BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Sekolah Saint John Sekolah Kristen Saint John adalah sekolah yang beralamat di Jalan Bungur Besar No. 84 Jak-Pus. Sekolah ini memiliki empat jenjang pendidikan dimulai dari taman kanak-kanak (TK), sekolah dasar (SD), sekolah lanjut tingkat pertama (SLTP), dan sekolah menengah kejuruan (SMK) Akuntansi, Sekolah Kristen Saint John ini juga memiliki gereja yang biasa mereka gunakan untuk Kebaktian (Sabtu) sekolah dan Kebaktian (Minggu) umum. Yayasan Pendidikan Kristen Saint John pertama kali mendirikan taman kanakkanak dan sekolah dasar pada tahun Lalu berselang satu tahun kemudian Yayasan Pendidikan Kristen Saint John kembali mendirikan sekolah lanjutan tingkat pertama. Sekolah menengah kejuruan didirikan kira-kira tahun Tujuan dari berdirinya sekolah Saint John adalah untuk membantu pemerintah memberantas kebodohan yang dapat menyebabkan angka kemiskinan meningkat, mengentaskan buta huruf, dan memajukan bangsa. Untuk saat ini, jumlah siswa yang terdaftar dalam SMK yang berstatus Disamakan ini berjumlah 90 siswa. Dimana jumlah siswa yang berada di kelas I berjumlah 32 siswa, di kelas II berjumlah 28 siswa dan di kelas III berjumlah 30 siswa. SMK ini memiliki 18 guru pengajar, seorang petugas TU (Tata Usaha) dan seorang petugas loket. Dimana guru pengajar mencakup guru BP dan wali kelas. 36

2 37 Yayasan pemilik SMK Saint John (Yayasan Pendidikan Kristen Saint John) menunjuk seorang kepala sekolah (pada saat ini bernama Drs. Famuala Zendrato) yang bertugas untuk mengawasi segala aktivitas yang sedang berjalan pada institusi pendidikan tersebut. Selain mengawasi kepala sekolah tersebut juga bertugas untuk menangani setiap permasalahan yang berhubungan dengan kegiatan belajar siswa yang diajukan orang tua maupun wali siswa. 3.2 Visi dan Misi Visi Menjadi sekolah yang unggul dalam mengembangkan kecerdasan siswa, pembinaan iman, karakter dan jiwa kepemimpinan siswa yang merupakan generasi harapan bangsa berdasarkan nilai-nilai Kristen Misi * Mengembangkan kecerdasan siswa secara optimal. * Membina iman, karakter, jiwa kepemimpinan siswa berdasarkan nilai-nilai Kristen.

3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Sekolah Saint John Komite Badan Pengurus Yayasan Koordinator Sekolah : - Bagian Umum - Bagian Keuangan - Bagian Kesekertariatan - Bagian Saran Prasarana Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah Perpustakaan Guru Tata Usaha Peserta Didik Gambar 3.1 Struktur Organisasi Seluruh Sekolah Saint John

4 Struktur Organisasi SMK Saint John Kepala Sekolah Tata Usaha Pesuruh Guru BP Guru Bidang Osis Guru Bidang Studi Wali Kelas Ketua Program Pembina PSG Gambar 3.2 Struktur Organisasi SMK Saint John 3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi dari SMK Saint John, berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki tiap-tiap bagian : 1. Kepala Sekolah a. Mengawasi kegiatan program kerja sekolah b. Mengawasi dan merencanakan penerimaan murid baru c. Memeriksa kebenaran pelaksanaan kegiatan akademis d. Mengatur administrasi: ketatausahaan, siswa, sarana dan prasarana, keuangan / RAPBS e. Memeriksa kebenaran penggunaan sarana sekolah f. Melakukan supervisi untuk sarana dan prasarana g. Melakukan supervisi untuk proses belajar mengajar

5 40 h. Melakukan supervisi untuk kegiatan ketatausahaan i. Melakukan koordinasi guru-guru j. Melakukan supervisi kegiatan OSIS 2. Tata Usaha a. Bertanggung jawab kepada kepala sekolah untuk urusan tata usaha b. Menyusun data statistik sekolah c. Menyusun laporan kegiatan tata usaha secara berkala d. Bertanggung jawab atas kebersihan dan keindahan lingkungan sekolah e. Bertanggung jawab atas pendataan siswa f. Bertanggung jawab atas sistem keuangan sekolah 3. Guru BP a. Menyusun program dan pelaksanaan kegiatan penyuluhan b. Bekerja sama dengan wali kelas apabila ada siswa yang harus ditangani dengan khusus c. Memberikan layanan bimbingan agar siswa bisa lebih berprestasi d. Melaporkan kegiatan BP secara berkala 4. Guru Bidang OSIS a. Memberikan pengarahan dan penilaian pengurus OSIS b. Melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi c. Melakukan dan melaksanakan pemilihan calon OSIS yang baru d. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan OSIS e. Membantu menyusun anggaran belanja OSIS f. Menyusun program pembinaan kesiswaan / OSIS

6 41 5. Guru Bidang Studi a. Membuat program pengajaran seperti analisis pengajaran materi, program tahunan, program satuan pengajaran, lembar kegiatan siswa b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran c. Melaksanakan kegiatan penilaian d. Melakukan pengembangan atas bidang studi yang diajarnya e. Meneliti daftar hadir siswa f. Membuat catatan kemajuan hasil belajar tiap siswa g. Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum 6. Wali Kelas a. Pengelolaan kelas b. Menyelenggarakan administrasi kelas seperti denah tempa duduk, papan absen, daftar pelajaran, daftar piket kelas, buku absensi siswa, jurnal, dan tata tertib c. Menyusun absensi siswa d. Membuat catatan khusus e. Mengisi dan membagi rapor f. Bekerjasama dengan guru BP dalam mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa kelasnya g. Koordinasi dengan BP untuk siswa pindahan atau mutasi karena prestasi rendah atau ketidak hadiran dan lain-lain 7. Ketua Program a. Menyusun program pengajaran b. Menyusun pembagian tugas guru

7 42 c. Menyusun jadwal pelajaran d. Menyusun jadwal evaluasi belajar e. Menyusun pelaksanaan UAN f. Menyusun kriteria naik / tidak naik serta lulus / tidak lulus g. Mengatur jadwal penerimaan buku rapor dan STTB 8. Pembina Program Sistem Ganda (PSG) a. Mengatur pelaksanaan program sistem ganda b. Membantu siswa dalam melaksanakan kegiatan program sistem ganda 3.5 Sistem yang sedang Berjalan Kegiatan akademis yang sedang berjalan di SMK Saint John antara lain : 1. Penyimpanan dan pengelolaan data siswa dan data guru. 2. Penyimpanan dan pengelolaan data absensi siswa. 3. Penyusunan mata pelajaran yang akan diajarkan pada siswa. 4. Penyusunan jadwal pelajaran untuk kegiatan belajar mengajar selama satu minggu. 5. Penyusunan kelas dan wali kelasnya 6. Pemberian nilai untuk kegiatan belajar mengajar yang dilakukan guru kepada siswa yang berupa penerimaan rapor, dimana penerimaan rapor tersebut memiliki prosedur sebagai berikut : a. Penerimaan rapor bayangan yang berupa selembar kertas dan berisi nilai ratarata setiap pelajaran dari saat dimulainya kegiatan belajar mengajar hingga pembagian rapor bayangan. b. Penerimaan rapor setiap semester, yang diterima setelah Ulangan Umum.

8 43 c. Saat melakukan penerimaan, rapor ditanda tangani oleh orang tua atau wali siswa. d. Saat pengembalian, rapor hanya perlu ditandatangani oleh wali kelas Prosedur dalam Sistem 1. Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran Berikut ini adalah prosedur penjadwalan di SMK Saint John : a. Tiap guru bidang studi mengajukan jadwal yang mereka inginkan kepada ketua program b. Ketua program membuat jadwal untuk masing-masing kelas c. Hasil penjadwalan dibuat tiga rangkap d. Rangkap pertama dipegang ketua program sebagai dokumentasi e. Rangkap kedua diberikan kepada wali kelas f. Rangkap ketiga diberikan kepada guru bidang studi 2. Prosedur Absensi Siswa Berikut ini adalah prosedur absensi di SMK Saint John : a. Sekertaris kelas mencatat kehadiran tiap siswa. b. Catatan diserahkan kepada wali kelas setiap harinya c. Jika absen sudah lebih dari tiga kali, wali kelas akan melaporkannya ke bagian BP d. BP akan menghubungi orang tua siswa yang bersangkutan 3. Prosedur Penilaian Berikut ini adalah prosedur penilaian di SMK Saint John : a. Guru bidang studi memberikan ujian bulanan

9 44 b. Hasil ujian bulanan dikumpulkan ke guru bidang studi tersebut c. Guru bidang studi mengkoreksi jawaban tiap siswa d. Hasil koreksi dirangkap dua e. Rangkap pertama didokumentasi oleh guru bidang studi f. Rangkap kedua diberikan ke wali kelas g. Wali kelas akan menghitung nilai akhir dari matapelajaran tiap siswa serta absensi tiap siswa pada tiap matapelajaran h. Hasil penghitungan akan dimasukan ke dalam rapor siswa 4. Prosedur Kasus Pelanggaran Berikut ini adalah prosedur kasus pelanggaran di SMK Saint John : a. Guru piket mencatat pelanggaran yang dilakukan siswa b. Catatan pelanggaran diberikan kepada guru BP c. Guru BP melaporkan hasil catatan pelanggaran ke wali kelas secara berkala d. Wali kelas akan menentukan apakah perlu diberi surat sanksi atau tidak 5. Prosedur Pembayaran SPP Berikut ini adalah prosedur pembayaran SPP di SMK Saint John : a. Siswa membayar SPP b. Petugas Loket akan mencatat dan menerima pembayaran SPP siswa. (Tidak ada sistem denda) c. Jika ada transaksi akan dilaporkan ke bagian tata usaha (TU)

10 Diagram Konteks Siswa Data Pembayaran SPP Siswa Petugas Loket Kelas Siswa Rapor Jadwal Pelajaran Data Absensi Siswa Data Nilai Siswa Data Pelanggaran Siswa Sistem Akademis dan Kesiswaan Pada SMK Saint John Laporan Pembayaran SPP Siswa Menyusun Jadwal Pelajaran Ketua Program Laporan Mata Pelajaran Jadwal Pelajaran Dan Kelas Laporan Pembayaran SPP Siswa Guru Laporan Nilai dan Absensi Siswa Menyusun Mata Pelajaran Tata Usaha Laporan Pelanggaran Siswa Menyusun Kelas Setiap Siswa dan Wali Kelas Gambar 3.3 Diagram Konteks SMK Saint John

11 Diagram Nol Gambar 3.4 Diagram Nol SMK Saint John

12 Kamus Data Kamus data pada saat ini untuk kegiatan akademis yang sedang berjalan pada SMK Saint John dapat dilihat sebagai berikut : Tabel 3.1 Tabel Kamus Data Entity Name Atributes Description Siswa No_Induk_ Siswa Nama_Siswa Tempat_Lahir_ Siswa Tanggal_Lahir_ Siswa Alamat_ Siswa No_Telp_ Siswa Agama_ Siswa Jenis_Kelamin_ Siswa Anak_Ke Status_Siswa Nama_Orangtua/Wali Alamat_Orangtua/Wali No_Telp_Orangtua/Wali Nomor Induk Siswa Nama lengkap siswa Tempat lahir siswa Tanggal lahir siswa Alamat tinggal siswa Nomor telepon siswa Agama yang dianut siswa Jenis kelamin siswa Urutan dalam keluarga siswa Status di sekolah, kelas berapa Nama salah satu orang tua (Ayah/Ibu) atau wali siswa Alamat tinggal orang tua atau wali siswa Nomor telepon orang tua

13 48 atau wali siswa Pekerjaan_Orangtua/Wali Pekerjaan orang tua atau wali siswa Status_Orangtua/Wali Status Ayah/Ibu/Wali apakah Tanggal saat mendaftar Tanggal_Masuk menjadi murid di SMK Saint John Guru Sekolah_Asal Kode_Guru Nama_Guru Jenis_Kelamin_Guru Tempat_Lahir_Guru Tanggal_Lahir_Guru Alamat_Guru No_Telp_Guru Agama_Guru Pendidikan_Terakhir Wali_Kelas Jabatan Sekolah sebelum pindah ke SMK Saint John Kode guru Nama lengkap guru Jenis kelamin guru Tempat lahir guru Tanggal lahir guru Alamat tinggal guru Nomor telepon guru Agama yang dianut Pendidikan terakhir yang diakui (memiliki ijazah) Kelas yang diwalikan Jabatan selain guru pengajar misalnya Kepala

14 49 Sekolah, Ketua Program, Pembina PSG, dan lainnya Bidang_Studi Bidang studi yang diajar oleh guru Tanggal saat diterima Tanggal_Masuk masuk kerja di SMK Saint John Tata_Usaha Kode_TU Nama_TU Jenis_Kelamin_TU Tempat_Lahir_TU Tanggal_Lahir_TU Alamat_TU No_Telp_TU Agama_TU Pendidikan_Terakhir Kode tata usaha Nama lengkap pegawai Tata Usaha Jenis kelamin pegawai Tata Usaha Tempat lahir pegawai Tata Usaha Tanggal lahir lahir pegawai Tata Usaha Alamat tinggal pegawai Tata Usaha Nomor Telepon pegawai Tata Usaha Agama yang dianut Pendidikan terakhir yang diakui (memiliki ijazah)

15 50 Tanggal saat diterima Tanggal_Masuk masuk kerja di SMK Saint John Petugas_Loket Kelas Kode_PL Nama_PL Jenis_Kelamin_PL Tempat_Lahir_PL Tanggal_Lahir_PL Alamat_PL No_Telp_PL Agama_PL Pendidikan_Terakhir Tanggal_Masuk Kode_Kelas Wali_Kelas Jumlah_Siswa Kode petugas loket Nama lengkap petugas loket Jenis kelamin petugas loket Tempat lahir petugas loket Tanggal lahir petugas loket Alamat tinggal petugas loket Nomor Telepon petugas loket Agama yang dianut Pendidikan terakhir yang diakui (memiliki ijazah) Tanggal saat diterima masuk kerja di SMK Saint John Kode kelas Kode guru yang menjadi wali kelas Jumlah siswa di setiap

16 51 kelas Matapelajaran Absensi Nilai Tingkatan Tahun Kode_Matpel Nama_Matpel Kode_Guru Kode_Absensi Kode_Kelas No_Induk_Siswa Nama_Siswa Status_Siswa Alasan Kode_Guru Nama_Guru Kode_Matpel Nama_Matpel Tgl_Absensi Tahun Kode_Nilai Kode_Matpel Nama_Matpel Tingkat kelas Tahun Ajaran untuk kelas tersebut Kode Matapelajaran Nama Matapelajaran Kode guru yang mengajar matapelajaran tersebut Kode absensi Kode kelas Nomor Induk Siswa Nama siswa Hadir / Ijin / Absen Alasan Ketidakhadiran Kode guru Nama guru Kode matapelajaran Nama matapelajaran Tanggal absensi Tahun ajaran Kode nilai Kode matapelajaran Nama matapelajaran

17 52 Jadwal Pelanggaran No_Induk_Siswa Nama_Siswa Nilai Semester Kode_Kelas Tahun Kode_Jadwal Kode_Kelas Kode_Matpel Nama_Matpel No_Induk_Siswa Nama_Siswa Shift Hari Tahun Kode_Pelanggaran No_Induk_Siswa Nama_Siswa Kode_Kelas Kode_Guru Nama_Guru Nomor Induk Siswa Nama siswa Nilai Semester yang sedang berjalan Kode kelas Tahun ajaran Kode jadwal Kode kelas Kode matapelajaran Nama matapelajaran Nomor Induk Siswa Nama Siswa Jam untuk tiap Shift Hari untuk matapelajaran Tahun ajaran Kode pelanggaran Nomor Induk Siswa Nama siswa Kode kelas Kode guru Nama guru Keterangan Keterangan atas

18 53 pelanggaran yang dilakukan oleh siswa Tgl_Pelanggaran Tahun No_Induk_Siswa Nama_Siswa Kode_PL Nama_PL Tanggal pelanggaran terjadi Tahun ajaran Nomor Induk Siswa Nama Siswa Kode petugas loket Nama petugas loket Pembayaran_SPP Tgl_bayar Tanggal dilakukan pembayaran Biaya_SPP Bulan Tahun Besar SPP yang harus dibayar Bulan untuk SPP yang dibayarkan Tahun ajaran 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Untuk sistem yang sedang berjalan di SMK Saint John saat ini kurang menunjang untuk jangka waktu panjang karena sistem saat ini masih menggunakan data yang ditampung dalam file-file kertas yang semakin lama akan semakin banyak dan sulit untuk menyajikan seluruh informasi dengan tepat dan akurat.

19 Analisa Kebutuhan Informasi Untuk mendapatkan data yang akurat dalam melakukan analisa dan mengambil keputusan maka informasi yang dibutuhkan oleh SMK Saint John adalah : 1. Informasi data pribadi siswa dan karyawan 2. Informasi absensi siwa 3. Informasi nilai siswa 4. Informasi daftar matapelajaran 5. Informasi jadwal matapelajaran 6. Informasi kasus pelanggaran siswa 7. Informasi pembayaran SPP Tabel 3.2 Tabel User View Data Akses Guru Siswa Tata Usaha Maintain Guru Query Report Maintain Siswa Query Report Maintain Tata Usaha Query Report Maintain Petugas Query Loket Report Jadwal Maintain Petugas Loket

20 55 Pelajaran Query Report Maintain Absensi Query Report Maintain Nilai Query Report Maintain Pelanggaran Query Report Maintain Pembayaran Query SPP Report Maintain Mata Query Pelajaran Report Maintain Kelas Query Report 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi semakin bertambahnya data yang ada dari tahun ke tahun maka alangkah baiknya bila data-data tersebut dimasukkan ke dalam database, selain dapat menghemat tempat penyimpanan secara fisik, juga dapat membantu dalam penyajian data secara cepat dan akurat. Untuk Implementasi, akan digunakan Microsoft SQL Server. Serta aplikasi lain yang dapat mendukung transaksi

21 56 penjadwalan, absensi, penilaian, pelanggaran, pembayaran SPP, agar dapat terintegrasi dengan database.