BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PT KEBAYORAN WARNA PRIMA. bidang cat. Berdiri pada bulan Juni tahun 1988 dengan merk dagang BETA

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PT KEBAYORAN WARNA PRIMA 3.1. Analysis Document The Task 1. Sejarah Perusahaan PT Kebayoran Warna Prima adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang cat. Berdiri pada bulan Juni tahun 1988 dengan merk dagang BETA CHEMIE. Pada saat itu, kantor bertempat di jalan Garuda sedangkan pabriknya bertempat di daerah Parung. Kemudian tahun 1991, berpindah lokasi di daerah Pulo Gadung di mana kantor dan pabrik sudah digabungkan menjadi satu. Dan terakhir pada tahun 2004, PT Kebayoran Warna Prima berpindah lokasi di daerah Lippo Cikarang hingga sekarang. PT Kebayoran Wana Prima didirikan untuk menyediakan pelayanan berkualitas dalam market dengan komitmen tinggi pada pemuasan kebutuhan konsumen sesuai dengan standard internasional dan para ahli berkompeten tinggi dalam bekerja sama secara professional, serta menyediakan produk terkini dan inovatif dari teknologi tercanggih yang dimilikinya. PT Kebayoran Warna Prima adalah salah satu perusahaan yang memproduksi beraneka ragam cat untuk kepentingan industri seperti Wood and Rattan Finishing, Proctective and Marine, dan sebagainya. Produk BETA CHEMIE memenuhi spesifikasi dalam kualitas, ketahanan, tidak beracun, bebas dari wangi-wangian buatan, sedikit pengeluaran emisi dan produk yang bersahabat dengan lingkungan.

2 57 Seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan tingkat tinggi untuk menghasilkan produk terbaik, maka PT Kebayoran Warna Prima melakukan peningkatan terus menerus seperti laboratorium penelitian dan pengembangan dengan teknologi terbaru, fasilitas produksi yang efektif dan fleksibel, dan tentunya para ahli berkompeten di dalam bidangnya. PT Kebayoran Warna Prima memiliki berbagai daerah pemasaran di beberapa daerah, yaitu: No Nama Perusahaan Alamat Ket 1 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Sultan Syarif Qasim No. 72, Pekanbaru Pekanbaru 2 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Slamet Rt. 01/X11 Solo 3 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Kanggraksan No. 120, Cirebon Cirebon 4 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Drs. H. Djok Mentaya No. 127 Banjarmasin 5 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Veteran Selatan No. 11A, Makasar Makasar 6 Kebayoran Warna Prima, PT Koba raya No. 45, Pangkal Pinang Pangkal Pinang 7 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Arie Lasut No. 74, Manado Manado 8 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Belakang Tangsi No. 28 C, Padang - 9 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Raya Nginden 52? 58, Surabaya - 10 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Ir. Sutami Blok I No. 14, Komp. Samarinda Pengdgan 11 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Pucang Anom Timur No. 17, Surabaya Surabaya 12 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Sisingamangaraja No. 61, Rt. 61/Rw. 17 Yogyakarta 13 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Otto Iskandardinata 357, Bandung - 14 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. P. Mangkubumi 87, Yogyakarta - 15 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Imam Bonjol Blok H, No. 2, Batam - 16 Kebayoran Warna Prima, PT Jl. Sasuit Tubun No. 31, Manado - Tabel 3.1 Daerah Pemasaran PT Kebayoran Warna Prima

3 58 2. Struktur Organisasi Struktur organisasi PT Kebayoran Warna Prima disusun berdasarkan kegiatan dan tujuan usaha. Struktur organisasi sangat penting bagi perusahaan karena diperlukan untuk mengatur kelancaran usaha, wewenang dan tugas dalam suatu perusahaan, serta menyelaraskan suatu kelompok dari berbagai individu sehingga jika terjadi penyimpangan dari penetapan rencana semula maka dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab terhadap penyimpangan tersebut. Struktur ini harus fleksibel dan dinamis terhadap perubahan dan merupakan ciri khas dari suatu organisasi, sehingga struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu sesuai dengan perusahaan lainnya. Struktur organisasi PT Kebayoran Warna Prima merupakan struktur garis, dimana pimpinan langsung dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Berikut ini adalah struktur perusahaan PT Kebayoran Warna Prima:

4 59 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kebayoran Warna Prima (Sumber: Manajer Keuangan PT Kebayoran Warna Prima-Tahun 2007) 3. Pembagian Tugas Berikut ini akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari unsur-unsur yang ada pada struktur organisasi PT Kebayoran Warna Prima, yaitu:

5 60 President Director A. Bertanggung jawab atas kelangsungan jalannya perusahaan. B. Merumuskan, menyusun, dan melaksanakan kebijakan perusahaan. C. Merencanakan dan menetapkan strategi jangka pendek dan jangka panjang. D. Meminta pertanggungjawaban hasil dari pekerjaan yang dicapai manajer. Plant Manager A. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan formula cat maupun pengembangannya. B. Bertanggung jawab atas kualitas formula yang telah dibuat serta menganggapi kritik dari pelanggan. C. Memberikan laporan kepada President Director atas semua pelaksanaan tugasnya. Plant Manager membawahi: 1) Plan Product and Inventory Control (PPIC) Staff A. Memberikan informasi mengenai posisi persediaan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi pada Plant Manager agar dapat mengambil keputusan atas posisi persediaan tersebut. B. Bertanggung jawab atas tersedianya kebutuhan bahan baku, bahan pengemas yang dibutuhkan untuk kelancaran proses produksi. C. Bertanggung jawab pada Plant Manager.

6 61 2) Production Manager A. Mengatur kegiatan proses produksi secara baik dan benar dengan memperhatikan proses pengolahan mesin yang digunakan untuk produksi. B. Melakukan pengawasan atas persediaan barang setengah jadi, bahan baku, bahan pengemas dengan baik dan benar, sehingga tetap tersedia saat dibutuhkan. C. Bertanggung jawab pada Plant Manager atas kelancaran dan ketepatan waktu penyelesaian produksi. Production Manager membawahi: Admin Production A. Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan pengisian formula, Voucher Permintaan Bahan dan lain-lain. B. Bertanggung jawab atas kerahasiaan dan penyimpanan Formula, Surat Permintaan Barang serta pengarsipannya dilakukan sesuai dengan nomor urut. Kepala Bagian Gudang Bahan Baku A. Melaksanakan penyimpanan barang dalam gudang dengan baik dan tersusun rapi sehingga memudahkan pada waktu dibutuhkan. B. Bertanggung jawab atas kebenaran jumlah keluar masuknya barang secara fisik. C. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya pada Production Manager.

7 62 3) Laboratory Engineer A. Bertanggung jawab atas kualitas dari produk yang dihasilkan dengan kombinasi yang benar sehingga biaya dapat ditekan. B. Mengatur kegiatan Laboratorium Quality Control dan Research and Development dengan baik dan benar. C. Bertanggung jawab pada Plant Manager. Laboratory Engineer membawahi: Laboratory Engineer Quality Control A. Bertanggung jawab atas kualitas dari produk yang dihasilkan oleh bagian produksi. B. Bertanggung jawab atas kebenaran kombinasi bahan baku untuk menentukan kualitas terbaik. C. Mengontrol dan memeriksa produk-produk yang dihasilkan, sehingga mutu produk tetap stabil. D. Bertanggung jawab pada Plant Manager. Laboratory Engineer Research And Development (R & D) A. Melakukan eksperimen substitusi bahan baku untuk memperbaiki mutu dengan biaya yang lebih kecil. B. Bertanggung jawab pada Plant Manager.

8 63 4) Kepala Bagian Pembelian A. Mengikuti perkembangan harga dan memberikan usulan dan alternatif pembelian bahan baku atau bahan produksi lainnya pada Plant Manager. B. Bekerjasama dengan bagian produksi (Quality Control) untuk menentukan kualitas bahan baku dan bahan produksi lainnya yang akan dibeli. C. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas pada Plant Manager. Kepala Bagian Pembelian membawahi Asisten Pembelian, dimana tugasnya adalah: A. Memeriksa kebenaran jumlah fisik bahan baku, bahan pembantu sebelum diajukan permintaan pembelian atas barang tersebut. B. Bertanggung jawab atas kebenaran fisik maupun kualitas barang yang diterima dar suplier dengan benar. C. Bertanggung jawab pada Kepala Bagian Pembelian. Technical Sales Manager A. Bertanggung jawab terhadap koordinasi segala kegiatan atau aktivitas penjualan. B. Membuat perencanaan dan strategi penjualan yang terfokus pada kepuasan pelanggan. C. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. D. Menetapkan kebijakan untuk meningkatkan hasil penjualan. E. Melaporkan pada President Director asil-hasil tugas dan tanggung jawabnya.

9 64 Technical Sales Manager membawahi: 1) Industrial Division A. Bertanggung jawab atas penanganan penjualan dari pabrik ke pabrik. B. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. C. Melaporkan pada Technical Sales Manager hasil-hasil tugas dan tanggung jawabnya. 2) Protective And Marine Division A. Bertanggung jawab atas penanganan penjualan berupa tender untuk produk perlindungan khusus. B. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. C. Melaporkan pada Technical Sales Manager hasil-hasil tugas dan tanggung jawabnya. 3) Retail Division A. Bertanggung jawab atas penanganan penjualan melalui agen atau distributor. B. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. C. Melaporkan pada Technical Sales Manager hasil - hasil tugas dan tanggung jawabnya. 4) Civil Project Division A. Bertanggung jawab atas penanganan penjualan ke rumah. B. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.

10 65 C. Melaporkan pada Technical Sales Manager hasil-hasil tugas dan tanggung jawabnya. Human Resource Development and General Affair Manager A. Bertanggung jawab atas kegiatan yang berhubungan dengan personalia dan umum. B. Mengatur kelengkapan, kesiapan dan pemeliharaan peralatan kantor, pabrik dan bangunan. C. Melakukan penerimaan dan pemberhentian karyawan, serta melaksanakan penggajian dan melakukan evaluasi prestasi terhadap karyawan. D. Melaporkan pada direktur hasil-hasil tugas dan tanggung jawabnya. HRD & GA Manager membawahi HRD & GA Staff dimana tugasnya adalah: A. Menyediakan kartu absensi bagi para karyawan B. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh General Affairs Manager. C. Bertangung jawab kepada General Affairs Manager. Accounting And Finance Manager A. Mengatur keuangan perusahaan secara keseluruhan. B. Merencanakan anggaran perusahaan setiap tahun. C. Melakukan pembayaran gaji, hutang, dan biaya operasi sehari-hari. D. Mengawasi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. E. Memberikan keputusan mengenai pemberian kredit pada pelanggan.

11 66 F. Melaporkan pada President Director hasil-hasil tugas dan tanggung jawabnya. Accounting And Finance Manager membawahi: 1) Accounting Staff A. Melakukan fungsi-fungsi auditing pada bagian keuangan. B. Bertanggung jawab atas kebenaran, kewajaran serta ketepatan dalam penyajian laporan keuangan perusahaan untuk manajemen tingkat atas. 2) Account Payable Staff A. Mengarsipkan dokumen-dokumen pembelian dengan baik dan benar. B. Bertanggung jawab atas kebenaran perhitungan dan kelengkapan bukti dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian. C. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya pada Accounting and Finance Manager. 3) Tax Staff A. Melakukan verifikasi pajak masukan dan pajak keluaran. B. Bertanggung jawab terhadap Accounting and Finance Manager atas semua tugas yang diberikan. 4) Cashier A. Melakukan penerimaan dan pengeluaran fisik uang tunai, cek, giro atau faktur dari pelanggan. B. Membantu mengatur penyetoran cek atau giro ke rekening bank.

12 67 C. Mengelola kas kecil untuk pengeluaran harian yang berjumlah kecil. D. Bertanggung jawab terhadap Accounting and Finance Manager atas semua tugas yang diberikan. 5) Credit Control Staff A. Bertanggung jawab atas kebenaran fisik dari faktur, tanda terima dan dokumen pendukung lainnya dengan laporan yang dibuat. B. Bertanggung jawab atas kebenaran dan keakuratan serta ketepatan penagihan piutang yang telah jatuh tempo. C. Bertanggung jawab atas kebenaran harga jual serta tugas lainnya yang diberikan oleh Accounting and Finance Manager. 6) COGS / Inventory Staff A. Melakukan perhitungan harga pokok. B. Bertanggung jawab atas kelengkapan pengarsipan laporan-laporan produksi. C. Bertanggung jawab pada Accounting and Finance Manager atas pelaksanaan tugasnya. 7) Kepala Bagian Gudang Barang Jadi A. Mengatur penerimaan dan pengeluaran fisik barang yang ada di gudang barang jadi. B. Bertanggung jawab atas kebenaran pencatatan kartu persediaan dengan fisiknya.

13 68 C. Bertanggung jawab pada Accounting and Finance Manager atas pelaksanaan tugas. 8) Kepala Bagian Sales Administration Department A. Bertanggung jawab atas pengarsipan bukti order, surat jalan, faktur dan lain-lain. B. Bertanggung jawab terhadap Accounting and Finance Manager atas semua tugas yang diberikan. 9) Shipping Staff A. Melakukan pengiriman barang dari gudang ke pelanggan dan ke kantor cabang. B. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya pada Kepala Bagian Sales Administration. 10) Sales Document Staff A. Mengarsipkan dokumen yang berhubungan dengan penjualan. B. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya pada Kepala Bagian Sales Administration. 11) Production Planning Control Staff A. Mengontrol stok dalam gudang B. Bertanggung jawab terhadap Accounting and Finance Manager atas semua tugas yang diberikan.

14 69 12) Bill Collector A. Melakukan penagihan piutang yang jatuh tempo pada pelanggan. B. Mengatur jadwal penagihan agar piutang bisa ditagih tepat waktu. C. Bertanggung jawab terhadap Accounting and Finance Manager atas semua tugas yang diberikan. 4. Produk Perusahaan Berikut adalah beberapa produk PT Kebayoran Warna Prima: No Kategori Hasil Barang Produksi Jenis Produk Standar 1 Kimia Cat 1. Protective Coating ASTM B-117, ASTM D Kimia Cat 2. Marine Paint JIS Z Tabel 3.2 Produk PT Kebayoran Warna Prima Kapasitas Aktual 6000 Ton/Tahun The Purpose Aktivitas utama PT Kebayoran Warna Prima adalah mengolah dan memproduksi cat serta menjual cat tersebut ke berbagai daerah. Dalam proses bisnisnya dibutuhkan SIA yang dapat menghasilkan informasi yang berkaitan dengan penjualan. Pengembangan SIA ini bertujuan untuk mendukung pencatatan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan penjualan dimana meliputi kegiatan penerimaan pesanan dari pelanggan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan, penerimaan pembayaran dan retur penjualan. Dengan adanya SIA, kinerja dari bagian penjualan dapat lebih efektif dan efisien dimana semua

15 70 pesanan yang datang dari pelanggan dapat langsung tercatat disistem dan dapat langsung dilakukan validasi kuantitas pembelian serta limit kredit. Selain itu sistem juga harus dapat melakukan update secara otomatis terhadap persediaan serta membantu dalam hal validasi piutang serta memberikan alert terhadap piutang yang sudah jatuh tempo System Definition Sistem informasi yang digunakan oleh PT Kebayoran Warna Prima membantu menangani pencatatan transaksi dalam perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan dan harus dapat menyediakan informasi pada berbagai pihak terkait baik untuk manajemen maupun pihak ekstern. Sistem informasi akuntansi ini mengatur batasan-batasan hak akses yang dapat diperoleh masing-masing bagian dan tingkatan pengguna dalam manajemen. Berikut ini system definition dari SIA Penjualan PT Kebayoran Warna Prima sebagai berikut: Functionality : Mendukung kegiatan penjualan sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan yang reliable dan up to date. Informasi yang dihasilkan antara lain laporan penjualan baik per barang, per pelanggan, per wilayah maupun per salesman, laporan retur baik per periode, per barang, per pelanggan, per salesman. Application Domain Condition : Bagian salesman, SAD, kasir. : Sistem informasi akuntansi dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan

16 71 dalam aktivitas penjualan. Sistem berfungsi sebagai sarana pendukung efektivitas dan efisiensi kinerja dari sumber daya manusia yang telah memahami konsep penjualan, retur dan penagihan dalam pelaksanaan atas tugas dan tanggung jawabnya. Technology : Menggunakan PC dengan penambahan device seperti printer, fax, dll. PC berbasis Windows terhubung pada server dengan menggunakan LAN. Object : Karyawan, Salesman, SAD, Kasir, Pelanggan, Sales Order, Item Sales Order, Barang, Surat Jalan, Faktur, Bukti Penerimaan Kas, Surat Retur, Item Retur. Responsibility : Alat administrasi yang efisien dan dapat diandalkan dalam pencatatan dan penyediaan informasi hasil dari transaksi harian penjualan serta sebagai sarana media komunikasi baik antar bagian Context Problem Domain

17 $ 72 STB Order (phone, fax) Konsumen BPK Salesman Order Tunai, transfer, cek/giro$ SR Order (phone, fax) BPK + LKP $ SAD SR SJ + FPS+ PO SPB Bagian Produksi Cek Barang Konfirmasi Barang Persetujuan Kredit Cek Kelayakan Kredit SJ SJ + FPS + PO Gudang Barang diambil + SJ Kasir BPK + LKP Laporan Keuangan Credit Control Retur disetujui SJ + FPS + PO Accounting TT (cek/giro,tunai) + LKP TT (cek/giro,tunai) Manajer Keuangan Permintaan retur $ Bagian Penagihan $ BPK TT(cek/giro,tunai) + LKP SJ SJ + FPS + PO Keterangan: PO : Purchase Order FPS : Faktur Penjualan Standard BPK : Bukti Penerimaan Kas LKP : Laporan Kunjungan Piutang SJ : Surat Jalan SPB : Surat Permintaan Barang STB : Serah Terima Barang TT : Tanda Terima SJ Barang dikirim + Gambar 3.2 Rich Picture PT Kebayoran Warna Prima SJ Bagian Pengiriman Penjualan produk pada PT Kebayoran Warna Prima sebagian besar dilakukan secara kredit. Produk yang dijual dikemas dalam berbagai bentuk yaitu dalam bentuk drum, pil maupun kaleng. Proses awal penjualan dimulai dari salesman yang menawarkan cat dengan membawa sample barang baik kepada pelanggan lama ataupun kepada calon pelanggan baik yang ada di dalam maupun di luar kota. Ruang lingkup pemasaran PT Kebayoran Warna Prima terbagi menjadi 4 bagian, yaitu penjualan ke pabrik, penjualan produk khusus, penjualan melalui agen dan penjualan dari satu rumah ke rumah lainnya.

18 73 1. Prosedur penjualannya sebagai berikut: Diawali dengan penerimaan order dari pelanggan melalui salesman. Salesman mencari dan menghubungi pelanggan atau calon pelanggan dengan membawa katalog barang. Pesanan dapat dilakukan melalui salesman (telepon atau fax) atau mendatangi langsung perusahaan. Pelanggan melakukan pemesanan pada salesman dimana salesman akan memberitahukan Bagian Sales Administration Departement (SAD) untuk mencatat pesanan pelanggan. SAD akan meminta persetujuan kredit pada Bagian Credit Control (CC). Setelah CC menyetujui, SAD akan mengecek barang ke Bagian Gudang. Jika tidak ada stock barang maka SAD akan mengajukan Surat Permintaan Barang (SPB) 2 rangkap pada Bagian Produksi. Rangkap ke 1 untuk SAD sedangkan rangkap ke 2 untuk Bagian Produksi. Bagian Produksi memberikan SPB pada Bagian Admin Produksi. Bagian Admin Produksi akan mengisi Kertas Formulir 2 rangkap (berisikan formula atau komposisi dalam pembuatan cat) pada Bagian Laboratorium agar dilakukan pengembangan formula tersebut. Bagian Admin Produksi juga mengisi Voucher Permintaan Bahan Baku 3 rangkap untuk Bagian Gudang Bahan Baku yang dibutuhkan sebagai bahan dasar pembuatan formula dimana lembar pertama Voucher Permintaan Bahan Baku untuk Bagian Gudang Bahan Baku, lembar kedua untuk Bagian Admin Produksi, dan lembar ketiga untuk Bagian Produksi. Setelah formula didapatkan dan bahan

19 74 baku tersedia maka Bagian Produksi akan membuat barang yang diinginkan oleh pelanggan dan menaruhnya dalam Gudang dengan Surat Serah Terima Barang (STB). Saat barang baru selesai diproduksi ataupun jika stok barang masih ada dalam Bagian Gudang, staff Bagian Gudang akan memberikan konfirmasi barang ada di tempat. Selanjutnya, SAD akan membuat Surat Jalan (SJ) 6 rangkap dimana rangkap ke 1 sebagai arsip SAD, rangkap ke 2 untuk pelanggan, rangkap ke 3 untuk Bagian Akuntansi, rangkap ke 4 untuk Bagian Gudang, rangkap ke 5 untuk Bagian Pajak dan rangkap ke 6 untuk perusahaan ekspedisi (jika terjadi pengiriman barang dari pusat ke cabang). Atas dasar Surat Jalan, maka Bagian Gudang akan melakukan pengurangan barang dalam Kartu Persediaan Gudang. Barang dibawa oleh Bagian Pengirirman beserta SJ. Setelah barang diterima dan SJ telah ditandatangani oleh pelanggan, maka Bagian Pengiriman akan membawa kembali SJ yang telah ditandatangani untuk diserahkan pada SAD. Selanjutnya, SAD membuat Faktur Penjualan Standard (FPS) 3 rangkap dimana rangkap ke 1 untuk SAD, rangkap ke 2 untuk Bagian Akuntansi dan rangkap ke 3 untuk CC. Dilain pihak, SAD akan memberikan SJ, FPS dan catatan order pelanggan ke Bagian CC. Juru Tagih akan menerima SJ, FPS dan catatan order pelanggan dari CC untuk melakukan penagihan. FPS akan ditukar dengan Tanda Terima (TT) dari pelanggan. Juru Tagih akan membawa TT dan hasil penagihan (tunai, cek/giro) pada CC beserta Laporan Kunjungan Piutang (LKP) yang diisi oleh

20 75 Bagian Penagihan. Setelah dicek kebenarannya, maka CC akan menyerahkannya pada Bagian Kasir untuk dibuatkan Bukti Penerimaan Kas (BPK) 3 rangkap. Dimana rangkap ke 1 untuk CC, rangkap ke 2 untuk Bagian Akuntansi beserta copy LKP dan juga rangkap ke 3 untuk SAD beserta copy LKP. 2. Prosedur penagihannya sebagai berikut: A. Penerimaan Piutang Pada saat faktur ditagih, SAD akan membuat daftar piutang yang ditulis secara terperinci pada buku daftar piutang yang ditandatangani oleh SAD dan Bagian Penagihan. Pada saat melakukan penagihan pada pelanggan, Bagian Penagihan membawa SJ dan FPS. Hasil dari kunjungan pelangan akan dicatat oleh Juru Tagih dalam Laporan Kunjungan Piutang (LKP). Jika pelanggan tidak dapat melakukan pembayaran pada saat ditagih, maka Juru Tagih akan mengisi LKP yang ditujukan untuk mengisi komentar pelanggan yang diotorisasi oleh Bagian Penagihan. Didalam LKP tertulis secara rinci pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan apakah tunai atau giro/cek (nama Bank,nomor giro/cek, jumlah, jatuh tempo). Setelah Bagian Penagihan melakukan penagihan maka LKP dan hasil penagihan (berupa faktur, tanda terima, tunai, cek/giro) diserahkan pada CC untuk diteliti kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam pencatatan

21 76 maka akan dikoreksi dan diparaf serta diserahkan pada Bagian Penagihan. LKP dan hasil penagihan tersebut diberikan pada Kasir agar dibuatkan BPK 3 rangkap. SAD dan Kasir melakukan pemeriksaan bersama pada BPK. Setelah diotorisasi oleh SAD dan Kasir maka rangkap ke 1 untuk CC, rangkap ke 2 untuk Bagian Akuntansi beserta copy LKP dan juga rangkap ke 3 untuk SAD beserta copy LKP. B. Penerimaan Kas Pelanggan melakukan pemesanan ditempat dan melakukan pembayaran secara tunai pada SAD. Kasir akan menyerahkan BPK 3 rangkap dimana rangkap ke 1 untuk pelanggan, rangkap ke 2 untuk Bagian Akuntansi dan rangkap ke 3 sebagai arsip Kasir. 3. Prosedur retur sebagai berikut: Bila pelanggan ingin mengembalikan barang yang telah dibeli (terjadi kerusakan barang atau kesalahan pengiriman) maka pelanggan harus memberitahukan kepada Manajer Keuangan. Batas waktu retur untuk penjualan tunai maupun kredit adalah 30 hari. Pelanggan yang bersangkutan akan membuat Surat Retur (SR) untuk meminta persetujuan apakah barang tersebut boleh diretur atau tidak boleh diretur pada Manajer Keuangan. Hasil keputusan akan disampaikan pada pelanggan.

22 77 Jika barang boleh diretur, maka pelanggan mengisi SR 3 rangkap (didalamnya tertera dengan jelas kondisi fisik barang). Rangkap ke 1 untuk SAD, rangkap ke 2 untuk pelanggan dan rangkap ke 3 untuk Bagian Gudang Application Domain Sistem informasi akuntansi penjualan PT Kebayoran Warna Prima harus mendukung tugas bagian penjualan dan piutang terutama dalam menangani masalah yang berkaitan dengan pemesanan, pengiriman, retur dan penagihan. Fungsi-fungsi yang terkait tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam menangani penjualan. Tugas bagian salesman adalah mengentry pesanan pelanggan. Tugas bagian SAD adalah membuat surat jalan, faktur, dan surat retur serta mendistribusikan informasi ke bagian akuntansi dan credit control. Tugas credit control adalah mengecek batas limit kredit dan mendistribusikan informasi ke bagian penagihan mengenai piutang pelanggan. Tugas bagian kasir adalah membuat bukti kas masuk. Tugas dari bagian akuntansi adalah membuat laporan penjualan dan laporan retur untuk pihak manajemen serta mengupdate status piutang. Sedangkan tugas dari bagian penagihan adalah menagih pembayaran Temuan Permasalahan Serta Usulan Perbaikan Permasalahan Permasalahan yang terjadi dalam SIA Penjualan sebagai berikut: 1. Tidak adanya form Sales Order untuk mencatat pesanan pelanggan. Temuan pertama yang ditemukan dalam perusahaan adalah informasi pesanan penjualan dari pelanggan hanya dilakukan melalui salesman secara

23 78 lisan (telepon) atau fax. Tidak adanya suatu form khusus yang mencatat pesanan pelanggan yang disediakan oleh perusahaan. SIA penjualan yang ada masih belum optimal dimana pesanan dari pelanggan belum semuanya dapat dicatat dikarenakan tidak adanya suatu form yang mencatat pesanan pelanggan. Kriteria dalam SIA Penjualan adalah adanya form Sales Order saat pelanggan melakukan order. Form Sales Order adalah form yang dipersiapkan oleh karyawan bagian penjualan untuk mencatat pesanan. Akibat dengan tidak adanya form Sales Order maka Sales Administration Departement (SAD) akan mengalami kesulitan dalam melakukan verifikasi pesanan pelanggan secara langsung. Sistem tidak dapat mencatat order penjualan secara akurat dan cepat. Rekomendasinya adalah dirancangnya suatu form sales order untuk mencatat pesanan dari pelanggan sekaligus untuk menvalidasi pesanan tersebut ketika data dimasukkan dalam proses. Sistem yang dirancang akan mendeteksi dan memperbaiki error yang terjadi pada waktu entry data. 2. Tidak tersedianya laporan penjualan dan laporan retur untuk pihak manajemen. Temuan kedua adalah tidak tersedianya laporan penjualan seperti laporan penjualan per barang, laporan penjualan per pelanggan, laporan penjualan per wilayah, laporan penjualan per salesman dan laporan retur seperti laporan retur per barang, laporan retur per pelanggan dan laporan retur per salesman untuk manajemen.

24 79 Kriteria laporan penjualan dan laporan retur dibuat untuk memberikan informasi penjualan pada Manajer Keuangan yang dihasilkan baik dari penjualan tunai maupun penjualan kredit pada pelanggannya. Laporan ini sangat membantu manajer dalam membuat keputusan mengenai penjualan. Karena kurangnya informasi tersebut maka hasilnya akan terlambat disampaikan kepada pihak yang membutuhkan informasi tersebut. Akibatnya manajer akan sulit dalam pembuatan keputusan terkait dengan penjualan. Manajer harus mencari sendiri pelanggan mana yang sering memesan, produk yang sering dibeli, wilayah yang potensial penjualannya, tanggal di mana pelanggan banyak memesan dan mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi pemberian kebijakan kredit pada pelanggan. Rekomendasinya adalah dirancangnya sistem yang dapat membuat laporan penjualan dan laporan retur secara lengkap berdasarkan transaksi tertentu yang dilakukan perusahaan seperti laporan penjualan per barang, laporan penjualan per pelanggan, laporan penjualan per wilayah, laporan penjualan per salesman, laporan retur per barang, laporan retur per pelanggan, laporan retur per salesman sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan. Laporan disusun berdasarkan data transaksi aktual perusahaan sehingga laporan yang dihasilkan dapat dipercayai datanya. 3. Terjadi perangkapan tanggung jawab yang dilakukan oleh SAD. Temuan ketiga adalah perangkapan tanggung jawab yang dilakukan oleh SAD dalam melakukan fungsi Kasir sebagai penerima kas dari pelanggan saat melakukan penjualan tunai.

25 80 Fungsi SAD pada umumnya adalah bertugas untuk menerima pesanan pelanggan, meminta otorisasi kredit, mengisi faktur serta menentukan tanggal dan tujuan pengiriman. Sedangkan fungsi Kasir adalah penerima kas dari hasil penjualan. Akibat perangkapan tanggung jawab yang dilakukan SAD adalah tidak tercapainya pengendalian internal yang baik dalam menjamin tujuan proses bisnis dimana salah satu unsurnya adalah perlindungan proses organisasi dari penyimpangan atau penyalahgunaan dalam aktivitas perusahaan sehari-hari. Dalam hal ini, harus terjadi pemisahan fungsi antara fungsi pencatatan, penyimpanan dan pengoperasian dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Terlihat jelas bahwa pengendalian internal dalam PT Kebayoran Warna Prima kurang baik karena SAD melakukan perangkapan tanggung jawab fungsi pencatatan dan fungsi penyimpanan secara bersamaan dalam melakukan fungsi unit bisnis tersebut. Rekomendasi yang diusulkan adalah memisahkan tanggung jawab SAD dengan Kasir. Pembatasan hak akses untuk menangani proses penjualan sehingga hanya karyawan berwenang saja yang dapat mengakses sistem tersebut. 4. SAD harus bertanya terlebih dahulu pada bagian gudang untuk mengetahui stock barang yang tersedia. Temuan keempat adalah SAD tidak mengetahui stock barang yang tersedia, sehingga SAD harus bertanya terlebih dahulu ke bagian gudang ketika menerima pesanan dari pelanggan.

26 81 Kriteria SIA penjualan bahwa tujuan pengendalian harus menjamin bahwa semua kejadian dimasukkan dalam komputer dan direfleksikan secara benar dalam data. Jadi proses informasi terkontrol dengan baik dan up to date. Akibat secara tidak langsung adalah berjalannya proses informasi yang tidak efektif karena sistem penjualan dilaksanakan secara manual sehingga data belum terintegrasi dengan baik. Diperlukan pengendalian internal yang menjamin kelayakan informasi dalam arti informasi tersedia secara tepat dan benar ke dalam sistem. Dokumentasi informasi harus lengkap dan up to date. Rekomendasi yang diusulkan adalah menyediakan data mengenai stock barang yang dapat diakses oleh SAD secara up to date Problem Domain Cluster Pelanggan Pengiriman Retur Pesanan Penagihan Gambar 3.3 Model Cluster PT Kebayoran Warna Prima Berdasarkan pada gambar di atas, secara keseluruhan model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Kebayoran Warna Prima terdiri dari beberapa cluster, yaitu karyawan, pelanggan, pesanan, pengiriman, penagihan, dan retur.

27 Structure Pelanggan Gambar 3.4 Struktur Pelanggan Class Pelanggan pada gambar diatas terdiri dari pelanggan yang akan membeli barang yang dihasilkan oleh perusahaan. Salesman 1 1..* Sales Order 1 1..* Item Sales Order 1 1 Barang Gambar 3.5 Struktur Pesanan Pada gambar 3.5 digambarkan struktur Pesanan dari perusahaan. Di dalam struktur pesanan terdiri dari class Salesman, class Sales Order, class Item Sales Order dan class Barang. Sales Order dibuat oleh salesman untuk mencatat pesanan dari pelanggan yang terdiri dari Item Sales Order. Dimana seorang salesman dapat membuat satu atau lebih Sales Order dan satu Sales Order terdiri dari satu sampai lebih item Sales Order. Dan di dalam satu item Sales Order terdapat satu jenis barang.

28 83 Surat Jalan Gambar 3.6 Struktur Pengiriman Pada gambar 3.6 digambarkan struktur Pengiriman dari perusahaan. Di dalam struktur pengiriman terdiri dari class Surat Jalan. Faktur 1 1..* BPK Gambar 3.7 Struktur Penagihan Pada gambar 3.7 digambarkan struktur Penagihan dari perusahaan. Di dalam struktur penagihan terdiri dari class Faktur dan class Bukti Kas Masuk. Dalam satu faktur dan untuk setiap faktur. Untuk setiap surat tagih terdiri dari satu atau lebih bukti kas masuk. Surat Retur 1 1..* Item Surat Retur 1 1..* Barang Gambar 3.8 Struktur Retur

29 84 Pada gambar 3.8 digambarkan struktur Retur dari perusahaan. Di dalam struktur retur terdiri dari class Item Surat Retur dan class Barang. Pada gambar 3.9 dibawah ini menggambarkan class diagram yang menunjukkan hubungan antara class-class yang ada di sistem.

30 85 Karyawan -Kd _ Karyawan : Char - Nm _ Karyawan : VarChar - Alamat : VarChar - Telp : VarChar - Password : Char -Status : Char Memulai + Mengubah kerja () Id () + Mengakhiri kerja () Sales Order - No_SO : Char -Tgl_SO : Date -No _PO :Char -Piutang : Integer -Limit Kredit : Integer -Tgl _ Selesai : Date -Kd_Plg : Char -Kd_Karyawan : Char -Total : Integer +Memesan () +Mengirim () +mencetak () 1 1..* 1 1..* Salesman +Memesan () +Mengirim () + mencetak () 1..* Surat Jalan 1 1 SAD +Mengirim () +Memesan () + Menagih () + Meretur () + mencetak () Faktur 1 1..* Kasir +Membayar () +mencetak () -No_SJ : Char -No_Faktur : Char -Tgl_ SJ : Date -Tgl _Faktur : Date -No _ BPK : Char 1..* -No_SO : Char 1 -Kd_Plg : Char 1 -Tgl _ BPK : Date -No_SR : Char -No_SO : Char 1 1 -Kd _Karyawan : Char -Kd _Plg : Char Item Sales Order -Tgl_Pengirirman :Date -Kd_Karyawan : Char -Disc : float -Kd _ Karyawan : Char -Kd_Karyawan : Char -Tgl_JatuhTempo : Date -PPN : float -No_SO : Char -Kd_Plg : Char -Disc : float -Total : Integer -No _ Faktur : Char -Kd_Brg : Char -Jns_Penjualan : Integer - PPN : float -Qty : Integer +Mengirim () + Meretur () -Total : Integer + mencetak () -No _Rekening : Char +Memesan () +Menagih () -Nm _ Bank : Char +mencetak () +Menagih () 1 1..* - Total : Integer + Meretur () * + Membayar () + Membayar () 1..* + mencetak () +mencetak () 1 1..* 1..* 1 Barang -Kd_Brg : Char 1..* -Nm_Brg : Char -Qty : Integer -Hrg _Satuan :Integer +Memesan () + Meretur () -Kd_Plg : Char 1 -Nm_Plg : VarChar -Almt _Plg : Char -Wilayah : Char -Telp : Char 1 -Fax : Char -Contact _Person : VarChar -Limit _Kredit : Long 1 Pelanggan + Mendaftar () + Memesan () + Menagih () + Meretur () + Membayar () 1 Item Surat Retur - No_SR : Char -Kd_Brg : Char -Qty : Integer + Meretur () 1..* Surat Retur -No _ SR : Char -Tgl _ SR : Date -No _Faktur : Char -Kd _Plg : Char 1 1..* BPK Gambar 3.9 Class Diagram PT Kebayoran Warna Prima

31 Classes 1.Pelanggan Pada gambar 3.10 digambarkan class Pelanggan. Class Pelanggan merupakan kumpulan objek-objek dari orang yang membeli produk. Atribut class Pelanggan : Kd_Plg, Nm_Plg, Almt_Plg, Wilayah, Telp, Fax, Contact_Person, Limit_Kredit. Pelanggan -Kd_Plg : Char -Nm_Plg : VarChar -Almt_Plg : Char -Wilayah : Char -Telp : Char -Fax : Char -Contact_Person: VarChar -Limit_Kredit : Long + Mendaftar () + Memesan () + Menagih () + Meretur () + Membayar () Gambar 3.10 Class Pelanggan / memesan / menagih / mendaftar Terdaftar / meretur / membayar Gambar 3.11 Behavioral Pattern Class Pelanggan 2.Salesman Pada gambar 3.12 digambarkan class Salesman. Class Salesman merupakan kumpulan objek-objek dari orang menawarkan produk yang

32 87 dihasilkan oleh perusahaan baik kepada pelanggan tetap maupun kepada calon pelanggan serta bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan. Atribut: Kd_Karyawan, Nm_Karyawan, Almt, Telp, Password, Wilayah. Salesman +Memesan () +Mengirim () +mencetak () Gambar 3.12 Class Salesman / m engirim / m em esan Aktif / m encetak Gambar 3.13 Behavioral Pattern Class Salesman 3.SAD Pada gambar 3.14 digambarkan class SAD. Class SAD merupakan kumpulan dari objek-objek yang membuat faktur, surat jalan dan surat retur. Atribut: Kd_Karyawan, Nm_Karyawan, Alamat, Telp, Password. SAD +Mengirim () + Menagih () + Meretur () +mencetak () Gambar 3.14 Class SAD

33 88 / mengirim / menagih [dimulai] Aktif / meretur / mencetak Gambar 3.15 Behavioral Pattern Class SAD 4.Kasir Pada gambar 3.16 digambarkan class Kasir. Class Kasir merupakan kumpulan objek-objek yang membuat bukti kas masuk. Atribut: Kd_Karyawan, Nm_Karyawan, Alamat, Telp, Password. Kasir +Membayar() +mencetak () Gambar 3.16 Class Kasir / mencetak / membayar Aktif Gambar 3.17 Behavioral Pattern Class Kasir

34 89 5.Sales Order Pada gambar 3.18 digambarkan class Sales Order. Class Sales Order merupakan kumpulan dari objek-objek yang digunakan sebagai bukti pemesanan. Atribut: No_SO, Tgl_SO, No_PO, Piutang, Limit_Kredit, Tgl_Selesai, Kd_Plg, Kd_Karyawan, Total. Sales Order - No_SO : Char -Tgl_SO : Date -No_PO :Char -Piutang : Integer -Limit Kredit : Integer -Tgl_ Selesai : Date -Kd_Plg : Char -Kd_Karyawan : Char -Total : Integer +Memesan () +Mengirim () +mencetak () Gambar 3.18 Class Sales Order CekLimitKredit() CreateSPB() Mengirim() Aktif UpdateSPB() DeleteSPB () Gambar 3.19 Behavioral Pattern Class Sales Order

35 90 6.Barang Pada gambar 3.20 digambarkan class Barang. Class Barang merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisi barang yang dihasilkan dan dijual oleh perusahaan ke pelanggan. Atribut: Kd_Brg, Nm_Brg, Qty, Hrg_Satuan. Barang -Kd_Brg : Char -Nm_Brg : Char -Qty : Integer -Hrg_Satuan :Integer +Memesan () + Meretur () Gambar 3.20 Class Barang / meretur / memesan Aktif Gambar 3.21 Behavioral Pattern Class Barang 7.Surat Jalan Pada gambar 3.22 digambarkan class Surat Jalan. Class Surat Jalan merupakan kumpulan dari objek-objek yang berupa dokumen yang digunakan pada waktu mengirim barang ke pelanggan. Atribut: No_SJ, Tgl_SJ, No_SO, No_SR, Tgl_Pengirirman, Kd_Karyawan, Kd_Plg.

36 91 Surat Jalan -No_ SJ : Char -Tgl_ SJ : Date -No_SO : Char -No_SR : Char -Tgl_Pengirirman :Date -Kd_Karyawan : Char -Kd_Plg : Char +Mengirim () + Menagih() +mencetak () Gambar 3.22 Class Surat Jalan / mengirim / mencetak Aktif Processing / menagih Gambar 3.23 Behavioral Pattern Class Surat Jalan 8.Faktur Pada gambar 3.24 digambarkan class Faktur. Class Faktur merupakan kumpulan dari objek-objek berupa dokumen yang digunakan sebagai bukti penagihan. Atribut: No_Faktur, Tgl_Faktur, Kd_Plg, No_SO, Kd_Karyawan, Tgl_JatuhTempo, Disc, PPN, Total. Faktur -No_Faktur : Char -Tgl_Faktur : Date -Kd_Plg : Char -No_SO : Char -Kd_Karyawan : Char -Tgl_JatuhTempo: Date -Disc : float - PPN : float -Total : Integer + Menagih() + Meretur () + Membayar() +mencetak () Gambar 3.24 Class Faktur

37 92 / membayar / menagih Aktif / meretur Waiting / mencetak [brg_datang] Gambar 3.25 Behavioral Pattern Class Faktur 9.Surat Retur Pada gambar 3.26 digambarkan class Surat Retur. Class Surat Retur merupakan kumpulan dari objek-objek berupa dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya retur barang dari pelanggan. Atribut : No_SR, Tgl_SR, No_Faktur, Kd_Plg, Kd_Karyawan, Disc, PPN, Total. Surat Retur -No_ SR : Char -Tgl_ SR : Date -No_Faktur : Char -Kd_Plg : Char -Kd_Karyawan : Char -Disc : float -PPN : float -Total : Integer + Meretur () + mencetak () Gambar 3.26 Class Surat Retur

38 93 / meretur / mencetak Aktif Gambar 3.27 Behavioral Pattern Class Surat Retur 10. Bukti Penerimaan Kas Pada gambar 3.28 digambarkan class Bukti Penerimaan Kas. Class Bukti Penerimaan Kas merupakan kumpulan dari objek-objek berupa dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Atribut: No_BPK, Tgl_BPK, Kd_Plg, Kd_Karyawan, No_Faktur, Jns_Penjualan, No_Rekening, Nm_Bank, Total. BPK -No_ BPK : Char -Tgl_ BPK : Date -Kd_ Plg : Char -Kd_ Karyawan : Char -No_ Faktur : Char -Jns_Penjualan: Integer -No_Rekening : Char -Nm _ Bank : Char - Total : Integer + Membayar() +mencetak () Gambar 3.28 Class Bukti Penerimaan Kas / membayar Paid / mencetak Gambar 3.29 Behavioral Pattern Class Bukti Penerimaan Kas

39 Events Dalam membuat event table, sebaiknya harus ditentukan class dan event terlebih dahulu. Berikut merupakan class dan event dari sitem informasi akuntansi penjualan PT Kebayoran Warna Prima, yaitu: Class: Pelanggan, Karyawan, Salesman, SAD, Kasir, Sales Order, Barang, Surat Jalan, Faktur, Surat Retur, Bukti Penerimaan Kas. Event : Memulai kerja, Mengubah id, Mengakhiri Kerja, Mendaftar, Memesan, Menagih, Meretur, Membayar, Mengirim, Mengangsur. Event Memulai kerja Class Pelanggan Karyawan + Salesman Mengubah id * Mengakhiri kerja + Mendaftar + Memesan * + + * Menagih * * + + Meretur * * * + + Mencetak * * * Membayar * + * + Mengirim * * + + Mengangsur * Tabel 3.3 Event Table SAD Kasir Sales Order Barang Surat Jalan Faktur Surat Retur Bukti Penerimaan Kas

40 Application Domain Usage Overview Actor yang menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan adalah bagian salesman, SAD, akuntansi dan kasir Actor Actor yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang ini dapat dispesifikasikan sebagai berikut: 1. Actor: Bagian Salesman Tujuan: Bagian salesman adalah orang yang bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan. Karakteristik: Bagian salesman harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan pelanggan baik pada saat menawarkan barang, mencatat pesanan pelanggan, meregister pelanggan serta harus dapat memaksimalkan penggunaan dari sistem informasi akuntansi. 2. Actor: Bagian SAD Tujuan: Bagian SAD adalah orang yang bertugas untuk membuat sales order, surat jalan, faktur dan surat retur. Karakteristik: Bagian SAD harus memiliki kemampuan untuk menangani kegiatan penjualan kredit, dapat berkomunikasi dengan

41 96 pelanggan dengan baik, serta dapat memaksimalkan penggunaan dari sistem informasi akuntansi. 3. Actor: Bagian Akuntansi Tujuan: Bagian akuntansi adalah orang yang bertugas untuk membuat berbagai laporan yang dibutuhkan yang berkaitan dengan penjualan. Karakteristik: Bagian akuntansi harus teliti dalam mengecek dokumen dalam pengoperasiannya, serta cepat tanggap dalam memenuhi berbagai kebutuhan informasi. 4. Actor: Bagian Kasir Tujuan: Bagian kasir adalah orang yang membuat bukti kas masuk. Karakteristik: Bagian kasir harus dapat menjalankan sistem informasi akuntansi serta teliti dalam pengoperasiannya.

42 Usecase Gambar 3.30 Use Case PT Kebayoran Warna Prima

43 98 Nama Usecase : Actor : Description : Normal Course : Alternate Course : Pre Condition : Post Condition : Membuat SO Salesman Menjelaskan proses pemesanan barang pelanggan 1. Usecase ini dimulai ketika ada pesanan dari pelanggan dan Salesman mengentry sales order ke dalam sistem 2. Kode pelanggan divalidasi untuk mengetahui apakah benar telah terdaftar sebagai pelanggan 3. Validasi limit kredit pelanggan 4. Validasi setiap kode barang yang dipesan oleh pelanggan Jika limit kredit pelanggan sudah melebihi batas yang diberikan, maka transaksi akan dibatalkan. Ada pelanggan yang memesan barang Usecase registrasi telah diproses dan pesanan telah dicatat serta pengiriman akan dilakukan Assumptions : - Tabel 3.4 Spesifikasi Use Case Membuat SO Nama Usecase : Membuat SJ Actor : SAD Description : Menjelaskan proses pengiriman barang ke pelanggan Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika sales order sudah diapprove dan barang akan dikirim ke pelanggan 2. Validasi nomor Sales Order 3. Validasi kode pelanggan 4. Validasi kode barang yang dipesan 5. Update stok barang Alternate Course : - Pre Condition : Usecase membuat Sales Order telah diproses Post Condition : Usecase membuat SJ telah diproses dan barang siap untuk dikirim Assumptions : - Tabel 3.5 Spesifikasi Use Case Membuat SJ

44 99 Nama Usecase : Membuat Faktur Actor : SAD Description : Menjelaskan proses penagihan dan penerbitan faktur Normal Course : 1. Usecase ini dimulai setelah sales order diapprove dan pesanan akan diantar 2. Validasi nomor Sales Order 3. Validasi kode pelanggan 4. Kode barang akan divalidasi beserta jumlah barang yang akan diantar sesuai dengan pesanan 5. Hitung Subtotal 6. Hitung PPN 7. Hitung Total Alternate Course : - Pre Condition : Usecase membuat SJ telah diproses Post Condition : Usecase faktur telah diproses Assumptions : - Tabel 3.6 Spesifikasi Use Case Membuat Faktur Nama Usecase : Membuat Surat retur Actor : SAD Description : Menjelaskan proses retur barang dari pelanggan Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika ada barang yang dikembalikan dari pelanggan 2. Validasi nomor faktur 3. Cek kode barang yang dikembalikan apakah terdapat dalam faktur 4. Hitung total barang yang dikembalikan Alternate Course : - Pre Condition : Use case faktur telah diproses dan ada barang yang dikembalikan Post Condition : Retur telah dicatat Assumptions : - Tabel 3.7 Spesifikasi Use Case Surat Retur

45 100 Nama Usecase : Membuat Bukti Penerimaan Kas Actor : Kasir Description : Menjelaskan proses pencatatan pelunasan piutang yang dilakukan oleh pelanggan Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika ada pelunasan piutang dari pelanggan 2. Validasi faktur dari pelanggan yang sudah dilunasi 3. Validasi total Tagihan 4. Validasi Jumlah pembayaran 5. Validasi Sisa Alternate Course : - Pre Condition : Usecase surat retur telah diproses dan faktur telah dilunasi Post Condition : - Assumptions : - Tabel 3.8 Spesifikasi Use Case Membuat Bukti Penerimaan Kas Nama Usecase : Actor : Membuat Laporan Penjualan Akuntansi Description : Menjelaskan proses pembuatan laporan penjualan Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika faktur sudah diterbitkan untuk pelanggan. 2. Validasi nomor faktur 3. Filter berdasarkan tanggal faktur 4. Validasi kode karyawan 5. Filter berdasarkan kode karyawan 6. Filter berdasarkan wilayah 7. Cek kode barang yang terdapat dalam faktur 8. Cek quantity untuk masing-masing kode barang tersebut 9. Cek harga satuan untuk masing-masing kode barang tersebut 10. Filter berdasarkan kode barang 11. Hitung total penjualan per kode barang 12. Hitung total penjualan per wilayah 13. Hitung total penjualan per karyawan 14. Hitung total penjualan per periode Alternate Course : - Pre Condition : Setelah faktur diproses dan diterbitkan Post Condition : - Assumptions : - Tabel 3.9 Spesifikasi Use Case Laporan Penjualan

46 101 Nama Usecase : Actor : Membuat Laporan Retur Akuntansi Description : Menjelaskan proses pembuatan laporan retur Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika ada barang yang dikembalikan dari pelanggan. 2. Validasi nomor surat retur 3. Filter berdasarkan tanggal 4. Cek kode barang yang terdapat dalam surat retur 5. Filter berdasarkan kode barang 6. Validasi kode karyawan 7. Filter berdasarkan kode karyawan 8. Validasi kode pelanggan 9. Filter berdasarkan kode pelanggan 10. Hitung total retur per barang 11. Hitung total retur per karyawan 12. Hitung total retur per pelanggan 13. Hitung total retur per periode Alternate Course : - Pre Condition : Setelah surat retur diproses dan diterbitkan Post Condition : - Assumptions : - Tabel 3.10 Spesifikasi Use Case Laporan Retur Nama Usecase : Membuat Laporan Piutang Actor : Akuntansi Description : Menjelaskan proses pembuatan laporan piutang Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika terjadi piutang dari pelanggan 2. Cek tanggal faktur 3. Cek nomor faktur 4. Cek kode pelanggan 5. Cek jumlah penagihan 6. Cek total faktur Alternate Course : - Pre Condition : Usecase faktur telah diproses Post Condition : - Assumptions : - Tabel 3.11 Spesifikasi Use Case Membuat Laporan Piutang Nama Usecase : Membuat Laporan Analisis Umur Piutang

47 102 Actor : Description : Normal Course : Alternate Course : - Pre Condition : Post Condition : - Assumptions : - Akuntansi Menjelaskan proses analisis umur piutang dari pelanggan 1. Usecase ini diawali ketika ada piutang dari pelanggan 2. Cek faktur dari pelanggan yang belum dilunasi 3. Hitung umur piutang Adanya penjualan secara kredit Tabel 3.12 Spesifikasi Use Case Membuat Laporan Analisis Umur Piutang Nama Usecase : Actor : Description : Membuat Laporan Pengiriman Barang Akuntansi Menjelaskan proses pengiriman barang Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika terjadi penjualan dari pelanggan 2. Cek surat jalan 3. Cek sales order 4. Cek quantity untuk barang Alternate Course : - Pre Condition : Post Condition : - Assumptions : - Usecase faktur telah diproses Tabel 3.13 Spesifikasi Use Case Membuat Laporan Pengiriman Barang Nama Usecase : Actor : Description : Membuat Laporan Penerimaan Kas Akuntansi Menjelaskan proses penerimaan kas Normal Course : 1. Usecase ini diawali ketika ada pelunasan piutang dari pelanggan 2. Cek bukti kas masuk 3. Cek cara pembayaran 4. Cek no rekening Alternate Course : - Pre Condition : Post Condition : - Usecase bukti kas masuk telah diproses Tabel 3.14 Spesifikasi Use Case Membuat Laporan Penerimaan Kas Nama Usecase : Membuat Jurnal Penjualan

48 103 Actor : Description : Akuntansi Menjelaskan proses pembuatan jurnal penjualan Normal Course : 1. Usecase ini diawali saat memilih jurnal penjualan dari menu laporan 2. Sistem menampilkan form jurnal penjualan 3. Bagian akuntansi mencetak jurnal pada tanggal faktur yang dipilih. Alternate Course : - Pre Condition : Post Condition : - Assumptions : - Adanya penjualan secara kredit Tabel 3.15 Spesifikasi Use Case Jurnal Penjualan Nama Usecase : Actor : Description : Membuat Jurnal Penerimaan Kas Akuntansi Menjelaskan proses pembuatan jurnal penerimaan kas Normal Course : 1. Usecase ini diawali saat memilih jurnal penerimaan kas dari menu laporan 2. Sistem menampilkan form jurnal penerimaan kas 3. Bagian akuntansi mencetak jurnal pada tanggal faktur yang dipilih. Alternate Course : - Pre Condition : Post Condition : - Assumptions : - Adanya penerimaan secara tunai dan kredit Tabel 3.16 Spesifikasi Use Case Jurnal Penerimaan Kas Function List

49 Complete Function List Function Complexity Type Membuat Sales Order Medium Read, Update - Baca kode karyawan Simple Read - Baca kode pelanggan Simple Read - Baca limit kredit Simple Read - Baca piutang Simple Read - Baca kode barang Simple Read - Menyimpan SO Simple Update - Update SO Simple Update - Cetak SO Simple Read Membuat Surat Jalan Medium Read, Update - Baca SO Simple Read - Baca kode karyawan Simple Read - Baca data pelanggan Simple Read - Baca data barang Simple Read - Menyimpan SJ Simple Update - Cetak SJ Simple Read Membuat Faktur Medium Read, Update,Compute - Baca SO Simple Read - Baca kode karyawan Simple Read - Baca data pelanggan Simple Read - Baca data barang Simple Read - Hitung subtotal Simple Compute - Hitung PPN Simple Compute - Hitung total Simple Compute - Menyimpan faktur Simple Update - Update piutang Simple Update - Cetak faktur Simple Read Membuat Surat Retur Medium Read, Update - Baca faktur Simple Read - Baca kode karyawan Simple Read - Baca data pelanggan Simple Read - Baca data barang Simple Read

50 105 - Menyimpan surat retur Simple Update - Cetak surat retur Simple Read Membuat Bukti Penerimaan Kas Medium Read, Update - Baca Faktur Simple Read - Baca kode karyawan Simple Read - Baca data pelanggan Simple Read - Simpan BPK Simple Update - Update Piutang Simple Update - Cetak BPK Simple Read Membuat Laporan Penjualan Medium Read, Compute - Baca faktur Simple Read - Baca data pelanggan Simple Read - Baca data karyawan Simple Read - Baca data barang Simple Read - Filter by pelanggan Simple Read - Filter by barang Simple Read - Filter by salesman Simple Read - Filter by wilayah Simple Read - Filter by tanggal Simple Read - Hitung total penjualan per pelanggan Simple Compute - Hitung total penjualan per barang Simple Compute - Hitung total penjualan per salesman Simple Compute - Hitung total penjualan per wilayah Simple Compute - Hitung total penjualan per periode Simple Compute - Cetak Laporan Penjualan Simple Read Membuat Laporan Retur Medium Read, Compute - Baca SR Simple Read - Baca data pelanggan Simple Read - Baca data karyawan Simple Read - Baca data barang Simple Read - Filter by pelanggan Simple Read - Filter by salesman Simple Read - Filter by barang Simple Read - Filter by tanggal Simple Read - Hitung total retur per pelanggan Simple Compute

51 106 - Hitung total retur per salesman Simple Compute - Hitung total retur per barang Simple Compute - Cetak laporan retur Simple Read Membuat Laporan Piutang Medium Read, Compute - Hitung total Simple Compute - Catak laporan piutang Simple Read Membuat Laporan Analisis Umur Piutang Complex Read, Compute - Baca faktur Simple Read - Hitung umur piutang Simple Compute - Cetak laporan Analisis Umur Piutang Simple Read Membuat Laporan Pengiriman Barang Medium Read, Compute - Hitung jumlah barang Simple Compute - Cetak Laporan Pengiriman Barang Simple Read Membuat Laporan Penerimaan Kas Medium Read, Compute - Baca bukti penerimaan kas Simple Read - Hitung umur piutang Simple Compute - Cetak Laporan Penerimaan Kas Simple Read Membuat Jurnal Penjualan Medium Read, Compute - Baca faktur Simple Read - Hitung total Simple Compute - Cetak jurnal penjualan Simple Read Membuat Jurnal Penerimaan Kas Medium Read, Compute - Baca bukti penerimaan kas Simple Read - Hitung total Simple Compute - Cetak jurnal penerimaan kas Simple Read Tabel 3.17 Complete Function List

52 Gambar 3.31 Sequence Diagram Membuat SO 107

53 Gambar 3.32 Sequence Diagram Membuat SJ 108

54 109 UI : Faktur Penjualan FP : Faktur Penjualan So : Sales Order ItemSO : Sales Order Brg : Barang SAD : SAD CreateFP() InputNoPenjualan() PilihNoSO() PilihNoSO() GetNoSO() GetItemSO() GetBarang() Return() Return() Return() InputTglPnejualan() InputTglJthTempo() InputKodeKaryawan() HitungSubTotal() HitungPpn() HitungTotal() Save() Print() Close() Gambar 3.33 Sequence Diagram Membuat Faktur

55 Gambar 3.34 Sequence Diagram Membuat SR 110

56 111 Kasir : Kasir CreateBPK() UI : BPK BPK : Bukti Penerimaan Kas FP : Faktur Penjualan InputNoPenerimaanKas() PilihNoPenjualan() GetNoPenjualan() Return() InputTglPenerimaanKas() InputKodeKaryawan() InputJnsPembayaran() InputNoRek() InputNamaBank() InputTglKirim() InputNamaPengirirm() HitungTotalTagihan() HitungJmlhPembayaran() HitungSisa() Save() Print() Close() Gambar 3.35 Sequence Diagram Membuat BPK

57 Gambar 3.36 Sequence Diagram Membuat Laporan Penjualan 112

58 Gambar 3.37 Sequence Diagram Membuat Laporan Piutang 113

59 Gambar 3.38 Sequence Diagram Membuat Laporan Retur 114

60 Gambar 3.39 Sequence Diagram Membuat Analisis Umur Piutang 115

61 Gambar 3.40 Sequence Diagram Membuat Laporan Pengiriman Barang 116

62 Gambar 3.41 Sequence Diagram Membuat Laporan Penerimaan Kas 117

63 Gambar 3.42 Sequence Diagram Membuat Jurnal Penjualan 118

64 Gambar 3.43 Sequence Diagram Membuat Jurnal Penerimaan Kas 119

65 User Interface Dialogue Style Dalam SIA ini akan menggunakan bentuk formulir untuk pengentryan data, sedangkan menu selection digunakan untuk model navigation diagram. User interfacenya akan memiliki sejumlah window yang digunakan untuk mendukung kegiatan entry data dan membuat serta mencetak berbagai laporan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan. Windows Print Out Login - Menu Utama Ganti Password - Salesman - Sales Order - Sales Order SAD Surat Jalan - Surat Jalan Faktur Penjualan - Faktur Penjualan Surat Retur - Surat Retur MsSalesman - MsBarang - MsPelanggan - Kasir Bukti Penerimaan Kas - Bukti Penerimaan Kas Akuntansi - Laporan Penjualan Laporan Penjualan per Barang Laporan Penjualan per Pelanggan Laporan Penjualan per Salesman Laporan Penjualan per Wilayah Laporan Pengiriman Barang Laporan Pengiriman Barang Laporan Penagihan Laporan Piutang Jatuh Tempo Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas Laporan Retur Laporan Retur per Barang Laporan Retur per Pelanggan Laporan Retur per Salesman Jurnal Penjualan Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Penerimaan Kas Tabel 3.18 Dialogue Style

66 Overview Login Login exit Klik Logout Menu Utama Salesman Sales Order Menu Utama SAD Surat Jalan Faktur Surat Retur MsBarang MsPlg MsKrywn Menu Kasir BPK Utama Menu Utama Akuntansi Lap Penjualan Lap Pengiriman Lap Penagihan Lap Penerimaan Kas Lap Retur Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas Klik tutup SO Klik SO Surat Klik Klik Surat Jalan Jalan Faktur Faktur Surat Klik Surat Retur Retur Klik Barang Barang Klik Klik Plg Plg Karyawan Krywn Klik tutup BPK Klik BPK Lap Penjualan Lap Pengiriman Klik Lap Penjualan Klik Lap Pengiriman Klik tutup K l i k t u t u p Lap Penagihan Klik Lap Penagihan Lap Penerimaan Kas Klik Lap Pen Kas Lap Retur Klik Lap Retur Jurnal Jurnal Penjualan Penerimaan Kas Klik Jurnal Penjualan Klik Jurnal Penerimaan Kas Gambar 3.44 Navigation Diagram

67 122 Sistem memiliki 6 windows, yaitu: A. Menu Utama Window Menampilkan menu-menu yang terdapat dalam sistem penjualan. B. Salesman Window Menampilkan menu-menu yang berhubungan dengan transaksi penjualan seperti sales order. C. SAD Window Menampilkan menu yang berhubungan dengan transaksi penjualan seperti surat jalan, faktur, surat retur serta master pelanggan, barang dan salesman. D. Kasir Window Menampilkan menu yang berhubungan dengan transaksi penerimaan kas baik secara tunai maupun kredit yaitu bukti penerimaan kas. E. Akuntansi Window Menampilkan menu laporan bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

68 123 Gambar 3.45 UI Menu Awal Gambar 3.46 UI Login Gambar 3.47 UI Ubah Password

69 124 Gambar 3.48 UI Menu Salesman Gambar 3.49 UI Sales Order

70 125 Gambar 3.50 UI Item Sales Order Gambar 3.51 UI Menu SAD

71 126 Gambar 3.52 UI Surat Jalan Gambar 3.53 UI Faktur

72 127 Gambar 3.54 UI Surat Retur Gambar 3.55 UI Item Retur

73 128 Gambar 3.56 UI Barang Gambar 3.57 UI Karyawan

74 129 Gambar 3.58 UI Pelanggan Gambar 3.59 UI Menu Kasir

75 130 Gambar 3.60 UI Bukti Penerimaan Kas Gambar 3.61 UI Menu Akuntansi

76 131 Gambar 3.62 UI Laporan Penjualan Gambar 3.63 UI Laporan Pengiriman

77 132 Gambar 3.64 UI Laporan Penagihan Gambar 3.65 UI Laporan Analisis Umur Piutang

78 133 Gambar 3.66 UI Laporan Penerimaan Kas Gambar 3.67 UI Laporan Retur