BAB 1 PENDAHULUAN. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan dalam perusahaan adalah

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu jenis sistem informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam era globalisasi saat ini. Hal tersebut ditunjang dengan semakin meningkatnya teknologi informasi yang telah menjadi aset penting bagi banyak perusahaan. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi yang tepat dapat menghasilkan suatu sistem informasi yang baik dan handal serta strategi yang mantap sehingga dapat menghasilkan keputusan yang tepat dan bermanfaat bagi perusahaan. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan dalam perusahaan adalah penggunaan sistem informasi akuntansi yang dapat melakukan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan data, persiapan dokumen serta pengambilan data kembali dengan lebih cepat, mudah serta akurat. Hasil dari penerapan teknologi informasi antara lain untuk menangani kegiatan operasional sehari-hari, yaitu mempercepat proses bisnis, mengurangi human error, integrasi antar bagian dalam perusahaan serta meningkatkan efisiensi kerja dalam perusahaan. Salah satu aktivitas utama perusahaan adalah kegiatan pembelian. Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran operasional perusahaan, dimana perusahaan akan mendapat pasokan material dari supplier untuk

2 pengadaan atau penyediaan material agar aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar sehingga permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan baik. 2 Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) adalah sebuah anak perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan (seperti SOPP, wartel, cama, serpo), penjualan flexi dan speedy, outsourcing, bengkel dan simpan pinjam, serta unit teknik yang menjadi bidang utamanya yaitu pemborongan pekerjaan proyek jaringan telekomunikasi, pemasangan instalasi kabel telepon rumah dan gedung, pemasangan sambungan baru telepon kabel (Telkom), pemborongan pekerjaan proyek sipil dan gedung, dimana informasi mengenai kegiatan transaksi pembelian materialnya masih bersifat manual. Sehingga banyak ditemukannya kekurangankekurangan di dalam alur informasinya, seperti kurangnya formulir standar yang di gunakan, kurangnya laporan perusahaan yang digunakan dan belum adanya integrasi antar bagian. Masalah lain yang di temukan adalah tidak adanya nomor urut tercetak pada setiap formulir, kode material dan sering hilangnya formulir yang menyebabkan kesalahan dalam pencatatan laporan akhir bulannya. Dengan melihat masalah diatas, penulis tertarik membuat skripsi dengan judul Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Material Konstruksi Pada Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur). Sistem ini dimaksudkan untuk mendukung keseluruhan aktivitas pembelian material pada Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) agar dapat bersaing dalam pasar global, dimana dengan adanya manajemen kontrol yang baik diharapkan dapat mengurangi resiko penyalahgunaan yang ada dalam perusahaan tersebut.

3 3 1.2 Ruang Lingkup Karena luasnya sistem informasi yang dapat dibahas, maka kami memberi batasan pada penyusunan skripsi kami, yaitu pada pembelian material Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) yang terdiri dari : a. Prosedur Permintaan Pembelian b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok c. Prosedur Pesanan Pembelian d. Prosedur Penerimaan Material e. Prosedur Pencatatan Hutang f. Prosedur Pencatatan Pembayaran atas Hutang Pembelian g. Prosedur Pembayaran ke Supplier h. Prosedur Pembuatan Laporan i. Prosedur Pembuatan Jurnal 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis dan mempelajari sistem informasi akuntansi pembelian material yang berjalan pada Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur). 2. Menyediakan informasi pembelian yang memadai sesuai kebutuhan perusahaan.

4 4 3. Merumuskan masalah dan mengidentifikasi kebutuhan perusahaan akan proses pembelian material pada Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur). 4. Memperbaiki dan merancang suatu sistem informasi akuntansi pembelian material yang dibutuhkan Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) dalam proses pengambilan keputusan pembelian. Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Menghasilkan sistem informasi akuntansi pembelian material untuk Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. 2. Meningkatkan pengendalian intern perusahaan. 3. Meminimalisir kesalahan yang di buat oleh manusia (human error) serta kecurangan yang dilakukan oleh karyawan yang berhubungan dengan proses pembelian material. 4. Perusahaan dapat menjalankan proses pembelian material dengan lebih efektif dan efisien. 5. Menghasilkan laporan yang lengkap dari proses pembelian sehingga dapat membantu pihak manajemen Kopegtel Dinasti (Koperasi Pegawai Telkom Jakarta Timur) dan pihak-pihak terkait lainnya untuk mengambil keputusan dan kebijakan lainnya sehubungan dengan informasi-informasi pembelian material yang di hasilkan.

5 6. Membantu perusahaan agar mampu menerapkan daya saing yang kompetitif dengan menyediakan informasi terutama berkaitan dengan pembelian Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi tiga bagian pokok yaitu sebagai berikut : 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data melalui empat tahapan : a. Survei atas sistem yang sedang berjalan meliputi penelitian lapangan (field research). Penelitian yang dilakukan secara langsung pada obyek pembahasan dengan cara : 1. Pengamatan (Observasi) Penelitian secara langsung ke lapangan dan mencatat masalahmasalah yang dihadapi. 2. Wawancara (interview) Mengadakan tanya jawab dengan pimpinan dari karyawan yang berkaitan dengan obyek penelitian. 3. Studi kepustakaan (Library study) Mempelajari buku-buku literatur, yaitu buku-buku yang berkaitan dengan topik pembahasan, serta referensi sebagai penunjang masalah dalam skripsi.

6 6 b. Analisis terhadap temuan survei Setelah diperoleh data dan informasi yang diperlukan, maka diadakan analisis temuan penelitian secara keseluruhan yang berhubungan dengan pembelian material agar dapat diketahui masalah-masalah yang terjadi pada perusahaan. c. Identifikasi kebutuhan informasi Pada tahap ini penulis mengidentifikasi informasi yang masih kurang pada sistem yang sedang berjalan dari dokumen input, proses, sampai output serta menentukan informasi yang dibutuhkan pada sistem yang baru. d. Indentifikasi persyaratan sistem Mengidentifikasi dan merancang suatu sistem yang layak untuk menunjang aktivitas. 2. Metode Analisis Dalam skripsi ini metode analisisnya menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis dan Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Languge (UML). 3. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam merancang sistem informasi pembelian yaitu: a. Rich Picture b. Activity Diagram c. UML Class Diagram d. Use Case Diagram

7 7 e. Rancangan Database f. Rancangan Formulir g. Rancangan Layar h. Rancangan Laporan i. Navigation Diagram j. Matriks Perencanaan Penerapan Sistem 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini merupakan gambaran keseluruhan dari isi skripsi yang terbagi dalam 5 bab sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diisi pendahuluan dalam pembuatan skripsi diamana akan dibahas mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan teori-teori serta konsep analisis dan perancangan sistem informasi pembelian yang relevan, yang dapat digunakan dalam penulisan skripsi ini. Teori tersebut terbagi atas teori umum dan teori khusus. Teori umum meliputi sistem informasi akuntansi serta analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi berbasis orientasi pada object. Sedangkan teori khusus meliputi pembelian, diskon pembelian, serta pengendalian intern.

8 8 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, kebijakan dan sasaran mutu perusahaan, bidang usaha, prestasi perusahaan, mitra kerja, pengalaman-pengalaman kerja perusahaan, struktur organisasi perusahaan, uraian tugas, prosedur sistem yang berjalan, rich picture, identifikasi event, formulir dan laporan pada sistem berjalan, workflow table, analisis temuan hasil survei, serta identifikasi kebutuhan informasi. BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Pada bab ini dibahas mengenai usulan prosedur sistem yang baru, activity diagram yang diusulkan, UML, class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, navigation diagram, serta matriks rencana implementasi sistem. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi garis besar simpulan yang diperoleh dari uraian bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang merupakan tindakan yang perlu diambil untuk tindak lanjut yang lebih baik.