UJIAN AKHIR TRIWULAN MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Transkripsi

1 UJIAN AKHIR TRIWULAN MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) Oleh: 1. Danika Reka Artha P PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012

2 DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI... 2 I.PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Penulisan... 4 II. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Informasi Manajemen Software Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi... 8 III.PEMBAHASAN Pertanyaan dan Jawaban IV. PENUTUP Kesimpulan DAFTAR PUSTAKA

3 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi sekarang ini, perkembangan pengetahuan dan teknologi semakin lama semakin pesat sehingga menawarkan kemudahankemudahan dalam menjalankan aktivitasnya, baik berupa pekerjaan ringan maupun pekerjaan yang sulit seolah-olah kita dimanjakan oleh perkembangan teknologi yang baru. Dengan adanya teknologi baru yang selalu update, mengakibatkan teknologi sangat berguna dan dimanfaatkan terus menerus oleh masyarakat sehingga perlu adanya perbaikan agar mampu melakukan apa yang dibutuhkan ataupun diinginkan oleh penggunanya. Dalam sebuah teknologi terdapat suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengolah data, yang kemudian akan menjadi sebuah informasi penting bagi penggunanya. Sistem informasi yang dimaksudkan adalah sebuah sistem yang terintegrasi atau sistem manusia/mesin yang digunakan untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi manajemen. Oleh karena itu, sistem informasi pada perusahaan harus diintegrasikan dan dikembangkan dengan lebih baik agar perusahaan yang telah menggunakan sistem informasi tersebut mampu memperoleh keunggulan bersaing di dalam usahanya dan tidak tertinggal dalam menjalankan bisnisnya. Untuk itu selain diperlukan perangkat hardware untuk menunjang sebuah sistem informasi manajeman diperlukan juga sebuah perangkat sofware sehingga membentuk suatu integrasi yang sangat kuat untuk memaksimalkan kebutuhan sistem informasi di sebuah perusahaan. Perangkat software untuk keperluan sebuah sistem informasi sangat lah banyak dan beragam tergantung dengan apa yang diperlukan sebuah perusahaan. Setelah keseluruhnya berjalan sesuai dengan apa yang sudah menjadi standard sebuah perusahaan. Perusahaan wajib melakukan proses pemeliharaan, 3

4 hal ini menjadi sangat penting karena semakin perusahaan sudah tergantung dengan teknologi informasi semakin perusahaan tersebut melakukan kegiatannya menggunakan teknologi tersebut apabila sistem berjalan tidak sesuai dengan apa yang diinginkan kinerja perusahaan akan sangat terganggu 1.2 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah tugas ini adalah 1. Menjawab pertanyaan ujian akhir sistem informasi manajemen pada bagian pembahasan 2. Membuat kesimpulan mengenai apa yang menjadi permasalahan pada bagianbagian pertanyaan 4

5 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Suatu organisasi memiliki tugas utama untuk memberikan pelayanan kepada konsumen akan produk atau jasa yang dihasilkan. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi memerlukan manajer untuk mengatur jalannya organisasi dan manajer membutuhkan informasi yang tepat dan akurat dalam mendukung proses perencanaan dan pengambilan keputusan (Zulkifli Amsyah, 2005). Informasi merupakan sesuatu yang sangat penting dalam suatu organisasi. Tanpa adanya informasi maka para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif, sehingga proses pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan dengan cepat, efektif dan efisien. Menurut Jimmy L. Gaol (2008), informasi merupakan data yang sudah dibentuk ke dalam suatu formula bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan oleh manusia dalam melakukan pengambilan keputusan. Pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi memerlukan suatu sistem yang disusun dengan baik. Sistem merupakan hubungan antara unit yang satu dengan unit yang lain, dimana antara satu dengan yang lain merupakan satu kesatuan hubungan yang tidak dapat dipisahkan dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi. Dalam hal ini O Brien (2010) mendefinisikan suatu sistem sebagai : 1. Sekelompok unsur yang saling berkaitan atau berhubungan untuk membentuk satu kesatuan yang utuh; 2. Sekelompok unsur yang saling bekerjasama untuk menuju tujuan bersama dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam sebuah proses perubahan yang dikoordinasi; 3. Suatu penyusunan metode, tata cara, atau teknik yang disatukan melalui hubungan yang diatur untuk membentuk kesatuan yang utuh; 4. Sekumpulan orang, mesin, atau metode yang diperlukan untuk mencapai susunan fungsi yang khusus. Informasi yang diolah melalui suatu sistem yang baik akan mempermudah manajemen dalam mengatur perencanaan ataupun membuat suatu keputusan dalam organisasi. Jimmy L. Gaol (2008) mendefinisikan manajemen sebagai suatu 5

6 proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan/ pengendalian sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi manajemen yang sangat krusial bagi keberlangsungan organisasi dan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi membutuhkan dukungan informasi yang baik dari suatu sistem. Hal inilah yang mendasari pentingnya suatu sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen menurut O Brien (2010) adalah suatu kombinasi teratur apapun dari orang-orang (brainware), hardware, software, jaringan komunikasi (netware), dan sumberdaya data (dataware) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Mc Leod dan George P. Schell (2008) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna sistem informasi manajemen biasanya tediri atas entitas-entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit anak perusahaannya. Informasi yang diberikan oleh suatu sistem informasi manajemen menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi dan apa yang kemungkinan akan terjadi di masa depan. Sistem informasi manajemen secara umum dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan penentuan alternatif tindakan dalam sebuah organisasi sistem tersebut. Dimana dalam pengoperasiannya sistem informasi manajemen menggunakan suatu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, model manajemen, keputusan, serta sebuah terminal data (Jimmy L. Gaol, 2008). Dengan demikian, sistem informasi manajemen sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organisasi bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang berguna untuk setiap hierarki manajemen dalam perencanaan, pengendalian dan evaluasi kegiatan organisasi. Dalam bukunya, Jimmy L Gaol (2008) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem informasi yang selain melakukan pengolahan transaksi yang sangat berguna untuk 6

7 kepentingan organisasijuga banyak memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dalam mengambil keputusan. 2.2 Software Perangkat lunak adalah seluruh perintah yang digunakan untuk memproses informasi. Perangkat lunak dapat berupa program atau prosedur. Program adalah kumpulan perintah yang dimengerti oleh komputer sedangkan prosedur adalah perintah yang dibutuhkan oleh pengguna dalam memproses informasi. Untuk itu diperlukan suatu software quality dengan tujuan utama dari developer software adalah memproduksi software dengan kualitas yang baik. Kualitas yang baik memberikan jaminan pada konsumen bahwa produk yang dihasilkan itu layak untuk dipakai dan dibeli. Kualitas software dapat dinilai melalui ukuran-ukuran dan metode-metode tertentu, serta melalui pengujianpengujian software. Salah satu tolak ukur kualitas perangkat lunak adalah ISO 9126 yang dibuat oleh International Organization for Standardization (ISO) dan International Electrotechnical Commission (IEC). ISO 9126 mendefinisikan kualitas produk perangkat lunak, model, dan karakteristik mutu terkait untuk mengevaluasi dan menetapkan kualitas sebuah produk software. Dalam ISO 9126 ada 6 karakteristik kualitas software yaitu : a. Functionality Kemampuan software untuk menjalankan fungsinya sebagaimana kebutuhan sistemnya b. Reliability Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsinya ketika digunakan c. Usability Kemampuan software untuk mudah dimengerti, dipelajari, digunakan, dan disukai pengguna d. Efficiency Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya 7

8 e. Maintainability Kemampuan software untuk dimodifikasi (koreksi, adaptasi, perbaikan) f. Portability Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain. 2.3 Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi Sistem informasi sangat penting diimplementasikan oleh suatu organisasi dalam rangka menunjang kegiatan bisnis, operasional, dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis, serta menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi Menurut Davis (2000), pada dasarnya sistem informasi mempunyai tiga peran utama dalam sebuah organisasi, yaitu: 1. Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen 3. Mendukung persaingan keuntungan strategis Gambar 1. Tiga peran utama dalam sistem informasi Dalam suatu organisasi, sistem informasi manajemen memiliki peran dalam proses bisnis dan operasional, membantu dalam pengambilan keputusan, dan mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Davis (2000) menjabarkannya sebagai berikut : 1. Peranan Sistem Informasi dalam Operasional Bisnis 8

9 Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien, melalui : a. Transaction Processing Systems (TPS) TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. b. Process Control Systems (PCS) Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrikpabrik yang otomatis menggunakan sistem ini. c. Office Automation Systems (OAS) OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, teleconferencing, surat elektronik dan lain-lain. 2. Peranan Pengambilan Keputusan Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu: a. Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems ( sistem pelaporan informasi). b. Dukungan adhoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan). 9

10 c. Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems ( sistem informasi eksekutif). d. Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya). e. Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dariend users ditetapkan oleh end user computing systems. f. Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information systems. g. Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information systems. Dalam dunia kerja nyata, sistem informasi yang digunakan merupakan kombinasi dari berbagai macam sistem informasi yang telah disebutkan di atas. Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi. 3. Peranan Pendukung Tujuan Strategis Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa : a. Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama, b. Ancaman dari perusahaan baru, c. Ancaman dari produk pengganti, d. Kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan e. Kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah: a. Cost leadership. keunggulan biaya-menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah. b. Product differentiation. perbedaan produk-mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing. 10

11 c. Innovation-menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa. Sedangkan manfaat sistem informasi manajemen bagi perusahaan menurut David (2000) adalah : 1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka. 2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain. 3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan 11

12 perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. 12

13 III. PEMBAHASAN 3.1 Pertanyaan dan Jawaban 1. Jelaskan atribut atribut dari software yang berkualitas? Apa yang perlu dilakukan dalam pembangunan sistem informasi agar software penunjang sistem informasi yang dibangun tersebut memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh ISO? Untuk membuat software dapat dinilai melalui ukuran-ukuran dan metodemetode tertentu, serta melalui pengujian-pengujian software. Salah satu tolok ukur kualitas perangkat lunak adalah ISO 9126, yang dibuat oleh International Organization for Standardization (ISO). ISO 9126 mendefinisikan kualitas produk perangkat lunak, model, karakteristik mutu, dan metrik terkait digunakan untuk mengevaluasi dan menetapkan kualitas sebuah produk software. Dalam pengembangan suatu perangkat lunak (software) sebagai tools dalam menunjang kegiatan bisnis, kualitas dari software yang dihasilkan dalam suatu siklus pengembangan system menjadi sangat relevan. Apalah artinya suatu software penunjang bisnis dengan antarmuka grafis yang memukau namun tidak dapat dikembangkan lebih lanjut karena mengabaikan kemampuan maintainability, sebagai contoh tidak adanya dokumentasi yang memadai dalam siklus pengembangan system, sehingga pada saat kebutuhan bisnis meningkat, perangkat lunak tidak dapat dimodifikasi dan harus dilakukan reengineering dari tahap awal. Terdapat berbagai macam perbedaan pendapat terkait batasan kualitas software, apakah kualitas pada proses pengembangannya ataukah kualitas dari produk itu sendiri. Namun satu hal yang perlu dipahami oleh para pengembang aplikasi bahwa orientasi akhir adalah bagaimana suatu perangkat lunak dapat dikembangkan sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna.dalam IEEE Standard Glosarry of Software Engineering, yang dimaksud dengan kualitas (quality) adalah: 13

14 The degree to which a system, component, or process meets customer or user needs or expectation. Ditinjau dari perspektif produk, kualitas perangkat lunak dapat dapat menggunakan standard dari ISO 9126 yang merupakan best practice dalam menentukan kualitas produk perangkat lunak. Standard ini dikembangkan para praktisi dan pengembang dalam bidang rekayasa perangkat lunak (software engineering). ISO (bagian pertama) membagi model kualitas perangkat lunak (software quality model) menjadi 6 atribut yaitu: Functionality Reliability Usability Efficiency Maintainability Portability Keenam atribut tersebut dibagi lagi menjadi beberapa subatribut, penjelasan keenam atribut tersebut dapat dilihat pada tabel 1. Attribute Description Subattribut Functionality Sekumpulan atribut yang menerangkan suatu set fungsi berikut properties yang telah ditentukan sebelumnya. Suitability Accuracy Interoperability Security Functionality Compliance Sekumpulan atribut Maturity yang menerangkan kehandalan Fault Tolerance Reliability suatu perangkat lunak dalam Recoverability kondisi dan jangka waktu yang Reliability telah ditentukan. Compliance Usability Sekumpulan atribut yang Understandability 14

15 menerangkankan sejauh mana kegunaan dari suatu perangkat lunak sesuai kebutuhan awal yang telah disepakati. Learnability Operability Attractiveness Usability Compliance Efficiency Maintainability Sekumpulan atribut yang menerangkankan hubungan antara untukkerja/kehandalan suatu perangkat lunak terhadap jumlah sumberdaya yang digunakan. Sekumpulan atribut yang menerangkankan usaha yang diperlukan untuk melakukan perbaikan dan perubahan terhadap suatu perangkat lunak. Time Behaviour Resource Utilisation Efficiency Compliance Analyzability Changeability Stability Testability Maintainability Compliance Portability Sekumpulan atribut yang menerangkankan kemampuan suatu perangkat lunak untuk dipindahkan dalam lingkungan yang berbda. Contoh: aplikasi dapat digunakan dalam dua system operasi yang berbeda). Adaptability Installability Co-Existence Replaceability Portability Compliance Dengan mengacu kepada standard ISO 9126 pada rangkaian siklus daur hidup pengembangan system (System Development Life Cycle) dari tahap initiation, system concept development, planning, requirement analisys, design, development, integration and testing, implementation, operation and maintenance bahkan hingga tahap disposal (sunset application), diharapkan 15

16 kualitas suatu perangkat lunak memenuhi kebutuhan pengguna (user) dapat dicapai. 2. Mengapa kita perlu memperhatikan faktor maintainaibility dari suatu software? Jelaskan urgensinya! Untuk tetap mempertahankan kinerja suatu persuhaan sangat diperlukan adanya proses maintainability Tujuannya adalah agar software selalu dalam keadaan siap pakai sehingga tidak menghambat kinerja perusahaan. Dalam waktu tertentu tidak menutup kemungkinan software mengalami kerusakan atau perlu disempurnakan lagi disitulah pentingnya maintainability. Proses maintainability dapat dilakukan dengan 1. Corrective Maintenance Adalah suatu proses diagnosis dan korektif dari satu atau lebih kesalahan, selama penggunaan software. Kesalahan pada software akan senantiasa ada dan dilaporkan oleh user kepada pihak pengembang. Sangat tidak beralasan untuk mengasumsikan bahwa ujicoba software akan menemukan seluruh kesalahan laten yang ada didalam software tersebut. Dengan kondisi seperti inilah, maka sangat logis dikatakan bahwa tindakan coreective maintenance sangat diperlukan dalam kegiatan maintainability softaware 2. Adaptive Maintenance Adalah suatu aktivitas yang memodifikasi software secara cepat dan tepat yang disesuaikan dengan perubahan lingkungan (environment). Adaptive Maintenance sangat diperlukan untuk menangani perubahan yang mendadak yang ditemukan dalam setiap aspek perhitungan (computing), mengingat penggunaan aplikasi software dapat mencapai waktu 10 tahun atau lebih,, sedangkan new released software biasanya dilakukan secara regular pada waktu tertentu. 3. Perfective Maintenance Adalah suatu proses penyempurnaan software ketika paket software tersebut sudah dapat diaplikasikan dan digunakan oleh user. Penyempurnaan software itu sendiri biasanya direkomendasikan dari para user untuk menciptakan kemampuan baru dan melakukan modifikasi terhadap fungsi yang sudah ada, 16

17 atau penyempurnaan kebutuhan umum lainnya yang diperoleh ketika software tersebut digunakan oleh user. 4. Preventive Maintenance Adalah ketika suatu software dimodifikasi untuk meningkatkan kemampuan pemeliharaan, atau keandalan, atau untuk menyediakan basis yang lebih baik dalam peningkatan kehandalan dimasa yang akan datang. Kegiatan Preventive Maintenance biasanya atas inisiatif pengembang dan bukan karena rekomendasi User. Aktifitas ini sering juga disebut dengan reverse engineering dan ireengineering. 3. Apa apa saja yang perlu diperhatikan bila organisasi mengambil langkah kebijakan outsourcing dalam pengembangan sistem informasinya? Jelaskan! a. Definisi Outsourcing Outsourcing merupakan istilah dari bahasa Inggris yang berarti memanfaatkan tenaga dari luar untuk kebutuhan internal. Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kita kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah kita sepakati. Biasanya outsorcing dilakukan untuk memusatkan perhatian kita kepada hal lain yang lebih penting atau untuk memperkecil biaya produksi ditempat kita berada. Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan pengguna jasa outsourcing untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain agar ia dapat berkonsentrasi penuh pada proses inti bisnis perusahaan. Oleh karena tu, pekerjaan yang dioutsourcingkan biasanya bukanlah pekerjaan yang berhubungan langsung dengan inti bisnis perusahaan, melainkan pekerjaan penunjang. Di negara-negara maju seperti Amerika, Ingris dll, pemanfaatan Outsourcing sudah sedemikian membesar sehingga menjadi sarana perusahaan untuk lebih berkonsentrasi pada inti bisnisnya sehingga lebih fokus pada keunggulan produk servisnya. Ada beberapa alasan perusahaan menggunakan tenaga outsource antara lain, yaitu dealing with unpredicted business condition, 17

18 efektifitas manpower, tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama dan memberdayakan anak perusahaan. b. Beberapa alasan mengapa organisasi memerlukan outsourcing: Membagi resiko antara perusahaan pengguna outsourcing dengan penyedia jasa outsourcing. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau diolah. Memungkinkan tersedianya dana capital Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri. Meningkatkan fokus perusahaan. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia yang dimiliki oleh penyedia jasa Outsourcing Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. c. Faktor-faktor penentu keberhasilan Outsourcing adalah sebagai berikut 1. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik 2. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait. 3. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen. 4. Memahami maksud dan tujuan perusahaan. 5. Tenaga outsource telah ditraining agar memiliki kemampuan yang baik. Memiliki visi dan perencanaan strategis. 6. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa. 7. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa. 8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan 9. Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource dengan bekerja sama, perubahan, atau permasalahan yang terjadi. d. Alasan Penggunaan Outsourcing Alasan utama yang mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu meningkatkan kualitas kerja ditengah meningkatnya persaingan bisnis. 18

19 Menurut O Brien dan Marakas (2005), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya: Biaya pengembangan sistem secara internal sangat tinggi. Faktor waktu dan kecepatan. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. e. Keuntungan menggunakan Outsourcing: a. Penghematan Biaya. Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. b. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. c. Kebutuhan akan personil informasi teknologi. Penggunaan informasi teknologi sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil informasi teknologi dalam satu perusahaan tersebut, perusahaan yang menggunakan informasi teknologi outsourcing staff dapat berasal dari vendor tempat dia bekerja sama. d. Membangun dan memelihara infrastruktur informasi teknologi membutuhkan banyak waktu. Sektor informasi teknologi menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. Informasi teknologi outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing. e. Teknologi yang maju. Informasi teknologi sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil dan teknologi tsb tergantung kepada vendor sebagai penyedia informasi teknologi outsourcing tsb. 19

20 f. Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna. f. Kelemahan Menggunakan Outsourcing adalah: a. Bocornya rahasia perusahaan kepada pihak lain. b. Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas. c. Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja. d. Ada biaya yang diluar jasa standar seperti biaya pencarian vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing e. Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten f. Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama 4. Kalau anda dipercaya untuk memimpin pembangunan sistem informasi terintegrasi bagi perusahaan di tempat anda bekerja langkah apa saja yang akan anda lakukan? Jelaskan! Sistem informasi sangat penting diimplementasikan oleh suatu organisasi dalam rangka menunjang kegiatan bisnis, operasional, dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis, serta menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi. Untuk itu perlu disusun bagaimana sebuah sistem informasi dapat bekerja sesuai keinginan. Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien, dan dapat diimplementasikan dengan bebeapa sistem yaitu 20

21 a. Transaction Processing Systems (TPS) TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. b. Process Control Systems (PCS) Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini. c. Office Automation Systems (OAS) OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, teleconferencing, surat elektronik dan lain-lain. d. System Development Life Cycle (SDLC) Saat ini metode pengembangan sistem yang umum digunakan adalah metode pengembangan System Development Life Cycle (SDLC). SDLC adalah langkahlangkah dalam pengembangan sistem informasi. SDLC menyediakan framework yang lengkap untuk aktivitas rekayasa bentuk dan pembangunan sistem informasi yang formal. Penggunaan SDLC yang memadai akan menghasilkan sistem informasi yang berkualitas. Penggunaan SDLC akan lebih optimal jika dilengkapi dengan berbagai teknik pengembangan sistem. Dalam perkembangannya SDLC dilengkapi oleh berbagai teknik pengembangan sistem, antara lain: Prototyping, Waterfall, Spiral, V Model, Formal Method, Extreme Programming. 21

22 Waterfall merupakan metode yang sering digunakan oleh penganalisa sistem pada umumnya. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Dengan sistem teknologi informasi yang terintegrasi yang diimplementasikan dengan beberapa sistem diatas diharapkan perusahaan dapat meningkatkan kinerja sebagai berikut 1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka. 2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain. 3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis 22

23 Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. 23

24 IV. PENUTUP 4.1 Simpulan 1. Berdasarkan ISO 9126 yang mendefinisikan kualitas dari suatu software perusahaan disebutkan bahwa atribut software yang berkualitas harus memenuhi syarat functionality, reliability, usability, efficiency, maintainability, dan portability. 2. Untuk tetap mempertahankan kinerja suatu persuhaan sangat diperlukan adanya proses maintainability, yang dapat dilakukan untuk proses maintainability sebagai berikut Corrective Maintenance, Adaptive Maintenance, Perfective Maintenance 3. Beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya Biaya pengembangan sistem secara internal sangat tinggi, Faktor waktu dan kecepatan, Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil, Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi, Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 4. Pembangunan suatu sistem informasi yang terintegrasi dapat dilakukan dengan menerapkan sistem-sistem seperti Transaction Processing Systems (TPS), Process Control Systems (PCS), Office Automation Systems (OAS) dan System Development Life Cycle (SDLC). 24

25 DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkifli Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : Garamedia Pustaka Utama. Davis, G Information Systems Conceptual Foundations :Looking B ackward and Forward, Organizational and Social Perpectives on Information Technolog, R.L Baskerville et.al. (eds) Gaol,Chr. Jimmy L Sistem Informasi Manajemen.Jakarta:Grasindo IEEE Standard Glossary of Software Engineering Technology, IEEE Std , Institute of Electrical and Electronics Engineers, New York O Brien, James. A. (2005),Introduction to Information Systems, edisi 12. McGraw-Hill Companies, Inc, New York O Brien JA, Management Information Systems :Managing Information Technology in the E-Business Enterprises. 10th Edition, Irwin Inc. Boston, O Brien, J.A & Marakas, G.M.M (2010). Management Information System (tenth edition). Boston: McGraw-Hill Irwin. Raymond McLeod Jr, dan George P. Schell Sistem Informasi Manajemen edisi 10. Jakarta : Salemba Empat [28 Maret 2012] 25