USULAN KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016

Transkripsi

1 USULAN KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN PUSAT PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA 2016

2 PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) (TOTAL QUALITY MANAGEMENT CENTER) UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA Jalan Balekambang Lor No. 1 Telp/(fax (0271) SURAKARTA Website: ppm.utp@gmail.com Nomor : 003/F/PPM-UTP/V/2016 Perihal : Usulan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Dokumen Th. 2015/2016 Lamp : 2 (dua) lembar Kepada : Yth. Rektor Universitas Tunas Pembangunan u/b. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ongko Cahyono, MSc. Disampaikan dengan hormat, bahwa dalam rangka keberlanjutan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkup Universitas Tunas Pembangunan, kami mengingatkan sudah saatnya dilaksanakan lagi penyelenggaraan Audit Muti Internal. (AMI). Terkait hal dimaksud, Pusat Penjaminan Mutu (PPM), mengajukan kegiatan AMI tahap Implementasi Dokumen baik pada tingkat Universitas dan Fakultas serta Program Studi. Bagi Rektorat dan Dekan Fakultas akan meliputi bidang akademik dan non akademik. Sebagaimana telah diketahui, tujuan AMI dalam tahap implementasi adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual tentang implementasi setiap dokumen sebagai dasar pengambilan keputusan, perbaikan dan/atau pengembangan program-program akademik dan non-akademik serta mengurangi resiko kegagalan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)/audit eksternal oleh BAN-PT sebagai kelanjutan SPMI. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap Standar Nasional (SN) Dikti. Implementasi dokumen dalam tahap ini meliputi: 1. Dokumen Manajemen 2. Dokumen Akademik 3. Impementasi Dokumen Mutu (Kebijakan Mutu/SPMI, Manual Mutu/SPMI, Standar Mutu/SPMI dan Standar Operasional Prosedur/SOP, Instruksi Kerja/IK dan record/form SPMI dan dokumen-dokumen lain terkait). Hasil temuan auditor, akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang secara khusus untuk memberikan umpan balik tentang kinerja unit kerja terkait yaitu mengarahkan pencapaian sasaran dan menemukan peluang perbaikan. Sehubungan dengan itu, kami mohon perkenan Keputusan Bapak untuk Pelaksanaan Kegiatan serta Tim Audit Mutu Internal Tahap Implementasi Dokumen UTP Periode Tahun 2015/2016 sebagai payung hukum (draft Susunan Tim Audit Mutu Internal tersaji dalam Lampiran I).

3 Jika disetujui, sosialisasi AMI sebelum pelaksanaan AMI pada tingkat universitas akan kami laksanakan pada tanggal 7 Juni 2016 jam WIB, sedangkan pelaksanaan AMI untuk Rektorat dimulai pada tanggal 14 Juni 2016 jam selesai. (Jadwal AMI terlampir pada Lampiran II) Sosialisasi AMI dan pelaksanaan AMI untuk tingkat fakultas dan Prodi tersaji pada Lampiran III). Demikian ajuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kebijakan terbaiknya diucapkan terima kasih. Mengetahui Wakil Rektor I, Surakarta, 24 Mei 2016 Ketua Pusat Penjaminan Mutu, Ir. H. Isnarno, MT. Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT. Tembusan Kepada Yth.: 1. KDP YPTTP Surakarta 2. Wakil Rektor I, II dan III UTP. 3. Karo UTP. Surakarta 4. Arsip.

4 Lampiran I Nomor Surat KaPPM : 003/F/PPM-UTP/V/2016 Perihal : Pengajuan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Tanggal : 24 Mei 2016 USULAN SUSUNAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA No. Nama Dosen NIDN 1. Auditor a. Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT Dalam Unit Kerja Asal Ketua PPM/ Dosen FT-UTP Jabatan Dalam Tim AMI Auditor Ketua b. Dr. Ir. Sapto Priyadi, MP Dosen FP-UTP Auditor Anggota 2. a. Agus Supriyoko, S.Or, GPM FKIP-UTP/ Observer/Peninjau M.Or, Dosen FP-UTP b. Ir. Daryanti, MP. GPM FP-UTP/ Observer/Peninjau Dosen FP-UTP c. Syahriar Abdullah, SE, MM. d. Aan Budi Santoso, SPd., MPd GPM FP-UTP/ Dosen FP-UTP GPM FKIP-UTP/ Dosen FP-UTP Observer/Peninjau Observer/Peninjau Ketua Pusat Penjaminan Mutu UTP Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.

5 Lampiran II.a Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2016; Perihal AMI & Tim AMI implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT UNIVERSITAS No. Uraian Audit 1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen, Penyempurnaan check-list Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman 2. check- 3. list ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/ami 4. Pelaksanaan audit ke lembaga-lembaga UTP + UPT PKTS 5. Pelaksanaan audit ke LPPM 6. Pelaksanaan audit ke LKI 7. Pelaksanaan ke PKTS 8. Closing meeting Lembaga-lembaga + PKTS UTP 9. Pelaksanaan audit ke Biro Universitas + UPT Perpustakaan 10. Pelaksanaan audit ke BAAK 11. Pelaksanaan audit ke BAUK 12. Pelaksanaan audit ke Perpustakaan 13. Closing meeting Biro Universitas + UPT Perpustakaan UTP 14. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 15. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 16. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 17. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee Mei Juni Juli Agustus September Oktober Ketua Pusat Penjaminan Mutu Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.

6 Lampiran II.b Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015; Perihal AMI; Tangga 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) - UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN (UTP) SURAKARTA No. Uraian Audit 1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen 2. Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman checklist ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/ami 3. Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur 4. Closing meetingfakultasteknik 5. Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknolog Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis 6. Closing meeting Fakultas Pertanian 7. Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi 8. Closing meeting Fakultas Ekonomi 9. Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Olahraga Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Jasmanai, Kesehatan & Rekreasi 10. Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 11. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 12. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 13. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 14. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee Mei Juni Juli Agustus September Oktober Ketua Pusat Penjaminan Mutu Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.

7 Lampiran II.c Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015; Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI JULI - AGUSTUS 2016 TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT UNIVERSITAS PPM UTP SURAKARTA Uraian Audit Tanggal 1 Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Rektorat 09 Mei -13 Juni Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, Penyempurnaan/ finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi Juni 2016 AMI 3 Pelaksanaan audit ke LPPM 21 Juni Pelaksanaan audit ke LKI 21 Juni Pelaksanaan audit ke PKTS 22 Juni Closing Meeting Lembaga-lembaga + PKTS Juli Pelaksanaan audit ke BAAK 05 Juli Pelaksanaan audit ke BAUK 06 Juli Pelaksanaan audit ke Perpustakaan 07 Juli Closing meeting Biro + Perpustakaan Juli Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu Juli Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 20 Juli - 31 Agustus 2016 Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan 13 Mutu September 2016 Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan September 2016 kinerja ke auditee Ketua PPM Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT

8 Lampiran II.d Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015; Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI JULI - AGUSTUS 2016 TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PPM UTP SURAKARTA Uraian Audit Tanggal 1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Oktober 2016 Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, 2. Penyempurnaan/ finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi 1 9 November 2016 AMI 3. Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik dan TU Teknik 12 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil 12 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur 12 Juli Closing meeting FakultasTeknik 17 Juli Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian dan TU Pertanian 19 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknologi 20 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis 20 Juli Closing meeting Fakultas Pertanian 25 Juli Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi dan TU Ekonomi 26 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen 27 Juli 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi 27 Juli Closing meeting Fakultas Ekonomi 01 Agustus Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 09 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Or. 09 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling 09 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru SD 23 Agustus 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Penjas Kesehatan & Rekreasi 23 Agustus Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 27 Agustus Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 05 September Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 05 September - 25 Oktober 2016 Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan 13. Mutu 27 Oktober 2016 Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan 14. kinerja ke auditee 31 Oktober 2016 Ketua PPM Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT