MACAM-MACAM SURAT NIAGA

Transkripsi

1 MACAM-MACAM SURAT NIAGA a. Surat perkenalan Surat yang isinya memperkenalkan hasil produk suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli. Surat ini juga disebut sebagai surat promosi. Jakarta 10 November 2014 Nomor : 255/IM/V/11/14 Lampiran : - Hal : Perkenalan Produk Kepada Yth Bapak/Ibu Pemilik Toko ABC di Banda Aceh Dengan Hormat, PT. INGIN MAJU Jln. Kurang Sempit No. 10b Jakarta Telp: (021) PT. INGIN MAJU adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang komputer. Perusahaan tersebut telah berdiri sejak tahun 1998, dan saat ini telah memiliki 75 cabang di seluruh wilayah Indonesia. Begitu juga dengan produk-produknya sudah mendapatkan beberapa penghargaan dan sertifikat resmi dari perusahaan luar negeri seperti Microsoft, Oracle, Adobe. PT. INGIN MAJU menyediakan Hardware maupun Software,yang sudah dilengkapi dengan teknologi terbaru. Kami selaku penyalur dari PT INGIN MAJU akan memperkenalkan barang-barang sebagai berikut: 1. Komputer Pentium I, Memori 32, Hardisk 5.0 Keunggulan : Sangat cocok untuk mengerjakan tugas perkantoran khususnya untuk mengetik dan menyimpan dokumen dalam skala kecil. Hemat biaya dan listrik. 2. Komputer Pentium II, Memori 128, Hardisk 10.0 Keunggulan : Memiliki daya kerja processor lebih cepat, dan spesifikasinya dapat di upgrade. 3. Komputer Pentium III, Memori 256, Hardisk 20.0 Keunggulan : Memiliki kapasitas memori yang memadai untuk mendukung Multitasking System. 4. Komputer Pentium IV, Memori 512, Hardisk 80.0 Keunggulan : Merupakan generasi terakhir dari Pentium, mendukung Multitasking System dan mampu menyimpan banyak program aplikasi dan spesifikasinya dapat diupgrade sesuai keinginan user. 5. Printer EPSON LX300 dot Matrix Keunggulan : Printer dengan teknologi Matrix yang mampu untuk menyetak dokumen dalamwaktu yang singkat. Begitu juga dengan catrigde-nya yang dapat diupgrade sehingga dapat menghemat penggunaan tinta. Demikian surat ini kami sampaikan, jika Bapak berminat kami siap untuk menyediakan produk-produk tersebut. Atas kerjasama dan perhatian dari bapak kami ucapkan terimakasih. Hormat Kami, Kabag Pemasaran

2 b. Surat permintaan penawaran Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan. Banda Aceh, 09 Februari 2015 No: 35/W/ 2015 Hal: Permohonan Penawaran Kepada Yth. PT. Surya Kencana Jl Belok Kanan No. 44 Jakarta Selatan PT. INGIN MAJU Jln. Kurang Sempit No. 10b Jakarta Telp: (021) Terkait dengan surat perkenalan produk dari Bapak pada tanggal 02 Februari 2015 kepada perusahaan kami, kami cukup tertarik untuk membeli dan apabila memungkinkan kami menghendaki menjadi agen penjualan produk perusahaan Bapak di daerah Banda Aceh. Untuk kepentingan tersebut mohon kiranya Bapak mengirimkan teknik pembelian lengkap dengan cara pelunasan pembayaran. Proses pemesanan akan langsung kami kerjakan setelah surat yang isinya langkah pengiriman dan pembelian produk tersebut. Demikian surat permohonan penawaran ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Direktur PT. Ingin Maju

3 c. Surat penawaran Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa. Surat penawaran ada 2 macam, yaitu 1. Penawaran atas inisiatif penjual yang mempunyai kedudukan lemah, karena surat tersebut belum tentu diharapkan oleh calon pembeli. 2. Penawaran sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, yang isinya terikat dan terbatas hanya pada menerangkan hal-hal yang ditanya oleh calon pembeli. Surabaya, 30 April 2015 Kepada Yth CV. ANUGERAH SEJAHTERA Di- Medan Nomor : 045/LTR/2015 Hal : Penawaran Barang Lamp. : 1 Berkas Dengan Hormat, PT LESTARI Jln. Mangga Dua Raya No. 12 Jakarta Telp. (021) Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. LESTARI, dengan alamat di Jln. Sekar Sari No. 34 Medan. Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang distributor properti rumah tangga dan telah bekerja sama dengan berbagai toko dan perusahaan yang bergerak dibidang properti. Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, CV. ANUGERAH SEJAHTERA adalah perusahaan yang menjual berbagai macam properti yang sedang berkembang pesat dan membutuhkan pasokan properti dengan harga yang bersaing. Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk menjadi pemasok properti untuk perusahaan dan toko-toko yang bapak kelola. Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Sebagai bahan perbandingan, silahkan bapak lihat di lampiran yang berisikan daftar harga produk properti yang kami sediakan. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut. Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih. PT. Lestari Ikram Syahputra Manager Marketing

4 d. Surat pesanan Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga. Surat pesanan harus menyebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuatu yang menyangkut pesanan, yaitu: 1) Banyaknya pesan 2) Cara pembayaran 3) Nama, jenis, tipe dan ciri-ciri lain barang yang dipesan 4) Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki 5) Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan. 17 April 2014 Nomor: 255/IM/IV/2014 Lampiran: - Hal: Pesanan Barang Elektronik Kepada PT. Elektronik Maju Jln. Buntu No. 202 Jakarta CV. Ingin Maju Jln. Ketapang No. 10a Banda Aceh Dengan Hormat, Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut: Unit Kulkas Unit Mesin Cuci Unit TV Unit Kipas Angin 5. 5 Unit AC Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik. Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Ruslan (Direktur)

5 e. Surat konfirmasi pesanan Surat yang dibuat oleh penjual untuk memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut. PT. MUTIARA CEMERLANG Peralatan dan Mesin Kantor Dr. Sumeru No. 59 Bogor 16610, Ph. (0251) , Fax. (0251) No. : 021/GK/K/II/ Februari 2013 Hal : Konfirmasi Surat Pesanan No. 82/Order/XI/2012 PT Naratama Persada Jln. Pahlawan No. 19 Karawang Terima kasih atas pesanan Saudara pada tanggal 28 Januari 2013 melalui telepon. Melalui surat ini kami konfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan: No. Deskripsi Jumlah Unit Harga (Rp.) 1. Bi-Silque Combination Board Rp ,00 2. Panasonic phone KX-820 Single Line White Rp ,00 3 La toya Computer Table Rp ,00 TOTAL Rp ,00 Terbilang Pembayaran Penyerahan : Empat juta delapan ratus ribu rupiah : Cash on delivery : Franco gudang pembeli Setelah surat ini Saudara tanda tangani, mohon lembar aslinya diserahkan kepada kami. Disetujui oleh pemesan Jamilah Jamidong M. Faniial, MCK Direktur

6 f. Surat penolakan pesanan Surat penolakan pesanan dibuat apabila terjadi pemesanan barang/jasa yang tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan pesanan, jangan sampai pemesanan menunggu terlalu lama. Alasan penjual menolak pesanan, yaitu: 1) Persediaan barang yang dipesan tidak mencukupi atau barannya sudah habis 2) Tidak adanya kecocokan antara penjual dengan pembeli mengenai cara pembayaran atau cara penyerahan barang 3) Terjadinya kenaikan harga PT. SUMBER ABADI Jl.Kebumen No. 40 Cirebon Telp (021) Nomor : 050/SA/lV/ April 2014 Yth,Manager Perbekalan PT. Nusa Indah Jl. Hayam Wuruk No. 04 Bandung Perihal : Penolakan pesanan Terima kasih kami sampaikan atas surat pesanan Saudara pada tanggal 04 April 2014 dengan No. 054/NI/lV/2014, yang berisi pesanan 10 komputer merk Toshiba dengan pembayaran yang akan dilakukan secara cash on delivery. Untuk Saudara ketahui, bahwa persediaan barang untuk komputer merk Toshiba diperusahaan kami saat ini sedang tidak tersedia, kemungkinan barang tersebut akan tersedia kembali pada tanggal 20 April 2014, maka dengan sangat menyesal pesanan saudara tidak dapat kami penuhi atau dengan kata lain, kami tolak. Kaami yakin Saudara dapat memahami alasan tersebut.atas penolakan ini kami mohon maaf dan untuk perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, PT. Sumber Abadi Arfani Dira, SE Direktur

7 g. Surat pengiriman pesanan surat pengiriman pesanan adalah surat yang dikirim oleh penjual yag isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pemesan sudah diterima. Surat pengiriman pesanan barang berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan keteranngan keterangan berikut: 1. barang yang akan dikirim tersebut berdasarkan order yang sama 2. Jenis barang apa saja yang dikirim 3. Berapa jumlah barang yang dikirim 4. Cara pengangkutan 5. Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan PT WIRATAMA (Penjualan Alat Transportasi) Jl. Palapa No. 25 Jakarta Telp Nomor: 211/W/V/ Mei 2015 Hal : Pengiriman 15 unit Honda Jazz Sport Warna Merah Lamp : 6 Lembar Dokumen Kepada PT Nusa Dua Jl. Borneo No. 16 surabaya Telp Berdasarkan Pesanan Saudara Nomor: 290/ND/IV/2015 Tanggal 30 April 2015 tentang Pesanan 15 unit Honda Jazz Sport Warna Merah dengan faktur No. 201/V/2015 telah Kami Kirim Mulai hari ini dengan (Via Udara). Kami telah mengemas 15 unit Honda jazz sport dalam Box yang Kuat dan Aman dan pengiriman telah dipenuhi sesuai permintaan Saudara. Kami ingin pembayaran dilakukan secara Cash On Delivery Melalui Kwitansi Bank Sinarmas yang terlampir. Adapun Kami Lampirkan dokumen berupa 1 lembar AWB, 1 lembar Packing List, 3 lembar Faktur, 2 lembar kuwitansi Bank Sinarmas, Pertanggung Asuransi, dan Surat Pengantar Barang. Pengiriman Barang Paling Lambat Akan Tiba diperusahaan Saudara pada tanggal 16 Mei Demikian ini Kami Sampaikan, Atas kerja sama yang baik Kami mengucapkan Terima kasih. Hormat Kami, PT WIRATAMA Rina Nursafitri Manajer Gudang

8 h. Surat pengaduan/penuntutan Surat pengaduan (klaim) adalah surat pemberitahuan untk penjual yang dibuat oleh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterima dengan barang yang dipesan dan disertai juga denga tuntutan dan penyelesaiannya. 25 Maret 2015 Nomor : 35/IM/IV/2015 Kepada PT Elektronik Maju Jln. Buntu No. 202 Jakarta TOKO INGIN MAJU Jln. Ketapang No. 10a Banda Aceh Hal Lamp : Pengaduan Kerusakan Barang : 1 (satu) lembar faktur Barang pesanan dari Saudara yang berupa : Unit Kulkas Unit Mesin Cuci Unit TV Unit Kipas Angin 5. 5 Unit AC Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih. Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual. Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut. Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih. TOKO INGIN MAJU IKHSAN Pemilik

9 i. Surat pengiriman pembayaran Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan. CV. INGIN MAJU Jalan Ketapang No. 10a Banda Aceh Nomor: 210/EM/IV/ April 2015 Kepada PT. ELEKTRONIK MAJU Jalan Buntu No. 202 Jakarta Pusat Hal : Pengiriman Pembayaran Lampiran : Bukti Pengiriman Pembayaran Kami beritahukan bahwa kiriman barang Saudara tanggal 25 April 2015 telah kami terima dengan baik. Kami sangat senang atas pelayanan yang Saudara berikan. Sesuai dengan persetujuan bahwa total pembayaran barang yaitu sebesar Rp ,00 (Tujuh puluh juta rupiah). Kami kirimkan Rp ,00 (Lima puluh juta rupiah) melalui Bank BRI Cabang Jakarta Pusat. Sisanya sebesar Rp ,00 (Dua puluh juta rupiah) akan kami lunasi pada tanggal 4 Mei Bersama ini pula kami lampirkan bukti pembayaran. Atas perhatian dan pelayanan baik dari Saudara kami ucapkan terimakasih. Hormat kami CV. INGIN MAJU IKHSAN Kabag. Keuangan

10 j. Surat penagihan Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai denga perjanjian. 20 Mei 2015 Nomor : 203/EM/V/2015 Lamp : Faktur Hal : Penagihan Pembayaran Kepada CV. Ingin Maju Jl. Ketapang No. 10a Banda Aceh PT. ELEKTRONIK MAJU Jl. Buntu No.202 Jakarta Pusat Bersama ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan kami, bapak masih memilki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp (Dua Puluh Juta Rupiah) sesuai faktur No.210/EM/IV/2015 yang salinanya kami sertakan sebagai lampiran surat ini. Mengingat saat ini telah 5 bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya, maka dengan ini kami sangat berharap bapak akan segera melunasinya. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih PT. ELEKTRONIK MAJU IKRAM SYAHPUTRA, SE Manager Keuangan