PRODUCTION TEAM Project Officer / Event Manager Field Officer Show Director

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "PRODUCTION TEAM Project Officer / Event Manager Field Officer Show Director"

Ari Gunardi
6 tahun lalu
Tontonan:

2 EVENT ORGANIZERS Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing - masing dari perencanaan hingga acara berakhir. Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus memiliki orang - orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian - bagian kerja sebuah organisasi tersebut. Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager - Manager yang membawahi masing - masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, operasional, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenngara event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut.

3 KONSEP EVENT Konsep event antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda. event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini didasari pada beberapa hal berikut : 1. Objektif atau tujuan klien/ sponsor dalam membuat event 2. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja 3. Efektifitas dan Efisiensi kerja 4. Besar kecilnya event

4 PRODUCTION TEAM Project Officer / Event Manager Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah - masalah administratif dan persiapan - persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil orang yang memang sudah berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event. Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer. Field Officer Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional. Show Director Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner, Dll.

5 Tallent Officer Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain - lainnya Art Director Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek - efek lainnya yang berhubungan dengan estetika. Stage Manager Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil. Sound Engineer/Soundman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system Lightingman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting. PRODUCTION TEAM

6 PRODUCTION TEAM Property Manager Menangani pekerjaan yang berhubungan pengadaan property event seperti panggung utama, tenda, sound system, Alat Band, Kelengkapan tenda artis atau organizational Committee (OC/ Panitia), Ambulan, Damkar, Dll. Seorang Property Manager harus memiliki catatan waktu load in dan loud out serta vendor property dimaksud. Runner Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak - pihak lainnya. Helper Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, bertugas diarea back stage Client Service Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor / penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.

7 PRODUCTION TEAM Security Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain - lain yang terkait. Note: Pada beberapa kesempatan, artis utama seringkali meminta EO untuk menyediakan Body Guard. Contoh - contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi - fungsi diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya. Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event, diantaranya seperti : Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya perlombaan Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/artis Crew Multimedia yang bertugas melakukan kontrol kualitas sajian media Tim Dokumentasi, PR, Usher, dll

8 SCHEDULING TIME TABLE RUNNING SHEET RUNDOWN Time table adalah penyusunan jadual untuk mempersiapkan event mulai pembuatan konsep, penyusunan konsep, langkah yang akan dibuat, cheklist pra event sampai pelaksanaan event. Running Sheet adalah penyusunan jadual kegiatan tim produksi untuk mempersiapkan event (H-1). Running Sheet dibuat untuk meminimalisir kekurangan dan memaksimalkan persiapan baik property, SDM dan hal-hal lain yang dianggap perlu. Run Down adalah penyusunan jadual kegiatan pada saat event berlangsung. Rundown harus dapat memberikan gambaran pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan dan detail.seluruh tim produksi harus menjalankan Rundown. Q - CARDS Q-Cards adalah ringkasan Rundown sebagai pegangan MC dalam menjalankan acara.

9 SHEDULING TIME TABLE Event : No Items PIC 1 Pembentukan Panitia 2 Penyusunan Proposal 3 Distribusi Proposal 4 Konfirmasi Proposal Pengurusan Perijinan Pengurusan Sewa tempat Pengurusan Talent a. Artis Utama b. Band c. MC Oktober Remarks

10 No Date Time Activity PIC Remarks 1 Jum'at 9 Okt WIB Artis Utama Check In Hotel WIB Artis Utama Talkshow Radio Radio A WIB Load In Panggung Load In Sound System Load In Lighting Load in Tenda, Kursi, Meja 2 Sabtu 10 Okt WIB Pemasangan Branding Venue WIB Load in Ambulance Load in Damkar Balancing Sound System

11 Contoh Rundown Time Dur. Activity Description Sound Stand by Remarks Opening - MC membuka acara dengan mengucapkan Selamat Datang kepada para peserta dan penonton. - MC menjelaskan content acara dan proses pelaksanaan audisi. - MC mengucapkan terima kasih kepada sponsor utama dan penyelenggara: To LA Light s Guitar Heroes didukung : BCNY House & X - POSE event management.. - Diakhir opening MC mempersilahkan Panitia akan Aturan dan Tata Tertib Audisi Mic Wireless On Show Director Teaser Teaser diikuti dengan penjelasan aturan dan tata tertib jalannya audisi disampaikan oleh Panitia Mic Wireless On - MC - Kontestan Insert MC MC menyampaikan ringkasan apa yang disampaikan Panitia. MC Wellcoming & Grabing penonton untuk memberikan semangat kepada kontestan yang akan tampil. MC presenting kontestan 1 Mic Wireless On - Kontestan 1 - Kontestan 2 - Kontestan 3

12 Q CARDS (1) AUDISI GUITAR HEROes LA LIGHTS Concert DUAL TONE 1(Dur 5 ) Opening >> Welcoming >> Content Acara >> Thanks to sponsor LA LIGHTS, Pendukung, BCNY, organizer: X- POSE eventmanagement. Teaser >> Show DIRECTOR. 2(Dur 3 ) Summary Teaser >> Welcoming new audience >> presenting kontestan 1 3Chit chat.> presenting kontestan 2,3,4 4Comment >> presenting B-Six 5Chit chat > presenting kontestan 4,5,6 6Chit chat > presenting kontestan 6,7,8 7Comment >> presenting B-Six

13 Jadi, begitu menariknya organisasi sebuah penyelenggaraan event, So, lets start yours to organize the event.. Thank you

dokumen-dokumen yang mirip

Mengenal Organisasi Riil Melalui Event Organizer Pertemuan 3

Mengenal Organisasi Riil Melalui Event Organizer Pertemuan 3 Politeknik Negeri Kupang Jessi benu s.sos.,m.si Bisnis EO Bisnis event organizer (EO) kini makin prospektif. Pemainnya tak hanya orang lokal