MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN PEGAWAI BARU

Transkripsi

1 UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : Revisi : 0 Diajukan oleh : Management Representative R. Arief Setyawan, ST., MT. Dikendalikan oleh : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.

3 DAFTAR ISI 1. Tujuan Ruang Lingkup Definisi Rujukan : Garis Besar Prosedur : Bagan Alir Penerimaan Pegawai Lampiran Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) Borang Daftar Pelamar ( ) Borang Daftar Calon Pegawai Lulus Tes ( ) Surat Pengajuan Penambahan Pegawai Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) i

4 1. Tujuan Menjelaskan tentang prosedur dalam melaksanakan proses penerimaan pegawai baru Unit TIK UB. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua pelaksanaan penerimaan pegawai baru Unit TIK UB. 3. Definisi 1. Pegawai yang dimaksudkan dalam dokumen ini adalah pegawai kontrak yang bekerja di Unit TIK UB. 2. Penerimaan pegawai adalah proses penerimaan pegawai mulai dari proses lamaran, tes penerimaan sampai pelamar diterima menjadi pegawai kontrak di Unit TIK UB. 3. BAU adalah Biro Administrasi Umum 4. Rujukan : 1. Manual Mutu Unit TIK UB ( ) 2. Dokumen Mutu Unit TIK UB Halaman 1 dari 11

5 5. Garis Besar Prosedur : 1. Kepala Sub Unit berkoordinasi dengan Kepala Divisi melakukan analisa kebutuhan SDM sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan mandat utama Unit TIK. 2. Kepala Sub Unit mengusulkan perekrutan pegawai baru sesuai dengan analisa kebutuhan SDM yang telah dilakukan kepada Kepala Unit TIK. 3. Kepala Unit TIK mengkaji dan menyetujui usulan perekrutan pegawai. 4. Kepala Unit TIK mengajukan kebutuhan penambahan pegawai kepada Pembantu Rektor II. 5. Pembantu Rektor II mengkaji dan menyetujui usulan penambahan pegawai. 6. Kepala Unit berkoordinasi dengan Bagian Kepegawaian BAU untuk proses penerimaan pegawai. 7. Kepala Unit menyampaikan kepada Kepala Sub Unit untuk melakukan proses penerimaan pegawai. 8. Kepala Sub Unit melaksanakan proses penerimaan pegawai dengan melakukan koordinasi dengan Bagian Kepegawaian BAU. Halaman 2 dari 11

6 9. Setelah proses tes penerimaan pegawai selesai, calon pegawai kontrak yang lulus tes akan diusulkan kepada Pembantu Rektor II. 10. Pembantu Rektor II menyetujui usulan calon pegawai dan menyerahkan proses administrasi kepada Bagian Kepegawaian BAU. 11. Bagian Kepegawaian BAU melakukan proses administrasi untuk pegawai baru. 12. Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan berkoordinasi dengan Bagian Kepegawaian BAU untuk pengurusan admnistrasi pegawai baru. 13. Kepala Unit TIK menerima pegawai baru yang telah selesai proses administrasinya dan menyerahkan proses pelatihan kepada Kepala Sub Unit. 14. Kepala Sub Unit melakukan koordinasi dengan Kepala Divisi untuk proses pelatihan pegawai. 15. Pegawai yang telah selesai proses pelatihan dapat mulai bekerja secara penuh di Unit TIK UB. Halaman 3 dari 11

7 6. Bagan Alir 6.1 Penerimaan Pegawai Halaman 4 dari 11

8 7. Lampiran 7.1 Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan Halaman 5 dari 11

9 7.2 Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke Tanggal Keterangan Halaman 6 dari 11

10 7.3 Borang Daftar Pelamar ( ) Daftar Pelamar Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi Tahun.. N o. Na ma Tang gal Lahir L/ P Alamat Asal Alamat Sekarang Telp./ HP E- mail Pend. Terak hir Pos isi Status Pekerj aan Surat Lamar an* CV * Kelengkapan Administrasi Portof olio Fot o 4x 6* Ijazah Legali sir* Sertifi kat, dll Identi tas Resmi * Halaman 7 dari 11

11 7.4 Borang Daftar Calon Pegawai Lulus Tes ( ) Daftar Calon Pegawai Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi Tahun.. Nilai Tes No. Nama Tanggal Lahir L/P Alamat Asal Alamat Sekarang Telp./HP Pend. Terakhir Posisi Adminitrasi Tes Tulis Tes Praktek Psikotes Halaman 8 dari 11

12 7.5 Surat Pengajuan Penambahan Pegawai Nomor : ---/----/----/----- Malang, Lampiran : Perihal : Kepada Yth. : Pembantu Rektor II Universitas Brawijaya Di Malang Dengan hormat, Sehubungan dengan kebutuhan pegawai Unit TIK untuk memperlancar pelaksanan tugas Unit TIK UB, maka dengan ini kami mengajukan permohonan penambahan pegawai. Adapun perincian kebutuhan pegawai tersebut adalah sebagai berikut : Posisi Deskripsi Kerja Pendidikan Jumlah Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Tembusan : : - Ka. BAU - Kabag. Kepegawaian - Arsip Kepala Unit TIK UB Halaman 9 dari 11

13 7.6 Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan Halaman 10 dari 11

14 7.7 Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke Tanggal Keterangan Halaman 11 dari 11