BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP)

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) 3.1 Sejarah perusahaan PT. Asia Putra Perkasa (APP) mulai beroperasi di Indonesia sejak 25 April 1997 dengan akte notaris No.268 tanggal 25 April 1997 yang dibuat di hadapan notaris Rachmat Santoso, S.H dengan tujuan untuk memproduksi dan memasarkan sepeda motor di Indonesia dengan merek APP KTM. PT. Asia Putra Perkasa (APP) memiliki pabrik dengan luas 6 ha yang berlokasi di jalan Raya Tegal Gede, Desa Wangun Harja, Cikarang Utara, Bekasi dan di masa yang akan datang akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pertumbuhan penjualan. Di dalam hal memenuhi kebutuhan komponen untuk kegiatan produksi, PT. Asia Putra Perkasa (APP) melakukan kerjasama dengan berbagai pihak seperti industri komponen lokal, komponen dari Jepang, Korea, Taiwan maupun China. Sejak tahun 2002, fasilitas pabrik telah dikembangkan sedemikian rupa sehingga kapasitas produksi dapat mencapai unit sepeda motor setiap tahun. PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang berlokasi di jalan K.H. Samanhudi No.10 Jakarta Pusat merupakan pusat sekaligus perusahaan importir atau distributor tunggal dan memiliki Main Dealer sebanyak kurang lebih 25 di wilayah daerah propinsi Indonesia.

2 51 Saat ini jaringan penjualan, bengkel, suku cadang, dan lembaga pembiayaan telah tersebar ke seluruh pelosok di Indonesia dan akan terus berkembang sesuai dengan misi dan visi yang telah ditetapkan. Adapun penjualan dari produsen sampai ke konsumen dimulai dari PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang sebagai produsen atau distributor tunggal, menjual produk kepada Main Dealer yang terletak di setiap propinsi. Kemudian Main Dealer menyalurkan produk-produk tersebut kepada kepada dealer- dealer yang ada di propinsi setempat. Setelah itu, dari dealer-dealer tersebut, produk dijual kepada konsumen sebagai pengguna akhir. Pembelian oleh konsumen secara kredit dibantu oleh lembaga pembiayaan kredit. Untuk lebih jelasnya, Gambar 3.1 menunjukkan skema penjualan produk dari produsen sampai ke konsumen. PT.ASIA PUTRA PERKASA Produsen/Distributor Tunggal Lembaga Pembiayaan Kredit Financing Credit Companies Main Dealer Pemberian Fasilitas Kredit Credit Facilitator Dealer Konsumen Gambar 3.1 Skema Penjualan dari Produsen sampai ke Konsumen

3 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Asia Putra Perkasa (APP) bertekad menjadi salah satu market leader dengan reputasi yang terbaik di bidang manufakturing sepeda motor di Indonesia, baik ditinjau dari segi kualitas produk, harga dan pelayanan purna jual sehingga dapat memberikan kepuasan bagi para pelanggannya. Misi Memproduksi sepeda motor beserta suku cadangnya dengan kualitas yang terjamin dan harga yang terjangkau oleh masyarakat di Indonesia serta memberikan jasa pelayanan terhadap konsumen dengan sebaik-baiknya di seluruh pelosok wilayah Republik Indonesia. 3.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP) disusun berdasarkan visi dan misi perusahan yang bermuara pada kepuasan pelanggan. Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP) (Sumber : Kabag. Finance PT. Asia Putra Perkasa (APP) - Tahun 2006)

4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT. Asia Putra Perkasa (APP) : 1. Presiden Direktur 1) Memimpin perusahaan, membuat tujuan jangka pendek dan jangka panjang, memformulasikan kebijakan dan strategi bisnis dalam kerangka manajemen perusahaan. 2) Menyatukan kebijakan dan sumber daya perusahaan guna mencapai tujuan, juga menjamin implementasi kebijakan dan rencana bisnis dewan direksi berjalan dengan baik. 3) Mengarahkan dan melakukan pengawasan administratif terhadap pelaksanaan aktivitas-aktivitas bagian pemasaran, operasional, keuangan & administrasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan 4) Mengusahakan peningkatan produktivitas, efisiensi dan efektivitas untuk setiap bagian-bagian serta langkah-langkah perbaikan untuk memajukan perusahaan jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan. 5) Mengadakan rapat dengan dewan direksi dalam hal pengambilan keputusan. 2. Direktur Marketing 1) Menyusun rencana dan anggaran yang diperlukan serta menentukan target penjualan dalam memasarkan produk di pasaran.

5 54 2) Melakukan pengamatan terhadap perkembangan pasar dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan perkembangan kebutuhan pasar yang ada di berbagai wilayah pemasaran. 3) Mengetahui bagaimana kondisi, prospek, rute perjalanan, karakteristik tertentu dari suatu daerah target penjualannya. Jika semua informasi tersebut sudah diketahui, maka akan diolah menjadi sebuah strategi marketing yang hebat. 4) Memeriksa laporan keuangan serta melakukan analisis dan evaluasi program pemasaran dan penjualan. Direktur Marketing membawahi : a. Kepala bagian Promosi, yang bertanggung jawab dalam membuat usulan rencana promosi dan mempromosikan produk perusahaan melalui mediamedia tertentu di berbagai wilayah Indonesia, seperti tv komersial, radio komersial, periklanan, dan sponsor. b. Kepala bagian Sales Administration, yang bertanggung jawab melayani pemesanan penjualan dari Main Dealer yang tersebar di setiap propinsi Indonesia serta memroses serangkaian penjualan dan memastikan produk yang dipesan telah sampai ke pihak Main Dealer. 3. Direktur Operasi 1) Menyusun rencana dan anggaran yang berkaitan dengan divisi yang dibawahinya. 2) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan operasi sehari-hari perusahaan yang meliputi pelayanan purna jual, pembelian atau pemesanan produk dari supplier dan melakukan produksi.

6 55 3) Mengawasi kegiatan operasi pelayanan purna jual, pembelian produk dan pemeliharaan mutu produk yang dijual perusahaan. Direktur Operasi membawahi : a. Manajer After Sales, yang bertanggung jawab menjaga hubungan baik dengan pembeli dengan menyediakan serangkaian layanan purna jual yang meliputi servis perbaikan maupun servis sparepart. b. Manajer Purchasing/procurement, melakukan pembelian komponenkomponen dari industri komponen lokal maupun industri komponen Asia seperti Jepang, Korea, Taiwan dan Cina. c. Manajer Plant, terdiri dari : 1. Kepala bagian Gudang, melakukan penyimpanan, pengeluaran, dan menghitung jumlah stock komponen-komponen dan motor yang telah diproduksi dan diotorisasi. 2. Kepala bagian PPIC, menyusun rencana produksi, menilai kapasitas mesin, melakukan trial atas produk yang dihasilkan dan mencatat perubahan yang tidak sesuai prosedur standar. 3. Kepala bagian Produksi, melakukan produksi motor dan membuat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian purchasing. 4. Kepala bagian Research&Development, melakukan penelitian atas kemungkinan produk baru, menjaga kualitas, serta mengembangkan produk.

7 56 4. Direktur Finance & Administration 1) Mencari sumber dan mengelola dana yang ada secara efisien dan efektif termasuk penerimaan dan pengeluaran dana melalui analisis biaya. 2) Mengkoordinasi kegiatan Finance, Akuntansi, Pajak, dan Database Administrator (DBA) dalam perusahaan. 3) Mengawasi dan mengamankan seluruh harta perusahaan 4) Menetapkan kebijakan pemberian kredit, kas kecil, dan kas besar. 5) Mengawasi pembukuan perusahaan, memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi perusahaan. Direktur Finance & Administration membawahi: a. Kepala bagian Finance 1. Bertanggung jawab terhadap penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor. 2. Menangani masalah yang berhubungan dengan billing dan penerimaan kas. 3. Menangani masalah cash flow yang ada dalam perusahaan. 4. Bertanggung jawab terhadap kegiatan pembelian dan pembayaran kepada supplier. b. Kepala bagian Accounting terdiri dari : 1. Supervisor Faktur, menyiapkan faktur yang berkaitan dengan transaksi perusahaan. 2. Supervisor Tax, melakukan perhitungan pajak perusahaan dan bertanggung jawab terhadap orang perpajakan. 3. Supervisor Laporan Keuangan, memeriksa kebenaran bukti transaksi keuangan, mencatat ke dalam jurnal setiap kali terjadi transaksi, membuat

8 57 laporan keuangan bagi pihak manajer dan pihak eksternal, mengarsipkan dokumen dan bukti pembukuan. 4. Supervisor DBA, bertindak sebagai pendukung dalam hal teknologi informasi dan database perusahaan, memelihara aplikasi dan melakukan update. c. Kepala bagian HRD, menetapkan strategi sumber daya manusia yang kompeten serta melaksanakan proses rekrutmen, penempatan pegawai, program perkembangan dan pelatihan pegawai, mengawasi kegiatan pegawai, melakukan pembayaran gaji dan tunjangan, dan menciptakan sistem yang dapat mendukung tericptanya sumber daya manusia yang diharapkan. 3.5 Produk Perusahaan Produk perusahaan yang dijual oleh PT. Asia Putra Perkasa (APP) adalah sepeda motor merk KTM dengan model-model sebagai berikut : 1. Power-Z 2. Power Hit 3. Power-R 4. P-Axima 5. Power-K 6. Power-X 7. Power-Star 8. Power-Trex P-Prima

9 58 Masing-masing model tersebut di atas memiliki spesifikasi tersendiri sesuai kebutuhan pemakaian. Pembelian motor biasanya disertai dengan perlengkapan standar seperti Helmet, Tool Set, Buku Service dan jaminan mesin selama tiga tahun serta oli resmi yang digunakan oleh motor merk KTM adalah oli merk Top One. 3.6 Gambaran Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan Gambar 3.3 menunjukkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang sedang berjalan pada PT. Asia Putra Perkasa (APP).

10 Transfer Payment $ Bank Laporan belum selesai, Saya butuh waktu.. P a y to $ Bukti Transfer Pelanggan terlambat membayar P a y to $ Bukti Transfer BKM DO Laporannya mana? Bagaimana bisa ambil keputusan sekarang? Main Dealer Banyak yang komplain konfirmasi Order PO Sales Adm Fax SO Marketing Director Authorization SO PO Authorized SO PO Authorization PO SO SA DO Finance PO DO SO Lap.Penerimaan Kas Finance & Adm Director BKM Lap. Piutang& Analisis Umur Piutang Piutangnya menumpuk Lap.Penjualan SA Accounting F FPS Keterangan : SO : Sales Order PO : Purchase Order DO : Delivery Order SA : Surat Angkut F : Faktur FPS : Faktur Pajak Standar BKM : Bukti Kas Masuk +barang DO+SA+F+FPS pemberitahuan SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer Periksa Warehouse(W/H) Pemeriksa DO SA SA DO Dari transporter Mengapa bisa salah barang? DO Ditandatangani Main Dealer SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer SA SA DO SA F FPS SA Transporter Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan

11 60 Kegiatan penjualan PT. Asia Putra Perkasa (APP) dimulai dengan pemesanan dari Main Dealer yang berada di wilayah daerah dengan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada bagian Sales Administration melalui media fax, atau pos. Berdasarkan PO, bagian Sales Administration mencatat pemesanan ke dalam Sales Order (SO) dua rangkap. Setelah itu, SO dan PO diberikan kepada bagian Finance untuk diotorisasi. Berdasarkan Sales Order (SO), bagian Finance mengisi Delivery Order (DO) lima rangkap. Pada DO, tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan sebagai dokumen sumber pengeluaran barang oleh bagian Gudang. PO dan SO rangkap satu diberikan ke bagian Accounting. Sedangkan SO rangkap dua dikembalikan kepada bagian Sales Administration untuk diarsipkan. Bagian Gudang menandatangani DO dan membuat Surat Angkut (SA) yang berisi spesifikasi barang yang dipesan sebanyak empat rangkap. SA dan DO diarsipkan sampai waktu pengiriman. Pada waktu mendekati tanggal pengiriman, SA dan DO rangkap dua dikirimkan ke bagian Accounting. DO rangkap satu dikirimkan ke bagian Finance sebagai melalui bagian Accounting, DO rangkap tiga, empat, lima dipegang bagian Gudang. Bagian Accounting mencocokkan PO dan SO rangkap satu dengan DO rangkap dua dan SA, kemudian membuat Faktur tiga rangkap, dan Faktur Pajak Standar tiga rangkap. Faktur, Faktur Pajak Standar, dan SA akan diberikan kepada transporter dari bagian Ekspedisi. DO rangkap dua dan SO rangkap satu diarsipkan bagian Accounting, sedangkan PO dikembalikan ke Sales Administration. Setelah semua dokumen dipersiapkan dan PO telah diterima kembali, bagian Sales Administration akan mengkonfirmasi ke Main Dealer via telepon. Main

12 61 Dealer akan mengurus pengiriman melalui perusahaan Ekspedisi. Bagian Ekspedisi akan menunjuk seorang transporter untuk melakukan pengangkutan pesanan di PT. Asia Putra Perkasa (APP). Setelah menerima semua dokumen yang diperlukan dari bagian Accounting, transporter menandatangani dan menunjukkan SA ke bagian Gudang. Bagian Gudang mengeluarkan barang yang akan dikirim dan memuatnya ke dalam truk. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh pemeriksa, SA dikembalikan kepada transporter beserta DO rangkap empat dan lima. DO rangkap tiga diarsipkan oleh bagian Gudang. Pada saat barang telah sampai kepada Main Dealer, transporter mengeluarkan SA, Faktur, dan Faktur Pajak Standar untuk ditandatangani oleh Main Dealer. Kemudian SA rangkap empat, DO rangkap lima, Faktur rangkap dua, Faktur Pajak Standar rangkap satu diberikan kepada Main Dealer. DO rangkap empat dan SA rangkap tiga diarsipkan transporter. SA rangkap satu, Faktur rangkap satu dan tiga, Faktur Pajak Standar rangkap dua dan tiga dikembalikan ke bagian Accounting untuk diarsipkan. Kemudian SA rangkap dua diberikan kepada bagian Gudang sebagai arsip melalui bagian Accounting. Pelunasan kredit biasanya dilakukan oleh Main Dealer dengan mentransfer sejumlah uang ke rekening perusahaan, kemudian mengirimkan bukti transfer (melalui fax) kepada bagian Finance. Bagian Finance mencatat pemasukan kas yang diterima hari itu juga ke dalam Bukti Kas Masuk, kemudian memberikannya kepada bagian Accounting untuk mengurangi piutang. Setelah itu, Bukti Kas Masuk dikembalikan kepada Finance dan diarsipkan bagian Finance bersama bukti transfer.

13 Permasalahan yang dihadapi serta Usulan untuk Mengatasi Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Setelah dilakukan identifikasi terhadap proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan, maka ditemukan adanya masalah yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha. Sistem tersebut masih belum mampu meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan secara maksimal, yaitu : 1. PT. Asia Putra Perkasa (APP) tidak memiliki sistem arus kas operasi yang bagus sebagai akibat dari penumpukkan piutang. Pada PT. Asia Putra Perkasa (APP), kemampuan membayar dari Main Dealer selama ini hanya diandalkan pada syarat pembayaran yang ditetapkan PT. Asia Putra Perkasa (APP) untuk setiap Main Dealer. Hal ini menyebabkan Main Dealer bisa memesan kapan saja tanpa dibatasi, meskipun ada beberapa piutang yang belum dilunasi oleh Main Dealer. Selain itu, tanggal pelunasan piutang pelanggan biasanya melebihi syarat pembayaran yang telah ditetapkan karena dari PT. Asia Putra Perkasa (APP) sendiri sebelumnya tidak melakukan followup terhadap piutang pelanggan sehingga pada saat piutang jatuh tempo, pelanggan tidak menyediakan alokasi dana yang cukup untuk melunasi piutang. 2. Terdapat keluhan dari pelanggan selama melakukan penjualan. Dalam melakukan pemrosesan jumlah pesanan yang banyak, karyawan Sales Administration sering keliru atau salah dalam memberikan informasi jenis maupun kuantitas barang-barang yang akan dikeluarkan dari gudang sementara pemrosesan alokasi barang dibutuhkan setidaknya 4 atau 5 hari. Jika barang tidak diperiksa dengan teliti, maka bagian gudang harus melakukan alokasi ulang

14 63 terhadap pesanan hingga akhirnya barang terlambat dikeluarkan dari gudang dan penerimaan barang di tempat pelanggan melebihi tanggal penerimaan yang diharapkan. 3. Terjadi penurunan penjualan Dalam hal penyajian laporan, kepala bagian PT. Asia Putra Perkasa (APP) membutuhkan setidaknya 2 atau 3 hari keterlambatan untuk menyampaikan laporan yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang usaha kepada Direktur. Hal ini membuat kepala bagian dan Direktur menghadapi dua pilihan. Jika kepala bagian dituntut untuk menyelesaikannya tepat waktu, maka laporan yang akan diterima oleh Direktur tidak relevan, namun jika Direktur ingin menerima laporan yang relevan, maka penyajian laporan tidak dapat dilakukan dengan tepat waktu. Akibatnya, Direktur kewalahan dalam menganalisis dan membuat keputusan strategi penjualan karena dengan keterlambatan tersebut, banyak kemungkinan di luar perusahaan berkaitan dengan penjualan yang telah terjadi sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian akibat persaingan. Usulan untuk mengatasi permasalahan 1. Untuk menghindari arus kas operasi yang tidak bagus akibat penumpukkan piutang, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan rancangan sistem informasi akuntansi yang bisa menyediakan analisis umur piutang pelanggan, pengecekan limit kredit dan saldo kredit untuk membatasi pemesanan sampai pelanggan melunasi piutang, serta penyajian laporan piutang jatuh tempo yang dapat dilihat sewaktu-waktu sehingga mempermudah karyawan dalam

15 64 melakukan follow-up kepada pelanggan. Di samping itu, PT. Asia Putra Perkasa (APP) juga sebaiknya mengadakan surat perjanjian kerjasama yang menyatakan kesanggupan pelanggan dalam tempo pembayaran yang diberikan serta limit kredit yang ditetapkan. Jika pesanan pelanggan telah melebihi saldo kredit, maka pelanggan tidak diizinkan untuk melakukan pesanan. 2. Untuk mengurangi keluhan yang timbul dari pelanggan akibat kesalahan informasi dari karyawan, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan sistem entri data yang lebih sedikit melibatkan human entry, misalnya : pada saat membuat Faktur, maka karyawan tinggal memasukkan nomor Sales Order dan semua data pesanan yang ada di Sales Order, seperti : nama dan alamat pelanggan, jenis, kuantitas, serta harga barang akan muncul dengan sendirinya di Faktur. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir adanya kesalahan pada jenis maupun kuantitas pesanan sehingga dapat mempercepat dan mempermudah proses pemesanan itu sendiri. Dengan demikian, diharapkan barang-barang pesanan tidak akan terlambat tiba di gudang pembeli. Selain itu, PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat menambahkan pada surat perjanjian kerjasama yang dimaksudkan pada usulan nomor satu mengenai kesanggupan pemenuhan order dalam tempo hari yang disepakati bersama. 3. Untuk membantu Direktur mempercepat pengambilan keputusan sehingga dapat menghindari penurunan penjualan, maka PT. Asia Putra Perkasa (APP) akan dibuatkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang dapat menghasilkan (generate) laporan secara ringkas dan cepat sesuai keperluan dan mempermudah user sehingga dapat mengurangi keterlambatan

16 65 yang terjadi sekaligus menyajikan laporan yang relevan. Dengan sistem ini diharapkan akan terjadi peningkatan penjualan yang berarti.

17 Analisis Dokumen The Task Purpose PT. Asia Putra Perkasa (APP) merupakan perusahaan manufaktur dan distributor tunggal yang memproduksi dan menjual sepeda motor kepada Main Dealer yang terletak di setiap propinsi di Indonesia. Mengingat dalam proses bisnisnya PT. Asia Putra Perkasa (APP) masih menggunakan sistem tradisional (non-computerized), maka pengembangan sistem informasi akuntansi pada perusahaan ini dimaksudkan untuk mendukung pencatatan dan pengendalian internal kegiatan harian penjualan kredit dan piutang usaha perusahaan mulai dari kegiatan penerimaan pesanan, pengeluaran barang untuk dikirim, pembuatan faktur dan penerimaan pembayaran sehingga dapat menghasilkan informasi akuntansi yang akurat, mutakhir, dan dapat diandalkan System Definition Sistem informasi akuntansi yang digunakan PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat membantu menangani pencatatan aktivitas harian perusahaan yang berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang usaha. Sistem ini menggunakan PC biasa berbasis Windows dan dengan arsitektur client yang akan terhubung pada server dengan menggunakan LAN. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition

18 67 dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) dapat dilihat pada Tabel 3.1. Functionality Application Domain Condition Technology Objects Responsibility Mendukung kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan kredit dan piutang usaha yang handal dan mutakhir. Pemesanan pelanggan, pengeluaran barang, pembuatan faktur, dan penerimaan kas. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha ini dikembangkan pada kondisi di mana sistem ini berfungsi sebagai sarana yang mendukung kinerja dari sumber daya manusia yang telah memahami konsep penjualan kredit dan piutang usaha. Personal Computer (PC) yang terhubung ke LAN serta dilengkapi beberapa perangkat umum lainnya seperti printer, scanner dan fax. Karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang, piutang. Alat administrasi handal yang efektif dan efisien dalam pencatatan dan penyediaan informasi penjualan kredit dan piutang usaha serta sebagai media komunikasi yang baik antar bagian-bagian terkait. Tabel 3.1 System Definition dengan Kriteria FACTOR Context Problem Domain

19 Main Dealer PO Surat tolak kredit konfirmasi Order PO SA+F+FPS Ditandatangani Main Dealer Fax +barang DO+SA+F+FPS Keterangan : SO : Sales Order PO : Purchase Order DO : Delivery Order SA : Surat Angkut F : Faktur FPS : Faktur Pajak Standar BKM : Bukti Kas Masuk Transfer Payment Sales Adm pemberitahuan ` Add Pelanggan Credit Approval Entri Pesanan $ Bank Marketing Director SO Lap.Penjualan Piutang akan jatuh tempo Periksa SO P a y to $ Bukti Transfer PO Authorization SO Authorized PO Add barang Warehouse(W/H) Pemeriksa ` DO DO DO SA SA SO SA PO Authorization SA Dari transporter SO P a y to Accounting $ Bukti Transfer PO Finance DO DO SA Ditandatangani Main Dealer SA SA Update Piutang DO BKM ` ` DO F Lap. Penerimaan Kas Lap. Piutang & Analisis Umur Piutang SA+F+FPS ditandatangani Main Dealer FPS FPS Transporter BKM F SA Finance & Adm Director Gambar 3.4 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Yang Diusulkan

20 69 Penjualan sepeda motor PT. Asia Putra Perkasa (APP) dilakukan secara kredit. Sepeda motor dijual dengan sistem putus dalam partai besar kepada Main Dealer. Setiap propinsi hanya boleh memiliki satu Main Dealer. Prosedur penjualan dimulai dari Main Dealer yang ada di propinsi melakukan pemesanan kepada PT. Asia Putra Perkasa (APP). Pemesanan boleh dilakukan melalui fax, maupun pengiriman Purchase Order (PO) ke PT. Asia Putra Perkasa (APP). Bagian Sales Administration mengentri pesanan ke dalam Sales Order (SO) yang bernomor urut cetak, kemudian sistem akan mengurangi jumlah persediaan pada saat kuantitas dimasukkan. Jika kuantitas melebihi yang tersedia, maka sistem akan menampilkan kotak dialog. Jika perhitungan total melebihi limit kredit, maka sistem akan memberikan kotak dialog dan pesanan akan dibatalkan serta PO akan dikembalikan kepada Main Dealer beserta surat keterangan. Jika tidak melebihi limit kredit, karyawan akan mencetak SO dua rangkap. Setelah itu, SO dan PO diberikan kepada bagian Finance untuk diotorisasi. Berdasarkan Sales Order (SO), bagian Finance mengisi Delivery Order (DO) dan mencetaknya lima rangkap. Pada DO, tidak tercantum harga barang dan biasanya digunakan sebagai dokumen sumber pengeluaran barang oleh bagian Gudang. PO dan SO rangkap satu diberikan ke bagian Accounting. Sedangkan SO rangkap dua dikembalikan kepada bagian Sales Administration untuk diarsipkan. Bagian Gudang menandatangani DO dan membuat Surat Angkut (SA) yang berisi spesifikasi barang yang dipesan dan mencetaknya empat rangkap. SA dan DO diarsipkan sampai waktu pengiriman. Pada waktu mendekati tanggal pengiriman, SA

21 70 dan DO rangkap dua dikirimkan ke bagian Accounting. DO rangkap satu dikirimkan ke bagian Finance sebagai arsip melalui bagian Accounting, DO rangkap tiga, empat, lima dipegang bagian Gudang. Bagian Accounting mencocokkan PO dan SO rangkap satu dengan DO rangkap dua dan SA, kemudian membuat Faktur, Faktur Pajak Standar dan mencetak Faktur tiga rangkap, Faktur Pajak Standar tiga rangkap sekaligus mengupdate piutang. Faktur, Faktur Pajak Standar, dan SA akan diberikan kepada transporter dari bagian Ekspedisi. DO rangkap dua dan SO rangkap satu diarsipkan bagian Accounting, sedangkan PO dikembalikan ke Sales Administration. Setelah semua dokumen dipersiapkan dan PO telah diterima kembali, bagian Sales Administration akan mengkonfirmasi ke Main Dealer via telepon. Main Dealer akan mengurus pengiriman melalui perusahaan Ekspedisi. Bagian Ekspedisi akan menunjuk seorang transporter untuk melakukan pengangkutan pesanan di PT. Asia Putra Perkasa (APP). Setelah menerima semua dokumen yang diperlukan dari bagian Accounting, transporter menandatangani dan menunjukkan SA ke bagian Gudang. Bagian Gudang mengeluarkan barang yang akan dikirim dan memuatnya ke dalam truk. Setelah diperiksa dan ditandatangani oleh pemeriksa, SA dikembalikan kepada transporter beserta DO rangkap empat dan lima. DO rangkap tiga diarsipkan oleh bagian Gudang. Pada saat barang telah sampai kepada Main Dealer, transporter mengeluarkan SA, Faktur, dan Faktur Pajak Standar untuk ditandatangani oleh Main

22 71 Dealer. Kemudian SA rangkap empat, DO rangkap lima, Faktur rangkap dua, Faktur Pajak Standar rangkap satu diberikan kepada Main Dealer. DO rangkap empat dan SA rangkap tiga diarsipkan transporter. SA rangkap satu, Faktur rangkap satu dan tiga, Faktur Pajak Standar rangkap dua dan tiga dikembalikan ke bagian Accounting untuk diarsipkan. Kemudian SA rangkap dua diberikan kepada bagian Gudang sebagai arsip melalui bagian Accounting. Pada saat mendekati tanggal jatuh tempo, bagian Finance melakukan pemberitahuan atas piutang yang akan jatuh tempo kepada Main Dealer. Pelunasan kredit dilakukan oleh Main Dealer dengan mentransfer sejumlah uang ke rekening perusahaan, kemudian mengirimkan bukti transfer (melalui fax) kepada bagian Finance. Treasurer dari bagian Finance mencatat pemasukan kas yang diterima hari itu juga ke dalam Bukti Kas Masuk dan mencetaknya satu rangkap dan memberikannya kepada bagian Accounting untuk update piutang. Setelah itu, Bukti Kas Masuk dikembalikan kepada Finance dan diarsipkan Finance bersama bukti transfer. Application Domain Sistem yang dimaksudkan harus dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh bagian Sales Administration, Finance, Gudang, Accounting. Berikut adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem: penerimaan pesanan, pengeluaran barang, pembuatan faktur, pencatatan bukti kas masuk, pencetakan laporan penjualan, pencetakan laporan piutang, pencetakan analisis umur piutang, pencetakan laporan penerimaan kas The Problem Domain

23 The Problem Domain Clusters Model sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT. Asia Putra Perkasa (APP) secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster yaitu karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang dan piutang. Gambar 3.5 menunjukkan model sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Gambar 3.5 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Structure Gambar 3.6 menunjukkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) adalah karyawan sales administration, karyawan finance, karyawan gudang, karyawan accounting. Gambar 3.6 Struktur dari Karyawan

24 73 Gambar 3.7 Struktur Pelanggan Gambar 3.8 Struktur Pemesanan terdiri dari satu sales order yang memiliki struktur agregasi solid dengan satu atau banyak sales order detail, dan satu sales order detail mempunya asosiasi dengan satu barang. Gambar 3.8 Struktur Pemesanan Gambar 3.9 Struktur Pengeluaran Barang terdiri dari satu delivery order yang memiliki struktur asosiasi dengan satu surat angkut. Gambar 3.9 Struktur Pengeluaran Barang Gambar 3.10 Struktur Piutang terdiri dari satu faktur memiliki struktur agregasi solid dengan satu faktur pajak standar dan satu faktur memiliki struktur asosiasi dengan satu bukti kas masuk. Gambar 3.10 Struktur Piutang Gambar 3.11 menunjukkan class diagram lengkap dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Hubungan antara class KaryawanSalesAdministration

25 74 dengan SalesOrder, SalesOrder dengan Pelanggan, dan SO_Detail dengan Barang terjadi ketika Pelanggan melakukan pemesanan kepada PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP). Hubungan antara class KaryawanFinance dengan DeliveryOrder, kemudian DeliveryOrder dengan SalesOrder terjadi pada saat karyawan finance meminta bagian gudang untuk mengeluarkan barang dari gudang. Hubungan antara class KaryawanGudang dengan SuratAngkut, kemudian SuratAngkut dengan DeliveryOrder, terjadi ketika barang akan dimuat ke dalam truk ekspedisi sebelum dikirimkan ke pelanggan. Selanjutnya hubungan KaryawanAkuntansi dengan Faktur dan FakturPajakStandar, Faktur dengan SuratAngkut terjadi pada saat menerbitkan faktur untuk menandakan adanya piutang yang terjadi. Hubungan antara class KaryawanFinance dengan BuktiKasMasuk, kemudian BuktiKasMasuk dengan Faktur terjadi pada saat pelanggan melakukan pelunasan piutang kepada perusahaan.

26

27 76 Gambar 3.12 Behavioral Pattern dari Class Karyawan Operations Mulai_Kerja MengubahAlamat Selesai_Kerja Attributes NamaKaryawan, JamMulai AlamatJalan, KodePos NamaKaryawan, JamSelesai Tabel 3.2 Keterangan Behavioral Pattern Class Karyawan KaryawanSalesAdministration Class KaryawanSalesAdministration menggambarkan model keterlibatan karyawan Sales Administration dalam event memesan sampai mengirim dokumen sales order. Gambar 3.13 menunjukkan class dan beharvioral pattern dari KaryawanSalesAdministration. Gambar 3.13 Behavioral Pattern dari Class KaryawanSalesAdministration

28 77 Operations Memesan Mengirim Attributes NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia, NamaKaryawan NoSO Tabel 3.3 Keterangan Behavioral Pattern Class KaryawanSalesAdministration KaryawanFinance Class KaryawanFinance menggambarkan model keterlibatan karyawan Finance dalam event mengeluarkan dengan mengotorisasi delivery order, mengirim delivery order, event menagih piutang, dan melunasi piutang. Gambar 3.14 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Finance. Gambar 3.14 Behavioral Pattern dari Class KaryawanFinance Operations Attributes Mengetahui NoDO, NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang, Kuantitas, TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk, NamaKaryawan Mengirim Menagih NoDO NoFaktur Melunasi NoBKM, TglBKM, NoFaktur, NamaPelanggan, JmlPiutang,

29 78 NoRekening, NoBuktiBank, NamaBank, JmlBayar, NamaKaryawan Tabel 3.4 Keterangan Behavioral Pattern Class KaryawanFinance KaryawanGudang Class KaryawanGudang menggambarkan model keterlibatan Karyawan Gudang dalam event mengeluarkan hingga mengirim barang dengan menyertakan surat angkut. Gambar 3.15 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Gudang. Gambar 3.15 Behavioral Pattern dari Class KaryawanGudang Operations Memuat Mengirim Attributes NoSA, NoDO, NoPO, KodeBarang, Tipe, Warna, Frame, Engine, TglKedatanganTruk, JamKedatanganTruk, TglKeberangkatanTruk, JamKeberangkatanTruk, NamaKaryawan NoSA Tabel 3.5 Keterangan Behavioral Pattern Class KaryawanGudang KaryawanAccounting Class KaryawanAccounting menggambarkan model keterlibatan Karyawan Accounting dalam event menyiapkan faktur dan faktur pajak standar hingga dikirimkan ke pelanggan. Gambar 3.16 menunjukkan class dan behavioral pattern dari karyawan Accounting.

30 79 Gambar 3.16 Behavioral Pattern dari Class KaryawanAccounting Operations Attributes Menyiapkan NoFaktur, NoSO, NoPO, NamaPelanggan, NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka Menyiapkan KodeFakturPjk, NoSeriFakturPjk, NamaPKP, AlamatPKP, NPWP_PKP, TglPengukuhanPKP, NamaPembeli, AlamatPembeli, NPWP_Pembeli, NamaBarang, Kuantitas, HargaJual, TarifPPN, NamaKaryawan, Jabatan, KotaTerbit, TglTerbit Mengirim NoFaktur, KodeDanNoSeriFakturPjk Tabel 3.6 Keterangan Behavioral Pattern Class KaryawanAccounting Barang Class Barang menggambarkan keterlibatan barang dalam event memesan, mengeluarkan, mengirim, updatestokalokasi, dan updatestokjual. Gambar 3.17 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Barang. Gambar 3.17 Behavioral Pattern dari Class Barang Operations Memesan Attributes NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia, NamaKaryawan

31 80 updatestokalokasi NamaBarang, Tersedia, Dialokasikan updatestokjual Mengeluarkan Mengirim NamaBarang, Dialokasikan, Terjual NoDO, NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang, Kuantitas, TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk, NamaKaryawan NamaBarang Tabel 3.7 Keterangan Behavioral Pattern Class Barang Pelanggan Class Pelanggan menggambarkan keterlibatan pelanggan dalam event memesan, mengubahalamat, membatalkan, menagih, melunasi, updatejmlpiutang. Gambar 3.18 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Pelanggan. Gambar 3.18 Behavioral Pattern dari Class Pelanggan Operations Memesan Attributes NoSO, TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia, NamaKaryawan

32 81 Membatalkan Menagih NoSO, NoPO NoFaktur Melunasi NoBKM, TglBKM, NoFaktur, NamaPelanggan, NoRek, NoBuktiBank, NamaBank, JmlBayar, NamaKaryawan updatejmlpiutang JmlPiutang MengubahAlamat AlamatPelanggan, Kota, KodePos, Propinsi, Telepon Tabel 3.8 Keterangan Behavioral Pattern Class Pelanggan SalesOrder Class SalesOrder menggambarkan keterlibatan dalam event memesan, membatalkan atau mengirim. Gambar 3.19 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Sales Order. Gambar 3.19 Behavioral Pattern dari Class SalesOrder Operations Attributes Memesan TglSO, NoPO, NamaPelanggan, AlamatKirim, TglKirim, NamaBarang,Kuantitas, HargaSatuan, JumlahHarga, Diskon, UangMuka, LamaPiutang, PengirimanVia Membatalkan Mengirim NoSO NoSO Tabel 3.9 Keterangan Behavioral Pattern Class SalesOrder SO_Detail

33 82 Class SO_Detail merupakan agregasi solid dari class SalesOrder yang menggambarkan keterlibatan dalam event menambah setiap item barang, update stok alokasi atau menghapus item barang. Gambar 3.20 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Sales Order Detail. Gambar 3.20 Behavioral Pattern dari Class SO_Detail Operations Menambah Menghapus updatestokalokasi Attributes NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan NamaBarang NamaBarang, Tersedia, Dialokasikan Tabel 3.10 Keterangan Behavioral Pattern Class SO_Detail DeliveryOrder Class DeliveryOrder menggambarkan keterlibatan dalam event meminta pengeluaran barang dan mengirim. Gambar 3.21 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Delivery Order. Gambar 3.21 Behavioral Pattern dari Class DeliveryOrder Operations Meminta Attributes NoSO, NamaPelanggan, AlamatKirim, NamaBarang, Kuantitas,

34 83 TglTerima, Ekspedisi, TglKeluarBrg, JamKeluarBrg, NoTruk Mengirim NoDO Tabel 3.11 Keterangan Behavioral Pattern Class DeliveryOrder Surat Angkut Class SuratAngkut menggambarkan event di mana surat angkut dibuat berdasarkan delivery order untuk perintah pengeluaran dan pengiriman barang. Gambar 3.22 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Surat Angkut. Gambar 3.22 Behavioral Pattern dari Class SuratAngkut Operations Attributes Mengeluarkan NoDO, NoPO, KodeBarang, Tipe, Warna, Frame, Engine, TglKedatanganTruk, JamKedatanganTruk, TglKeberangkatanTruk, JamKeberangkatanTruk Mengirim NoSA Tabel 3.12 Keterangan Behavioral Pattern Class SuratAngkut Faktur Class Faktur menggambarkan keterlibatan dalam event menyiapkan, dan mengirim. Kemudian juga pada saat dilakukan update jumlah piutang. Gambar 3.23 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Faktur.

35 84 Gambar 3.23 Behavioral Pattern dari Class Faktur Operations Attributes Menyiapkan NoFaktur, TglFaktur, NoSO, NoPO, NamaPelanggan, NPWP, NamaBarang, Kuantitas, HargaSatuan, Diskon, PPN, NamaKaryawan updatejmlpiutang JmlPiutang Mengirim NoFaktur Tabel 3.13 Keterangan Behavioral Pattern Class Faktur FakturPajakStandar Class FakturPajakStandar menggambarkan keterlibatan dalam event menyiapkan dan mengirim. Gambar 3.24 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Faktur Pajak Standar. Gambar 3.24 Behavioral Pattern dari Class FakturPajakStandar Operations Attributes Menyiapkan NamaPKP, AlamatPKP, NPWP_PKP, TglPengukuhanPKP, NamaPembeli, AlamatPembeli, NPWP_Pembeli, NamaBarang, Kuantitas, HargaJual, TarifPPN, KotaTerbit, TglTerbit Mengirim NoSeriKodeFakturPajak Tabel 3.14 Keterangan Behavioral Pattern Class FakturPajakStandar BuktiKasMasuk

36 85 Class BuktiKasMasuk menggambarkan keterlibatan dalam event melunasi, update jumlah piutang dan menyimpan bukti kas masuk. Gambar 3.25 menunjukkan class dan behavioral pattern dari Bukti Kas Masuk. Gambar 3.25 Behavioral Pattern dari Class BuktiKasMasuk Operations Attributes Melunasi TglBKM, NoFaktur, NamaPelanggan, NoRek, NoBuktiBank, NamaBank, JmlBayar updatejmlpiutang Menyimpan JmlPiutang NoBKM Tabel 3.15 Keterangan Behavioral Pattern Class BuktiKasMasuk Events Berikut adalah event table dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP).

37 Class Event KaryawanSalesAdm KaryawanFinance KaryawanGudang KaryawanAccounting Barang Mulai_Kerja Selesai_Kerja MengubahAlamat * * * * * Memesan * + * + Menambah + Menghapus + Mengetahui * + Membatalkan * + Mengeluarkan * + + Menyiapkan * + + Mengirim * Menagih * * Melunasi * * + Menyimpan + updatestokalokasi * updatestokjual * updatejmlpiutang * Tabel 3.16 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Pelanggan SalesOrder SO_Detail DeliveryOrder SuratAngkut Faktur FakturPajakStandar BuktiKasMasuk

38 3.8.3 The Application Domain Usage Overview Terdapat tujuh aktor dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa yaitu Karyawan Sales Administration, Finance, Gudang, Accounting, Kepala bagian Sales Administration, Kepala bagian Finance dan Kepala bagian Accounting. Tabel 3.17 menunjukkan hubungan aktor dengan use case dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa.

39 Use Cases Karyawan Sales Adm Karyawan Finance Karyawan Gudang Actors Karyawan Accounting Kabag. Sales Adm Kabag. Finance Kabag. Accounting Menerima Pesanan Menambah Pelanggan baru Membuat Delivery Order Mengeluarkan barang Membuat Faktur Membuat Faktur Pajak Standar Membuat Bukti Kas Masuk Mencetak Lap. Penjualan Mencetak Lap. Penerimaan Kas Mencetak Lap. Piutang Mencetak Analisis Umur Piutang Tabel Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha

40 Actor Berikut adalah actor description dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Karyawan Sales Administration Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani setiap pesanan yang diterima dari pelanggan berupa Main Dealer yang ada di setiap propinsi. Karyawan Sales Administration juga bertanggung jawab membuat sales order. Karakteristik Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dalam melayani pesanan pelanggan. Pada saat karyawan Sales Administration menggunakan sistem untuk menerima pesanan dan mengubah pesanan, sistem akan mencatat nama pelanggan pada sales order. Contoh Karyawan Sales Administration A menangani pesanan yang datang dari pelanggan dengan membuat sales order, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Sales Administration yang menangani sales order tersebut. Tabel 3.18 Spesifikasi Aktor Karyawan Sales Administration Karyawan Finance Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat delivery order untuk meminta bagian gudang mengeluarkan barang dari gudang, serta menerima pembayaran dari pelanggan melalui laporan piutang yang ada. Karakteristik Pada saat karyawan Finance menggunakan sistem untuk membuat delivery order dan bukti kas masuk, maka sistem akan mencatat nama karyawan Finance yang menangani transaksi tersebut. Karyawan Finance harus teliti dalam menghitung jumlah piutang pelanggan dan menerima jumlah pembayaran. Contoh Karyawan A dari Bagian Finance membuat delivery order untuk perintah pengeluaran barang dari gudang, maka sistem akan mencatat nama karyawan A yang menangani delivery order tersebut. Bendahara A dari Bagian Finance melakukan entri bukti kas masuk maka sistem akan mencatat nama bendahara A yang menangani transaksi bukti kas masuk tersebut. Tabel 3.19 Spesifikasi Aktor Karyawan Finance

41 90 Tujuan Karateristik Contoh Karyawan Gudang Karyawan yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan barang dari gudang berdasarkan delivery order, kemudian membuat surat angkut, memuat barang ke dalam truk perusahaan ekspedisi untuk perintah pengiriman barang kepada pelanggan. Pada saat karyawan Gudang menggunakan sistem untuk membuat surat angkut, maka sistem akan mencatat nama karyawan Gudang tersebut pada surat angkut. Karyawan Gudang harus teliti dalam memeriksa setiap barang yang dikeluarkan baik jenis maupun kuantitasnya sesuai pesanan pelanggan. Karyawan Gudang B menangani pengeluaran barang dan memuatnya dalam truk dengan membuat surat angkut, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Gudang B pada surat angkut tersebut. Tabel 3.20 Specifikasi Aktor Karyawan Gudang Tujuan Karateristik Contoh Karyawan Accounting Karyawan yang bertanggung jawab dalam membuat faktur dan faktur pajak standar serta berbagai laporan yang dibutuhkan berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang usaha. Pada saat karyawan Accounting menggunakan sistem untuk membuat faktur dan faktur pajak standar, maka sistem akan mencatat nama karyawan Accounting tersebut pada faktur dan faktur pajak standar. Karyawan Accounting harus teliti dalam memeriksa jenis pesanan, jumlah pesanan beserta harga satuan dengan benar sebelum dimasukkan ke dalam faktur agar tidak terjadi kesalahan sewaktu faktur dijadikan dasar penagihan. Karyawan Accounting C membuat faktur dan faktur pajak standar, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Accounting C pada faktur dan faktur pajak standar tersebut. Tabel 3.21 Specifikasi Aktor Karyawan Accounting Kabag. Sales Administration Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penjualan kredit selama periode tertentu. Karakteristik Kepala bagian Sales Administration harus mampu menggunakan sistem dengan baik untuk melakukan pencetakan laporan penjualan. Contoh Kabag. Sales Administration membuat laporan penjualan untuk mengetahui jumlah penjualan dari produk setiap minggu. Tabel 3.22 Spesifikasi Aktor Kabag. Sales Administration

42 91 Kabag. Finance Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penerimaan kas selama periode tertentu. Karakteristik Kepala bagian Finance menggunakan sistem dengan melakukan pencetakan laporan penerimaan kas dalam suatu periode tertentu. Contoh: Kabag. Finance setiap bulan melakukan pencetakan laporan penerimaan kas untuk memonitor transaksi penerimaan pembayaran dari penjualan kredit. Tabel 3.23 Spesifikasi Aktor Kabag. Finance Kabag. Accounting Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi piutang selama periode tertentu. Karakteristik Kepala bagian Accounting menggunakan sistem dengan melakukan pencetakan laporan piutang, analisis umur piutang dalam suatu periode tertentu. Contoh: Kabag. Accounting setiap bulan melakukan pencetakan analisis umur piutang dan laporan piutang sewaktu-waktu untuk memonitor transaksi piutang yang terjadi serta jumlah piutang yang timbul dari penjualan. Tabel 3.24 Spesifikasi Aktor Kabag. Accounting

43 Use case Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit dan Piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa Karyawan Sales Adm menerima pesanan «extends» menambah Pelanggan baru membuat Delivery Order <<includes>> Karyawan Finance mengeluarkan barang update Saldo Kredit Karyawan Gudang membuat Faktur membuat Faktur Pajak Standar <<includes>> <<includes>> update Piutang <<includes>> Karyawan Accounting membuat Bukti Kas Masuk Kabag. Sales Adm mencetak Lap. Penjualan mencetak Lap. Penerimaan Kas Karyawan Finance mencetak Lap. Piutang Kabag. Finance mencetak Analisis Umur Piutang Kabag. Accounting Gambar 3.26 Use Case Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP)

44 93 Berikut adalah usecase specification dari usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP). Use case Name : Menambah Pelanggan Baru Actor : Karyawan Sales Administration Description : Menggambarkan penambahan pelanggan baru. Normal Course 1.. Use case dimulai pada saat karyawan Sales Administration menerima pesanan, kemudian melakukan login dan memilih pelanggan dari menu master. 2. Sistem menampilkan form master pelanggan dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new. 4. Karyawan memasukkan data-data pelanggan. 5. Karyawan memilih tombol save 6. Sistem akan mengupdate record pelanggan ke database pelanggan. Object : Pelanggan Function : createnewpelanggan, savepelanggan Alternate course : - Pre-condition : Data Pelanggan belum ada Post-condition : Pelanggan telah ditambahkan, sales order disiapkan. Tabel 3.25 Use Case Specification untuk Menambah Pelanggan Baru

45 94 Use case Name : Menerima Pesanan Actor : Karyawan Sales Administration Description : Menggambarkan proses persiapan dokumen sales order. Normal Course 1.. Use case dimulai pada saat karyawan Sales Administration menerima pesanan, kemudian melakukan login dan memilih sales order dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form transaksi sales order dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new dan sistem melakukan tanggal sales order. 4. Jika pelanggan belum terdaftar, karyawan Sales Administration memilih tombol pelanggan dan mengisikan data pelanggan baru. Jika pelanggan telah terdaftar, maka karyawan memilih nama pelanggan yang ditampilkan dalam combo box dan sistem menampilkan kode pelanggan, alamat pelanggan, lama piutang dan saldo kredit. 5. Karyawan mencatat no. purchase order, alamat pengiriman, tanggal pengiriman serta jalur pengiriman. 6. Karyawan memilih nama barang, dan sistem menampilkan kode barang dan harga satuan yang dipesan pelanggan, kemudian catat kuantitas, dan sistem update stok alokasi barang. 7. Validasi hitung kuantitas dikali harga satuan, masukkan diskon, hitung subtotal, masukkan uang muka, validasi hitung PPN dan total, dan validasi saldo kredit. 8. Karyawan memilih tombol save, sistem memberikan no. Sales order. 9. Sistem akan mengupdate record sales order ke database sales order Object : Sales Order, Sales Order Detail, Pelanggan, Barang Function : listnamapelanggan, getpelanggan, updatesaldokredit, listnamabarang, getbarang, updatestokalokasi, save SO, save SO_Detail, print. Alternate course : 6. Jika kuantitas yang dipesan lebih besar dari kuantitas yang tersedia, layar menampilkan message box Kuantitas tidak mencukupi. 7. Jika subtotal melebihi saldo kredit yang tersisa, maka transaksi akan dibatalkan dan muncul message box Transaksi sudah melebihi limit kredit pelanggan Pre-condition : Ada pesanan dari pelanggan Post-condition : Pesanan telah tercatat dan permintaan barang akan diproses. Tabel 3.26 Use Case Specification untuk Menerima Pesanan

46 Use case Name : Membuat Delivery Order Actor : Karyawan Finance Description : Menggambarkan proses pembuatan delivery order Normal course : 1. Use case dimulai pada saat Karyawan Finance menerima sales order, kemudian melakukan login dan memilih Delivery Order dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Delivery Order dari menu dan melakukan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new 4. Entri no. sales order, validasi kode pelanggan, nama pelanggan, alamat kirim, kode barang, nama barang, kuantitas. 6. Entri nama ekspedisi, tanggal penerimaan yang diharapkan, tanggal dan jam pengeluaran barang serta no. truk. 7. Karyawan memilih tombol save, sistem menampilkan no. Delivery order. 8. Sistem akan mengupdate record delivery order dalam database delivery order. Object : Delivery Order, Sales order, SO_Detail, Barang, Pelanggan. Function : get SO_Content, getpelanggan, get SO_Detail, get Barang, save DO, print. Alternate course : - Pre-condition : Sales order sudah dibuat karyawan Sales Administration Post-condition : Delivery Order telah dicatat dan barang siap dikeluarkan dari gudang. Tabel 3.27 Use Case Specification untuk Membuat Delivery Order 95

47 Use case Name : Mengeluarkan Barang Actor : Karyawan Gudang Description : Menggambarkan proses pengeluaran barang dari gudang Normal course : 1. Use case dimulai pada saat Karyawan Gudang menerima delivery order dari Finance, kemudian karyawan Gudang login dan memilih Surat Angkut dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Surat Angkut, kemudian validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan Gudang memilih tombol new. 4. Entri no. delivery order dan sistem validasi no. purchase order, tanggal penerimaan yang diharapkan, nama ekspedisi, kode pelanggan, alamat pengiriman, kode barang, tipe, warna, frame dan engine barang, tanggal dan jam pengeluaran barang serta no. truk. 5. Entri tanggal dan jam kedatangan truk serta tanggal dan jam keberangkatan truk. 6. Karyawan Gudang memilih tombol save, sistem menampilkan no. Surat angkut 7. Sistem akan mengupdate record surat angkut ke dalam database surat angkut Object : surat angkut, delivery order, sales order, SO_Detail, pelanggan, barang. Function : get DO_Content, get SO_Content, get Pelanggan, get SO_Detail, getbarang, save SA, print. Alternate course : - Pre-condition : delivery order telah mendapat otorisasi dari karyawan Finance Post-condition : Surat angkut telah dicatat dan barang siap dikeluarkan dari gudang dengan membuat faktur terlebih dahulu. Tabel 3.28 Use Case Specification untuk Mengeluarkan Barang 96

48 Use case Name : Membuat Faktur Actor : Karyawan Accounting Description : Menggambarkan proses pembuatan faktur Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat karyawan Accounting menerima surat angkut dan sales order, kemudian login dan memilih Faktur dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Faktur dan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan Accounting memilih tombol new. 4. Validasi tgl. faktur. 5. Karyawan entri no. sales order dan sistem melakukan validasi tgl. sales order, no. purchase order, nama, alamat pelanggan, NPWP, syarat pembayaran, kodebarang, nama barang, harga satuan, kuantitas, diskon dan uang muka. 8. Validasi harga satuan dikali kuantitas, validasi subtotal dikurangi diskon, dikurangi uang muka, dan ditambah PPN. 9. Karyawan Accounting memilih tombol save, sistem menampilkan no. faktur 10. Sistem mengupdate record faktur ke database faktur. Object : faktur, surat angkut, delivery order, sales order, sales order detail, barang, pelanggan Function : get SO_Content, get Pelanggan, update JmlPiutang, get SO_Detail, get Barang, update StokJual, save Faktur, print. Alternate Course : - Pre-condition : Surat angkut dan Sales order telah disetujui Post-condition : Faktur telah dicatat dan selanjutnya membuat faktur pajak standar Tabel 3.29 Use Case Specification untuk Membuat Faktur 97

49 Use case Name : Membuat Faktur Pajak Standar Actor : Karyawan Accounting Description : Menggambarkan proses penerbitan faktur pajak standar. Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat faktur telah dibuat, kemudian login, karyawan memilih faktur pajak standar dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form faktur pajak standar dan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan memilih tombol new. 4. Entri kode dan nomor seri faktur pajak, nama, alamat, NPWP perusahaan, tgl pengukuhan PKP, tempat dan tanggal pembuatan faktur pajak standar, serta nama dan jabatan dari karyawan yang bertanggung jawab. 5. Entri no. faktur, validasi nama, alamat, dan NPWP pembeli, nama barang, kuantitas, dan harga satuan. 6. Validasi harga satuan dikali kuantitas. Validasi dasar pengenaan pajak setelah dikurangi potongan harga, dan uang muka yang diterima. Validasi PPN yaitu mengalikan tarif PPN (10%) dengan dasar pengenaan pajak. 7. Karyawan Accounting memilih tombol save. 8. Sistem mengupdate record faktur pajak standar. Object : faktur pajak standar, faktur, surat angkut, delivery order, sales order, SO_Detail, barang, pelanggan. Function : get FakturContent, get SO_Content, get Pelanggan, get get SO_Detail, getbarang, save faktur pajak standar, print. Alternate course : - Pre-condition : Faktur telah dibuat dan diotorisasi serta pesanan telah siap dikeluarkan dari gudang. Post-condition : Menyerahkan faktur dan faktur pajak standar ke transporter Tabel 3.30 Use Case Specification untuk Membuat Faktur Pajak Standar 98

50 99 Use case Name : Membuat Bukti Kas Masuk Actor : Karyawan Finance Description : Menggambarkan proses pembuatan bukti kas masuk Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat pelanggan melakukan pelunasan piutang. Karyawan Finance login dan memilih Bukti Kas Masuk dari menu transaksi. 2. Sistem menampilkan form Bukti Kas Masuk dan validasi nama karyawan yang login. 3. Karyawan Finance memilih tombol new. 4. Validasi tgl.bukti kas masuk. 5. Entri no.faktur dari pelanggan yang telah dilunasi, dan validasi kode pelanggan dan jumlah piutang. 6. Entri rekening pelanggan, no. bukti bank, nama bank, dan jumlah pembayaran. 6. Karyawan Finance memilih tombol save, sistem menampilkan no. Bukti kas masuk 7. Sistem mengupdate record bukti kas masuk ke database bukti kas masuk Object : Bukti Kas Masuk, Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan Function : getfakturcontent, getso_content, getpelanggan, update JmlPiutang, update SaldoKredit, savebkm, print. Alternate Course : - Pre-condition : Setelah menerima konfirmasi pembayaran dari pelanggan Post-condition : - Tabel 3.31 Use Case Specification untuk Membuat Bukti Kas Masuk Use case Name : Mencetak Laporan Penjualan Actor : Kabag. Sales Administration Description : Menggambarkan proses pembuatan laporan penjualan Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kaba. Sales Administration memilih Penjualan dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form laporan Penjualan. 3. Kabag. Sales Administration memilih periode yang diinginkan, sistem validasi tanggal. 4. Kabag. Sales Administration memilih laporan dicetak berdasarkan barang, kemudian memilih kode barang.. Object : Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, SO_Detail, Pelanggan, Barang. Function : getfaktur, getdate, getso_content, getpelanggan, getso_detail, getbarang Alternate Course : 4. Kabag. Sales Administration memilih laporan dicetak berdasarkan pelanggan, kemudian memilih kode pelanggan. Tabel 3.32 Use Case Specification untuk Mencetak Laporan Penjualan

51 100 Use case Name : Mencetak Laporan Penerimaan Kas Actor : Kabag. Finance Description : Menggambarkan proses pembuatan laporan penerimaan kas Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Finance memilih Penerimaan Kas dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form laporan Penerimaan Kas. 3. Kabag. Finance memilih periode yang diinginkan, sistem validasi tanggal. 4. Kabag. Finance memilih tombol print. Object : Bukti Kas Masuk, Faktur, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan. Function : getbkm, getdate, getfaktur, getpelanggan. Tabel 3.33 Use Case Specification untuk Mencetak Laporan Penerimaan Kas Use case Name : Mencetak Laporan Piutang Actor : Kabag. Accounting Description : Menggambarkan proses pembuatan laporan Piutang Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Accounting memilih Piutang dari menu. 2. Sistem menampilkan form laporan Piutang. 3. Kabag. Accounting memilih laporan dicetak berdasarkan pelanggan, kemudian memilih kode pelanggan. 4. Kabag. Accounting memilih tombol print. Object : Faktur, Bukti Kas Masuk, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan. Function : getdate, Faktur, checkbkm, getpelanggan Alternate Course : 3. Kabag. Accounting memilih laporan dicetak berdasarkan ringkasan pelanggan, kemudian memilih tanggal. 4. Kabag. Accounting memilih tombol print. Tabel 3.34 Use Case Specification untuk Mencetak Laporan Piutang

52 101 Use case Name : Mencetak Analisis Umur Piutang Actor : Kabag. Accounting Description : Menggambarkan proses pembuatan analisis umur piutang Normal Course : 1. Use case dimulai pada saat Kabag. Accounting memilih Analisis Umur Piutang dari menu laporan. 2. Sistem menampilkan form Analisis Umur Piutang. 3. Kabag. Accounting memilih periode yang diinginkan, sistem validasi tanggal. Umur piutang yang sudah melebihi 90 hari akan dinggap sebagai cadangan piutang tak tertagih. 4. Kabag. Accounting memilih tombol print. Object : Faktur, Bukti Kas Masuk, Surat Angkut, Delivery Order, Sales Order, Pelanggan. Function : getfaktur, getdate, checkbkm, getpelanggan. Tabel 3.35 Use Case Specification untuk Mencetak Analisis Umur Piutang Berikut adalah sequence diagram dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa.

53 102 Karyawan Sales Adm create() PelangganUI Pelanggan selectpelanggansubmenu() showlastrecord() clicknewbutton() showlastrecord() filltextbox() clickcancelbutton() showlastrecord() clicksavebutton() showlastrecord() validatekodepelanggan() savepelanggan() close() Gambar 3.27 Sequence untuk Use Case Menambah Pelanggan baru

54 103 Karyawan Sales Adm SalesOrder SO_Detail Pelanggan Barang create() SalesOrderUI selectsalesordersubmenu() showlastrecord() clicknewbutton() selectnamapelanggan() showlastrecord() create() showdate() listnamapelanggan() ListPelanggan getpelanggan() return() filltextbox() selectnamabarang() disablepelanggancontent() create() listnamabarang() ListBarang getbarang() return() fillkuantitas() calculate() disablebarangcontent() updatesaldokredit() updatestokalokasi() updatestokalokasi() clicksavebutton() validatenoso() saveso() updatesaldokredit() saveso_detail() create() PrintedFormSO clickprintbutton() print() close() close() Gambar 3.28 Sequence untuk Use Case Menerima Pesanan

55 Gambar 3.29 Sequence untuk Use Case Membuat Delivery Order 104

56 105 Karyawan Gudang SuratAngkut DeliveryOrder SalesOrder SO_Detail Pelanggan Barang create() SuratAngkutUI selectsuratangkutsubmenu() showlastrecord() clicknewbutton() showlastrecord() fillnodo() getdo_content() getso_content() getso_detail() getpelanggan() return() getbarang() return() return() return() filltextbox() clicksavebutton() disabledo_content() validatenosa() savesa() create() PrintedFormSA clickprintbutton() print() close() close() Gambar 3.30 Sequence untuk Use Case Mengeluarkan Barang

57 Gambar 3.31 Sequence untuk Use Case Membuat Faktur 106

58 Gambar 3.32 Sequence untuk Use Case Membuat Faktur Pajak Standar 107

59 108 Karyawan Finance BuktiKasMasuk Faktur SuratAngkut DeliveryOrder SalesOrder Pelanggan create() BuktiKasMasukUI selectbkm_submenu() showlastrecord() clicknewbutton() showlastrecord() showdate() fillnofaktur() getfakturcontent() getso_content() getso_content() getso_content() getpelanggan() return() return() return() return() filljumlahbayar() disablefakturcontent() updatejmlpiutang() updatesaldokredit() updatejmlpiutang() clicksavebutton() validatenobkm() savebkm() updatesaldokredit() create() PrintedFormBKM clickprintbutton() print() close() close() Gambar 3.33 Sequence untuk Use Case Membuat Bukti Kas Masuk

60 109 Kabag.SalesAdm create() PenjualanUI selectpenjualan() createlappenjualan() LapPenjualan Faktur SuratAngkut DeliveryOrder SalesOrder SO_Detail Pelanggan Barang selectdate() dateselected() getfaktur() selectpelanggan() getdate() pelangganselected() getpelanggan() getpelanggan() getpelanggan() getpelanggan() getpelanggan() return() return() return() return() calculate() return() laporantersedia() selectbarang() barangselected() getbarang() getpelanggan() getso_content() getso_content() getbarang() getso_detail() getbarang() return() return() getpelanggan() getpelanggan() return() return() return() return() calculate() return() laporantersedia() clickprintbutton() print() close() close() Gambar 3.34 Sequence untuk Use Case Mencetak Lap. Penjualan

61 110 Kabag.Accounting create() PiutangUI selectpiutang() createlappiutang() LapPiutang Faktur BuktiKasMasuk SuratAngkut DeliveryOrder SalesOrder Pelanggan selectringkasanplg() selectdate() dateselected() getdate() checkbkm() notfound() getpelanggan() getpelanggan() getpelanggan() getpelanggan() return() return() return() return() calculate() return() laporantersedia() selectpelanggan() pelangganselected() getfaktur() checkbkm() notfound() getpelanggan() getpelanggan() getpelanggan() getpelanggan() return() return() return() return() calculate() return() laporantersedia() clickprintbutton() print() close() close() Gambar 3.35 Sequence untuk Use Case Mencetak Lap. Piutang

62 Gambar 3.36 Sequence untuk Use Case Mencetak Analisis Umur Piutang 111

63 Gambar 3.37 Sequence untuk Use Case Mencetak Lap. Penerimaan Kas 112

64 Function List Berikut adalah function list dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) : Function Complexity Type Menambah Pelanggan baru Simple Read, Update - New, Edit, Delete Pelanggan Simple Update - Open Pelanggan Simple Read Menerima Pesanan Medium Read, Update, Compute - New, Edit, Delete Sales Order Simple Update, Compute - Open Sales Order Simple Read - Print Sales Order Medium Read, Compute Membuat Delivery Order Medium Read, Update - New, Edit, Delete Delivery Order Simple Update - Open Delivery Order Simple Read - Print Delivery Order Medium Read Mengeluarkan Barang Medium Read, Update - New, Edit, Delete Surat Angkut Simple Update - Open Surat Angkut Simple Read - Print Surat Angkut Medium Read Membuat Faktur Medium Read, Update, Compute - New, Edit, Delete Faktur Simple Update, Compute - Open Faktur Simple Read - Print Faktur Medium Read, Compute Membuat Faktur Pajak Standar Medium Read, Update, Compute - New, Edit, Delete Faktur Pajak Standar Simple Update, Compute - Open Faktur Pajak Standar Simple Read - Print Faktur Pajak Standar Medium Read, Compute Membuat Bukti Kas Masuk Medium Read, Update - New, Edit, Delete Bukti Kas Masuk Simple Update - Open Bukti Kas Masuk Simple Read - Print Bukti Kas Masuk Medium Read Mencetak laporan penjualan Medium Read, Compute - Calculate grand total Simple Compute - Print laporan penjualan Simple Read Mencetak laporan penerimaan kas Medium Read, Compute - Calculate grand total Simple Compute

65 114 - Print laporan penjualan Simple Read Mencetak laporan piutang Complex Read, Compute - Find faktur Simple Read - Find bukti kas masuk Simple Read - Filter tanggal jatuh tempo Simple Read - Calculate piutang jatuh tempo Medium Compute - Print laporan piutang Simple Read Mencetak analisis umur piutang Complex Read, Compute - Filter tanggal periode Simple Read - Find faktur Simple Read - Find bukti kas masuk Simple Read - Calculate umur piutang jatuh tempo Medium Compute - Print analisis umur piutang Simple Read Tabel 3.36 Function List Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha User Interface Untuk memudahkan interaksi antara user atau aktor yang akan menggunakan sistem informasi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP), maka dibuat rancangan antarmuka yang ramah pemakai atau user-friendly yang menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris secara parsial. Berikut adalah gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP) Dialogue Style Gaya navigasi yang digunakan adalah menu selection, dan form untuk entri data. Setiap user interface memiliki window untuk setiap class pusat dalam sistem, dan setiap window mendukung pencatatan transaksi penjualan kredit dan piutang usaha PT. Asia Putra Perkasa(APP). Sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan,

66 115 Windows Login Menu Utama Master Pelanggan Barang Karyawan Transaksi Sales Order Delivery Order Surat Angkut Faktur Faktur Pajak Standar Bukti Kas Masuk yang dapat digunakan untuk memberitahukan perkembangan transaksi penjualan kredit dan piutang usaha kepada semua pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Tabel 3.37 menunjukkan overview dari user-interface windows dan hasil cetakannya. Laporan Penjualan Preview Laporan Penjualan Per Barang Preview Laporan Penjualan Semua Barang Preview Laporan Penjualan Per Pelanggan Preview Laporan Penjualan Semua Pelanggan Piutang Preview Laporan Piutang Per Pelanggan Preview Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan Analisis Umur Piutang Preview Analisis Umur Piutang Penerimaan Kas Preview Laporan Penerimaan Kas Account Change Password Logout Printouts Sales Order Delivery Order Surat Angkut Faktur Faktur Pajak Standar Bukt Kas Masuk Laporan Penjualan Per Barang Laporan Penjualan Semua Barang Laporan Penjualan Per Pelanggan Laporan Penjualan Semua Pelanggan Laporan Piutang Per Pelanggan Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan Analisis Umur Piutang Laporan Penerimaan Kas Tabel 3.37 User-Interface Windows dan Printouts

67 Overview Gambar 3.38 menunjukkan navigation diagram yang menyediakan overview dari user- interface windows beserta hubungannya. Window didesain serupa dengan bentuk window yang ada pada navigation diagram.

68 Gambar 3.38 Navigation Diagram 117

69 118 Gambar 3.39 Window Login Gambar 3.40 Window Main Menu Gambar 3.41 Window Change Password

70 119 Pelanggan Masukkan nama pelanggan baru Masukkan NPWP pelanggan jika ada Nama Pelanggan N.P.W.P XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Kode Pelanggan XX9999 New Open Muncul setelah di save Edit Cantumkan alamat pelanggan Alamat Pelanggan XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX Delete Pilih Kota Kota XXXXXXX Save Cantumkan kode pos alamat Kode Pos Cancel Pilih Propinsi Propinsi XXXXXXX Close Masukkan keterangan Keterangan XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX Masukkan No. Telepon Masukkan no. Fax Telepon Fax Contact Person XXXXXXXXXXXXXXXXXX Masukkan nama contact person Masukkan no rekening bank No. Rekening xxxxxxxx@xxxxxx.com Masukkan pelanggan Masukkan limit kredit Masukkan syarat piutang Limit Kredit Rp Lama Piutang Piutang Rp hari Saldo Kredit Rp Terhitung otomatis sesuai transaksi yang dilakukan << << >> >> Gambar 3.42 Window Pelanggan

71 120 Akan muncul setelah di save Masukkan nama karyawan Masukkan alamat Masukkan kota Masukkan propinsi Masukkan kode pos Masukkan no. telepon Masukkan tempat/ tgl. Lahir, maka umur akan muncul Pilih jenis kelamin Pilih status Karyawan Kode Karyawan Nama Karyawan Alamat Karyawan XX9999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Kota xxxxxxxxxxx Propinsi xxxxxxxxxxx Kode Pos Telepon Tempat / Tgl. Lahir XXXXXXXXXXXXXX / dd/mm/yyyy Umur 99 tahun Jenis Kelamin Pria Wanita Status Menikah Belum Menikah New Open Edit Save Delete Cancel Close Pilih agama Agama XXXXXXXX Masukkan no. KTP No. KTP Pilih bagian Pilih jabatan Bagian Jabatan Marketing Staff Extension Tgl. Masuk 99 dd/mm/yyyy Ext muncul setelah pilih bagian Masukkan tanggal masuk << << >> >> Gambar 3.43 Window Karyawan Barang Muncul ketika di save Masukkan nama barang Kode Barang Nama Barang XXX999 XXX111 Tersedia Dialokasikan unit unit New Open Masukkan jumlah tersedia Pilih tipe Tipe xxxxxxxxxx Terjual unit Edit Perhitungan dilakukan oleh sistem Pilih warna Pilih frame Pilih engine Masukkan harga Warna Frame Engine Harga Satuan Rp XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX Catatan : Save Delete Cancel Masukkan catatan jika perlu Close << << >> >> Gambar 3.44 Window Barang

72 121 Sales Order Muncul nama karyawan yang login Good Day, Kr001 Ahmad! No. Sales Order Tgl. Sales Order SO999/MM/YY DD/MM/YYYY Pelanggan Tambah pelanggan baru Kode Pelanggan MD999 No. Purchase Order Xx999/99/99 Masukkan no. PO pelanggan Pilih nama pelanggan, maka kode, alamat pelanggan,lama piutang, serta saldo kredit muncul otomatis Nama Pelanggan Alamat Pelanggan XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX xxxxxxxxxxxxxxx Kota XXXXXX Kode Pos Propinsi XXXXXX Tgl. Pengiriman dd/mm/yyyy Dikirim ke xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kota xxxxx Kode Pos Propinsi xxxxx Pilih tgl. kirim Masukkan alamat kirim Masukkan kuantitas Pilih nama barang, maka kode barang, harga satuan akan muncul otomatis Kuantitas Kode Barang Nama Barang Harga Satuan (Rp) Jumlah Harga (Rp) 99 XX999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Hasil perhitungan kuantitas dan harga satuan Masukkan jalur pengiriman Lama Piutang 99 hari Pengiriman via XXXXXXXXXXXXXXX Saldo Kredit Rp Harga Jual Rp Diskon (%) Subtotal Rp Uang Muka Rp Hasil perhitungan total jumlah harga Masukkan diskon Masukkan uang muka Jika pilih new,maka tgl pesan akan muncul sendirinya New Open << << >> >> Edit Save Cancel Sisa Pembayaran Rp Delete PPN (10%) Rp Total Rp Print Hasil perhitungan subtotal, dan uang muka Hasil perhitungan setelah ditambah PPN Untuk mencari dokumen SO yang diinginkan, pilih tombol Untuk mengubah isi open, maka akan muncul dokumen window yang meminta user memasukkan no.so yang ingin dicari Untuk menyimpan dokumen setelah terisi, no. SO akan muncul otomatis Untuk membatalkan pengisian Untuk menghapus dokumen Window muncul ketika memilih tombol open Open Sales Order Entry No. Sales Order SO99/99/99 Masukkan no. SO Open Cancel Gambar 3.45 Window Menerima Pesanan

73 122 Delivery Order Good Day, Kr013 Noni! Muncul ketika pilih tombol save No. Delivery Order DO999/MM/YY Tgl. Penerimaan yg diharapkan dd/mm/yyyy Pilih tgl. terima Masukkan no. SO, maka Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Kirim, Kode Barang, Nama Barang, Kuantitas akan muncul otomatis No. Sales Order Kode Pelanggan Nama Pelanggan SO999/MM/YY MD015 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ekspedisi XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dikirim ke XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Kota XXXXXX Kode Pos Propinsi XXXXXX Masukkan nama ekspedisi Kode Barang Nama Barang Kuantitas XXX99 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 999 New Open Edit Save Cancel Delete Pilih tgl. Pengeluaran barang Barang dikeluarkan tgl dd/mm/yyyy Jam HH:MM << << >> >> Print Preview Pilh jam pengeluaran barang Masukkan no. truk Truk No. XX999XX Gambar 3.46 Window Membuat Delivery Order Surat Angkut Muncul ketika pilih tombol save Masukkan no. DO, maka No. PO, tgl terima, ekspedisi, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Kirim, Kode Barang, Tipe, Warna, Frame, Engine, Tgl dan Jam Keluar Barang, serta No. Truk akan muncul otomatis Good Day, Kr015 Merry! No Surat Angkut No. Delivery Order Kode Pelanggan Nama Pelanggan SA999/MM/YY DO999/MM/YY MD999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX No. Purchase Order XXX99/99/99 Tgl. Penerimaan yg diharapkan DD/MM/YYYY Ekspedisi XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Dikirim ke XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Kota XXXXXX Kode Pos Propinsi XXXXXX Kepada pembawa surat ini diizinkan untuk membawa / mengangkut keluar dari kompleks perusahaan Kode Type Warna Frame Engine Remarks XXX99 xxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxx Perhatian : Setelah distempel dan ditandatangani, harap ekspedisi mengirim SA ini melalui Fax ke PT. Asia Putra Perkasa Log. Dept (021- ) dalam waktu 1 x 24 jam Perlengkapan Standar : Helmet Tool set Buku Service Barang dikeluarkan tgl & jam DD/MM/YYYY HH:MM Barang-barang tersebut di atas telah kami terima dan telah kami periksa bersama-sama dengan pihak yang menyerahkan Di lokasi tujuan, kedatangan truk, tgl & jam dd/mm/yyyy HH:MM Pilih tgl dan jam kedatangan truk Truk No. XX999XX Di lokasi tujuan, keberangkatan truk, tgl & jam dd/mm/yyyy HH:MM Pilih tgl dan jam keberangkatan truk New Open Edit Delete Save Cancel Print << << >> >> Gambar 3.47 Window Mengeluarkan Barang

74 Gambar 3.48 Window Membuat Faktur 123

75 124 Faktur Pajak Standar Good Day, Kr011 Tito! Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak XXXX Pengusaha Kena Pajak Nama XXXXXXXXXXXXXXX Alamat XXXXXXXXXXXXXXX << << >> >> New Open Edit Masukkan no seri faktur pajak Masukkan nama PKP Masukkan alamat PKP Kota xxxxxxxxxx Kode Pos Propinsi xxxxxxxxxx Save N.P.W.P Tgl. Pengukuhan PKP dd/mm/yyyy Pembeli Barang Kena Pajak / Penerima Jasa Kena Pajak Nama XXXXXXXXXXXXXXXX Alamat XXXXXXXXXXXXXXXX N.P.W.P Faktur Inv101/10/06 Kota XXXXXX Kode Pos Propinsi XXXXXX Cancel Delete Print Masukkan NPWP PKP Masukkan tgl. Pengukuhan PKP Masukkan no. faktur penjualan, maka Nama pelanggan, Alamat dan NPWP Pelanggan, Nama Barang, Harga Jual, Potongan Harga, Uang muka akan muncul otomatis Cantumkan no urut No. Urut Nama Barang Kena Pajak / Jasa Kena Pajak Harga Jual / Penggantian / Uang Muka / Termijn (Rp) 9 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Harga Jual/Penggantian/Uang Muka/Termijn *) Dikurangi potongan harga Hasil perhitungan harga jual Dikurangi uang muka yang telah diterima Dasar Pengenaan Pajak PPN = 10% x Dasar Pengenaan Pajak Pajak Penjualan Atas Barang Mewah TARIF DPP PPn Bm Jumlah XXXXXXXXXXXXX Nama Jabatan , Tgl. DD/MM/YYYY xxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXx Hasil perhitungan sistem Hasil perhitungan sistem Masukkan tempat penerbitan faktur pajak Masukkan nama, maka jabatan akan muncul Gambar 3.49 Window Membuat Faktur Pajak Standar Masukkan no. bukti bank Masukkan nama bank Bukti Kas Masuk Muncul otomatis ketika pilih tombol save Muncul otomatis ketika pilih tombol new Good Day, Kr020 Rina! No. Bukti Kas Masuk BKM999/MM/YY Tgl. Penerimaan kas DD/MM/YYYY New Open Pilih no. Faktur, maka nama pelanggan, jumlah piutang, dan no. rekening faktur akan muncul No. Faktur Jumlah Piutang Rp Nama Pelanggan Inv999/MM/YY XXXXXXXXXXXX No. Bukti Bank Nama Bank Jumlah Pembayaran Rp XXXXXXXXXXXXXXX Edit Save Cancel No. Rekening Delete << << >> >> Print Masukkan jumlah yang dibayar Gambar 3.50 Window Membuat Bukti Kas Masuk

76 125 Gambar 3.51 Window Mencetak Laporan Penjualan Gambar 3.52 Window Mencetak Laporan Penerimaan Kas Gambar 3.53 Window Mencetak Laporan Piutang

77 126 Gambar 3.54 Window Mencetak Analisis Umur Piutang XX999 XXXXXXXX Inv99/mm/yy XX999 XXXXXXXX Inv99/mm/yy Gambar 3.55 Form Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan