BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN. berhubungan dengan siapa pun nantinya (Fadhli, 2013). Perizinan yang dilakukan selama proses acara ini adalah:

Transkripsi

1 BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN 4.1 Perizinan dan Regulasi Membuat surat perizinan adalah langkah pertama yang harus anda lakukan sebelum memulai usaha atau bisnis event organizer. Karena dengan surat surat yang lengkap anda akan mengalami kemudahan ketika harus berhubungan dengan siapa pun nantinya (Fadhli, 2013). Perizinan yang dilakukan selama proses acara ini adalah: 1. Melakukan kerja sama dengan pihak PT. Gunung Slamat (Teh Poci). 2. Melakukan kerja sama dengan pihak De Kuyper (Royal Distilers). 3. Perizinan tempat atau lokasi di Lab Restaurant Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Jurusan Hotel management. 4. Perizinan pemakaian area Plaza food court untuk panggung dan tempat booth kepada pihak Building Management. 5. Perizinan untuk pemasangan x-banner di area Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Building Management. 6. Undangan kepada setiap universitas di Bandung, Jakarta dan sekitarnya. 7. Perizinan pemakaian ruangan kelas untuk Technical Meeting pada tanggal 6 Juni 2014 kepada pihak Hotel Management. 8. Perizinan untuk pemasangan poster di area Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Buliding Management. 9. Perizinan untuk loading barang bagi para tenant kami pada tanggal 5 Juni 2014 kepada pihak Building Management. 37

2 Perizinan untuk penggunaan ruang 203 yang akan dipakai untuk tempat panitia selama preparation sampai acara berlangsung kepada pihak Jurusan Hotel Management. 11. Perizinan untuk meminjam barang-barang yang diperlukan selama acara berlangsung kepada pihak Building Management. Regulasi yang adaselama proses acara ini berlangsung adalah beberapa macam peraturan yang kami berikan kepada peserta dan peraturan dari Bina Nusantara mengenai pemakaian ruangan. Berikut adalah contoh regulasi yang ada, yaitu: 1. Peraturan lomba yang kami terapkan: 1. Teaxology Competition 2014 merupakan kompetisi individu. 2. Technical meeting akan dilaksanakan pada tanggal 6 Juni 2014 pada pukul di ruang 203 Bina Nusantara Anggrek. 3. Setiap peserta diwajibkan datang pada pukul wib pada tanggal 7 Juni 2014 untuk melakukan registrasi ulang. 4. Hasil karya orisinil. 5. Bahan dasar yang dipergunakan adalah produk Teh Poci (Jasmine, Black, Vanilla) 6. Bahan dasar hanya menggunakan produk utama dan harus dituliskan dalam bentuk boldpada label resep hasil karya. 7. Para peserta dihimbau untuk mengenakan pakaian formal saat mengikuti kompetisi. 8. Resep harus dicantumkan pada meja display untuk penjurian, dengan ini para peserta perlu menyediakan tiga copy resep yang diserahkan kepada panitia pada saat technical meeting.

3 39 9. Waktu yang diberikan secara total adalah 10 menit, terbagi menjadi 3 menit preparation dan 7 menit pembuatan minuman. 10. Panitia berhak untuk mendiskualifikasi peserta apabila terdapat segala bentuk kecurangan. 11. Peserta diwajibkan untuk membuat 1 cocktail dan 1 mocktail yang akan disajikan dalam bentuk 1 gelas presentasi dan 3 gelas shooter per jenis minuman. 12. Pihak panitia akan menyediakan perlengkapan berikut: Paring Knife Peeler Wine Opener Blender Cutting Board Ice Crrusher 13. Untuk garnish: Lime Lemon Strawberry 14. Panitia akan menyediakan premium ice. Selebihnya adalah tanggung jawab peserta untuk membawa perlengkapan sendiri. 15. Hak cipta melekat pada peserta, namun panitia berhak untuk mempergunakan dan atau mempublikasikan resep minuman yang telah diserahkan sewaktu waktu.

4 Modal Investasi yang diperlukan Dalam membuat acara perlombaan ini, diperlukan dana awal atau investasi yang digunakan untuk menjalankan perencanaan acara. Dari tim kami, dana awal yang didapatkan adalah berasal dari iuran bersama. Iuran bersama kami dikumpulkan kepada divisi bendahara kami dengan jumlah uang sebesar Rp per orang. Dengan modal awal sebesar Rp , kami dapat menjalankan acara ini. Modal awal ini digunakan untuk: 1. Pembiayaan pembuatan proposal sponsorship, pembuatan proposal sponsorship ini adalah langkah awal dalam setiap pembuatan event untuk mencari pihak pihak yang berminat untuk mendanai acara ini. 2. Biaya transportasi yang digunakan untuk menemui calon sponsor. 3. Pembelian booth kepada pihak Young Entrepreneur Day yang menjadi pihak yang berwenang penuh terhadap bazaar pada tanggal 5 6 Juni Pembayaran kepada pihak vendor untuk membangun booth di balkon lantai 4 Bina Nusantara Anggrek. Setelah keempat hal di atas terpenuhi, maka dana selanjutnya akan didapatkan dari sponsor, untuk melakukan hal hal selanjutnya sesuai dengan perencanaan.

5 Rencana Pembiayaan Event Tabel 4.1 Rencana Anggaran Event Teaxology Competition 2014 No Keterangan Unit/Qty Jumlah Total 1 Hadiah Pemenang Juara I 1 Rp Rp Hadiah Pemenang Juara II 1 Rp Rp No Kererangan Unit/Qty Jumlah Total 3 Hadiah Pemenang Juara III 1 Rp Rp Goodie Bag 6 Bags Rp Rp Medali / Plakat 4 Pcs Rp Rp Tag Peserta, Pembina, Panitia 50 Pcs Rp Rp Baju Panitia 30 Pcs Rp Rp Spirit 4 Btl Rp Rp Fruit for Garnish 2 basket Rp Rp Paper Clip 1 Box Rp Rp Tissue 5 Pack Rp Rp Sedotan 3 Pack Rp Rp Napkin 5 Pcs Rp Rp Biaya Tidak Terduga Rp Rp Snack 10 Pcs Rp Rp Nasi Box 50 Pcs Rp Rp Transportasi Rp Rp Flyer 250 Rp Rp Backdrop 1 Pcs Rp Rp Proposal 10 Paket Rp Rp

6 42 26 Juri 1 Rp Rp Juri 2 Rp Rp Dj Performance Rp Rp Stamanara Dancer Performance Rp Rp Sertifikat 35 Rp Rp Form Registrasi 30 Rp Rp Poster 25 Rp Rp Form Penilaian 30 Rp Rp X-Banner 5 Pcs Rp Rp Tabel 4.2 Rencana Pendapatan No Keterangan Jumlah Presentase 1 Pendaftaran Rp ,08% 2 Sponsor Rp ,39% 3 Penjualan booth Rp ,53% Total Rp % Tabel 4.3 Rencana Keuntungan Keterangan Jumlah Presentase Rencana Pendapatan Rp % Rencana Anggaran Rp ,14% Rencana Keuntungan Rp ,86%

7 43 Total Pengeluaran Rp Sumber Dana atau Pendanaan Event Tabel 4.4 Sumber Dana Event No Keterangan Jumlah Kategori Request % Pihak ke-3 1 PT. Gunung Slamat Rp Platinum Sponsor Booth, Logo 2 PT. Mayora Indah Tbk Rp Penjualan Booth Pencantuman logo 3 Optik Samudera Rp Gold Sponsor Booth, Logo 4 SCOT Rp Partisipasi Perncantuman logo 5 Orchard Rp Penjualan Booth Total Rp ,48 Pendaftaran % STP Bandung (2 Peserta) Rp STP Sahid (6 Peserta) Rp STP Trisakti (3 Peserta) Rp Bina Nusantara (2 Peserta) Rp Total Rp TOTAL Sumber pendanaan Rp Laporan Arus Kas Tabel 4.5 Laporan Arus Kas Bulan Maret Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Maret Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp - Penerimaan iuran bersama Rp Jumlah penerimaan kas bulan Maret Rp Total arus kas masuk Rp Arus Kas Keluar

8 44 Biaya pembuatan proposal sponsorship Rp Jumlah pengeluaran kas bulan Maret Rp Saldo akhir Rp Tabel 4.6 Laporan Arus Kas Bulan April Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan April Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp Jumlah penerimaan kas bulan April - Total arus kas masuk Rp Arus Kas Keluar Biaya pembuatan proposal undangan Rp Biaya transportasi Rp Jumlah pengeluaran kas bulan April Rp Saldoa khir Rp Tabel 4.7 Laporan Arus Kas Bulan Mei Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Mei Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp Jumlah penerimaan kas bulan Mei - Total arus kas masuk Rp Arus Kas Keluar Biaya cetak poster Rp Biaya cetak flyer Rp Pembayaran pembelian booth Rp Biaya print dan fotokopi surat perijinan Rp Jumlah pengeluaran kas bulan Mei Rp Saldo akhir Rp

9 45 Tabel 4.8 Laporan Arus Kas Bulan Juni Laporan Arus Kas UNITY Organizer Bulan Juni Keterangan Jumlah Arus Kas Masuk Saldo awal Rp Penerimaan Platinum Sponsor PT. Gunung Slamat Rp Penerimaan Gold Sponsor Optik Samudra Rp Penerimaan pembayaran booth PT. Mayora Indah Tbk Rp Penerimaan pembayaran partisipasi SCOT Rp Penerimaan pembayaran booth Orchard Rp Penerimaan pembayaran registrasi peserta lomba (13 peserta) Rp Jumlah penerimaan kas bulan Juni Rp Total arus kas masuk Rp Arus Kas Keluar Biaya cetak backdrop Rp Keterangan Jumlah Biaya cetak x banner Rp Biaya konsumsi (30 x Rp ) Rp Biaya minuman Rp Pencetakan sertifikat (60 x Rp 4.416) Rp Pembayaran juri Rp Pembelian buah dan es a. Jeruk nipis (1 kg x Rp 9.639) Rp b. Gula (3 kg x Rp ) Rp c. Lemon import (1 kg x Rp62.486) Rp d. Strawberry (1 kg x Rp ) Rp e. Premium Ice (4 x Rp ) Rp Pembelian perlengkapan bar: Tissue Towel Rp Cocktail Napkin (2 x Rp 4.900) Rp Tusuk Gigi Rp Paper Clip Rp Straw Rp Spons Rp 6.500

10 46 Biaya print kuesioner dan testimoni Rp Biaya name tag peserta, pembina, dan panitia (50 x Rp 2.200) Rp Pembayaran kaos panitia Rp Hadiah uang tunai peserta pemenang: a. Juara 1 Rp b. Juara 2 Rp c. Juara 3 Rp Pengembalian saldo awal panitia utama Rp Jumlah pengeluaran kas bulan Juni Rp Saldo akhir/ ProfitUNITY Organizer Rp Laporan Laba Rugi Tabel 4.9 Laporan Laba Rugi Acara Teaxology Competition 2014 Laporan Laba Rugi UNITY Organizer Per Juni 2013 Pendapatan Jumlah (Rp) % Penjualan booth: Registrasi peserta (13 x Rp ) Partisipasi SCOT Sponsorship: PT. Gunung Slamat Optik Samudra Total Pendapatan

11 47 Pengeluaran Jumlah (Rp) % Biaya pembelian booth Biaya pemasaran: Backdrop Poster Flyer X banner Hadiah peserta: Uang tunai Pembelian buah, gula dan es: Pengeluaran Jumlah (Rp) % 1. Jeruk nipis (1 x Rp 9.639) Lemon import (1 x Rp ) Strawberry (1 x Rp ) Gula (3 x Rp ) Premium Ice (4 x Rp ) Pembelian perlengkapan bar: Tissue Towel 2. Cocktail Napkin (2 x Rp 4.900) 3. Tusuk Gigi 4. Papper Clip Straw Spons Biaya juri

12 48 Biaya konsumsi: Makanan Minuman (Aqua gelas) Biaya kaos panitia Biaya pembuatan proposal Biaya cetak sertifikat (60x Rp 4.416) Biaya tag peserta, pembina dan panitia Biaya pembuatan proposal undangan Biaya print dan fotocopy perizinan Biaya print kuisioner dan testimoni Pengeluaran Jumlah (Rp) % Biaya transportasi Total Pengeluaran ,28 Saldo akhir / Profit Unity Organizer ,72