LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PERIODE AGUSTUS 2015

Transkripsi

1 LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) PERIODE AGUSTUS 2015

2 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Audit mutu internal (AMI) merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual Mutu. Pimpinan perguruan tinggi (Ketua STIKES) hendaknya memastikan penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu (SMM). Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh STIKES Aisyiyah dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada telah dipenuhi, karena audit internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2008 Perguruan Tinggi. Audit internal ini, penting dan wajib dilakukan STIKES Aisyiyah Yogyakarta yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008, untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan audit internal yang telah dilakukan. Tanggapan pimpinan Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini diwujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Disinilah semua hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti.

3 B. TUJUAN Audit mutu internal merupakan bagian penting dari proses penjaminan mutu sebuah perguruan tinggi. STIKES Aisyiyah Yogyakarta sudah melakukan audit internal secara rutin dengan tujuan sebagai berikut : 1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan yaitu borang akreditasi BAN PT dan klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan. 3. Melakukan audit agar auditee memperbaiki sistem mutu yang memenuhi syarat-syarat dan peraturan/perundangan. C. INSTRUMEN AUDIT Instrumen audit yang digunakan dalam Audit Mutu Internal STIKES Aisyiyah Yogyakarta mengacu pada Standart Borang Akreditasi dari BAN PT dan Persyaratan klausul ISO 9001 : 2008 dan IWA 2 : D. KETIDAKSESUAIAN APABILA DITEMUKAN 1. Tidak terdapat elemen sistem 2. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu 3. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten 4. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan 5. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut turut 6. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 atau Borang Akreditasi BAN PT 7. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi 8. Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.

4 E. PELAKSANAAN AMI AMI dilakukan oleh Auditor internal STIKES Aisyiyah Yogyakarta yang terdiri dari 19 orang auditor di bawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan (BPMP). AMI periode Agustus 2015 dilakukan di semua unit yang ada di STIKES yang terdiri dari : Pimpinan, BPMP, Prodi Ilmu Keperawatan, Prodi S1 Fisioterapi, Prodi D3 Kebidanan, Prodi D4 Bidan Pendidik, Bagian Administrasi Akademik, Perpustakaan, Biro Sumber Daya, Bagian Laboratorium, Perpustakaan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian Kemahasiswaan dan Pemberdayaan Alumni, Bagian Kajian Islam dan Perkaderan, BP3M, Bagian Kerjasama Internasional dan Humas, Pusat Pengembangan Bahasa dan BPTI. Audit terjadwal dilaksanakan pada tanggal 15 Agustus 16 September 2015 dengan ruang lingkup dan jadwal terlampir. Tema AMI Periode Agustus 2015 adalah : Audit Mutu Internal 2015 untuk mencapai hasil terbaik akreditasi Program Studi. F. HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) AMI dilaksanakan dengan lancar dengan hasil sebagai berikut : Hasil temuan audit unit dalam AMI periode ini adalah sebagai berikut : Tabel 2 Temuan hasil Audit Unit Periode Agustus Tahun 2015

5 Temuan audit dapat bersifat umum dan khusus. Umum berarti temuan tersebut muncul di lebih dari satu unit, khusus berarti temuan hanya muncul di sebuah unit saja. Berikut ini adalah temuan umum yang muncul dalam audit periode Januari 2015 : Tabel 3 Temuan Umum Program Studi

6 Dari hasil Audit di semua Prodi, pada Audit bulan Agustus Tahun 2015, ditemukan sebanyak 23 temuan umum yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Selain temuan umum yang terdapat di Prodi, ditemukan pula temuan umum yang terdapat di unit kerja suporting. Temuan umum pada unit kerja supporting adalah sebagai berikut :

7 Tabel 4 Temuan Umum Unit Kerja (Non Prodi) Berdasarkan hasil audit yang tercantum dalam tabel 4 Temuan umum unit kerja non Prodi pada audit bulan Agustus 2015 ini terdapat 10 temuan. G. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal periode Agustus 2015, didapatkan bahwa jumlah temuan umum yang terdapat di Prodi lebih banyak

8 dibandingkan dengan temuan umum Prodi pada AMI periode sebelumnya. Pada AMI periode ini jumlah temuan umum Prodi meningkat menjadi 23. Temuan umum unit kerja non Prodi juga meningkat jumlahnya, pada AMI periode Januari 2015 jumlah temuan umum unit kerja non Prodi sebanyak 10 temuan. Pada AMI periode sebelumnya terdapat 8 temuan. Salah satu yang menjadi penyebab jumlah temuan meningkat adalah karena pada AMI periode Agustus 2015 standar yang diukur pencapaiannya lebih baik dari sebelumnya. Pada AMI periode Januari standar yang diukur hanya berfokus pada standart yang berhubungan dengan pengajaran, sedangkan pada AMI Agustus semua standar yang ada diukur pencapaiannya. H. RENCANA TINDAK LANJUT 1. Perlu dilakukan monitoring dalam melakukan tindak lanjut temuan AMI. 2. Perlu dicarikan pemecahan masalah dalam RTM terkait dengan temuan yang sifatnya umum tersebut. 3. Rencana tindak lanjut untuk pemecahan masalah melalui RTM adalah sebagai berikut :

9

10

11

12

13