Manual Prosedur Akademik Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015

2 Manual Prosedur Akademik Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 7 Tanggal : 5 November 2015 Dikendalikan oleh : Manager Representative Disetujui oleh Dr. Siti Asmaul Mustaniroh, STP, MP : Ketua Jurusan Dr. Sucipto, STP, MP i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir Prosedur Akademik... 3 Lampiran Daftar Revisi Dokumen Akademik Daftar Distribusi Dokumen... 4 ii

4 Tujuan Menjamin sistem informasi akademik jurusan terlaksana dengan efektif dan efisien. Ruang Lingkup Program S1, S2, dan S3 Jurusan Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya Malang. Definisi 1. adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan dengan tujuan untuk mengelola data sehingga menghasilkan informasi yang berguna. 2. Akademik adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan pendidikan di tingkat jurusan. 3. Akademik di jurusan adalah sistem informasi internal jurusan yang mengelola data dan informasi diluar yang telah diatur dalam Akademik (SIAKAD) Universitas Brawijaya. Sistem ini terdiri dari modul administrasi surat-menyurat, modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, modul administrasi laboratorium, modul administrasi Dosen, dan modul website Jurusan TIP. Rujukan 1. Peraturan Akademik FTP-UB tahun Pedoman Pelaksanaan PKL FTP-UB tahun Pedoman Pelaksanaan Tugas Akhir FTP-UB tahun Garis Besar Prosedur 1. Jurusan membentuk Jurusan berdasarkan Surat Tugas Ketua Jurusan ( ). Komposisi terdiri dari Sekretaris Jurusan sebagai penanggung jawab, dan satu orang wakil laboran yang ditunjuk sebagai anggota pelaksana. 2. Koordinator Administrasi Jurusan bertanggung jawab pada pelaksanaan modul administrasi surat-menyurat, modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, dan modul administrasi Dosen modul. Sedangkan satu wakil laboran bertanggung jawab pada pelaksanaan modul administrasi laboratorium. 1

5 3. Seluruh civitas akademik jurusan, harus mendaftarkan diri terlebih dahulu pada untuk mendapatkan hak penggunaan modul-modul sistem informasi 4. akan memberikan hak penggunaan apabila form pendaftaran telah lolos dari verifikasi. 5. Civitas akademik yang telah memperoleh hak penggunaan diperbolehkan menggunakan modul-modul yang ditetapkan oleh Sistem Informasi, dengan Instruksi Kerja mengenai update data SIM ( ). 6. Tata cara penggunaan modul-modul yang ada dalam sistem informasi jurusan disampaikan dalam bentuk Instruksi Kerja ( ). 7. Pada akhir semester melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan sistem informasi. Metode yang digunakan adalah survei dengan menggunakan alat bantu kuesioner ( ). Responden yang dituju meliputi Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa. 8. melakukan analisis dan membuat laporan hasil ( ) yang diserahkan kepada Jurusan sebagai bahan untuk perbaikan sistem informasi. 2

6 Bagan Alir 1. Prosedur Kegiatan Akademik Mulai Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan Membentuk Jurusan (1 hari) Dokumen Pendukung Surat Tugas Koordinator Administrasi Jurusan Mengawasi pelaksanaan modul administrasi terkait (kontinyu) Mendaftarkan diri untuk hak penggunaan modul (1 bulan) Memberikan hak penggunaan bagi pendaftar lolos verifikasi (1 bulan) Mengoperasikan modul dalam Akademik (kontinyu) Instruksi Kerja Update Data SIM Menyampaikan tata cara penggunaan modul (1 minggu) Instruksi Kerja Tata Cara Penggunaan Modul-Modul Melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan sistem informasi (2 minggu) Form Kuesioner Evaluasi Kinerja SIM Melakukan analisis dan menyampaikan laporan hasil (2 minggu) Dokumen Pendukung Laporan Sementara Kinerja Selesai 3

7 Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Akademik Revisi ke-0 : 18 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.07 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.3.01 Revisi ke-2 : 8 Juni 2011 Perubahan kode : Perubahan pada cover dan Tim UJM Revisi ke-3 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-4 : 30 Maret 2012 Perubahan kode : Revisi ke-5 : 16 Januari 2013 Perubahan pada format penulisan sesuai dengan format MP PJM UB Revisi ke-6 : 3 Juni 2013 Perubahan pada bagan alir Revisi ke-7 : 5 November 2015 Perubahan logo Kementerian Perubahan nama Manager Representative Perubahan nama Ketua Jurusan 4

8 2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 dan Asli 6 Manager Terkendali Representative Salinan 2 6 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 3 6 Ketua Laboratorium Terkendali Salinan 4 6 Bendahara Jurusan Terkendali Salinan 5 6 Dosen Terkendali Salinan 6 6 Bag. Administrasi Terkendali Akademik Jurusan Salinan 7 6 Laboran Terkendali Salinan 8 6 Mahasiswa Terkendali 5