BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Pada sub bab ini dijelaskan mengenai latar belakang divisi SEMM Danamon, Struktur organisasi divisi SEMM, tugas, wewenang, dan tanggung jawab, proses bisnis yang berjalan, activity diagram, usecase, analisis masalah, serta usulan solusi masalah Sejarah Perusahaan PT Bank Danamon merupakan salah satu bank swasta nasional terbesar kedua dan termasuk lima besar bank komersial di Indonesia dengan pangsa pasar sebesar 5 persen dari jumlah pinjaman dan deposito bank-bank di Indonesia. PT Bank Danamon dimulai pertama kali pada tahun 1956 dengan nama PT Bank Kopra. Pada tahun 1976 berganti nama menjadi PT Bank Danamon yang sebelumnya sudah berganti nama pada tahun Pada tahun 1988 Bank Danamon menjadi bank devisa swasta pertama di Indonesia, dan setahun kemudian menjadi perusahaan terbuka yang terdaftar di bursa efek Jakarta. Salah satu divisi PT Bank Danamon adalah SEMM (Self Employed Mass Market) atau yang sering disebut dengan Danamon Simpan pinjam yang ditujukan untuk segmen mass market. Divisi ini dibentuk pada tahun 2004 yang bergerak dalam bidang simpan pinjam dana kepada nasabah. Divisi ini merupakan divisi yang cukup besar yang mempunyai cabang lebih kurang 1300 unit yang tersebar di seluruh Indonesia Visi dan Misi Perusahaan Bank Danamon mempunyai visi We Care and Enable Million to Prorper, dengan kata lain Bank Danamon melalui unit-unit bisnis yang dimilikinya mempunyai kepedulian terhadap seluruh stakeholder, dengan memfasilitasi dan berusaha memberikan apa yang dibutuhkan oleh keseluruhan nasabah, karyawan, rekanan, dan pemegang saham dimanapun Bank Danamon berada demi mencapai kesejahteraan finansial, dan sosial yang lebih baik. Misi-misi dari Bank Danamon adalah menjadi Lembaga Keuangan Terkemuka di Indonesia yang keberadaannya diperhitungkan si pasar, berupaya menjadi organisasi yang terpusat kepada nasabah, yang melayani semua segmen dengan menawarkan nilai yang unik untuk masing-masing segmen, berdasarkan keunggulan penjualan dan 14

2 15 pelayanan, dan dengan didukung oleh teknologi kelas dunia. Bank Danamon juga beraspirasi untuk menjai perusahaan pilihan karyawan untuk berkarya Struktur Organisasi SEMM Danamon Struktur organisasi SEMM Danamon ditujukkan pada gambar berikut. Gambar 1 Struktur Organisasi SEMM Danamon Pemegang peranan tertinggi dalam struktur organisasi PT Bank Danamon adalah CEO yang merupakan pemilik dari perusahaan ini. Kemudian terdapat susunan direksi yang dimulai dengan direktur keuangan sampai kepada direktur SEMM. Direktur SEMM merupakan jabatan tertinggi dalam Danamon Simpan Pinjam (DSP). Setelah direktur SEMM terdapat dua Head yang bertanggung jawab untuk projek seperti pembangunan aplikasi baru dan bertanggung jawab dalam operasional simpan pinjam Danamon. Di bawah Head ada National District Head yang bertanggung jawab untuk proses kelancaran simpan pinjam di tingkat nasional. Kemudian diikuti dengan Regional SEMM yang bertanggung jawab dalam kelancaran proses simpan pinjam di sebuat regional tertentu. Cluster SEMM bertanggung jawab dalam pencapaian Danamon dalam bidang simpan pinjam di cluster tertentu. Satu cluster terdiri dari beberapa unit dan setiap unit akan dipimpin oleh seorang unit manager. Struktur terkecil dari divisi SEMM adalah unit. 3.2 Analisis Sistem Berjalan Tahapan proses bisnis di unit yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut:

3 16 1. Saat menemukan problem pada aplikasi atau memerlukan perbaikan dan penambahan fasilitas untuk kegiatan opersional, unit akan melaporkan ke IT terdekat atau langsung ke SEMM KP melalui atau telepon. 2. Jika IT di wilayah terdekat dapat mengatasi problem tersebut maka tidak perlu dilanjutkan ke SEMM KP. Jika problem tersebut tidak bisa diselesaikan maka akan dilanjutkan ke SEMM KP melalui atau telepon. 3. SEMM KP akan mencatat problem atau request itu ke aplikasi Helpdesk SEMM, kemudian akan melakukan eskalasi ke tim yang berwenang menyelesaikannya. 4. Tim berwenang akan menjawab problem atau request tersebut langsung kepada unit melalui atau telepon, kemudian menginput kembali solusinya ke aplikasi SEMM Helpdesk sebagai dokumentasi. Adapun gambaran umum proses yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut: Gambar 2 Gambaran Umum Proses Bisnis Sistem Berjalan Use Case Sistem Berjalan Use Case diagram dari sistem yang sedang berjalan saat ini pada divisi Danamon dijelaskan pada gambar berikut:

4 17 Gambar 3 Use Case Diagram Sistem Berjalan Activity Diagram Sistem Berjalan Activity diagram dari sistem yang sedang berjalan saat ini pada divisi Danamon dijelaskan pada gambar berikut:

5 18 Gambar 4 Activity diagram Sistem Berjalan Analisis Masalah Jika melihat proses bisnis manajemen pelaporan problem dan request yang terjadi di unit, masalah yang sering muncul adalah: 1. Waktu pelaporan problem/ request dari unit sampai proses selesai membutuhkan waktu yang lebih lama karena tidak langsung ditujukan ke tim yang bersangkutan. 2. Staff Helpdesk SEMM harus mencatat ulang problem/ request dari maupun telepon ke apliakasi Helpdesk. Selain menyita waktu staff helpdesk juga akan membuat pencatatan problem/request di unit tidak akurat karena bisa saja ada problem/request yang terlewatkan. 3. akan tetap melakukan pelaporan ke staff Helpdesk SEMM jika terjadi problem yang sama dikemudian hari karena tidak ada penyimpanan solusi masalah yang sudah pernah terjadi di sisi unit.

6 Usulan Solusi Masalah Solusi yang ditentukan untuk mencapai tujuan yang disebutkan di atas adalah sebagai berikut: 1. Membangun aplikasi Helpdesk unit berbasis web dengan menggunakan bahasa pemograman C#. 2. Aplikasi Helpdesk yang akan dibangun akan diintegrasikan dengan aplikasi helpdesk saat ini sehingga tidak harus mengganggu sistem yang berjalan. akan langsung melakukan pelaporan melalui Helpdesk yang dapat ditujukan langsung ke tim yang berwenang. Deskripsi umum sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Gambar 5 Alur Proses Sistem Helpdesk Pada gambar di atas dijelaskan bahwa : 1. akan menginput problem/request yang ada di unit dengan membuat tiket melalui aplikasi Helpdesk yang akan dibangun. 2. Data yang diinput akan disimpat pada database di server Helpdesk. 3. Kemudian group yang dituju akan membuka tiket yang dikirim oleh melalui aplikasi Helpdesk SEMM dan memberikan solusi melalui aplikasi tersebut. 4. Solusi yang diinput oleh group tujuan akan di-update pada database di server Helpdesk. 5. akan membuat solusi tersebut dan melakukannya serta mengubah status tiket menjadi closed jika problem dan request sudah selesai.

7 20 Untuk mengatasi masalah pelaporan problem/request yang ada di unit bisa saja menggunakan aplikasi helpdesk yang sudah siap pakai tanpa harus membangun aplikasi baru. Namun Danamon tetap menggunakan aplikasi yang dibangun sendiri dengan alasan: 1. Danamon mempunyai standar security sendiri untuk aplikasi-aplikasi yang digunakan. Dimana aplikasi yang akan dipakai akan diperiksa oleh satu divisi untuk memastikan kelayakan aplikasi tersebut. Hal itu menyebabnya aplikasi yang diambil dari sumber yang tidak jelas tidak bisa dipastikan keamanannya. Contoh hal-hal yang menjadi concern adalah vulnerability, SSL, proses dalam peng-upload-an file, click jacking dan lain sebagainya. 2. Helpdesk akan dipakai oleh seluruh unit dengan jumlah yang besar dan dengan kebutuhan yang lebih spesifik sehingga harus didesain sendiri agar sesuai kebutuhan 3. Aplikasi Helpdesk dikerjakan sendiri sehingga akan lebih besar biaya yang dikeluarkan jika dikerjakan oleh vendor atau membeli aplikasi yang sudah jadi serta biaya penyesuaiannya 3.3 Perancangan Aplikasi Helpdesk Pada Sub bab ini akan dijelaskan mengenai proses bisnis Helpdesk yang akan dibangun, Event Table, Use Case Diagram, Use Case Description, Activity Diagram, Class Diagram, Sistem Sequence Diagram, First Cut Class Diagram, Update Class Diagram, dan User Interface Proses Bisnis Helpdesk Dengan adanya Helpdesk, maka proses bisnis pelaporan problem dan request unit adalah sebagai berikut: 1. Saat menemukan masalah pada aplikasi atau memerlukan perbaikan dan penambahan fasilitas untuk kegiatan operasional, unit akan menginput langsung ke aplikasi Helpdesk dengan memilih langsung group tujuan yaitu tim yang berwenang menyelesaikan masalah tersebut. 2. Tim yang di assigned akan melihat problem yang diinput oleh unit dari aplikasi SEMM Helpdesk, karena SEMM Helpdesk dan Helpdesk sudah integrasi. 3. Tim yang bersangkutan akan memberi solusi melalui aplikasi SEMM Helpdesk dan solusi tersebut akan masuk ke inbox aplikasi Helpdesk pada unit yang bersangkutan.

8 21 4. akan membuka menu inbox pada aplikasi Helpdesk dan melakukan arahan tim berwenang pada bagian solusi. 5. Jika problem selesai, unit akan mengubah status tiket menjadi closed dan jika belum tiket akan tetap berstatus open dan mengirim kembali informasi ke tim berwenang agar dapat diberi solusi lain Event Table Event table dari Aplikasi Helpdesk dijelaskan pada table berikut. 1. membuat tiket untuk pelaporan problem/request Tabel 1 Event Table Event Trigger Source Use Case Response Destination Adanya Membuat Form Group tujuan problem/req tiket/probl Pembuatan (Staff KP) uest baru di em baru Tiket Baru unit 2. mengecek tiket yang sudah dibuat 3. Group tujuan mengecek list tiket yang masuk 4. Group Tujuan memilih salah satu tiket dan membuat detail isi tiket tersebut 5. Group Tujuan mengedit tiket Adanya pembuatan tiket baru oleh unit Adanya pembuatan tiket baru oleh unit Adanya pembuatan tiket baru oleh unit Adanya pembuatan tiket baru oleh unit Group Tujuan Group Tujuan - Group Tujuan - Group yang dieskal asi Cek List Open Tiket Cek List Tiket Masuk Buka Detail Tiket Edit Tiket List tiket yang berstatus Open List tiket dari unit Detail Tiket Form Edit Tiket Group Tujuan Group Tujuan 6. Group Tujuan mengeskalasi tiket ke tim yang lebih berwenang Adanya pembuatan tiket baru oleh unit Group Tujuan Eskalasi Tiket ke Tim Lain Form Eskalasi Tiket Group yang dieskalasi 7. mengecek Inbox untuk melihat solusi yang diberikan oleh Group Tujuan ataupun Group yang dieskalasi Adanya solusi dari Group Tujuan ataupun Group yang dieskalasi - Group Tujuan - Group yang dieskal asi Cek Inbox untuk Solusi Tiket Daftar Tiket pada List Inbox

9 22 8. mengedit Tiket setelah melakukan solusi yang diberikan oleh Group Tujuan ataupun Group yang dieskalasi 9. mengecek Daftar Solusi setelah Tiket diclose Adanya solusi dari Group Tujuan ataupun Group yang dieskalasi Edit status Tiket menjadi Closed Edit Tiket (Closed/R eopen Tiket) Cek Daftar Solusi Form Edit Tiket List Daftar Solusi - Group Tujuan - Group yang dieskalasi Use Case Diagram Use case diagram dari Aplikasi Helpdesk dapat dilihat pada Gambar di bawah ini. Aplikasi Helpdesk Membuat tiket/problem baru <<include>> Cek List Open Tiket Group yang dituju Cek List Tiket Masuk Buka detail Tiket <<include>> Edit Tiket Group yang dies <<extend>> <<extend>> Eskalasi Tiket ke Tim lain Cek Inbox untuk Solusi Tiket Edit Tiket (Close/Reopen Tiket) <<include>> Cek Daftar Solusi Gambar 6 Use Case Diagram Helpdesk

10 Use Case Description Berikut ini dijelaskan Use Case Description dari masing-masing use case pada Aplikasi Helpdesk. Tabel 2 Use case Description Membuat Tiket Baru Use Case Name: Scenario : Triggering Event : Brief Description : Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions: Post conditions: Membuat Tiket Baru Membuat tiket untuk pelaporan problem dan request yang terjadi unit Adanya penambahan data transaksi pelaporan problem dan request dari unit login aplikasi dan memilih menu Membuat Tiket Baru dan mengisi semua form dengan jelas yang ditujukan ke tim yang berwenang. - Data tiket (problem dan request) unit Tiket terkirim ke group tujuan Flow of Activities : Exception Conditions : Actors - 1. input data tiket (problem dan request) 2. RegId atau Id tiket akan terbentuk setelah data di simpan System 1.1 Menyimpan data tiket 2.1. Generate data RegId Tabel 3 Use Case Description List Tiket Open Use Case Name : Scenario : List Tiket Open Menampilkan list tiket yang berstatus open atau belum mendapat

11 24 solusi Triggering Event: Brief Description: Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions : Post conditions : Flow of Activities : List tiket akan muncul jika tiket sudah dibuat pada menu Membuat Tiket Baru membuat tiket kemudian setelah pembuatan tiket berhasil unit membuka menu List Tiket Open yang berisi tiket yang berstatus open Membuat tiket Baru Data tiket (problem dan request) unit Menampilkan tiket berstatus open Actors System 1. Klik menu List Tiket Open 1.1 Menampikan Tiket yang masih open Exception Conditions : - Tabel 4 Use Case Description List Tiket Open Use Case Name : Scenario : Triggering Event: Brief Description: Cek List Tiket Masuk (Register) Menampilkan list tiket yang di-create oleh unit List tiket akan muncul pada helpdesk SEMM jika tiket sudah dibuat pada menu Membuat Tiket Baru Group tujuan login aplikasi dan membuka list tiket yang masuk dari menu Register Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions : Group tujuan (SEMM KP) Membuat tiket Baru Group tujuan (SEMM KP) Data tiket (problem dan request) dari unit

12 25 Post conditions : Flow of Activities : Exception Conditions : Menampilkan tiket yang di-create oleh unit Actors - System 1. Klik menu Register 1.1 Menampikan Tiket yang di-create oleh unit Tabel 5 Use Case Description Buka Detail Tiket Use Case Name : Scenario : Triggering Event: Brief Description: Buka Detail Tiket Menampilkan detail tiket yang di-create oleh unit List tiket akan muncul pada helpdesk SEMM jika tiket sudah dibuat pada menu Membuat Tiket Baru Group tujuan login aplikasi dan membuka list tiket yang masuk dari menu Register kemudian klik salah satu tiket pada grid table dan klik tombol View Detail Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions : Post conditions : Group tujuan (SEMM KP) List Tiket Masuk Group tujuan (SEMM KP) Data tiket yang di-create oleh unit Menampilkan detail tiket yang di-create unit Flow of Activities : Actors 1. Klik menu Register 2. Klik salah satu tiket pada grid table 3. Klik tombol View Detail System 3.1 Menam detail tiket yang di-create oleh unit Exception Conditions : -

13 26 Tabel 6 Use Case Description Edit Tiket Use Case Name : Scenario : Triggering Event: Brief Description: Edit Tiket Memberikan solusi problem/request unit atau mengeskalasi ke tim lain Edit tiket dapat dilakukan setelah tiket salah satu tiket dipilih Group tujuan login aplikasi dan membuka list tiket yang masuk dari menu Register kemudian klik salah satu tiket pada grid table dan klik tombol Edit Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions : Post conditions : Group tujuan (SEMM KP) List Tiket Masuk Group tujuan (SEMM KP) Data tiket yang di-create oleh unit Mengedit tiket dan memberikan solusi atas problem dan request unit Flow of Activities : Exception Conditions : Actors - 1. Klik menu Register 2. Klik salah satu tiket pada grid table 3. Klik tombol Edit 4. Isi Solusi dan klik Save System 3.1 Menam detail tiket yang dicreate oleh unit 4.1 Tiket yang telah diedit tersimpan Tabel 7 Use Case Description Eskalasi Tiket Use Case Name: Eskalasi Tiket ke Tim lain Scenario : Mengeskalasi tiket ke tim lain yang lebih berwenang untuk problem tersebut

14 27 Triggering Even: Brief Description: Eskalasi tiket dapat dilakukan setelah tiket salah satu tiket dipilih Group tujuan login aplikasi dan membuka list tiket yang masuk dari menu Register kemudian klik salah satu tiket pada grid table dan klik tombol Edit Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions : Post conditions : Group tujuan (SEMM KP) List Tiket Masuk Group tujuan (SEMM KP) Data tiket yang di-create oleh unit Mengedit tiket dan memberikan solusi atas problem dan request unit Flow of Activities : Exception Conditions : Actors - 1. Klik menu Register 2. Klik salah satu tiket pada grid table 3. Klik tombol Edit 4. Isi Solusi dan klik Save System 3.2 Menampilkan detail tiket yang di-create oleh unit 4.1 Tiket yang telah diedit tersimpan Tabel 8 Use Case Description Cek Inbox Use Case Name : Cek Inbox untuk Solusi Tiket Scenario : Triggering Event: Brief Description: Actors : Membuka inbox untuk menampilkan solusi yang dikirimkan oleh tim terkait Mengedit tiket dan memberikan solusi atas problem dan request unit login aplikasi kemudian membuka menu Inbox dan membuka detail tiket pada pada list inbox dan melakan solusi yang ada pada field solusi

15 28 Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions : Post conditions : Flow of Activities : Exception Conditions : Edit Tiket Solusi problem yang diberikan oleh tim terkait Melakukan sesuai solusi yang diberikan oleh tim terkait Actors - System 1. Klik menu Inbox 1.1 Menam detail tiket dalam bentuk tabel (grid) Tabel 9 Use Case Description Edit Tiket Use Case Name: Scenario : Triggering Event : Brief Description : Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions : Post conditions: Edit Tiket (Close/Reopen Tiket) Menguabah status tiket Cek Inbox untuk Solusi yang dikirimkan Tim Terkait login aplikasi kemudian membuka menu Inbox dan membuka detail tiket pada pada list inbox dan melakan solusi yang ada pada field solusi kemudian mengubah status tiket menjadi Closed jika sudah berhasil dan Open jika solusi belum berhasil Cek Inbox untuk Solusi yang dikirimkan Tim Terkait Solusi problem yang diberikan oleh tim terkait Mengedit status tiket

16 29 Flow of Activities : Actors System 1. Klik menu Inbox 2. Klik link Edit 3. Ubah status 4. Klik tombol Kirim 1.1 Menampilkan detail tiket dalam bentuk tabel (grid) 2.1 Menampilkan detail tiket dalam dalam bentuk form 4.1 Menyimpan data tiket Exception Conditions : - Tabel 10 Use Case Description Cek Daftar Solusi Use Case Name : Scenario : Triggering Event : Brief Description : Actors : Related Use Case : Stakeholders : Pre-conditions Cek Daftar Solusi Menampilkan Tiket yang berstatus Closed sehingga unit dapat mengetahiu solusi untuk problem-problem yang terjadi sebelumnya Edit status tiket menjadi Closed login aplikasi kemudian membuka menu Daftar Solusi (Library) Edit Tiket (Close/Reopen Tiket) Mengedit status tiket

17 30 Post conditions : Tiket berstatus Closed dan muncul dalam Daftar Solusi Flow of Activities : Actors 1. Klik menu Daftar Solusi (Library) System 1.1 Menampilkan detail tiket dalam bentuk tabel (grid) Exception Conditions : Domain Class Diagram berikut. Domain Class Digaram pada Aplikasi Helpdesk dijelaskan pada Gambar Gambar 7 Class Diagram Helpdesk

18 Update Class Diagram Update class diagram berdasarkan domain class diagram pada aplikasi Helpdesk ditujukkan pada gambar berikut. Gambar 8 Update Class Digaram Aplikasi Helpdesk Sistem Sequence Diagram (SSD) Sequence diagram dari aplikasi Helpdesk ditunjukan pada gambar-gambar berikut. 1. Membuat Tiket Baru

19 32 Gambar 9 Sistem Sequence Diagram Membuat Tiket Baru 2. Cek List Tiket Open Gambar 10 Sistem Sequence Diagram Cek List Tiket Open

20 33 3. Cek List Tiket Masuk Gambar 11 Sistem Sequence Diagram Cek List Tiket Masuk 4. Buka Detail Tiket Gambar 12 Sistem Sequence Diagram Detail Tiket

21 34 5. Edit Tiket Gambar 13 Sistem Sequence Diagram Edit Tiket 6. Eskalasi Tiket ke Tim Lain Gambar 14 Sistem Sequence Diagram Eskalasi Tiket ke Tim lain

22 35 7. Cek Inbox untuk Solusi Tiket Gambar 15 Sistem Sequence Diagram Cek Inbox untuk Solusi Tiket 8. Edit Tiket (Close/Reopen) System klik edit Send reguest to system() Show detail tiket Edit staus tiket Save() Give notification Success Gambar 16 Sistem Sequence Diagram Edit Tiket (Closed/Reopen)

23 36 9. Cek Daftar Solusi Gambar 17 Sistem Sequence Diagram Cek Solusi Tiket Data Access Layer Sequence Diagram Data Access Layer Sequence Diagram dari aplikasi Helpdesk ditunjukan pada gambar-gambar berikut. 1. Membuat Tiket Baru Gambar 18 Data Access Layer Sequence Diagram Membuat Tiket Baru

24 37 2. Cek List Tiket Open Gambar 19 Data Access Layer Sequence Diagram Cek List Tiket Open 3. Cek List Tiket Masuk Gambar 20 Data Access Layer Sequence Diagram Cek List Tiket Masuk

25 38 4. Buka Detail Tiket 5. Edit Tiket Gambar 21 Data Access Layer Sequence Diagram Detail Tiket Gambar 22 Data Access Layer Sequence Diagram Edit Tiket

26 39 6. Eskalasi Tiket ke Tim Lain Gambar 23 Data Access Layer Sequence Diagram Eskalasi Tiket ke Tim lain 7. Cek Inbox untuk Solusi Tiket Gambar 24 Data Access Layer Sequence Diagram Cek Inbox untuk Solusi Tiket

27 40 8. Edit Tiket (Close/Reopen) Gambar 25 Data Access Layer Sequence Diagram Edit Tiket (Closed/Reopen) 9. Cek Daftar Solusi (Library) Gambar 26 Data Access Layer Sequence Diagram Cek Solusi Tiket

28 Activity Diagram Dalam analisa proses Aplikasi Helpdesk dijelaskan aktivitas yang dilakukan pada sistem melalui activity diagram berikut. Gambar 27 Activity Diagram Helpdesk Desain User Interface Pada sub bab ini akan dijeskan mengenai desain interface atau tatap muka user pada Aplikasi Helpdesk yang akan dibangun. 1. Login Aplikasi Helpdesk

29 42 Gambar 28 Login Aplikasi 2. Menu Utama dan List Menu Aplikasi Gambar 29 Menu Utama dan List Menu Aplikasi