PEMBANGUNAN APLIKASI PENJUALAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC PADA PT. DENPOO MANDIRI INDONESIA, BANDUNG

Transkripsi

1 PEMBANGUNAN APLIKASI PENJUALAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC PADA PT. DENPOO MANDIRI INDONESIA, BANDUNG Heri Purwanto, M.M.,M.T.,MTA 1, Arvy Sarastiara Putri 2 1,2 Sistem Informasi, Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen dan Informatika 3 STMIK LPKIA, Jl. Soekarno Hatta No heripurwanto@lpkia.ac.id, 2 arvy@fellow.lpkia.ac.id Abstrak Kata kunci : Penjualan, Aplikasi, Prototype, Visual Basic Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa. Salah satu tolak ukur keberhasilan perusahaan adalah pada omset penjualan baik pada perusahaan penyedia barang atau perusahaan penyedia jasa. Untuk menunjang aktivitas penjualan dibutuhkan sebuah alat bantu, yaitu aplikasi. Aplikasi merupakan kelompok file (form, class, report) yang bertujuan untuk melakukan aktivitas terentu yang terkait. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam memecahkan masalah adalah metodologi prototype dengan pendekatan Object Oriented Programming (OOP). Alasan mengapa menggunakan model prototype dikarenakan pembuatan sistem yang masih sederhana dan data data yang sederhana pula, selain itu proses pembuatan aplikasi penjualan ini hanya memerlukan jangka waktu yang singkat. Aplikasi penjualan barang elektronik ini dibuat dengan bahasa pemograman Visual Basic salah satu bahasa pemograman yang berdasar basis data, sehingga dengan mengimplementasikan bahasa pemograman Visual Basic pada studi kasus di divisi penjualan PT. Denpoo Mandiri Indonesia Cabang Bandung ini kita diharapkan mampu meningkatkan performa penjualan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan pada proses bisnis yang berjalan pada divisi penjualan PT. Denpoo Mandiri Indonesia Cabang Bandung. 1. Pendahuluan Perusahaan pada umumnya terbagi menjadi dua jenis, yaitu perusahaan yang menyediakan barang dan perusahaan yang menyediakan jasa. Penjualan sangat erat kaitannya dengan kuantitas dan nominal. Likuiditas omset yang dapat diukur dari hasil penjualan adalah tanda keberhasilan perusahaan dalam mendongkrak penjualan dan menyediakan produk yang diminati oleh pelanggan. Dari proses bisnis yang dilakukan PT. Denpoo Mandiri Indonesia mengalami beberapa kendala yang dialami sales admin, yaitu kesulitan menentukan prioritas kerja dan kendala pada waktu pengerjaan yang relatif lama. Pimpinan meminta laporan penjualan pada sales admin secara cepat, sedangkan data penjualan terbaru belum selesai direkap oleh sales admin, maka yang terjadi adalah kebutuhan informasi yang tidak terpenuhi. Tidak hanya bertumpu pada penjualan, peranan teknologi juga penting dalam rangka menunjang kesuksesan perusahaan. Pada perkembangannya, di era globalisasi dan teknologi sekarang, keberadaan sistem informasi yang baik menjadi vital di sebuah organisasi atau perusahaan. Pengaruh informasi terhadap sebuah aktivitas yang berjalan kedudukannya sangat penting karena informasi dapat menjadi sumber data yang akan diolah untuk menghasilkan informasi baru. Adapun permasalahn yang ditemukan pada penelitian ini adalah : 1. Pegawai menemukan kendala saat menentukan prioritas pekerjaan, yaitu membuat purchase order, sales order, dan laporan omset penjualan sehingga menyebabkan waktu penyelesaian pekerjaan tidak efisien. 2. Adanya permintaan laporan omset penjualan dari pimpinan secara cepat dan tepat. Adapun tujuan dari pembangunan aplikasi ini adalah : 1. Aplikasi penjualan barang elektronik ini dapat membuat purchase order, sales order, dan laporan omset penjualan. 2. Aplikasi penjualan barang elektronik ini dapat menampilkan laporan omset penjualan dengan cepat dan tepat. Sedangkan metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah Prototyping. Pada tahapan pengembangan pertama di metode ini dilakukan tahap mengidentifikasi kebutuhan awal sistem. Pada tahapan ini dilakukan pengamatan atau observasi secara langsung terhadap aktivitas dan proses bisnis yang berjalan di lingkungan bagian penjualan. Selanjutnya dilakukan perancangan prototype. Pada tahap perancangan ini dilakukan pula pengumpulan data yang menunjang kelengkapan pembuatan rancangan dan wawancara kepada calon pengguna. Kemudian hasil rancangan dipresentasikan kepada calon pengguna, tujuannya untuk menyesuaikan kebutuhan dan keinginan calon pengguna. Dari hasil diskusi dengan calon pengguna, lalu analis melakukan evaluasi untuk memperbaiki rancangan. Selanjutnya rancangan tersebut ditunjukkan kembali kepada calon pengguna. Proses akan kembali ke tahap awal hingga calon pengguna merasa sudah cukup.

2 Membuat Sales Order (S.O) 1.1 Landasan Teori Menampilkan tipe pelanggan Penjualan adalah Pemindahan hak milik atas barang atau pemberian jasa yang dilakukan penjual kepada pembeli dengan harga yang disepakati bersama dengan jumlah yang dibebankan kepada pelanggan dalam penjualan barang atau jasa dalam suatu periode akuntansi. Siklus manajemen penjualan dapat digambarkan sebagai berikut : Admin Menampilkan status pengiriman Membuat Purchase Order (P.O) Menampilkan Lap.Omset Penjualan Mengelola Pegawai Mengelola Persediaan Supervisor Gambar 2 Class Diagram Tabel 1 Skenario Mengelola Purchase Order Gambar 1 Siklus Penjualan dalam hal ini aplikasi dibutuhkan sebagai media penunjang efisiensi kerja dalam aktivitas penjualan pada sebuah perusahaan. Metodologi yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah Prototyping, yaitu sebuah proses iteratif dalam pengembangan sistem dimana kebutuhan diubah ke dalam sistem yang bekerja (working system) yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antar pengguna dan analis. Berikut adalah langkah-langkah metode prototype : 1. Analis bekerja dengan tim untuk mengidentifikasi kebutuhan awal untuk sistem 2. Analis kemudian membangun prototype. Ketika sebuah prototype telah selesai. Pengguna bekerja dengan prototype itu dan menyampaikan pada analis apa yang mereka sukai dan yang tidak mereka sukai 3. Analis kemudian menggunakan feedback ini untuk memperbaiki prototype 4. Versi baru diberikan kembali ke pengguna 5. Ulangi langkah-langkah tersebut sampai pengguna merasa puas Bahasa pemograman yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini adalah Visual Basic. 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses Use Case Diagram Use Case Diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sisem dan merepresentasikan interaksi antara aktor dengan sistem. Nomor Aktor Pre-Condition Post-Condition Aksi Aktor 1. Memilih menu 3. Memilih menu Purchase Order 4. Mengelola data UC-1 Supervisor Sales Spv melakukan login ke dalam sistem penjualan (data user dan hak akses sudah ada dalam sistem) Nomor P.O berhasil disimpan di dalam sistem Reaksi Sistem 2. Menampilkan menu 5. Update database Alternatif 1: Jika username dan password tidak dikenal, maka aktor gagal masuk ke sistem, lalu akan diminta untuk memasukkan username dan password ulang. Nomor Aktor Pre-Condition Post-Condition Tabel 2 Skenario Mengelola Sales Order Aksi Aktor 1. Memilih menu 3. Memilih menu Sales Order 4. Mengelola data UC-2 Admin Sales Adm melakukan login ke dalam sistem penjualan (data user dan hak akses sudah ada dalam sistem) Sistem akan menyimpan nomor S.O yang sudah diinput. Reaksi Sistem 2. Menampilkan menu 5. Update database

3 Alternatif 1: Jika username dan password tidak dikenal, maka aktor gagal masuk ke sistem, lalu akan diminta untuk memasukkan username dan password ulang. Tabel 3 Skenario Mengelola Omset Penjualan Nomor Aktor Pre-Condition Post-Condition Aksi Aktor 1. Memilih menu 3. Memilih menu omset penjualan 4. Mengelola data UC-5 Admin Sales Adm memilih menu yang akan dipilih (Daftar Omset Penjualan, Grafik Estimasi Penjualan, atau Grafik Omset Penjualan) Aplikasi penjualan akan menampilkan laporan omset penjualan yang dipilih. Reaksi Sistem 2. Menampilkan menu 5. Update database 2.2 Activity Diagram Sub bab ini digunakan untuk memodelkan workflow (alir kerja) atau aktivitas, dan operasi yang dimodelkan dalam activity diagram. 2.3 Class Diagram Class diagram akan membantu kita dalam visualisasi struktur class-class dari suatu sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai. Class diagram memperlihatkan hubungan antar class dan penjelasan detail tiap-tiap class di dalam model desain dari suatu sistem.

4 Gambar 4 Rancangan Modul Sales Order 2.4 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka adalah komunikasi internal perangkat lunak, antara perangkat lunak dengan sistem di luarnya, dan antara perangkat lunak dengan penggunanya. Form sales order ini dapat diakses oleh sales admin untuk melanjutkan proses yang sebelumnya telah dilakukan oleh sales supervisor, yaitu pengisian form purchase order. Fungsi form sales order adalah menyimpan informasi transaksi secara detail. 2.4 Antar Muka Gambar 5 Rancangan Modul Omset Penjualan Form Sales Omset ini terdiri dari tiga subform. Gambar di atas merupakan rancangan untuk subform grafik sales omset. Grafik sales omset dihitung berdasarkan form sales order yang di dalamya terdapat rincian data penjualan. Gambar 3 Rancangan Modul Purchase Order Form Purchase Order ini dapat diakses oleh Sales Supervisor. Form ini di isi jika ada pesanan barang elektronik dari toko atau pelanggan. Seorang supervisor dapat mengisi lebih dari satu form. Form ini hanya difungsikan untuk satu buah toko namun dapat di isi oleh beberapa jenis barang pesanan yang berbeda. 3. Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan kegiatan yang dilakukan setelah tahap perancangan sistem selesai dilaksanakan. Tujuan yang ingin dicapai pada tahap ini adalah dapat dioperasikannya hasil perancangan sistem yang telah dibuat.

5 3.1 Daftar Kegiatan Tabel 4 Gant Chart No. Kegiatan Ko de I Implementasi I.1 Instalasi hardware dan A software I.2 Perancangan aplikasi B I.3 Pembuatan aplikasi C II Pengujian II.1 Pengujian D fungsionalitas aplikasi II.2 Penemuan dokumen isu E II.3 Perbaikan dokumen isu F Juli Agustus Minggu Minggu Lingkup dan Batasan Implementasi Dalam pengimplementasian aplikasi ini ada beberapa hal yang menjadi batasan dari implementasi. Hal ini bertujuan untuk membatasi ruang lingkup pemahaman. Adapun batasan-batasan dari implementasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pembangunan aplikasi penjualan dibuat dengan berbasis desktop untuk memudahkan sales admin dan sales supervisor dalam menentukan prioritas kerja sehingga waktu penyelesaian tugas lebih efisien; 2. Pada pembangunan aplikasi penjualan ini menggunakan bahasa pemograman Visual Basic dan menggunakan database MySQL; 3. Aplikasi yang diimplementasikan berbentuk desktop sehingga dapat dengan mudah diinstal di berbagai laptop atau PC; 4. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Prototyping; 5. Data yang digunakan dalam pembangunan aplikasi penjualan ini bersumber dari Divisi Penjualan pada PT. Denpoo Mandiri Indonesia, Bandung. 3.3 Implementasi Antar Muka Memperlihatkan hasil implementasi rancangan antarmuka dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic, termasuk di dalamnya tahapan yang dilakukan untuk instalasi prototype perangkat lunak yang dihasilkan, mulai dari tahapan persiapan sampai program siap digunakan, dan petunjuk umum penggunaan program per dialog screen. Gambar 6 Implementasi Modul Sales Order Gambar 7 Implementasi Modul Omset Penjualan 3.4 Hasil Pengujian Berikut adalah hasil pengujian yang telah dilakukan pada aplikasi penjualan barang elektronik menggunakan Visual Basic : No. Tabel 8 Hasil Pengujian Modul Aplikasi Penjualan Nama Modul 1. Login 2. Purchas e Order Cara Pengujian Masukkan username dan password lalu klik enter Klik menu Purchase Order Hasil yang Diharapkan Jika username dan password benar maka login berhasil dan user akan masuk ke manu Pada menu Purchase Order, user dapat melihat No.PO, Tgl. PO, Supervisor, Status, Toko, Pemilik, No.Tlp, dan Type. Pada form Purchase Order terdapat juga rincian pesanan penjualan berupa ID Barang, Nama Barang, Stok Barang, Harga Barang, Quantity pesanan, Satuan, dan Jumlah Bayar. Hasil Pengujian SESUAI SESUAI Gambar 5 Implementasi Modul Purchase Order

6 Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan diharapkan permasalahan-permasalahan yang telah dijelaskan pada bab I dan akan dapat teratasi dengan sistem yang diusulkan ini. Adapun kesimpulan dari penyelesaian masalah antara lain : 1. Aplikasi ini membantu pegawai dalam menentukan prioritas pekerjaan, yaitu pembuatan purchase order, sales order, dan laporan omset penjualan sehingga waktu kerja lebih efisien. 2. Aplikasi ini membantu sales admin dalam pembuatan laporan omset penjualan untuk memenuhi permintaan pimpinan secara cepat dan tepat. 4. Daftar Pustaka [1] Rangkuti, F. (2009). Strategi Promosi Yang Kreatif&Analisis Kasus Integrated Marketing Communication. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. [2] Yunarto, H. I. (2006). Business Concepts Implementations Series in Sales and Distribution Management. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [3] Al-Fatta, H. (2007). Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.