USULAN KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN PERIODE DESEMBER 2015 JANUARI 2016

Transkripsi

1 USULAN KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN PERIODE DESEMBER 2015 JANUARI 2016 PUSAT PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA 2015

2 PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) (TOTAL QUALITY MANAGEMENT CENTER) UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA Jalan Balekambang Lor No. 1 Telp/(fax (0271) SURAKARTA Website: ppm.utp@gmail.com Nomor : 003/F/PPM-UTP/XI/2015 Perihal : Usulan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Dokumen Th. 2015/2016 Lamp : 2 (dua) lembar Kepada : Yth. Rektor Universitas Tunas Pembangunan u/b. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ongko Cahyono, MSc. Disampaikan dengan hormat, bahwa dalam rangka keberlanjutan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkup Universitas Tunas Pembangunan, kami mengingatkan sudah saatnya dilaksanakan lagi penyelenggaraan Audit Muti Internal. (AMI). Terkait hal dimaksud, Pusat Penjaminan Mutu (PPM), mengajukan kegiatan AMI tahap Implementasi Dokumen baik pada tingkat Universitas dan Fakultas serta Program Studi. Bagi Rektorat dan Dekan Fakultas akan meliputi bidang akademik dan non akademik. Sebagaimana telah diketahui, tujuan AMI dalam tahap implementasi adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual tentang implementasi setiap dokumen sebagai dasar pengambilan keputusan, perbaikan dan/atau pengembangan program-program akademik dan non-akademik serta mengurangi resiko kegagalan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)/audit eksternal oleh BAN-PT sebagai kelanjutan SPMI. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap Standar Nasional (SN) Dikti. Implementasi dokumen dalam tahap ini meliputi: 1. Dokumen Manajemen 2. Dokumen Akademik 3. Impementasi Dokumen Mutu (Kebijakan Mutu/SPMI, Manual Mutu/SPMI, Standar Mutu/SPMI dan Standar Operasional Prosedur/SOP, Instruksi Kerja/IK dan record/form SPMI dan dokumen-dokumen lain terkait). Hasil temuan auditor, akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang secara khusus untuk memberikan umpan balik tentang kinerja unit kerja terkait yaitu mengarahkan pencapaian sasaran dan menemukan peluang perbaikan. Sehubungan dengan itu, kami mohon perkenan Keputusan Bapak untuk Pelaksanaan Kegiatan serta Tim Audit Mutu Internal Tahap Implementasi Dokumen UTP Periode Tahun 2015/2016 sebagai payung hukum (draft Susunan Tim Audit Mutu Internal tersaji dalam Lampiran I).

3 Jika disetujui, sosialisasi AMI sebelum pelaksanaan AMI pada tingkat universitas akan kami laksanakan pada tanggal 24 November 2015 jam WIB, sedangkan pelaksanaan AMI untuk Rektorat dimulai pada tanggal 1 Desember 2015 jam selesai. (Jadwal AMI terlampir pada Lampiran II) Sosialisasi AMI dan pelaksanaan AMI untuk tingkat fakultas dan Prodi tersaji pada Lampiran III). Demikian ajuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kebijakan terbaiknya diucapkan terima kasih. Mengetahui Wakil Rektor I, Surakarta, 10 November 2015 Ketua Pusat Penjaminan Mutu, Ir. H. Isnarno, MT. Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT. Tembusan Kepada Yth.: 1. KDP YPTTP Surakarta 2. Wakil Rektor I, II dan III UTP. 3. Karo UTP. Surakarta 4. Arsip.

4 Lampiran I Nomor Surat KaPPM : 003/F/PPM-UTP/XI/2015 Perihal : Pengajuan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Tanggal : 10 November 2015 USULAN SUSUNAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA PERIODE DESEMBER 2015 JANUARI 2016 No. Nama Dosen NIDN 1. Auditor a. Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT Dalam Unit Kerja Asal Ketua PPM/ Dosen FT-UTP Jabatan Dalam Tim AMI Auditor Ketua b. Dr. Ir. Sapto Priyadi, MP Dosen FP-UTP Auditor Anggota 2. a. Agus Supriyoko, S.Or, GPM FKIP-UTP/ Observer/Peninjau M.Or, Dosen FP-UTP b. Ir. Daryanti, MP. GPM FP-UTP/ Observer/Peninjau Dosen FP-UTP c. Syahriar Abdullah, SE, MM. d. Aan Budi Santoso, SPd., MPd GPM FP-UTP/ Dosen FP-UTP GPM FKIP-UTP/ Dosen FP-UTP Observer/Peninjau Observer/Peninjau Ketua Pusat Penjaminan Mutu UTP Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.

5 Lampiran II.a Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/XI/2015; Perihal AMI & Tim AMI implementasi Dokumen; Tanggal 10 November 2015 No. PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT UNIVERSITAS PERIODE DESEMBER 2015 JANUARI 2016 Uraian Audit 1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen, Penyempurnaan check-list Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman check- 2. list ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/ami 3. Pelaksanaan audit ke lembaga-lembaga UTP + UPT PKTS 4. Closing meeting Lembaga-lembaga + PKTS UTP 5. Pelaksanaan audit ke Biro Universitas + UPT Perpustakaan 6. Closing meeting Biro Universitas + UPT Perpustakaan UTP 7. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 8. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 9. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 10. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee November Desember Januari Februari Maret Ketua Pusat Penjaminan Mutu Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.

6 Lampiran II.b Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/XI/2015; Perihal AMI; Tanggal 10 November 2015 PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PERIODE DESEMBER 2015 JANUARI 2016 PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) - UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN (UTP) SURAKARTA No. Uraian Audit 1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman 2. checklist ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/ami 3. Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur 4. Closing meetingfakultasteknik 5. Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknologi Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis 6. Closing meeting Fakultas Pertanian 7. Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi 8. Closing meeting Fakultas Ekonomi 9. Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Olahraga Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Jasmanai, Kesehatan & Rekreasi 10. Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 11. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 12. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 13. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 14. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee November Desember Januari Februari Maret April Ketua Pusat Penjaminan Mutu Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.

7 Lampiran II.c Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/XI/2015; Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 10 November 2015 JADWAL PELAKSANAAN AMI TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT UNIVERSITAS PERIODE DESEMBER JANUARI 2016 PPM UTP SURAKARTA Uraian Audit Tanggal 1 Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Rektorat November Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, Penyempurnaan/ finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi November 2015 AMI 3 Pelaksanaan audit ke LPPM 8 Desember Pelaksanaan audit ke LKI 9 Desember Pelaksanaan audit ke PKTS 9 Desember Closing Meeting Lembaga-lembaga + PKTS 11 Desember Pelaksanaan audit ke BAAK 15 Desember Pelaksanaan audit ke BAUK 15 Desember Pelaksanaan audit ke Perpustakaan 16 Desember Closing meeting Biro + Perpustakaan 18 Desember Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 21 Desember Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 22 Desember Januari Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 05 Februari Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee 22 Februari 2016 Ketua PPM Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT

8 Lampiran II.d Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/XI/2015; Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 10 November 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PERIODE DESEMBER JANUARI 2016 PPM UTP SURAKARTA Uraian Audit Tanggal 1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen November 2015 Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, 2. Penyempurnaan/ finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi November 2015 AMI 3. Pelaksanaan audit ke Fakultas Teknik dan TU Teknik 29 Desember 2015 Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil 29 Desember 2015 Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur 29 Desember Closing meeting Fakultas Teknik 04 Januari Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian dan TU Pertanian 05 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknologi 05 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis 05 Januari Closing meeting Fakultas Pertanian 10 Januari Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi dan TU Ekonomi 12 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen 12 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi 12 Januari Closing meeting Fakultas Ekonomi 17 Januari Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 19 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Or. 19 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling 19 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru SD 26 Januari 2016 Pelaksanaan audit ke Program Studi Penjas Kesehatan & Rekreasi 26 Januari Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 30 Januari Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 05 Februari Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 08 Februari 21 Maret 2016 Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan 13. Mutu 28 Maret 2016 Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan 14. kinerja ke auditee 15 April 2016 Ketua PPM Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT