BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan Tinjauan Perusahaan PT. Matrica Consulting Services (Matrica) adalah Perusahaan Manajemen Teknologi Informasi yang mengkhususkan diri pada Perencanaan Strategis TI, Risiko TI, dan Keamanan TI. Pesatnya perkembangan teknologi informasi yang mendorong pertumbuhan pasar yang cepat, mengilhami Matrica untuk mengembangkan portofolio bisnis dan keahliannya menjadi 3 (tiga) bidang keahlian, yaitu : 1. Konsultasi Manajemen TI 2. Intelligent Business, Data Warehouse, dan Balanced Scorecard 3. Pengembangan Aplikasi dan Integrasi. Selain itu PT. Matrica Consulting Service mempunyai produk unggulan yaitu OpenERP atau sekarang telah berganti nama menjadi Odoo, adalah aplikasi ERP yang didirikan oleh Fabien Pinckaers pada tahun 2002 di Belgia dengan menggunakan perusahaan OpenERP SA, aplikasi ini memiliki fitur atau modul termasuk HR, CRM, Sales, Purchasing, Accounting, Manufacturing dan banyak fitur lainnya dengan modul modul yang dapat di customize sesuai kebutuhan. Fitur- fitur dalam produk tersebut sangat berguna bagi perusahaan dalam bidang apapun Visi dan Misi Perusahaan. 1. Visi Menjadi perusahaan konsultan manajemen teknologi informasi yang handal, profesional, dan terpercaya dengan berorientasi pada kepuasan pelanggan, dengan memberikan solusi inovatif dan praktis. serta Memberikan layanan konsultasi TI yang sangat baik sehingga memungkinkan klien untuk mencapai keberhasilan mereka. 2. Misi Membantu pelanggan berinvestasi pada produk TI yang benar dan efisien yang kemudian akan menjadi aset strategis bagi perusahaan atau organisasi untuk mengoptimalkan kinerja dan prestasi mereka. 21

2 Struktur Organisasi Perusahaan Service: Berikut ini struktur organisasi yang terdapat pada PT. Matrica Consulting Director VP Business Development VP Product & Service VP Financial Accounting & Risk Management AM/Business Analyst Presales/ Business Analyst PMO IT Management Manager System Development Manager Finance & Accounting Manager HR & GA Manager BD Admin Project Manager Business Analyst System Analyst Finance & Accounting Staff HR Staff Marketing Project Admin System Analyst Programmer Internal IT Staff BD Admin Quality Assurance & Competency IT Infrastructure Architect Research & Development Staff Project Admin Research & Development Staff Product Specialist Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Matrica Consulting Service Berdasarkan Gambar 3.1 Struktur organisasi pada PT. Matrica Consulting Service terdiri dari 3 bagian besar diantaranya adalah Divisi Bussines Development, Divisi Product and Service dan Financial Accounting and Risk Management. Divisi Bussines Development adalah bagian yang menganalisa potensi pasar, melihat peluang peluang yang kemudian ditindak lajuti agar menjadi suatu proyek serta tugas bagian ini untuk memasarkan produk produk yang ada agar perusahaan perusahaan lain berminat untuk menggunakan produk yang ditawarkan. Divisi Product & Service adalah bagian yang bertanggung jawab untuk Memberikan Jasa Konsultan terbaik untuk berbagai proyek dan pengimplementasian produk yang dijual. Divisi Financial Accounting dan Risk Management adalah bagian yang bertugas untuk mengurus segala kebutuhan tentang keuangan dan pengelolaan karyawan.

3 Tugas dan Tanggung Jawab Tabel 3.1. Tugas dan Tanggung Jawab PT. Matrica Consulting Service No. Jabatan Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur Mengatur perusahaan secara keseluruhan untuk kelangsungan kehidupan perusahaan agar dapat terus maju dan berkembang. 2. VP Business Development Bertanggung jawab untuk kemajuan penjualan suatu solusi dan/ produk serta target pendapatan, merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama sales & marketing untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien. 3. Business Analyst Bertanggung jawab dalam menerima dan mengumpulkan info business problem dari klien dan stakeholder, menganalisanya dan kemudian menterjemahkannya kedalam bentuk spesifikai yang kemudian disetujui oleh pihak klien dan bisa dimengerti oleh para programmernya. 4. BD Admin Melengkapi kebutuhan administrasi business development, dan mempunyai dokumentasi lengkap untuk administrasi pre sales. 5. Marketing Mengetahui kebutuhan akan pelanggan, memiliki ketajaman yang diperlukan dalam menopang dan menguntungkan bisnis, serta mempunyai kemampuan luas yang mampu menyerap dan berkomunikasi jelas tentang bisnis kompleks serta konsep teknologi, dan menjalankan fungsi dukungan administrasi dalam rangka mendukung kelancaran aktivitas bisnis Perusahaan. 6. VP Product & Service Bertanggung jawab untuk merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir tim product dan service dalam proses pengembangan sistem dan pemeliharaan product untuk mencapai target proyek yang efektif dan efisien. 7. Project Manager Merencanakan, memberi arahan dan melaksanakan aktivitas manajemen proyek untuk suatu divisi / area, memonitor progress terhadap jadwal dan anggaran proyek, dan mengalokasikan atau membantu mengalokasikan sumber daya sesuai dengan hasil proyek yang harus diselesaikan. 8. Quality Assurance Bertanggung jawab untuk memastikan produk atau jasa memenuhi standar yang ditetapkan termasuk keandalan, kegunaan, kinerja dan standar kualitas umum yang ditetapkan oleh perusahaan. 9. Project Admin Melengkapi kebutuhan administrasi project, dan mempunyai dokumentasi lengkap untuk administrasi, implementasi bahkan post implementasi. bertugas melakukan pekerjaan seperti sekertaris di perusahaan umum. 10. IT Management Manager Merencanakan, memberi arahan dan melaksanakan aktivitas manajemen proyek IT Management seperti Tata Kelola IT dan yang lainnya untuk suatu divisi/area, memonitor progress terhadap jadwal dan anggaran proyek, dan mengalokasikan atau

4 24 membantu mengalokasikan sumber daya sesuai dengan hasil proyek yang harus diselesaikan. 11. System Analyst Bertanggung jawab enentukan lingkup sistem, mengumpulkan fakta, menganalisis fakta, mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem 12. Research and Development Staff Menyediakan implementasi dan administrasi yang meliputi LAN, WAN, dan koneksi dial up, firewall, proxy serta pendukung teknisnya. 13. System Development Manager Memimpin dan mengkordinasikan sistem dengan cara mendefinisikan fungsi sistemdan batasan batasannya. 14. Programmer Memimpin dan mengkordinasikan sistem dengan cara mendefinisikan fungsi sistem dan batasan batasannya. 15. VP Financial Accounting & Risk Management 16. Finance and Accounting Manager Bertanggung jawab untuk merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses pengelolaan keuangan dan akuntansi serta pengelolaan sumber daya manusia untuk mencapai target secara efektif dan efisien. Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di Perusahaan dalam memberikan informasi keungan seara komperhensif dan tepat waktu untuk membantu Perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial Perusahaan. 17. Finance & Accounting Staff Bertanggung jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan account payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expense, dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu. 18. HR Manager Mengelola kegiatan dibidang rekrutment, administrasi kepersonaliaan, kompensasi & benefit, hubungan karyawan secara professional untuk mendukung pencapaian target kerja divisi Financial Accounting & Risk Management, agar menjamin kelancaran operasional seluruh departemen. 19. HR Staff Mengelola kegiatan dibidang rekrutment, administrasi kepersonaliaan, kompensasi & benefit, hubungan karyawan secara professional Analisa Sistem Berjalan Pada PT. Matrica Consulting Service Data Karyawan telah dikelola dengan menggunakan Modul Karyawan pada Odoo, sistem berjalan monitoring belum ada maka monitoring dilakukan hanya dengan kordinasi antara manajer dan karyawan dengan menanyakan secara langsung kepada tim proyek. Untuk Sistem Berjalan Penilaian adalah dengan kriteria sebagai berikut :

5 25 1. Produktivitas Untuk memonitoring dan menilai produktivitas pada PT Matrica Consulting Service diukur dari mandays/worksheet karyawan berdasarkan aktivitas seperti Mampu membuat program kerja yang realistis, pencapaian terhadap program kerja yang dibuat, Efisiensi dalam penyelesaian tugas, Pemikiran saat penyelesaian tugas, dan Efektifitas penggunaan peralatan dan perlengkapan. 2. Komunikasi Monitoring dan penilaian komunikasi berdasarkan cara pengolahan dan penyampaian informasi, mampu mendefinisikan informasi dengan baik, penggunaan bahasa Indonesia atau bahasa inggris yang baik, Etika saat berkomunikasi melalui atau telepon dan Susunan bahasa pada pembuatan laporan. 3. Kepemimpinan Untuk kriteria point ini dinilai dan dimonitoring berdasarkan Kemampuan karyawan memberi solusi pemecahan masalah, Tegas dan mampu menghadapi masalah secara langsung, Pendelegasian tugas kepada Bawahan, Memberikan contoh yang baik dan Kemampuan memotivasi bawahan atau karyawan lain atau Tim. 4. Pengembangan Pribadi Penilaian yang dilakukan untuk pengembangan pribadi yaitu Penilaian terhadao kemampuan keluar dari masalah atau tekanan yang ada, Mampu mengadaptasi dan mengikuti proses atau system terbaru, Mampu melakukan manajemen waktu, mampu menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, dan kemampuan presentasi didepan umum. 5. Disiplin Untuk kriteria yang terakhir ini dinilai dan dimonitoring berdasarkan tingkat kehadiran kerja, ketepatan masuk jam kerja, ketepatan dalam membuat laporan dan kerapihan ruang kerja serta meja kerja. Berikut sistem berjalan berdasarkan kriteria diatas : 1. Karyawan masuk kerja melakukan absensi, mengerjakan pekerjaan sesuai jobdesk masing masing. Belum adanya pengisian timesheet untuk memonitoring pekerjaan yang dilakukan. 2. HR Manager akan memonitoring absensi, dan membuat rekap perhari.

6 26 3. Atasan pada akhir bulan akan melakukan penilaian kinerja karyawan dengan mengisi form penilaian yang diberikan indicator dari 1 5 untuk mengukur setiap point-point untuk kriteria yang sudah ditetapkan dengan mengecek hasil pekerjaan yang telah diselesaikan dan menyerahkan penilaian kepada HR Manager. Form penilaian masih diberikan secara hardcopy yang diisi oleh atasan. 4. HR Manager akan menerima penilaian dan akan merekap penilaian bulanan. Berdasarkan rekapan HR Manager membuat Laporan Akhir tahun Review penilaian karyawan sebagai acuan kenaikan upah karyawan dan penerimaan bonus. Saat semua rekapan masih menggunakan excel sebagai media rekapan laporan.

7 Usecase Sistem Berjalan Sistem Berjalan Melakukan absensi Karyawan Mengerjakan Jobdesk Melakukan Monitoring kedisplinan Mengolah hasil penilaian HR Manager Melakukan Rekap Harian Penilaian Mengisi Form Penilaian Atasan Menyerahkan Hasil Penilaian Menerima hasil penilaian Merekap Semua Hasil Penilaian Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus Gambar 3.2. Use Case Sistem Berjalan

8 28 1. Use Case Melakukan Absensi Tabel 3.2. Skenario Use Case Melakukan Absensi Nama Use Case Melakukan Absensi Aktor Karyawan Deskripsi Karyawan melakukan absensi setiap pagi masuk kerja Prakondisi Karyawan belum masuk kerja 1. Karyawan sampai kantor atau sampai ketempat Client Tindakan 2. Ketika Sampai Dikantor melakukan absensi Poskondisi Absensi karyawan sudah terekam 2. Use Case Mengerjakan Jobdesk Tabel 3.3. Skenario Use Case Mengerjakan Jobdesk Nama Use Case Mengerjakan Jobdesk Aktor Karyawan Karyawan melakukan pekerjaannya sesuai jobdesk Deskripsi yang telah diberikan Prakondisi Karyawan setelah melakukan absensi Tindakan Karyawan menyelesaikan pekerjaannya Poskondisi Pekerjaan Karyawan terselesaikan 3. Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan Tabel 3.4. Skenario Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan Nama Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan Aktor HR Manager HR Manager melakukan monitoring untuk setiap point Deskripsi point penilaian kriteria kedisplinan Prakondisi Karyawan telah melakukan pekerjaan 1. Mengecek Absensi Karyawan 2. Melihat ketepatan waktu absensi karyawan Tindakan 3. Mengecek Ketepatan Waktu Karyawan

9 29 Poskondisi membuat laporan 4. Melihat kerapihan ruang kerja dan meja karyawan Mengolah hasil Penilaian 4. Use Case Mengolah Hasil Penilaian Tabel 3.5. Skenario Use Case Mengolah Hasil Penilaian Nama Use Case Mengolah Hasil Penilaian Aktor HR Manager HR Manager mengolah hasil penilaian harian karyawan Deskripsi untuk point kedisplinan Prakondisi HR Manager telah memonitor kedisplinan karyawan Tindakan HR Manager mengolah Poskondisi Mengolah hasil Penilaian 5. Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian Tabel 3.6. Skenario Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian Nama Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian Aktor HR Manager HR Manager membuat Rekapan untuk penilaian Deskripsi kedisplinan karyawan Prakondisi HR Manager telah mengolah hasil penilaian Tindakan HR Manager melakukan rekapan penilaian Poskondisi Penilaian dari atasan 6. Use Case Mengisi Form Penilaian Tabel 3.7. Skenario Use Case Mengisi Form Penilaian Nama Use Case Mengisi Form Penilaian Atasan (Direktur untuk penilaian VP, VP untuk menilai Aktor Manager, dan Manager menilai Staff) Deskripsi Atasan mengisi form penilaian yang diberikan oleh HR

10 30 Prakondisi Tindakan Poskondisi Manager Karyawan telah melakukan pekerjaan sampai dengan akhir bulan 1. HR Manager memberikan form penilaian karyawan 2. Atasan mengisi form penilaian yang tertera kriteria kriteria dengan memilih skala penilaian Penyerahan hasil penilaian 7. Use Case Menyerahkan hasil penilaian Tabel 3.8. Skenario Use Case Menyerahkan Hasil Penilaian Nama Use Case Menyerahkan Hasil Penilaian Atasan (Direktur untuk penilaian VP, VP untuk menilai Aktor Manager, dan Manager menilai Staff) Deskripsi Atasan menyerahkan hasil penilaian Prakondisi Atasan telah mengisi form penilaian 1. Atasan menyerahkan form penilaian atau HR Manager mengumpulkan hasil penilaian dari Tindakan atasan Poskondisi HR Manager menerima hasil penilaian 8. Use Case Menerima hasil penilaian Tabel 3.9. Skenario Use Case Menerima hasil penilaian Nama Use Case Menerima hasil penilaian Aktor HR Manager Deskripsi HR Manager menerima hasil penilaian dari atasan Prakondisi Penyerahan Hasil Penilaian HR Manager menerima dan mengumpulkan hasil Tindakan penilaian dari Atasan Poskondisi HR Manager merekap semua hasil penilaian

11 31 9. Use Case Merekap semua hasil penilaian Tabel Skenario Use Case Merekap semua hasil penilaian Nama Use Case Merekap semua hasil penilaian Aktor HR Manager HR Manager merekap semua penilaian yang telah Deskripsi dikumpulkan Prakondisi Menerima hasil penilaian karyawan HR Manager membuat rekapan dari penilaian yag Tindakan dilakukan setiap bulannya Poskondisi Membuat laporan akhir tahun review penilaian kinerja 10. Use Case Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Kinerja Tabel Skenario Use Case Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Kinerja Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Nama Use Case Kinerja Aktor HR Manager HR Manager membuat laporan akhir tahun review Deskripsi penilaian kinerja Prakondisi Membuat rekapan hasil penilaian 1. HR Manager Membuat laporan akhir tahun review penilaian kinerja 2. Mengkelompokan review kinerja karyawan yang meningkat dari tahun lalu, yang sama dengan tahun lalu dan yang menurun dari Tindakan penilaian tahun lalu Karyawan menerima kenaikan gaji dan bonus sesuai Poskondisi dengan penilaian kinerja.

12 Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus Tabel Skenario Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus Nama Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus Aktor Karyawan Karyawan menerima kenaikan gaji dan bonus berdasarkan penilaian yang telah dilakukan selama Deskripsi setahun penuh Prakondisi Laporan Akhir tahun Review hasil penilaian kinerja 1. Setelah Laporan akhir tahun penilaian kinerja dibuat maka karyawan menerima kenaikan gaji dan bonus sesuai dengan kinerja yang Tindakan dilakukan selama setahun Poskondisi -

13 Activity Diagram Sistem Berjalan Karyawan HR Manager Atasan Melakukan Absensi Monitoring Kedisplinan Mengerjakan Jobdesk Mengolah Hasil Penilaian Melakukan Rekap Harian Mengisi Form Penilaian Menyerahkan hasil Penilaian Menerima hasil penilaian Merekap Hasil Penilaian Membuat laporan akhir Menerima Kenaikan Gaji Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem Berjalan

14 Analisa Masalah Berdasarkan analisa sistem berjalan PT. Matrica Consulting Service diatas maka ditemukan permasalahan sebagai berikut: 1. Diperlukannya sebuah sistem informasi monitoring yang dapat tersambung dengan project yang sedang berjalan. 2. Diperlukannya sistem informasi penilaian yang terencana Analisa Sistem Usulan Berdasarkan dengan masalah yang dihadapi saat ini, maka dilakukan analisa dan menghasilkan pemecahan sebagai berikut: 1. Dibutuhkan Timesheet sebagai sistem informasi monitoring atau pemantauan kegiatan yang dilakukan karyawan yang tersambung langsung dengan project yang sedang berjalan. 2. Dibutuhkan Appraisal sebagai sistem informasi penilaian yang terencana Analisa Kebutuhan Sistem Usulan Berdasarkan analisa sistem berjalan PT. Matrica Consulting Service diatas maka analisa kebutuhan sistem usulan untuk Sistem informasi monitoring atau pemantauan adalah sebagai berikut: Tabel Analisa Kebutuhan Sistem Usulan No. Analisa Kebutuhan Data Data a. Kebutuhan Masukan 1. Input Aktivitas Harian 2. Input Form Penilaian 3. Input Penilaian 4. Input Appresiasi b. Kebutuhan Proses 1. Validasi Timesheet c. Kebutuhan Keluaran 1. Laporan Timesheet 2. Laporan Hasil Penilaian

15 Use Case Sistem Usulan Berikut ini adalah use case sistem usulan Sistem informasi Monitoring dan Penilaian Kinerja PT. Matrica Consulting Service: Sistem Monitoring dan Penilaian Kinerja Mengisi Timesheet Karyawan Validasi Timesheet Review Laporan Timesheet Atasan Membuat Form Appraisal HR Manager Membuat Appraisal Plan Mengisi Appraisal Review Laporan Hasil Appraisal Mengisi Appreciation Gambar 3.4. Use Case Sistem Usulan

16 36 1. Use Case Mengisi Timesheet Berikut ini merupakan tabel mengisi timesheet. Tabel ini menjelaskan proses karyawan mengisi modul timesheet. Tabel Skenario Use Case Mengisi Timesheet Nama Use Case Mengisi Timesheet Aktor Karyawan Deskripsi Karyawan mengisi aktivitas hariannya pada timesheet untuk di approve oleh atasan untuk dijadikan sebagai dasar penilaian kinerja Prakondisi Login dengan username dan password karyawan Tindakan 1. Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Timesheet 4. Pilih Submenu My Timesheet 5. Pilih Tampilan List 6. Kemudian klik Create, Jika ingin mengisi aktivitas harian, pilih tanggal aktivitas harian, kemudian pilih proyek yang dikerjakan, Pilih Kegiatan apa yang Dilakukan, Kemudian input deskripsi pekerjaan, dan masukan jumlah lama melakukan aktivitas tersebut. 7. Kemudian klik Save Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan data aktivitas harian karyawan. 2. Use Case Validasi Timesheet Berikut ini merupakan tabel Validasi timesheet. Tabel ini menjelaskan proses Atasan validasi timesheet karyawan. Tabel Skenario Use Case Validasi Timesheet Nama Use Case Validasi Timesheet Aktor Atasan (Manager) Deskripsi Memvalidasi timesheet yang telah diisi karyawan. Prakondisi Login dengan username dan password manager

17 37 Tindakan Poskondisi 1. Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Timesheet 4. Pilih Submenu Timesheet To Validate 5. Jika ingin memvalidasi timesheet karyawan, centang semua kegiatan yang akan divalidasi. 6. Klik tombol Approve 7. Maka status timesheet berubah menjadi Approved Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan data aktivitas harian karyawan dan merubah status menjadi approved. 3. Use Case Review Laporan Timesheet Berikut ini merupakan tabel Review Laporan timesheet. Tabel ini menjelaskan proses Review Laporan Timesheet. Tabel Skenario Use Case Review Laporan Timesheet Nama Use Case Review Laporan Timesheet Aktor Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager Deskripsi Mereview timesheet karyawan dengan melihat laporan activity analysis, berisi informasi drill dwom perbandingan parameter satu dengan yang lainnya. Prakondisi Login dengan username dan password Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager Tindakan 1. Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Timesheet 4. Pilih Submenu Laporan, Kemudian Sub Activity Analysis 5. Jika ingin mereview timesheet karyawan, dan melihat analysis dapat memilih ingin melihat laporan berdasarkan parameter tertentu dan membandingkannya dengan parameter lain. Poskondisi Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager mendapat

18 38 informasi timesheet karyawan. 4. Use Case Membuat Form Appraisal Berikut ini merupakan tabel Membuat Form Appraisal. Tabel ini menjelaskan proses Pembuatan Appraisal Form. Tabel Skenario Use Case Membuat Form Appraisal Nama Use Case Membuat Form Appraisal Aktor HR Manager Deskripsi Membuat Form Appraisal yang akan dikirimkan dan diisi oleh atasan, rekan kerja, bawahan dan karyawan itu sendiri Prakondisi Login dengan username dan password HR Manager Tindakan 1. Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Survey 4. Jika ingin membuat survey appraisal form, klik create Input Judul Survey yaitu Appraisal form, kemudian klik add an item. 5. Kemudian Input Page title, klik add an item untuk memasukan kategori penilaian atau pertanyaan, kemudian klik Save & Close. Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan survey appraisal form. 5. Use Case Membuat Appraisal Plan Berikut ini merupakan tabel Membuat Appraisal Plan. Tabel ini menjelaskan proses Pembuatan Appraisal Plan. Tabel Skenario Use Case Membuat Appraisal Plan Nama Use Case Membuat Appraisal Plan Aktor HR Manager Deskripsi Membuat Appraisal Plan (Rencana Penilaian) Kinerja untuk karyawan Prakondisi Login dengan username dan password HR Manager

19 39 Tindakan 1. Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Appraisal 4. Pilih Submenu Appraisal 5. Jika ingin membuat appraisal plan maka klik tombol create, pilih nama karyawan yang akan dinilai, pilih tanggal penilaian, pilih tanggal terakhir interview, pilih cara penilaian, kemudian pilih siapa saja yang akan memberikan penilaian karena metode yang akan digunakan maka centang semua jabatan yang akan menilai kinerja, pilih nama penilai, pilih form penilaian yang akan dikirimkan. Kemudian Klik Simpan. Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan appraisal plan. 6. Use Case Mengisi Appraisal Berikut ini merupakan tabel Mengisi appraisal. Tabel ini menjelaskan proses pengisian penilaian oleh atasan, rekan kerja, dan bawahan. Nama Use Case Aktor Deskripsi Prakondisi Tindakan Poskondisi Tabel Skenario Use Case Mengisi Appraisal Mengisi Penilaian Manager, Karyawan, HR Manager Mengirim form survey appraisal yang sudah dibuat untuk diisi oleh atasan, rekan kerja, bawahan dan karyawan itu sendiri Login dengan username dan password Manager, Karyawan, HR Manager 1. Buka yang terdaftar di sistem 2. Login pada web 3. Mengisi Appraisal 4. Kirim Survey Appraisal Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan hasil appraisal.

20 40 7. Use Case Review Laporan Hasil Appraisal Berikut ini merupakan tabel Review Laporan Hasil Appraisal. Tabel ini menjelaskan proses Review Laporan Hasil Appraisal. Tabel Skenario Use Case Review Laporan Hasil Appraisal Nama Use Case Review Laporan Hasil Appraisal Aktor Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager Deskripsi Mereview hasil penilaian oleh karyawan lain Prakondisi Login dengan username dan password Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager Tindakan 1. Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Appraisal 4. Pilih Submenu Laporan 5. Jika ingin mereview Laporan Appraisal karyawan, dan melihat analysis dapat memilih melihat laporan berdasarkan parameter tertentu dan membandingkannya dengan parameter lain. Poskondisi Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager menerima informasi Laporan hasil karyawan. 8. Use Case Mengisi Appreciation Berikut ini merupakan tabel Mengisi Appreciation. Tabel ini menjelaskan proses Mengisi Appreciation. Tabel Skenario Use Case Mengisi Appreciation Nama Use Case Mengisi Appreciation Aktor Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager Deskripsi Mengisi Appreciation atas hasil penilaian kinerja karyawan Prakondisi Login dengan username dan password HR Manager Tindakan 1. Mengisi Appreciation Login pada web 2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Appraisal 4. Poskondisi

21 Activity Diagram Sistem Usulan Berikut activity diagram usulan dari sistem informasi monitoring dan penilaian kinerja karyawan PT. Matrica Consulting service: 1. Activity Diagram Mengisi Timesheet Berikut ini merupakan activity diagram untuk mengisi timesheet. Karyawan Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Timesheet Halaman Timesheet Pilih Submenu My Current Timesheet Halaman My Current Timesheet Input Timesheet Save Data Timesheet Tersimpan Gambar 3.5. Activity Diagram Mengisi Timesheet

22 42 2. Activity Diagram Validasi Timesheet Berikut ini merupakan activity diagram untuk validasi Timesheet. Manager Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Timesheet Halaman Timesheet Pilih Submenu To Approve Halaman Timesheet To Approve Pilih Timesheet yang ingin di approve Klik Approve Data Timesheet Tersimpan Gambar 3.6. Activity Diagram Validasi Timesheet

23 43 3. Activity Diagram Review Laporan Timesheet Berikut ini merupakan activity diagram untuk Review Laporan Timesheet. HR Manager Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Timesheet Halaman Timesheet Pilih Submenu Report Pilih Submenu Activity Anlysis Pilih Parameter Laporan Halaman Laporan Pilih Cetak Laporan Laporan Tercetak Gambar 3.7. Activity Diagram Review Laporan Timesheet

24 44 4. Activity Diagram Membuat Form Appraisal Berikut ini merupakan activity diagram untuk Membuat Form Appraisal. HR Manager Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Survey Halaman Survey Klik Create Input Judul Survey Input Page Title Input Pertanyaan Input Jawaban Input Score Klik Save Data Survey Penilaian Tersimpan Gambar 3.8. Activity Diagram Membuat Form Appraisal

25 45 5. Activity Diagram Membuat Appraisal Plan Berikut ini merupakan activity diagram untuk Membuat Appraisal Plan. HR Manager Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Appraisal Halaman Menu Appraisal Mengisi Appraisal Halaman tampilan list Pilih Form Appraisal Input Appraisal Plan Klik Save Start Apprisal and send forms Data Form Appraisal Tersimpan Gambar 3.9. Activity Diagram Membuat Appraisal Plan

26 46 6. Activity Diagram Mengisi Appraisal Berikut ini merupakan activity diagram untuk Mengisi Appraisal. HR Manager, Karyawan, Manager Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Appraisal Halaman Menu Appraisal Mengisi Appraisal Halaman tampilan list Pilih Form Appraisal Kirim Survey Data Form Appraisal Tersimpan Gambar Activity Diagram Mengisi Appraisal

27 47 7. Activity Diagram Review Laporan Hasil Penilaian Berikut ini merupakan activity diagram untuk Review Laporan Hasil Penilaian. HR Manager, Karyawan, Manager Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Appraisal Halaman Menu Appraisal Pilih Submenu Report Pilih Parameter Laporan Halaman Laporan Pilih Cetak Laporan Data Form Appraisal Tersimpan Gambar Activity Diagram Review Laporan Hasil Penilaian

28 48 8. Activity Diagram Mengisi Appreciation Berikut ini merupakan activity diagram untuk Mengisi Appreciation. HR Manager Sistem Login Halaman Aplikasi Pilih Menu Appraisal Halaman Menu Appraisal Pilih Appraisal yang done Klik Appraisal Halaman Appraisal Done Input Appreciation Data Appreciation tersimpan Gambar Activity Diagram Mengisi Appreciation

29 Sequence Diagram Sistem Usulan 1. Sequence Diagram Mengisi Timesheet Sequence diagram mengisi timesheet menggambarkan hubungan antar objek pada use case. Semua yang ada dalam proses ini dilakukan setelah melalui proses login. Form Login Halaman Utama Form Timesheet Data Timesheet Karyawan 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu My Timesheet 2.1 Menampilkan Halaman Timesheet 3. Input Timesheet 3.1: Save Menampilkan data yang tersimpan Gambar Sequence Diagram Mengisi Timesheet

30 50 2. Sequence Diagram Validasi Timesheet Form Login Halaman Aplikasi Form To Validate Timesheet Data Timesheet Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu To Validate Timesheet 2.1 Menampilkan Halaman To Validate Timesheet Menampilkan Data Timesheet 3.Centang Timesheet yang akan di validate Save 3.1.1: Menampilkan data yang tersimpan Gambar Sequence Diagram Validasi Timesheet 3. Sequence Diagram Review Laporan Timesheet Timesheet Form Login Menu Utama Data Timesheet Halaman Reports Karyawan, Manager, HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu To Report, Sub Menu Activity Analysis 2.1 Menampilkan Halaman Report 3: Pilih Parameter Laporan 3.1: Menampilkan Laporan Sesuai parameter Gambar Sequence Diagram Review Laporan Timesheet Timesheet

31 51 4. Sequence Diagram Membuat Appraisal Form Form Login Menu Utaman Form Survey Data Survey HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Survey 2.1 Menampilkan Halaman Survey 3: Input Survey untuk Form Appraisal 3.1: Save 3.1.1: Menampilkan data yang tersimpan Gambar Sequence Diagram Membuat Appraisal Form

32 52 5. Sequence Diagram Membuat Appraisal Plan Form Login Halaman Utaman Form Appraisal Data Appraisal HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal 3: Input Appraisal Plan 3.1: Save 3.2: Menampilkan data yang tersimpan 4: Memulai Appraisal dan mengirimkan form appraisal Mengirimkan Appraisal Gambar Sequence Diagram Membuat Appraisal Plan

33 53 6. Sequence Diagram Mengisi Appraisal Form Login Sistem Form Survey Data Appraisal HR Manager, Manager, Karyawan Buka pengisi Appraisal 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Mengisi Appraisal 3: Pilih Form Appraisal 3.1: Send Forms Menampilkan data yang tersimpan Gambar Sequence Diagram Mengisi Appraisal

34 54 7. Sequence Diagram Review Laporan Appraisal Form Login Halaman Utama Halaman Report Data Appraisal dan Survey Karyawan, Manager, HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Report 3: Pilih Parameter Laporan 3.1: Menampilkan Laporan Sesuai parameter Gambar Sequence Diagram Review Laporan Appraisal 8. Sequence Diagram Mengisi Appreciatiom Form Login Halaman Utama Form Appraisal Data Appraisal HR Manager 1: Masukan Username dan Password 1.1: Wrong login/password 1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal 2: Pilih Menu Appraisal Done 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal Done 3: Input Appreciation 3.1: Save 3.1.1: Data yang tersimpan tampil Gambar Sequence Diagram Mengisi Appreciation

35 Class Diagram Sistem Usulan Berikut ini adalah class diagram usulan sistem informasi monitoring dan kinerja karyawan PT. Matrica Consulting Service. Validation +validation_id +validate_to +add() +edit() +delete() Jabatan +job_id +job_name +level +add() +edit() Departemen +departemen_id +departemen_name +add() +edit() +delete() Survey +title_survey +page +page_title +quetion +answer +Result +add() +edit() +delete() * 1 * * Timesheet +task_id +validation_id +project_id +date +Description +unit_amount +nik +add() +edit() +delete() Karyawan +nik +name +alamat +job_id + +departemen_id +manager_id +user_id +password +add() +edit() +delete() 0..* 0..* * 1..* Task +task_id +task_name +project_id +add() +edit() +delete() Project +project_id +project_name +client +add() +edit() +delete() Appraisal +Appraisal_id +nik +date_close +date_final_interview +manager_appraisal +employee_appraisal +colaborator_appraisal +colleagues_appraisal +title_survey +add() +edit() +delete() 0..* 1 Gambar Class Diagram Sistem Usulan

36 Struktur Tabel Struktur table adalah dekripsi dari atau gambaran setiap tabel, field, type dan ukuran data. Struktur tabel digunakan untuk menjelaskan kedudukan sebagai tempat penyimpanan data. Berikut adalah tabel tabel yang akan digunakan dalam Sistem Monitoring dan Penilaian Kinerja Karyawan Perusahaan IT Konsultan studi kasus pada PT Matrica Consulting Service. Tabel Struktur Tabel Karyawan No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. NIK Char 10 Berisi 10 digit NIK Karyawan: Nama Char 50 Nama Karyawan 3. Alamat Char 50 Alamat Karyawan 5. Job_id Char 25 ID Jabatan Karyawan 6. Char 50 Karyawan 7. Departemen_id Char 25 ID Divisi Karyawan 8. Manager_id Char 50 Nama Manajer Karyawan 9. User_id Char 50 Username karyawan 10. Password Char 25 Password Karyawan Tabel Struktur Tabel Jabatan No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Job_id Char 25 ID Jabatan Karyawan 2. Job_name Char 50 Deskripsi Jabatan Karyawan

37 57 Tabel Struktur Tabel Departemen No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Departemen_id Char 25 ID Departmen Karyawan 2. Departemen_name Char 50 Deskripsi Divisi Karyawan Tabel Struktur Tabel Project No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Project_id Char 25 ID Project 2. Project_name Char 255 Deskripsi Project 3. Client Char 50 Nama Client Tabel Struktur Tabel Task No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Task_id Char 25 ID Task 2. Task_name Char 50 Deskripsi Task 3. Project_id Char 25 ID Project Tabel Struktur Tabel Timesheet No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Task_id Char 25 ID Task 2. Project_id Char 25 ID Project 3. Validation_id Char 25 ID Validation 4. Date Date Tanggal Timsheet 5. Description Char 50 Deskripsi Timesheet 6. Unit_amounts Float Jumlah Timesheet 7. NIK Char 10 Berisi 10 digit NIK

38 58 Tabel Struktur Tabel Validation No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Validation_id Char 25 ID Validation 2. Validate_to Char 50 Orang yang Mevalidasi Tabel Struktur Tabel Survey No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Title_survey Char 100 Judul Survey 2. Page Int 5 Jumlah Halaman Survey 3. Page_title Char 50 Judul Halaman Survey 4. Question Char 255 Pertanyaan Survey 5. Answer Char 255 Jawaban Survey 6. Result Char 255 Hasil jawaban setiap pertanyaan Tabel Struktur Tabel Appraisal No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan 1. Appraisal_id Int 10 ID Appraisal 2. NIK Char 10 NIK Karyawan 3. Date_close Date Tanggal terakhir isi appraisal 4. Date_Final_interview Date Tanggal terakhir Interview Appraisal 5. Manager_appraisal Char 50 Nama Manager isi Appraisal 6. Employee_appraisal Char 50 Nama karyawan 7. Colaborator_appraisal Char 50 Nama bawahan isi Appraisal 8. Colleagues_appraisal Char 50 Nama teman sejawat isi Appraisal 9. Title_survey Char 100 Judul Survey

39 Perancangan User Interface Berikut ini adalah perancangan user interface usulan Sistem Informasi Monitoring dan Penilaian Kinerja Karyawan PT. Matrica Consulting Service: Gambar Halaman Login Gambar Halaman Utama Aplikasi

40 60 Gambar Halaman Timesheet Gambar Halaman Appraisal

41 61 Gambar Halaman Survey