BAB III OBJEK PENELITIAN. Gambaran Umum mengenai PT. Bumi Maestroayu

Transkripsi

1 BAB III OBJEK PENELITIAN III.1 Gambaran Umum mengenai PT. Bumi Maestroayu III.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Bumi Maestroayu merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak di bidang importir penyedia daging sapi dan juga penjualan produk daging lokal. Pada awal mula berdirinya perusahaan ini bernama PT.Pesona Hastanusa yang didirikan pada tanggal 5 April 1993, berdasarkan Akta Notaris Poerbaningsih Adi Warsito, S.H. No 47 dan disahkan Menteri Kehakiman berdasarkan SK No HT Th.94. Pada tanggal 31 Oktober 1995, berdasarkan Akta Notaris Poerbaningsih Adi Warsito, S.H. No 244 dan disahkan Menteri Kehakiman berdasarkan SK No HT TH.96. PT.Pesona Hastanusa berganti nama menjadi PT. Bumi Maestroayu. Pada waktu awal berdiri dan sampai sekarang PT. Bumi Maestroayu berlokasi di jalan Duren Tiga nomor 11 Jakarta Selatan. Jumlah karyawan yang dimiliki PT. Bumi Maestroayu kurang lebih sebanyak 80 orang. PT. Bumi Maestroayu menyediakan daging sapi yang berasal Australia dan New Zealand. PT. Bumi Maestroayu melakukan penjualan dalam jumlah kecil dan juga dalam jumlah besar. Sebagai vendor penyedia daging sapi impor, PT. Bumi Maestroayu memiliki konsumen yang berasal dari Jakarta, Bali, Balikpapan, Bandung, Banjarmasin dan Surabaya. Tujuan utama dari PT. Bumi Maestroayu adalah memberikan pelayanan yang terbaik dan memberikan produk yang berkualitas bagi para konsumen. PT. Bumi Maestroayu juga bertujuan untuk memperoleh laba yang berguna untuk keberlangsungan

2 hidup perusahaan. PT. Bumi Maestroayu juga berpartisipasi dalam menyediakan lapangan pekerjaan bagi penduduk sekitar. III.2 Visi dan Misi perusahaan III.2.1 Visi Perusahaan Visi dari PT. Bumi Maestroayu adalah menjadi perusahaan yang terkemuka dan mitra bisnis terbaik untuk produk impor daging sapi. III.2.2 Misi Perusahaan Misi dari PT. Bumi Maestroayu adalah menjadi penyedia daging impor yang berkualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen. III.3 Bidang Usaha Perusahaan PT. Bumi Maestroayu merupakan perusahaan penyedia daging sapi impor yang berasal dari Australia dan New Zealand. Kegiatan operasional PT. Bumi Maestroayu adalah membeli daging sapi impor yang berasal dari Australia dan New Zealand kemudian menyalurkan produk tersebut kepada konsumen. PT. Bumi Maestroayu menyalurkan produknya kepada konsumen lainnya seperti PT.Dua Putra Perkasa, PT.Rita Jaya Beef, PT. Citra Karya Mandiri, PT. Semesta Jaya sentosa, PT.Fedoratama Mukti Jaya, PT. Lotte Mart, PT. Soejach Bali, PT. Sari Murni. PT.Bumi Maestryo Ayu juga menyalurkan produk kepada restoran yang menyediakan menu dengan bahan dasar daging sapi diantaranya Chop Steak, Andakar, dan Hoka-Hoka Bento, dan juga restoran di Hotel Borobudur. PT. Bumi Maestroayu juga menyediakan daging langsung kepada konsumen kecil dengan membuka toko daging yang berada di jalan Duren Tiga nomor 11 Jakarta Selatan. Lokasi toko daging sama dengan kantor PT. Bumi Maestroayu. Konsumen yang

3 biasanya membeli langsung ke toko daging mulai dari ibu rumah tangga, usaha catering, usaha kantin serta penduduk sekitar. III.4 Produk Produk Produk-produk yang disediakan oleh PT. Bumi Maestroayu antara lain : Produk Impor Blade, Clod, Backrib, Brisket, Liver, Feet, heart, neck bones, rib eyes, tail, tongue root, lamb. Semua bagian sapi, bagian jeroan sapi dan juga domba. Produk Lokal Tenderloin, meat ball, ayam lokal, ayam pejantan, nugget ayam, babat, lidah sapi, peking duck, sosis sapi, ginjal, salmon, fillet gandaria, dan scallop.

4

5 III.5 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab III.5.1Stuktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN DAGANG (IMPORTIR) KOMISARIS DIREKTUR SEKRETARIS BAGIAN PEMBELIAN BAGIAN GUDANG BAGIAN AKUNTANSI & KEUANGAN BAGIAN PENJUALAN BAGIAN UMUM PENYELESAIAN DOKUMEN PENERIMAAN & PENYIMPANAN AKUNTANSI PEMASARAN PERSONALIA PENGANGKUTAN PENGIRIMAN KEUANGAN ORDER PENJUALAN SARANA & PRASARANA

6

7 III.5.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi di atas, pembagian tugas dan tanggung jawab yang ada di PT. Bumi Maestroayu yaitu : 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab dari direksi yaitu : a. Membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan. b. Mengotorisasi semua transaksi yang berkaitan dengan pembelian. c. Mengotorisasi semua transaksi yang berkaitan dengan penjualan. d. Mengotorisasi perjanjian-perjanjian pembelian maupun penjualan. e. Mengotorisasi pengeluaran-pengeluaran kas. f. Mengotorisasi laporan keuangan. g. Mengotorisasi penerimaan dan pengeluaran pegawai. 2. Sekretaris Tugas dan tanggung jawab dari sekretaris yaitu: a. Menerima surat-surat masuk baik dari intern maupun ekstern. b. Meneruskan surat tersebut kepada Direktur maupun pihak yang berkepentingan lainnya baik intern maupun ekstern. c. Menatausahakan semua surat masuk maupun surat keluar baik pihak intern maupun ekstern d. Menyiapkan surat-surat khusus untuk kepentingan Direktur. 3. Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab dari bagian gudang yaitu:

8 a. Menerima barang dan mengecek kebenaran jenis, jumlah dan kualitas barang untuk menentukan kesesuaian dengan pesanan. b. Membuat dan mengotorisasi laporan penerimaan barang. c. Mempersiapkan barang-barang yang akan dikirim kepada pelanggan. d. Membuat pembukuan pada kartu gudang terhadap barang-barang yang masuk maupun keluar. e. Melakukan stock opname terhadap barang-barang yang ada di gudang setiap 6 (enam) bulan sekali. f. Mengarsipkan dokumen-dokumen pembelian dan penjualan. 4. Bagian Akuntansi dan Keuangan Tugas dan tanggung jawab dari bagian akuntansi dan keuangan yaitu: a. Melakukan pencatatan terhadap transaksi pembelian dalam buku jurnal, buku besar dan buku pembantu. b. Melakukan pencatatan transaksi pengeluaran kas baik untuk kepentingan intern maupun ekstern dalam buku jurnal,buku besar dan buku pembantu. c. Melakukan pencatatan terhadap transaksi penerimaan kas baik untuk kepentingan intern maupun ekstern dalam buku jurnal, buku besar dan buku pembantu. d. Menerima rekening di Bank. e. Melakukan rekonsiliasi Bank setiap bulan. f. Membuat dan menandatangani laporan keuangan. g. Mengarsipkan dokumen, buku dan laporan yang berkaitan dengan pembelian dan penjualan. 5. Bagian Penjualan.

9 Tugas dan tanggung jawab dari bagian penjualan yaitu: a. Melakukan promosi dan pemasaran barang-barang. b. Mengarsipkan dan mengotorisasi surat-surat penawaran penjualan. c. Membuat dan menandatangani order penjualan. d. Mempersiapkan dan mengotorisasi Delivery Order. e. Mempersiapkan dan menandatangani faktur penjualan. f. Mengarsipkan dokumen-dokumen penjualan. III.6 Tinjauan Umum Mengenai Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Bumi Maestroayu Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh PT. Bumi Maestroayu bisa secara tunai maupun secara kredit. Penjualan secara tunai biasanya terjadi dengan konsumen kecil yang langsung membeli barang di toko daging dengan jumlah pembelian yang tidak terlalu besar.penjualan secara kredit biasanya dilakukan oleh konsumen besar yang sudah memiliki kontrak perjanjian pembelian kepada PT. Bumi Maestroayu. Adapun konsumen tetap PT. Bumi Maestroayu yaitu PT. Dua Putra Perkasa, PT. Rita Jaya Beef, PT. Citra Karya Mandiri, PT. Semesta Jaya sentosa, PT. Fedoratama Mukti Jaya, PT. Lotte Mart, PT. Soejach Bali, PT. Sari Murni. Chop steak, Andakar, dan Hoka-Hoka Bento, dan juga restoran di Hotel Borobudur. Proses pembayaran yang dapat dilakukan di PT. Bumi Maestroayu yaitu dapat secara tunai, secara kredit dan dapat juga menggunakan kartu debet. Pembayaran secara tunai, menggunakan kartu kredit dan kartu debet biasanya dilakukan di toko daging. Pembayaran secara besar biasanya dilakukan dengan melalui Bank atau via transfer.

10 III.6.1 Prosedur Operasional Penjualan PT. Bumi Maestroayu Adapun prosedur operasional penjualan yang diterapkan di PT. Bumi Maestroayu adalah sebagai berikut : 1. Pelanggan mengirimkan order pembelian kepada perusahaan melalui telepon, fax dan . Bagian penjualan menerima order pembelian dari konsumen. 2. Bagian penjualan mencatat secara manual order penjualan dari pelanggan. Setelah mencatat order penjualan, order penjualan difotocopy kemudian diberikan ke bagian gudang. 3. Untuk memeriksa persediaan stok di gudang, bagian penjualan memberikan fotocopy order penjualan kepada bagian gudang. Pemeriksaan stok dilakukan dengan koordinasi dari bagian gudang. Persediaan yang ada cukup atau tidak untuk memenuhi pemesanan. Jika tidak mencukupi maka meminta bagian pembelian untuk memesan barang ke supplier. Bagian gudang memberikan tally sheat yang berisikan persediaan yang ada di gudang. Tally sheat dibuat sebanyak 5 rangkap yang akan diberikan kepada: Lembar 1 (warna putih) : diberikan ke bagian penagihan. Lembar 2 (warna merah) : diarsipkan oleh bagian gudang. Lembar 3 (warna kuning) : diberikan ke bagian akuntansi. Lembar 4 (warna biru) Lembar 5 (warna hijau) : diberikan kepada pelanggan. : diberikan kepada bagian administrasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memeriksa persediaan: - Jenis barang yang dipesan (lokal atau impor)

11 - Kualitas barang - Kuantintas yang diminta 4. Berdasarkan informasi dari tally sheat yang sudah dibuat oleh bagian gudang, bagian penjualan akan memberikan konfirmasi kepada konsumen mengenai ketersediaan barang dan jumlah harga yang disepakati. 5. Bagian penjualan membuat sales contract berdasarkan order pembelian 3 rangkap yang akan didistribusikan ke : Lembar 1 ( warna putih ) : diberikan ke konsumen. Lembar 2 ( warna biru ) : untuk diarsipkan Lembar 3 ( warna kuning ) : diberikan ke bagian akuntansi dan keuangan. Sales contract akan diberikan kepada direktur, kemudian direktur melakukan otorisasi dan selanjutnya dikembalikan kepada bagian penjualan untuk didistribusikan. 6. Berdasasrkan tally sheat (warna hijau) yang telah diberikan oleh bagian gudang, maka bagian administrasi penjualan membuat Delivery Order sebanyak 3 rangkap yang akan didistribusikan ke: Lembar 1 ( warna putih ) Lembar 2 ( warna biru ) Lembar 3 ( warna kuning ) : dikirimkan ke bagian gudang. : untuk konsumen. : diberikan ke bagian penagihan. 7. Bagian gudang menerima Delivery Order dari bagian penjualan. 8. Setelah menyiapkan barang, bagian gudang mengirimkan barang kepada konsumen sesuai dengan pesanan. 9. Bagian gudang melakukan pembukuan ke dalam kartu gudang berdasarkan surat jalan.

12 10. Berdasarkan tally sheat (warna putih), bagian penjualan membuat invoice sebanyak 3 rangkap dan meminta otorisasi dari Direktur. Invoice sebanyak 4 rangkap didistribusikan ke: Lembar 1 (warna putih ) Lembar 2 (warna biru) Lembar 4 (warna merah) Lembar 3 (warna kuning) : diberikan kepada pembeli : untuk diarsipkan. : diberikan kepada bagian penagihan. : dikirimkan ke bagian akuntansi dan keuangan. 11. Bagian akuntansi dan keuangan menerima tembusan sales contact, delivery order, invoice dan surat jalan kemudian mengarsipnya. Membuat jurnal penjualan berdasarkan invoice dan melakukan posting ke buku besar dan buku pembantu piutang. III.6.2 Prosedur Operasional Penerimaan Kas dari Penjualan pada PT. Bumi Maestroayu Adapun prosedur operasional penerimaan kas yang diterapkan di PT. Bumi Maestroayu adalah sebagai berikut : 1. Pada saat jatuh tempo berdasarkan dokumen-dokumen pendukung penjualan maka bagian administrasi membuat surat tagihan 3 rangkap. Lembar 1 (warna putih) Lembar 2 (warna merah) Lembar 3 (warna kuning) : diberikan kepada pelanggan. : diberikan kepada bagian akuntansi. : diberikan kepada bagian penagihan untuk diarsip. 2. Bagian dari surat tagihan berserta dokumen pendukung diberikan kepada Direktur untuk ditandatangani 3. Direktur menerima surat tagihan yang dilampiri dokumen pendukung dari bagian administrasi.

13 4. Bagian administrasi menerima kembali surat tagihan yang sudah ditandatangani beserta dokumen pendukung dari Direktur. 5. Bagian administrasi mengirimkan surat tagihan lembar ke 1 kepada pembeli. 6. Kemudian penagihan akan menerima uang atau cek dari pembeli dalam hal pembelian secara tunai. Dalam hal pembayaran melalui bank menerima pemberitahuan dari bank melalui rekening Koran. 7. Berdasarkan dokumen pendukung dan surat tagihan setelah diterimannya uang atau cek atau rekening Koran maka bagian akuntansi dan keuangan melakukan pencatatan dalam jurnal penerimaan kas. III.7 Dokumen dan File yang Digunakan III.7.1 Dokumen yang Digunakan dalam Aktivitas Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Bumi Maestroayu 1. Surat Penawaran harga Surat penawaran harga adalah dokumen penawaran harga yang diberikan oleh bagian penjualan kepada pihak pelanggan. 2. Tally sheat Tally sheat merupakan daftar yang dibuat oleh bagian gudang yang berisi kuantitas, jenis dan spesifikasi barang yang akan digunakan sebagai surat jalan. 3. Sales contract Jika barang yang dipesan berdasarkan purchase order (PO) tersedia maka bagian penjualan membuat sales contract yang berisikan perjanjian penjualan kepada konsumen.

14 4. Delivery order Delivery order dibuat oleh bagian penjualan (administrasi) untuk diberikan kepada bagian gudang. Delivery order merupakan dokumen yang berisikan kuantintas dan jenis barang yang diinginkan konsumen dan digunakan untuk menyiapkan barang yang akan disiapkan oleh bagian gudang. 5. Invoice Invoice adalah lembar dokumen yang berfungsi sebagai alat penagihan kepada pelanggan berdasarkan barang yang telah diterima. 6. Kuitansi Kuitansi digunakan sebagai bukti pembayaran pada transaksi penjualan yang ditujukan kepada pelanggan. III.7.2 File yang Digunakan dalam Aktivitas Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Bumi Maestroayu 1. File transaksi penjualan File transaksi penjualan berisikan mengenai informasi produk yang dijual, terdiri dari : No. PO, Tanggal Po, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Kode Produk, Meat Item, Merek, Harga Satuan, Kuantitas, Total. 2. File pengiriman barang File pengiriman barang berisikan informasi mengenai barang yang dikirimkan kepada pelanggan yang terdiri dari : Kode Produk, Meat Item, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Tanggal Pengiriman, Kuantitas, Merek, No. surat Jalan.

15 3. File persediaan Berisikan mengenai jumlah persediaan barang yang ada di gudang terdiri dari : Meat Item, Brand, Stock_Awal, Barang Masuk, Barang Keluar, Container, Stock Akhir. 4. File transaksi piutang dagang File transaksi piutang dagang terdiri dari: Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Tanggal Invoice, No. Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Jumlah Piutang, Total Piutang. 5. File master pelanggan File master pelanggan berisikan mengenai data pelanggan yang dimiliki oleh PT. Bumi Maestroayu. File master pelanggan terdiri dari : Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, No. Telepon. 6. File transaksi penerimaan kas File transaksi penerimaan kas berisikan informasi mengenai penerimaan kas yang diperoleh. File transaksi penerimaan kas terdiri dari: No. PO, Tanggal PO, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Total, Keterangan. 7. File invoice File invoice berisikan mengenai invoice pelanggan, file ini terdiri dari : No. invoice, Tanggal invoice, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Telepon Pelanggan, Kode Barang, meat item, Kuantitas, Harga Satuan, Jumlah, Total. 8. File retur barang File retur barang berisi mengenai informasi pengembalian barang yang dilakukan oleh pelanggan. File retur barang terdiri dari: No. Invoice, Tanggal Retur, Nama Pelanggan, Meat Item, Brand.