MANUAL PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) UNIVERSITAS PENDIDIKAN NASIONAL (UNDIKNAS)

Transkripsi

1

2 MANUAL PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) UNIVERSITAS PENDIDIKAN NASIONAL (UNDIKNAS) MP-UND/AMI-001 undiknas, 2016 all rights reserved i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 4 Garis Besar Prosedur... 4 Bagan Alir... 6 Lampiran Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/01) Jadwal Sosialisasi (MP- UND/AMI 001/02) Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (MP- UND/AMI 001/03) Surat Undangan Sosialisasi AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/04) Surat Undangan Refreshing Auditor Internal (MP- UND/AMI 001/05) Surat Permintaan Kesediaan Waktu AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/06) Surat Tugas Tim AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/07) Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/08) Checklist AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/09) Borang Laporan Audit Internal dan Tindakan Koreksi (MP- UND/AMI 001/10) Borang Klarifikasi & Rencana Tindakan Koreksi Auditee (MP- UND/AMI 001/11) Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI UNITuntuk Auditee (MP- UND/AMI 001/12) Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI untuk Auditor (MP- UND/AMI 001/13) Borang Umpan Balik Auditor (MP- UND/AMI 001/14) Borang Umpan Balik Auditee (MP- UND/AMI 001/15) Checklist Penyerahan Laporan AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/16) Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/17) Format Laporan Pelaksanaan AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/18) Surat Permintaan Tindakan Koreksi (MP- UND/AMI 001/19) ii

4 Tujuan Memastikan bahwa Undiknas Denpasar yang terdiri dari Fakultas dan Porgram Studi telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) sesuai dengan standar BAN PT. Ruang Lingkup Manual Prosedur (MP) AMI UNITini berlaku untuk pelaksanaan AMI Tahap I dan AMI Tahap II di Undiknas. Pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah Rektor, Direktur Akademik, Pimpinan dan Kabag UNIT(auditee), Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi dalam hal ini Kepala Audit Mutu Prodi (Ka.AM Prodi). Audit Mutu Internal Tahap I (AMI) UNITadalah evaluasi kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem mutu. Audit Mutu Internal Tahap II (AMI) UNITadalah evaluasi terhadap implementasi SMM yang telah ditetapkan/dijanjikan, pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pengguna jasa layanan (audit kinerja). Definisi 1. Kebijakan mutu (Quality Policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak (Top Management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan (requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu nya. 2. Sasaran Mutu (Quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu. Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi. 3. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kesesuaian antara kriteria audit dengan kenyataan dipenuhi. 4. Audit Mutu Internal (AMI) adalah audit yang dilakukan oleh auditor internal universitas yang dikoordinir oleh Direktorat Penjaminan Mutu 1

5 dan Akreditasi (PEMA). 5. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor Unitkerja yang dikoordinir oleh Management Representative. 6. Audit Sistem adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar mutu. 7. Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikan kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu fakultas/program, jurusan/program studi atau UNITterhadap standar mutu yang ditetapkan. Audit ini dilakukan di tempat auditee (visitasi). 8. Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi, yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi (dilakukan kebenarannya). 9. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai rujukan. 10. Temuan Audit adalah hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang dibandingkan dengan kriteria audit. 11. Ketidaksesuaian adalah apabila ditemukan: tidak terdapat elemen sistem, suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut. 12. Kesimpulan Audit adalah hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit. 13. Auditee atau teraudit adalah organisasi atau orang yang diaudit. 14. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas: - Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara - Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Direktorat PEMA Undiknas Denpasar. - Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan Direktorat PEMA Undiknas 2

6 - Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya - Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 15. Auditor adalah seseorang yang memiliki kemampuan (kompetensi) untuk melakukan audit. 16. Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang diberi tugas untuk melaksanakan audit. 17. Rencana Audit adalah penjelasan aktifitas dan pengaturan audit di lapangan. 18. Ruang lingkup audit adalah jangkauan dan batasan audit. 19. Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA) adalah Unitfungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Universitas. 20. Subyek yang diaudit meliputi Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, Internasional Office, Pusat Sistem Informasi Akademik, Sumber Daya, fakultas, program studi, Pusat Administrasi Akademik, Pusat Operasional Perkuliahan, dan Perpustakaan yang menyelenggarakan kegiatan tridharma PT. 21. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 22. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Rektor dibantu Direktorat PEMA, Universitas, Fakultas, Senat Fakultas dan Dekan dibantu Kepala Akreditasi dan Gugus Kendali Mutu (ka&gkm) sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk universitas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Akademik. Dokumen induk untuk Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Dekan, dan Pedoman Akademik. Adapun Dokumen induk untuk Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman Akademik. 23. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/ps meliputi Manual Mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung dan borang. 24. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi 3

7 manejemen mutu. 25. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-unitkerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan Unitkerja untuk menyelenggarakan program-programnya. Rujukan 1. Dokumen SPMI Undiknas 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur Wajib BAN-PT, instruksi kerja, dokumen pendukung, serta borangborang. 2. Peraturan Pemerintah no. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 3. Permenristekdikti 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Perguruan Tinggi Garis Besar Prosedur Prosedur pelaksanaan AMI untuk UNITdilakukan langkah-langkah berikut: 1. Direktorat PEMA melalui Kepala Audit Mutu Prodi (Ka.AM Prodi) menyiapkan ruang lingkup dan dokumen masing-masing unit, kemudian menyampaikannya kepada Direktur Akademik. 2. Rektor melalui Direktur Akademik menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AMI. 3. Direktorat PEMA melalui Ka.AM Prodi menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AMI, serta menentukan Tim AMI. 4. Direktorat PEMA meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor internal. 5. Direktur Akademik didampingi oleh Direktorat PEMA melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AMI dengan para auditee. 6. Direktorat PEMA melalui Ka.AM Prodi menyelenggarakan refreshing AMI UNITuntuk para auditor internal. 7. Direktur Akademik meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee. 8. Ka.AM Prodi menyusun konsep Surat Tugas Tim AMI disertai distribusi auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AMI. 4

8 9. Rektor mengesahkan Surat Tugas Tim AMI. 10. Direktur Akademik menyampaikan pemberitahuan kepada auditee untuk mempersiapkan diri menghadapi AMI sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan dan menginstruksikan untuk mempersiapkan dokumen sesuai ruang lingkup AMI dan mengirimnya ke Direktorat PEMA. 11. Ka.AM Prodi menyampaikan checklist AMI kepada auditee dan auditor internal 12. Sebelum pelaksanaan AMI, auditor internal dan MR setiap Unitmengkoordinasikan pelaksanaan AMI di masing masing Unitkerja. 13. Auditor internal melakukan AMI sesuai ruang lingkup SMM pada masing-masing Unitkerja. melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, dan pemeriksaan dokumen. 14. Auditor internal mendiskusikan hasil temuan AMI dengan auditee untuk mendapatkan persetujuan, kemudian menyerahkan hasilnya (softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AMI kepada Ka.AM Prodi 15. Auditee menyampaikan umpan balik pelaksanaan AMI kepada Ka.AM Prodi. 16. Ka.AM Prodi menyusun laporan hasil AMI kemudian menyampaikan kepada Rektor (melalui Direktur Direktorat PEMA) disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK). 17. Rektor menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada Pimpinan Unit. 18. Pimpinan Unitmelakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor dan melaporkannya kepada Rektor melalui Direktorat PEMA. 5

9 Bagan Alir Mulai Ka.AM Prodi Direktorat PEMA Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen AMI ya tidak Direktur Akademik Mengesahkan ruang lingkup AMI Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI Unit (MP- UND/AMI 001/01) Ka.AM Prodi Direktorat PEMA Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AMI, serta menentukan Tim AMI Jadwal Sosialisasi (MP- UND/AMI 001/02) Direktur PEMA Meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor internal Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (MP- UND/AMI 001/03) Direktur Akademik Melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AMI, didampingi tim PEMA Surat Undangan Sosialisasi (MP- UND/AMI 001/04) Ka.AM Prodi Direktorat PEMA Menyelenggarakan refreshing AMI bagi auditor internal Surat Undangan refreshing (MP- UND/AMI 001/05) Direktur Akademik Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee Surat Permintaan Kesediaan dan Waktu Pelaksanaan AMI (MP- UND/AMI 001/06) A 6

10 A Ka.AM Prodi Direktorat PEMA Menyusun konsep Surat Tugas Tim AMI Rektor Mengesahkan Surat Tugas Tim AMI Surat Tugas Tim AMI (MP- UND/AMI 001/07) Direktur Akademik Memberitahukan kepada auditee untuk mempersiapkan diri dan mengirimkan dokumen sesuai ruang lingkup AMI kepada PEMA Surat Pemberitahuan dan Permintaan Dokumen AMI (MP- UND/AMI 001/08) Ka.AM Prodi Direktorat PEMA Menyampaikan checklist AMI kepada auditee dan auditor internal Checklist AMI (MP- UND/AMI 001/09) Auditor Internal Melakukan audit sesuai jadwal dan tempat yang disepakati - Checklist AMI (MP- UND/ AMI 001/09) - Borang Laporan AMI (MP- UND/ AMI 001/10) - Borang Penilaian (MP- UND/ AMI 001/11) Instruksi Kerja Auditor (MP- UND/ AMI 001/12) Instruksi Kerja Auditee (MP- UND/ AMI 001/13) Auditor Internal Mendiskusikan temuan AMI dan penilaian dengan auditee, kemudian menyerahkan hasilnya kepada Ka. AM Prodi B 7

11 B Auditee Membuat klarifikasi atas hasil temuan AMI, kemudian menyerahkan hasilnya kepada Ka.AM Prodi Borang Klarifikasi (MP- UND/AMI 001/14) Auditor Internal & Auditee Mengisi umpan balik dan mengirimkannya kepada Ka.AM Prodi - Borang Umpan Balik Auditor (MP- UND/AMI 001/15) - Borang Umpan Balik Auditee (MP- UND/AMI 001/16) - Checklist Penyerahan Berkas AMI (MP- UND/AMI 001/17) Ka.AM Prodi Direktorat PEMA Menyusun laporan pelaksanaan dan hasil AMI, serta menyampaikannya kepada Rektor dengan konsep permintaan tindakan koreksi Format Laporan (MP- UND/AMI 001/18) Direktur PEMA Mengundang Unitdengan tingkat kepatuhan rendah untuk mengidentifikasi hambatan dan solusi bagi perbaikan kinerja Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI (MP- UND/AMI 001/19) Rektor Menerbitkan surat permintaan tindakan koreksi (PTK) kepada Pimpinan Unit(auditee) Surat PTK (MP- UND/AMI 001/20) Pimpinan UNIT Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor dan melaporkannya melalui PEMA Borang Laporan Perbaikan atas PTK (MP- UND/AMI 001/21) Selesai 8

12 Lampiran 1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AMI Unit (MP- UND/AMI 001/01) No. :... Denpasar,... Lamp. : 1 (satu) berkas Perihal : AMI UnitSiklus... Kepada Yth.: Pimpinan Unit di lingkungan Undiknas Denpasar Denpasar Dalam rangka evaluasi implementasi BAN PT pada UnitKerja maka telah ditetapkan ruang lingkup Audit Mutu Internal (AMI) UnitSiklus... tahun..., yaitu: dst Untuk itu, diharapkan masing-masing Unitmemperhatikan checklist AMI terlampir, sebagai pedoman untuk mempersiapkan diri. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Rektor, Tembusan: 1. Yth. Direktur Sumber Daya 2. Yth. Direktur PEMA 3. Arsip... NIP.... 9

13 2. Jadwal Sosialisasi (MP- UND/AMI 001/01) pema-undiknas 2016 Jadwal Sosialisasi AMI UnitSiklus... Tahun... Hari/ Tanggal Pukul / Tempat Peserta Penanggung Jawab Kegiatan Sosialisasi 10

14 3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal (MP- UND/AMI 001/03) Nomor :... Lampiran : 1 (satu) lembar Perihal : Kesediaan menjadi Auditor untuk AMI UNIT Siklus... Tahun... Kepada Yth (Auditor Internal) di Undiknas Denpasar Denpasar pema-undiknas 2016 Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Undiknas Denpasar melalui Audit Mutu Internal (AMI) Unit Kerja Siklus... Tahun..., maka diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan AMI Unit dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AMI Unit. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor Internal dengan mengisi Borang Kesediaan terlampir. Waktu pelaksanaan AMI Unit adalah tanggal...; Borang Kesediaan harap dikirim kembali ke Sekretariat Direktorat PEMA-Undiknas, paling lambat hari..., tanggal... Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih. Denpasar,... Direktur PEMA, Tembusan: 1. Arsip... NPP

15 Lampiran Surat No.... S U R A T K E S E D I A A N Kepada Yth. Direktur Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA) Undiknas Denpasar Denpasar Sehubungan dengan surat Direktur PEMA Nomor... mengenai Permintaan Kesediaan Audit Mutu Internal (AMI) Unit Siklus... Tahun... di Undiknas Denpasar, dengan ini saya sampaikan: Nama :... UnitKerja :... Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AMI Unit Siklus... Tahun... sesuai alokasi waktu yang disediakan PEMA, serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT. Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahu 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia dibebas-tugaskan. Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih. Denpasar,... Auditor, *) coret yang tidak perlu (...) Tanda tangan & nama terang 12

16 4. Surat Undangan Sosialisasi AMI Unit (MP- UND/AMI 001/04) No. :... Denpasar,... Lampiran : 1 (satu) berkas Perihal : Penjelasan AMI Unit Tahap.. Siklus... Kepada Yth. Kepala Unit di lingkungan Undiknas Denpasar Denpasar Dalam rangka mempersiapkan Audit Mutu Internal (AMI) Unit Siklus... Tahun..., maka bersama ini dimohon kesediaan para Management Representative (MR) untuk hadir dalam sesi acara penjelasan AMI Unit Siklus... Adapun tempat dan jadwal terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Denpasar,... Rektor, Tembusan: 1. Yth. Dekan terkait 2. Yth. Kaprodi terkait 3. Yth. Tim Direktorat PEMA 4. Arsip... NIP

17 5. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal (MP- UND/AMI 001/05) Nomor :... Lampiran : - Perihal : Refreshing Auditor Internal pema-undiknas 2016 Kepada Yth. Undiknas Denpasar Denpasar Dalam rangka menyamakan persepsi di antara Auditor Internal untuk menghadapi Audit Mutu Internal (AMI) Unit Tahap... Siklus... Tahun..., maka Saudara diharapkan hadir pada, Hari :... Tanggal :... Jam :... Tempat :... Acara :... Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih. Denpasar,... Direktur PEMA, Tembusan : 1. Yth. Direktur Akademik 2. Arsip... NPP

18 6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AMI UNIT (MP- UND/AMI 001/06) pema-undiknas 2016 No. :... Denpasar,... Lampiran : satu lembar Perihal : Permintaan Kesediaan Waktu AMI UNIT Kepada Yth. Pimpinan Unit Auditee Undiknas Denpasar Denpasar Menindaklanjuti pertemuan sebelumnya tentang penjelasan Audit Mutu Internal (AMI) Unit Siklus... Tahun..., maka diharapkan Pimpinan Unit menyediakan waktu untuk kegiatan tersebut. Alokasi waktu yang ditetapkan PEMA untuk pelaksanaan AMI Unit Tahap... Siklus... Tahun... yaitu... s/d... Untuk itu, Saudara diminta menyampaikan kesediaan alokasi waktu untuk AMI Unit Tahap... Siklus... sesuai borang terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Direktur Sumber Daya, Tembusan: 1. Yth. Direktur PEMA 2. Arsip... NIP

19 Lampiran Surat No.... Kepada Yth. Direktur PEMA Undiknas Denpasar Sehubungan dengan surat Direktur Akademik Nomor... mengenai Kesediaan Waktu Audit, maka dengan ini disampaikan bahwa: Unit Kerja :... Bersedia mengalokasikan waktu audit sebagamiana telah ditetapkan oleh Direktorat PEMA, yaitu: Hari :... Tanggal :... Atas kesempatan yang diberikan disampaikan terimakasih. Denpasar,... Pimpinan Unit Kerja,... NIP

20 7. Surat Tugas Tim AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/07) pema-undiknas 2016 S U R A T T U G A S No.... Rektor Undiknas Denpasar menugaskan kepada nama-nama berikut: Pengarah : Rektor Penanggungjawab : Direktur Sumber Daya Ketua Pelaksana :... Sekretaris :... Auditor Internal : dst... Sekretariat : dst... Sebagai Tim Audit Mutu Internal (AMI) bagi Unit Tahap... Siklus... Tahun... Demikian, surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa tanggung jawab serta auditor diharap menyampaikan laporan selama proses kegiatan dan pada akhir pelaksanaan tugas. Denpasar, Rektor Tembusan: 1. Yang bersangkutan 2. Arsip... NIP

21 Lampiran Surat Tugas No.... pema-undiknas 2016 No. 1 Distribusi Auditor Internal AMI UNIT Tahap... Siklus... Tahun... UnitKerja Teraudit Rencana Jadwal AMI Auditor Internal 1 (Ketua) 2 (Anggota) Denpasar, Rektor... NIP

22 8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AMI UNIT (MP- UND/AMI 001/08) pema-undiknas 2016 No. :... Denpasar,... Lampiran : - Perihal : Pemberitahuan Pelaksanaan AMI UNIT Kepada Yth. Pimpinan UNIT Undiknas Denpasar Denpasar Menindaklanjuti Surat Tugas Rektor No... serta surat kesediaan waktu Audit Mutu Internal (AMI) Unit Siklus... Tahun..., maka diharapkan Pimpinan Unit mempersiapkan diri dan mengirimkan dokumen sesuai ruang lingkup AMI. Dokumen dikirimkan ke Direktorat PEMA mulai dari tanggal surat ini diterbitkan s/d H-2 pelaksanaan audit, dalam bentuk soft copy atau upload via website. Alokasi waktu yang disepakati seperti tercantum dalam lampiran Surat Tugas tersebut di atas. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Direktur Akademik, Tembusan: 1. Yth. Direktur PEMA 2. Arsip... NIP

23 9. Checklist AMI UNIT(MP- UND/AMI 001/09) pema-undiknas 2016 Checklist Audit Mutu Internal (AMI) UNIT Tahap... Siklus.. Tahun... Auditor : 1. Auditor Ketua : Auditor Anggota :... Lingkup : dst... Auditee :... Hari :... Tanggal :... Waktu :... No. Kriteria dan Bobot Ada/Tida k Keterangan Auditor 1, Auditor 2,

24 10. Borang Laporan Audit Mutu Internal dan Tindakan Koreksi (MP- UND/AMI 001/10) Laporan Audit Mutu Internal, Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requirement CAR) Audit: Auditor : Tanggal : Auditee : Tanda tangan Ketua Auditor : Tanda tangan Auditee: No. Temuan Kategori Temuan Status Temuan Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan (1) (3) (4) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /Unitkerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed Target Waktu Selesai Verifikasi Status Akhir 21

25 11. Borang Penilaian (MP- UND/AMI 001/11) pema-undiknas 2016 Penilaian AMI Siklus... Tahun... Nama Unit :... Nama Auditor Ketua :... Nama Auditor Anggota :... Tanggal Penilaian :... No Kriteria & Bobot Maksimum Nilai *) Nilai Nilai Terbobot Keterangan Nilai Keseluruhan *) Nilai maksimum untuk tiap kriteria adalah 100. Auditor 1, Auditor 2,

26 12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI untuk Auditor (MP- UND/AMI 001/12) a. Mengikuti refreshing AMI UNIT; b. Menerima Surat Tugas dan Distribusi Auditor dari Rektor; c. Memastikan Unit Auditee dan teman auditor, luas/batasan ruang lingkup audit dan periode audit sesuai dengan Surat Tugas dan Distribusi Auditor; d. Merencanakan audit dan mendiskusikannya dengan teman satu Tim Audit; e. Melakukan tinjauan Dokumen dan Borang Kinerja Unitkerja Auditee untuk persiapan pelaksanaan audit; f. Mendapatkan potensi temuan berdasarkan Dokumen sesuai dengan lingkup audit yang dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan audit (check list); g. Melakukan visitasi ke Unitkerja Auditee sesuai waktu yang telah ditentukan h. Membuka, beraktivitas dan menutup audit di tempat Auditee dengan kegiatan sebagai berikut: (1) Ketua Tim Audit memimpin acara setelah dipersilahkan oleh Auditee; (2) Memperkenalkan tim audit kepada wakil manajemen Auditee (Pimpinan, Management Representative/MR dan anggota); (3) Melakukan Audit Sistem terhadap dokumen Manual mutu (Ruang lingkup SMM, Penetapan dan Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif, MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan dan audit Internal (1) Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar); (2) Mengelompokkan temuan-temuan (Ketidaksesuaian/KTS atau Observasi); (3) Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit; (4) Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar; (5) Menyampaikan temuan secara lisan kepada Auditee; (6) Meminta persetujuan temuan kepada Auditee; (7) Menyusun temuan audit dalam laporan audit rangkap 4 (empat); (8) Menyerahkan laporan audit 1 (satu) eksemplar kepada Auditee; (9) Memberi waktu Auditee mengisi borang klarifikasi (yang dibuat rangkap 4); (10) Menyetujui rencana tindakan koreksi dan waktu penyelesaian yang ditetapkan Auditee; (11) Memastikan borang klarifikasi yang telah diisi ditandatangani oleh Auditee dan diberi stempel; (12) Mengingatkan kepada Auditee untuk mengisi borang feedback PEMA; i. Masing-masing Tim Audit menyimpan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan. j. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement CAR) k. Memberi penilaian l. Menyerahkan hasil audit sistem ke PEMA dalam bentuk softcopy secara langsung atau melalui lpmundiknas@yahoo.com ; m. Menyerahkan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan kepada kepada Rektor melalui PEMA ( lpmundiknas@yahoo.com ) selambat-lambatnya 2 X 24 jam setelah audit selesai, mengisi berita acara penyerahan laporan audit. Dibuat oleh : Ka.AM Prodi Dikendalikan oleh Disetujui oleh : Sekretaris Direktorat PEMA : Direktur PEMA Ttd... 23

27 13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AMI UNIT untuk Auditee (MP- UND/AMI 001/13) a. Mengikuti sosialisasi kebijakan dan pelaksanaan AMI UNIT, termasuk penjelasan ruang lingkup audit, distribusi auditor dan jadwal audit; b. Menyiapkan dan menginformasikan pada semua staf akan adanya audit maupun visitasi di Unitkerja masing-masing; c. Menerima daftar Auditor Internal, seberapa luas/batasan ruang lingkup audit dan jadwal audit; d. Menyiapkan dokumen Manual mutu (visi misi, Ruang lingkup SMM, Penetapan dan Persyaratan Pelanggan, Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif, MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan MP dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan. e. Menyerahkan informasi ke Sekretariat AMI tentang kesediaan waktu audit dengan mengunduh borang di yang dikirim f. Menerima rencana audit dari Tim Auditor dan mendiskusikannya; g. Menerima tim auditor pada waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan sebelumnya; h. Selama auditor melakukan audit dan visitasi: (1) Memperkenalkan tim auditee yang hadir dan mempersilahkan tim auditor untuk memulai audit; (2) Menyetujui agenda visitasi yang ditetapkan auditor dengan kisaran waktu audit 4-6 jam; (3) Menyamakan persepsi tentang tujuan dan lingkup audit ; (4) Mengikuti proses audit dan menunjukkan bukti yang diminta auditor; (5) Mendengarkan temuan audit dan mengklarifikasikan temuan dengan auditor; (6) Menerima 1 (satu) eksemplar laporan audit yang telah ditandatangani auditor; (7) Mengisi borang klarifikasi temuan dengan menetapkan dan mengisikan akar penyebab ketidaksesuaian, tindakan koreksi atas temuan dan akar penyebab, jadwal/waktu dan penanggung jawab perbaikan, serta mengkonfirmasikan pada auditor; kemudian menandatanganinya dan membubuhkan stempel; (8) Borang isian klarifikasi temuan ini dibuat untuk masing-masing temuan dan diperbanyak rangkap 4 (empat). Satu untuk arsip auditee dan tiga diserahkan auditor, satu diantaranya untuk diserahkan rektor melalui auditor dan PEMA. (9) Mengisi borang feedback yang dikirimkan PEMA; (10) Mendapatkan penjelasan selanjutnya dari auditor; (11) Berterimasih atas kunjungan auditor dan mengakhiri audit; (12) Menyerahkan 2 (dua) eksemplar borang feedback ke PEMA selambatlambatnya 2 X 24 jam setelah audit selesai. Dibuat oleh : Ka.AM Prodi Dikendalikan oleh : Sekretaris PEMA Disetujui oleh : Direktur PEMA Ttd... NPP

28 14. Borang Klarifikasi (MP- UND/AMI 001/14) pema-undiknas 2016 Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kategori Temuan: Tanggal Temuan: No. Temuan: Auditor: Uraian temuan: Akar penyebab: Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi : Dipersiapkan oleh: Tanggal: Catatan : Tanda Tangan Auditee : (Lembar ini dapat diperbanyak) <Nama Auditee> 25

29 15. Borang Umpan Balik Auditor (MP- UND/AMI 001/15) pema-undiknas 2016 Lembar Umpan Balik Auditor Kepada Yth. Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA) Undiknas Denpasar Denpasar Setelah pelaksanaan AMI UNIT Tahap... Siklus... Tahun... pada hari... tanggal......, maka selaku Auditor Internal untuk Unitkerja... Saya menyampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagai berikut: Pusat Jaminan Mutu No Kriteria Kepuasan 1 Ketepatan Proses AMI 2 Manajemen waktu 3 Pelayanan Direktorat PEMA 1 Sangat kurang 2 kurang Nilai 3 cukup 4 baik 5 Sangat baik Nama UnitKerja Auditee :... No Kriteria Kepuasan 1 Keterlibatan Top Manajemen 2 Keterlibatan dalam Audit 3 Manajemen waktu 4 Kemampuan komunikasi 5 Sopan santun 6 Kemampuan menanggapi temuan untuk Unitkerja 1 Sangat kurang 2 kurang Nilai 3 cukup 4 baik 5 Sangat baik Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya. Denpasar, Auditor, (...)* Tanda tangan, nama terang dan NIP dicantumkan pada borang hardprint, namun jika borang dikirimkan via , maka tanda tangan tidak perlu. 26

30 16. Borang Umpan Balik Auditee (MP- UND/AMI 001/16) pema-undiknas 2016 Lembar Umpan Balik Auditee Kepada Yth. Direktorat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA) Undiknas Denpasar Denpasar Setelah pelaksanaan AMI UNIT Tahap... Siklus... Tahun... pada hari... tanggal..., maka selaku pimpinan Unitkerja... Saya menyampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagai berikut: Nama Auditor 1:... No Kriteria Kepuasan 1 Kompetensi (kemampuan mengaudit) 2 Manajemen waktu 3 Kemampuan komunikasi 4 Sopan santun 5 Manfaat temuan bagi Unitkerja 1 Sangat kurang 2 kurang Nilai 3 cukup 4 baik 5 Sangat baik Nama Auditor 2 :... No Kriteria Kepuasan 1 Kompetensi (kemampuan mengaudit) 2 Manajemen waktu 3 Kemampuan komunikasi 4 Sopan santun 5 Manfaat temuan bagi Unitkerja 1 Sangat kurang 2 kurang Nilai 3 cukup 4 baik 5 Sangat baik Demikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya. Denpasar,... Pimpinan UnitKerja:... (...)* * Tanda tangan, nama terang, NIP dan stempel dicantumkan pada borang hardprint, namun jika borang dikirimkan via , maka tanda tangan dan stempel tidak perlu. 27

31 17. Checklist Penyerahan Laporan AMI UNIT (MP- UND/AMI 001/17) No. Auditor Internal UnitKerja Laporan AMI Umpan Balik Lembar Pelaksana Daftar Auditor Auditor Klarifikasi 1 (Ketua) 2 Checklist Auditee Akademik (UNIT) Temuan 1 2 Auditee

32 18. Format Laporan Pelaksanaan AMI UNIT (MP- UND/AMI 001/18) JUDUL LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan 2. PELAKSANAAN 2.1. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan 2.2. Auditor dan Distribusinya 2.3. Auditee 2.4. Prosedur Pelaksanaan 2.5. Evaluasi Pelaksanaan 2.6. Feed back 2.7. Analisis Data 3. HASIL 4. PENUTUP LAMPIRAN 1. Schedule Audit 2. Kesediaan Auditor 3. Distribusi Auditor 4. Nomor Telepon Auditor 5. Alokasi Waktu Auditor 6. Jadwal visitasi 7. Checklist Berkas 8. Temuan Audit 9. Borang Audit 29

33 19. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AMI UNIT (MP- UND/AMI 001/19) Nomor :... /J.10/LL/... Lampiran : - Perihal : Klarifikasi Hasil AMI UNITTahap... Siklus... Kepada Yth.- Auditee - Auditor Internal Undiknas Denpasar Denpasar Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Mutu Internal Tahap... Siklus... Tahun..., maka bersama ini dimohon kepada Auditor Internal dan Auditee untuk hadir pada, Hari :... Tanggal :... Jam :... Tempat :... Acara : Klarifikasi Hasil AMI Tahap... Siklus... Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Denpasar,... Direktur PEMA, Tembusan: 1. Yth. Direktur Akademik 2. Arsip... NPP

34 20. Surat Permintaan Tindakan Koreksi (MP- UND/AMI 001/20) No. :.../UN10/LL/... Denpasar,... Lampiran :... (...) lembar Hal : Permintaan Tindakan Koreksi Kepada Yth. Kepala di Undiknas Denpasar Berikut disampaikan hasil temuan Auditor Internal dalam Audit Mutu Internal (AMI) Unit Tahap... Siklus... Tahun... Diharapkan Saudara memberikan tanggapan terhadap temuan. Sekaligus meminta tanggapan terhadap temuan yang ada di Unitkerja yang Saudara pimpin. Laporan Tindakan Perbaikan harap dikirim paling lambat hari..., tanggal..., ke: Direktorat Penjaminan Mutu Gedung B Lantai 1 Undiknas lpmundiknas@yahoo.com Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Rektor, Tembusan: 1. Direktur Akademik Undiknas 2. Direktur Direktorat PEMA Undiknas 3. Ketua Pelaksana AMI... NIP

35 21. Borang Laporan Perbaikan atas PTK (MP- UND/AMI 001/21) Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi Audit ke : Auditor : Tanda tangan Ketua Auditor: Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee: No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Tanggal Perbaikan (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Dokumen (1) Nomor Urut (2) Ketidaksesuaian (KTS), Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk 32