BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN

Transkripsi

1 3 NLISIS SISTEM INFORMSI ERJLN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Sumbrani Sejahtera merupakah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang alat alat-alat proyek asal jepang yang berada di kawasan Mega Glodok Kemayoran Jakarta. PT. Sumbrani sejahtera mendistribusikan berbagai alat-alat proyek dari Perusahaan Makita Corporation dan telah berdiri Pada awalnya, pemilik perusahaan ini merupakan anak perusahaan yang turun temurun dari orang tua yang di turunkan ke anaknya. Dari dlu yang merupakan perusahaan dagang karena keinginan sendiri untuk memiliki perusahaan sendiri dan modal serta pengalaman yang matang selama bertahun tahun bekerja di bidang alat alat proyek makan beliau pun mulai membangun perusahaan dagang alat alat proyek dengan nama PT. Sumbrani Sejahtera. Produk alat alat proyek yang di tawarkan perusahaan sangat beragam seperti mesin bor beton, bor kayu, gurinda, alat pengaduk cat, blower dan mesin chainsaw. Proses penjualan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dan harga yang diinginkan pembeli. Sebagian besar pelanggan PT. Sumbrani Sejahtera yang berada di sekitaran kota jakarta dan beberapa untuk proyek proyek besar di luar jakarta. agian sales yang menjadi tombak pemasaran produk PT. Sumbrani Sejahtera sejauh ini sebagian besar hanya dapat menembus pasar di wilayah jakarta, keterbatasan penguasaan pasar diluar wilayah tersebut dan tren pasar yang sebagian besar mengikuti adanya saingan atau lawan bisnis yang juga memiliki harga yang sama atau kualitas yang sama menyebabkan kurang berkembangnya jangkauan perusahaan. Penggunaan teknologi informasi menjadi harga mati untuk perusahaan dalam menghadapi persaingan ini. Dengan mengedepankan kualitas dan kepuasan pelanggan, diharapkan teknologi informasi dapat mengakomodir setiap kebutuhan dan keluhan pelanggan terhadap produk dan pelayanan perusahaan untuk mencegah pindahnya pelanggan ke produsen lain. Sehingga pelanggan mendapatkan pelayanan yang bagus. Diharapkan pula sistem informasi, dapat memperluas pengembangan pasar perusahaan. Sehingga customer dapat mendapatkan update tentang barang yang diinginkan, spesifikasi barang beserta harga jual barang tersebut. 45

2 Visi dan Misi Perusahaan VISI : Menjadi Distributor alat alat proyek terkemuka dan terbaik di Indonesia. MISI : a) Menjadi perusahaan penyedia alat alat proyek dengan harga yang murah b) Melayani setiap permintaan pelanggan dengan mengutamakan kepuasan. c) Membuka lapangan pekerjaan lebih besar bagi rakyat Indonesia. 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Sumbrani Sejahtera Deskripsi Pekerjaan Organisasi dalam Perusahaan a. Direktur dan wakil direktur Merupakan orang yang memiliki wewenang dan tanggung jawab seperti mengawasi jalannya perusahaan, mengawasi dan memberi arahan kepada karyawan, mengevaluasi kinerja karyawan, mengambil keputusan strategi bagi perusahaan, menjalin kerja sama dengan para mitra bisnis, memberi keputusan untuk setiap pengeluaran perusahaan, dan berhak mempekerjakan dan memberhentikan karyawan. b. agian Pemasaran dan sales

3 47 Merupakan orang yang diangkat atau dipercaya oleh perusahaan untuk memasarkan produk dan perantara konsumen dengan perusahaan untuk memesan.sales berhubungan secara langsung dengan pemilik dalam menentukan segmen pasar dan produk yang harus dijual. Sales juga bertugas untuk meyakinkan pelanggan terhadap produk dan memberikan penjelasan mengenai produk untuk memberikan wawasan kepada pelanggan, mengenai produk tersebut. Sales juga memiliki seluruh data konsumen yang harus ditangani dalam proses pemasaran dan penjualan produk lainnya. c. agian Keuangan Memiliki tugas untuk melakukan rekapitulasi transaksi yang terjadi selama 1 periode dan membuat laporan keuangan yang nantinya akan diserahkan kepada pemilik perusahaan d. Kepala Gudang ertugas untuk bernegosiasi dengan supplier, bertanggung jawab atas pengendalian dan pengelolaan persediaan produk di gudang, bertanggung jawab atas proses pemasukan dan pengeluaran barang, bertanggung jawab atas kesesuaian kualitas dan jumlah barang yang dikirim kepelanggan, menyetujui surat jalan,surat permintaan pembelian barang dan surat pengambilan barang, membuat laporan perseduaan, pemasukan dan pengeluaran kepada manager operasional, bertanggung jawab atas retur barang cacat kepada supplier, dan bertanggung jawab atas jadwal dan cara pengiriman barang ke pelanggan e. agian personalia ertugas untuk bertanggung jawab atas gaji dan tunjangan karyawan, bertanggung jawab atas perekrutan dan pemecatan karyawan dan mengawasi absensi dan izin cuti karyawan f. dministrasi agian ini mengatur segala proses adminsitrasi akuntansi, pendaftaran dan segala yang berhubungan dengan customer dalam proses pendaftaran barang masuk dan keluar g. agian operasional agian ini memberikan petunjuk dan bimbingan kepada karyawan dalam melaksanakan operasi perusahaan, bertanggung jawab penuh atas

4 48 perusahaan baik dari segi ekstern maupun intern, dan mempunya wewenang dalam pemberian tugas pada bawahannya h. Kurir ertugas untuk melakukan pengantaran atau pengiriman barang yang telah dipesan oleh customer sesuai dengan surat jalan yang telah diberikan atau sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah diberikan oleh kepala gudang. 3.5 Proses isnis Yang Sedang erjalan Sales akan pergi untuk mempromosikan produk alat alat proyek tersebut setelah mendapatkan informasi mengenai toko / customer yang harus ia kunjungi dan membawa brosur / katalog produk. Setiap negosiasi dilakukan dengan sales, baik cara pembayaran, jadwal pengiriman dan jenis produk yang diinginkan. pabila terdapat customer baru maka sales akan mencatat data pelanggan tersebut terlebih dahulu tetapi bila sudah merupakan customer lama dari perusahaan maka proses pencatatan terhadap pemesanan barang akan dilakukan. Setelah itu data pesanan akan diberikan kepada admin untuk dilakukan pencatatan sales order. Sales order yang sudah dibuat akan diberikan kepada operational manager untuk disetujui apabila terdapat customer yang memiliki pembayaran yang jatuh tempo maka sales order tersebut tidak akan disetujui oleh operational manager. Setelah sales order disetujui oleh operational manager maka bagian keuangan akan membuat faktur penjualan yang nantinya akan diberikan kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang sesuai dengan data pesanan yang ada. Sales akan melakukan penagihan uang kepada pelanggan sesuai dengan faktur yang telah dibuat sebelumnya oleh bagian keuangan dan customer akan melakukan pembayaran dan memilih jenis pembayaran yang ditawarkan oleh sales yaitu pembayaran secara lunas atau pembayaran DP (Down Payment) terlebih dahulu. Ketika customer melakukan pembayaran dengan cara membayar DP terlebih dahulu maka customer akan menerima kwintasi sesuai dengan pembayaran yang dilakukan dan bagian keuangan akan membuat jadwal jatuh tempo untuk sisa pembayaran yang harus dilunasi oleh customer. Tetapi jika jenis pembayaran yang dilakukan customer adalah

5 49 lunas maka customer akan menerima kwintasi dan bagian keuangan langsung mencatat jumlah pembayaran yang dilakukan dan membuat surat jalan untuk diserahkan kepada bagian gudang. Surat jalan yang diterima oleh bagian gudang akan ditanda tangan dan diserahkan kepada bagian kurir untuk mengirimkan barang orderan kepada customer sesuai dengan surat jalan yang diberikan. Pada saat barang sampai kepada customer, maka langkah selanjutnya adalah customer akan melakukan pengecekan apakah sesuai dengan orderan yang dilakukan. Setelah itu customer akan menandatangani surat jalan tersebut dan barang akan diturunkan kedalam gudang customer. agian keuangan akan melakukan pengecekan terhadap customer jika pembayaran yang dilakukan sebelumnya sudah lunas maka bagian keuangan akan mengarsipkan faktur penjualan tersebut, tetapi jika pembayaran yang dilakukan sebelumnya hanya dibayar dengan DP makan bagian keuangan akan membuat surat tagihan yang ditujukan kepada customer dimana sales akan melakukan penagihan langsung kepada customer. Setelah pembayaran dilakukan sales akan menanyakan apakah ingin melakukan pemesanan kembali atau tidak. Setelah itu bagian keuangan setiap bulannya akan membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada pemilik perusahaan. 3.6 ctivity Diagram yang sedang berjalan erikut adalah activity diagram dari proses bisnis PT. Sumbrani Sejahtera yang sedang berjalan:

6 50 Gambar 3.2 ctivity Diagram Proses isnis yang Sedang erjalan 3.7 SWOT erikut ini akan dijabarkan mengenai analisis SWOT terhadap PT. Sumbrani Sejahtera:

7 51 Tabel 3.1 nalisis SWOT pada PT. Sumbrani Sejahtera Strengh Weakness Hubungan yang baik dengan Sulit untuk mengetahui barang yang pelanggan (S1) sudah terkirim apa belum (W1) Transportasi yang memadai (S2) Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) Memiliki produk lain selain produk utama (S3) Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) Memiliki mitra kerja yang bekerja Kesalahan pencatatan transaksi sama dengan baik (S4) sering terjadi (W4) Opportunity Threats Pengguna website sebagai portal Munculnya supplier baru (T1) untuk melayani pelanggan (O1) Semakin berkembangnya teknologi informasi (O2) Tidak stabilnya nilai tukar rupiah dengan dollar (T2) Keadaan ekonomi indonesia yang semakin baik (O3) anyaknya produk baru atau produk lain yang serupa (T3) Strengh 1. Hubungan yang baik antara pelanggan dengan perusahaan telah terjalin dengan baik dimana hubungan tersebut dapat terlihat dari data kuesioner bahwa sebesar 69% pelangan mendapat pelayanan yang baik dan juga dari hasil wawancara diketahui bahwa pendekatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan cukup baik jika ada pelanggan baru yang melakukan transaksi / pemesanan barang maka akan diberikan sebuah apresiasi berupa souvenir guna menjalin hubungan baik antar pelanggan dengan perusahaan. 2. Memiliki jumlah transportasi yang memadai untuk melakukan pendistribusian didaerah sekitar tetapi beberapa pelanggan yang berada didaerah jabodetabek dapat dilayani sesuai dengan prosedur dari perusahaan dimana barang akan disiapkan dan diantar ketujuan setelah proses

8 52 pembayaran minimal down-payment (DP) sebesar 30% telah dilakukan dan akan diproses menggunakan ekspedisi(partner bisnis PT. Sumbrani Sejahtera). Tabel 3.2 Daftar Kendaraan yang dimiliki PT. Sumbrani Sejahtera No Nama Kendaraan Jumlah Kendaraan 1 Mobil ox esar 3 3. erdasarkan hasil wawancara selain produk utamanya seperti bor dan gurinda, PT. Sumbrani Sejahtera juga memiliki produk lain seperti blower, gergaji, pembersih air bertekanan tinggi 4. memiliki mitra kerja yang bekerja sama yang bergerak dibidang expedisi dan bekerja sama dengan pabrik pembuat produk alat berat yang merupakan mitra paling penting dalam pembuatan produk alat berat. Mitra dari PT. Sumbrani Sejahtera. eberapa mitra dari PT. Sumbrani Sejahtera adalah sepert Makita Indonesia, osch Indonesia dan Sellery Weakness: 1. Susah untuk mengetahui apakah barang sudah dikirim atau belum, dari hasil wawancara terhadap proses pengiriman, dapat diketahui bahwa sales susah untuk mengetahui apakah barang yang dipesan oleh pelanggan sudah dikirim atau belum oleh bagian pengiriman. Karena keluhanan akan keterlambatan barang dari pelanggan selalu disampkaikan kepada sales via telepon, sedangkan sales tidak mengetahui apakah barang yang telah dikirim atau belum. 2. anggapan terhadap keluhan dari beberapa pelanggan lama untuk direspon oleh perusahaan, dari kuesioner yang telah dibuat diketahui bahwa 52% pelanggan tidak mendapatkan jawaban yang memuaskan atas keluhan yang diberikan untuk perusahaan. 3. Perusahaan masih belum banyak dikenal oleh banyak orang atau perusahaan lain sehingga menyebabkan penjualan perusahaan menjadi sangat tidak stabil. 4. Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi seperti semua transaksi, pembukuaan dan pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual yaitu dengan tulis tangan sehingga memungkinkan data yang tidak valid atau salah

9 53 pencatatan, dalam wawancara dengan PT. Sumbrani Sejahtera bahwa dalam setahun bisa terjadi salah pencatatan atas transaksi sebanyak 6 kali. Opportunities 1. Pengguna website sebagai portal untuk melayani pelayanan kepada pelanggan seperti penjualan dapat dilakukan dikarenakan perkembangan teknologi sekarang memiliki peluang untuk melakukan bisnis dengan menggunakan jaringan internet. Dimana sebanyak 73% pelanggan menggunakan internet untuk mencari informasi, chating dan berbisnis sehingga perusahaan dapat mengaplikasikan pelayanan ini secara online kepada pelanggan PT. Sumbrani Sejahtera 2. Semakin berkembangnya teknologi informasi perusahaan dituntut untuk dapat mengembakan proses bisnis dimana teknologi merupakan salah satu unsur penting yang dapat digunakan oleh perusahaan. Kemajuan teknologi yang paling dirasakan adalah dengan semakin bertambahnya pengguna internet. Dengan menggunakan internet perusahaan juga diberikan kemampuan untuk melakukan promosi dengan cara yang lebih mudah. Internet juga dapat menghilangkan hambatan waktu dan jangkuan wilayah bagi perusahaan untuk memasarkan produk dan pelayanannya. Selain itu informasi perusahaan dapat diupdate dengan cepat dimana luasnya pasar internet dapat dilihat oleh survei yang dilakukan oleh sebuah lembaga survei yang hasilnya seperti dalam table berikut. Gambar 3.3 Grafik Pengguna Internet di Indonesia Dengan kemajuan teknologi yang ada, menjadi, menjadi peluang bagi perusahaan untuk dapat dengan mudah membagi informasi mengenai perusahaan dan juga memperkenalkan produk kepada masyarakat secara luas,

10 54 selain itu dari data grafik diatas dapat disimpulkan bahwa masyarakat Indonesia sudah mulai untuk membuka diri terhadap kemajuan teknologi. 3. Keadaan ekonomi Indonesia yang semakin baik menyebabkan banyak bermunculan pabrik-pabrik baru dan juga perusahaan baru. Hal ini dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mendapatkan pelanggan baru. Threats 1. Munculnya supplier baru, dari hasil wawancara dengan direktur dari PT. Sumbrani Sejahtera dapat diketahui bahwa telah munculnya banyak pesaing yang merupakan ancaman yang cukup serius bagi perusahaan. 2. Tidak stabilnya nilai tukar rupiah terhadap dollar, dapat menyebabkan naik turunnya harga bahan plastik (berupa biji plastik) sehingga pelanggan akan ragu dalam melakukan pembelian. Gambar 3.4 Grafik Nilai tukar rupiah terhadap dollar Tahun anyaknya beredar produk baru atau produk lain yang serupa menjadi satu ancaman yang serius bagi perusahaan diakibatkan faktor harga yang dapat mempengaruhi daya nilai jual dari produk perusahaan 3.8 Matriks IFE dan EFE Matriks ini diperoleh dari evaluasi factor factor internal dan eksternal yang kemudian diberi peringkat. Perusahaan akan memiliki posisi internal yang kuat dan respon yang baik terhadap peluang dan ancaman apabila memiliki nilai berada diatas rata rata yakni 3.

11 55 Tabel 3.3 Pembobotan Faktor Internal Faktor Internal Prioritas obot (1- (/) 3) Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1) Transportasi yang memadai (S2) 3 Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1) Memiliki Produk lain selain produk utama (S3) 3 Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1) Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4) 2 Transportasi yang memadai (S2) Memiliki produk lain selain produk utama (S3) 3 Transportasi yang memadai (S2) Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4) 2 Memiliki produk lain selain produk utama (S3) Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4) 2 Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1) Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) 1 Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1) Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) 2 Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1) Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) 1 Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1) Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4) 1 Transportasi yang memadai (S2) Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) 3 Transportasi yang memadai (S2) Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) 3 Transportasi yang memadai (S2) Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) 3 Transportasi yang memadai (S2) Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) 3

12 56 Transportasi yang memadai (S2) Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4) 2 Memiliki Produk lain selain produk utama (S3) Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) 2 Memiliki Produk lain selain produk utama (S3) Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) 1 Memiliki Produk lain selain produk utama (S3) Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) 3 Memiliki Produk lain selain produk utama (S3) Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4) 3 Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4) Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) 2 Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4) Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) 1 Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4) Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) 2 Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4) Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4) 2 Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) 2 Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) 3 Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1) Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4) 2 Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) 2 Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2) Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4) 3 Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3) Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4) 3 Keterangan: Peringkat 3 = Respon diatas rata rata

13 57 Peringkat 2 = Respon rata rata Peringkat 1 = Respon jelek Tabel 3.4 Rangkuman Pembobotan Matrik IFE Tabel 3.9 Normalisasi Matrik EFE

14 58 Tabel 3.10 Matriks EFE Faktor Eksternal Utama obot Peringkat Nilai Opportunity Pengguna website sebagai portal untuk melayani pelanggan 0,10 4 0,4 Semakin berkembangnya teknologi informasi 0,11 3 0,33 Keadaan ekonomi Indonesia yang semakin baik 0,10 4 0,4 Threats Munculnya supplier baru 0,04 2 0,08 Tidak stabilnya nilai tukar rupiah dengan dollar 0,60 3 1,8 anyaknya produk baru atau produk lain yang serupa 0,05 4 0,2 Total 1 3,21 Keterangan: Peringkat 1: tidak penting Peringkat 3: Cukup penting Peringkat 2: penting Peringkat 4: Sangat penting erdasarkan hasil analisa dari IFE dan EFE, di dapatkan total nilai dari IFE sebanyak 3,19 hal ini menunjukan bahwa perusahaan memiliki faktor internal yang sangat kuat. Nilai total dari EFE sebanyak 3,21 hal ini menunjukan bahwa perusahaan memberikan respon yang cukup baik terhadap peluang dan ancaman dari luar. Jika dilihat dari nilai bobot pada table diatas, maka dapat disimpulkan bahwa faktor- faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan secara signifikan bila dilihat dari faktor internal adalah memiliki transportasi yang memadai dengan bobot 0,17 sebagai kelebihan dan kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi dengan bobot 0,16 sebagai kelemahan dalam perusahaan.

15 59 Jika dilihat dari nilai bobot pada table diatas, maka dapat disimpulkan bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan dari eksternal adalah semakin berkemabngnya teknologi informasi dengan bobot 0,11 sebagai peluang dan tidak stabilnya nilai tukar rupiah dengan dollar dengan bobot 0,6 sebagai ancaman bagi perusahaan. 3.9 Matriks internal eksternal (Matriks IE) Hasil analisis kondisi internal eksternal yang diperoleh dengan nilai IFE sebesar 3,19 dan nilai EFE 3,21 dapat dituangkan kedalam matriks IE. erikut merupakan matriks IE yang di dapat dari analisis faktor internal dan eksternal: Keterangan : Sel I, II, IV = tumbuh dan membangun Sel III, V, VII = menjaga dan mempertahankan Sel VI, VIII, IX = panes atau divestasi Gambar 3.5 Nilai Matriks IE

16 60 erdasarkan matriks internal eksternal (matriks IE) diatas dapat diketahui bahwa PT. Sumbrani Sejahtera berada pada posisi I yaitu tumbuh dan membangun, serta berada pada kondisi rata - rata dan kondisi eksternal, yang tinggi. Untuk itu, rekomendasi yang diperoleh bagi PT. Sumbrani Sejahtera adalah melakukan strategi intensif (penetrasi pasar, pengembangan pasar, dan pengembangan produk). Matriks ini menghasilkan 4 kemungkinan alternative strategi yaitu: Matriks SWOT Table 3.11 Matriks SWOT IFS Kekuatan(S) Kelemahan(W) 1. Hubungan yang baik dengan pelanggan 2. Transportasi yang memadai 3. Memiliki produk lain selain produk utama 4. Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik 1. Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum 2. Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan 1. Perusahaan masih belum banyak dikenal 4. Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi EFS Peluang(O) Strategi SO Strategi WO 1. Penggunaan website sebagai portal untuk 1. Mengembangkan usaha dengan memanfaatkan teknologi untuk 1. Memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan layanan dan hubungan ke

17 61 melayani pelanggan meningkatkan pelayanan (S1,S3,S4,O1) pelanggan(w2,w3,o1, O2) 2. Semakin berkembangnya teknologi informasi 2. Menambah pasokan dari pemasok untuk meningkatkan penjualan (S4,O2,O3) 2. Memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan operasional sehari hari(w1,w4, O1,O2) 3. Keadaan ekonomi Indonesia yang semakin baik ncaman(t) Strategi ST Strategi WT 1. Munculnya supplier baru 1. Terus mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan (S1,T1) 1. Melakukan periklanan pada media masa seperti majalah, radio, televisi ( W3, T1,T3) 2. Tidak stabilnya nilai tukar rupiah dengan dollar 2. Membina hubungan yang baik dengan mitra kerja agar memperoleh harga yang stabil(s4,t2) 2. Membuat sebuah fasilitas informasi yang selalu di update yaitu melalui sebuah situs yang berbasis ECRM(W4,T3) 3. anyaknya produk baru atau produk lain yang serupa 3. Membuat sebuah sistem CRM yang berbasis web supaya dapat menjangkau pasar yang lebih luas (S2,S3,S4,T3) nalisa dari matrik SWOT diatas, banyak didominasi pilihan strategi penetrasi pasar yaitu dengan cara memanfaatkan teknologi berbasis web untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan penyampaian informasi yang lebih update

18 Hasil dari kuesioner Dalam menentukan jumlah sampel yang harus diambil guna mendapatkan hasil dari kuesioner yang akan dibagikan kepada para customer perusahaan maka berikut adalah perhitungan sampel yang dilakukan dengan menggunakan rumus slovin (Riduwan, 2005): Rumus Slovin: n = N/N(d)² + 1 n = sampel; N = populasi; d = nilai presisi 95% atau sig. = 0,05. Perhitungan sample yang dilakukan berdasarkan jumlah pelanggan yang masih melakukan transaksi dengan perusahaan sebanyak 92 pelanggan adalah: N=(92/92(0,05)²) +1= 92/1,23 = 74,7 75 sampel Jadi berdasarkan perhitungan sampel yang dilakukan dengan menggunakan rumus Slovin maka kuesioner dibagikan kepada 75 orang responden yang merupakan pelanggan dari PT. Sumbrani Sejahtera yang berisi 7 pertanyaan yang dilaksanakan dengan cara wawancara. 1. erapa sering anda mengakses internet dalam sebulan ini? 1. erapa sering anda mengakses internet dalam sebulan ini? Gambar 3.6 Kuesioner no 1

19 63 Kesimpulan yang didapat dari kuesioner dan pertanyaan ini adalah sebanyak 82% pelanggan dari PT. Sumbrani Sejahtera menggunakan internet dalam kegiatan sehari harinya.dari hasil diatas dapat disimpulkan bahwa internet merupakan bagian terpenting dalam kehidupan sehari-hari dalam mencari informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dimana pelanggan memiliki waktu yang banyak untuk menggunakan internet dikarenakan adanya smartphone yang memadai. 2. Untuk apa biasanya anda menggunakan internet? Gambar 3.7 Kuesioner no 2 Dari hasil keusioner diatas dapat disimpulkan bahwa sebesar 54% atau 41 pelanggan PT. Sumbrani Sejahtera menggunakan internet untuk mencari informasi yang dibutuhkannya dalam pengambilan keputusan atau berita seputar kehidupan sehari hari dengan dibantunya perkembangan teknologi seperti smartphone yang memadai memudahkan para pengguna dapat menggunakan atau mengakses internet dimana saja dan kapan pun mereka berada. 3. Informasi mengenai spesifikasi produk, harga, dan lama pengiriman apakah masih minim sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan pemesanan barang?

20 64 Gambar 3.8 Kuesioner no 3 39% atau 30 pelanggan dari PT. Sumbrani Sejahtera memilih untuk sangat setuju, 21% atau 16 pelanggan memilih setuju, 17% atau 13 pelanggan memilih cukup setuju. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sebanyak 77% pelanggan PT. Sumbrani Sejahtera ingin mendapatkan informasi mengenai spesifikasi dari produk yang ditawarkan oleh perusahaan seperti harga, deskripsi produk, dan lama pengiriman yang dapat memudahkan pelanggan dalam melakukan pemesanan barang sehingga pemesanan yang dilakukan dapat sesuai dengan kemauan pelanggan. 4. pakah keluhan keluhan anda mengenai informasi produk dan layanan ditanggapi dengan cepat oleh pihak PT. Sumbrani Sejahtera dalam 1 x 24 jam?

21 65 Gambar 3.9 Kuesioner no 4 Sebanyak 36% atau 27 pelanggan memilih sangat tidak setuju, 16% atau 12 pelanggan memilih tidak setuju sehingga dari data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa pelanggan ingin keluhan yang disampikan kepada perusahaan dapat ditanggapi dengan cepat dan pelanggan diberikan solusi yang baik terhadap keluhan yang mereka sampaikan kepada perusahaan berdasarkan hasil kuesioner diatas sebanyak 52% keluhan dari pelanggan tidak ditanggapi dengan cepat oleh perusahaan. 5. pakah pelayanan yang diberikan oleh PT. Sumbrani Sejahtera menurut anda sudah bagus? Gambar 3.10 Kuesioner no 5

22 66 Sebanyak 30% atau 23 pelanggan memilih sangat setuju, 24% atau 18 pelanggan memilih setuju, 15% atau 11 pelanggan memilih cukup setuju dari data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa pelanggan mendapatkan pelayanan yang baik dari perusahaan sehingga hal ini mempengaruhi tingkat kekuatan yang dimiliki perusahaan terbukti dari hasil kuesioner sebanyak 69% pelanggan mendapatkan pelayanan yang bagus dari perusahaan 6. pakah perlu mengetahui detil produk sebelum melakukan pemesanan? Gambar 3.11 Kuesioner no 6 Sebanyak 38% atau29 pelanggan memilih sangat setuju, 31% atau 23 pelanggan memilih setuju, 20% atau 15 pelanggan memilih cukup setuju. Sehingga dari data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa sebanyak 89% ingin mendapatkan informasi mengenai detail produk dari perusahaan dikarenakan pelanggan ingin mengetahui detail barang dengan jelas sebelum melakukan pemesanan untuk meminimalisir adanya kesalahan dalam pembelian produk yang tidak sesuai dengan kemauan dari pelanggan. 7. Menurut anda apakah akan lebih nyaman jika anda dapat melakukan pemesanan barang kapan saja?

23 67 Gambar 3.12 Kuesioner no 7 Sebanyak 38% atau 29 pelanggan memilih sangat setuju, 31% atau 23 pelanggan memilih setuju, 20% atau 15 pelanggan memilih cukup setuju, sehingga dapat disimpulkan bahwa sebanyak 89% pelanggan akan merasa nyaman dapat melakukan pembeliaan barang dimana saja dan kapan pun mereka berada tanpa adanya batasan waktu Masalah dan Usulan Penyelesain Masalah Dari hasil analisa yang dilakukan, pada proses bisnis PT. Sumbrani Sejahtera terdapat beberapa masalah yang kerap terjadi pada proses bisnis tersebut. Masalah masalah tersebut antara lain: 1. Terjadinya penurunan customer sebesar 30% akibat pendekatan hanya dilakukan perusahaan kepada customer yang sering melakukan transaksi sehingga menyebabkan kerugiaan bagi perusahaan. 2. Dalam mendapatkan informasi mengenai spesifikasi, harga dan lama pengiriman produk sebanyak 77% customer sulit untuk melakukan pemilihan dan pemesan produk produk yang dinginkan. 3. Kepercayaan customer terhadap perusahaan berkurang karena sebanyak 52% keluhan lambat untuk direspon oleh perusahaan. 4. Sales kesulitan untuk mengetahui apakah barang yang diorder oleh customer sudah diproses atau belum.

24 68 Karena adanya beberapa permasalahan yang kerap terjadi pada PT. Sumbrani Sejahtera membuat perusahaan sulit untuk bersaing dengan para pesaing lainnya. Usulan dari pemecahan masalah yang terdapat pada proses bisnis PT. Sumbrani Sejahtera antara lain: 1. Diperlukan sebuah sistem E-CRM untuk membantu mengelola dan menjalin hubungan kepada semua pelanggan baik yang baru melakukan transasksi atau yang sudah tidak melakukan juga terdapat fasilitas sebagai sarana interaksi untuk menjalin hubungan antara pelanggan lama dan baru dengan perusahaan dan menyediakan fasilitas belanja online yang dapat digunakan untuk melayani customer yang ingin melakukan pembelian. 2. Membangun sebuah sistem E-CRM sebagai media untuk menyampaikan dan melakukan pengiriman informasi mengenai spesifikasi, harga dan lama pengiriman produk maupun informasi mengenai perusahaan. 3. Menyediakan fasilitas shopping cart sehingga pelanggan dapat tetap dengan mudah melakukan pembelian atau pengorderan barang selama 24 jam. 4. Menyediakan fasilitas berubah kotak kritik - saran untuk melakukan complain sebagai sarana untuk menjawab dan menampung keluhankeluhan dari customer dan adanya fitur live chat. 5. Menyediakan fitur dimana status pengiriman barang dapat ditampilkan apakah sudah terkirim atau belum.