BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Sejarah Perusahaan Didirikan pada tahun 1979, PT Timuraya Tunggal (Timuraya) telah mengubah dirinya menjadi produsen bahan kimia terkemuka Indonesia yang dan pemasok bahan kimia berkualitas tinggi untuk berbagai bisnis dan industri. Dengan lebih dari 30 tahun pengalaman, Timuraya berpengalaman dalam kemampuan di bidang manufaktur asam sulfat dan produk hilir. Timuraya juga perdagangan dalam industri kimia berkualitas tinggi, pupuk dan produk kimia pengeboran minyak & gas Timuraya telah mempelopori pembuatan Asam sulfamic di Indonesia dan telah menjadi salah satu dari lima produsen terbesar di dunia dalam kategori ini. Produk terdiri dari, Asam Sulfat, Asam sulfamic, Aluminium Sulfat, Ammonium Sulfat, Kalium sulfat dan asam klorida yang konsisten dalam kualitas melalui itu ISO 9001: 2008, sertifikasi API, serta memenuhi domestik (SNI) standar. Kekuatan Timuraya adalah fokus untuk memberikan kualitas produk dan inovasi, yang telah menerima kekaguman dari pelanggan dan stakeholder. Pada tahun 2007, Timuraya mulai usaha perdagangan dalam memberikan produk kimia khusus untuk industri minyak dan gas, dan telah menjadi pemimpin pasar karena fokus konstan pada Kualitas, Keandalan, Komitmen dan Pengiriman. Timuraya telah dipercaya oleh perusahaan-perusahaan multinasional besar di seluruh dunia sebagai mitra cum pemasok terkemuka mereka. Keberhasilan Timuraya telah didukung oleh kuat layanan purna jual kepada pelanggan dengan tim teknis dan teknik yang sangat berpengalaman untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. 3.2 Visi Misi Visi The reliable and preferred chemical company Misi Kami memenuhi harapan pelanggan kami dalam kualitas, pengiriman, dan biaya melalui perbaikan terus-menerus dan interaksi pelanggan. Kami mendukung para karyawan untuk mencapai potensi mereka dan berkembang dalam suasana keunggulan. 28

2 29 Kami berusaha untuk meningkatkan kualitas masyarakat dan lingkungan kami. Kami berkomitmen untuk memaksimalkan nilai dan pertumbuhan perusahaan bagi para stakeholder. 3.3 Analisa Sistem Yang Berjalan Berdasarkan pengamatan dari bagian IT dalam pengolahan asset pada PT. Timuraya masih merupakan hal kurang di perhatikan, dimana Management kurang mengetahui asset perlokasi, perbagian, dan masa garansi dari hardware. Hasil dari yang di temukan dari bagian IT semua asset masih di kelolah dalam bentuk spreadsheet, membuat data tidak update Activity Diagram Berjalan Untuk menggambarkan kondisi system yang berjalan saat ini di PT. Timuraya adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Activity diagram Yang Sedang Berjalan

3 30 Berikut penjelasan dari Gambar 3.1 Activity diagram berjalan: 1. User a. Membuat pesanan kebutuhan yang berkaitan penunjang kerja dan sudah berkoordinasi dengan atasan Spv / Manager, seperti computer b. Cek item master computer sudah tersedia atau belum, jika sudah ada maka pesanan jika belum ada pada item master maka user suer meminta staff IT untuk membuat master item computer c. Membuat permintaan barang dalam hal ini computer pada system ERP yang sudah ada. d. Menerima barang sesuai pesanan. 2. Staff IT a. menganalisa kebutuhan computer dari jenis pekerjaannya, apakah hanya untuk mengolah data sampai reporting atau untuk mengolah suatu data yang membutuhkan resource spesifikasi tertentu. b. Staff IT merekomendasikan spesifikasi computer yang akan di pesan. c. Staff IT mempersiapkan kebutuhan system informasi. d. Staff IT menginstall barang jika dibutuhkan. 3. Spv / Manager a. Menyetujui permintaan user kemudian di teruskan ke divisi pembelian/ purchasing. 4. Purchasing a. melakukan pembelian/ Pemesanan barang sesuai spesifikasi yang ditentukan staff IT. b. Purchasing memastikan barang pesanan sesuai. 3.4 Indentifikasi Masalah Indentifikasi masalah membahas tentang activity diagram yang sedang berjalan yakni pembelian / permintaan kebutuhan penunjang kerja seperti computer/ notebook. Dapat ditarik kesimpulan ada masalah yang dihadapi, yakni: 1. IT Staff tidak dilibatkan dalam penerimaan pesanan sesuai spesifikasi yang ditentukan. 2. IT Staff tidak mengetahui pembelian pesanan dari vendor dan bagaimana after sales dari pesanan tersebut. 3. IT Staff tidak mempunyai track record untuk pesanan tersebut.

4 Activity Diagram Yang diusulkan Gambar 3.2 Activity diagram yang diusulkan Berikut penjelasan dari Gambar 3.2 Activity diagram yang diusulkan: 1. User a. Membuat pesanan kebutuhan yang berkaitan penunjang kerja dan sudah berkoordinasi dengan atasan Spv / Manager, seperti computer

5 32 b. Cek item master computer sudah tersedia atau belum, jika sudah ada maka pesanan jika belum ada pada item master maka user suer meminta staff IT untuk membuat master item computer c. Membuat permintaan barang dalam hal ini computer pada system ERP yang sudah ada. d. Menerima barang sesuai pesanan dari it staff. 2. Staff IT a. menganalisa kebutuhan computer dari jenis pekerjaannya, apakah hanya untuk mengolah data sampai reporting atau untuk mengolah suatu data yang membutuhkan resource spesifikasi tertentu. b. Merekomendasikan spesifikasi computer yang akan di pesan. c. Merekomendasikan Vendor d. Mempersiapkan kebutuhan system informasi. e. Membuat serah terima barang ke user f. Menginstall barang jika dibutuhkan. 3. Spv / Manager a. Menyetujui permintaan user kemudian di teruskan ke divisi pembelian/ purchasing. 4. Purchasing a. melakukan pembelian/ Pemesanan barang sesuai spesifikasi yang ditentukan staff IT. b. Meminta recomendasi vendor yang sudah di ketahui kerja samanya ke it c. Purchasing memastikan barang pesanan sesuai. d. Menyerahkan pesanan ke Staff IT. 3.6 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan-kebutuhan yang memiliki keterkaitatan langsung dengan system. Kebutuhan fungsional dari aplikasi ini meliputi: 1. Aplikasi dapat menampilkan informasi mengenai semua asset semua lokasi. 2. Aplikasi dapat mempermudah dalam memperoleh data. 3. Aplikasi dapat memberi informasi tentang pengguna terhadap system seperti jumlah asset, Type asset, lokasi asset.

6 Kebutuhan Nonfungsional Peran aplikasi asset management dengan menerapkan system tersebut, aplikasi dapat melakukan management data lebih baik, sehingga akses menuju pencarian dapat dilakukan lebih cepat daripada sebelum system diterapkan. System dapat diakses melalui jaringan local (intranet). 3.8 Rancangan System yang diusulkan Untuk system yang usulan akan dibuat berdasarkan permasalahan guna memudahkan dalam melakukan perancangan maka akan digunakan metode UML (Unifed Modeling Language). Karena merupakan metode object oriented programming (OOP), yang menggunakan notasi grafis dalam menyatakan suatu Design. Pemodelan dengan UML menggambarkan yang ada dalam dunia nyata ke dalam bentuk yang dapat di pahami dengan notasi standard UML. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam merancang system menggunakan UML adalah dengan: 1. Membuat use case diagram system yang diusulkan. 2. Membuat activity diagram system yang diusulkan. 3. Membuat sequence diagram system yang diusulkan. 4. Membuat class diagram yang diusulkan. 5. Membuat rancangan Menu dan Layar yang diusulkan Use Case Diagram System Yang Diusulkan Use case diagram yang digunakan dalam pembangunan system yaitu sebagai berikut: Gambar 3.3 Use Case System Yang Diusulkan

7 Use Case Description Deskripsi setiap use case adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Deskripsi Use Case Login Nama Use Case Login Aktor Staff IT, Manager IT Deskripsi Use Case manggambarkan kegiatan memasukkan username dan password untuk mengakses system Prakondisi Aktor memasukkan username dan password untuk dapat masuk kedalam system Bidang khas suatu event Aktor System 1. Memasukkan username dan password 2. Cek Username dan Password 3. Menampilkan halaman sesuai aunthentifikasi. Bidang Alternative Alt-langkah 1: Jika username dan password benar maka akan masuk kedalam system, jika salah satu salah makan akan menampilkan pesan kesalahan. Kesimpulan Post Kondisi Aktor masuk kedalam system System berhasil di akses Tabel 3.2 Tabel 3.2 Deskripsi Use Case Megelolah Data Master Nama Use Case Mengelolah Data Master Aktor Deskripsi Prakondisi Staff IT, Manager IT Use Case menggambarkan kegiatan memasukkan master kategori, lokasi, vendor, status, kondisi, pemakai. Aktor memasukkan data master seperti kategori, lokasi, vendor, status, kondisi, pemakai. Bidang Khas Suatu Event Aktor System 1. Memilih submenu master yang akan ditambahkan. 3. Staff IT ingin melakukan beberapa tindakan Input, edit, delete data. 5. Staff IT Melakukan Penyimpanan data. 2. Muncul tampilan sesuai master. 4. Menampilkan menu tambah. 6. System akan melakukan penyimpanan data oleh actor. Bidang Alternative Alt-Langkah 1: Aktor dapat memilih master data mana yang akan di kelolah seperti kategori, lokasi, vendor, status, kondisi, pemakai. Alt-Langkah 5: Aktor dapat membatalkan data yang tidak jadi disimpan dengan memilih menu Batal. Kesimpulan Post Kondisi Staff IT Berhasil melakukan pengolahan data master. Data Master tersimpan di database.

8 35 Tabel 3.3 Deskripsi Use Case Megelolah Data Asset Nama Use Case Megelolah Data Asset Aktor Staff IT, Manager IT Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukkan detail dari asset mulai dari pembelian Prakondisi Aktor memasukkan data master seperti kategori, lokasi, vendor, status, kondisi, pemakai. Bidang Khas Suatu Event Aktor System 1. Memilih submenu Asset yang akan ditambahkan. 3. Staff IT ingin melakukan beberapa tindakan Input, edit, delete data. 2. Muncul tampilan sesuai master. 4. Menampilkan menu tambah. 6. System akan melakukan menyimpanan data oleh actor. 5. Staff IT Melakukan Penyimpanan data. Bidang Alternative Alt-Langkah 5: Aktor dapat membatalkan data yang tidak jadi disimpan dengan memilih menu Batal. Kesimpulan Staff IT Berhasil melakukan pengolahan data master. Post Kondisi Data Master tersimpan di database. Tabel 3.4 Deskripsi Use Case Megelolah Asset History Nama Use Case Megelolah Asset History Aktor Staff IT, Manager IT Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan memasukkan history setiap asset. Prakondisi Aktor memasukkan data history untuk setiap asset Bidang Khas Suatu Event Aktor System 1.Memilih submenu Asset 2.Muncul tampilan Asset. yang akan ditambahkan. 4.Menampilkan menu 3.Staff IT ingin melakukan tambah. beberapa tindakan Input, edit, delete data. 5.Staff IT Melakukan 6.System akan melakukan penyimpanan data oleh actor. Penyimpanan data. Bidang Alternative Alt-Langkah 5: Aktor dapat membatalkan data yang tidak jadi disimpan dengan memilih menu Batal. Kesimpulan Staff IT Berhasil melakukan pengolahan Asset History Post Kondisi Data Master tersimpan di database. Tabel 3.5 Deskripsi Use Case Cetak Laporan Nama Use Case Cetak Laporan Aktor Staff IT, Manager IT Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan mencetak laporan. Prakondisi Aktor memilih laporan yang dibutuhkan. Bidang Khas Suatu Event Aktor System 1. Memilih submenu 2. Muncul tampilan

9 36 Laporan yang akan ditambahkan. 3. Staff IT ingin melakukan tindakan print. 5. Staff IT Melakukan Pemilihan device printer atau download pdf. Laporan. 4. Menampilkan menu printer device. 6. System akan melakukan print out atau save as pdf sesuai laporan yang dipilih. Bidang Alternative Alt-Langkah 5: Aktor dapat membatalkan data yang tidak jadi disimpan dengan memilih menu Batal. Kesimpulan Post Kondisi Aktor Berhasil melakukan print atau save pdf Laporan tersimpan di database. Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Menampilkan Grafik Asset Nama Use Case Grafik Asset Aktor Staff IT, Manager IT Deskripsi Use Case menggambarkan kegiatan melihat secara keseluruhan asset Prakondisi Aktor membuka tampilan awal login atau home Bidang Khas Suatu Event Aktor System 1.Memasukkan username 2.Cek Username dan dan password Password 3.Menampilkan halaman mengenai asset berupa grafik Bidang Alternative Alt-Langka 3: Aktor dapat memilih semua menu yang akan dikelolah Kesimpulan Staff IT Berhasil melihat dashboard dari semua asset Post Kondisi Tampilan Grafik dari seluruh asset.

10 Activity Diagram Activity Diagram Login Staff IT dan Manager IT Gambar 3.4 Activity Diagram Login Staff IT dan Manager IT Scenario Activity Diagram Login Staff IT dan Manager IT Activity Name Actor Description Pre-Condition Scenario Tabel 3.7 Activity Diagram Login Staff IT Login Staff IT Staff IT, Manager IT Dilakukan oleh Aktor, login kedalam system agar bisa mengakses menu aplikasi Aktor harus login terlebih dahulu, kemudian mengakses menu aplikasi yang ada didalam system 1. Aktor login terlebih dahulu 2. System akan melakukan proses validasi, jika benar maka Staff IT dapat mengakses menu aplikasi, jika belum benar system meminta username dan password kembali

11 Activity Diagram Mengelolah Data Master Gambar 3.5 Activity Diagram Mengelolah Data Master

12 39 Scenario Activity Diagram Login Staff IT Activity Name Actor Description Pre-Condition Scenario Tabel 3.8 Activity Diagram Mengelolah Data Master Mengelolah Data Master Staff IT, Manager IT Dilakukan oleh Aktor untuk menambah, mengedit, menghapus master dari Master Kategori, Lokasi, Vendor, Status, Kondisi, Pemakai. Staff IT harus login terlebih dahulu, kemudian mengakses menu Master kemudian submenu yang ada didalam system 1. Aktor melakukan login terlebih dahulu 2. Aktor memilih menu Master 3. Aktor memilih sub menu Master Kategori Lokasi Vendor Status Kondisi Pemakai. 4. Aktor memilih tombol Tambah untuk menambahkan data baru. 5. Aktor memilih tombol Edit untuk mengedit data. 6. Aktor memilih tombol Hapus untuk menghapus data Activity Diagram Mengelolah History Asset Gambar 3.6 Activity Diagram Mengelolah Data History

13 40 Scenario Activity Diagram Mengelolah Data History Activity Name Actor Description Pre-Condition Scenario Tabel 3.9 Activity Diagram Mengelolah Data History Mengelolah Data History Staff IT, Manager IT Dilakukan oleh Aktor untuk menambah, mengedit history Staff IT harus login terlebih dahulu, kemudian mengakses menu Management Asset sub menu History ada didalam system 1. Aktor melakukan login terlebih dahulu 2. Aktor memilih menu Asset Management 3. Aktor memilih sub menu History 4. Aktor memilih tombol Tambah untuk menambahkan data baru. 5. Aktor merubah status atau kondisi untuk update status dan kondisi asset. 6. Aktor mengisi form tgl, keterangan dan tindak lanjut yang dilakukan. 7. Aktor memilih tombol Simpan untuk menyimpan data baru Activity Diagram Mengelolah Laporan Gambar 3.7 Activity Diagram Mengelolah Laporan Scenario Activity Diagram Mengelolah Laporan Activity Name Actor Description Pre-Condition Scenario Tabel 3.10 Activity Diagram Mengelolah Laporan Mengelolah Data Laporan Staff IT, Manager IT Dilakukan oleh Aktor menampilkan laporan asset, hardware, software di system Staff IT harus login terlebih dahulu, kemudian mengakses menu Laporan sub menu History ada didalam system 1. Aktor melakukan login terlebih dahulu 2. Aktor memilih menu Laporan

14 41 3. Aktor memilih sub menu laporan 4. Aktor memilih printer jika akan di print out 5. Aktor memilih save as pdf jika ingin menyimpan softcopy laporan untuk di Activity Diagram Mengelolah Data Asset Gambar 3.8 Activity Diagram Mengelolah Data Asset

15 42 Scenario Activity Diagram Mengelolah Data Asset Activity Name Actor Description Pre-Condition Scenario Tabel 3.11 Activity Diagram Mengelolah Data Asset Mengelolah Data Asset Staff IT, Manager IT Dilakukan oleh Aktor untuk menambah, mengedit, menghapus Asset Staff IT harus login terlebih dahulu, kemudian mengakses menu Management Asset sub menu Asset ada didalam system 1. Aktor melakukan login terlebih dahulu 2. Aktor memilih menu Asset Management 3. Aktor memilih sub menu Asset 4. Aktor memilih tombol Tambah untuk menambahkan data baru. 5. Aktor memilih tombol Edit untuk mengedit data. 6. Aktor memilih tombol Hapus untuk menghapus data Sequance Diagram Sequance Diagram Login Gambar 3.9 Sequance Diagram Login

16 Sequance Diagram Master Gambar 3.10 Sequance Diagram Master Sequance Mengelolah Asset Gambar 3.11 Sequance Diagram Mengelolah Asset

17 Sequance Mengelolah History Gambar 3.12 Sequance Diagram Mengelolah History Sequance Mengelolah Software Gambar 3.12 Sequance Diagram Mengelolah Software

18 Sequance Mengelolah Laporan Gambar 3.13 Sequance Diagram Mencetak Laporan Class Diagram Class diagram untuk aplikasi asset management it digambarkan pada gambar 3.14 Gambar 3.14 Class Diagram Spesifikasi Database Spesifikasi database pada aplikasi it asset management pada PT. Timuraya dijelaskan sebagai berikut: 1. Nama Table : Admin Isi : Autentifikasi Pengguna Login

19 46 Tabel 3.12 Table Admin No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_login int 11 Primary Key 2 uname varchar 30 nama user 3 pass varchar 70 password 2. Nama Table : Asset Isi : Data peripheral hardware dan software Tabel 3.13 Table Asset No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_asset int 11 Primary Key 2 asset varchar 50 nama asset 3 kategori varchar 15 kategori 4 merek varchar 15 merek 5 model varchar 10 model 6 spesifikasi varchar 40 spesifikasi 7 vendor varchar 50 vendor 8 no_po varchar 15 no. pembelian 9 sn varchar 20 serial number 10 pemakai varchar 15 nama pemakai 11 lokasi varchar 15 nama lokasi 12 status varchar 15 status 3. Nama Table : History Isi : Data history hardware dan software Tabel 3.14 Table History No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_history int 11 Primary Key 2 tgl_tambah date 0 tanggal update history 3 keterangan varchar 222 keterangan kejadian 4 tindakan text 0 tindakan 5 id_history varchar 12 foreign key 4. Nama Table : Kategori Isi : Data kategori Tabel 3.15 Table Kategori No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_kategori int 11 Primary Key 2 nama_kategori varchar 222 nama kategori 5. Nama Table : Kondisi

20 47 Isi : Data kondisi Tabel 3.16 Table Kondisi No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_kondisi int 11 Primary Key 2 nama_kondisi varchar 222 nama kondisi 6. Nama Table : Lokasi Isi : Data lokasi Tabel 3.17 Table Lokasi No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_lokasi int 11 Primary Key 2 nama_lokasi varchar 222 nama lokasi 7. Nama Table : Pemakai Isi : Data pemakai Tabel 3.18 Table Pemakai No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_pemakai int 11 Primary Key 2 nama_pemakai varchar 222 nama pemakai 3 varchar divisi varchar 222 bagian 5 ket text 0 Keterangan 8. Nama Table : Software Isi : Data software Tabel 3.19 Table Software No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_software int 11 Primary Key 2 id_software varchar 11 foreign key 3 software varchar 50 nama software 4 version varchar 20 versi 5 platform varchar 20 platform 6 license_type varchar 20 license Type 7 tgl_beli_software date 0 tanggal beli software 8 renewal date 0 perpanjangan Maintenance 9 status_software varchar 20 status software 10 v_software varchar 20 vendor software 9. Nama Table : Status Isi : Data status

21 48 Tabel 3.20 Table Status No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_status int 11 Primary Key 2 nama_status varchar 222 nama status 10. Nama Table : Vendor Isi : Data vendor Tabel 3.21 Table Vendor No Kolom Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_vendor int 11 Primary Key 2 nama_vendor varchar 30 nama vendor 3 nama_sales varchar 25 nama sales 4 varchar hp varchar 15 hanphone 6 alamat varchar 35 alamat 7 telepon varchar 15 telepon Perancangan Antar Muka Halaman Perancangan Login Gambar 3.15 Perancangan Tampilan Login

22 Halaman Perancangan Dashboard Gambar 3.16 Perancangan Tampilan Dashboard Halaman Perancangan Kategori Gambar 3.17 Perancangan Tampilan Kategori

23 Halaman Perancangan Tambah Kategori Gambar 3.18 Perancangan Tampilan Tambah Kategori Halaman Perancangan Edit Kategori Gambar 3.19 Perancangan Tampilan Edit Kategori

24 Halaman Perancangan Lokasi Gambar 3.20 Perancangan Tampilan Lokasi Halaman Perancangan Tambah Lokasi Gambar 3.21 Perancangan Tampilan Tambah Lokasi

25 Halaman Perancangan Edit Lokasi Gambar 3.22 Perancangan Tampilan Edit Lokasi Halaman Perancangan Hapus Lokasi Gambar 3.23 Perancangan Tampilan Hapus Lokasi

26 Halaman Perancangan Vendor Gambar 3.24 Perancangan Tampilan Vendor Halaman Perancangan Tambah Vendor Gambar 3.25 Perancangan Tampilan Tambah Vendor

27 Halaman Perancangan Hapus Vendor Gambar 3.26 Perancangan Tampilan Hapus Vendor Halaman Perancangan Status Gambar 3.27 Perancangan Tampilan Status

28 Halaman Perancangan Tambah Status Gambar 3.28 Perancangan Tampilan Tambah Status Halaman Perancangan Edit Status Gambar 3.29 Perancangan Tampilan Edit Status

29 Halaman Perancangan Hapus Status Gambar 3.30 Perancangan Tampilan Hapus Status Halaman Perancangan Kondisi Gambar 3.31 Perancangan Tampilan Kondisi