BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Dasar/Umum ERP (Enterprise Resource Planning) Definisi Enterprise Resource Planning (ERP) menurut Hossain, Patrick dan Rashid (2002, p2) adalah sistem software untuk manajemen bisnis, mencakup modul-modul untuk mendukung area fungsional seperti perencanaan, produksi, penjualan, pemasaran, distribusi, keuangan, finansial, manajemen sumber daya manusia, manajemen proyek, manajemen persediaan, layanan dan pemeliharaan, transportasi dan e-business. Menurut Brady, Monk dan Wagner (2001, p153), Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti pemasaran, produksi, pembelian, dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan sistem informasi perusahaan dan menyediakan manajemen reporting tools. Sedangkan menurut O Brien (2005, p699), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan profitabilitasnya. 8

2 9 Menurut Wallace dan Kremzar (2001, p5), Enterprise Resource Planning adalah sebagai berikut : a. Suatu perangkat peralatan manajemen perusahaan global yang menyeimbangkan permintaan dan persediaan. b. Menyediakan kemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan pemasok ke dalam suatu rantai pasokan yang lengkap c. Menggunakan proses bisnis yang terpercaya untuk pembuatan keputusan. d. Menyediakan integrasi antar berbagai fungsi seperti penjualan, pemasaran, produksi, operasi, logistik, pembelian, keuangan, pengembangan produk baru, dan sumber daya manusia, yang memungkinkan orang menjalankan bisnisnya dengan layanan pelanggan dan produktivitas yang memuaskan, biaya yang rendah dan inventori yang minimal, serta menyediakan pondasi untuk e- commerce yang efektif. Beberapa modul yang terdapat dalam Enterprise Resource Planning (ERP) Systems antara lain : Accounting management Financial management Manufacturing management Production management Transportation management Sales & distribution management Human resources management

3 10 Supply chain management Customer relationship management E-Business Pengertian Area Fungsional dari Operasional Setiap perusahaan memiliki beberapa macam area fungsional utama dalam mengoperasikan bisnisnya. Masing-masing area fungsional meliputi berbagai fungsi bisnis dan aktivitas bisnis. Beberapa contoh area fungsional meliputi (Brady, Monk dan Wagner, 2001, p2) : 1. Marketing and Sales Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis pemasaran, pemrosesan pesanan pelanggan, manajemen hubungan pelanggan, dukungan pelanggan, ramalan penjualan, dan iklan. 2. Production and Material Management Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis pembelian, penerimaan, transportasi/logistik, penjadwalan produksi, manufaktur, dan pemeliharaan gudang. 3. Accounting and Finance Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis akuntansi keuangan, alokasi biaya dan pengontrolan, perencanaan dan pendanaan, serta manajemen arus kas.

4 11 4. Human Resource Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis perekrutan dan penerimaan karyawan, pelatihan karyawan, penggajian dan keuntungan Pengertian Proses Bisnis Menurut Brady, Monk dan Wagner (2001, p3), proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau berbagai jenis input dan menciptakan suatu output yang mempunyai nilai bagi pelanggan. Inputs Process Outputs Gambar 2.1 Proses Bisnis Secara Umum Perbedaan fungsi bisnis dengan proses bisnis : - Fungsi bisnis merupakan kegiatan masing-masing divisi dalam perusahaan yang bertugas sesuai dengan fungsinya. Contoh: customer service bertugas untuk melayani pendaftaran pelanggan atau menerima barang yang rusak. - Proses bisnis melibatkan beberapa area fungsional dan berbagai fungsi dengan berbagai area. Manajer bisnis selalu berusaha untuk memandang operasi bisnis dari perspektif kepuasan pelanggan. Berbagi data secara efektif dan efisien antar area fungsional akan membuat proses bisnis lebih efisien. Sistem informasi dapat didesain, sehingga data yang disalurkan akurat dan tepat waktu di antara area fungsional. Bisnis menggunakan berbagai input dalam bentuk material, orang dan peralatan, kemudian mengubah input ini menjadi barang dan jasa untuk

5 12 pelanggan. Informasi sangat dibutuhkan untuk mengatur input dan proses bisnis, sehingga pelanggan menerima barang dan jasa sesuai dengan permintaan Teknik Pengumpulan Data Bila dilihat dari segi cara atau teknik pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan ketiganya (Sugiyono, 2008, p193) Interview (wawancara) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau selfreport, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan telepon. Wawancara terbagi 2 jenis, yaitu: a. Wawancara terstruktur

6 13 Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dengan wawancara terstruktur ini, setiap responden diberi pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya (Sugiyono, 2008, p194). b. Wawancara tidak terstruktur Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan (Sugiyono, 2008, p197) Kuesioner (Angket) Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuesioner cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar dalam wilayah luas. Kuesioner dapat berupa pertanyaan atau pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan kepada responden secara langsung, atau dikirim melalui pos, atau internet (Sugiyono, 2008, p199)

7 Observasi Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau dalam wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan narasumber secara langsung, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar (Sugiyono, 2008, p203). Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non participant observation (Sugiyono, 2008, p203). a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation) Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian (Sugiyono, 2008, p203). b. Observasi Non-Partisipan Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen (Sugiyono, 2008, p204).

8 15 Dari segi instrumentasi yang digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur (Sugiyono, 2008, p203). a. Observasi Terstruktur Observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di mana tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati. Pedoman wawancara terstruktur atau angket tertutup dapat juga digunakan sebagi pedoman untuk melakukan observasi (Sugiyono, 2008, p204). b. Observasi Tidak Terstruktur Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti tidak menggunakan instrumen yang telah baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu pengamatan (Sugiyono, 2008, p205) Skala Pengukuran Skala pengukuran merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur,

9 sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan menghasilkan data kuantitatif (Sugiyono, 2008, pp ). 16 Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Dalam penelitian, fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti, yang selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Dengan skala Likert, maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyususn item-item instrumen yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan. Jawaban setiap item instrumen yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa berupa kata-kata antara lain: (Sugiyono, 2008, p133) a. Sangat Setuju a. Selalu b. Setuju b. Sering c. Ragu-ragu c. Kadang-kadang d. Tidak setuju d.tidak pernah e. Sangat tidak setuju a. Sangat positif a. Sangat baik b. Positif b. Baik c. Negatif c. Tidak baik d. Sangat negatif d. Sangat tidak baik

10 Untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu dapat diberi skor, misalnya: Setuju/ selalu/ sangat positif diberi skor 5 2. Setuju/ sering/ positif diberi skor 4 3. Ragu-ragu/ kadang-kadang/ netral diberi skor 3 4. Tidak setuju/ hampir tidak pernah/ negatif diberi skor 2 5. Sangat tidak setuju/ sangat negatif diberi skor 1 Instrumen penelitian yang menggunakan skala Likert dapat dibuat dalam bentuk checklist atau pilihan ganda. (Sugiyono, 2008, p133) Sampel Menurut Sugiyono (2008, p116), sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi. Bila populasi besar dan peneliti tidak mungkin mempelajari semua yang ada pada populasi, misalnya karena keterbatasan dana, tenaga, dan waktu, maka peneliti dapat menggunakan sampel yang diambil dari populasi itu. Apa yang dipelajari dari sampel itu, kesimpulannya akan diberlakukan untuk populasi Teknik Sampling Menurut Sugiyono (2008, pp ), teknik sampling adalah merupakan teknik pengambilan sampel. Untuk menentukan sampel yang akan digunakan dalam penelitian, terdapat berbagai teknik

11 18 sampling yang akan digunakan. Teknik sampling pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu (Sugiyono, 2008, pp ) : 1. Probability Sampling Probability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota) populasi untuk dipilih menjadi anggota sampel. Probability sampling meliputi simple random sampling, proportionate stratified random sampling, disproportionate stratified random, dan area random sampling/cluster sampling. Simple random sampling Dikatakan simple (sederhana) karena pengambilan anggota sampel dari populasi dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu. Cara demikian dilakukan bila anggota populasi dianggap homogen. Proportionate stratified random sampling Teknik ini digunakan bila populasi mempunyai anggota/unsur yang tidak homogen dan berstrata secara proporsional. Disproportionate stratified random Teknik ini digunakan untuk menentukan jumlah sampel, bila populasi berstrata, tetapi kurang proporsional. Area random sampling/ cluster sampling Teknik sampling daerah digunakan untuk menentukan sampel bila obyek yang akan diteliti atau sumber data sangat luas.

12 19 2. Non-probability Sampling Non-probability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang tidak memberi peluang/kesempatan yang sama bagi setiap unsur/anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel. Non-probability sampling meliputi sampling sistematis, sampling kuota, sampling insidental, purposive sampling, sampling jenuh, dan snowball sampling. Sampling sistematis Sampling sistematis adalah teknik pengambilan sampel berdasarkan urutan dari anggota populasi yang telah diberi nomor urut. Sampling kuota Sampling kuota adalah teknik untuk menentukan sampel dari populasi yang mempunyai ciri-ciri tertentu sampai jumlah (kuota) yang diinginkan. Sampling insidental Sampling insidental adalah teknik penentuan sampel berdasarkan kebetulan, yaitu siapa saja yang secara kebetulan/insidental bertemu dengan peneliti dapat digunakan sebagai sampel, bila dipandang orang yang kebetulan ditemui itu cocok sebagai sumber data.

13 20 Purposive sampling Purposive sampling adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu. Misalnya, akan melakukan penelitian tentang kualitas makanan, maka sampelnya adalah orang yang ahli makanan. Sampel ini lebih cocok digunakan untuk penelitian kualitatif, atau penelitian-penelitian yang tidak melakukan generalisasi. Sampling jenuh Sampling jenuh adalah teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30 orang. Snowball sampling Snowball sampling adalah teknik penentuan sampel yang mula-mula jumlahnya kecil, kemudian membesar. Dalam penentuan sampel, nula-mula dipilih satu atau dua orang, tetapi karena dengan dua orang ini belum merasa lengkap terhadap data yang diberikan, maka peneliti mencari orang lain yang dipandang lebih tahu dan dapat melengkapi data yang diberikan oleh dua orang sebelumnya. Begitu seterusnya, sehingga jumlah sampel semakin banyak.

14 Microsoft Dynamics Navision Menurut ( Microsoft Dynamics Navision merupakan sebuah produk ERP (Enterprise Resources Planning) yang dikembangkan oleh Microsoft. Produk ini merupakan bagian dari paket Microsoft Dynamics dan bertujuan untuk membantu bagian keuangan, produksi, manajemen hubungan pelanggan, analisis dan perdagangan elektronik bagi perusahaan level kecil dan menengah. Produk itu sendiri telah melewati beberapa perubahan nama yang aslinya perusahaan Navision atau Microsoft telah mencoba untuk memutuskan bagaimana seharusnya dipasarkan. Mulai dari nama "Navision Financials", "Navision Attain", "Microsoft Business Solutions Navision Edition", dan pada tahun 2007 telah ditetapkan penggunaan nama "Microsoft Dynamics Navision". Pada bulan Desember 2008, Microsoft merilis Dynamics Navision 2009, dengan peranan baru berbasis GUI. Microsoft awalnya merencanakan untuk mengembangkan sistem ERP yang sama sekali baru (Proyek hijau), tetapi telah memutuskan untuk melanjutkan pengembangan semua sistem ERP (Dynamics AX, Dynamics NAV, Dynamics GP dan Dynamics SL). Keseluruhan empat sistem ERP akan diluncurkan dengan user interface berbasis aturan baru yang sama, pelaporan dan analisis berbasis SQL, portal berbasis SharePoint, mobile client berbasis Pocket PC dan integrasi dengan Microsoft Office. Berikut adalah beberapa keunggulan yang dimiliki Microsoft Dynamics Navision : Simple, smart, and innovative

15 22 Sejak 1984, Microsoft Dynamics Navision telah dibentuk khusus bagi perusahaan kecil menengah yang membutuhkan solusi ERP yang cepat diimplementasikan, mudah di konfigurasi, dan sederhana untuk digunakan. One complete ERP solution Mengumpulkan seluruh fungsi bisnis menjadi satu system yang terintegrasi. Dengan tampilan yang menyerupai Microsoft Windows Vista dan Microsoft Office, mudah untuk dipelajari. Dengan semua bagian yang terintegrasi, memudahkan akses ke database, sehingga seluruh karyawan dapat bekerja lebih cepat dan efektif. Greater simplicity for greater productivity Adanya Role Center memudahkan para pengguna untuk melihat prioritas kerja dan akses informasi dan tugas yang mereka butuhkan sesuai bidang mereka secara lebih spesifik. Making smart decisions Memungkinkan setiap individu di dalam perusahaan untuk mengubah informasi yang ada menjadi keputusan yang tepat. Dengan akses secara real time, dan analisis secara luas, dan alat pembuatan laporan seperti grafis, OLAP, dan web based delivery options, memungkinkan keputusan yang lebih pasti untuk menunjang bisnis perusahaan. Fast to implement, easy to configure, and simple to use Perubahan keperluan bisnis tanpa perlu mengganggu kegiatan operasi atau budget TI yang ada, hal inilah yang disediakan Microsoft Dynamics

16 23 Navision dalam mengatur fleksibilitas terhadap kebutuhan system dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah dan tumbuh. Fitur keamanan memungkinkan sistem mengendalikan siapa yang boleh mengakses sistem, dan arsitektur yang terbuka memungkinkan sistem dapat diubah ke depannya apabila ada kebutuhan khusus. Detail mengenai ringkasan data yang dapat dilakukan di Microsoft Dynamics Navision mencakup : Tabel 2.1 Ringkasan Data Microsoft Dynamics Navision FITUR KUNCI DESKRIPSI CAKUPAN APLIKASI - Upgrade bagian akuntansi yang fleksibel - Fungsi navigasi untuk menentukan semua entri yang berkaitan di- posting yang sama. - Pelacakan transaksi - Keamanan dan peran bisnis BUKU BESAR - Buku besar, piutang, dan hutang terintegrasi secara penuh dengan aplikasi area dari Microsoft Navision. - Mudah untuk mengatur kode akunransi. - Template jurnal umum - Biaya - Peran bisnis - Penjadwalan akun- pelaporan internal. - Konsolidasi - Pajak penjualan - Pandangan analisis - Penggantian log FITUR KUNCI DESKRIPSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN - Pemasukan dasar - Faktur Penjualan - Diskon faktur penjualan - Manajemen pemesanan penjualan - Alternatif pengapalan

17 24 - Agen pengiriman - Manajemen pemesanan, pengembalian, penjualan - Kalendar - Penetapan diskon lini penjualan - Penetapan harga lini penjualan PENGATURAN KAS - Manajemen akun bank - Penulisan cek - Rekonsiliasi bank - Pembayaran elektronik MANAJEMEN - Manajemen kontak HUBUNGAN PEMBELIAN DAN HUTANG - Klasifikasi kontak - Integrasi Outlook - Hutang dasar - Faktur pembelian - Manajemen pemesanan pembelian - Diskon faktur pembelian - Alternatif alamat pemesanan - Manajemen pengembalian pembelian barang - Penetapan diskon lini pembelian - Penetapan harga lini pembelian INVENTORI - Multi lokasi - Stock Keeping Units - Alternatif produsen - Tagihan Material - Lokasi pertukaran - Pelacakan barang - Pengenaan barang - Penggantian barang - Referensi cross item - Barang tanpa stok - Siklus penghitungan - Bin - Warehouse receipt - Warehouse shipping DIMENSI - Dimensi yang fleksibel - Hirarki dimensi - Aturan dimensi FITUR KUNCI DESKRIPSI - Biaya oleh dimensi - Dimensi input - Dimensi semua akun buku besar - Pandangan analisis - Pelaporan dimensi VARIASI MATA UANG - Perdagangan dengan menggunakan

18 25 berbagai mata uang - Manajemen mata uang yang fleksibel - Kurs pertukaran - Laporan tambahan mata uang - Alat konversi euro ASET TETAP - Definisi fleksibel dan pengelompokan aset - Jumlah yang tidak terbatas untuk depreciation books - Pelatihan untuk standar atau penyesuaian metode depresiasi - Statistik untuk setiap buku - Informasi maintenance - Informasi asuransi - Alokasi untuk periode depresiasi - Klasifikasi ulang untuk aset tetap - Pemisahan dan pembagian penyustan dari aset tetap - Laporan dan fasilitas laporan dari aset tetap. - Maintenance VARIASI LOKASI DAN PUSAT TANGGUNG JAWAB DISKON LINI PENJUALAN FITUR KUNCI - Menangani inventori lebih dari satu lokasi dari satu database - Memperoleh gambaran lengkap bisnis secara real-time - Membuat pusat laba rugi - Menentukan harga penjualan yang spesifik dan lini diskon untuk pelanggan individu - Mengatur harga jual umum dna lini diskon untuk kelompok pelanggan atau semua pelanggan yang ada. - Menetapkan harga untuk item yang spesifik dan/atau sebuah grup item - Harga jual dasar dan diskon lini jual berdasarkan nilai moneter atau persentase diskon - Mengatur harga jual dan diskon DESKRIPSI - penjualan berdasarkan validitas periode tertentu - Menetapkan harga jual dan diskon lini jual untuk satu kejadian atau persetujuan tertentu. - Melacak bagaimana penghitungan harga jual dan diskon penjualan

19 26 SUMBER DAYA - Sumber daya dasar - Manajemen kapasitas - Macam-macam biaya PEKERJAAN - Pekerjaan dasar - Manajemen kapasitas - Macam-macam biaya MANUFAKTUR - Pemesanan produksi - Produksi tagihan material SUMBER DAYA MANUSIA / PENGGAJIAN - Sumber daya manusia dan penggajian untuk lebih dari 5000 karyawan - Deposit langsung - Laporan penggajian 2.2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas IT Balanced Scorecard Menurut Smith (2007, p166), Balanced Scorecard adalah suatu peralatan manajemen yang menyediakan unit pengukuran yang komprehensif bagi eksekutif senior untuk menilai bagaimana organisasi berkembang dan maju serta mencapai tujuan strategis. Balanced Scorecard (BSC) menyediakan instrumen yang diperlukan bagi manajer untuk mengarahkan keberhasilan kompetitif di masa depan (Kaplan dan Norton, 1996, p2). Sekarang ini, organisasi sedang bersaing dalam lingkungan yang begitu kompleks sehingga pengertian yang akurat mengenai tujuan mereka dan metode untuk mencapai tujuan menjadi suatu hal yang sangat penting. BSC memperjelas misi dan strategi suatu organisasi ke dalam suatu kumpulan ukuran kinerja yang komprehensif yang menyediakan framework untuk pengukuran strategi dan sistem manajemen. BSC mengukur kinerja organisasi melalui 4 perspektif yang seimbang, yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran dan

20 27 pertumbuhan. BSC memungkinkan perusahaan untuk melihat hasil keuangan dengan pemantauan kemajuan secara simultan dalam kemampuan dan mendapatkan keuntungan yang tak dapat diukur di masa mendatang. Balanced Scorecard bisa diaplikasikan ke dalam fungsi TI dan prosesnya. Van Grembergen dan Van Bruggen telah mengembangkan IT Balanced Scorecard lebih lanjut pada tahun 1997, dan Van Grembergen dan Timmerman pada tahun (Grembergen, 2000). TRADITIONAL BSC Financial Customer Internal Business Process Learning and Growth IT BSC Corporate Contribution Customer (User) Orientation Operational Excellence Future Orientation Gambar 2.2 Perubahan Traditional BSC ke IT BSC Pendekatan IT Balanced Scorecard dapat digunakan untuk : Mengevaluasi implementasi software ERP. Mengevaluasi kelangsungan operasi dari instalasi ERP. (Keyes, 2005, p104) Empat perspektif IT Balanced Scorecard : User Orientation Perspective, menjelaskan tentang evaluasi pengguna teknologi informasi dan bagaimana pengguna memandang departemen TI.

21 Misi : Menjadi pilihan sebagai penyedia sistem informasi atau menyediakan produk dan layanan yang bernilai tambah kepada pengguna akhir. Strategi : - Menjadi pilihan sebagai penyedia aplikasi. - Menjadi pilihan sebagai penyedia operasional. - Membangun hubungan baik dengan komunitas pengguna. - Memuaskan kebutuhan pengguna. - Menggali peluang-peluang TI. Tabel 2.2 Ukuran/ Parameter Perspektif Orientasi Pengguna Ukuran/Parameter 1. Preferred IT supplier % aplikasi yang diatur TI % aplikasi yang disediakan TI % aplikasi in-house 2. Partnership with user Indeks keterlibatan pengguna dalam pembuatan aplikasi strategis baru. Indeks keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru. Frekuensi rapat Komite Pengendali TI 3. User satisfaction Indeks user friendliness of applications Indeks kepuasan pengguna. Indeks ketersediaan aplikasi dan sistem Indeks fungsionalitas aplikasi. % pengembangan aplikasi dan operasi di dalam Service Level Agreement (SLA). 28 Operational Excellence Perspective, menjelaskan proses pemakaian teknologi informasi untuk mengembangkan dan menyampaikan aplikasi, seberapa efektif dan efisien proses teknologi informasi.

22 29 Misi : Menyediakan aplikasi dan layanan TI yang efektif dan efisien. Strategi : - Pengembangan yang efektif dan efisien - Operasi yang efektif dan efisien Tabel 2.3 Ukuran/ Parameter Perspektif Keunggulan Operasional Ukuran/Parameter 1. Efisiensi pengembangan piranti lunak % perubahan dan penyesuaian yang dilakukan sepanjang tahap pengembangan. Jumlah kerusakan per poin fungsi pada tahun pertama produksi Jumlah poin fungsi per orang per bulan Rata-rata jumlah hari keterlambatan dalam menyediakan software. Rata-rata peningkatan budget yang tidak diharapkan. % proyek dijalankan di dalam SLA. % kode yang digunakan ulang. % aktivitas pemeliharaan. Penumpukan kerja yang terlihat dan yang tidak terlihat. 2. Efisiensi operasi % tidak tersedianya mainframe. % tidak tersedianya jaringan. Waktu respon per kategori pengguna. % pekerjaan yang terselesaikan pada waktu yang ditetapkan. % of reruns. Waktu rata-rata antara kegagalan sistem. Rasio biaya operasional. 3. Kemahiran PC dan PC software Rata-rata waktu untuk penyediaan. 4. Manajemen masalah Rata-rata waktu jawaban help desk. % pertanyaan terjawab dalam waktu yang ditetapkan. % solusi dalam SLA. 5. Pendidikan pengguna % pengguna yang telah mendapakan pendidikan (per teknologi/aplikasi) Ukuran/Parameter Kualitas indeks pendidikan. 6. Pengaturan staf TI Jumlah waktu orang yang dapat ditugaskan secara internal atau eksternal. % waktu orang yang ditugaskan pada proyek.

23 30 Indeks kepuasan staf TI 7. Penggunaan software komunikasi % staf TI yang dapat mengakses fasilitas groupware (internet atau intranet). % staf TI yang menggunakan fasilitas groupware secara efektif. Future Orientation Perspective, menjelaskan sumber daya manusia dan teknologi yang dibutuhkan oleh TI untuk menyampaikan layanannya, serta seberapa baik posisi TI di kebutuhan mendatang. Misi : Mengadakan peningkatan atau perbaikan secara berkala dan menyiapkan diri untuk tantangan masa depan. Strategi : - Pelatihan dan pendidikan bagi staf TI - Keahlian staf TI - Penelitian dalam munculnya teknologi - Usia portofolio aplikasi Tabel 2.4 Ukuran/ Parameter Perspektif Orientasi Masa Depan Ukuran/Parameter 1. Pendidikan tetap karyawan. Jumlah hari pendidikan/pelatihan per orang Budget pendidikan sebagai suatu persentase total IT budget. 2. Keahlian staf TI Jumlah tahun keahlian TI per anggota staf Piramida usia staf TI. 3. Usia portofolio aplikasi. Jumlah aplikasi per kategori usia. Jumlah aplikasi kurang dari 5 tahun. 4. Penelitian dalam teknologi baru. % budget yang dikeluarkan untuk penelitian TI Business Contribution Perspective, menjelaskan tentang perolehan nilai bisnis dari investasi teknologi informasi.

24 31 Misi : Memperoleh kontribusi bisnis yang real dan masuk akal dari investasi TI. Strategi : - Kontrol beban-beban dan biaya-biaya TI - Nilai bisnis proyek TI - Menyediakan kemampuan bisnis baru Tabel 2.5 Ukuran/ Parameter Perspektif Kontribusi Perusahaan Ukuran/Parameter 1. Kontrol biaya-biaya TI Persentase di atas atau di dalam budget. Alokasi budget items yang berbeda. IT budget sebagai suatu persentase turnover. Biaya TI per anggota staf. 2. Menjual pada pihak ketiga Keuntungan finansial yang berasal dari penjualan produk dan layanan. 3. Nilai bisnis proyek TI yang baru Evaluasi financial berdasarkan ROI, NPV, IRR, PB. Evaluasi bisnis berdasarkan information economics. 4. Nilai bisnis fungsi TI Persentase kapasitas pengembangan yang digunakan pada proyek strategis. Hubungan antara pengembangan baru/investasi infrastruktur/investasi penggantian atau penempatan ulang. Sangat penting untuk mengembangkan sebuah hubungan sebab akibat di dalam IT Balanced Scorecard yang menjelaskan pengukuran hasil dan performance drivers. IT Balanced Scorecard yang baik membutuhkan perpaduan yang baik dari dua tipe pengukuran. Pengukuran hasil seperti produktivitas programmer tidak memperhatikan bagaimana cara hasil tersebut dicapai. Dan performance drivers tanpa pengukuran hasil dapat menyebabkan investasi yang besar, namun tanpa sebuah pengukuran apakah

25 32 strategi ini efektif. Hubungan sebab akibat ini perlu didefinisikan ke dalam seluruh scorecard (Gambar 2.3): pelatihan staff IT yang semakin baik (perspektif orientasi masa depan) akan mendukung (performance driver) terhadap pengembangan sistem dengan kualitas yang lebih baik (perspektif penyempurnaan operasional) yang akan menyebabkan kepuasan user meningkat (perspektif orientasi pengguna) yang pada akhirnya akan berdampak pada nilai bisnis dari IT yang meningkat (perspektif kontribusi perusahaan). PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN Gambar 2.3 Diagram Sebab Akibat

26 33 JIKA Keahlian staf TI meningkat (perspektif orientasi masa depan) MAKA Hal ini akan menghasilkan pengembangan sistem dengan kualitas yang lebih baik (penyempurnaan operasional) MAKA Hal ini akan menyebabkan kepuasan user yang meningkat (perspektif orientasi pengguna) MAKA Hal ini akan menambah dukungan terhadap proses bisnis (perspektif kontribusi perusahaan) Gambar 2.4 Hubungan Sebab Akibat

27 Kerangka Pembuatan IT Balanced Scorecard Penyelarasan V isi Perusahaan V isi D ivisi T I M isi Perusahaan M isi D ivisi T I Strategi Perusahaan Strategi Divisi TI Strategi Divisi TI Perspektif IT BSC D iagram H ubungan Sebab A kibat Perspektif O rientasi Pengguna Ukuran dan Tujuan Strategis Perspektif K eunggulan O perasional Perspektif O rien tasi M asa Depan Perspektif K ontribusi Perusahaan Pem rosesan Data Perform ansi Tujuan Sekarang Pencapaian Gambar 2.5 Kerangka Pembuatan IT Balanced Scorecard

28 Microsoft Dynamics Navision 4.0 Menurut( ble_sided_fact_sheet.pdf), Microsoft Dynamics Navision 4.0 membawa fungsionalitas yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Solusi untuk membangun kekuatan bisnis Microsoft Dynamic Navision 4.0 memiliki arsitektur terbuka yang memperbolehkan partner Microsoft yang telah memiliki sertifikat untuk menggunakan standar teknologi platform menjadi sebuah solusi bagi klien dalam menjalankan bisnisnya. Selain itu, para partner mampu menyesuaikan sistem Navision 4.0 yang dapat mengikuti proses bisnis perusahaan lebih spesifik. Membawa kecepatan dan biaya secara efektif Partner yang berpengalaman akan bekerja sesuai dengan jenis bisnisnya dan akan menggunakan metodologi serta alat yang telah terbukti dapat membantu pemetaan proses bisnisnya sesuai modul yang diperlukan demi keuntungan kompetitif perusahaannya. Dari informasi yang diperoleh akan didesain solusi yang mampu mempertemukan keperluan yang diinginkan. Sebelum implementasi dimulai, akan dibahas ruang lingkup proyek, biaya, jangka waktu, dan semuanya terdokumentasi.

29 36 Implementasi berjalan cepat dan efisien, semuanya merupakan solusi yang terintegrasi, informasi akan selalu akurat dan tidak perlu untuk membuang waktu lebih lama dalam menggunakan sistem tersebut A Reliable Platform for Growth Sistem yang terbuka, namun aman. Microsoft Dynamics Navision 4.0 merupakan bagian dari pengembangan yang berbasis objek dan sumber kode yang mudah sehingga dapat langsung dikustomisasi, dipelihara, dan langsung dihubungkan ke sistem lainnya. Gambar 2.6 Navigation of Microsoft Dynamics Navision 4.0

30 Database yang dapat diandalkan Baik menggunakan Microsoft SQL Server atau Database Server untuk Microsoft Dynamics Navision 4.0, semuanya dapat diandalkan untuk penyimpanan data. Sistem keamanan yang ada tidak hanya mengendalikan siapa yang mengakses apa, tetapi juga memastikan tidak terjadinya inkonsistensi. Bahkan jika mesinnya kehilangan tenaga di tengah proses posting, transaksi tetap dicatat tanpa masalah Mudah untuk dipelajari Penampilan yang familiar seperti Microsoft Outlook membuat para karyawan baru dan pengguna baru lebih mudah mempelajari. Contohnya, di dalam jurnal umum, layar akan selalu menampilkan sama pada saat menampilkan neraca, membuat akun baru, atau saat memposting ke jurnal dari akun yang telah ada. Dan untuk navigasi pun sangat familiar seperi standar Microsoft Windows Akses informasi dalam banyak pilihan bahasa. Menawarkan kepada pelanggan dan vendor dengan pelayanan yang lebih baik dengan memberikan mereka deskripsi inventori, laporan yang dicetak, dan faktur dalam bahasa mereka sendiri yang sesuai dengan budayanya.

31 Kriteria pelaporan yang tidak terbatas. Laporan dan analisa berdasarkan jumlah kriteria yang tidak terbatas. Contohnya, saat kita membuat dimensi salesperson dan semua atribut yang terkait dengan dimensi tersebut. Laporan dapat dibuat dan analisa penjualan dapat ditampilkan dari wilayah, divisi, tanggal, dan kriteria lainnya menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0 atau menggunakan ekspor ke fitur Microsoft Excel Membuat budget yang lengkap dan akurat dengan minimal perselisihan Membuat dan menjaga budget dan sub-budget dengan bentuk form matriks yang dapat dipahami dengan mudah. Menghemat waktu dan menjaga keakuratan dengan menyalin budget dari satu periode atau unit menggunakan faktor yang disesuaikan, baik aktual atau dengan isi budget. Dapat juga mendistribusikan budget secara silang di dalam organisasi menggunakan format Microsoft Excel dan impor dari versi yang disesuaikan langsung ke dalam Microsoft Dynamic Navision Analisa Bisnis Mengubah data menjadi informasi bisnis yang penting secara cepat dan sederhana. Analisa bisnis menyediakan alat

32 39 analisa yang mudah digunakan untuk pengendalian yang lebih baik atas keseluruhan bisnis. Menggunakan OLAP (Online Analytical Processing) dari Microsoft SQL Server 2000, semua data diubah menjadi satuan informasi yang disebut cube. Menggunakan tampilan Microsoft Outlooks, analisa bisnis ini menampilkan informasi ke dalam desktop dimana mudah digunakan sebagai alat analisis. Gambar 2.7 Business Analytics for Microsoft Dynamics Navision Modul Purchase and Payables Pada modul ini terdapat lima hal penting yang terkandung di dalamnya, yaitu perihal: - Vendor - Purchases Transaction

33 40 - Integration for Balance Sheet Account - Integration for Profit and Loss Account - Revaluation of item by item charges (optional) Modul Inventory Management Pada modul ini terdapat lima hal penting yang terkandung di dalamnya, yaitu perihal: - Item - Location Transfer Management - Integration for Balance Sheet Account (Inventory Account) - Integration for Profit and Loss Account (Inventory Adjustment Account) - Using Item Journals and Revaluation Journal (Optional) Modul Sales and Receivables Pada modul ini terdapat lima hal penting yang terkandung di dalamnya, yaitu perihal: - Customer - Sales Transaction and Documents - Pricing Policy - Integration for Balance Sheet Account (AR account) - Integration for Profit and Loss Account (Sales & COGS Account) - Using item charges to increase AR (optional)

34 Biaya Pengertian Biaya Menurut Remenyi (2001, p5), biaya adalah semua pengorbanan yang perlu dilakukan untuk suatu proses produksi, yang dinyatakan dengan satuan uang menurut harga pasar yang berlaku, baik yang sudah terjadi maupun yang akan terjadi. Dalam akuntansi, yang dimaksud dengan biaya adalah aliran sumber daya yang dihitung dalam satuan moneter yang dikeluarkan untuk membeli atau membayar persediaan, jasa, tenaga kerja, produk, peralatan, dan barang lainnya yang digunakan untuk keperluan bisnis atau kepentingan lainnya Jenis Biaya Biaya terbagi menjadi dua, yaitu: a) Biaya eksplisit Biaya eksplisit adalah biaya yang terlihat secara fisik, misalnya berupa uang. b) Biaya implisit Biaya implisit adalah biaya yang tidak terlihat secara langsung, misalnya biaya kesempatan dan penyusutan barang modal Kategori Biaya Menurut Hughes dan Cotterell (2006, p41), ada 3 kategori biaya, yaitu: a) Biaya pengembangan

35 42 Meliputi gaji dan biaya pekerjaan lainnya dari pegawai yang terlibat dalam pengembangan proyek dan semua biaya berhubungan dengannya. b) Biaya penyusunan Meliputi biaya peletakan sistem dalam tempat. Ini secara garis besar terdiri dari biaya perangkat keras baru dan peralatan tambahan, tetapi juga akan meliputi biaya konversi file, perekrutan, dan pelatihan pegawai. c) Biaya operasional Terdiri dari biaya pengoperasian sistem sekali diinstal Manfaat Pengertian Manfaat Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat teknologi informasi adalah keuntungan atau kebaikan, sesuatu yang dihasilkan dengan bantuan komputer dan komunikasi yang mana perusahaan akan siap untuk membayar atas penggunaannya Kategori Manfaat Menurut Remenyi (2000, p41), ada 3 kategori manfaat, yaitu: a) Tangible IT benefit Tangible IT benefit adalah manfaat yang secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan.

36 43 b) Intangible IT benefit Intangible IT benefit adalah manfaat yang dilihat memiliki efek positif pada bisnis perusahaan, tetapi tidak secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan. c) Quantifiable or unquantifiable tangible IT benefit Quantifiable tangible IT benefit adalah manfaat yang secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan dan efeknya secara obyektif mungkin diukur. Sebagai contoh, pengurangan biaya atau aset atau peningkatan dalam penghasilan. Unquantifiable tangible IT benefit dapat juga dilihat secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan, tetapi tepat memperluas yang tidak dapat secara langsung diukur. Contoh: kemampuan untuk memperoleh informasi lebih baik melalui penggunaan teknologi informasi, meningkatkan profil resiko perusahaan dan meningkatkan keamanan perusahaan Analisa Cost-Benefit Menurut Remenyi (2000, p80), analisa Cost-Benefit adalah proses membandingkan berbagai biaya perolehan dan pengimplementasian sistem informasi dengan keuntungan yang mana organisasi peroleh dari penggunaan sistem. Secara umum, analisa cost-benefit, seharusnya ditunjukkan pada dasar pembiayaan marginal. Ini berarti bahwa hanya biaya tambahan yang terjadi

37 44 oleh system baru seharusnya dilibatkan. Demikian juga, hanya biaya marginal, seperti keuntungan baru atau tambahan, seharusnya dibandingkan dengan biaya. Standar pengevaluasian keuntungan ekonomi beberapa proyek adalah dengan melaksanakan cost-benefit analysis, yang terdiri dari 2 tahap, (Hughes dan Cotterell, 2006, p40), yaitu: a) Mengidentifikasikan dan memperkirakan semua biaya dan keuntungan pelaksanaan proyek. Melibatkan biaya pengembangan sistem, biaya pengoperasian, dan keuntungan yang diharapkan untuk bertambah dari pengoperasian sistem, dimana sistem yang diusulkan adalah penggantian satu yang tersedia. Perkiraan ini seharusnya menggambarkan biaya dan keuntungan karena sistem baru. Sistem pemrosesan pesanan penjualan, sebagai contoh, tidak menyatakan keuntungan organisasi oleh total nilai penjualan, hanya oleh peningkatan karena penggunaan sistem baru. b) Mengekspresikan biaya ini dan keuntungan dalam satuan umum. Harus mengevaluasi keuntungan bersih, yang merupakan perbedaan di antara keuntungan total dan biaya total. Untuk melakukan ini, setiap biaya dan setiap keuntungan harus diekspresikan dalam istilah keuangan.

38 Teknik evaluasi cost-benefit yang digunakan, yaitu: (Hughes dan Cotterell, 2006, p44) Payback Period Menurut Djakman (2001, p308), payback period adalah waktu yang diambil untuk membagi rata atau membayar kembali investasi awal. Periode pembayaran kembali adalah jumlah tahun yang dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran awal. Secara normal, proyek dengan payback period terpendek akan dipilih pada organisasi yang ingin meminimalkan waktu proyek dalam hutang. Oleh karena kriteria ini, mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan biaya investasi awal, maka perlu menghitung arus kas yang dihasilkan dan bukan besarnya keuntungan akuntansi. Kriteria dalam menerima atau menolak, melibatkan apakah periode pembayaran kembali dari proyek kurang dari atau sama dengan periode pembayaran maksimum yang diinginkan perusahaan. Menurut( Bisnis_2_Final_normal_bab%208.pdf), metode payback period merupakan metode penilaian investasi yang sangat sederhana perhitungannya, sehingga banyak digunakan oleh perusahaan, tetapi di lain pihak metode ini mempunyai kelemahan-kelemahan, yaitu: Tidak memperhatikan nilai waktu uang.

39 Mengabaikan arus kas masuk yang diperoleh sesudah payback method suatu rencana investasi tercapai. 46 Mengabaikan nilai sisa investasi. Meskipun metode payback period memiliki beberapa kelemahan, namun metode ini masih terus digunakan secara intensif dalam membuat keputusan investasi. Akan tetapi metode ini tidak digunakan sebagai alat utama, melainkan hanya sebagai indikator dari likuiditas dan resiko investasi. Keunggulan metode Payback Period, yaitu: Perhitungannya mudah dimengerti dan sederhana. Mempertimbangkan arus kas dan bukan laba menurut akuntansi. Sebagai alat pertimbangan resiko karena makin pendek payback makin rendah resiko kerugian. Menurut ( payback period adalah suatu metode yang menunjukkan berapa lama (dalam beberapa tahun) suatu investasi akan bisa kembali. Payback Period menunjukkan perbandingan antara initial investment dengan aliran kas tahunan. Apabila periode payback kurang dari suatu periode yang telah ditentukan, maka akan diterima. Apabila tidak, proyek tersebut ditolak. Kelemahan utama dari metode payback ini adalah tidak memperhatikan aliran kas masuk setelah periode payback, sedangkan dengan NPV masih diperhatikannya aliran

40 kas masuk sampai selesainya waktu periode proyek. Metode payback ini banyak digunakan untuk melengkapi periode lain. 47 Menurut Hendro (2006, p389), rumus mencari Payback Period, yaitu: Payback Period = di mana: Initial investment cost = investasi awal Annual proceed = aliran kas masuk bersih setiap tahun Fit/Gap Analysis Menurut( -Fit-GapAnalysis.pdf), fit/gap adalah sebuah pembelajaran untuk mengidentifikasi apakah fungsionalitas sistem menyesuaikan kebutuhan pengguna, dan jika beberapa gap diidentifikasi, mereka dicatat dalam format yang ditentukan. Laporan fit/gap yang dihasilkan secara khusus menggambarkan perbedaan. Proses fit/ gap mengevaluasi kebutuhan pengguna untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam fungsionalitas sekarang lawan menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modulmodul perangkat lunak. Alternatives akan disediakan ketika gap dalam fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada proses bisnis, custom report atau customization perangkat lunak. Fit/ gap analysis secara khusus akan meninjau: Setiap proses bisnis area fungsional. Semua elemen data kunci yang butuh untuk diubah atau diciptakan.

41 48 Metode untuk menggunakan elemen data pasti. Tujuan fit/gap analysis, yaitu untuk: Memastikan bahwa perangkat lunak memenuhi kebutuhan semua proses bisnis sekarang. Melayakkan perubahan dalam prosedur pasti. Mengidentifikasi tampilan penting untuk menangkap. Mengidentifikasi permasalahan keperluan perubahan kebijakan. 1. Ranking Requirement Requirement harus diidentifikasi ke dalam tingkat prioritas mereka. Ini mengijinkan tim proyek dan sponsor tim untuk memastikan semua protes bisnis kritis yang diakomodasi selama implementasi sistem baru. Mengijinkan tim proyek untuk berfokus pada area itu yang sangat penting untuk organisasi dan juga penting ketika fungsionalitas baru dapat menambah nilai ke bisnis sekarang untuk meningkatkan proses bisnis, merealisasikan efisiensi, atau meningkatkan pelaporan. Ranking setiap kebutuhan biasanya disediakan menggunakan dokumen kebutuhan proyek. Berikut mengidentifikasi kode-kode yang digunakan dalam kolom rank laporan analisis fit/gap: H High / Kebutuhan Penting, yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk operasi dan tanpa mereka organisasi tidak dapat berfungsi; mereka juga meliputi kebutuhan pelaporan eksternal dan internal.

42 49 M Medium / Kebutuhan Penambah Nilai, yaitu kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara siginifikan, kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi jika dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada organisasi. L Low / Kebutuhan yang diinginkan, adalah kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan mungkin dipertemukan melalui workaround atau perubahan proses bisnis. 2. Tingkat Kesesuaian Tahap selanjutnya tahap analisis adalah menentukan tingkat kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dan perangkat lunak. Berikut ini akan diuraikan kode-kode yang digunakan dalam menentukan tingkat kesesuaian untuk analisis fit/gap: F Fit - artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak. G Gap - artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini. Comment disediakan dan alternatif disarankan diidentifikasi dan rekomendasi dibuat; mungkin menghasilkan rekomendasi untuk kustomisasi pada perangkat lunak. P - Partial fit - artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang memuaskan kebutuhan. Workaround, custom report atau customization akan, bagaimanapun juga, diidentifikasi ketika diperlukan untuk memenuhi kebutuhan.

43 50 3. Gap Resolution Ketika gap diidentifikasi dalam analisis ini, maka akan menyediakan alternatif dan solusi yang direkomendasikan untuk memecahkan gap. Ada beberapa cara untuk memecahkan gap, seperti mengubah proses bisnis, merancang work-around, mengkustomisasi perangkat lunak, atau interfacing dengan sistem yang lama. Titik kunci untuk mengerti adalah kustomisasi ke fungsionalitas perangkat lunak yang dihasilkan akan meningkatkan biaya implementasi proyek seimbang dampak negatif pada kemampuan untuk upgrade ke new release. Hasilnya, tim proyek seharusnya mengambil pendekatan berikut ketika mencari resolusi gap potensial. Berikut adalah penjelasan berbagai pilihan untuk resolusi gap: Package Work-Around - Pertama tim akan mengidentifikasi cara alternatif pencapaian kebutuhan dalam proses yang dihasilkan. Membuat bisnis menyesuaikan package Jika package work-around tidak mungkin, tim seharusnya merekomendasikan perubahan potensial proses bisnis untuk menyesuaikan proses dan mengeliminasi gap. Customization sebagai usaha terakhir - Seharusnya kustomisasi diperlukan, strategi yang dipilih untuk membangun fungsionalitas eksternal baru perangkat lunak dan menampilkan package daripada kustomisasi package-nya sendiri. Definisi kustomisasi perangkat lunak adalah sebagi berikut: Kustomisasi paket perangkat lunak dipertimbangkan menjadi beberapa perubahan aplikasi yang memerlukan intervensi oleh staf

44 51 pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat berlawanan mempengaruhi kemampuan untuk upgrade ke release perangkat lunak masa depan. Sebagai contoh: Kreasi atau modifikasi menus, records, fields, atau peta proses bisnis. Kreasi atau modifikasi proses perangkat lunak, application engines atau proses bahasa komputer. Kreasi laporan baru atau modifikasi ke laporan yang dihasilkan atau perubahan untuk mengimplementasikan field tingkat keamanan.