BAB 4 HASIL PENELITIAN. 4.1 Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi. melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa;

Transkripsi

1 71 BAB HASIL PENELITIAN.1 Langkah-langkah dalam mengusulkan Investasi Dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap perusahaan, di dapatkan beberapa informasi mengenai kondisi perusahaan untuk dirumuskan sebagai dasar dalam melakukan investasi kedepan. Adapun informasi yang di dapatkan berupa; Kondisi keuangan perusahaan yang berjalan pada tahun 2006 sampai 2010 dengan penjelasan pembagian hasil, biaya operasi langsung dan tidak langsung, dan pajak badan. Arahan strategi yang sudah ditetapkan perusahaan, yaitu : a) Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja. b) Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal. c) Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach). d) Peningkatan daya saing fasilitas TI (Hardware support). Permasalahan yang dihadapi perusahaan, yaitu : 1. Ragu dalam menentukan investasi TI yang tepat dalam mendukung strategi bisnis perusahaan 2. Kurangnya dukungan dari sistem penyimpanan data, karena perusahaan sempat mengalami kehilangan data karena petir yang menyambar server database. 71

2 72 Dari informasi yang di dapat akan menjadi arahan dalam melakukan perencanaan investasi dengan melihat kondisi keuangan perusahaan tersebut, lalu menggunakan metode New Information Economic (NIE). Dalam New Information Economic (NIE) arahan strategi perusahaan serta kebutuhan akan di jabarkan melalui Demand/Supply Planning agar menjadi suatu kebutuhan TI yang sesuai, dan juga kondisi keuangan perusahaan akan disesuaikan dengan kebutuhan TI pada perusahan. Hasil analisa tersebut akan dilakukan sebuah prioritazion, yaitu mengurutkan proyek-proyek rencana investasi berdasarkan tingkat resiko, dampak serta biaya yang dikeluarkan. Proyek invesatsi yang diusulkan akan dikembangkan secara umum untuk dijadikan inovasi baru dengan menggunakan innovation, yang berguna untuk membantu perkembangan proses bisnis perusahaan dimasa depan. Lalu, setelah semua metode dilakukan maka perencanaan strategi untuk mendukung usulan investasi dibuat sebagai langkah awal bagi perusahaan dalam menjalan usulan investasi TI.

3 73.2 Arahan Strategi Strategi manajemen untuk meningkatkan penguasaan masing-masing segmen usaha ditentukan dari daya tarik usaha, penguasaan pasar, pertumbuhan pasar, kapasitas terpasang dan peralatan yang ada. Adapun penjabarannya, sebagai berikut : Tabel.1 Arahan Strategi PT.Multi Terminal Indonesia Tujuan Arahan Strategi Metrik Skor Menjadi terminal domestik yang handal Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja. 1.Membina kerjasama dengan mitra, untuk peningkatan produktifitas hingga 2%. 1 Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal. 1.Kecepat an loading box, 26 box/jam baik muat maupun bongkar. 2 Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach). Pelayanan pemesanan, pembayaran, maupun schedule kapal secara online. 30 Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support) 1.Peningkatan Kualitas penyimpanan data 30.3 Analisa Kondisi Keuangan Perusahaan Berdasarkan Wawancara dengan Manajer Operasional bagian Terminal Peti Kemas, Bagian Terminal Peti kemas pada PT. Multi Terminal Indonesia menyatakan bahwa bagian tersebut mampu untuk berinvestasi dengan dana sekitar Rp ,- untuk investasi IT berikutnya.

4 7. Analisa Kebutuhan dan Pasokan Strategis (Demand/Supply Planning) Kebutuhan dan pasokan strategis (Demand/Supply Planning) diperoleh dari analisa terhadap arahan strategis sebagai berikut :..1 Strategic IT Agenda Tabel.2 Demand/ Supply Planning: Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja Demand Supply Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT Strategic Plan for the Supply of IT Strategic Intention Perluasan peningkat an kerja sama dengan mitra kerja. Akses terhadap informasi mengenai keseluruhan data mitra kerja yang dibutukan. Menyediakan aplikasi yang dapat membantu dalam berkomunikasi melalui suatu sistem penghubung perusahaan dengan mitra kerja. Strategic Objectives 1. Meningkatkan efesiensi proses operasional penyediaan barang. 2. Kemudahan dalam menerima penawaran kerja sama secara aktual. Melakukan pendataan mitra kerja sama dengan sumber daya yang ada. Membangun infrastruktur dan integrasi data yang berhubungan dengan mitra kerja perusahaan. Strategic Inisiatives 1. Menjalin hubungan yang baik dengan mitra kerja perusahaan. 2. Mengembangkan cangkupan wilayah dan memperbanyak mitra kerja perusahaan. 1.Pengelolaan terhadap ekspansi (pengembangan) mitra kerja perusahaan. 2.Perencanaan pengadaan hubungan kerja. mitra Membangun Pengembangan aplikasi SRM (Supply Relationship Management) terhadap aplikasi perusahaan.

5 7 Tabel.3 Demand/Supply Planning: Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal Demand Supply Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT Strategic Plan for the Supply of IT Strategic Intention Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal. Menyediakan sistem agar penambahan, pengurangan dan pengeditan dapat di update secara aktual di lapangan. Menyediakan infrastruktur IT dan aplikasi yang mendukung perubaan data di pusat dengan di lapangan secara cepat. Strategic Objectives 1. Informasi data dapat dis ajikan secara aktual. 2. Data yang ada di pusat dapat dijaminkan ketepatan datanya sesuai dengan keadaan dilapangan. 3. Mempercepat pemindahan dan pencarian peti kemas. Perubahan data dapat diubah secara cepat setelah pemindahan peti kemas. Lokasi peti kemas yang terdata secara aktual, bedas arkan keadaan di lapangan. Me nyediakan suatu device berbentuk portable untuk mempermudah kinerja operasional dalam meng-update data. Strategic Inisiatives 1. Mengelola tingkat kinerja operasional. 2. Menganalisa kebutuhan operasional secara berkala demi mendapatkan peningkatan kinerja perusahaan yang direncanakan. Megidentifikasi kebutuhan operasional dan mengembangkan kegiatan yang ada dengan dukungan TI Menyediakan suatu alat hand held tool (HHT) untuk melakukkan pengiriman informasi mengenai data pemindahan dan penempatan peti kemas di lapangan secara aktual.

6 76 Tabel. Demand/Supply Planning: Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach) Demand Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT Supply Strategic Plan for the Supply of IT Strategic Intention Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach). Peningkatan pemesanan transaksi online. fasilitas maupun secara Mengembangkan sistem pada perusahaan yang dapat melayani seluruh customer. Strategic Objectives 1.Memberikan customer. kepuasan 2.Meningkatkan keuntungan transaksi perusahaan. 3.Memberikan kemudahan customer dalam bertransaksi. Mengumpulkan informasi mengenai data data customer. Membuat fasilitas yang mencakup keseluruhan tahapan dalam satu portal. Membuat suatu portal yang mencakup kegiatan transaksi secara online. Mengembangkan infrastruktur website demi mendukung pelayanan customer. Strategic Inisiatives 1. Menganalisa secara periodic atas kebutuhan yang dibutuhkan customer. 2. Menyediakan dan mengembangkan layanan customer secara berkala. Memahami kebutuhan customer dan mengembangkan layanan sesuai dengan kebutuhan customer. 1.Membuat dan mengimplementasi sistem CRM. 2.Penerapan pemesanan transaksi website. sistem dan dalam

7 77 Tabel. Demand/Supply Planning: Peningkatan daya saiang fasilitas TI Demand Supply Business Strategic Context Strategic Plan for the Use of IT Strategic Plan for the Supply of IT Strategic Intention Peningkatan daya saing TI. Penggunaan TI dan komunikasi yang sesuai dengan strategi perusahaan. Meningkatkan kualitas TI yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnis. Strategic Objectives 1. Meningkatkan daya saing bisnis perusahaan dengan pemanfaatan TI. 2. Memberikan kepercayaan lebih kepada customer atas keberadaan history data transaksi yang ada pada perusahaan. 1. Investasi TI yang dikeluarkan dapat sesuai dengan arahan strat egi perusahaan. 2. Membuat fasilitas sistem data backup perusahaan. Merencanakan suatu sistim yang berguna untuk mendukung keamanan data dari suatu musibah yang menyebabkan keilangan/keruskan data. 3. Mempertahankan keutuhan data harian pada perusahaan. 3. Menganalisa dan mengembangkan sistim networking (alur data ) perusahaan Strategic Inisiatives 1. Mengarahkan TI pada arahan strategi perusahaan. 2. Menganalisa dan memperhitungkan setiap pengeluaran biaya pengembangan TI. Investasi TI yang dapat memberikan hasil dan nilai bagi perusahaan, customer, serta mitra kerja. Menerapkan DRC (Disaster Decovery Central) demi keamanan keutuhan data perusahaan.

8 78. Spesifikasi Portfolio Project Portfolio Project meliputi proyek-proyek yang akan dikembangkan atau diusulkan pada Divisi Terminal Peti Kemas PT. Multi Terminal Indonesia (PT.MTI) selain itu, Portfolio Project ini digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko, serta jumlah biaya dari masing-masing proyek...1 Portfolio Project 1. Penerapan sistem Disaster Recovery Center (DRC) a) Tujuan awal : Penerapan sistem Disaster Recovery Center (DRC) ditujukan untuk pendukung kinerja organisasi, khususnya dalam menjaga keamanan data yang ada. b) Manfaat : Sebagai sarana untuk membantu membuat keputusan ketika bencana terjadi sehingga memberikan keyakinan kepada organisasi bahwa proses bisnis dapat terus berjalan secara berkala. c) Fungsi : Membuat ketersediaan stand-by system dengan menyediakan back-up informasi dan dokumen asli secara periodik.

9 79 2. Penerapan Customer Relationship Management (CRM) a) Tujuan awal : Memberikan Layanan yang terbaik untuk pelanggan, baik itu dari segi kenyamanan dan kepercayaan. b) Manfaat : Membuat komunikasi kepada pelanggan, mendata informasi penting seperti rincian data pelanggan, History Transaksi, dan keluhan yang diberikan untuk di proses lebih lanjut. Dan juga memberikan pelayanan secara intensif dalam pelayanan pertanyaan maupun pelayanan pemesanan. c) Fungsi : Membuat databse pelanggan untuk dihubungkanp pada aplikasi yang ada, sehingga organisasi bisa melihat informasi keseluruhan. 3. Penerapan Supplier Relationship Managament (SRM) d) Tujuan awal : Membuat relasi kepada pihak supplier / Mitra Kerja menjadi lebih baik. e) Manfaat : Kedua belah pihak dapat mengetahui informasi yang dibutuhkan seperti produk berserta harganya secara langsung dan cepat, dapat membuat kesepakatan secara langsung dengan produk baru yang dimiliki mitra kerja, mengurangi biaya administrasi seperti invoice dan report, dan juga menghindari

10 80 biaya tak terduga seperti pungli pada saat mengantarkan alat berat. f) Fungsi : Membuat Integrasi databse pelanggan dengan mitra kerja untunk dihubungkan pada aplikasi yang ada pada perusahaan masing - masing.. Pengembangan Website a) Tujuan Awal : Untuk mempermudah pelanggan dalam melihat jadwal kapal dan juga pemesanan serta pembayaran. b) Manfaat : Memberikan informasi mengenai perusahaan untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi yang dibutuhkan sebelum melakukan transaksi atau pemesanan. c) Fungsi : Membuat fitur pemesanan secara online dan pembayaran secara online, dengan penyediaan semua keterangan yang dibutuhkan pelanggan sebelum memesan.. Penyediaan Hand Held Tool Container Terminal a) Tujuan Awal : Mempermudah user dalam melakukan kegiatan operasional di lapangan container terminal dalam menginput atau mengedit data.

11 81 b) Manfaat : Mempermudah pencarian peti kemas, mempercepat perancanaan dalam memindahkan peti kemas dan juga memberikan informasi aktual bedasarkan keadaan di lapangan. c) Fungsi : Menginput atau mengedit data kegiatan operasional di lapangan peti kemas dengan data yang tersimpan di database pusat secara langsung...2 Spesifikasi Proyek Usulan investasi membutuhkan softwate, hardware, dan braindware. Berikut kebutuhan yang dibutuhkan untuk investasi selanjutnya mencakup pengembangan web dengan dukungan Customer Relationship Management (CRM) serta Supplier Relationship Management (SRM), pembuatan Disaster Recovery Center (DRC), dan penerapan Hand Held Tool (HHT) :..2.1 Customer Realtionship Management (CRM), Supplier Relationship Management (SRM), dan Pengembangan Website Customer Realtionship Management (CRM) Customer Relationship Management (CRM) adalah sebuah pendekatan yang memandang bahwa pelanggan adalah inti dari bisnis dan

12 82 keberhasilan suatu perusahaan tergantung dari bagaimana mereka mengelola hubungannya secara efektif. Adapun Sistem Customer Relationship Management (CRM) yang nantinya akan berjalan di perusahaan adalah sebagai berikut : CRM Custo mer Service * Telepon / Hotline / Fax * Website / * Fo llow Up P emesa na n Database * D atab ase Histo ry Pemesanan * D atab ase Histo ry Keluhan Reminder ( e-mai l ) * Ja tuh Tempo Pelunasan * Konfirma si Pemesanan * Event tertentu Gambar.1 Alur kerja Customer Relationship Management (CRM) Pelayanan pelanggan yang ada di perusahaan akan dikembangkan sehingga perusahaan bisa menanggapi respon pelanggan baik dari telepon, fax, maupun . Dan juga proses pemesanan yang dilakukan pelanggan akan dimonitor dan dikonfirmasi secara lanjut jika peti kemas sudah dalam perjalanan ataupun sudah berada di lapangan peti kemas. Keluhan yang diterima perusahaan akan disimpan, agar perusahaan dapat mempelajari dari setiap keluhan yang ada dan menindaklanjuti solusi yang nantinya harus diterapkan di perusahaan, hal ini merupakah tindakan yang penting untuk menjaga pelanggan agar tetap menggunakan jasa perusahaan. Selain itu perusahaan akan menerapkan sistem Reminder yang berguna untuk memberi notifikasi kepada pelanggan tentang informasi informasi penting melalui , seperti

13 83 tanggal jatuh tempo pembayaran, nota pemesanan, dan juga ucapan selamat pada event tertentu. Supplier Relationship Management (SRM) Supplier Relationship Management (SRM) adalah pendekatan komprehensif untuk mengelola interaksi suatu perusahaan dengan organisasi yang menyediakan barang dan jasa yang digunakannya. Tujuan dari manajemen pemasok hubungan SRM adalah untuk memudahkan serta membuat lebih efektif proses antara perusahaan dan pemasoknya. Partner Data Integrated Terminal Peti Kemas Information Pricing Update Reduce Administrati ve cost Control maverick procuremen Partner Resource Visibility Gambar.2 Alur kerja Supplier Relationship Management (S RM) Sistem Supplier Relationship Management (SRM) yang diterapkan adalah integrasi data pada perusahaan dengan mitra kerja. Integrasi dilakukkan dengan menerapkan suatu sistim penggabungan aplikasi maupun database pada tiap - tiap perusahaan. Dengan penggabungan data yang dilakukan pada tiap tiap aplikasi yang dipakai,

14 8 kedua belah pihak mendapatkan keuntungan proses bisnis dan juga keuangan, adapun keuntungan tersebut adalah pertama informasi mengenai perubahan biaya baru yang secara otomatis langsung terupdate. Kedua mengurangi biaya administrasi seperti kertas dan tinta karena semua file invoice dan Report diubah menjadi otomatisasi karena sistem yang terintegrasi. Ketiga, Mengurangi biaya tak terduga pada saat melakukan transaksi,seperti pungli pada saat mengantarkan alat berat. Keempat, Informasi mengenai sumber daya mitra kerja yang bersifat terbuka. Pengembangan Website Website merupakan portal dimana semua orang dapat mangakses berbagai informasi yang disediakan oleh perusahaan Proyek ini merupakan pengembangan website dengan menambah fitur pemesanan serta pembayaran secara tidak langsung dengan dukungan penerapan database sistem dari Customer Relationship Management (CRM) sebagai ID akun pelanggan pada website, Alur pemesanan maupun pembayaran pada website dapat digambarkan sebagai berikut :

15 8 Register Account Login Account *optional (1) Lihat Halaman Jadwal Kedatangankeberangkatan Kapal/ (2) Lihat Tata Cara pemesanan dan Pembayaran (3) Melakukan pemesanan pada halaman form pemesanan () Diterimanya Kode Transfer dengan nominal yang harus dibayar () Mengirim Bukti Transfer e- payment melalui Gambar.3 Alur Kerja Pemesanan dan Pembayaran pada Website Pada mulanya pelanggan dapat melihat kapal kapal mana saja yang akan datang maupun berangkat dengan keterangan tanggal dan waktu, selain itu informasi tentang ketersediaan untuk pemesanan juga dijabarkan pada halaman tersebut (1). Lalu pelanggan dapat pindah ke halaman yang berisi informasi keseluruhan tentang cara pemesanan serta pembayaran secara lengkap (2). Jika pelanggan sudah yakin dengan pemesanannya, pelanggan dapat mengisi form pemesanan dengan

16 86 panduan jadwal kapal pada halaman yang sebelumnya dibuka (3). Pelanggan akan mendapatkan kode boking yang harus disertakan ketika mentransfer dana dan juga keterangan seberapa besar biaya yang harus dibayar (). Setelah pelanggan selesai mentransfer dana, bukti transfer yang berbentuk dikirim kepada perusahaan untuk ditindaklanjuti proses pemesanannya (). Keterangan spesifikasi Proyek Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini dijabarkan sebagai berikut: Tabel.6 Speseifikasi Proyek Website IT Consultant * Keterangan Waktu Biaya Perencanaan Pengerjaan Perancangan Sistem Programing Website Implementasi dengan Evaluasi Infrastruktur Hardware Software Operation System 1 tahun, 3 bulan Rp Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan konsultan TI, PT.Xinix.

17 Disaster Recovery Center (DRC) Disaster Recovery Center (DRC) merupakan suatu fasilitas dalam perusahaan yang berfungsi untuk mengambil alih fungsi suatu unit ketika terjadi gangguan serius yang menimpa satu atau beberapa unit kerja penting di perusahaan, seperti pusat penyimpanan dan pengolahan data dan informasi. Kantor Lapangan Kantor Pusat clients clients Fi ber O ptic Sw it ch K L Sw i tch KP Database Server KL Database Server KP Sw itc h Si stem D RC Backup Database Gambar. Alur Kerja Disaster Recovery Center (DRC)

18 88 Disaster Recovery Center (DRC) yang diusulkan pada perusahaan adalah dengan membangun suatu ruangan dengan sistem sekuritas yang berfungsi untuk memproteksi server terhadap bencana,dan sistem server yang akan berjalan. Sistem ini akan menjaga server backup dan memonitor database yang beroperasi. Jika ada sistem gagal ataupun sistem yang rusak, sistem DRC akan mengganti keseluruhan server yang bertugas menyimpan seluruh database kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan. Keterangan spesifikasi Proyek Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini dijabarkan sebagai berikut: Tabel.7 Speseifikasi Proyek Disaster Recovery Center (DRC) Keterangan Waktu Biaya IT Consultant** Perencanaan Pengerjaan Perancangan Sistem Perancangan Keamanan Ruangan Implementasi dengan Evaluasi Infrastruktur Hardware Software Operation System 2 tahun Rp Keterangan : Harga dan spesifikasi bedasarkan Perusahaan konsultan TI, PT.Xinix dengan menggunakan dukungan Infrastruktur Based on IBM.

19 Hand Held Tool (HHT) HHT merupakan sebuat device berbentuk seperti kalkulator besar dengan banyak tombol, tetapi device ini mempunyai operating system berbasis window. Alat ini memberikan sinyal yang diterima oleh tower yang berguna untuk mengirim atau menerima data dari database pusat. Lapangan Operasional Kantor Pusat Kantor Lapangan Gambar. Alur Kerja Jaringan Data Hand Held Tool (HHT) Ketika proses bongkar muat dilakukan dilapangan, pengupdetan data dilaksanakan secara langsung dengan HHT yang dipegang oleh karyawan yang sedang bertugas dilapangan. Pengupdatetan yang dilakukan HHT akan dikirim melalui sinyal yang nantinya ditangkap oleh tower yang berdiri dilapangan terminal peti kemas (1). Tower yang menerima data akan mengirim data yang dikirim oleh HHT dari terminal peti kemas kepada kantor lapangan melalui kabel faber optic yang tersambung menuju kantor lapangan (2). Data dikantor lapangan secara otomatis akan terupdate secara langsung, data yang sudah terupdate akan dikirim secara otomatis juga

20 90 kepada kantor pusat melalui jaringan Electronic Data Interchange (EDI) yang sudah tersedia (3). Keterangan spesifikasi Proyek Spesifikasi maupun biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini dijabarkan sebagai berikut: Tabel.8 Speseifikasi Proyek Hand Held Tool (HHT) Hardware Keterangan Waktu Biaya HHT Psion Teklogix 73 G2 ( 2 Unit ) Radio b/g,direct sequence (DS)- extended range ( 2 Unit ) Battery,1900 Mah Li-ion ( 2 Unit ) Jasa Pengembangan Aplikasi dengan sistem HHT Pembuatan Tower Koneksi Tower dengan Kantor Lapangan Pelatihan Karyawan 3 bulan Rp

21 91.6 Business Value 1. Disaster Recovery Center (DRC) Tabel.9 Business Value untuk Disaster Recovery Center (DRC) Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja. Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach) Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support) User 1 User 2 3 User 3 User User 3 Total Average Score a. Nilai Resiko Terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi : ( ) / = Ketidakpastian pendefinisian : ( ) / = 8 3. Ketidakpastian teknis : ( ) / = 9. Resiko infrastruktur : ( ) / = 8.6. Resiko teknis TI : ( ) / = Resiko investasi : ( ) / = 9 7. Resiko manajemen proyek : ( ) / = 8.8 Jumlah nilai resiko adalah : = 60

22 92 b. Biaya : Rp ,- 2. Customer Relationship Management (CRM) Tabel.10 Business Value untuk Customer Relationship Management (CRM) Perluasan Peningkatan Kerja Sam a Dengan Mitra Kerja. Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach) Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support) User 1 3 User 2 User 3 User 3 User Total Average Score a. Nilai Resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi : ( ) / = 8 2. Ketidakpastian pendefinisian : ( ) / = Ketidakpastian teknis : ( ) / = 8.. Resiko infrastruktur : ( ) / = 8.8. Resiko teknis TI : ( ) / = 9 6. Resiko investasi : ( ) / = 9

23 93 7. Resiko manajemen proyek : ( ) / = 8. Jumlah nilai resiko adalah : = 9.6 b. Biaya : Rp ,- 3. Supplier Relationship Management (SRM) Tabel.11 Business Value untuk Supplier Relationship Management (SRM) Perluasan Peningkatan Kerja Sam a Dengan Mitra Kerja. Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach) Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support) User 1 User 2 User 3 User User Total Average, Score a. Nilai Resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi : ( ) / = Ketidakpastian pendefinisian : ( ) / = Ketidakpastian teknis : ( ) / = 8.. Resiko infrastruktur : ( ) / = 8.2. Resiko teknis TI : ( ) / = Resiko investasi : ( ) / = 8.8

24 9 7. Resiko manajemen proyek :( ) / = 8.6 Jumlah nilai resiko adalah : = 8. b. Biaya : *Rp ,-. Hand Held Tool (HHT) Tabel.12 Business Value untuk Hand Held Tool (HHT) Perluasan Peningkatan Kerja Sam a Dengan Mitra Kerja. Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach) Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support) User 1 3 User 2 User 3 3 User 3 User 3 Total Average Score a. Nilai Resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi : (+++6+6) / =.2 2. Ketidakpastian pendefinisian : ( ) / =.8 3. Ketidakpastian teknis : ( ) / =.2

25 9. Resiko infrastruktur :( ) / =.8. Resiko teknis TI : (++++) / =.2 6. Resiko investasi : (++3++) / =. 7. Resiko manajemen proyek : (6++++3) / =. Jumlah nilai resiko adalah : = 32 b. Biaya :Rp ,-. Website Tabel.13 Business Value untuk Website Perluasan Peningkatan Kerja Sama Dengan Mitra Kerja. Peningkatan Produktivitas kegiatan Operasioal Peningkatan pelayanan kepada pelanggan (Customer approach) Peningkatan daya saiang fasilitas TI (Hardware support) User 1 User 2 3 User 3 User 3 User Total Average Score

26 96 a) Nilai Resiko terdiri atas : 1. Resiko proyek dan organisasi : ( ) / = Ketidakpastian pendefinisian : ( ) / = Ketidakpastian teknis : ( ) / = 7. Resiko infrastruktur : (+6+6++) / =.2. Resiko teknis TI : ( ) / = Resiko investasi : ( ) / = 8 7. Resiko manajemen proyek : ( ) / = 7 Jumlah nilai resiko adalah : b) Biaya : *Rp ,- = Kategori Portfolio Project Tabel.1 Kategori Portfolio Project Portfolio Project Nama Proyek Dampak Resiko Supplier Relationship Management (SRM) 19 8, Customer Realtionship Management (CRM) 23 9,6 Pengembangan Website 36 9,8 Biaya ( Juta Rupiah ) Portfolio 20 Strategic Disaster Recover y Center (DRC) Mandated Hand Held Tool (HHT) ,8 Factory

27 97.7 Hasil Analisa Portfolio Project.7.1 Persentase Biaya Investasi Light on dengan Investasi Project Persentase Biaya Investment 1% 9% Light - on investment Project Investment Gambar.6 Persentase Biaya Investment Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya Light on Investment atau investasi sebelumnya yang sekarang sdang berjalan adalah sebesar % dengan biaya Rp ,-. Persentase untuk Project Investment atau investasi yang diusulkan adlah sebesar % dengan biaya Rp ,-

28 Persentase Biaya Portfolio Project Persentase Biaya Proyek (dalam jutaan rupiah) 23% 7% Disaster Recovery Center (DRC) Website,CRM, dan SRM Hand Held Tool (HHT) 70% Gambar.7 Persentase Biaya Project Berdasarkan gambar dapat dilihat bahwa persentase biaya proyek Website, Customer Relationship Management (CRM), dan Supplier Relationship Management (SRM) sebesar 7% dengan biaya Rp ,-. Persentase untuk proyek Hand Held Tool (HHT) sebesar 23% dengan biaya Rp ,-. Kemudian Persentase untuk proyek Disasster Recovery Center (DRC) sebesar 70% dengan biaya Rp ,-.

29 Priorization Melakukan prioritisasi bedasarkan analisa dampak dan resiko dengan hasil sebagai berikut : Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya (dalam jutaan rupiah) Dampak Gambar.8 Bubble Analisa Dampak dan Resiko Terhadap Biaya Pada proyek dapat dilakukan oleh bagian terminal peti kemas pada PT Multi Terminal Indonesia (MTI) resiko terbesar dimiliki oleh proyek Disaster Recovery Center (DRC) dengan nilai resiko 60. Resiko terendah dimiliki oleh proyek Hand Held Tool (HHT) dengan nilai resiko 32. Sedangkan untuk dampak yang tertinggi adalah proyek Website dengan nilai 36 yang berada diatas proyek DRC dengan selisih nilai 1 poin dan dampak terendah adalah HHT dan Customer Relationship Management (CRM) dengan nilai 0.

30 Poin Website Proyek Website memiliki dampak yang paling tinggi dengan resiko yang sedang. Adapun penjelasannya yaitu : a. Dampak yang tinggi sebesar 36 poin dikarenakan proyek website berpengaruh pada peningkatan pelayanan terhadap pelanggan karena secara tidak langsung pelayanan yang baik dapat juga menunjang peningkatan jumlah pelanggan dan berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan nantinya. b. Sedangkan resiko sebesar 9.8 poin dikarenakan proyek ini sudah memiliki infrastruktur, hanya tinggal menambahkan sistim yang mendukung proyek dan melakukan penyesuaian antara insfrastruktur dengan sistim yang akan dikembangkan Poin Disaster Recovery Center (DRC) Proyek Disaster Recovery Center (DRC) memiliki dampak tertinggi kedua setelah proyek website dengan selisih nilai 1 poin dan mempunyai tingkat resiko yang paling tinggi. Adapun penjelasannya yaitu : a. Dengan dampak sebesar 3 poin, proyek ini merupakan suatu yang dibutuhkan perusahaan dalam menjaga keutuhan data yang ada, proyek ini juga merupakan solusi pengamanan jika perusahaan mendapatkan suatu kejadian yang menyebabkan kehilangan data perusahaan.

31 101 b. Tingkat resiko yang paling tinggi sebesar 60 poin, dikarenakan proyek ini menerapkan sistem yang belum pernah diterapkan sebelumnya dan juga proyek ini harus melalui proses perencanaan yang sangat matang agar dampak positif yang diberikan pada proyek bermanfaat secara maksimal dengan resiko-resiko yang telah diidentifikasi dan solusisolusi penanganan yang telah direncanakan sebelumnya Poin Customer Relationship Management (CRM) Proyek Customer Relationship Management (CRM) memiliki dampak tinggi ketiga setelah proyek Disaster Recovery Center (DRC). Adapun penjelasannya yaitu : a. Dampak tinggi sebesar 23 poin, dikarenakan proyek ini berhubungan dengan tingkat kepuasan pelanggan yang secara tidak langsung berakibat pada peningkatan keuntungan perusahaan. b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 9.6 poin dikarenakan jika sistem ini tidak berjalan seperti yang diharapkan akan berpengaruh terhadap penurunan kepuasan pelanggan yang nantinya berdampak pada penurunan produktifitas perusahaan.

32 Poin Supplier Relationship Management (SRM) Proyek Supplier Relationship Management (SRM) memiliki dampak tinggi keempat setelah proyek Customer Relationship Management (CRM). Adapun penjelasannya yaitu : a. Dampak tinggi sebesar 19 poin dikarenakan proyek ini membuat suatu komunikasi antara perusahaan dan mitra kerja menjadi lebih baik. Jika tingkat hubungan yang terjalin pada mitra kerja dapat dipelihara dengan baik maka kebutuhan operasional perusahaan yang dibutuhkan terhadap mitra kerja dapat terpenuhi secara efektif dan efisien. b. Tingkat resiko yang tinggi sebesar 8. poin dikarenakan jika hubungan yang terjalin dengan mitra kerja menjadi terganggu maka siklus dari proses bisnis perusahaan dapat berjalan tidak efektif dan operasional perusahaan juga tidak berjalan dengan baik Poin Hand Held Tool (HHT) Proyek Hand Held Tool (HHT) memiliki dampak dan tingkat resiko yang rendah dari semua proyek. Adapun penjelasannya yaitu: a. Dampak sebesar 0 poin dikarenakan, traffic bongkar muat peti kemas yang berasal dari pemesanan pelanggan belum terlalu melebihi kapasitas kemampuan perusahaan dalam menanganinya. HHT hanya

33 103 sebagai pendukung operasional perusahaan dan tidak terlalu berpengaruh terhadap perkembangan bisnis perusahan. b. Resiko yang ditimbulkan sebesar 32 poin karena proyek ini hanya membangun dua tower pada sudut lapangan dan menghubungkan ke kantor lapangan, serta mengembangkan aplikasi agar bisa disatukan dengan HHT dan training pemakaian oleh karyawan tidak membutuhkan waktu yang lama Hasil Analisa Priorization Berdasarkan analisa dampak dan resiko yang ditimbulkan dalam tiap-tiap proyek, dan juga penjelasan keduanya. Maka, tahapan implementasi proyek diurutkan sebagai berikut : 1. Proyek Disaster Recovery Center (DRC) 2. Gabungan Proyek : Pengembangan Website Relationship Management (CRM) Supplier Relationship Management (SRM)

34 10 * Ketiga Proyek tersebut digabungkan karena pekerjaan bisa dilakukan peusahaan Softwarehouse sekaligus, tetapi urutan dampak berdasarkan proyek website. 3. Hand Held Tool (HHT).8 Innovation Innovation merubah kesempatan TI menjadi strategi bisnis baru yang mendukun g arahan strategi yang sudah ada untuk menjawab kebutuhan terminal peti kemas. Perencanaan innovation dalam NIE terdiri dari empat komponen, antara lain : Business and Technology Monitoring (Apa saja perubahan yang mempengaruhi perusahaan) Berikut adalah beberapa hal yang di monitoring perusahaan untuk memperbaiki atau mengarahkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik, antara lain: Memantau pengembangan dari aplikasi yang dipakai terminal peti kemas yaitu aplikasi Container Terminal Operation System (CTOS). Aplikasi ini merupakan aplikasi tunggal yang diandalkan terminal peti kemas, oleh karena itu perkembangan yang dibutuhkan oleh aplikasi CTOS demi menyempurnakan proses kegiatan operasionalnya harus diperhatikan dengan baik karena pemantauan terhadap aplikasi dengan analisis tertentu dapat menjadi suatu nilai fatal dimasa depan dan juga menganalisis celah-celah yang membuat aplikasi tersebut menjadi kurang efektif dan efisien untuk ditindak lanjuti secara berkala.

35 10 Innovation Visioning Alternatif yang dapat mendukung bisnis baru adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan TI yang mengarah kepada otomatisasi operasional untuk memudahkan proses kegiatan baik menurunkan dan menaikkan peti kemas maupun mengatur keberadaan peti kemas itu di terminal, sebagai contoh hal ini dapat dilakukan dengan mengimplementasikan sistem Traffic Analysis of Quay Rail and Road (TRAFALQUAR) yang berguna untuk membongkar dan membuat peti kemas dari kapal, sistem Container Terimnal Simulation : TIMEsquare yang berguna untuk mengantar peti kemas dari kapal ke lapangan maupun sebaliknya dan juga mengatur keberadaan peti kemas di lapangan, dan sistem Container Terminal Optimised Logistics Simulation (CONTROLS) yang berguna untuk mengatur traffic peti kemas yang masuk maupun keluar agar berjalandengan efektif dan efisien. Semua sistem tersebut merupakan sistem yang dibuat oleh perusahaan TBA asal Belanda yang bergerak dibidang pendukung sistem Terminal Petikemas. 2. Menjalin kerjasama pada perusahaan peti kemas yang sudah berkembang lebih jauh agar dapat dilakukan studi banding terhadap terminal peti kemas yang beroperasi di Negara lain, hal ini dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran yang nantinya bisa dipraktekkan perusahaan untuk menjadi lebih baik. 3. Pelayanan dengan customer yang mencapai tingkat excellent sesuai dengan tingkat standarisasi tingkat pelayanan yang dibuat oleh perusahan itu sendiri, dimana standarisasi tersebut sudah dibandingkan dengan tingkat standar yang ada pada

36 106 perusahaan world class, hal ini dapat dilakukan dengan cara menerapkan dan mengembangkan aplikasi Customer Relationship Management (CRM). Bussiness Context and choices (Apa yang seharusnya dilakukan perusahaan) 1. Mempersiapkan dan menyediakan infrastruktur, sarana dan prasarana serta semua sumber daya yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem DRC, CRM, serta SRM. 2. Mempersiapkan dan mengembangkan fitur e-business untuk diimplementasikan pada perusahaan. 3. Menganalisa semua kebutuhan investasi baik itu kebutuhan TI maupun kebutuhan operasional dengan metode-metode tertentu yang menghasilkan suatu informasi demi memudahkan manajer dalam menentukan keputusan. Actionable Innovation (Apa yang akan kita lakukan) 1. Menerapkan sistem DRC, CRM, serta SRM dan juga sistem tersebut harus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Mengambangkan fitur pemesanan, serta pembayaran berbasis web untuk mendukung e-business perusahaan yang bertujuan mendukung arahan strategi dalam pengembangan TI secara terus menerus. 3. Penerapan Hend Held Tool yang nantinya beroperasi dilapangan untuk memenuhi kebutuhan operasional dilapangan yang nantinya akan berdampak pada kualitas pelayanan pelanggan.

37 107.9 Perencanaan Strategi Untuk mendukung investasi proyek yang diusulkan, dibutuhkan perencanaan berupa Strategic IT Plan dan Strategic IT Requirement..9.1 Strategic IT Plan Perencanaan strategi TI untuk mendukung kebutuhan TI adalah sebagai berikut: a. Menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. b. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia yang berkualitas dan berkompetensi dalam meghadapi inovasi baru. c. Meningkatkan efisiensi pembiayaan TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI secepat mungkin untuk meminimalisir adanya kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang ditetapkan. d. Mengidentifikasi pembiayaan perencanaan invesatasi untuk menghasilkan informasi mengenai pengembalian investasi tersebut (IT payoff).

38 Strategic IT Requirement Dalam IT requirement, dibuat perencanaan TI beberapa tahun kedepan untuk memperioritaskan peningkatan atau pengembangan sistem dalam mendukung arahan strategi bisnis yang ingin dicapai perusahaan. Berikut adalah strategi perencanaann TI untuk kedepan : Tahun Perencanaan penggunaan TI a. Perencanaan proses sistem CRM dan SRM b. Penyediaan kebutuhan infrastruktur maupun sumber daya manusia dalam proyek I c. Pembuatan website dengan integrasi CRM dan SRM d. Implementasi awal proyek daricrm, SRM, dan Website e. Pelatihan karyawan dalam menjalankan sistem baru a. Evaluasi dan perbaikan proyek CRM, SRM, dan Website b. Perencanaan dan persiapan pembuatan DRC II c. Penyediaan kebutuhan DRC d. Pelaksanaan pembuatan sistem DRC e. Monitoring pembangunan sistem DRC a. Implementasi penerapan sistem DRC b. Identifikasi kebutuhan-kebutuhan sistem DRC yang tidak efektif III c. Evaluasi dan pengembangan sistem DRC d. Pembanguna tower di sudut lapangan e. Menghubungkan penangkap sinyal dari tower ke kantor pusat f. Pelatihan karyawan dalam menggunakan HHT