BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Sekolah Athalia merupakan sebuah sekolah yang didirikan oleh Ibu

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Sekolah Athalia merupakan sebuah sekolah yang didirikan oleh Ibu Charlotte K. Priatna pada tahun Yang dimana pertama kalinya didirikan dalam bentuk kelompok bermain, dan kemudian berkembang ke jenjang SD pada tahun 2001, setelah itu juga berkelanjutan ke jenjang SMP pada angkatan , dan jenjang SMA pada angkatan Sekolah Athalia dikelola oleh Yayasan Pendidikan Kristen Athalia Kilang yang berlokasi di Regensi Melati Mas Blok D1 dan B14, Serpong Utara, Tangerang Selatan. Dimana Blok D1 ini merupakan gedung untuk tingkat Batita, Pra TK, TK, dan SD, sedangkan Blok B14 merupakan gedung untuk tingkat SMP dan SMA Visi dan Misi Visi sekolah Athalia adalah: Menjadi Alat Tuhan untuk membentuk manusia beriman yang takut akan Tuhan, menjadi muridnya, berbudi luhur dan berilmu. Dan misi sekolah Athalia adalah: Menjadi mitra orangtua dalam mendidik, mengasuh, dan membimbing siswa menjadi manusia cerdas, melalui pendidikan Kristen. 48

2 Motto Sekolah Athalia memiliki motto RIGHT FROM THE START, yang berartikan benar sejak awal. Berbekal visi yang sangat jelas, Sekolah Athalia di bawah Yayasan Pendidikan Kristen Athalia Kilang berkomitmen untuk membangun manusia muda Indonesia dengan benar sejak awal Nilai Nilai sekolah Athalia adalah sebagai berikut : 1. Christian Worldview : Sekolah Athalia memandang segala aspek kehidupan dari sudut pandang iman Kristen. 2. Non Profit : Sekolah Athalia tidak mencari keuntungan pribadi. Seluruh pemasukan dikembalikan untuk pengembangan pendidikan di Sekolah Athalia. 3. Volunteers : Penyelenggara Sekolah Athalia bekerja dengan prinsip sukarela, tidak mencari keuntungan pribadi. 4. Contribution : Sekolah Athalia memiliki semangat berbagi, memberi kontribusi pada masyarakat sekitar. 5. Education : Mendidik adalah inti dari segala kegiatan di Athalia.

3 Strategi Strategi Sekolah Athalia adalah sebagai berikut : 1. Membangun kemitraan dengan orang tua siswa. Sekolah Athalia melakukan berbagai pembinaan dan pelatihan untuk menyamakan visi Sekolah Athalia dengan para orangtua, agar dapat bekerjasama dengan baik dalam mendidik para siswa. Pelatihan dan pembinaan ini juga untuk membekali para orang tua dengan konsep dan keahlian yang diperlukan untuk membawa anak-anak menemukan tujuan hidupnya. 2. Pengembangan kecerdasan dan karakter sebagai 2 sisi mata uang yang tak dapat dipisahkan. Kecerdasan tak ada artinya tanpa karakter yang mendukung agar kecerdasan itu bisa dikembangkan dan digunakan seperti seharusnya. Karena itu, Sekolah Athalia tidak hanya mendidik secara kognitif, tapi juga menanamkan karakter-karakter baik yang diperlukan seorang anak untuk dapat bertahan di tengah dunia yang penuh dengan pengaruh buruk. 3. Mengubah paradigma guru mengenai kecerdasan majemuk siswa dan menerapkan dalam pembelajaran. Sekolah Athalia percaya tak ada anak yang bodoh. Semua anak memiliki satu atau beberapa kecerdasan yang menonjol. Guru harus menolong anak menemukan kecerdasannya, dan mengenali gaya belajarnya, agar anak bisa mengembangkan potensi yang dimilikinya.

4 51 4. Metode pembelajaran yang menempatkan guru sebagai fasilitator sehingga siswa dituntut lebih aktif, kreatif, mandiri dan bertanggungjawab. Sekolah Athalia percaya bahwa ketika siswa belajar menggali dan menemukan sendiri, mereka akan lebih memahami konsep-konsep yang mereka pelajari. Karena itu, guru-guru Sekolah Athalia lebih berperan sebagai fasilitator dan pendamping yang mengarahkan para siswa sehingga mereka memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk menemukan dan memahami konsep-konsep dalam materi pembelajaran.

5 Struktur Organisasi DIREKTUR KABAG. KEUANGAN KABID UMUM & HUMAS KABID SDM KABID. PENDIDIKAN DEPUTY KABAG UMUM KABAG HUMAS KABAG HR OPERATION KABAG HR DEVELOPMENT KEPALA SEKOLAH Kabag Kurikulum KABAG KESISWAAN Gambar 3.1. Struktur Organisasi Sumber : Sekolah Athalia Struktur Organisasi menggambarkan bagian-bagian / divisi-divisi apa saja yang terdapat pada suatu organisasi. Sedangkan uraian tanggung jawab menguraikan pembagian tanggung jawab yang harus dilakukan oleh tiap individu atau kelompok kerja menurut bagiannya masing-masing.dengan adanya pembagian tanggung jawab yang jelas, maka departemen pada setiap divisi dapat mengukur efektivitas setiap pegawai dalam melakukan tanggung jawabnya sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan dan tugasnya masing-masing.

6 Adapun pembagian tanggung jawab/wewenang di dalam sekolah ATHALIA antara lain sebagai berikut : Direktur: - Mengkoordinasikan semua bagian untuk menjalankan kegiatan sekolah sesuai dengan tujuan. 2. Kabid Umum & Humas: - Membuat perencanaan dan melaksanakan kegiatan yang bertujuan untuk memperkenalkan Sekolah Athalia kepada masyarakat umum. - Mengusahakan keseimbangan dan hubungan yang baik untuk komunitas Athalia. - Membuat perencanaan dan mengkoordinasikan kegiatan yang berkaitan dengan pengadaandan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah. 3. Kabag Umum: - Menjalankan perencanaan yang sudah dibuat oleh Kabid berkaitan dengan pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah. 4. Kabag Humas: - Menjalankan perencanaan yang sudah dibuat oleh Kabid berkaitan dengan komunitas Athalia dan hubungan dengan masyarakat sekitar. 5. Kabid SDM: - Membuat perencanaan dan mengkoordinasikan kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan SDM bekerjasama dengan unit-unit terkait.

7 54 6. Kabag Operasional SDM: - Menjalankan perencanaan yang telah dibuat oleh Kabid berkaitan dengan operasional SDM yang meliputi: rekrutmen & seleksi, remunerasi, administrasi, dan legal. 7. Kabag Pengembangan SDM: - Menjalankan perencanaan yang telah dibuat oleh Kabid berkaitan dengan pengembangan SDM yang meliputi: pengembangan organisasi, analisa dan evaluasi jabatan, pengembangan diri karyawan (karakter, kerohanian). 8. Kabid Pendidikan: - Membuat perencanaan dan mengkoordinasikan kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan belajar mengajar beserta seluruh penunjangnya di tingkat PAUD, TK, SD, SMP, dan SMA. 9. KabagKurikulum: - Menjalankan perencanaan yang telah dibuat oleh Kabid berkaitan dengan pengembangan dan pelaksanaan kurikulum di tingkat PAUD, TK, SD, SMP, dan SMA. 10. KabagKesiswaan: - Menjalankan perencanaan yang telah dibuat oleh Kabid berkaitan dengan kegiatan penunjang kurikulum dan pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di tingkat PAUD, TK, SD, SMP, dan SMA.

8 KepalaSekolah: - Menjalankan perencanaan yang telah dibuat oleh Kabid berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di tingkat PAUD, TK, SD, SMP, dan SMA. 12. Kabag Keuangan: - Membuat proyeksi cash flow untuk jangka waktu tertentu. - Mengkoordinasikan perencanaan keuangan yang telah dibuat oleh setiap unit sesuai dengan perencanaan keuangan yayasan. - Mengontrol keluar-masuk uang sehari-hari. 3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan Athalia. Pada bagian ini akan dijelaskan sistem yang berjalan pada Sekolah Prosedur Penilaian pada Sekolah Athalia Sekolah Athalia memiliki departemen-departemen yang berbeda, antara lain TK, SD, SMP dan SMA. Setiap departemen memiliki mata pelajaran yang berbeda-beda dan juga memiliki peminatan ekstrakulikuler yang berbeda. Siswa dapat memilih peminatan ekstrakulikuler sesuai dengan keinginan mereka. Aspek-aspek penilaian dan jenis-jenis pengujian pada setiap departemen terlebih dahulu sudah ditentukan oleh karyawan Sekolah Athalia. Proses penilaian setiap siswa didapatkan dari ulangan harian, ujian tengah semester, dan ujian akhir semester. Setiap mata pelajaran memiliki beberapa

9 56 aspek penilaian seperti aspek afektif, aspek kognitif dan aspek psikomotorik. Penentuan aspek penilaian pada setiap mata pelajaran sudah terlebih dahulu ditentukan oleh pihak sekolah dan guru. Selain itu juga adanya Kriteria Kelulusan Minimal (KKM) yang menjadi batas minimal nilai yang harus dicapai siswa. Apabila siswa tidak memenuhi KKM tersebut, siswa wajib melakukan remedial. Penilaian ini juga mencakup penilaian pada kegiatan ekstrakulikuler yang diikuti siswa. Data nilai yang didapatkan kemudian akan diserahkan ke karyawan Sekolah Athalia untuk dimasukkan ke dalam file excel. Karyawan akan melakukan perhitungan nilai untuk nantinya dimasukkan kedalam laporan nilai siswa berupa rapor yang diterima setiap semester ganjil dan semster genap. Rapor siswa meliputi laporan nilai-nilai seetiap mata pelajaran, laporan nilai ekstrakulikuler dan laporan absensi kehadiran siswa. Sebelum penyerahan rapor kepada siswa, terlebih dahulu rapor disahkan kepala sekolah dengan membubuhi tandatangan.

10 Gambar 3.2. Activity Diagram Penilaian 57

11 Prosedur Absensi pada Sekolah Athalia Proses belajar mengajar dilakukan setiap hari senin sampai dengan jumat. Dimana setiap pagi hari sebelum dimulai proses belajar mengajar, guru terlebih dahulu akan melakukan absensi pada siswa di kelas. Data absensi kemudian akan diserahkan kepada karyawan Sekolah Athalia untuk dimasukkan kedalam file excel. Sekolah Athalia menetapkan ketentuan pada absensi siswa dimana absensi alpa siswa maksimal 3 kali, dan apabila alpa siswa lebih dari 3 kali maka akan diberikan surat peringatan dari sekolah. Dan data absensi in kemudian akan dimuat dalam laporan absensi berupa rapor yang berisikan jumlah sakit, izin, dan alpa siswa. Rapor diambil setiap semester ganjil dan semester genap pada tahun ajaran yang sedang berjalan.

12 Gambar 3.3. Activity Diagram Absensi 59

13 Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan yang ada di sekolah ATHALIA antaralain : 1. Kesalahan dalam pencatatan data nilai siswa dalam jumlah banyak ke dalam file excel, sehingga menghasilkan data yang tidak akurat. 2. Keamanan pengaksesan data yang masih kurang, dimana semua orang dapat langsung mengakses data yang dimiliki sekolah. Hal ini menyebabkan data yang ada kemungkinan disalahgunakan oleh beberapa pihak yang berkepentingan maupun yang tidak berkepentingan. 3. Data yang memungkinkan terjadinya redundan dikarenakan pengaksesan data yang dapat dilakukan beberapa pengguna dalam waktu bersamaan untuk mengubah data sehingga data mengalami duplikasi ataupun kesalahan pengubahan data. 4. Adanya data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tetapi perubahan hanya dilakukan pada salah satu file data. Hal ini menyebabkan ketidak akuratan data pada setiap file data. Kebenaran data tidak dapat dipertanggungjawabkan. 5. Data absensi siswa yang dimasukkan ke dalam file excel masih kurang efisien, dikarenakan karyawan yang harus memasukkan data satu per satu dan pembuatan laporan absensi masih dilakukan dengan cara mengecek data satu per satu. 6. Kesulitan dalam membuat laporan absensi dimana karyawan harus mengecek data absensi satu per satu per hari dan per siswa yang ada di Sekolah Athalia.

14 Usulan Pemecahan Masalah 1. Merancang dan membangun sebuah sistem basis data yang dapat mengolah dan menyimpan data dalam jumlah besar. Data nilai dan absensi siswa dapat dimasukkan ke dalam sistem yang sudah memenuhi persyaratan normalisasi sehingga data yang dihasilkan akan lebih terintegritas, tidak redundan dan data yang dihasilkan lebih akurat. 2. Meningkatkan keamanan dalam pengaksesan pengguna dalam mengakses data Sekolah Athalia. Karyawan ataupun guru-guru Sekolah Athalia memiliki user login dan password sendiri, dimana setiap pengguna sistem memiliki batasan-batasan untuk mengkases dan mengolah data tertentu saja. 3. Guru yang diberikan akses untuk memasukkan dan mengubah data nilai siswa, pihak-pihak lain yang tidak berkepentingan tidak dapat mengubah ataupun memasukkan nilai siswa. 4. Karyawan Sekolah Athalia diberikan akses untuk melihat dan mencetak laporan siswa berupa rapor. Karyawan tidak diberikan akses untuk mengubah atau memasukkan nilai dan absensi siswa. 5. Data absensi yang dilakukan di dalam kelas setiap hari sebelum mulai belajar mengajar hanya dapat diakses guru wali kelas dan tidak dapat diubah atau dimasukkan oleh pihak lain. 6. Memberi fitur perhitungan dan pencetakan laporan nilai dan absensi siswa berupa rapor yang lebih cepat pada sistem.