BAB 3 RENCANA PELAKSANAAN EVENT. Pertimbangan pelaksanaan exibition dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada

Transkripsi

1 BAB 3 RENCANA PELAKSANAAN EVENT 3.1 Perencanaan Implementasi Event Pertimbangan pelaksanaan exibition dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain penetapan lokasi dan ruang. Dalam penentuan lokasi dan ruang terdapat 2 kemungkinan sebagai berikut : - Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut. - Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi. - Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar. Venue yang diambil untuk melangsungkan acara ini adalah Kampus Anggrek sedangkan site yang diambil ialah kitchen lab. Ditetapkannya sebagai venue acara agar jurusan Hotel Management sebagai penyelenggara dapat mempromosikan acara tahunan yang diadakan secara perdana. 3.2 Penetapan waktu Dalam penentuan waktu acara, ada bebebrapa hal yang harus dipertimbangkan, seperti: hari, bulan dan durasi. Acara Indonesian Fusion Cuisine diadakan selama tiga hari yaitu pada tanggal Juni Dimana hari pertama menjadi ajang perlombaan memasak dalam kategori hot kitchen, hari kedua merupakan perlombaan cake decoration, sedangkan hari ketiga merupakan acara penutupan, pengumuman pemenang dan pembagian piala. 18

2 Timeline Acara Timeline acara merupakan sebuah dokumen tertulis yang memuat secara ringkas rencana jadwal waktu kerja dan kapan setiap pekerjaan harus dimulai dan selesai dilakukan tahap demi tahap secara berurutan mulai dari awal persiapan, koordinasi, perencanaan, hingga berakhirnya sebuah acara. Event timeline merupakan peta untuk melaksanakan sebuah acara. Fungsi dari timeline acara adalah: - Timeline acara akan menjadi dokumen penting yang merupakan panduan langkah kerja. Ibarat sebuah peta, timeline acara yang sudah disusunpun dapat dibagikan kepada mitra, semua anggota tim, para pemasok barang, dan semua pihak yang akan terlibat. - Sebagai instrumen untuk mengelola, melakukan supervisi, berkoordinasi, dan berkomunikasi dengan seluruh anggota tim pelaksana dan mitra kerja. - Sebagai alat untuk memonitoring perkembangan setiap pekerjaan dan kinerja tim. - Sebagai sarana referensi dalam rapat dengan tim pelaksana.

3 20 Berikut merupakan timeline acara Indonesian Fusion Cuisine: Tabel 3.1 Jadwal Rencana Persiapan Event Tahap Persiapan Konsep Acara Pengajuan Proposal Pencarian Dana Sponsorship Pengajuan Surat Undangan Peserta Pencarian Peserta Kompetisi Persiapan Media Pemasaran Persiapan Bahan Baku Pendukung Acara Persiapan Hari Acara February Maret April Mei Juni

4 21 Berikut detil implementasi timeline acara Indonesian Fusion Cuisine Tabel 3.2 Timeline Indonesian Fusion Cuisine Tanggal Kegiatan 8 Maret 2013 Ibu Vitria Ariani selaku ketua jurusan menyetujui proposal acara Indonesian Fusion Cuisine menjadi salah satu bagian dari acara HM Ethnic & Cultural Expo 2013 dan memilih Pak Dani Rahadian sebagai dosen pembimbing. 27 Maret 2013 Mengajukan Surat Permohonan Pemakaian Lab Kitchen sebagai lokasi acara dan telah disetujui secara tertulis oleh pak Raden Nana Kusdiana selaku Lab Coordinator. 29 Maret 2013 Pengesahan Proposal Sponsorship Indonesian Fusion Cuisine yang telah ditandatangani oleh Pak Engkos Kuncoro selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Binus, Ibu Vitria Ariani selaku Ketua Jurusan HM, Pak Agung Gita Subakti selaku Project Manager HM Expo. 05 April 2013 Print surat surat undangan peserta dengan Kop Surat Binus dibantu oleh ibu Enie selaku sekretaris jurusan Hotel Management Universitas Binus 10 April 2013 Melakukan kunjungan ke Pameran Food and Hotel Indonesia 2013 Ji-Expo dengan tujuan pencarian perusahaan untuk sponsor acara 13 April 2013 Membuat kesepakatan secara tertulis dengan Giat Interior sebagai sponsor silver Acara Indonesian Fusion Cuisine 19 April 2013 Membuat Kesepakatan tertulis dalam bentuk MOU dengan Ibu Angel Budiman selaku Event Coordinator Yukmakan.com untuk menjadi media partner acara Indonesian Fusion Cuisine. 26 April 2013 Membuat kesepakatan secara tertulis dengan PT.Tritunggal BuanaMas dan CV Central Pool sebagai dua sponsor gold dalam acara Indonesian Fusion Cuisine. 29 April 2013 Membuat kesepakatan secara tertulis dengan PT Arum Nirwana Global sebagai sponsor gold dalam acara Indonesian Fusion Cuisine. 22 Mei 2013 Membuat perjanjian tertulis dalam bentuk MOU dengan Binus TV

5 22 untuk menjadi media partner dan meliput acara Indonesian Fusion Cuisine pada tanggal Juni. 23 Mei 2013 Mendapat Persetujuan dari pihak Building Management Binus University secara tertulis untuk peminjaman sound system sebagai keperluan perlengkapan acara pada tanggal Juni. 30 Mei 2013 Membuat Kesepakatan secara tertulis dengan PT. 2TANG sebagai sponsor gold dalam acara Indonesian Fusion Cuisine. 1 Juni 2013 Membuat kesepakatan secara tertulis dengan Mr.Handy sebagai sponsor acara Indonesian Fusion Cuisine dengan ketentuan tertentu. Penutupan registrasi peserta Indonesian Fusion Cuisine dengan hasil 15 tim untuk kategori hot kitchen dan 10 tim untuk kategori cake decoration dengan total peserta sejumlah 75 peserta 3 Juni 2013 Pencetakan semua perlengkapan publikasi seperti banner, flyer, poster, x-banner dan souvenir acara seperti goodie bag dan block note. 5 Juni 2013 Technical meeting dengan peserta Indonesian Fusion Cuisine. Menjelaskan tentang acara, peraturan, bahan yang disediakan, rundown, dll. 10 Juni 2013 Membeli bahan baku dan peralatan yang dibutuhkan untuk acara Indonesian Fusion Cuisine. 11 Juni 2013 Loading barang keperluan sponsor seperti produk dari PT. 2Tang. General Cleaning Lab dan menyediakan bahan baku untuk lomba kategori hot kitchen. 12 Juni 2013 Acara Indonesia Fusion Cuisine kategori Hot Kitchen. 13 Juni 2013 Acara Indonesia Fusion Cuisine kategori Cake Decoration. 14 Juni 2013 Penutupan acara Indonesian Fusion Cuisine, acara penutupan terdiri dari pembacaaan pemenang lomba dari kedua kategori, pembagian piala dan pembagian hadiah kepada peserta

6 Perencanaan Manajemen dan Pengorganisasian Event Panitia penyelenggara Indonesian Fusion Cuisine yang diketuai oleh Vincentius Rhandy dibagi menjadi tiga divisi utama yaitu : Divisi Acara, Divisi Sponsorship, Divisi Perlengkapan untuk melakukan persiapan pelaksanaan event. Berikut adalah rangkupan dari deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab masing masing panitia 1. Ketua Acara - Vincentius Rhandy Bekerja sama dengan wakil ketua untuk mengorganisir semua kegiatan pelaksanaan event per-divisi. Bekerja sama dengan divisi sponsorship untuk penandatanganan kontrak persetujuan kerjasama demgan sponsor / media partner. Bekerja sama dengan divisi acara untuk penentuan konsep dan rundown pelaksanaan acara. Bekerja sama dengan divisi perlengkapan untuk mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk pre-event dan pelaksanaan event. Memastikan seluruh divisi mengerjakan tugasnya masing-masing. Bertanggung jawab atas kelancaran acara Indonesian Fusion Cuisine. Decision maker untuk acara 2. Wakil Ketua Karel Alexander Bertanggung jawab untuk mengorganisir semua kegiatan pelaksanaan event per divisi Mewakilkan semua tanggungjawab ketua saat ketua berhalangan. Membantu ketua untuk mengontrol setiap divisi-divisi.

7 24 3. Sekretaris Fiona Setiawan Bertanggung jawab untuk membuat laporan keuangan event. Melakukan aktivitas kesekretariatan panitia penyelenggara. Membantu divisi sponsorship untuk membuat proposal sponsorship & MOU dengan media partner. Membantu divisi acara untuk membuat surat undangan kepada SMK & Universitas, rundown event dan form penilaian juri. Membantu divisi perlengkapan untuk membuat surat perizinan pemasangan banner, surat peminjaman sound system kepada Building Management. 4. Penanggung jawab Div Sponsorship & Promosi Theresia Mencari sponsor untuk pendanaan pelaksanaan event. Membangun hubungan kerja sama dengan media partner untuk meliput jalannya event. Mendesign promotional tools seperti poster, banner, x-banner untuk acara 5. Penanggung jawab Div Acara Harry, Ignatius Kiki Menentukan konsep acara lomba, peraturan lomba dan membuat rundown pelaksanaan event. Mencari peserta lomba untuk pelaksanaan acara berlangsung. Mencari juri profesional untuk melakukan penilaian saat acara berlangsung Mencari 2 pembawa acara untuk mendukung jalannya event. Mencari fotografer professional untuk memaksimalkan dokumentasi acara.

8 25 6. Penanggung Jawab Div Perlengkapan Leonardo Mendata dan mempersiapkan kebutuhan lomba saat acara berlangsung (bahan baku hot kitchen & cake decoration). Mempersiapkan semua perlengkapan yang akan digunakan sebagai sarana publikasi (banner, X-banner, poster, flyer). Mempersiapkan segala bentuk penghargaan / souvenir yang akan diberikan kepada peserta ( piala, goodie bag, block note, sticker). Mempersiapkan perlengkapan yang akan diperlukan saat acara (sound system, kitchen set). 3.4 Target Peserta Acara Target peserta acara Indonesian Fusion Cuisine adalah siswa-siswi SMK dan mahasiswa-mahasiswi universitas. Acara Indonesian Fusion Cuisine menargetkan lima belas kelompok untuk setiap katergorinya. Setiap kelompok yang terdiri dari 3 orang anggota, dengan demikian total keseluruhan target peserta yang ingin dicapai oleh acara Indonesian Fusion Cuisine adalah 90 peserta. Tujuan target peseta acara Indonesian Fusion Cuisine adalah siswa SMK dan mahasiswa universitas agar cakupan target peserta yang lebih luas dan juga dapat mengasah potensi para siswa dan mahasiswa dalam masakan budaya Indonesia. Target Peserta acara Indonesian Fusion Cuisine Target Peserta Hot Kitchen Target Peserta Pastry : 15 kelompok (45 peserta) : 15 kelompok (45 peserta)

9 Crowd Acara Crowd yang dalam bahasa Indonesia yang berarti kumpulan kelompok manusia dalam satu tempat. Crowd adalah salah satu aspek penilaian sukses atau tidaknya sebuah acara. Acara Indonesian Fusion Cuisine yang diadakan di Lab. Kitchen, Kampus Anggrek, Universitas Bina Nusantara memiliki konsep open kitchen. Open kitchen adalah konsep dapur yang terbuka. Dengan konsep open kitchen acara Indonesian Fusion Cuisine dapat menarik banyak perhatian dari orang- orang sekitar di dalam lingkungan. Berikut beberapa list kerumunan manusia yang meramaikan acara Indonesian Fusion Cuisine 1. Mahasiswa Universitas Bina Nusantara 2. Dosen Universitas Bina Nusantara 3. Karyawan Universitas Bina Nusantara 4. Perwakilan dari perusahaan yang mendukung acara Indonesia Fusion Cuisine 5. Media partner dan pendukung peserta atau supporter dari sekolah atau universirtas yang ikut serta dalam lomba. Adapun kumpulan penonton tersebut dapat diestimasikan dalam perhitungan sehingga dapat menampilakan seberapa besar persentase crowd acara Indonesian Fusion Cuisine, berikut perhitungannya : Total dosen yang aktif mengajar pada tanggal 12-14Juni 2013 ialah 95 dosen/ hari. Kemudian untuk setiap dosen diperkirakan mengajar sebanyak 40 mahasiswa. Estimasi penonton = 95 dosen aktif x 40 mahasiswa = 3,800 mahasiswa/hari. Target crowd = 5% x 3,800 mahasiswa = 190 mahasiswa/hari.

10 27 Peserta acara Indonesian Fusion Cuisine dihadiri oleh siswa-siswi dari tingkat menengah atas dan mahasiswa-siswi universitas senasional yang terdiri dari,, Universitas Bina Nusantara,, STP Bandung, dan STP Sahid. Peserta Indonesian Fusion Cuisine berlomba dalam bentuk kelompok dan setiap kelompok terdiri dari tiga orang. Berikut adalah daftar nama sekolah atau universitas dan nama peserta: Tabel 3.3 Daftar Peserta Indonesian Fusion Cuisine Kategori Hot Kitchen Team Nama Sekolah 1 Fajria Nurbaity Vira Kartika Dewi Livany Suryani 2 Alexander Christian Wiryadinata Thamrin Indra Setyadi Kumala 3 Christsandhi Setiobudi Steven Wijaya Thomas Ricky Djaya 4 Raywin Setiawan Patrese Vito Handika Indra Setiawan 5 Chaeroyranba Sholeh Michael Lim Yesica Sulistio 6 Albertus Gradiyanto Prasetya STP Bandung

11 28 Gavin Lovel Yoshua J STP Bandung STP Bandung 7 Tegar Wisnu Pambudi Swastika Emillio Eka Putra Mohammad Fajar Syah 8 Grace Claudia Deria Svara Hayu Adventa Jacqueline 9 Anthony Jonathan STP Sahid Liana Edwin Ong STP Sahid STP Sahid 10 Eko Prasojo Erleovando Tanuwijaya Anisa Septiani Barley 11 Yuliana Yasin Ivana Maulidia Khairui Akbar 12 Okie Setiawan Weli Lia Veronica 13 Yehezkiel Wenno Akbar-JIH Yacobus Prihadi Yonandi Pratama Akbar-JIH Akbar-JIH 14 Yonathan Oscar L. Manurung STP Bandung Ardy Wicaksono Dimas Aprileza Fauzi STP Bandung STP Bandung

12 29 15 Andy Gozali Kevin Addy Steven Mark Tabel 3.4 Daftar Peserta Indonesian Fusion Cuisine Kategori Pastry Team Nama Sekolah 1 Monica Tandri Hanny Widjaja Andi Katri Khohara 2 Muhammad Vikri Ian Kurnia Jodi Tanwongso 3 Gabriela Alice Tjhandra Angela Audrey 4 Ester A.F.L Melita Maria Stefani 5 Krisna Aulia Kemala Rachman Brenda Nathasia Wida Assyati 6 Erwin Susanto STP Bandung Faisal Martadinata Dea Permata Amalia STP Bandung STP Bandung 7 Putri Febrina

13 30 Nurul Handayani Resty Azhari 8 Rio Linardo Ignatius Loyald Anselmus Ernest 9 Adinda Thahir Raisa Azalia Shela Salim 10 Sallyanawati Gunawan Febryna Soetedja Sari Kresensia