BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA

Transkripsi

1 132 BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA 3.1 Pembatasan Area Bisnis Secara umum struktur organisasi dari perusahaan operating lease alat-alat berat terbagi menjadi tiga divisi, yaitu divisi pemasaran, divisi keuangan, dan divisi operasional. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya sehari-hari, bagian atau divisi yang ada di perusahaan operating lease alat-alat berat tersebut menjalankan berbagai proses yang berbeda-beda sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing. Proses bisnis itu juga melibatkan penyewa. Penjelasan secara umum sebagai berikut : 1. Penyewa Merupakan pihak yang menyewa alat, pihak yang memiliki hak penggunaan alat selama jangka waktu tertentu, pihak yang berkewajiban membayar uang sewa, dan mengembalikan alat pada akhir periode yang telah ditetapkan terlebih dahulu, menjalani proses sebagai berikut : a. Pemesanan Tahap ini penyewa menentukan jenis alat berat, merk alat berat, jangka waktu sewa, dan lokasi penggunaan alat berat kepada pihak pemilik alat yang diwakili oleh divisi pemasaran. b. Penggunaan alat Saat alat berat tiba di lokasi pekerjaan, maka penyewa memiliki hak penggunaan alat sesuai dengan jam kerja alat yang telah ditetapkan pada

2 133 Surat Kontrak. Penyewa tidak memiliki hak untuk memindahtangankan alat berat yang disewa kepada pihak lain. c. Pembayaran Tahap ini penyewa berkewajiban mengembalikan alat berat yang disewa dan melunasi sisa pembayaran harga sewa alat kepada pihak pemilik alat. Jika penyewa tidak dapat melunasi, maka penyewa harus membayar denda terhadap tunggakan uang sewa sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang berlaku di dalam Surat Kontrak yang telah disetujui kedua belah pihak. 2. Divisi pemasaran Divisi ini bertanggung jawab atas penerimaan dan pengiriman alat yang dipesan penyewa, memperbaharui kontrak, serta membuat laporan pemakaian alat yang disewa. Proses yang dijalani sebagai berikut: a. Penerimaan pesanan Tahap ini tidak terlepas dari penentuan jenis alat berat, negosiasi harga, dan lokasi penggunaan alat dengan penyewa. Urusan administrasi sewa menyewa harus dipenuhi oleh kedua belah pihak agar transaksi dapat berjalan dengan lancar dan jelas. Setelah tercapai kesepakatan antara kedua belah pihak dan urusan administrasi telah terpenuhi, maka divisi pemasaran akan membuat Surat Kontrak, Faktur, Surat Jalan, dan Kwitansi. b. Pengiriman alat

3 134 Tahap ini memberikan otorisasi kepada divisi operasional untuk mengirimkan alat berat yang dipesan ke penyewa dengan Surat Jalan sebagai dokumen pendukung. c. Pada akhir kontrak Penyewa dapat melanjutkan memakai alat dengan memperbaharui kontrak atau mengembalikan alat jika ingin mengakhiri masa kontrak dengan perusahaan. Divisi pemasaran akan membuat laporan pemakaian alat yang disewa jika masa sewa telah berakhir. d. Penerimaan alat kembali Divisi pemasaran mencatat alat berat yang telah dikembalikan oleh penyewa setelah masa sewa alat berat berakhir ke agenda alat-alat yang tersedia. Jika alat berat tersebut sudah dipesan oleh penyewa lainnya, maka alat berat tersebut langsung dikirim dari lokasi penggunaan alat sebelumnya ke lokasi penggunaan alat berikutnya. 3. Divisi keuangan Divisi ini bertanggung jawab dalam menangani pembayaran piutang penyewa dan melakukan penagihan terhadap piutang jatuh tempo, membuat laporan pendapatan, laporan penerimaan kas, dan laporan piutang ke manajer. Proses yang dijalani adalah sebagai berikut : a. Penagihan terhadap piutang jatuh tempo Tahap ini diawali dengan mengecek piutang yang akan jatuh tempo pada buku piutang, kemudian melakukan penagihan dengan menggunakan Surat Tagihan sebagai dokumen pendukung ke penyewa. b. Membuat laporan yang dibutuhkan

4 135 Setiap akhir bulan dibuat laporan pendapatan, laporan penerimaan kas, dan laporan piutang untuk manajer. 4. Divisi operasional Divisi ini bertanggung jawab mengoperasikan alat berat yang disewa oleh penyewa dan menerima pengembalian alat berat. 3.2 Proses Bisnis yang ada dalam Area Bisnis Berdasarkan analisis yang dilakukan pada pembatasan area bisnis perusahaan operating lease alat-alat berat di atas, maka diperlukan penjelasan lebih rinci dari beberapa proses yang dinilai penting dalam sewa menyewa alatalat berat, yaitu proses penerimaan pesanan, pengiriman pesanan, penagihan piutang, dan penerimaan kas Prosedur Penerimaan Pesanan Prosedur penerimaan pesanan yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai berikut : Penyewa 1 Memesan alat Konfirmasi alat dan tarif sewa 4 Divisi Pemasaran Cek status penyewa Cek piutang penyewa Cek ketersediaan alat Buku Penyewa Buku Piutang Agenda alatalat yang tersedia Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Pesanan

5 136 Divisi pemasaran menerima pesanan alat berat dari penyewa atau perantara baik melalui telepon maupun yang datang langsung ke perusahaan. Kemudian divisi pemasaran mengecek status penyewa pada buku penyewa. a. Jika status penyewa adalah perorangan dan belum pernah menyewa, maka akan dimintai data, seperti nomor KTP, nama lengkap, alamat, nomor telepon, nomor fax, nama bank, nomor rekening, dan lainlain. Jika status penyewa adalah perusahaan dan belum pernah menyewa, maka akan dimintai data, seperti nomor NPWP, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, nama bank, nomor rekening, dan lain-lain. b. Sebaliknya, jika penyewa (baik perorangan maupun perusahaan) pernah menyewa, maka akan dicek piutang penyewa pada buku piutang. Apabila masih ada piutang jatuh tempo yang belum dibayar, maka penyewa diwajibkan menyelesaikan pembayarannya sebelum melakukan transaksi berikutnya. Divisi pemasaran mengecek ketersediaan alat berat di agenda alat-alat yang tersedia berdasarkan pesanan penyewa. Jika status alat tersedia maka divisi pemasaran segera melakukan konfirmasi tarif sewa, jangka waktu sewa, lokasi penggunaan alat, dan kondisi infrastruktur tanah ke penyewa. Sebaliknya, jika alat tidak tersedia, maka penyewa diberikan beberapa

6 137 alternatif, seperti menyewa alat sejenis lainnya yang bisa digunakan atau menunggu alat yang ingin disewa habis masa sewanya Prosedur Pengiriman Alat Prosedur pengiriman alat yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai berikut : Penyewa Mengirim SPK Mengirim Surat Kontrak Menyetujui isi kontrak dan membayar DP Mengirim Kwitansi Buku Penyewa Divisi Pemasaran 6 Mengirim Faktur dan Surat Jalan 2 Membuat Surat Kontrak Surat Kontrak Mengirim Faktur, Surat Jalan, operator dan alat yang disewa 7 CAT Alat yg disewa Divisi Operasional Gambar 3.2 Prosedur Pengiriman Alat Setelah terjadi kesepakatan antara penyewa dan divisi pemasaran, maka penyewa akan mengirimkan Surat Permintaan Kerja (SPK) yang telah ditandatangani ke divisi pemasaran jika dibutuhkan. Divisi pemasaran membuat Surat Kontrak sebanyak 2 rangkap berdasarkan SPK yang diterima dari penyewa, di mana Surat Kontrak rangkap ke-1 untuk pihak pemilik alat dan Surat Kontrak rangkap ke-2 untuk pihak penyewa.

7 138 Surat Kontrak tersebut berisi identitas perusahaan pemilik alat, identitas penyewa, beberapa pasal yang mengatur persyaratan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku di dalam perjanjian sewa menyewa alat-alat berat, seperti tarif sewa, jam kerja, pengangkutan/mobilisasi, biaya operasi, keamanan, keselamatan kerja, pemeliharaan, perpanjangan sewa, sanksi, dan resiko yang harus ditanggung oleh masing-masing pihak. Apabila isi dari Surat Kontrak tersebut disetujui oleh penyewa, maka penyewa yang datang langsung ke perusahaan untuk memesan alat dapat menandatanganinya di tempat. Sebaliknya, Surat Kontrak akan dikirim ke penyewa untuk ditandatangani jika pemesanan dilakukan melalui telepon. Penyewa yang telah menandatangani Surat Kontrak diwajibkan untuk membayar uang muka (down payment) atau membayar secara penuh tarif sewa sesuai dengan isi dari Surat Kontrak. Pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan cek/giro, transfer antar bank, dan cash. Divisi pemasaran akan membuat kwitansi untuk penyewa sebagai tanda bukti atas setiap pembayaran yang telah dilakukan. Lalu melaporkan dan menyerahkan pembayaran tersebut ke divisi keuangan. Divisi pemasaran membuat Faktur sebanyak 3 rangkap, dimana : Faktur rangkap ke-1 untuk penyewa Faktur rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran Faktur rangkap ke-3 untuk arsip divisi keuangan Lalu divisi pemasaran membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 2 rangkap setelah menerima pembayaran uang muka dari penyewa, dimana :

8 139 SJ rangkap ke-1 untuk divisi operasional SJ rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran Faktur rangkap ke-1, Surat Jalan sebanyak 2 rangkap, operator, dan alat yang disewa diserahkan sopir ke penyewa. Surat Jalan yang telah ditandantangani penyewa membuktikan bahwa alat yang dipesan telah diterima oleh penyewa. Surat Jalan rangkap ke-1 yang telah ditandatangani penyewa akan diserahkan oleh sopir ke divisi operasional dan Surat Jalan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran untuk diarsip secara permanen berdasarkan nomor Prosedur Penagihan Piutang berikut : Prosedur penagihan piutang yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai 1 Cek piutang jatuh tempo Divisi Keuangan 2 Menyerahkan Surat Tagihan Buku Piutang 3 Menagih ke penyewa Penyewa $ $ Penagih Gambar 3.3 Prosedur Penagihan Piutang Divisi keuangan mengecek piutang yang akan jatuh tempo pada buku piutang, kemudian membuat Surat Tagihan sebanyak 3 rangkap, di mana :

9 140 Surat Tagihan rangkap ke-1 untuk penyewa Surat Tagihan rangkap ke-2 untuk divisi pemasaran Surat Tagihan rangkap ke-3 untuk divisi akuntansi Penyewa menandatangani Surat Tagihan setelah melunasi sisa pembayaran. Surat Tagihan rangkap ke-1 diserahkan ke penyewa dan Surat Tagihan rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 diserahkan ke divisi keuangan oleh penagih. Apabila penagihan terhadap piutang yang telah jatuh tempo tidak berhasil, maka Surat Tagihan tersebut akan disimpan kembali oleh divisi keuangan dan penagihan akan terus dilakukan sampai pembayaran dilunasi seluruhnya Prosedur Penerimaan Kas berikut : Prosedur penerimaan kas yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai Membuat dan menyerahkan kwitansi Penyewa 1 2 Menyerahkan cek/giro, bukti tranfer,atau cash Menyerahkan Surat Tagihan rangkap ke-1 3 $ $ Penagih 5 Menyerahkan pembayaran dan Surat Tagihan Divisi Pemasaran 4 Menyerahkan Surat Tagihan rangkap ke-2 Divisi Keuangan 4 Menyerahkan Surat Tagihan rangkap ke-3 6 Divisi Akuntansi Mengurangi piutang penyewa Buku Piutang Gambar 3.4 Prosedur Penerimaan Kas

10 141 Setelah menerima sisa pembayaran dari penyewa baik berupa cash, cek/giro, atau melalui tranfer, maka penagih menyerahkan bukti pembayaran tersebut beserta Surat Tagihan rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 ke divisi keuangan. Setelah divisi keuangan melakukan pengecekan untuk memastikan cek/giro telah cair atau pembayaran telah masuk ke rekening perusahaan, maka Surat Tagihan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran sebagai dokumen sumber untuk membuat kwitansi kepada penyewa, sedangkan Surat Tagihan rangkap ke-3 diserahkan ke divisi akuntansi. Divisi akuntansi melakukan pencatatan pada buku piutang dan melakukan penjurnalan penerimaan kas berdasarkan Surat Tagihan rangkap ke-3 yang diterima dari divisi keuangan. Lalu, Surat Tagihan rangkap ke-3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor. 3.3 Dokumen dan Laporan yang Diperlukan Dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan transaksi operating lease alat-alat berat adalah : 1. Surat Kontrak Surat Kontrak dibuat oleh divisi pemasaran sebagai pernyataan persetujuan untuk melakukan perjanjian sewa menyewa alat berat antara pihak pemilik alat dan pihak penyewa alat, serta tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh kedua belah pihak. Surat Kontrak rangkap ke-1 untuk pihak pemilik alat dan Surat Kontrak rangkap ke-2 diserahkan ke pihak penyewa.

11 142 PERJANJIAN SEWA MENYEWA ALAT-ALAT BERAT Nomor : Tanggal : 1. Nama : Alamat : Telepon : Jabatan : 2. Nama : Alamat : No. KTP : Telepon : Jabatan : PASAL 1 PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA masing-masing bertindak sebagaimana di atas, yang satu dengan yang lain telah saling setuju untuk dan dengan ini membuat perjanjian sewa-menyewa alat tersebut di dalam lampiran dengan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan tersebut di bawah : 1. Jenis Alat yang disewa : Excavator Merk,type, no.serie : Kobelco SK 100 LC Jumlah Alat : 3 unit Tempat, lokasi penggunaan alat : Proyek Pembersihan kali Jakarta Utara Penggunaan alat untuk : Loading sampah Tarif sewa tetap dengan fuel : Rp /jam x 200jam x 3 = Rp Mobilisasi/Demobilisasi = Rp PPN 10% = Rp Rp Jenis Alat yang disewa : Loader Merk,type, no.serie : Komatsu Jumlah Alat : 2 unit Tempat, lokasi penggunaan alat : Proyek Pembersihan kali Jakarta Utara Penggunaan alat untuk : Meratakan tanah Tarif sewa tetap dengan fuel : Rp /jam x200jam x 2 = Rp Mobilisasi/Demobilisasi = Rp PPN 10% = Rp Rp Rp Terbilang : Seratus delapan puluh enam juta enam ratus lima puluh ribu rupiah. Cara Pembayaran : Dilakukan setelah selesai pekerjaan Tanggal Penyewaan alat : 01/01 s/d 30/04/06 Maximum operating hours : 7(tujuh) jam / hari (dari jam s/d 17.00) Asuransi : PIHAK KEDUA Tanggungan Penyewa : Uang makan operator Alat Excavator tersebut ditaksir dengan harga pasaran Alat Loader tersebut ditaksir dengan harga pasaran Rp /unit Rp /unit

12 143 Perjanjian ini dapat diperpanjang dengan dibuat perjanjian secara tertulis : Di kantor perusahaan setempat. PASAL 2 HARGA SEWA DAN JAM KERJA 1. Harga sewa alat berat excavator tersebut Rp / jam. 2. Harga sewa alat berat loader tersebut Rp /jam. 3. Jumlah jam kerja yang ditetapkan minimum 200 jam (30hari) dan uang sewa minimum tersebut dibayar oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA pada waktu surat perjanjian ini ditanda tangani oleh kedua belah pihak. 4. Kelebihan operasi jam kerja dihitung berdasarkan catatan buku operasi harian yang wajib dibuat oleh PIHAK KEDUA berdasarkan operation hour dan ditandatangani oleh petugas PIHAK KEDUA dan PIHAK PERTAMA yaitu selisih jumlah jam kerja yang dicatat dikurangi dengan standar jumlah jam kerja yang telah ditetapkan. 5. Tarif sewa yang dimaksud di atas tidak termasuk segala jenis pajak. PASAL 3 PERPANJANGAN SEWA 1. Jangka waktu sewa dapat diperpanjang dengan ketentuan bahwa perpanjangan sewa alat tersebut minimal 100 jam kerja dan yang sewa tersebut minimal 100 jam untuk jangka waktu perpanjangan alat tersebut dibayar sekaligus oleh PIHAK KEDUA sehari sebelum jangka waktu sewa yang terdahulu berakhir. 2. Perpanjangan jangka waktu sewa harus disampaikan secara tertulis oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA 7 (tujuh) hari sebelum jangka waktu sewa terdahulu berakhir dan untuk perpanjangan sewa tersebut tidak diperlukan surat perjanjian sewa-menyewa baru tetapi sudah cukup dengan surat permintaan perpanjangan sewa oleh PIHAK KEDUA ditambah dengan kwitansi pembayaran perpanjangan sewa dan dengan demikian surat perjanjian sewa-menyewa yang telah ada dinyatakan tetap berlaku sebagaimana mestinya. 3. Perpanjangan sewa hanya dapat dilaksanakan setelah pembayaran sebelumnya telah dilunasi seluruhnya oleh PIHAK KEDUA dan kepada PIHAK PERTAMA. PASAL 4 PENGANGKUTAN Pengangkutan alat-alat berat yang disewakan dan semua biaya yang diperlukan dari tempat penyimpanan ke lokasi pekerjaan dan sebaliknya dilaksanakan oleh dan atas beban PIHAK KEDUA. PASAL 5 BIAYA OPERASI PIHAK PERTAMA : menyediakan operator, bahan pelumas dan minyak pelumas. PIHAK KEDUA : menyediakan dengan biaya sendiri : bahan bakar, pemondokkan, uang makan dan uang saku operator dan tugas lainnya yang diperlukan. PASAL 6 KEAMANAN 1. Terhitung mulai saat alat-alat berat tiba di lokasi pekerjaan dan diserahkan kepada PIHAK KEDUA, keamanan dan keselamatan alat-alat berat dan operator menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA.

13 PIHAK KEDUA tidak boleh memindahtangankan alat-alat berat yang disewanya seperti : dijual, digadai, disewakan, dipinjamkan, dijaminkan dan sebagainya berupa apapun kepada pihak ketiga yang berakibat pihak ketiga mempunyai sesuatu hak atau kepentingan atas alat-alat tersebut. 3. Apabila terjadi kecurian, hilang / rusak atau sabotase karena kesalahan atau kelalaian PIHAK KEDUA, maka PIHAK KEDUA harus mengganti alat-alat yang hilang atau rusak tersebut beserta biaya pemasangan, perbaikannya dan mengganti jam kerja yang hilang selama alat-alat tersebut tidak dapat dipergunakan yaitu dihitung 7 (tujuh) jam setiap hari. 4. PIHAK KEDUA tidak boleh memindahkan alat-alat tersebut ke lokasi lain selain dari yang telah ditentukan dalam perjanjian ini tanpa seizin tertulis PIHAK PERTAMA, kecuali dalam hal force majeour. 5. Kerusakan pada alat-alat berat, baik besar maupun kecil menjadi tanggung jawab PIHAK PERTAMA kecuali dalam hal tersebut dalam pasal 6 ayat 3 di atas. PASAL 7 KESELAMATAN KERJA 1. PIHAK KEDUA wajib melakukan usaha-usaha agar terjamin keselamatan kerja di lingkungannya, menyediakan alat-alat pengamanan dan obat-obatan (P3K). 2. Apabila terjadi kecelakaan terhadap tenaga kerja tersebut, maka semua biaya pengobatan, perawatan dan santunan serta urusan dengan pihak yang berwajib ditanggung PIHAK KEDUA. 3. PIHAK KEDUA wajib untuk memberikan perlindungan terhadap operator dengan asuransi kecelakaan kerja (ASTEK) di lingkungan proyek, apabila proyek tersebut memakan waktu pelaksanaan lebih dari 1 (satu) bulan. PASAL 8 PEMELIHARAAN 1. PIHAK PERTAMA wajib menyerahkan alat-alat yang disewakan kepada PIHAK KEDUA dalam keadaan jalan baik (running well). 2. PIHAK PERTAMA wajib melakukan pemeliharaan dan perbaikan sehari-hari agar alat-alat berat dapat beroperasi sebagaimana mestinya. 3. PIHAK PERTAMA atau orang yang ditunjuk olehnya, berhak seriap waktu melihat dan memeriksa alat-alat berat di mana pun alat tersebut berada. 4. PIHAK PERTAMA dan operator yang ditunjuk olehnya berhak memberhentikan alat-alat tersebut mengingat medan operasinya. 5. PIHAK KEDUA wajib menjaga dan memelihara dengan baik alat-alat berat yang disewanya. 6. PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan dengan bentuk dan cara apapun juga menutup, merubah pelatpelat, nomor-nomor, tanda-tanda pengenal ataupun nama-nama dari alat-alat tersebut ataupun membongkar dan melepas dan memindahkan bagian-bagian dari alat-alat tersebut. PASAL 9 SANKSI DAN RESIKO 1. PIHAK KEDUA wajib membayar denda sebesar... perhari kepada PIHAK PERTAMA terhadap jumlah tunggakkan uang sewa terhitung mulai 7 (tujuh) hari keterlambatan. 2. PIHAK PERTAMA membebaskan PIHAK KEDUA dari uang sewa selama terjadi kerusakan alat-alat yang timbul sebagai akibat pemakaian normal-normal dan terbatasnya usia penggunaan alat-alat dan sebaliknya. PIHAK KEDUA tidak dapat mengajukan claim apapun kepada PIHAK PERTAMA terhadap akibat yang mungkin timbul pada pekerjaan karena kerusakan alat-alat tersebut. 3. PIHAK PERTAMA berhak memberhentikan alat-alat berat beroperasi apabila PIHAK KEDUA masih mempunyai tunggakan uang sewa.

14 145 PASAL Apabila terjadi perbedaan pendapat antara kedua belah pihak mengenai perjanjian ini dan segala sesuatu yang belum diatur didalamnya sedapat mungkin akan diselesaikan secara musyawarah oleh kedua belah pihak. 2. Segala akibat hukum yang timbul dari perjanjian ini kedua belah pihak memilih domisili hukum yang tetap dan tidak berubah di kantor Panitera Pengadilan Negeri Jakarta Utara. Demikian surat- perjanjian sewa-menyewa alat-alat berat ini berlaku sejak tanggal ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dibuat dalam rangkap 2 (dua) di atas kertas bermaterai cukup yang mempunyai kekuatan hukum yang sama dan masing-masing pihak memegang 1 (satu) lembar. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA Gambar 3.5 Surat Kontrak 2. Faktur Faktur dibuat oleh divisi pemasaran sebagai bukti pengakuan pendapatan dan sebagai dokumen sumber bagi divisi keuangan untuk membuat Surat Tagihan. Faktur rangkap ke-1 diserahkan ke penyewa pada saat mengirim alat yang dipesan, Faktur rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran, dan Faktur rangkap ke-3 diserahkan ke divisi keuangan untuk diarsip secara permanen berdasarkan nomor.

15 146 Gambar 3.6 Faktur 3. Surat Jalan Surat Jalan dibuat oleh divisi pemasaran kepada divisi operasional untuk memberikan otorisasi mengirimkan alat dengan jenis, merk, jumlah, dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut ke penyewa. Bagi sopir Surat Jalan tersebut sebagai dokumen pendukung untuk aparat kepolisian bila ada pemeriksaan pada saat menuju ke lokasi tujuan. Setelah Surat Jalan ditandatangani penyewa, sopir akan menyerahkan Surat Jalan

16 147 rangkap ke-1 ke divisi operasional dan Surat Jalan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran untuk diarsip secara permanen berdasarkan nomor. Gambar 3.7 Surat Jalan 4. Surat Tagihan Surat Tagihan dibuat divisi keuangan sebagai dokumen pendukung untuk melakukan penagihan ke penyewa. Surat Tagihan rangkap ke-1 diserahkan ke penyewa, Surat Tagihan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran, Surat Tagihan rangkap ke-3 diserahkan ke divisi akuntansi.

17 148 Gambar 3.8 Surat Tagihan 5. Kwitansi Kwitansi dibuat oleh divisi pemasaran sebagai tanda bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh penyewa.

18 149 Gambar 3.9 Kwitansi Laporan yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan operating lease alat-alat berat adalah : 1. Laporan Rekapitulasi Pemakaian Alat Laporan ini berisi jumlah jam kerja alat berat dari perode waktu awal penyewaan sampai akhir masa sewa. Laporan ini dibuat oleh divisi pemasaran untuk manajer di setiap akhir masa sewa.

19 150 Gambar 3.10 Laporan Rekapitulasi Pemakaian Alat 2. Laporan Pendapatan Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer sebagai laporan jumlah pendapatan yang diperoleh selama periode tertentu dari masingmasing penyewa.

20 151 Gambar 3.11 Laporan Pendapatan 3. Laporan Penerimaan Kas Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer yang berisi total penerimaan kas yang diterima perusahaan dari hasil sewa alat berat selama periode tertentu dari masing-masing penyewa. Gambar 3.12 Laporan Penerimaan Kas

21 Laporan Piutang Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer sebagai laporan yang berisi piutang yang masih harus diterima perusahaan dari setiap penyewa yang masih belum melunasi sisa pembayarannya. Gambar 3.13 Laporan Piutang 3.4 Analisis Critical Success Factors ( CSF ) Faktor-faktor yang mendorong keberhasilan perusahaan berskala kecil dan menengah (UKM) yang bergerak di bidang sewa menyewa alat-alat berat, yaitu : 1. Sistem teknologi informasi yang computerized Sistem teknologi informasi yang computerized merupakan elemen penting bagi perusahaan penyewaan alat berat, dikarenakan dapat membantu pihak manajemen membuat keputusan cepat dan akurat, memungkinkan untuk

22 153 memperoleh peluang pasar baru atau setidaknya dapat menangkap setiap ada peluang pasar yang muncul dengan cepat, memperlancar proses bisnis, dan mendapatkan data serta laporan yang dibutuhkan menjadi mudah karena semuanya sudah terdapat di dalam sistem. 2. Prosedur administrasi fleksibel Dengan prosedur administrasi fleksibel akan mempermudah penyewa dan menghemat waktu dalam melakukan transaksi sewa menyewa alat-alat berat. Fleksibilitas meliputi struktur kontraknya, besarnya pembayaran sewa, dan jangka waktu pembayaran. 3. Tarif sewa kompetitif Saat ini jumlah perusahaan penyewaan alat berat sangat banyak. Mereka berlomba-lomba untuk mendapatkan pelanggan dengan memberikan tawaran tarif sewa yang menggiurkan. Oleh karena itu, perusahaan harus cermat dalam menentukan tarif sewa kepada penyewa agar tidak kalah bersaing dengan para pesaingnya dari usaha yang sejenis. 4. Nilai atau kualitas alat berat Keuntungan yang didapat perusahaan dengan menyediakan alat berat berkualitas baik adalah meningkatkan volume penyewaan, profibilitas perusahaan, menjaga loyalitas penyewa, dan nama baik perusahaan terjaga. Kualitas yang buruk membuat penyewa merasa kecewa dengan pelayanan yang diberikan perusahaan, sehingga perusahaan kehilangan pangsa pasar, mendapat tuntutan hukum dari penyewa, produktivitas perusahaan menurun, dan meningkatkan biaya yang harus ditanggung perusahaan.. 5. Jaringan makelar (perantara) luas

23 154 Dengan terus mengembangkan dan memanfaatkan jaringan makelar (perantara) diharapkan dapat meningkatkan pangsa pasar perusahaan dan mempercepat sistem distribusi alat berat. Oleh karena itu, kerja sama antara perusahaan dengan para makelar (perantara) harus dibina dengan sebaikbaiknya karena mereka juga berperan besar dalam keberhasilan perusahaan. 3.5 Analisis Kebutuhan Dokumen dan Informasi Dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan operating lease alat-alat berat adalah sebagai berikut : 1. Surat Pesanan 2. Surat Kontrak 3. Faktur 4. Kwitansi 5. Surat Jalan 6. Surat Penerimaan Kas 7. Surat Penerimaan Alat Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan sewa menyewa alat-alat berat adalah sebagai berikut : Fixed asset Management Information, yang mencakup : 1. Data alat-alat berat seperti kode alat, jenis alat, dan spesifikasi alat. 2. Alat disimpan dan diatur sesuai dengan kategori agar mudah diakses. 3. Record status alat, lokasi pengoperasian alat, beserta tanggal peminjaman dan pengembalian alat. 4. Record pengeluaran alat dan penerimaan alat kembali.

24 Informasi jumlah setiap alat yang di-booking, tersedia (available), dan alat yang sedang disewa / keluar. 6. Pengingat (reminder) penerimaan alat. Customer Information, yang mencakup : 1. Data penyewa, seperti kode penyewa, nama perusahaan atau orang, nomor telepon, nomor fax, dan lain-lain. 2. Informasi piutang penyewa. 3. Pengingat (reminder) piutang jatuh tempo penyewa. Order Managements, yang mencakup : 1. Pesanan alat berat (order) dibedakan antara booking dan posting. Booking berarti pesanan terhadap alat-alat berat yang ingin disewa masih memerlukan konfirmasi lebih lanjut dan dapat dibatalkan oleh penyewa, sedangkan posting berarti pesanan terhadap alat-alat berat tersebut harus segera diproses dengan mencetak Surat Kontrak. Jika penyewa tidak menyetujui isi dari Surat Kontrak, maka pesanan tersebut dapat dibatalkan. 2. Pengingat (reminder) dari order yang berstatus booking. Dengan tujuan meminta konfirmasi kepada penyewa yang bersangkutan. Reports Management, yang mencakup : 1. Daftar Alat Tersedia 2. Daftar Piutang 3. Daftar Beban 4. Daftar Pemakaian Alat Berat

25 Laporan Pesanan Alat 6. Laporan Pengeluaran Alat 7. Laporan Pendapatan 8. Laporan Penerimaan Kas 9. Laporan Penerimaan Alat 10. Jurnal Umum