BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Profil Perusahaan PT. Prima Integrasi Solusindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penyedia solusi teknologi informasi yang sudah berjalan lebih dari 10 tahun. PT. Prima Integrasi Solusindo didirikan pada tahun Dan telah membentuk kerja sama strategis dengan ADOBE, Otonomi, ORACLE dan Microsoft untuk menyediakan solusi software terbaik di Indonesia. Saat ini, PT Prima Integrasi Solusindo mempekerjakan lebih dari 50 Profesional ICT, untuk memuaskan tuntutan yang semakin kompleks dari berbagai industri, yang meliputi jasa keuangan, manufaktur, pemerintah, minyak dan gas, dan sektor terkait. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan dan Struktur Perusahaan Berikut merupakan visi dan misi PT. Prima Integrasi Solusindo: Visi Perusahaan Untuk menjadi perusahaan paling terkemuka di Enterprise Content Management dan Solusi Sistem Keamanan di Indonesia Misi Perusahaan Membawakan praktek terbaik, pengetahuan, dan menjamin metodologi pelaksanaan untuk memastikan keberhasilan proyek. Mendominasi Enterprise Content Management dan pasar Security Bidang Usaha Perusahaan PT. Prima Integrasi Solusindo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penyedia solusi teknologi informasi. 26

2 Struktur Organisasi Perusahaan Pemilihan orang-orang yang tepat didalam setiap bagian pekerjaan biasanya dikenal dengan istilah The Man In The Raight Place, Merupakan faktor yang penting didalam organisasi perusahaan, karena apabila pekerjaan yang penting tidak dilakukan oleh orang yang tepat akan berkibat buruk yang juga mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. Struktur organisasi suatu perusahaan haruslah bersifat fleksibel sesuai dengan perkembangan perusahaan tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Yang dimaksud dengan struktur organisasi adalah: Kerangka antara hubungan satuan-satuan orang yang didalamnya terdapat jabatan, tugas serta wewenang yang masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh. Penyusunan struktur organisasi PT. Prima Integrasi Solusindo menganut sistem organisasi fungsional. Hal ini terlibat bahwa wewenang mengalir dari puncak pimpinan ke pimpinan dalam bidang tetentu dibawahnya, dan setiap pimpinan dalam bidang tertentu ini mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada semua pekerja bawahannya dan dapat meminta pertanggung jawabannya. Adapun struktur organisasi pada PT. Prima Integrasi Solusindo adalah sebagai berikut: Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan

3 Analisa Sistem Berjalan Untuk memfasilitasi transport karyawan ketika akan melakukan pekerjaan diluar kantor biasanya PT. Prima Integrasi Solusindo menyediakan voucher taksi untuk digunakan. Setelah menggunakan voucher takis karyawan harus mengklaim voucher taksi. Untuk melakukan klaim voucher taksi yang telah digunakan biasanya pertamatama karyawan mengisi form klaim yang telah disediakan. Kemudian mengajukan form klaim tersebut kepada Peminpin Proyek (leader) untuk ditandatangani sebagai tanda persetujuan. Sesuai dengan peraturan perusahaan mengenai penggunaan voucher taksi maka Peminpin Proyek (leader) memiliki hak untuk menyetujui atau menolak klaim yang diajukan jika ada hal yang tidak sesuai dengan pelaturan tersebut. Dan jika klaim tidak sesuai dengan peraturan yang ada maka klaim akan ditolak dan pengguna voucher akan dikenakan denda. Setelah project leader melakukan persetujuan, selanjutnya klaim harus diajuka dan disetujui oleh Manajer Proyek. Sama halnya dengan Peminpin Proyek (leader), Manajer Proyek juga memiliki hak untuk melakukan persetujuan atau penolakan klaim. Dan jika klaim tidak sesuai dengan peraturan yang ada maka klaim akan ditolak dan pengguna voucher akan dikenakan denda. Selanjutnya setelah mendapatkan persetujuan dari Pemimpin Proyek (leader) dan Manajer Proyek, maka form klaim voucher diberikan kepada Admin Operasional untuk dilakukan pencatatan yang mana nantinya akan digunakan sebagai bahan laporan evaluasi pengeluaran voucher taksi yang telah digunakan Diagram Konseptual Solusindo : Berikut diagram konseptual untuk klaim voucher taksi pada PT. Prima Integrasi Gambar 3. 2 Diagram Konseptual Klaim Voucher Taksi

4 29 Keterangan Proses : 1. Karyawan melakukan permintaan voucher taksi karna ada kebutuhan transportasi dari kantor ke client. 2. Admin Operasional memberikan voucher taksi sesuai dengan permintaan yang diajukan oleh karyawan. Dengan persyaratan karyawan tidak memiliki denda atau denda telah dilunasi 3. Karyawan menggunakan voucher taksi sesuai taksi yang berlaku untuk voucher tersebut, sebagai transportasi dari kantor ke client 4. Karyawan mencatat data penggunaan voucher taksi, sesuai data yang diperlukan untuk melakukan klaim 5. Karyawan melakukan klaim voucher taksi yang telah digunakan kepada Pemimpin Proyek (leader). Pemimpin Proyek (leader) sesuai dengan penggunaan voucher tersebut pada proyek apa. 6. Pemimpin Proyek (leader) melakukan revisi, jika klaim yang diajukan terdapat kesalahan data Pemimpin Proyek (leader) mengembalikan data klaim ke Karyawan untuk diperbaiki. 7. Pemimpin Proyek (leader) melakukan penolakan, jika penggunaan klaim yang diajukan tidak sesuai dengan peraturan kantor Pemimpin Proyek (leader) dapat menolak pengajuan klaim dan Karyawan akan dikenakan denda 8. Pemimpin Proyek (leader) menyutujui kalim, jika klaim yang diajukan sudah sesuai maka Pemimpin Proyek (leader) akan menyetujui klaim tersebut dan melanjutkan workflow approval ke Manajer Proyek. 9. Manajer Proyek melakukan penolakan, jika penggunaan klaim yang diajukan tidak sesuai dengan peraturan kantor maka Manajer Proyek dapat menolak pengajuan klaim dan Karyawan akan dikenakan denda 10. Manajer Proyek melakukan revisi, jika klaim yang diajukan terdapat kesalahan data Pemimpin Proyek (leader) mengembalikan data klaim ke Karyawan untuk diperbaiki. 11. Manajer Proyek menyutujui kalim, jika klaim yang diajukan sudah sesuai maka Manajer Proyek akan menyetujui klaim tersebut. Maka approval selesai dan Admin Operasional dapat mengelola laporan penggunaan voucher taksi.

5 Diagram Use Case Berjalan Solusindo : Berikut Use Case diagram untuk klaim voucher taksi pada PT. Prima Integrasi Gambar 3. 3 Use Case Berjalan

6 31 1. Use Case Meminta Voucher Taksi Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Meminta Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses karyawan meminta voucher taksi kepada Admin Operasional. Tabel 3. 1 Skenario Use Case Meminta Voucher Taksi Pra-kondisi Post Kondisi Meminta Voucher Taksi Karyawan Melakukan permintaan voucher taksi untuk kebutuhan transportasi ke tempat customer Kebutuhan transportasi ke tempat customer 1. Karyawan mengisi daftar permintaan voucher taksi pada buku permintaan voucher taksi. 2. Karyawan meminta voucher taksi sesuai dengan daftar permintaan Bagian keuangan menerima permintaan voucher taksi 2. Use Case Memberikan Voucher Taksi Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Memberikan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses Admin Operasional memberikan voucher taksi sesuai dengan permintaan karyawan. Tabel 3. 2 Skenario Use Case Meminta Voucher Taksi Poskondisi Memenuhi Permintaan Voucher Taksi Admin Operasional Bagian Keuangan memenuhi permintaan voucher taksi sesuai dengan permintaan yang di ajukan oleh karyawan Karyawan mengisi daftar permintaan voucher taksi 1. Bagian Keuangan mengecek daftar permintaan voucher taksi 2. Bagian Keuangan memberikan vocuher taksi sesuai dengan daftar permintaan Karyawan Karyawan menerima voucher taksi sesuai dengan daftar permintaan

7 32 3. Use Case Menggunakan Voucher Taksi Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Menggunakan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses penggunaan voucher taksi oleh karyawan. Tabel 3. 3 Skenario Use Case Menggunakan Voucher Taksi Poskondisi Menggunakan Voucher Taksi Karyawan Karyawan menggunakan voucher taksi Karyawan telah sampai ditujuan dengan menggunakan jasa taksi 1. Karyawan mengisi voucher taksi sesuai dengan data taksi dan nilai argo yang telah digunakan 2. Karyawan merekap data taksi dan nilai argo pada sobekan kiri voucher 3. Karyawan melakukan pembayaran dengan sobekan kanan voucher taksi yang telah diisi dan ditanda tangani oleh Karyawan. Karyawan memiliki data penggunaan voucher yang telah digunakan 4. Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan pengajuan klaim voucher taksi yang telah digunakan. Tabel 3. 4 Skenario Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Poskondisi Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Karyawan Setelah menggunakan vocuher taksi maka karyawan di wajibkan untuk melakukan klaim, klaim diajukan dengan mengisi form klaim vocuher taksi yang telah disediakan. Karyawan telah menggunakan voucher taksi 1. Karyawan mengisi form klaim voucher taksi yang telah tersedia di kantor 2. Karyawan mengajukan klaim persetujuan voucher taksi ke peminpin proyek, bahwa voucher tersebut telah digunakan sesuai dengan peraturan dan kebijakan kantor. Pemimpin proyek (leader) menerima form klaim voucher taksi.

8 33 5. Use Case Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan. Table ini menjelaskan mengenai persetujuan yang dilakukan oleh Pemimpin Proyek (leader). Tabel 3. 5 Skenario Use Case Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan Memeriksa Klaim dan Melakukan Persetujuan Pemimpin Proyek (leader) Pemimpin Proyek akan memeriksa penggunaan vocuher taksi dan menandatangani form klaim sebagai persetujuan penggunaan voucher yang telah digunakan. Karyawan telah mengisi form klaim voucher taksi 1. Peminpin proyek (leader) memeriksa data penggunaan voucher taksi 2. Peminpin proyek (leader) dapat menyetujui, merevisi atau menolak klaim. Hasil persetujuan peminpin proyek (leader) : Jika disetujui maka karywan melanjutkan minta persetujuan Poskondisi ke Manajer Proyek. Jika revisi maka dikembalikan ke karyawan untuk diperbaiki datanya. Dan jika ditolak maka karyawan dikenakan denda. 6. Use Case Mengetahui Persetujuan Klaim Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengetahui Persetujuan Klaim. Table ini menjelaskan mengenai persetujuan yang dilakukan oleh Manajer Proyek. Tabel 3. 6 Skenario Use Case Mengetahui Persetujuan Klaim Poskondisi Mengetahui Persetujuan Klaim Manajer proyek (Project Manager) Setelah Pemimpin Proyek menyetujui klaim, maka untuk workflow persetujuan berikutnya adalah Manajer Proyek. Peminpin proyek (leader) telah menyutujui klaim voucher taksi 1. Manajer proyek memeriksa data penggunaan voucher taksi 2. Manajer proyek dapat menyetujui, merevisi atau menolak klaim Hasil persetujuan Manajer proyek : Jika disetujui maka karywan memberikan form klaim ke Admin Operasional. Jika revisi maka dikembalikan ke karyawan untuk diperbaiki datanya. Dan jika ditolak maka karyawan dikenakan denda.

9 34 7. Use Case Mencatat Penggunaan Voucher Taksi Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mencatat Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai pencatatan yang dilakukan oleh Admin Operasional sebagai bahan laporan. Tabel 3. 7 Skenario Use Case Mencatat Penggunaan Voucher Taksi Mencatat Penggunaan Voucher Taksi Admin Operasional Setelah proses approval pihak yang bertanggung jawab, maka form klaim akan diberikan kepada bagian keuangan untuk dilakukan pencatatan penggunaan vocuher. Manajer proyek telah memberikan persetujuan atas data penggunaan voucher taksi 1. Admin Operasional mencatat data penggunaan voucher taksi 2. Admin Operasional membuat laporan bulanan untuk dijadikan acuan penyesuaian atas tagihan penggunaan jasa taksi yang telah digunakan. Poskondisi Laporan penggunaan voucher taksi 8. Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan bagaimana seorang Manajer Proyek mendapatkan laporan. Tabel 3. 8 Skenario Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Poskondisi Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Manajer Proyek Manajer Proyek melihat laporan penggunaan voucher yang telah digunakan Laporan pengguna voucher taksi telah dibuat oleh Admin Operasional Manajer Proyek menerima laporan penggunaan voucher taksi dari Admin Operasional Manajer proyek telah melihat laporan penggunaan voucher taksi yang telah digunakan sebagai evaluasi.

10 35 9. Use Case Mengeloal Daftar Denda Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengeloal Daftar Denda. Table ini menjelaskan pengelolaan daftar denda yang dilakukan oleh Admin Operasional. Tabel 3. 9 Skenario Use Case Mengeloal Daftar Denda Poskondisi Daftar denda 10. Use Case Melihat Daftar Denda Mengeloal Daftar Denda Admin Operasional Pencatatan dan mengelola klaim voucher yang ditolak (Karyawan akan mendapatkan denda ketika klaim voucher ditolak oleh atasan). Klaim voucher taksi tidak disetujui oleh atasan yang bersangkutan 1. Admin Operasional menerima vocuher taksi yang tidak disetujui penggunaannya 2. Admin Operasional mencatat dan mengelola daftar denda klaim voucher taksi yang tidak disetuji Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Melihat Daftar Denda. Table ini menjelaskan mengenai daftar denda yang dimiliki karyawan. Tabel Skenario Use Case Melihat Daftar Denda Poskondisi Melihat Daftar Denda Karyawan Daftar denda akan di informasikan kepada karyawan yang bersangkutan supaya dilunasi Klaim voucher taksi tidak disetujui karena penggunaan tidak sesuai dengan pelaturan perusahaan Karyawan melihat daftar denda yang telah dicatat oleh Admin Operasionl Karyawan membayar denda

11 Use Case Mengelola Data Voucher Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengelola Data Voucher. Table ini menjelaskan pengelolaan voucher taksi oleh Admin Operasional. Tabel Skenario Use Case Mengelola Data Voucher Poskondisi Mengelola Data Voucher Admin Operasional Admin Operasionla akan mengelola data voucher dari partner perusahaan taksi Voucher taksi telah dikirimkan oleh perusahaan taksi Admin Operasional mencatat voucher yang diterima Data voucher taksi 12. Use Case Mengelola Data Proyek Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengelola Data Proyek. Table ini menjelaskan pengelolaan data proyek oleh Admin Operasional. Tabel Skenario Use Case Mengelola Data Proyek Poskondisi Mengelola Data Proyek Admin Operasional Admin Operasionla mengelola data proyek perusahaan Data proyek perusahaan Admin Operasional mengelola data proyek perusahaan Data proyek perusahaan terbaru 13. Use Case Mengelola Data Karyawan Berikut merupakan table penjelasan mengenai Use Case Mengelola Data Karyawan. Table ini menjelaskan pengelolaan data karyawan oleh Admin Operasional. Tabel Skenario Use Case Mengelola Data Karyawan Poskondisi Mengelola Data Karyawan Admin Operasional Admin Operasionla mengelola data Data Karyawan Data Karyawan Admin Operasional mengelola data karyawan Data karyawan perusahaan terbaru

12 Usulan Sistem Berdasarkan masalah yang dihadapi, dilakukan analisa dan menghasilkan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Mengajukan klaim voucher taksi yang biasanya menggunakan hard form dapat digantikan dengan mengisi form secara online sehingga proses pengajuan klaim dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja. 2. Begitu juga dengan proses persetujuan oleh pihak atasan yang bertanggung jawab sesuai proyeknya, karena terkadang pihak atasan tidak ada ditempat sehingga membuat proses approval terhambat. Maka dengan adanya aplikasi klaim berbasis web tidak perlu bertemu langsung dan meminta tanda tangan, tapi bisa dilakukan dengan membuka tugas yang diberikan pada daftar tugas yang telah disediakan oleh aplikasi klaim secara online. 3. Laporan penggunaan voucher taksi yang biasanya dilakukan dengan cara pencatatan satu persatu dari hard form klaim sehingga membutuhkan waktu yang lama, dengan adanya aplikasi ini dapat disediakan secara cepat dan akurat. Bahkan laporan dapat disajikan dengan real time sehingga membuat bagian keuangan dapat memonitor data voucher dengan mudah. 4. Untuk mengetahui status dan progress klaim voucher taksi yang telah diajukan, karyawan dapat melihat perkembangannya pada halaman riwayat klaim. 3.5 Spesifikasi Sistem Dalam sistem berjalan terdapat spesifikasi sebagai berikut : 1. Input : a. Mengisi halaman form klaim voucher taksi. b. Mengisi permintaan voucher taksi c. Mengisi data karyawan d. Mengisi data voucher taksi e. Mengisi data proyek 2. Output : a. Laporan penggunaan voucher taksi per-karyawan b. Laporan penggunaan voucher taksi per-proyek c. Laporan penggunaan voucher taksi per-bulan d. Laporan data denda 3. Prosess : a. Approval klaim voucher taksi oleh Pemimpin Proyek (Leader) b. Approval klaim voucher taksi oleh Manajer Proyek

13 Pemodelan Design Sistem Usulan Sesuai dengan analisa dan pemecahan masalah yang sudah dijelaskan diatas maka berikut pemodelan design sistem usulan: Use Case Diagram Berikut use case diagram usulan dari aplikasi klaim voucher taksi berbasis web pada PT. Prima Integrasi Solusindo : Gambar 3. 4 Use Case Usulan

14 39 1. Use Case Membuat Permintaan Voucher Taksi Berikut merupakan table dari use case Membuat Permintaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai proses melakukan permintaan voucher taksi kepada Admin Operasional. Tabel Skenario Use Case Membuat Permintaan Voucher Taksi Poskondisi Membuat Permintaan Voucher Taksi Karyawan Melakukan permintaan voucher taksi untuk kebutuhan transportasi ke tempat customer dengan syarat karyawan tidak memiliki denda. Adanya kebutuhan transportasi ke tempat customer 1. Karyawan input permintaan voucher pada halaman Form Permintaan Voucher 2. Kemudian klik tombol Kirim Data permintaan voucher taksi tersimpan dan masuk ke Daftar Permintaan Voucher dengan status Permintaan 2. Use Case Memberikan Voucher Taksi Berikut merupakan table dari Use Case Memberikan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan proses Admin Operasional memenuhi permintaan voucher taksi yang diminta oleh karyawan sesuai dengan permintaan yang di ajukan. Tabel Skenario Use Case Memberikan Voucher Taksi Poskondisi Membrikan Voucher Taksi Admin Operasional Admin Operasional memenuhi permintaan voucher taksi sesuai dengan permintaan yang di ajukan oleh karyawan. Karyawan telah mengisi data permintaan voucher 1. Admin Operasional masuk ke menu Permintaan Voucher 2. Ceklist permintaan yang akan dipenuhi 3. Kemuidan klik OK dan berikan voucher taksi kepada karyawan sesuai dengan data permintaan. Data permintaan yang di ceklist statusnya akan berubah menjadi digunakan.

15 40 3. Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Berikut merupakan table dari use case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai proses pengajuan kalim voucher taksi yang telah digunakan. Tabel Skenario Use Case Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Poskondisi Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Karyawan Setelah menggunakan vocuher taksi maka karyawan di wajibkan untuk melakukan klaim. Karyawan telah menggunakan voucher taksi 1. Karyawan klik menu Submit Klaim 2. Karyawan input data voucher taksi yang telah digunakan 3. Karyawan klik tombol Submit Data voucher taksi akan disimpan dan masuk ke daftar tugas Pemimpin Proyek (leader) 4. Use Case Memberikan Persetujuan Klaim Berikut merupakan table dari use case Memberikan Persetujuan Klaim. Table ini menjelaskan mengenai proses pemberian persetujuan pengajuan klaim voucher taksi yang telah digunakan. Tabel Skenario Use Case Mendapatkan Tugas Persetujuan Voucher Taksi Poskondisi Memberikan Persetujuan Klaim Pemimpin Proyek (Leader), Manajer Proyek Pemimpin Proyek dan Manajer Proyek melakukan pengecekan penggunaan voucher taksi dan memberikan persetujuan klaim. Pemimpin Proyek membuka tugas persetujuan klaim 1. Peminpin proyek (leader) dan Manajer Proyek memeriksa data penggunaan voucher taksi pada halaman approval 2. Pemimpin Proyek dan Manajer Proyek dapat menyetujui, menolak klaim yang diajukan atau mengembalikan klaim ke karyawan untuk direvisi jika ada kesalahan data. Jika klaim voucher disetujui maka workflow selesai. Jika revisi workflow akan dikembalikan ke karyawan. Dan jika klaim voucher ditolak akan dikenakan denda.

16 41 5. Use Case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Berikut merupakan table dari use case Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi. Table ini menjelaskan mengenai bagaimana melihat laporan penggunaan voucher taksi. Tabel Skenario Use Case Mendapatkan Tugas Persetujuan Voucher Taksi Poskondisi Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Admin Operasional dan Manajer Proyek Admin Operasional dan Manajer Proyek dapat melihat laporan penggunaan voucher taksi yang telah melewati proses approval. Persetujuan penggunaan voucher taksi 1. Buka halaman laporan penggunaan voucher taksi 2. Masukan kriteria laporan yang akan ditampilkan Laporan penggunaan voucher taksi tampil sesuai dengan keriteria 6. Use Case Mengelola Denda Berikut merupakan table dari use case Mengelola Daftar Denda. Table ini menjelaskan proses pengelolaan daftar denda. Tabel Skenario Use Case Mengelola Denda Poskondisi Mengeloal Denda Admin Operasional Admin Operasional dapat mengeloa daftar denda. Denda merupakan data dari proses approval klaim yang ditolak. Karyawan telah membayar denda yang dimilikinya 1. Buka halaman denda 2. Admin Operasional mengelola data denda Data denda yang sudah sesuai

17 42 7. Use Case Membayar Denda Berikut merupakan table dari use case Melihat Daftar Denda. Table ini menjelaskan bagaimana melihat dan membayar denda yang dimiliki masing-masing karyawan. Tabel Skenario Use Case Mendapatkan Tugas Persetujuan Voucher Taksi Membayar Denda Karyawan Karyawan dapat melihat dan membayar denda sesuai dengan data denda yang karywan miliki. 1. Peminpin Proyek (leader) atau Peroyek Manajer telah menolak proses klaim voucher taksi 1. Karyawan buka halaman denda Poskondisi 2. Daftar denda akan tampil sesuai dengan denda yang dimiliki. 3. Buka daftar denda yang akan dibayar 4. Isi form pembayaran untuk denda tersebut, kemudian kirim Mengubah status denda menjadi Bayar 8. Use Case Mengelola Data Karyawan Berikut merupakan table dari use case Mengelola Data Karyawan. Table ini menjelaskan bagaimana Admin Operasional mengelola data karyawan. Tabel Skenario Use Case Mengelola Data Karyawan Poskondisi Mengelola Data Karyawan Admin Operasional Admin Operasional dapat melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data karywan Login sebagai Admin Operasional 1. Admin Operasional membuka menu Karyawan 2. Kemudian Admin Operasional dapat mengelola data karyawan Data karyawan berhasil dikelola

18 43 9. Use Case Mengelola Data Proyek Berikut merupakan table dari use case Mengelola Data Proyek. Table ini menjelaskan bagaimana Admin Operasional mengelola data Proyek. Tabel Skenario Use Case Mengelola Data Proyek Mengelola Data Proyek Admin Operasional Admin Operasional dapat melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data proyek Login sebagai Admin Operasional 1. Admin Operasional membuka menu Proyek Poskondisi 2. Kemudian Admin Operasional dapat mengelola data proyek Data proyek berhasil dikelola 10. Use Case Mengelola Data Voucher Berikut merupakan table dari use case Mengelola Data Voucher. Table ini menjelaskan bagaimana Admin Operasional mengelola data Voucher. Tabel Skenario Use Case Mengelola Data Voucher Mengelola Data Voucher Admin Operasional Admin Operasional dapat melakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data voucher Login sebagai Admin Operasional 1. Admin Operasional membuka menu Voucher Poskondisi 2. Kemudian Admin Operasional dapat mengelola data voucher Data voucher berhasil dikelola

19 Activity Diagram Sistem Usulan 1. Activity Diagram Membuat Permintaan Voucher Taksi Gambar 3. 5 Activity Diagram Membuat Permintaan Voucher Taksi Karyawan membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher taksi dan aplikasi akan menampilkan form permintaan voucher taksi. Pada form ini karyawan akan mengisi data permintaan voucher taksi kemudian klik tombol kirim. Maka aplikasi akan mengirimkan permintaan voucher taksi kepada admin operasional. 2. Activity Diagram Memberikan Voucher Taksi Gambar 3. 6 Activity Diagram Memberikan Voucher Taksi

20 45 Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher dan aplikasi akan menampilkan daftar permintaan voucher taksi. Sesuai dengan daftar permintaan yang masuk kemudian Admin Operasional akan memberikan voucher taksi kepada Karyawan dan menceklist daftar permintaan voucher taksi yang sudah diberikan. 3. Activity Diagram Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Gambar 3. 7 Activity Diagram Mengajukan kalim Penggunaan Voucher Taksi Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu klaim voucher maka aplikasi akan menampilkan form klaim voucher taksi. Isi form klaim voucher taksi kemudian klik tombol kirim, maka data akan tersimpan ke data base dan aplikasi akan mengirimkan workflow persetujuan kepada atasan karyawan. 4. Activity Diagram Memberikan Persetujuan Klaim Gambar 3. 8 Activity Diagram Memberikan Persetujuan Klaim Voucher Taksi

21 46 Peminpin Proyek (Leader) atau Manajer Proyek membuka aplikasi, kemudian buka tugas yang tersedia pada daftar tugas, maka akan tampil halaman persetujuan dan data detail penggunaan voucher taksi. Setelah itu lakukan persetujuan, jika klaim di setujui maka akan langsung masuk ke laporan penggunaan. Jika direvisi dapat mengembalikan klaim ke karyawan untuk perbaikan data. Dan sedangkan jika ditolak maka klaim akan masuk ke daftar denda dan laporan penggunaan. 5. Activity Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Gambar 3. 9 Activity Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Manajer Proyek atau Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu laporan maka akan tampil halaman laporan voucher taksi. Untuk membuat laporan yang lebih spesifik, Manajer Proyek atau Admin Operasional dapat mengisi kriteria laporan. Sehingga laporan yang disajikan akan sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

22 47 6. Activity Diagram Mengelola Denda Gambar Activity Diagram Mengelola Denda Voucher Taksi Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu Denda maka akan tampil semua daftar denda. Jika denda sudah dilunasi oleh karyawan yang bersangkutan maka Admin Operasional akan mengubah statusnya menjadi Lunas. 7. Activity Diagram Membayar Denda Gambar Activity Diagram Membayar Denda

23 48 Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu denda maka kan tampil daftar denda sesuai denda yang dimiliki. 8. Activity Diagram Mengelola Daftar Karyawan Gambar Activity Diagram Mengelola Data Karyawan Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Karyawan, didalam menu ini terdapat data Karyawan yang akan ditampilkan. Admin Operasional dapat mengelola data Karyawan tersebut.

24 49 9. Activity Diagram Mengelola Data Proyek Gambar Activity Diagram Mengelola Data Proyek Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Proyek, didalam menu ini terdapat data Proyek yang akan ditampilkan. Admin Operasional dapat mengelola data Proyek tersebut.

25 Activity Diagram Mengelola Data Voucher Gambar Activity Diagram Mengelola Data Voucher Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Voucher, didalam menu ini terdapat data Voucher yang akan ditampilkan. Admin Operasional dapat mengelola data Voucher tersebut.

26 Sequence Diagram Sistem Usulan 1. Sequence Diagram Membuat Permintaan Voucher Taksi Gambar Sequence Diagram Membuat Permintaan Voucher Taksi Karyawan membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher taksi dan aplikasi akan menampilkan form permintaan voucher taksi. Pada form ini karyawan akan mengisi data permintaan voucher taksi kemudian klik tombol kirim. Maka aplikasi akan mengirimkan permintaan voucher taksi kepada admin operasional. 2. Sequence Diagram Memberikan Voucher Taksi Gambar Sequence Diagram Memberikan Voucher Taksi Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian masuk ke menu permintaan voucher dan aplikasi akan menampilkan daftar permintaan voucher taksi. Sesuai dengan daftar permintaan yang masuk kemudian Admin Operasional akan memberikan voucher taksi kepada Karyawan dan menceklist daftar permintaan voucher taksi yang sudah diberikan.

27 52 3. Sequence Diagram Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Gambar Sequence Diagram Mengajukan Klaim Penggunaan Voucher Taksi Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu klaim voucher maka aplikasi akan menampilkan form klaim voucher taksi. Isi form klaim voucher taksi kemudian klik tombol kirim, maka data akan tersimpan ke data base dan aplikasi akan mengirimkan workflow persetujuan kepada atasan karyawan. 4. Sequence Diagram Memberikan Persetujuan Klaim Gambar Sequence Diagram Memberikan Persetujuan Klaim Peminpin Proyek (Leader) atau Manajer Proyek membuka aplikasi, kemudian buka tugas yang tersedia pada daftar tugas, maka akan tampil halaman persetujuan dan

28 53 data detail penggunaan voucher taksi. Setelah itu lakukan persetujuan, jika klaim di setujui maka akan langsung masuk ke laporan penggunaan. Sedangkan jika ditolak maka klaim akan masuk ke daftar denda dan laporan penggunaan. Dan jika revisi workflow klaim dikembalikan ke karyawan untuk direvisi jika ada kesalahan data. 5. Sequence Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Gambar Sequence Diagram Melihat Laporan Penggunaan Voucher Taksi Manajer Proyek atau Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu laporan maka akan tampil halaman laporan voucher taksi. Untuk membuat laporan yang lebih spesifik, Manajer Proyek atau Admin Operasional dapat mengisi kriteria laporan. Sehingga laporan yang disajikan akan sesuai dengan kriteria yang diinginkan. 6. Sequence Diagram Mengelola Denda Gambar Sequence Diagram Mengelola Daftar Denda Admin Operasional membuka aplikasi, kemudian pilih menu Denda maka akan tampil semua daftar denda. Jika denda sudah dilunasi oleh karyawan yang bersangkutan maka Admin Operasional akan mengubah statusnya menjadi Lunas.

29 54 7. Sequence Diagram Membayar Denda Gambar Sequence Diagram Membayar Denda Karyawan membuka aplikasi, kemudian pilih menu denda maka akan tampil daftar denda sesuai denda yang dimiliki. 8. Sequence Diagram Mengelola Data Karyawan Gambar Sequence Diagram Mengelola Data Karyawan Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Karyawan. Admin Operasional dapat menambah, mengubah dan menghapus data Karyawan.

30 55 9. Sequence Diagram Mengelola Data Proyek Gambar Sequence Diagram Mengelola Data proyek Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu proyek. Admin Operasional dapat menambah, mengubah dan menghapus data proyek. 10. Sequence Diagram Mengelola Data Voucher Gambar Sequence Diagram Mengelola Data Voucher Admin Operasional membuka aplikasi, Admin Operasional memilih menu Voucher. Admin Operasional dapat menambah, mengubah dan menghapus data Voucher.

31 Class Diagram Sistem Usulan Gambar Class Diagram Usulan Aplikasi Klaim Voucher Taksi

32 57 Tabel Tabel karyawan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_karyawan int 8 Primary Key 2 nama varchar 30 Nama karyawan 3 jabatan varchar 20 Jabatan karyawan 4 level char 2 Level karyawan 5 password varchar 8 Password login 6 username varchar 30 Username login 7 status enum(active,inactive) Status karyawan 8 createddate date - Tanggal pembuatan 9 modifieddate date - Tanggal ubah Tabel Tabel proyek No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_proyek char 10 Primary Key 2 pelanggan varchar 50 Nama pelanggan 3 nama_proyek text - Nama proyek 4 status enum(active,inactive) - Status proyek 5 createddate date - Tanggal pembuatan 6 modifieddate date - Tanggal ubah Tabel Tabel voucher No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 kode_voucher char 9 Primary Key 2 status char 4 Status penggunaan 3 createddate date - Tanggal pembuatan 4 modifieddate date - Tanggal ubah

33 58 Tabel Tabel permintaan_voucher No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_ permintaan int 8 Primary Key 2 tanggal_minta date - Tanggal permintaan voucher 3 tanggal_diberikan date - Tanggal pemberian voucher 4 status varchar 9 Status penggunaan voucher 5 kd_voucher char 9 Forreign key 6 id_karyawan Int 8 Forreign key Tabel Tabel denda No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_denda Int 8 Primary Key 2 nilai_denda Int 6 Nilai yang harus dibayar 3 keterangan text - Keterangan 4 Tanggal date - Tanggal ubah Tabel Tabel workflow No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_workflow int 8 Primary Key 2 tanggal_penggunaan date - Tanggal penggunaan 3 tanggal_pengajuan date - Tanggal pengajuan klaim 4 tujuan varchar 100 Tujuan menggunakan taksi 5 Keperluan menggunakan keperluan varchar 100 taksi 6 nilai int 7 Nilai atau harga taksi 7 foto voucher yang telah lampiran varchar 20 digunakan 8 Tipe image yang tipefile Varchar 10 dilampirkan 9 Ukuran image yang ukuranfile varchar 20 dilampirkan 10 pimpinan_proyek varchar 30 Approver pertama yaitu

34 59 No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Pimpinan Proyek 11 Approver kedua yaitu manajer_proyek varchar 30 Manajer proyek 12 status Char 15 Status approval 13 flag Char 2 Flag approval 14 status_denda Char 11 Status pembayaran denda 15 nilai_denda Int 8 Nilai yang harus dibayar 16 id_karyawan int 8 Forreign key 17 kd_proyek char 10 Forreign key 18 kd_voucher char 9 Forreign key 19 id_denda Int 8 Forreign key Tabel Tabel riwayat No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_riwayat int 8 Primary Key 2 tanggal date - Tanggal melakukan aksi 3 komentar varchar 150 Komentar dari approver 4 aksi varchar 15 Aksi yang dilakukan approver 5 id_karyawan int 8 Forreign key 6 id_transaksi int 8 Forreign key Tabel Tabel bayar_denda No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_bayar_denda int 8 Primary Key 2 tanggal date - Tanggal melakukan pembayaran 3 nilai_denda int 8 Jumlah denda 4 bayar int 8 Jumlah pembayaran denda 5 sisa_denda int 8 Jumlah denda dikurangi bayar 6 no_rekening char 20 No rekening perusahaan 7 lampiran varchar 20 Lampiran bukti transfer pembayaran

35 60 No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 8 status char 11 Status denda 9 keterangan text - Keterangan pembayaran 10 id_workflow int 8 Forreign key Rancangan Struktur Menu Aplikasi Perancangan menu aplikasi di dasari oleh proses yang harus bagaimana digambarkan dalam use case diagram dan activity diagram. Berdasarkan hal tersebut, maka menu aplikasi dirancang sesuai dengan kebutuhan aktor. A. Rancangan Layar Aplikasi Berikut merupakan rancangan layar aplikasi yang diusulkan : 1. Rancangan Layar Halaman Login Gambar Rancangan Layar Halaman Login Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman yang akan digunakan untuk melakukan login. Pada Form Login pilih account sesuai kategori level, lalu masukkan username dan password kemudian tekan login. 2. Rancangan Layar Halaman Home Gambar Rancangan Layar Halaman Home

36 61 Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Home yang mana pada halaman ini tersedia daftar tugas yang harus dikerjakan oleh masing-masing user. 3. Rancangan Layar Halaman Form Permintaan Voucher Gambar Rancangan Layar Halaman Form Permintaan Voucher Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Form Permintaan Vocuher yang akan digunakan oleh karyawan untuk melakukan permintaan voucher taksi. 4. Rancangan Layar Halaman Daftar Permintaan Voucher Gambar Rancangan Layar Halaman Daftar Permintaan Voucher

37 62 Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Daftar Permintaan Voucher, yang mana halaman ini berfungsi untuk transaksi permintaan voucher antara karyawan dan Admin Operasional. Permintaan dapat dibatalkan jika masih berstatus permintaan dan tersedia. 5. Rancangan Layar Halaman Form Klaim Voucher Gambar Rancangan Layar Halaman Form Klaim Voucher Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman pengajuan klaim voucher taksi yang akan digunakan oleh karyawan untuk mengajukan klaim voucher taksi yang telah digunakan.

38 63 6. Rancangan Layar Halaman Riwayat Klaim a. Daftar Riwayat Gambar Rancangan Layar Halaman Riwayat Klaim Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Riwayat Persetujuan Klaim, yang mana pada halaman ini karyawan dapat melihat status dan progress kalim yang telah diajukan. 7. Rancangan Layar Halaman Persetujuan Klaim Voucher Taksi Gambar Rancangan Layar Halaman Persetujuan Klaim Voucher Taksi

39 64 Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Persetujuan Klaim Vocuher Taksi, halaman ini digunakan untuk melakukan persetujuan klaim yang telah diajukan oleh Pemimpin Proyek dan Manajer Proyek yang bersangkutan. 8. Rancangan Layar Halaman Denda Gambar Rancangan Layar Halaman Denda Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Denda, pada halaman ini karyawan dapat melihat denda yang dimilkinya dan halaman ini juga digunakan untuk melakukan pembayaran denda. 9. Rancangan Layar Halaman Laporan Gambar Rancangan Layar Halaman Laporan

40 65 Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman laporan, pada halaman ini disediakan laporan penggunaan voucher taksi. Laporan dapat disediakan berdasarkan tanggal, peroyek atau pengguna. 10. Rancangan Layar Halaman Master Karyawan Gambar Rancangan Layar Halaman Master Karyawan Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Master Karyawan, pada halaman ini Admin Operasional dapat mengelola data karyawan. 11. Rancangan Layar Halaman Master Proyek Gambar Rancangan Layar Halaman Master Proyek

41 66 Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Master Proyek, pada halaman ini Admin Operasional dapat mengelola data Proyek. 12. Rancangan Layar Halaman Master Voucher Gambar Rancangan Layar Halaman Master Voucher Gambar ini merupakan gamabar rancangan halaman Master Voucher, pada halaman ini Admin Operasional dapat mengelola data voucher.